PODER JUDICIALDEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA

PLIEGO DE CONDICIONES

CONTRATACIÓN DIRECTA 2007CD-000798-PROV

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS PLANOS CONSTRUCTIVOS, ESPECIFICACIONES Y PRESUPUESTO DETALLADO PARA EL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

DEL EDIFICIO DEL TERCER CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSÉ EN LA LOCALIDAD DE HATILLO

Señor(es): _CONSULTÉCNICA S.A.______________________________________

El Poder Judicial; cédula jurídica N° 2-300-042155-33, a través del Proceso de Adquisiciones, del Departamento de Proveeduría; despacho encargado de conducir el procedimiento de contratación; sita en el cuarto piso del edificio Plaza de la Justicia, ubicado en el Barrio González Lahmann, entre calles 17 y 19, avenidas 6 y 8, San José, les invita a presentar formal oferta en la presente contratación directa autorizada por la Contraloría General de la República, mediante oficio 12615 (DCA-3564) de 25 de octubre de 2007.

La oferta deberá presentarse a más tardar el día 21 de noviembre de 2007 a las 10:00 horas en la Recepción del Departamento de Proveeduría.

1. OBJETIVO GENERAL:

1.1 Obtener la actualización de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado realizados por la empresa Consultécnica S.A. para el proyecto de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José, en la localidad de Hatillo, que posibiliten al Poder Judicial reunir todos los requisitos previos que permitan iniciar el trámite de los procedimientos de contratación administrativa tendientes a la erección de dicho edificio a fin de dotar tanto a la Institución como a los administrados de mejores condiciones para la administración de la justicia.

La decisión definitiva de construcción del edificio será competencia del Poder Judicial y estará subordinada a la complementación oportuna de los recursos presupuestarios necesarios y a la celebración de los procedimientos concursales correspondiente para seleccionar a los contratistas que erijan e inspeccionen la obra respectivamente.

2 AUTORIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA:

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2.1 A efecto de la debida claridad y transparencia de las condiciones que regirán el trámite de este procedimiento de excepción, seguidamente se trascribe la autorización de contratación directa concedida por la Contraloría General de la República, mediante oficio 12615 (DCA-3564) de 25 de octubre de 2007, la cual literalmente dice:

“Asunto: Se autoriza la Contratación Directa, con la empresa Consultécnica S.A. para la actualización de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado para el proyecto de construcción del Edificio del Tercer Circuito Judicial de San José en la localidad de Hatillo, por un monto de ¢325.000.000.00 y un plazo para su formalización de 2 meses según su cronograma.

Nos referimos a su oficio N° 7388-07 de fecha 31 de agosto del año en curso, mediante el cual transcribe el acuerdo tomado por el Consejo Superior en la sesión N° 63-07 celebrada el 28 de agosto del año en curso, relacionado con la construcción del Edificio de Tribunales de Justiticia (Sic) en Hatillo, mediante el cual en lo que interesa dispone “Con el ruego atento de que se someta a la consideración del Consejo Superior, para que se gestione la autorización respectiva de la Contraloría General de la República, que posibilite contratar directamente con la empresa Consultécnica S.A., la actualización de los planos constructivo (Sic), especificaciones y presupuesto detallado para el proyecto de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José en la localidad de Hatillo, seguidamente expongo los antecedentes, requerimiento, consultas y fundamento legal correspondientes”

I. ANTECEDENTES DE LA SOLICITUD. De importancia para la resolución de la presente gestión cabe resaltar los siguientes

elementos:

1) El Poder Judicial, según acuerdos de la Corte Plena dispuestos en sesiones 15-99 y 33-99 y celebradas los días 5 de abril y 16 de agosto de 1999, artículos V y XXVIII, respectivamente, tomó la decisión de no renovar el contrato existente con la empresa Consultécnica S.A., por concepto de prestación de servicios profesionales en la elaboración de anteproyectos, planos de trabajo, especificaciones técnicas, presupuestos, asesoría para adjudicación e inspección de las obras. No obstante, al momento de adoptarse la decisión de terminar la relación contractual con la empresa Consulténcia S.A., existían varios proyectos desarrollándose en diferenes (Sic) etapas de la consultoría.

2) En el caso del proyecto de Hatillo, a finales del año 1999, el Poder Judicial recibe de la Empresa Consultécnica S. A., los planos constructivos y especificaciones realizados para el proyecto de interés, lo cual consta en acta 09-99, artículo II de la sesión celebrada por Comisión de Construcciones el día 9 de noviembre de l999, cancelándose en su oportunidad los honorarios respectivos sobre la base del presupuesto detallado que esa firma consultora realizó. Dicho pago ascendió a la suma de ¢162.116.511.88 por planos constructivos y especificaiones (Sic) y ¢ 20.264.563.99 por el presupuesto detallado.

3) El término de la relación contractual con la Empresa Consultécnica S.A. afectó la forma en que se venía afrontando los diversos proyectos en materia de construcción , ya que condujo al Poder Judicial, a tener que enfrentar la situación y contratar nuevas consultorías de manera independiente, para el diseño de nuevos proyectos, como para

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la inspección de obras, e ir asumiendo paulatinamente nuevos roles con el personal propio, que se dispone en el campo de la Ingeniería y la Arquitectura, dado que no se tenía capacidad para asumirlos en toda su extensión.

4) Esa circunstancia, de no contar con los servicios concentrados en una sola empresa consultora tanto para el diseño de proyectos, como para la inspección de obras en la etapa constructiva, no solo vino a afectar la capacidad operativa de la Institución para el desarrollo de este tipo de actividad, sino que también condujo a redefinir prioridades en este campo.

5) Al propio tiempo, en relación con el proyecto de Hatillo, no solo se tuvo la necesidad de valorarlo a la luz de la experiencia adquirida con la construcción del Segundo Circuito Judicial de San José con sede en Goicochea (Sic), sino que también, debieron irse procurando los recursos presupuestarios correspondientes ante le Ministerio de Hacienda.

6) Es por eso que la Dirección Ejecutiva con oficio 2119-DE-2007, giró instrucciones a la Proveeduría del Poder Judicial, en el sentido de solicitar a la Contraloría General de la República, autorización para contratar a la empresa consultora, que diseñó los planos de ese edificio, su actualización, previa consulta al Colegio de Ingenieros y Arquitectos sobre la tarifa a aplicar por ese trabajo.

7) Actualmente, con la inclusión de recursos en el presente ejercicio presupuestario, se plantea la necesidad por parte de las instancias políticas de la Institución, de concretar el proyecto de Hatillo; sin embargo dada la promulgación del nuevo Código Sísmico de Costa Rica de 2002 y demás normativa relacionada con la materia y que rige en forma posterior a la confección de los planos y especificaciones desarrolladas por la Empresa Consultécnica S.A., surge la necesidad e interés de contratar la revisión y actualización de dichos documentos sobre la base de un precio o suma alzada, como alternativa económica más conveniente, respecto a la contratación de un nuevo diseño sobre la base del arancel de servicios profesionales del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

8) Ante esos hechos el Poder Judicial procedió a formular varias consultas, la primera de ellas fue al Colegio de Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, a efecto de contar con su criterio para conocer y sustentar : a) la modalidad de remuneración aplicable a este caso en particular, ya sea mediante arancel tarifable o arancel no tarifable (precio global o suma alzada; o reintegro de costo más honorario fijo), b) las condiciones bajo las cuales debe ejecutarse, según lo indicado en el artículo 20 del Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, c) la forma de valorar la racionalidad del costo de tal revisión en caso de no resultar aplicable un arancel tarifable, y d) si a la consultora Consultécnica S.A. debe reconocérsele algún ajuste de honorarios. En relación con este mismo punto el Ingeniero Ólman Vargas Zeledón, Director Ejecutivo de ese Colegio, mediante oficio 0628-07 DE del 10 de abril en curso, responde que “para efectos de contratar los servicios de revisión y actualización, de los planos del Tercer Circuito Judicial de San José, se deben tomar en cuenta varios aspectos señalados en esa nota, y también tener presente el artículo 35 del Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura, concluyendo que debe reconocerse el reajuste de honorarios.

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Ante las anteriores circunstancias se formuló una segunda consulta a la Asesoría Legal en el sentido de si era posible apartarse del criterio emitido por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, y eventualmente negociar un precio global o suma alzada, aunque no se contrate con la Empresa Consulténica S.A., ya que implicaría un doble pago pues no solo habría que cancelarle al tercero que intervenga en la actualización, sino que también habría que reconocer el ajuste de honorarios a la Empresa Consultécnica S.A. Esto último, por cuanto si se aplican las tarifas recomendadas conduciría a incurrir en un costo muy alto, porque no solo se asumiría el costo de poner al día planos y especificaciones con el código sísmico vigente y demás normativa promulgada, sino que el de la actualización misma que de por sí tenga el proyecto.

9) Como respuesta tenemos que la Asesoría legal, señaló que lo dicho por el Colegio de Ingenieros en el Oficio 0628-07 DE- de 10 de abril en curso, supracitado no es vinculante y tampoco brinda ningún estudio técnico que permita establecer las razones para emitir dicha recomendación. Si a Consultécnica se le contrató bajo la modalidad de “remuneración mediante tarifa”, es decir, sus honorarios se calcularon como porcentaje sobre el valor del estudio o proyecto por realizarse según el arancel, eventualmente le correspondería el reajuste según el costo final de la obra, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 del citado Reglamento.

10) Existe una tercera consulta en procura de contar con información completa para tomar decisiones sobre una valoración cierta y es la de solicitarle a la Empresa una propuesta económica la cual fue presentada con un precio global o suma alzada de ¢ 325.000.000.00 que implica la actualización de planos constructivos, especificaciones, presupuesto topografía, análisis de género y su correspondiente tramitación ante la Secretaría Técnica Ambiental. (SETENA). Finalmente, se requirió criterio técnico al Departamento de Servicios Generales sobre la racionabilidad del precio de la propuesta de Consultécnica. S.A. y el Jefe de esa Unidad , mediante oficio 1005-01-SG-07 señaló que considerando el precio de alzada que propone la Empresa y tomando en cuenta todas las funciones que debe realizar, ese Departamento estimó como razonable la oferta presentada por la Empresa Consultécnica S.A., pues optando por esta modalidad el Poder Judicial obtendría un menor costo en la actualización de los planos, que si utilizara el sistema tarifario del Colegio de Ingenieros el cual generaría una erogación de ¢ 800.000.000. Es importante aclarar que el monto ofrecido por la Empresa es razonable en el tanto no realice cobros por reajustes, siendo este monto el definitivo. También señala la Administración que este proceso no incluye la inspección de la construcción, la cual deberá contratarse oportunamente.

11) En relación con el tema de reajustes, se consultó a la Empresa su anuencia a no gestionar ningún reajuste sobre lo ya cancelado de contratarse ahora la actualización con base en su oferta de precio global o suma alzada, obteniéndose su aquiescencia, al responder afirmativamente que no gestionará ningún reajuste sobre los honorarios ya cancelados.

12) Que mediante oficio 800-P-2007 de 21 de agosto en curso, el Departamento Financiero Contable, certifica que mediante modificación a la Ley de Presupuesto Ordinario, aprobada por la Asamblea Legislativa, y en trámite de firmas respectivas y publicación, se incorporaron recursos en el programa 926 subpartida 5.02.01, por un monto total de ¢325.000.000,00 para hacerle frente a la actualización pretendida.

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13) En oficio N°SP 379-07 de fecha 25 de setiembre del año en curso esa Administración remite a este órgano contralor, el oficio N° 6892-DP/03/2007 de fecha 19 de setiembre del 2007 del Departamento de Proveeduría del Poder Judicial, en el cual se anexa el cronograma detallado que comprende tanto el plazo estimado para formalizar la contratación de los trabajos, como el plazo de ejecución propuesto para el desarrollo de la citada actualización de planos y demás actividades objeto de la contratación directa que interesa.

II CRITERIO DEL DESPACHO.

Con base en las justificaciones y antecedentes presentados este despacho procede a realizar las siguientes precisiones:

a. El Poder Judicial contrató la elaboración de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto, para el proyecto de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José, en la localidad de Hatillo, el cual finalizó en el año de 1999. Trabajos que en su oportunidad canceló a la empresa consultora correspondiente en este caso Consultécnica S.A.

b. Por razones que no vienen al caso mencionar, no se construyó el edificio de cita. Sin embargo, en forma posterior el Poder Judicial desea construirlo, para lo cual, estima que debe revisar, actualizar y adecuar los planos constructivos, en lo pertinente.

c. En razón de lo anterior, dicho Poder empieza a buscar posibles formas de contratación con las que pueda utilizar los planos anteriores y actualizarlos, tratando de buscar el mejor uso alternativo de sus recursos presupuestarios, gestión que no solo debe, sino, que está obligado a realizar y para lo cual además dispone de cierto grado de discrecionalidad, que esta Contraloría General, en ningún momento ha cuestionado y menos aún lo podrían hacer los privados.

d. De esta forma, la Empresa Consultécnica S.A., que en diversas oportunidades le ha realizado trabajos iguales a dicho Poder, en la construcción de los dos Circuitos anteriores y por ende dispone de gran experiencia en el teje y maneje de este tipo de obras, le propone realizarle el trabajo en cuestión bajo la modalidad de precio global o suma alzada —acorde con los artículos 3 y 25 del Arancel de Servicios Profesionales de Consultoría para edificaciones y el Reglamento para la Contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y Arquitectura del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, respectivamente, en los cuales se establecen las bases para la remuneración de los servicios de consultoría— por un monto de ¢325.000.000.00 y un plazo aproximado de 200 días naturales. Monto y plazo que la susodicha Administración valora y llega a concluir que ambos son razonables.

e. Además, es relevante mencionar que el trabajo —planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado— realizado con antelación por la empresa consultora de cita fue cancelado en su oportunidad sobre la base del presupuesto elaborado por dicha empresa, y que la nueva revisión y actualización que se pretende realizar a los tres rubros citados, se cancelará acorde con el monto cotizado y con el plazo definido por dicha empresa. Por lo cual, dicho Poder deberá ser aún más cuidadoso y diligente con relación a cualquier posible reconocimiento de reajustes de precios con relación a los trabajos realizados hace ocho años (1999-2007), debiéndose constatar, en primera instancia, que los plazos no han prescrito para reclamar el derecho al pago de un

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posible reajuste, máxime que en aquella oportunidad se cancelaron todos los respectivos honorarios. En igual sentido, para esta última contratación, habría que cerciorarse que para este plazo de ejecución se puedan presentar cambios sustanciales en la estructura del precio que ameriten el reconocimiento de los respectivos reajustes; sí así lo fuera, adicionalmente, esa administración deberá constatar que la estructura del precio ofertado deberá ser consistente con la normativa vigente y aplicable en la materia de reajuste de precios.

f. Finalmente, este Despacho de conformidad con la normativa vigente, los principios que rigen la contratación administrativa y con fundamento jurídico en el artículo 2bis inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa, y el 138 de su Reglamento, no tiene objeción en autorizar para contratar directamente con la Empresa Consultécnica S.A., la actualización de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado para el proyecto de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José, en la localidad de Hatillo, en virtud del importante ahorro de recursos que tendría esa Institución de frente a otras alternativas, como según lo indican los oficios supracitados realizados por los profesionales en ese campo de dicha Institución, y por ende brindarle el mejor uso alternativo a los escasos recursos públicos.

III. CONDICIONES BAJO LAS QUE SE OTORGA LA AUTORIZACIÓN.

La autorización que se otorga, queda condicionada al cumplimiento de las siguientes condiciones:

1. De previo al inicio de su trámite, la Administración deberá verificar que se cuenta con la partida presupuestaria que demuestre que se cuentan con los fondos suficientes para ha-cer frente a las obligaciones, derivadas de la presente autorización.

2. La presente autorización se otorga por 2 meses para contratar directamente con la Empresa Consultécnica S.A., la actualización de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado para el proyecto de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José, en la localidad de Hatillo por un monto de ¢325.000.000.00,

3. Queda bajo exclusiva responsabilidad de esa Administración, el efectuar oportunamente una revisión exhaustiva de la estructura del precio ofertado, de manera que quede demostrado ante esa Administración, que el monto ofrecido está debidamente sustentado y constituye la mejor oferta para los intereses de la Institución. Por lo tanto, la razonabilidad del precio por pagar, será de exclusiva responsabilidad de esa Administración.

4. En vista de que las autorizaciones se otorgan bajo un marco de hechos determinado —principalmente en cuanto a monto y plazo—, el cual nos permite valorar si, bajo esas circunstancias especificas procede o no, brindar la autorización, en caso de que la Administración desee variar esas condiciones bajo las cuales fue autorizada la contratación, deberá, entonces, comunicarlo a este Despacho, con el fin de que se valore si procede o no tal modificación contractual.”

3 DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS QUE DEFINEN EL OBJETO CONTRACTUAL:

3.1 Contratar los servicios profesionales de consultoría en las diferentes áreas de ingeniería y arquitectura que ofrece Consultécnica S.A., para que los planos,

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especificaciones y presupuesto elaborados por su representada y recibidos en nuestra institución en el mes de noviembre del año 1999, sean objeto de actualización, considerando toda la normativa vigente en materia de construcciones, que es posterior a la fecha de su emisión.

Lo anterior, bajo la premisa de que la actualización requerida mantendrá el concepto del proyecto original y su metraje aproximado, por lo que se deberá proceder a actualizar el estudio de necesidades espaciales considerando los distintos despachos a ubicar, la cantidad de servidores judiciales con que cuenta en la actualidad y el área adicional para cubrir los incrementos estimados de la demanda para un plazo que será señalado por el Poder Judicial. Además, se incorporará lo correspondiente a la red de cómputo.

Con la información recabada conforme lo antes señalado, se procederá a elaborar la propuesta de replanteamiento espacial, previo a la actualización de planos con planta arquitectónica, de planimetría general, elevaciones y vistas tridimensionales.

Aprobada y ajustada que sea la propuesta, se realizará un análisis de los planos y especificaciones existentes para determinar su cumplimiento o no con las normativas vigentes, se actualizarán las láminas del juego de planos de construcción y las especificaciones técnicas que contendrán la información gráfica y escrita indispensable para la correcta ejecución de la obra. Esta actualización comprenderá el replanteamiento arquitectónico, estructural y electromecánico del proyecto, con toda la normativa vigente en materia de construcciones (nuevo código sísmico, accesibilidad de personas con discapacidad según Ley 7600, análisis de género y la incorporación de la red de cómputo).

Como producto de dicha actualización, deberá entregarse un juego de planos con un libro de especificaciones técnicas. Los planos de construcción estarán en un todo de acuerdo con los reglamentos vigentes de construcción e instituciones que regulan los diferentes servicios involucrados. Asimismo, se garantizará que los planos reunirán todos los requisitos para su aprobación por parte de las diferentes instituciones públicas que intervengan en el otorgamiento de las correspondientes autorizaciones para llevar a cabo el proceso constructivo, y se tramitarán y obtendrán, para lo que deberá realizar todas las gestiones derivadas de ellos.

Para la actualización del presupuesto detallado, se preparará el respectivo listado de actividades o cantidad de materiales y mano de obra con el costo correspondiente, así como el costo total de la sumatoria de todos los ítems.

En general, Consultécnica S.A. debe realizar todas aquellas labores que aún sin estar incluidas en el presente documento, se entienden que son inherentes al desempeño de la labor de consultoría en proyectos de construcción y que se especifican en la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica.

Cualquier omisión no libera a Consultécnica S.A. de la obligación de cumplir a cabalidad con los servicios profesionales de consultoría en ingeniería y arquitectura

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fundamentados en los mejores principios éticos y profesionales, establecidos en el marco de la Ley de Contratación Administrativa de Costa Rica y la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, hasta dejar totalmente actualizado el Proyecto a entera satisfacción por parte del Poder Judicial.

3.2 De acuerdo con el Reglamento para el Trámite de Visado de Planos para la construcción (decreto 27967-MP-MIVAH-S-MEIC), la actualización requerida deberá comprender al menos las siguientes actividades:

3.2.1 Propuesta Organizacional: Implicará evaluar e incorporar las disposiciones emitidas por: Auditoria Judicial, Inspección Judicial, y sobre todo por la Comisión Evaluadora del Modelo de Administración del Segundo Circuito Judicial de San José, que es la base de la propuesta organizacional para el Edificio de Hatillo, dado que en los últimos años se han decretado y solicitado condiciones específicas para el funcionamiento de juzgados, celdas, información, manejo de expedientes y personal, que no existían en el año 1998, de acuerdo a las actuales necesidades de personal, funcionamiento de los despachos y proyecciones de crecimiento futuro.

3.2.2 Programa Arquitectónico: Disponiendo del modelo de funcionamiento administrativo, plantear las nuevas necesidades espaciales del edificio. Ello implicará que la distribución espacial y las dimensiones de los diversos espacios sean diferentes a los existentes en planos.

3.2.3 Estudios de Impacto Ambiental – SETENA: Se deberá realizar una evaluación previa, que determinará el potencial impacto que tendrá la actividad, obras o proyectos nuevos y el instrumento de evaluación que debe presentarse para medir los impactos potenciales, positivos o negativos y proponer las medidas a fin de minimizar los impactos negativos. En ellos se deberá consignar: pruebas de infiltración, tratamiento de aguas negras, memorias de cálculos de tanques o plantas de tratamiento, entre otros. Se advierte que las condiciones solicitadas en el estudio no forman parte de los planos existentes.

3.2.4 Plan Regulador de ordenamiento Urbano para San José: . Será necesario adoptar los cambios pertinentes en los planos para cumplir con las condiciones exigidas de uso del suelo, densidad constructiva, regulación de alturas y demás condiciones urbanas.

3.2.5 Ley 7600, Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad:. El entorno, los bienes, los servicios y las instalaciones deberán ser accesibles para las personas, garantizando igualdad de oportunidades. Por lo tanto, los planos deberán disponen de las exigencias constructivas y de información correspondientes, de conformidad con la ley.

Para efectos de Accesibilidad, y con el fin de que los diseñadores, personas con la responsabilidad de dar permisos de construcción, inspectores y todos los participes de la edificación de espacios, puedan hacer una revisión del grado de accesibilidad en

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obras proyectadas, en ejecución o existentes, se desarrolló un instrumento de revisión del cumplimiento del reglamento de la Ley 7600.

Este instrumento (véase Anexo 1), incluye los aspectos relacionados a edificios, dándose las características deseables para su corroboración y casillas de cumplimiento (si) o de no cumplimiento (no). En virtud de su valía y pertinencia, no solo deberá considerarse en la evaluación general que realice Consultécnica S.A., sino que juntamente con la entrega de la propuesta de actualización, deberá presentarse debidamente completado, para apreciar y valorar el cumplimiento de las disposiciones de dicha normativa.

3.2.6 Ley Reguladora de Estacionamientos: Se deberán reestablecer las dimensiones y condiciones que rigen actualmente para la organización espacial de los sitios destinados al parqueo de vehículos.

3.2.7 Reglamento sobre Escaleras y Salidas de Emergencia: Ajustar las características constructivas a la normativa y condiciones requeridas para la evacuación de la edificación en caso de desastre.

3.2.8 Reglamento técnico general sobre seguridad Humana y Protección contra incendios: Incorporar a los planos y especificaciones los aspectos de orden general que sobre seguridad humana y protección contra incendios rigen desde el año 2002 y resultan de aplicación obligatoria en todo proyecto de construcción de obra civil, edificación existente o cualquier lugar destinado a la ocupación de personas sea esta temporal o permanente.

3.2.9 Planes y Estudios Climáticos del Edificio: Las actuales condiciones constructivas y las disposiciones de ahorros energético requieren de los estudios necesarios que establezcan las mejores condiciones de protección contra factores climáticos como lluvia y sol. Asimismo, lograr el máximo aprovechamiento de los recursos de iluminación y ventilación natural. En dichos estudios se deberán analizar científicamente las condiciones del sitio y la forma en que la edificación interactuará con el medio ambiente, como la la necesidad o no de disponer de sistemas mecánicos de acondicionamiento climático. Dichos estudios constituyen una necesidad imperiosa para no afectar el funcionamiento de las labores dentro del edificio, ya que la experiencia ha demostrado el funcionamiento inadecuado de los edificios “judiciales” para adaptarse y combatir las inclemencias climáticas del entorno, razón por la que se espera que tal información aporte parámetros de diseño, regulación constructiva y urbana que no se poseen las edificaciones existentes.

3.2.10 Anteproyecto de Diseño: Se deberán aplicar las nuevas reglamentaciones, necesidades y modelos de funcionamiento administrativo para la realización de los diseños arquitectónicos que satisfagan las necesidades, expectativas y objetivos del Poder Judicial, sobre la base de estudios técnicos que den soporte y brinden seguridad para el adecuado funcionamiento del edificio.

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En este sentido, se habrán de considerar las normas específicas para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública de la Contraloría General de la República, que entre otras cosas indican:

o “…todas las inversiones destinadas al desarrollo de proyectos de obra pública deben estar respaldadas por los estudios de viabilidad correspondientes.”

o “…toda institución que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnóstico, donde se defina claramente el problema por solucionar o la necesidad por satisfacer, así como su magnitud, quiénes se ven afectados, cuáles fueron los criterios utilizados para identificar ese problema o necesidad, y las alternativas de solución que se vislumbra…”

Asimismo, deberá volverse a calcular las instalaciones eléctricas y mecánicas y la estructura del edificio aplicando las siguientes nuevas normativas:

3.2.10.1 Código sísmico de Costa Rica ( CSCR-2002): que establece las normas y prácticas de diseño sismo resistente. Sus condicionamientos son requisitos mínimos que garanticen la vida de los ocupantes de una edificación y mantengan la integridad estructural. El código en vigencia es del año 2002. Debido a dichas condiciones se necesitarán nuevos estudios de suelos que establezcan los requerimientos estructurales específicos para el diseño planteado. Ello obligará a realizar un nuevo modelo de cálculo estructural que plantee las condicionantes estructurales del edificio.

3.2.10.2 Código Eléctrico Nacional NEC: que establece las cargas y procedimientos de diseño del sistema eléctrico de la edificación. El código en vigencia es la versión traducida del año 1999, aunque lo recomendado es la aplicación del NEC 2006, ya que las condiciones bajo las cuales se diseñó la alimentación eléctrica y el consumo del edificio son muy diferentes a las que demanda la implantación de nuevos sistemas y equipos tecnológicos.

3.2.10.3 Código y estándares del Cableado estructurado: que establece las condiciones para la transmisión e intercambio de datos informáticos. Sus condiciones de diseño dependen de los equipos tecnológicos de reciente funcionamiento y que en el diseño existente no se incluía.

Concluidos los nuevos cálculos y estudios se continuará con la adecuación de los mismos al diseño arquitectónico. Para ello se necesitaran de nuevos detalles. La conclusión del proceso dará como resultado los planos constructivos que detallan las condiciones del edificio.

3.2.11 Especificaciones Técnicas: en ellas se detallarán los procedimientos de trabajo, características de los equipos a instalar, tipos de materiales y otra información complementaria a los planos constructivos que harán posible la realización de la construcción. Es evidente que al modificar diseño y condiciones, las especificaciones

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serán completamente diferentes aunado a que deben incluirse las condiciones de equipos modernos y no los detallados hace ya nueve años.

3.2.12 Presupuesto de Obra : Se actualizará el presupuesto detallado de la obra, de acuerdo con los costos actuales del nuevo diseño, con materiales y equipos modernos.

El presupuesto detallado incluirá el cálculo desglosado por componentes de cada una de las unidades de obra del proceso de construcción, de manera que se puedan conocer, en detalle y con precisión; los diferentes materiales por usar y su cantidad junto con las unidades de medida, los precios unitarios de mercado considerados y, en general, todos los aspectos relacionados con costos de la obra.

3.2.13 Permisos:

3.2.13.1 Consultécnica S.A. obtendrá y entregará al Poder judicial los permisos correspondientes (Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (I.N.V.U.), Ministerio de Salud, Acueductos y Alcantarillados (A y A), Secretaría Técnica Ambiental (SETENA) y cualquier otro que resulte aplicable.), excepto el de la Municipalidad. De previo a proceder con la consecución de los permisos de interés, Consultécnica S.A. deberá coordinar con el Poder Judicial, pues éste se arroga la potestad de solicitar algunos o todos bajo su responsabilidad. Todas aquellas obras que se considere necesario realizar producto de la obtención de los permisos formarán parte integral de la versión final de los planos, especificaciones y presupuesto detallado.

3.2.13.2 Se incluye en este aparte todas aquellas actividades derivadas de la solicitud de permiso correspondiente. El plazo para realizar esta actividad no considera los tiempos que demoran las entidades públicas para resolver, pero la empresa consultora deberá poner diligenciamiento y buena fe en la obtención de estos permisos. Se le otorga al consultor un máximo de quince días para realizarlo, con posibilidad de prórroga si esta es solicitada antes del vencimiento del plazo.

3.2.14 Condiciones especiales:

3.2.14.1 El plazo máximo total admisible para la entrega de los planos, especificaciones y presupuesto detallado, debidamente actualizados, objeto de esta contratación será de 202 días naturales, el cual deberá ser desagregado en tres grandes etapas: 1) Estudios Previos y elaboración de la propuesta (máximo 90 días naturales), 2) Actualización de planos constructivos y especificaciones (máximo 90 días naturales), y 3) Presupuesto detallado (máximo 22 días naturales). Cada etapa, deberá desglosarse exhaustivamente, describiendo las actividades a desarrollar con sus correspondientes tiempos de ejecución, de conformidad con los requerimientos antes descritos.

3.2.14.2 Presentado el anteproyecto, revisado éste y una vez comunicadas las respectivas modificaciones que deban ejecutarse al mismo, procederá la actualización de los planos constructivos y especificaciones. Una vez ejecutada y aprobada esta segunda etapa, se procederá con la formulación del presupuesto detallado.

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3.2.14.3 Por cada etapa que se concluya se entregará un compendio de los documentos generados, tanto mediante una copia física como una copia digital. Todos los archivos digitales se darán abiertos, sin restricciones o llaves de ningún tipo para su edición y manipulación. Los documentos finales que se entreguen no deberán requerir de información o planos adicionales para que la obra pueda ser ejecutada e inspeccionada en su oportunidad. Los planos de construcción deberán estar en un todo de acuerdo con los reglamentos vigentes de construcción. Los programas en que deberán presentarse las copias digitales serán AutoCad 2006, Acrobat Reader o MS Word 2003 y MS Excel 2003.

3.2.14.4 El plazo de entrega máximo admisible antes señalado no considera el tiempo que se tome el Poder Judicial para las respectiva revisiones y aprobaciones de cada etapa, tampoco incluye el tiempo que tomen las instituciones estatales para pronunciarse.

3.2.14.5 En la oferta deberá detallarse el equipo profesional de trabajo previsto destinar a la actualización requerida, con sus correspondientes hojas de vida y certificaciones originales y vigentes (o copias certificadas por Notario Público), expedidas por el respectivo Colegio Profesional que los acredite como profesionales activos y debidamente incorporados. Las indicadas certificaciones no deberán tener más de un mes de expedidas respecto de la fecha de vencimiento señalada para la recepción de la oferta.

3.2.14.6 También deberá aportarse certificación original y vigente (o copia certificada por Notario Público), expedida por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, que acredite a Consultécnica S.A. como empresa consultora activa debidamente inscrita. Dicha certificación no deberá tener más de un mes de expedida respecto de la fecha de vencimiento señalada para la recepción de la oferta.

3.2.14.7 Conforme lo estipulado tanto en el artículo 26 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, como las condiciones de la autorización concedida por la Contraloría General de la República, respecto del precio alzado cotizado, para su debida valoración, deberá desglosarse su estructura, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen, mismo que deberá ser consistente con la normativa vigente y aplicable en la materia de reajuste de precios.

4 ACLARACIONES:

4.1 Cualquier aclaración, duda u omisión detectada por Consultécnica S.A. deberá ser consultada por escrito ante el Departamento de Proveeduría antes de presentar la oferta formal para la ejecución de los trabajos. De no ser así, cualquier situación que se presente en la ejecución del contrato se considerará extemporánea y no se reconocerá ningún pago adicional al monto del contrato. En este sentido, es indispensable que al formularse, se indique nombre del responsable y su dirección para recibir notificaciones o número de facsímil o cuenta de correo electrónico.

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4.2 Cualquier omisión no libera a Consultécnica S.A. de la obligación de cumplir a cabalidad con los servicios profesionales de consultoría en ingeniería y arquitectura fundamentados en los mejores principios éticos y profesionales, establecidos en el marco de la Ley de Contratación Administrativa de Costa Rica y la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, hasta dejar totalmente actualizado el Proyecto a entera satisfacción por parte del Poder Judicial.

4.3 La empresa Consultora debe asistir a todas las reuniones a las que le convoque el Poder Judicial, específicamente la Comisión de Construcciones y la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales. Lo hará el profesional responsable del proyecto, en compañía, por voluntad de Consultécnica S.A. o por convocatoria de la Comisión de Construcciones, de alguno de los profesionales que intervienen en el proyecto o además del representante legal de la empresa.

4.4 Consultécnica S.A. actuará como patrono en relación con todo el personal que intervenga en la prestación del servicio. Entre ese personal y Consultécnica S.A. no existirá ninguna relación laboral con el Poder Judicial, por lo que todos los seguros y cargas sociales deberán ser pagados por el contratista. Por lo anterior, queda claro que no existe relación laboral entre el Poder Judicial y el contratista.

4.5 En cuanto a las obligaciones contractuales, rigen las estipulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, además de la Ley Orgánica, Reglamentos y Procedimientos del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, que regulan el ejercicio profesional en Ingeniería y Arquitectura y demás ramas técnicas en el país.

5 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

5.1 A la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales, le corresponde verificar la correcta ejecución del objeto contractual como departamento técnico competente que cuentan con el personal técnico necesario para llevar a cabo y hacerse responsable de lo relacionado con la recepción y ejecución del objeto contractual de este procedimiento excepcional de contratación. En esta labor coadyuvará el Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría, el cual en caso de incumplimiento desplegará las acciones que resulten aplicables.

5.2 En caso de que el adjudicatario incurra en incumplimiento y/o conductas como las tipificadas por la Ley de Contratación Administrativa; sus reformas, y su Reglamento, se expondrán a la aplicación de las sanciones respectivas a través del Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual, que podrá accionar para la aplicación de apercibimientos, inhabilitaciones, ejecución de la garantía de cumplimiento, multas e incluso el reclamo de daños y perjuicios, según corresponda.

5.3 Control de Calidad: Para garantizar que la Institución verá satisfecha su necesidad y que sus recursos serán utilizados de manera eficaz y eficiente, el objeto

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contractual recibido será revisado minuciosamente para verificar su estricto apego con lo adjudicado, por la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales.

5.4 Toda acción que implique una modificación a los términos contractuales, sean estos requerimientos o condiciones específicas e independientemente de donde proceda, de previo a su ejecución deberán contar, no solo con el criterio técnico de la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales, sino también con la aprobación administrativa correspondiente, la cual deberá ser canalizada por quien la origine, necesariamente y de manera exclusiva, ante el Departamento de Proveeduría. De no cumplirse con lo aquí dispuesto, la Administración no podrá asumir las consecuencias de lo que ello conlleve.

5.5 Consultécnica S.A. debe notificar al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría una vez que se hayan realizado las correcciones necesarias para el recibido definitivo del objeto contractual. Lo anterior significa, que luego de realizada la recepción provisional, Consultécnica S.A. se entiende obligada a dar aviso al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual, del momento a partir del cual se hayan efectuado las correcciones requeridas para proceder con la recepción definitiva.

5.6 Realizada la recepción definitiva, el Poder Judicial a través de la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales, levantará el acta respectiva; en la que se dejará constancia de la forma en que se ejecutó el compromiso contraído por las partes, todo ello debidamente explicado en el referido documento. De haber consenso por parte de Consultécnica S.A. en cuanto al contenido del acta, deberá suscribirla, de lo contrario hará las salvedades que estime pertinentes; una vez suscrita por las partes, cada una obtendrá una copia. El original será conservado por la Unidad de Arquitectura e Ingeniería del Departamento de Servicios Generales y otra copia deberá ser enviada al Departamento de Proveeduría, a efecto de que se incorpore al expediente de la contratación.

5.7 Superada la recepción definitiva y efectuado el pago respectivo, se procederá a la suscripción del finiquito del contrato que elaborará la Sección de Asesoría Legal de la Dirección Ejecutiva.

5.8 Dentro del año siguiente a la recepción definitiva, el Poder Judicial y Consultécnica S.A. suscribirán un finiquito de dicho contrato, con los detalles que se estimen convenientes, el finiquito no podrá realizarse bajo protesta, ni podrán incorporarse enmiendas posteriores, toda vez que este acuerdo impide reclamos futuros, con excepción de la responsabilidad por vicios ocultos de la obra.

5.9 El finiquito deberá suscribirse por quien tenga capacidad legal para ello.

5.10 Al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría le corresponderá gestionar ante la Sección de Asesoría Legal de la Dirección Ejecutiva el respectivo finiquito.

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6 CONDICIONES GENERALES:

6.1Presentación de la oferta:

6.1.1 La oferta debe ser presentada en papel corriente, acompañada de dos copias fie-les y exactas a su original.

6.1.2 Se confeccionará en idioma español como también la información complementa-ria que pudiese acompañarla. En caso de literatura u otros anexos en otros idiomas, se requiere que el oferente bajo su responsabilidad acompañe una traducción libre de su contenido.

6.1.3 La oferta deberá ser entregada en sobre cerrado, en la Secretaría del Departa-mento de Proveeduría del Poder Judicial, antes de la hora de vencimiento señalada para su recepción, sita en el 4º piso del edificio Plaza de la Justicia, ubicado en el Barrio González Lahmann, entre calles 17 y 19, avenidas 6 y 8, San José, antes de la hora y fecha señaladas para el vencimiento de recepción de ofertas, consignando en el sobre la leyenda siguiente:

SeñoresDepartamento de Proveeduría JudicialContratación Directa Nº 2007CD-000798-PROVContratación de servicios de consultoría para la actualización de los planos constructivos, especificaciones y presupuesto detallado para el proyecto de construcción de construcción del edificio del Tercer Circuito Judicial de San José en la localidad de HatilloVence a las 10:00 horas del día 21 de noviembre de 2007.Nombre del oferente:

6.1.4 La oferta debe ser acompañada de fotocopia certificada de la cédula de identidad de la persona que la suscribe. También deberá acompañar fotocopia certificada de la cédula jurídica.

6.1.5 Las comunicaciones en general (prevenciones, aclaraciones, etc.) que requiera realizar el Poder Judicial luego de recibida la oferta se realizarán vía fax o correo elec-trónico, razón por la en la oferta se deberá indicar el número y dirección electrónica res-pectivos. Asimismo, el oferente se entenderá autorizado a utilizar este medio para res-ponder; salvo que la información requerida amerite del concurso de documento (s) origi-nal (es). Quienes suscriben las comunicaciones deberán ostentar capacidad legal para ello.

6.1.6 En cualquier caso, los documentos que se transmitan deberán ser originales y estar suscritos por quien tenga del poder para hacerlo. Además, tanto ellos como los mensajes de confirmación de la transmisión y recepción, deberán conservarse debida-mente foliados en los expedientes que a tales efectos se dispongan.

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6.1.7 La oferta debe presentarse firmada por la persona legalmente autorizada para hacerlo y acompañarse de certificación de personería jurídica o del poder respectivo, que detalle la fecha de vigencia de la representación, el domicilio de la sociedad, su pla-zo social y el nombre y apellidos de todos los integrantes de la Junta Directiva de la so-ciedad, todo con vista en el Registro Público (Sección Mercantil).

6.1.8 En acatamiento a lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión No. 91-05 cele-brada el 17-11-2005 se dispuso la obligación de solicitar al proveedor toda la informa-ción que facilite la exacta y pronta ubicación, por lo tanto sin excepción, en la oferta se debe indicar la siguiente información:

Nombre completo del oferente Número de cédula jurídica o cédula física Número de teléfono Número de fax Dirección de correo electrónico Página en internet Número de teléfono celular del contacto Dirección exacta de la empresa Además deberá indicar el medio idóneo para notificaciones

6.1.9 Forman parte de la oferta, el original y los documentos que la acompañen. Una vez depositada la oferta en la Secretaría del Departamento de Proveeduría, no podrá ser retirada, entendiéndose que la misma pertenece al Poder Judicial.

6.1.10 El solo hecho de presentar la oferta, se entenderá como una manifestación ine-quívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condicio-nes y especificaciones de este cartel, así como a las disposiciones legales y reglamen-tarias pertinentes.

6.1.11 La oferta debe hacerse con indicación de precios ciertos y definitivos.

6.1.12 La oferta deberá confeccionarse sin impuestos, ya que el Poder Judicial está exento del pago de los impuestos de ventas y consumo por principio de inmunidad fis-cal.

6.1.13 La vigencia mínima de la oferta será de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de vencimiento para su recepción.

A falta de indicación expresa en la oferta el término de su vigencia, se entenderá que la misma, por su sola presentación, se mantendrá vigente por el plazo indicado en este pliego de condiciones, conforme con lo dispuesto por el artículo 67 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

6.1.14 El acto de adjudicación, se emitirá dentro de los dieciséis días hábiles siguien-tes a la fecha de vencimiento establecida para la recepción de la oferta, una vez que se

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hayan cumplido los actos de procedimiento que al efecto señala el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

6.1.15 Se deberá acompañar con la oferta una certificación pública sobre la naturaleza y la propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y éstas pertenecieren a otra sociedad, deberá igualmente aportarse certificación pública respecto de ésta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas:

a) En cuanto a la naturaleza de las cuotas y acciones: por el Registro Público o por un notario público con vista en la información actualizada de los libros de la sociedad; por un notario público con vista en la o la información actualizada de los libros de la sociedad; y

b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones, con vista en la información actualizada de los libros de la sociedad; por un notario público o contador público autorizado.

Toda la información deberá estar actualizada con la situación real de la empresa al momento de presentar la oferta. "

No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos deberá ser extendida por el Registro Público o por un notario.

En tanto se declare en la oferta que la propiedad de las cuotas o acciones se mantiene invariable, la certificación extendida en determinada fecha o copia certificada de la misma, será admitida a los indicados efectos hasta un año después de su emisión.

6.1.16 La oferta deberá contener las siguientes declaraciones y certificaciones, sin per-juicio de cualquier otra documentación de la misma naturaleza, que la Administración, requiera en este pliego de condiciones. En el caso de las declaraciones, se harán bajo la gravedad de juramento y no será necesario rendirlas ante notario público, salvo que así razonablemente lo requiera la Administración. Estas serán admisibles en documen-to separado o bien como parte del texto de la propuesta.

a) Declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales.

b) Declaración jurada de que el oferente no está afectado por ninguna causal de prohibición establecidos en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.

c) Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, o bien, que

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tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas conforme lo establece el Reglamento a la Ley de contratación Administrativa y la modificación del artículo 74 de la Ley Nº 17 (Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social) comprendida en el artículo 85 de la Ley Nº 7983 (Ley de Protección al Trabajador) que literalmente señala:

“Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar al día en el pago de las obligaciones de conformidad con el artículo 31 de esta ley. (...) Participar en cualquier proceso de contratación pública regulado por la Ley de Contratación Administrativa o por la Ley de Concesión de Obra Pública.”

Para los efectos de esta disposición, el día señalado en el pliego de condiciones para la apertura de las ofertas, el Departamento de Proveeduría recurrirá a la información suministrada por la Caja Costarricense de Seguro Social, en el sistema denominado “Sistema para verificación del cumplimiento del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social”. Por lo tanto, aquellos interesados en participar en el concurso que aún aparecen morosos en dicho sistema y que arreglaron esa situación antes de la hora y fecha de apertura señalada, deberán presentar junto con su oferta original o copia certificada de los documentos que así lo demuestren.

La Administración podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento de las obligaciones obrero patronales. En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS.

d) Una declaración jurada de que no se encuentran afectos por las incompatibilidades que indica el artículo 18 de la Ley 8422 “Ley Contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública”, en cuanto indica que los funcionarios que se señalan en ese artículo, no podrán ocupar simultáneamente cargos en juntas directivas; tampoco podrán figurar registralmente como representantes o apoderados de empresas privadas, ni tampoco participar en su capital accionario, personalmente o por medio de otra persona jurídica, cuando tales empresas presten servicios a instituciones o a empresas públicas que, por la naturaleza de su actividad comercial compitan con ella.

La prohibición de ocupar cargos directivos y gerenciales o de poseer la representación legal también regirá en relación con cualquier entidad privada, con fines de lucro o sin ellos, que reciba recursos económicos del Estado.

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e) Una declaración jurada donde manifieste que no ha sido inhabilitado para contratar con el Poder Judicial, de conformidad con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa.

6.1.17 El Sistema Internacional de Unidades de Medida; basado en el sistema métrico decimal, es de uso obligatorio en la oferta.

6.1.18 El oferente será el responsable de brindar en su oferta, la información suficiente requerida para su evaluación.

6.1.19 El oferente está obligado a detallar en forma clara y precisa los extremos a que se obliga con su oferta.

6.1.20 El oferente será el responsable de brindar en su oferta, la información suficiente requerida para su evaluación.

7 GARANTÍAS:

7.1De participación:

7.1.1 No se requiere depósito de garantía de participación.

7.2De cumplimiento:

7.2.1 La garantía de cumplimiento será del diez por ciento (10%) del monto total adjudicado. Su vigencia se determinará considerando: a) Plazo para la eficacia de la contratación: 60 días naturales, b) Plazo de entrega o ejecución del contrato al que se haya obligado el adjudicatario, y c) Holgura: 60 días naturales. En caso de prórroga del contrato o de ajuste en los precios, esta garantía debe igualmente prorrogarse o ajustarse en monto.

El adjudicatario deberá aportar la garantía de cumplimiento dentro de los tres días hábiles siguientes a la comunicación que realice la Administración de la firmeza de la adjudicación dispuesta.

7.2.2 La garantía de cumplimiento será devuelta a solicitud del interesado, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha en que el Poder Judicial tenga por definitivamente ejecutado a satisfacción el objeto contractual, para lo cual deberá presentar la documentación descrita a continuación, ante el Departamento de Proveeduría a través del Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual, la cual comunicará al Departamento Financiero Contable cual (es) garantía (s) pueden ser devueltas.

Asimismo, seguidamente se transcriben los requisitos que tiene establecido la Sección de Tesorería para la devolución tanto de garantías de participación como de cumplimiento, según los casos o situaciones que se describen:

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Personas físicas: Carta de solicitud de devolución de garantía firmada por el dueño del depósito,

indicando si hay un autorizado. Si el monto es mayor a ¢50.000,00 y es retirada por un autorizado, la carta debe ser autenticada por un abogado.

Comprobante de depósito de garantía original sellado por la Proveeduría autorizando la devolución.

Fotocopia de la cédula del dueño de la garantía. Fotocopia de la cédula de la persona autorizada (si la hay).

Personas jurídicas: Carta de solicitud de devolución de garantía firmada por el apoderado

generalísimo. Si el monto es mayor a ¢50.000,00 debe ser autenticada por un abogado. Indicando si hay un autorizado.

Comprobante de depósito de garantía original sellado por la Proveeduría autorizando la devolución.

Personería Jurídica original y fotocopia. Fotocopia de la cédula jurídica. Fotocopia de la cédula del apoderado. Fotocopia de la cédula de la persona autorizada (si la hay).

7.2.3 Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero.

7.3Garantía aceptable:

7.3.1 El depósito de la garantía de cumplimiento deberá realizarse a la orden del Departamento de Proveeduría del Poder Judicial.

7.3.2 Se depositará en el momento oportuno, ante la Sección de Tesorería del Departamento Financiero Contable del Poder Judicial, sita en el Edificio Plaza de la Justicia (Edificio OIJ) en Barrio González Lahmann en San José, donde se extenderá al interesado el comprobante correspondiente.

7.3.3 Se aceptará cualquiera de las modalidades previstas en los numerales del artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

7.3.4 En el caso de dinero en efectivo, cuando se trata de colones costarricenses éste deberá depositarse en la cuenta número 20192-8 del Banco de Costa Rica mediante el formulario denominado “depósito judicial”, con indicación clara y precisa del día y hora en que se realiza, quien es el garantizado, su plazo de vigencia y a qué concurso se refiere. Seguidamente, deberá dirigirse a la Sección de Tesorería del

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Departamento Financiero Contable, para que mediante la presentación de la copia del depósito, le sea emitido el comprobante correspondiente.

7.3.5 Asimismo, cuando se trate de dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, deberá depositarse en la cuenta corriente administrativa 236461-1 denominada “Garantías” del Banco de Costa Rica, y se debe efectuar el mismo procedimiento antes indicado.

7.3.6 En caso de títulos valores transmisibles por endoso, éstos deberán depositarse debidamente endosados.

7.3.7 Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por los Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta. No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la Administración; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

7.3.8 Salvo manifestación expresa en contrario del depositante, tratándose de títulos valores y dinero en efectivo, se entiende que al ser depositados tienen como mínimo el plazo de vigencia de garantía solicitada en el pliego de condiciones.

7.3.9 Las garantías deben rendirse en la moneda en que se cotiza, para lo cual la Administración adoptará las medidas contables que resulten necesarias. Se excepciona de lo anterior, las garantías rendidas mediante un depósito en efectivo o una transferencia, en cuyo caso podrán rendirse en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta, para la garantía de participación y en el caso de la garantía de cumplimiento, al día anterior a la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

8 ENTREGA DEL OBJETO CONTRACTUAL:

8.1La entrega del objeto contractual deberá realizarse ante el Departamento de Servicios Generales.

8.2El plazo de entrega deberá estipularse en la oferta, y no será mayor a 202 días naturales, conforme detalle en cláusula 3.2.14.1.

8.3Se advierte que durante la ejecución del contrato, si por razones debidamente justificadas se hiciera imposible la entrega en el término de tiempo establecido en el contrato, Consultécnica S.A. así deberá hacerlo saber al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual del Departamento de Proveeduría Judicial, solicitando la prórroga respectiva antes de que venza el plazo prometido, conforme lo establece el artículo 198 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. La recepción del objeto de la

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contratación se llevará a cabo de manera pura y simple o bajo protesta, por parte del Departamento de Servicios Generales, según el contratista haya ejecutado el contrato a entera satisfacción o no. Para estos efectos dicha oficina, emitirá la respectiva acta de recibido y la remitirá al Subproceso de Verificación y Ejecución Contractual. Dicha acta de recibo y revisión de los servicios contratados, según corresponda, se ajustará en lo pertinente a las estipulaciones de los artículos 151, 194 y 195 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

8.4El plazo de entrega se contará a partir de la fecha en que se entregue el respectivo pedido, o se comunique vía fax (lo que ocurra primero).

8.5En ningún caso, el plazo y lugar de entrega pueden remitirse a referencias distintas de las indicadas.

9 TÉRMINOS DE PAGO:

9.1 La forma de pago será la usual de la institución, sea esta en colones costarricenses y en acatamiento a la circular N° 184-2005 emitida por el Consejo Superior y de conformidad con el artículo 10 de la Ley N° 8131 del 16 de octubre de 2001, Ley de la Administración Financiera de la Republica y Presupuestos Públicos, que establece a favor de las instituciones públicas la libertad de fijar los medios de pago a utilizar, se advierte que el Poder Judicial realizará el pago bajo la modalidad de Transferencia Electrónica en cualquier cuenta que tenga un domicilio financiero registrado en el Banco Central de Costa Rica, dado que la plataforma de pagos que se utiliza es el Sistema Interbancario de Pagos Electrónicos (SINPE) de dicha entidad reguladora. No obstante, las cuentas del Banco de Costa Rica, el pago se acreditará el mismo día en que el Departamento Financiero Contable del Poder Judicial ejecute el trámite que corresponda, en tanto, que las cuentas correspondientes a otras entidades bancarias se acreditarán el día siguiente.

9.2 En aquellos casos en que el pago por transferencia se vaya a tramitar por primera vez, se debe retirar la formula de autorización en el Departamento Financiero Contable para acreditar los pagos bajo esta modalidad y adjuntar la certificación de cuenta que emite la entidad financiera.

9.3 Dicha transferencia bancaria se ejecutará una vez realizada la respectiva entrega del objeto contractual a entera satisfacción del Poder Judicial. Para tales efectos, el adjudicatario debe presentar en un lapso no mayor de cinco días hábiles a partir de ese evento la facturación respectiva (factura comercial timbrada) junto con el pedido original (antigua orden de compra), con el visto bueno del Departamento de Servicios Generales, para el trámite de pago, el cual se hará efectivo en un plazo no mayor a 30 días naturales.

9.4 Las facturas comerciales por concepto de adquisición de bienes y servicios brindados al Poder Judicial que se presenten para trámite de pago deben reunir los siguientes requisitos:

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a) Consignar el recibido conforme de los bienes y servicios, indicando como mínimo la fecha, nombre completo, número de cédula y la firma del funcionario responsable del recibido a satisfacción.

b) Especificar en el detalle, el tipo de compra (artículo o servicio), la cantidad y el precio unitario de la mercadería adquirida, con la finalidad de dar cumplimiento a las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda en cuanto a las características de las facturas comerciales.

Los documentos que no contengan los requisitos anteriormente indicados no se les dará trámite, no se recibirán.

10 Cláusula Penal:

10.1 Por cada día natural de atraso en la entrega del objeto contractual, se sancionará a Consultécnica S.A. con cero coma cero cinco por ciento (0,05%) del monto del contrato, hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%).

11 Otras condiciones:

11.1 De conformidad con el artículo 183 y 184 Constitucional y el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República; publicada en el diario oficial “ La Gaceta” N° 210 del 4 de noviembre de 1994, y su reglamento, publicado en la Gaceta Nº N° 53 del 15 de marzo de 2006, la prestación de los servicios contratados no podrá ser ejecutada hasta tanto no se obtenga de previo el respectivo refrendo de ese Órgano Contralor, o la aprobación de la Unidad Interna de Asesoría Jurídica del Poder Judicial; según corresponda y se satisfagan las formalidades que establece el ordenamiento jurídico.

11.2 Si fuere necesario formalizar la contratación en simple documento, tampoco podrá ser ejecutado el contrato hasta tanto no se obtenga de previo el respectivo refrendo del Órgano Contralor, o la aprobación de la Unidad Interna del Poder Judicial; según corresponda. En este supuesto, el adjudicatario deberá cancelar los timbres fiscales correspondientes y satisfacer las demás formalidades que establece el ordenamiento jurídico.

11.3 Para efectos de mantener el debido equilibrio financiero del contrato, de conformidad con el artículo Nº 18 de la Ley de la Contratación Administrativa, es importante señalar que para el cálculo de los eventuales reajustes de precio es necesario que el contratista brinde en su oferta; no obstante, es claro que podrá adoptarse un mecanismo de revisión de precios para efectos de reajuste durante la vigencia de la relación contractual, estando en curso de ejecución el contrato, por convenio de las partes y con vigencia hacia el futuro, un desglose de los elementos que componen el precio cotizado, tan exhaustivo como sea posible, de tal manera que permita a la Administración revisar en forma rápida y correcta las solicitudes de reajuste que se le planteen. A saber, los elementos mínimos que se deberán brindar son: la fórmula algebraica por la cual se determina el precio, el porcentaje o peso específico de cada uno

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de sus componentes y la definición de cada una de las variables o factores económicos que en ella se comprenden y los índices oficiales de precios en que se basa.

11.4 Asimismo se advierte, por regla de principio; según los lineamientos de la Contraloría General de la República, que serán procedentes los mecanismos de reajustes, únicamente en caso de cotizaciones en moneda nacional (colones costarricenses), salvo casos excepcionales que justifique y demuestre debidamente el contratista, cuya aceptación definitiva estará supeditada no solo a la aprobación de la Administración, sino que requerirá del refrendo del Órgano Contralor.

11.5 Finalmente, cabe señalar que mientras no se publique el Reglamento de reajuste y revisión de precios a que se refiere el artículo Nº 18 de la Ley de la Contratación Administrativa, los reclamos de reajuste continuarán rigiéndose por lo resuelto por la Sala Constitucional, según voto Nº 6432-98 de las 10:30 horas del 4/6/1998 publicado en el Boletín Judicial Nº 53 de fecha 17 de marzo de 1999.

11.6 En caso de ser aprobada la solicitud de reajuste, el Departamento de Proveeduría confeccionará el correspondiente pedido y lo entregará al gestionante, para que éste en definitiva proceda a presentar la facturación correspondiente ante el Departamento Financiero Contable para el trámite de pago, en la forma usual de la institución.

11.7 Es obligación ineludible del adjudicatario, ceñirse estrictamente a las exigencias de éste cartel y a los términos de su oferta. Consecuentemente, el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en los documentos antes dichos, dará lugar a la ejecución de la garantía de cumplimiento y a la resolución del contrato si el incumplimiento fuere grave, sin perjuicio de accionar en la vida jurisdiccional.

11.8 De conformidad con lo dispuesto por la ley del impuesto sobre la Renta, en el pago a realizar a Consultécnica S.A., se le retendrá el porcentaje correspondiente por ese concepto.

11.9 Toda infracción a los términos y condiciones ofertados, puede provocar la aplicación de sanciones administrativas, penales o civiles permitidas por ley.

11.10 Es obligación de Consultécnica S.A., velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto de contrato, reúna todos los elementos o la información que incidan en su debida valoración.

11.11 Notificado el adjudicatario, vía facsímil, de la disposición del proyecto de contrato para la firma, deberá presentarse a la firma del documento dentro del término de ley que se le señale, debiendo cancelar a más tardar en ese preciso momento las especies fiscales respectivas. En caso de que no lo hiciere, se podrá resolver el contrato y ejecutar la garantía de cumplimiento.

11.12 Lo no previsto en este cartel se regirá por las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa, su reglamento, y demás normativa aplicable.

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Para mayor información dirigirse al Departamento de la Proveeduría Judicial, situado en el cuarto piso del edificio de la Plaza de la Justicia, San José, Barrio González Lahman, calle 15 y 17, avenidas 6 y 8, o bien, comunicarse a través de los teléfonos 295-3623, 295-3295, 295-3136, fax 221-8983. (correo electrónico: dgomez@poder-judicial.go.cr)

8 de noviembre de 2007 Licda. Nidia Fernández ArleyJefa a.í., Subproceso de Licitaciones

Confeccionado por:_________________________ David Gómez Rey

Revisado por:________________________________________ Licda. Nidia Fernández Arley

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ANEXO 1

Instrumento de revisión del cumplimiento del reglamento de la Ley 7600

Aspecto Características Si No

Ubicación y área circundante

El sitio de emplazamiento es topográficamente accesible.Existen Aceras perimetrales con un ancho mínimo libre de paso de 1.2mLas aceras perimetrales tienen un solo nivel o los desniveles son salvados por rampas.Las esquinas perimetrales cuentan con rampa

Ingreso exterior

El ingreso de peatones y vehículos esta claramente diferenciado y es accesible para personas con discapacidad.

Estaciona miento

Un mínimo 5% del total de espacios esta reservado para personas con discapacidadLos espacios reservados se ubican cerca de las entradas principalesLas dimensiones de los espacios son de al menos 3.3mx5m.El nivel de parqueo esta unido con las aceras o entradas del edificio o espacio urbano, mediante rampas con pendiente adecuada (ver sección de rampas)Los espacios de estacionamiento reservados cuentan con el Símbolo internacional de acceso

Entrada La entrada al edificio esta a nivel con el ingreso o comunicada por rampaLos umbrales no superan los 0.02m de altura

Puertas El espacio mínimo libre de paso es de 0.9m Las puertas abren hacia fuera, son de doble acción o son corredizas.La Tiradera de la puerta esta ubicada a 0.9m desde el N.P.T (máx.)Las puertas de vidrio están señalizadas en toda su extensión, con una franja de color contrastante de al menos 0.2m de alto

Pasillos internos

La textura de los pisos de los pasillos internos es antideslizanteEl Ancho libre mínimo es de 1.2 mDesde el piso y hasta 2.1m de altura, no existen obstáculos u objetos en voladizo que puedan golpear a personas no videntes.

Salidas y Rutas de evacuación de emergencia

Las rutas de evacuación, salidas de emergencia y áreas de seguridad están señalizadas de manera accesible.Existe al menos una ruta de evacuación al exterior por piso o nivel con capacidad de ser utilizada por personas con discapacidad Las salidas de emergencia y rutas de evacuación tienen un ancho mínimo de 1.2m

Rampas Todos los desniveles existentes cuentan con una rampa o ascensor para ser salvados.La pendiente máxima de las rampas es de 12 %, para subir hasta 0.36m, de 10% para alturas de hasta 0.9m y de 8.5% si es compuesta por tramos de rampa y descanso.El ancho libre mínimo de una rampa es de 1.2 mCuanta con pasamanos a 0.9 y 0.7 m de altura.El piso de la rampa es antideslizante

Escaleras El ancho de las escaleras de uso publico es de mínimo 1.2m

El piso de las escaleras es antideslizanteCuenta con pasamanos de Materiales antideslizantes y firmes a alturas de 0.9 y 0.7 m desde el nivel de piso.Las huellas y contrahuellas cuentan con una clara demarcación por contraste de color.La Huella es de 0.30m mínimo y la contrahuella es de 0.14mts máximoEn los ductos de escaleras existe al menos un nivel de iluminación de 300 lúmenes

Servicio sanitario

existe una puerta de ingreso con al menos 0.9m libres y que abra hacia fuera

Las dimensiones son como mínimo de : Ancho 1.55m y 2.25 de profundidad .La altura del inodoro esta comprendida en un rango 0.4 a 0.5m desde el N.P.TCuenta con barras de apoyo laterales corridas a 0.90 mts. de alto en sus costados libres.

El lavatorio presenta un espacio adecuado para las piernas de una persona en silla de ruedas

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Aspecto Características Si No

La altura del lavatorio es igual o inferior a 0.85m desde el N.P.TExiste un botón de emergencias a 0.45m desde el N.P.T

Ascensor LA abertura máxima entre carro y piso es de 0.02mEl área mínima libre de paso es de 0.9mLas dimensiones interiores mínimas son de 1.1m, de ancho por 1.40m. de profundidad El ascensor y sus controles cuentan con señalización en braille y auditivaLa altura máxima de botones es de 1.2m desde el N.P.TLa Velocidad de cierre de las puertas no involucra riesgo para usuario con discapacidad.

Los ascensores tienen parada en todos los nivelesSeñalización Señalización visual accesible

Señalización audible accesibleSeñalización táctil accesiblePara indicar el acceso a los servicios utilizados por personas con discapacidad, se usa el símbolo internacional de acceso (fondo en azul claro y la figura en blanco de 15x15cms para interiores y 20x20cms para exteriores)Los marcos de las puertas, escaleras y otros elementos se diferencias por contraste cromático

Salidas Ancho libre para paso 1,2mts Altura libre de obstáculos o salientes 2,2mts Desnivel máximo sin barandas o pasamanos 0,4m Altura de pasamanos 0,9m Altura de barra de seguridad 0,7m

Iluminación La iluminación mínimo 300 lúmenesMobiliario Los muebles de recepción tienen una sección con una altura máxima de 0.9m desde el

N.P.T y cuentan con un espacio libre desde el piso para las piernas de usuarios de sillas de ruedas.Estantes y anaqueles están separados del suelo 0.30 m. y a máximo 1.3m dede N.P.T

Hoteles Todas las habitaciones son accesiblesTeléfonos públicos

La altura máxima de la botonera es de 1m desde el NP..T

Dispositivos Los dispositivos como cajeros automáticos, apagadores, timbres, etc. Están en un rango de altura de entre 0.9 y 1.2m

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