Upload
hoangtruc
View
293
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-04-06
PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : GAN LAI KUEN
Jawatan : Ketua Jabatan Pengajian Am Tarikh : 08 September 2017
NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017
MAKLUMAT TERKAWAL
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5
2.1 Pemantauan Kehadiran ...................................................................................... 5
3. SWIMLANE 4.4.1 ................................................................................................................. 6
3.1 Pemantauan Kehadiran ........................................................................................... 6
4. PROSES KERJA 4.4.1......................................................................................................... 7
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) .......................................................................................... 7
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................... 8
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ........................................................ 8
9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................... 8
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................... 9
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 2/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan tatacara Pemantauan Kehadiran Pelajar dilaksanakan secara terancang dan sistematik
2) Skop (key activities) a. Menyediakan rekod kehadiran b. Perlaksanaan rekod kehadiran pelajar c. Pengeluaran surat amaran d. Pengeluaran rekod pelajar kurang 80% e. Pengeluaran surat tunjuk sebab
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semakan rekod kehadiran dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam satu semester
b. Semua laporan ketidakhadiran dikemaskini c. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan
ketidakhadiran pelajar
4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan Pengajian Am
5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Staf peperiksaan c. Ketua Jabatan d. Staf akademik
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Pegawai Peperiksaan c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan e. Pelajar
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Takwim P& P
c. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan
Ketua program/ketua kursus
Penyelaras Jadual waktu
Pengawai
Penyelaras kualiti
Pensyarah kursus
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Pejabat dan ruang kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer (SPMP) dan printer
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 3/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Pengangkutan 7.1.3 (c)
-
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Telefon dan kemudahan internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Teknik komputer Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti taklimat pemantauan kehadiran dan kualiti
Lain-lain
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Laporan kehadiran Pensyarah akademik Setiap semester
Memo/email Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan
2. Laporan ketidakhadiran pelajar
Pensyarah akademik Setiap minggu dalam satu semester
Email Rekod dalam SPMP
Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan Pelajar yang tidak hadir kelas
1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN
Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi
Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi
Pensyarah akademik Pensyarah-pensyarah yang mengajar kursus-kursus yang dihadiri oleh pelajar
Ketua Program/kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program/kursus
Pegawai peperiksaan Individu yang bertanggungjawab menguruskan peperiksaan pelajar
Senarai ketidakhadiran <80% pelajar
Senarai keseluruhan yang disediakan oleh pensyarah akademik yang mengandungi analisis ketidakhadiran pelajar <80%
Surat amaran Surat peringatan yang dikeluarkan kepada penjaga pelajar sekiranya pelajar tidak hadir (6 jam) dari kehadiran sepatutnya
Surat tunjuk sebab Surat yang dikeluarkan kepada pelajar yang tidak hadir kelas kurang dari 80% dari kehadiran sepatutnya.
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 4/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TPA Timbalan Pengarah Akademik
KJ Ketua Jabatan
PJW Penyelaras Jadual Waktu
PP Pegawai Peperiksaan
SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik
RK Rekod kehadiran
RKTH Rekod ketidakhadiran
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 5/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Pemantauan Kehadiran
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
SPMP
Senarai nama pelajar
SEDIA REKOD KEHADIRAN PELAJAR
Senarai pelajar (Lampiran 8, PMK-PK-PPP-04)
Pensyarah kursus
Pensyarah kursus
Senarai nama pelajar
REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM KELAS
Rekod kehadiran pelajar
Pensyarah kursus
Pensyarah Kursus
Rekod kehadiran pelajar
REKOD KETIDAKHADIRAN PELAJAR DALAM SPMP
Rekod ketidakhadiran pelajar dalam SPMP(Lampiran 9, PMK-PK-PPP-04)
Pensyarah kursus
Pensyarah Kursus
Maklumat dari rekod ketidakhadiran pelajar Lampiran 9, PMK-PK-PPP-04
KELUAR SURAT AMARAN AKHIR YANG TIDAK MENGHADIRI KULIAH/AMALI (6 JAM TIDAK HADIR)
Surat Amaran Pelajar
Penasihat Akademik
Ibubapa/ Penjaga
FRP pensyarah kursus
Pensyarah kursus
Lampiran (Rekod pelajar kurang 80%)
KELUAR REKOD PELAJAR YANG PERATUS KEHADIRAN KURANG DARI 80%
Rekod peratus kehadiran kurang 80%
Pensyarah kursus
Pensyarah kursus
Rekod peratus kehadiran kurang 80%
KELUAR SURAT TUNJUK SEBAB KEHADIRAN KURANG 80%
Surat tunjuk sebab (Lampiran 11)
Ibubapa/ penjaga
Pelajar
Penasihat Akademik
Pelajar Maklum-balas surat tunjuk sebab
KELUAR SENARAI NAMA PELAJAR YANG TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN
Senarai pelajar tidak layak
Pegawai peperiksaan
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 6/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
AKHIR
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Pemantauan Kehadiran
KETUA JABATAN KETUA UNIT
PEPERIKSAAN
PENSYARAH PELAJAR
SEDIA REKOD KEHADIRAN
PELAJAR
REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM
KELAS
LULUS
HANTAR SURAT
TUNJUK SEBAB
*REKOD
KETIDAKHADIRAN
DALAM SISTEM
HANTAR
SENARAI
NAMA
PELAJAR
YANG TIDAK
LAYAK
MENDUDUKI PEPERIKSAAN
HANTAR SURAT
TIDAK LAYAK
MENDUDUKI
PEPERIKSAAN AKHIR
KELUAR SURAT
AMARAN AKHIR
CETAK LAPORAN
KEHADIRAN < 80%
HANTAR SENARAI
KEHADIRAN <80%
YA
TERIMA SURAT
AMARAN AKHIR
KELUAR
SURAT
ARAHAN
TUNJUK
SEBAB
TERIMA SURAT
TUNJUK SEBAB
TERIMA SURAT
TIDAK LAYAK
MENDUDUKI
PEPERIKSAAN AKHIR
TIDAK
*NOTA: SIJIL SAKIT DAN DOKUMEN BERKAITAN PERLU DIKEMUKAKAN DALAM TEMPOH 7 HARI SELEPAS TARIKH BERCUTI
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 7/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. Pensyarah Sedia rekod kehadiran pelajar sebelum kelas bermula
2. Pensyarah Rekod kehadiran pelajar
3. Pensyarah Rekod ketidakhadiran dalam system.
4. Pensyarah Keluar surat amaran akhir
5. Pensyarah Cetak laporan kehadiran <80%
6. Pensyarah Hantar senarai kehadiran < 80%
7. Ketua Jabatan Keluar surat arahan tunjuk sebab kepada pelajar
8. Ketua Jabatan Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir
9. Pegawai peperiksaan
Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir.
10. Pelajar Terima surat amaran akhir (6 jam tidak hadir) dari pensyarah
11. Pelajar Terima dan menjawab surat tunjuk sebab ketidakhadiran <80%.
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Rekod kehadiran pelajar
Surat amaran ketidakhadiran <80%
Surat tunjuk sebab bagi ketidakhadiran kuliah/amali
kurang 80%
Laporan ketidakhadiran kuliah/amali kurang 80%
Senarai pelajar tidak layak menduduki peperiksaan akhir.
Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah Akademik
Ketua Jabatan
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Pemantauan ketua jabatan
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Juruaudit luar
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Fail rekod pensyarah
No Matrik Pelajar
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar
Pemuliharaan 8.5.4 Rekod kehadiran kuliah
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 8/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Perjumpaan dengan Ketua Jabatan
Kaunseling
Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Pemantauan berterusan (ulangan)
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK
AKUR TINDAKAN
PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Rekod ketidakhadiran pelajar
Rekod tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas
Semakan oleh TPA/KJ/ketua program/kursus
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan perlaksanaan kelas
2. Laporan rekod kehadiran
Rekod tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas
Semakan oleh TPA/KJ/ketua program/kursus
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan perlaksanaan kelas
3. Surat amaran Surat amaran tidak dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas
Semakan oleh TPA/KJ/ketua program/kursus
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan perlaksanaan kelas
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Rekod kehadiran pelajar 6 semester FRP Am
2. Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali
6 semester FRP Am
3. Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%
6 semester Fail kehadiran <80% Jabatan
Akademik
Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-04(8)-(08-09-17) Rekod kehadiran pelajar
PEMANTAUAN KEHADIRAN
PELAJAR PPP-04-06
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 9/9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
2) PPP-04(9)(08-09-17) Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali
3) PPP-04(10)(08-09-17) Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-2017
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01.
P02.
P03.
POLITEKNIK MELAKA REKOD KEHADIRAN PELAJAR
Nota: 1. 0 - Tidak Hadir, K - Kenyataan/Kebenaran mengikut aktiviti dari Pengarah 2. Ruangan dalam borang ini boleh ditambah/dikurangkan jika perlu. 3. Kehadiran boleh ditanda dengan menggunakan computer tetapi perlu ada Back-Up” secara manual.
PPP-04(8)(08-09-17)
SESI : DISEMBER 2017 SEKSYEN : S4 KURSUS : PB301 – BUSINESS MANAGEMENT PENSY. KURSUS : IMRAN BIN ALI
KE
LA
S
JA
BA
TA
N
TARIKH
CA
TA
TA
N
BIL NO. PEND. NAMA PELAJAR
1 11DAT11F1001 MUHAMMAD HAFIZ BIN ZAMRI DAT2D JP
2 11DAT11F1002 ATHIRAH BINTI ARIFFIN DAT2D JP
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
POLITEKNIK MELAKA
SURAT AMARAN KETIDAKHADIRAN KULIAH/AMALI
SESI DISEMBER 2017
NAMA : PARAMESHWARAN A/L CHANDRASEGARAN
NO. K.P : 940207045047
NO. PEND : 11 DPI12F2009
KELAS : DPI1A
TARIKH : 22/02/2017
AMARAN AKHIR — Tidak Hadir Kuliah/Amali
Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.
2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Pelajar ke kuliah / amali sehingga minggu
ke .............. sesi DISEMBER 2017 bagi kursus DPM 1013- PRINCIPLES OF MARKETING,
didapati anda tidak hadir kuliah/amali seperti tarikh dan masa di bawah.
1) 21/2/2017 - 2 jam
2) 21/03/2017 - 2jam
3) 11/04/2017-2 jam
3. Sekiranya kehadiran anda didapati kurang 80%, anda boleh ditahan daripada menduduki
Peperiksaan Akhir Semester / dimansuhkan markah penilaian berterusan seperti yang telah
ditetapkan dalam Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.
4. Anda dinasihatkan hadir ke kelas supaya kehadiran mencapai 80% untuk membolehkan anda
menduduki Peperiksaan Akhir Semester / tidak dimansuhkan markah penilaian berterusan.
Sekian
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya Yang Menurut Perintah ...................................................................... (NORAZLIN BINTI AHMAD)
s.k. 1. Penjaga Pelajar
2. Penasihat Akademik
(ZAINAL BIN ARIFFIN)
PPP-04(9)(08-09-17)
( KEPALA SURAT POLITEKNIK PMK)
Tarikh : _____________________________________________
Nama : _____________________________________________
No. Pend. : _____________________________________________
Jabatan : _____________________________________________
SURAT TUNJUK SEBAB BAGI KEHADIRAN KULIAH / AMALI KURANG 80%
Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.
2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Kursus ke kuliah / amali sehingga akhir semester sesi _______________ bagi kursus ______________________________ didapati kehadiran anda setakat ini tidak menepati keperluan minima 80% seperti yang ditetapkan di dalam Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.
3. Sehubungan dengan itu, anda diminta memberi surat/jawapan tunjuk sebab (dalam
tempoh 3 hari bekerja dari tarikh surat ini). Jika surat/jawapan tunjuk sebab tidak dikemukakan,
anda dianggap tidak hadir tanpa sebab dan boleh ditahan daripada menduduki Peperiksaan
Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.
4. Adalah diingatkan, jika surat/jawapan tunjuk sebab yang dikemukakan tidak
munasabah dan tiada bukti kukuh, anda masih boleh ditahan daripada menduduki
Peperiksaan Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”
Saya yang menurut perintah,
…………………………………………
( )
Ketua Jabatan b.p. Pengarah Politeknik
sk 1. Penjaga pelajar
2. Penasihat Akademik
3. Fail Peribadi Pelajar
4. Fail Jabatan
* Potong mana yang tidak berkaitan
PPP-04 (10)(08-09-17)