Upload
others
View
53
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
BAHAGIAN/JABATAN ULPL
JUN 2018 – JUN 2019
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ........................................................................... 8
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG...................................................... 10
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko......................................................... 10
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang .................................................... 10
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 11
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 12
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 12
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 12
6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 13
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 13
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 13
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 13
9. LAMPIRAN................................................................................................................... 15
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 15
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 15
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 16
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG XXXXXXXXX
ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks StrategikKonteks Proses
Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan
Konteks projekPenentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluangKeutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
NK
AJIA
NS
EM
UL
A(M
ON
ITO
RIN
GA
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
ID
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I(C
OM
MU
NIC
AT
IOA
NA
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukankebarangkalian
dan punca
Menentukankesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT
PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan
2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan
3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan
4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan
5. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah Meluluskan budget
2.
3.
4.
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Ketua Unit / Pegawai Latihan dan PendidikanLanjutan
1 orang
2. Pembantu Tadbir N 22 1 orang
3. Pembantu Operasi N11 1 orang
4.
5.
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS
PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
UNIT LATIHAN DAN PEDIDIKAN LANJUTAN LPL
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Merancang , mengurus dan melaksanakanlatihan dalaman dan luaran kepada staf.
2. Menguruskan pelaksanaan program latihanSangkutan Industri Pensyarah (SIP)
3. Mengurus dan menyelaras programPembelajaran Sepanjang Hayat (PSH).
4. Menguruskan urusan pendidikan lanjutanstaf.
1. Memastikan kakitangan Politeknik Melakakompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
Rujuk pekeliling berkaitan yang sedangberkuatkuasa.
1. PMK-PK-PS08 PERANCANGAN DAN DANPENGURUSAN LATIHAN STAF
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. 1. Tidak mencapai sasaran 100% staf menghadirikursus minimum setahun
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1Sangat Rendah
2Rendah
3Sederhana
4Besar
5Sangat besar
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF # 01
Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.
KOD RISIKO
R-LPL-01 Kakitangan kurang kompeten
KOD PELUANG
P-LPL-01 Pertambahan peruntukan latihan
OBJEKTIF # 02
KOD RISIKO
KOD PELUANG
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-LPL-01
OBJEKTIF
Memastikan kakitangan Politeknik Melaka kompeten melalui pengurusan latihan yangsistematik.
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
Kakitangantidak hadir
latihan
Tiada peruntukanlatihan
Kakitangankurang
kompeten
Menjalankansesi
perkongsianilmu kepadastaf jabatan
atau unitOrganisasi/
Institusi kurangkreatif dan
inovatif
Tidak menjaditempat pilihan
untukmelanjutkan
pelajaranMemaklumkan
danmendapatkan
pencalonan stafmelalui KJ/KU
Kandunganlatihan tidak
sesuai dengankompetensi
Tiadaperancangan
latihan
Perancanganlatihan
ditetapkansetiap akhir
tahun
Pemantauanpelaksanaan
latihan secaraberkala
Menghantar /mencari kursus
online atauyang
ditawarkansecara percuma
Surat/memoarahan
Pengarah
PelaksanaanTOT
Pelajar tidakmendapat
pengetahuanyang disasarkan
Staf tiadakompetensi
untukmelaksanakan
P&P / kerja
Perancanganlatihan tidakdilaksanakan
Peralatanlatihan dalaman
yang terhad
Waktu kursustidak sesuai
Tidak tahuperkembangan
semasaKursus
dirancang padacuti semester
Mempelbagaikancara maklumankursus kepada
staf
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02
OBJEKTIF
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
PUNCADALAMAN
PUNCA LUARAN
..
TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK
DALAMAN
IMPAK LUARAN
TINDAKANMITIGASI
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02
OBJEKTIF
BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak
2PUNCA
3TINDAKAN PENCEGAHAN
1PERISTIWA RISIKO
5TINDAKAN MITIGASI
4IMPAK
PUNCADALAMAN
PUNCA LUARAN
..
TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK
DALAMAN
IMPAK LUARAN
TINDAKANMITIGASI
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIFMeningkatkan kompetensi staf Politeknik Melaka
R-LPL-01PENYATAAN RISIKO 1: Staf kurang kompeten
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. Menjalankan sesi perkongsian ilmu kepada staf jabatan
2. Perancangan latihan ditetapkan setiap akhir tahun
3. Pemantauan pelaksanaan latihan secara berkala
4. Menghantar / mencari kursus online atau yang ditawarkan secarapercuma
5. Kursus dirancang pada cuti semester
NILAI MIN 3.4
TINDAKAN MITIGASI
1. Memaklumkan/memohon pencalonan staf berkursus kepada ketuajabatan/ ketua unit
2. Mempelbagaikan medium hebahan kepada peserta kursus
3. Surat/memo arahan Pengarah
4. Pelaksanaan TOT
5.
NILAI MIN 3.25
OBJEKTIF 2Penyataan objektif
KOD DAFTARPenyataan risiko 1
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1.
2.
3.
4.
NILAI MIN
TINDAKAN MITIGASI
1.
2.
3.
4.
NILAI MIN
1Gagal/tiada bukti
2Kurang Memuaskan
3Sederhana
4Baik
5Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko
Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
R-LPL-01 Staf kurang kompeten
28
4
*
4
*
67
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D
IMPAK(IMPACT) (paksi-X)
KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
P-LPL-01 Pertambahan peruntukan 24
P-LPL-02 Kursus atas talian / percuma 64
*Penilaian Selepas Rawatan
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO PELUANG
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10 10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO /PELUANG
MAGNITUD ZON MAGNITUDSELEPASRAWATAN
ZON
R-LPL-01 R Staf kurang kompeten (4,7) = 28 KUNING (4,6) = 24 KUNING
P-LPL-01 P Pertambahan peruntukan (6,4) =24 KUNING TIADA PERUBAHAN KERANATIADA PERUNTUKAN
TAMBAHAN
P-LPL-02 P Kursus atas talian /
percuma
(8,8) = 64 MERAH TIADA PERUBAHAN KERANAPELUANG PERLU
DIKEKALKAN DI ZON MERAH
P-LPL-01(6,4)
R-LPL-01(4,7)
P-LPL-02(8,8)
R-LPL-01(4,6)
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KODPERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKOR-LPL-01 Staf kurang kompeten
PELUANG
P-LPL-01 Pertambahan peruntukan
P-LPL-02 Kursus atas talian / percuma
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)
R-LPL-01
Staf kurang kompeten
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Mengeluarkan laporan kursus mengikut sukuan tahun KULPL
2. Mengeluarkan memo kepada staf yang tidak mencapai kursus minima KULPL
3.
4.
R-LPL-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1.
2.
R-LPL-01
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6.1.3 Strategi Rebut Peluang
P-LPL-01
Pertambahan peruntukan
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyediakan perancangan peruntukan latihan KULPL
2.
P-LPL-02
Kursus atas talian / percuma
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Membuat hebahan dan pencalonan KULPL
2. Staf yang menerima memo perlu mengambil kursus secara online STAF
P-LPL-04
PENYATAAN RISIKO
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1.
2.
3.
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan dan Usulan
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL
TINDAKAN
SEDANGDIAMBIL
TINDAKAN
TELAHDIAMBIL
TINDAKAN
1.
2.
3.
4.
Usul Penambahbaikan:
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 KOD-R04
Sep-16 36 49 9
Mac 2017 25 64 16 45
Jun-18 20 45 68 36
01020304050607080
MA
GN
ITU
DPENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENURUNMENINGKAT
KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03
Jun-16 9 20 45
Jun-17 16 40 16
Jun-18 0 0 0
05
101520253035404550
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
MENINGKAT
MENINGKAT
MENURUN
15
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN9.1 Definisi
RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)
RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan
(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
PELUANGKesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,
Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’
WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar
KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
16
16 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu
7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan
9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko