22
UNIVERZITET za poslovne studije Bosna i Hercegovina Republika Sprska Fakultet za primenjenu ekonomiju SEMINARSKI RAD Predmet: Računovodstvo TEMA: Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave

Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

  • Upload
    tatjana

  • View
    40

  • Download
    7

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Poslovne Knjig

Citation preview

Page 1: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

UNIVERZITET za poslovne studije

Bosna i HercegovinaRepublika Sprska

Fakultet za primenjenu ekonomiju

SEMINARSKI RAD

Predmet: Računovodstvo

TEMA: Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave

Profesor: Student:

Page 2: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

Banjaluka, 2013. God.

SADRŽAJ:

UVOD ....................................................................................................................

POSLOVNE KNJIGE I KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE ................................................

1. POSLOVNE KNJIGE .......................................................................................

1.1. Dnevnik ..........................................................................................

1.2. Glavna knjiga .................................................................................

1.3. Pomoćne knjige ..............................................................................

2. KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE (DOKUMENTA) ...............................................

1.1. Bilans stanja ...................................................................................

1.2. Bilans uspeha .................................................................................

ZAKLJUČAK ............................................................................................................

LITERATURA ..........................................................................................................

2

Page 3: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

UVOD

Kao osnovni knjigovodstveni instrumenti, javljaju se inventar imovine, bilans stanja, knjigovodstvena dokumentacija, dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige, zaključni list i godišnji obračun. Ovi instrumenti služe za prikupljanje, pripremu, evidentiranje i izveštavanje o posedicama poslovanja po imovinu i rezultat preduzeća.

Poslovne knjige predstavljaju skup evidencija o poslovanju nekog subjekta. Treba ih voditi svaki poslovni subjekat, uz poštovanje određenih načela, pre svega ažurnosti i urednosti. Kao sastavni deo računovodstva, knjigovodstvo je sistem koji na temelju verodostojnih isprava prati privredne procese i finansijske tokove te vremenskim sledom beleži u poslovne knjige nastale poslovne promene imovine, kapitala, obveza, rashoda, prihoda i financijskih rezultata poslovanja.

Poslovne promene nastaju tokom preduzetničkih aktivnosti. Vrednost njihova nastanka iskazuje se brojkama pa zato kažemo da je knjigovodstvo jezik brojeva. Svaki je broj u knjigovodstvu podatak koji svedoči o nastaloj poslovnoj promeni ili poslovnoj transakciji u temeljnim knjigovodstvenim kategorijama.

Sve poslovne promene trebaju se beležiti u poslovne knjige, a one se vode prema knjigovodstvenim načelima, standardima i pravilima knjigovodstvene (računovodstvene) struke, te dostignućima računovodstva.

Osnova za evidentiranje poslovne promene je postojanje knjigovodstvene dokumentacije. Poslovanje preduzeća odvija se kroz niz ekonomskih promena. Da bi knjigovodstvo moglo prikupiti informacije o tome koje su se ekonomske promene dogodile u preduzeću, lica koja učestvuju u izvršenju ekonomskih promena su obavezna da o izvršenoj ekonomskoj promeni sastave odgovarajući dokument.

Knjigovodstveni dokument je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak neke ekonomske promene. Suprotnost interesa učesnika jedne ekonomske promene, obezbjeđuje objektivnost podataka unetih u dokument.

3

Page 4: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

POSLOVNE KNJIGE I KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE

Pored konta knjigovodstvo koje prema definiciji predstavlja standardizovano evidentiranje poslovnih promena u evidencijama poslovnog subjekta koje se zasnivaju na verodostojnim knjigovodstvenim ispravama, služi se i drugim instrumentima, od kojih ćemo u ovom delu, posebno pojasniti poslovne knjige (poslovne evidencije) i knjigovodstvena dokumenta (knjigovodstvene isprave).

Dakle, možemo najjednostavnije zaključiti da poslovne knjige predstavljaju skup konta, a knjigovodstvene isprave dokaze na osnovu kojih se određeni elementi ispisuju na odgovarajućim kontima.

3. POSLOVNE KNJIGE

U toku milenijumskog razvoja knjigovodstva, izdvojile su se osnovne vrste poslovnih knjiga koje su postale svakodnevna poslovna stvarnost, mada se one i dalje menjaju i kao takve sigurno će u perspektivi biti usavršene. Ovog puta usredsredićemo se na – dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige.

Osnovna namena poslovnih knjiga je iskazivanje stanja i promena na imovini, kapitalu i obavezama, za praćenje prihoda i rashoda i drugih poslovnih promena.

Prenošenje podataka iz knjigovodstvenih isprava u poslovne knjige predstavlja proces knjiženja. Osnovna karakteristika za poslovne knjige jeste da se zaključuju na kraju poslovne godine (31.12.), dok se otvaraju na početku sledeće poslovne godine (01.01.), na osnovu početnog bilansa. Poslovne knjige treba voditi tako da je kontrola ispravnosti knjiženja, čuvanja i korišćenja podataka kao i uvid u hronologiju vremena knjiženja dostupan u svakom trenutku.

U poslovne knjige poslovni događaji se ispisuju na osnovu verodostojnih svedoka nastanka tih promena. U knjigovodstvu ih najčešće nazivamo knjigovodstvenim dokumentima.

Pod poslovnim knjigama u knjigovodstvu podrazumevaju se instrumenti evidencije pomoću kojih se hronološki i na sistematski način obuhvataju poslovni događaji na osnovu knjigovodstvenih dokumenata. Knjiženja u dnevnicima se obavljaju hronološkim redom, dok se sistematska evidentiranja izvode na knjigovodstvenim kontima u glavnoj knjizi i pomoćnim knjigama. Glavna knjiga sadrži najmanje sintetička konta, dok se u pomoćnim knjigama obuhvataju analitička konta.

4

Page 5: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

U automatskoj obradi knjigovodstvenih podataka, po pravilu, ne postoje dnevnici, glavna knjiga i pomoćne knjige u formalnom obliku. Oni se javljaju kao izlazni rezultat obrade podataka (iskazi u promenama i stanju na pojedinim knjigovodstvenim kontima, podaci koje pruža dnevnik i sl.), što se ostvaruje izlistavanjem.

Poslovna celina može u knjigovodstvu primenjivati prenosni ili kopirni metod knjiženja. U knjigovodstvu zasnovanom na računaru mogu se upotrebljavati razni nosioci podataka (mediji), ali se novi podaci iz osnova eksternih poslovnih događaja mogu unositi samo preko medija koji je zasnovan na originalnom knjigovodstvenom dokumentu i na informatičkim podlogama. Računarski se mogu primiti podaci neposredno iz mesta gde nastaje poslovni događaj, ali i u tom slučaju računarski se mora sastaviti zabeleška koja ima značaj knjigovodstvenog dokumenta.

U uslovima računarskog informacionog sistema sadržina internih i eksternih medija evidentiranja, na koje su prenešeni izvorni podaci koje je moguće dokazati, predstavlja ekvivalent izvornih podataka.

Pomoćne knjige, prema nameni, sastoje se od drugih pomoćnih knjiga i analitičkih knjigovodstvenih evidencija. Recimo, druge pomoćne knjige su: knjiga blagajne, knjiga osnovnih sredstava (inventara), knjiga ulaznih faktura, knjiga izlaznih faktura i drugo. Analitičke knjigovodstvene evidencije sastoje se od analitičkih evidencija: osnovnih sredstava, materijala, sitnog inventara, plata, proizvodnje (mesta troškova i naknada troškova), poluproizvoda, gotovih proizvoda, robe, obaveza i potraživanja po osnovu kupovine i prodaje, finansijskih odnosa i drugih poslovnih odnosa.

Svaki sintetički konto može imati, po potrebi, analitičku knjigovodstvenu evidenciju. Poslovna celina opštim aktom, odnosno odgovarajućom odlukom određuje analitička knjigovodstva. Knjiženje na osnovu knjigovodstvenih dokumenata treba da bude uredno i ažurno. Sastavni delovi poslovnih knjiga, korišćena tehnika i metodi knjiženja, kao i rokovi knjiženja, bliže se utvrđuju računovodstvenim standardima ili opštim aktom, odnosno odgovarajućom odlukom poslovne celine.

5

Page 6: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

3.1. Dnevnik

Dnevnik je hronološka evidencija (dan-za-danom) poslovnih transakcija. Informacija evidentirana o svakoj transakciji uključuje datum transakcije, dugovne i potražne promene kod određenih računa glavne knjige i kratko objašnjenje transakcije. U odgovarajućim intervalima, dugovni i potražni iznosi evidentirani u dnevniku prebacuju se (prenose) na račune u glavnoj knjizi. Obnovljeni računi glavne knjige u zamenu za to služe kao osnovica za pripremu bilansa i drugih finansijskih izveštaja.

Zašto koristiti dnevnik?

Nameće se logično pitanje zašto se mučiti voditi dnevnik kada postoje tehnički moguće evidentirati transakcije direktno u glavnu knjigu. Odgovor je da je jedinica organizacije za dnevnik transakcija, dok je jedinica organizacije za glavnu knjigu račun. Imajući dnevnik i glavnu knjigu, postižemo nekoliko prednosti koje ne bi bile moguće da se transakcije evidentiraju direktno u račune glavne knjige:

Kao prvo dnevnik daje sve informacije o transakciji na jednom mestu i isto tako omogućuje objašnjenje te transakcije. U stavki dnevnika, dugovanja i potraživanja za danu transakciju evidentirana su zajedno, ali kad se transakcija evidentira u glavnoj knjizi dugovanja i potraživanja upisuju se na različite račune. Pošto glavna knjiga može sadržavati stotine računa, bilo bi jako teško odrediti sve činjenice o svakoj transakciji posebno gledajući u glavnu knjigu. Dnevnik je evidencija koja prikazuje kompletnu priču o nekoj transakciji u jednom knjiženju.

Takođe, dnevnik omogućuje hronološku evidenciju svih događaja u poslovanju. Ako želimo pogledati neku transakciju iz određenog meseca ili godine, sve što trebamo je datum transakcije kako bi je našli u dnevniku.

Upotreba dnevnika pomaže sprečiti greške. Da se transakcije evidentiraju direktno u glavnu knjigu, bilo bi vrlo lako napraviti grešku kao stoje

6

Page 7: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

izostavljanje dugovanja ili potraživanje ili upisivanje dugovanje dva puta ili potraživanja dva puta. Takve greške nije moguće učiniti u dnevniku pošto se poravnjanje dugovanja i potraživanja pojavljuje istovremeno za svaku transakciju.

Opšti dnevnik

Mnoga preduzeća vode nekoliko vrsta dnevnika. Priroda poslovanja i opseg transakcija u određenom preduzeću određuju broj i vrste dnevnika koji su potrebni. Najjednostavnija vrsta dnevnika zove se opšti dnevnik. Opšti dnevnik ima samo dva stupca, jedan za dugovanja i drugi za potraživanja; može se koristiti za sve vrste transakcija.Proces evidencije transakcije u dnevniku zove se knjiženje transakcije (knjiženje – evidentiranje u dnevnik). Efikasna upotreba opšteg dnevnika zahteva dve stvari: prvo - mogućnost analiziranja efekata transakcije na imovinu, obaveze i vlasnički kapital i drugo - sličnost standardnom obliku i uvođenju stavke dnevnika. Najviše nas zanima analitička faza knjiženja.

Prazna linija treba biti ostavljena nakon svakog knjiženja. Taj prazan prostor utiče da svako knjiženje u dnevniku izgleda uredno kao odvojen deo i omogućuje lakše čitanje dnevnika.

Knjiženje koje uključuje više od jednog dugovanja ili potraživanja zove se složeno knjiženje u dnevniku. Bez obzira koliko dugovanja ili potraživanja sadrži složeno knjiženje u dnevniku sva dugovanja se unose pre nego se navodi bilo koje potraživanje. Kod knjiženja transakcija, veoma je bitno zapamtiti da se moraju koristiti tačni nazivi računa glavne knjige koji duguju i potražuju. Npr. kod evidencije kupljene kancelarijske opreme za novac nikako knjižiti tako da „kancelarijska oprema koja je kupljena“ duguje, „isplaćeni novac“ potražuje, jer nema računa glavne knjige s takvim nazivima. Odgovarajuće knjiženje u dnevniku bi se sastojalo od dugovanja kancelarijske opreme i potraživanja novca.

Upoznavanje s oblikom opisivanja transakcija opšteg dnevnika isto je toliko važno za studiranje računovodstva kao što je upoznavanje s plus i minus (više i manje) znakovima važno za studiranje matematike. Stavka dnevnika je sredstvo za analiziranje i opisivanje uticaja različitih transakcija na poslovni subjekt. Mogućnost opisivanja transakcije u obliku stavke dnevnika zahteva razumevanja prirode transakcije i njenih efekata na finansijski položaj preduzeća.

7

Page 8: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

Prenos (iz dnevnika u glavnu knjigu)

Proces prebacivanja dugovanja i potraživanja iz opšteg dnevnika u odgovarajuće račune glavne knjige zove se prenos. Svaki iznos naveden u dugovnom stupcu dnevnika prenosi se na dugovnu stranu računa u glavnoj knjizi, a svaki iznos naveden u potražnom stupcu dnevnika prenosi se na potražnu stranu računa glavne knjige.

Način prenosa u glavnu knjigu može se ponešto razlikovati od osobe do osobe. Ima nekoliko načina koji se obično upotrebljava:

1. Locirati u glavnoj knjizi prvi račun koji je naveden u stavki dnevnika.2. Uneti u dugovni stupac računa glavne knjige iznos dugovanja kao što je

prikazano u dnevniku.3. Uneti datum transakcije u račun glavne knjige.4. Uneti u stupac referenci glavne knjige broj stranice dnevnika odakle je

stavka prenesena.5. Evidentiranje dugovanja u račun glavne knjige sada je kompletno; kao

dokaz ovoga, vraćamo se u dnevnik i unesimo u SG (stranicu glavne knjige) stupce broj računa glavne knjige ili stranicu na koju je dugovanje preneseno.

6. Na kraju, ponovljamo proces prenosa iz dnevnika u glavnu knjigu koji je opisan u prošlih pet koraka za potražnu stranu stavke dnevnika.

Da se ilustruje proces prenosa, ponovljeno je knjiženje u dnevnik. Unošenje broja stranice dnevnika u račun glavne knjige omogućuje unakrsne reference između tih dveju evidencija. Često je potrebno odnositi se na stavku dnevnika u nameri dobivanja više informacija o iznosu koji je naveden u računu glavne knjige. Unakrsne reference između glavne knjige i dnevnika tako su važne za efikasnu upotrebu evidencija. Druga je prednost dobivena uvođenjem broja računa glavne knjige u koji je izvršen prenos u dnevnik da omogući dokaz koje će stavke prenesene za vreme prenosa u glavnu knjigu. Inače bi prekid prenosa mogao ostaviti neke sumnje koja su knjiženja prenesena.

Manualno knjiženje i prenos u glavnu knjigu korisna je metoda za studiranje računovdstva i to za problemske zadatke i za ispitivanja. Manualni pristup je karakterističan za mnoge male kompanije. Jedan od nedostataka je mogućnost greške koja postoji kad god se informacija kopira iz jedne evidencije u drugu. Kod preduzeća koja imaju veliki broj transakcija, prenos u račune glavne knjige provodi se automatski pomoću računara koje ubrzava posao i smanjuje greške. Takođe treba napomenuti, da su računi upisani u glavnoj knjizi istim redom kao i u bilansu, tj. imovina prva, zatim slede obaveze i vlasnički kapital. U stvarnosti, svaki račun zauzima posebnu stranuicu u glavnoj knjizi.

8

Page 9: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

3.2. Glavna knjiga

Za razliku od dnevnika u kojem se promene evidentiraju po redosledu nastanka, u glavnoj knjizi se te iste promene klasifikuju prema tome kojoj računovodstvenoj kategoriji pripadaju, odnosno delu kategorije ako je ona raščlanjena. Ipak, reč je o jednim te istim ekonomskim promenama tako što se sadržine tiče izemđu dnevnika i glavne knjige ne postoji razlika. Razlike postoje samo u načinu klasifikovanja ekonomskih promena.

Glavna knjiga za razliku od dnevnika pruža informacije o tome koje su se ekonomske promene dogodile u vezi sa nekom računovodstvenom kategorijom i kakvo je trenutno stanje, ali iz glavne knjige se ne može videti koje su sve promene nastale u preduzeću u nekom periodu niti se može videti celina knjigovodstvenog stava.

Što se tiče redosleda obuhvatanja promena, on je određen načinom obrade podataka. Pri ručnoj obradi podataka, ako se koristi prenosna metoda tada će promene na osnovu knjigovodstvenog dokumenta najpre biti evidentirane u dnevniku, a potom u glavnoj knjizi. Ukoliko se koristi kopirna metoda, tada se na osnovu dokumenta istovremeno vrši knjiženje u dnevniku i na računima glavne knjige. Pri kompjuterskoj obradi podataka, programska rešenja su takva da se promena obuhvata na računima, a računar unete ekonomske promene klasifikuje po hronološkom redu dajući dnevnik.

Pošto između dnevnika i glavne knjige ne postoji razlika u sadržini prometa, dnevnika mora biti jednak prometu svih računa glavne knjige. Pri ručnom knjiženju kada se koristi prenosna metoda postoji mogućnost da se pri prenošenju promena iz dnevnika u glavnu knjigu napravi grešku (neka od

9

Page 10: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

promena se izostavi, prenese dva puta, ili se prenese u pogrešnom iznosu), koja ima za posledicu neslaganje prometa dnevnika i glavne knjige. Da bi se suzilo polje grešaka mesečno ili tromesečno mora se raditi kontrola aritmetičke tačnosti knjiženja izvršenih u dnevniku i na računima glavne knjige. Da bi se promet računa glavne knjige mogao uporediti sa prometom dnevnika sastavlja se probni list.

Probni list je spisak svih računa glavne knjige sa pregledom prometa i salda. Probni list sadrži četiri kolone: redni broj, naziv računa, bruto bilans i saldo bilans. Kolona bruto bilans se dekomponuje na dugovnu i potražnu potkolonu, koje preuzimaju odgovarajuće promete sa konta. Takođe, kolona saldo bilans se dekomponuje na potkolone duguje i potražuje i zavisno od odnosa prometa (dugovnog i potražnog) u koloni bruto bilans preuzima saldo. Za aktivne račune, saldo je na dugovnoj, dok je kod pasivnih računa saldo smešten na potražnoj strani.Zbir prometa kolone duguje i potražuje mora biti jednak međusobno i mora biti jednak prometu dnevnika, ako pri evidentiraju ekonomskih promena nije napravljena aritmetička greška. U rubrici saldo mora postojati jednakost zbira dugovnih i potražnih salda. Pri korišćenju kopirne i kompjuterske obrade podataka ne može se javiti neslaganje prometa dnevnika i glavne knjige, ipak to ne znači da ne postoji potreba za sastavljanjem probnog lista. Podaci o prometu i stanju na računima glavne knjige koriste se tokom godine za sagledavanje i analizu imovinskog i rentabilitetnog položaja preduzeća.

3.3. Pomoćne knjige

Za razliku od dnevnika i glavne knjige koji predstavljaju obavezne knjige u sistemu dvojnog knjigovodstva pomoćne knjige se mogu ali ne moraju koristiti. Ukoliko je obim poslovanja preduzeća skroman i otuda broj računa u glavnoj

10

Page 11: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

knjizi nije takav da je ugrožena njena preglednost pomoćne knjige neće biti formirane. Nasuprot ovome ukoliko preduzeće u vezi sa pojedinim delovima imovine ili sa pojedinim oblikom obaveza ima veliki broj pojedinačnih računa tada se javlja s jedne strane problem preglednosti glavne knjige i problem podele rada.

Da bi se ova dva problema rešila preduzeće pojedinačne račune koji se tiču jednog imovinskog dela, ili oblika obaveza izdvaja iz glavne knjige i formira pomoćnu knjigu, a umesto pojedinačnih računa, da bi se sačuvala celovitost, u glavnoj knjizi ostaje zbirni (sintetički račun). Tako na primer, ako preduzeće ima veliki broj kupaca, tada će u glavnoj knjizi biti veliki broj pojedinačnih računa, obzirom na to da se za svakog kupca mora voditi poseban račun, tada se pojedinačni računi kupaca izdvajaju u pomoćnu knjigu kupaca, a u glavnu knjigu se unosi zbirni račun na kome se obuhvataju promene u vezi sa ukupnim potraživanjima od kupaca. To znači da se iz pomoćne knjige kupaca može utvrditi kolika su potraživanja prema pojedinim kupcima, dok račun Kupci u glavnoj knjizi pokazuje svojim saldom potraživanja koja preduzeće ima prema svim kupcima.

Koje će se pomoćne knjige formirati zavisi pre svega od broja pojedinačnih računa. U većini preduzeća se vode pomoćne knjige za kupce, dobavljače, materijal, robu, osnovna sredstva, gotove proizvodde, nedovršenu proizvodnju i sl. Na pojedinačnim ili kako se još označavaju prostim računima, budući da se ne mogu dalje raščlanjavati, ekonomske promene mogu biti iskazane ne samo po vrednosti već i po količini. Računi koji se vode za pojedinačne kupce i dobavljače, sadržaće samo vrednosne pokazatelje o nastalim promenama, dok će prosti računi na kojima se obuhvataju promene zaliha jedne vrste materijala, robe ili gotovih proizvoda, pored vrednosnih sadržati i količinske (naturalne) pokazatelje.

Računi koji se nalaze u jednoj pomoćnoj knjizi odnose se prema zbirnom (sintetičkom) računu koji ih predstavlja u glavnoj knjizi kao delovi prema celini. Otuda, promet i saldo svih pojedinačnih računa koji pripadaju jednom sintetičkom računu mora biti jednak prometu i saldu sintetičkog računa.

Da bi se zadovoljile potrebe korisnika za informacijama, ponekad se vrši višestepeno raščlanjivanje sintetičkog računa. Tako će na primer, ukoliko preduzeće prodaje svoje proizvode kupcima u zemlji, ali i izvozi, biti potrebno ukupna potraživanja od kupaca odvojiti na potraživanja od kupaca u zemlji i potraživanja od kupaca u inostranstvu, a potom unutar svake od ovih grupa voditi račune pojedinačnih kupaca. To znači da bi sintetički račun Kupci bio raščlanjen na račune Kupci u zemlji i Kupci u inostranstvu, a ovi na onoliko pojedinačnih računa koliko ima kupaca u zemlji, odnosno inostranstvu.

11

Page 12: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

Računi Kupci u zemlji i Kupci u inostranstvu nazivaju se subsintetičkim računima i oni su delovi sintetičkog računa a istovremeno su sintetički računi za račune pojedinačnih kupaca. Svaki račun koji nastaje raščlanjivanjem nekog složenog računa označava se kao analitički račun. Dakle, izraz analitički znači samo da račun pripada nekom složenom, računu, ali ne ukazuju na stepen njegove složenosti. Jer, analitički računi u navedenom primeru su i račun Kupci u zemlji, ali i pojedinačni računi kupaca, prvi je složen, a drugi prost račun.

Pri korišćenju prenosne metode moguće je da se usled grešaka javi neslaganje u prometu i saldu između sintetičkog i njemu pripadajućih analitičkih računa. U cilju utvrđivanja saglasnosti knjiženja između glavne i pomoćnih knjiga, za svaku pomoćnu knjigu sastavlja se prometni list. Prometni list je spisak svih analitičkih računa koji pripadaju jednom sintetičkom računu sa pregledom prometa i salda. Prometni list sadrži četiri kolone: redni broj, naziv računa, promet i saldo. Kolone promet i saldo se raščlanjuju na potkolone duguje i potražuje.

12

Page 13: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

4. KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE (DOKUMENTA)

Knjigovodstveni dokument je pisana isprava kojom se dokazuje nastanak neke ekonomske promene. Suprotnost interesa učesnika jedne ekonomske promene, obezbjeđuje objektivnost podataka unetih u dokument. Računovodstvena isprava je pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i za uspješnu kontrolu. Računovodstvena isprava se sastavlja na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja.

Da bi dokument bio prihvaćen kao osnova za obuhvatanje ekonomskih promena on mora sadržati sedeće bitne elemente:

mesto i datum nastanka ekonomske promene, naziv i broj dokumenta, nazive ili imena lica koja su učestvovala u njenom izvršenju, kratak opis ekonomske promene, iznos na koji promena glasi ili podatke na osnovu kojih će iznos biti

naknadno utvrđen i potpise odgovornih lica.

U zavisnosti od vrste dokumenta, odnosno ekonomske promene na koju se on odnosi, u dokument mogu biti uneti i drugi podaci. Tako će, na primer, u fakturi koju prodavac šalje kupcu, biti naveden rok i način plaćanja. Budući da se jedan, ne mali broj ekonomskih promena kao što su uplate, isplate, nabavka, prodaja i druge, javljaju u velikom broju svakodnevno, radi bržeg formiranja odgovarajućih dokumenata štampani su obrasci sa stalnim podacima, tako da odgovorna lica unose samo one podatke koji su promenjivi. Putem knjigovodstvene dokumentacije se ostvaruje dokumentaciona funkcija knjigovodstva, jer se omogućava naknadna provera tačnosti podataka, njihova objektivnost i materijalna ispravnost.

Raznovrsnost i brojnost ekonomskih promena uslovljava nastanak velikog broja različitih knjigovodstvenih dokumenata. Postojanje dokumenta je uslov za obuhvatanje neke ekonomske promene. Da bi dokument koji se odnosi na neku od ekonomskih promena postao osnova za njeno evidentiranje nužno je da prethodno nad njim bude izvršena formalna, računska i suštinska kontrola.

Formalna kontrola ima zadatak da proveri da li dokument sadrži sve bitne elemente. Računskom kontrolom se proverava tačnost računskih operacija izvršenih u dokumentu, dok suštinskom kontrolom treba utvrditi da li je ekonomska promena koja je u dokumentu zapisana zaista i nastala.

13

Page 14: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

Sva knjigovodstvena dokumenta koja se nalaze u preduzeću, mogu se prema mestu nastanka podeliti na dve grupe:

1. Prvu grupu čine dokumenta koja u preduzeću pristižu spolja od strane njegovih poslovnih partnera ili državnih organa kao što su fakture dobijene od dobavljača ili rešenja o poreskim obavezama.

2. Drugu grupu čine ona dokumenta koja nastaju u samom preduzeću. Ova sopstvena dokumenta preduzeća mogu biti interna i eksterna.

a. Interna su ona dokumenta koja nastaju u preduzeću i ostaju u njemu, jer se odnose na promene koje se odvijaju unutar preduzeća, npr. Trebovanje materijala.

b. Eksterna sopstvena dokumenta su ona koja nastaju u preduzeću, ali se upućuju drugim preduzećima, bankama, državnim organima i sl, dakle licima koja su van preduzeća. U ovu grupu ubrajaju se npr. fakture koje se šalju kupcima.

Za knjigovodstvo je značajna i podela dokumentacije na originalnu i izvedenu.1. Originalna dokumenta nastaju na mestu izvršenja ekonomske promene i

osnovni zadatak ovih dokumenata je da dokažu da je promena nastala.2. Izvedena knjigovodstvena dokumenta nastaju na osnovu originalnih

dokumenata, formiraju se u knjigovodstvu i imaju zadatak da ubrzaju obuhvatanje promena. To su različite specifikacije (trebovanje, prijemnica i dr), nalozi za knjiženje i sl. Ona su uvek praćena originalnom dokumentacijom na osnovu koje su nastala. Uobičajeno je da se knjigovodstvena dokumenta sastavljaju u većem broju primeraka, a konkretan broj zavisi od načina organizacije knjigovodstva u datom preduzeću. Ipak bi se moglo reći da se dokumenta koja nastaju u preduzeću najčešće sastavljaju u tri primeraka.

Okolnost da se knjigovodstveno obuhvatanje ekonomskih promena ne može vršiti dok o njihovom nastanku nije sastavljen i knjigovodstvu dostavljen odgovorajući dokument upućuje na zaključak da blagovremenost dobijanja podataka u knjigovodstvu u velikoj meri zavisi upravo od dokumentacije.

2.1. Bilans stanja

Bilans stanja na jednoj strani iskazuje imovinu a na drugoj strani iskazuje kapital i obaveze i budući da je to jedna ista stvar, posmatrana sa dva različita gledišta, tj. jednom sa stanovišta imovine, a drugi put sa stanovišta porekla, razumljivo je da mora da postoji jednakost između imovine i kapitala uvećanog za obaveze. Otuda bilans stanja ima dve strane, aktivu, koja iskazuje vrstu imovine i pasivu, koja iskazuje kapital i obaveze.

14

Page 15: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

U formalnom pogledu bilans stanja može da bude u formi dvostranog predlega u kojem se na levoj strani iskazuje imovina, a na desnoj strani kapital i obaveze i u formi jednostranogpregleda u kome se najprije iskazuje imovina a zatim kapital i obaveze. Jednakost aktive i pasive znači da je svaka obaveza preduzeća prema poveriocima pokrivena imovinom iskazanom na strani aktive. Međutim, to ne znači da se pojedinačne obaveze preduzeća, mogu vezivati za pojedinačne imovinske delove, tj. da postoji jednakost u ukupnom iznosu. Budući da je aktiva jednaka pasivi, ukupne obaveze preduzeća nisu pokrivene imovinom jedino ako je na strani aktive iskazan gubitak, veći od sopstvenog kapitala.

U tom slučaju, imovina je manja od obaveza. Mada bilans stanja iskazuje imovinu, kapital i obaveze na određeni dan, bilansna imovina ne može se uvek izjednačiti sa imovinom preduzeća, niti se bilansne obaveze i kapital mogu izjednačiti sa sopstvenim i pozajmljenim kapitalom. Potrebno je razlikovati bruto imovinu, čistu imovinu, neto imovinu i imovinu preduzeća.

2.2. Bilans uspeha

U osnovi razlikujemo dva shvatanja bilansa stanja. Ako je cilj bilansa da pruži informacije o pokriću dugova, bilans stanja će iskazivati imovinu preduzeća, a to odgovara statičkom shvatanju bilansa. To znači da će se procenjivanje bilansnih pozicija na strani aktive vršiti po vladajućim cenama na tržištu na dan bilansa, a obaveze na strani pasive će se iskazivati u iznosu u kojem će se one isplatiti.

Sučeljavanjem imovine i obaveza, dolazi se do saznanja o pokriću dugova imovinom i što je odnos imovine i dugova više pomeren u korist imovine, to je veće pokriće dugova, a time i veća zaštićenost poverilaca. Ako je cilj bilansa utvrđivanje periodičnih međusobno uporedivih finansijskih rezultata, pažnja bilansiranja se okreće procenjivanju prihoda i rashoda koji pripadaju obračunskom periodu, dok bilans stanja u tome ima karakter računa izravnanja, što odgovara dinamičkom shvatanju bilansa.

U osnovi, bilans uspeha vuče koren iz bilansa stanja, tj. on je samo izvod bilansa stanja. Bilans uspeha je analitički račun sopstvenog kapitala preduzeća, u kojem se iskazuje povećanje (prihodi) i smanjenje (rashoda) sopstvenog kapitala. Bilans uspeha ili račun dobitak gubitak, kako se često naziva u literaturi je pregled prihoda, rashoda i finansijskih rezultata, kao razlike među njima ostvarenih u utvrđenom obračunskom periodu. Bilans uspeha može da bude u formi jednostranog ili dvostranog pregleda. Kod jednostrane forme bilansa uspeha, prvo se navode prihodi, potom rashodi i na kraju finansijski rezultat kao razlika među njima, dok se kod dvostrane forme bilansa uspeha, na levoj strani nalaze rashodi a na desnoj prihodi preduzeća.

15

Page 16: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

Razlika između njih (dobitak, ukoliko su prihodi veći od rashoda ili gubitak, ako su rashodi veći od prihoda) unose se na manjoj strani. Sadržina bilansa uspeha, zavisi od metoda po kojoj je sačinjen. Ako je bilans uspeha sačinjen po metodi prodatih učinaka, na rashodnoj strani iskazuju se poslovni rashodi, finansijski rashodi i neposlovni i vanredni rashodi, dok se na prihodnoj strani iskazuju poslovni prihodi, finansijskih prihodi i neposlovni i vanredni prihodi. Poslovni rashodi su ustvari troškovi sadržani u prodatim proizvodima. Rashodi finansiranja su kamate na obaveze, a neposlovni i vanredni rashodi su rashodi nastali nezavisno od redovnog poslovanja. Iste kategorije i osnov nastanka, važe i za prihode.

Bilans uspeha sačinjen po metodi ukupnih troškova, polazi od troškova koji su nastali u obračunskom periodu. Upravo zato u bilans uspeha se uključuje i razlika između početnih i krajnjih zaliha, nedovršene proizvodnje, poluproizvoda i gotovih proizvoda.

16

Page 17: Poslovne Knjige i Knjigovodstvene Isprave

ZAKLJUČAK

Svaki poduzetnik prema Zakonu o računovodstvu dužan je voditi poslovne knjige bez obzira na njihovu veličinu i djelatnost, kako bi osigurao valjane knjigovodstvene podatke o poslovanju trgovačkog društva. Podaci, koje nam pružaju poslovne knjige najpouzdaniji su vodič pri poslovnom odlučivanju, zato oni moraju biti tačni da bi se sve funkcije poduzeća mogle nesmetano odvijati.Prilikom osnivanja poduzeća računovodstvo je ono koje počinje prvo djelovati. Priprema popis (inventuru) kojim se utvrđuje početna imovina i kapital, zatim bilježi poslovne događaje u ustrojene poslovne knjige sukladno propisima, sastavlja temeljna financijska izvješća, te na kraju godine zaključuje poslovne knjige, odlaže ih i otvara nove u dolazećoj godini poslovanja. Računovodstvo je vrlo staro i neprekidno prati gospodarske aktivnosti poduzetništva. Kao temeljna sastavnica gospodarske znanosti računovodstva, knjigovodstvo temeljem knjigovodstvenih isprava prati gospodarske procese i financijske tokove te vremenskim slijedom bilježi u poslovne knjige gospodarske promjene na imovini, kapitalu, rashodima i prihodima te na financijskom rezultatu poslovanja poduzetnika.

Na kraju ovog rada se može zaključiti da su poslovne knjige i evidencija poslovnih promjena u njima veoma bitne za poslovanje preduzeća. U radu je navedeno dovoljno podataka da se ostvari cilj, a cilj je bio da se dokaže da preduzeće ne može poslovati bez poslovnih knjiga.

LITERATURA

17