Pp curs terrassa_04

PLA D’OCUPACIÓ DE DIGITALITZACIÓ DE CATALUNYA

MÒDUL B: PREPARACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ PER A LA

DIGITALITZACIÓ

Mòdul B: Nocions bàsiques del procés de preparació previ a la digitalitació

• SESSIÓ Nº 1: Gestió de fons/ col·leccions. Planificació i establiment de prioritats per a la digitalització.

• SESSIÓ Nº 2: Tractament de documents textuals. Condicionament, control i instal·lació.

• SESSIÓ Nº 3: Tractament de documents no textuals.

Neteja, control i instal·lació. • SESSIÓ Nº 4: La gestió de documents electrònics.

13/04/23 2(c) David González Ruiz


13/04/23 (c) David González Ruiz 3

SUMARI DE CONTINGUTS

4.1.- Característiques del document electrònic4.1.1. Definició i problemàtica.4.1.1. Diferències amb els documents en suports tradicionals.4.1.2. El valor legal dels documents electrònics.4.1.3. La preservació de la llegibilitat. Estratègies bàsiques.

4.2.- Flux de treball d'un projecte de digitalització.4.3.- Controls de qualitat.

4.3.1. Definir paràmetres de qualitat4.3.2. Errors més freqüents.4.3.3. Perfil del personal que revisa el producte.4.3.4. Consells per avaluar la qualitat resultant.

4.4.- Programari lliure complementari al projecte de digitalització.4.5.- El marc legal a l'accés a la documentació.

4.5.1. La llei de protecció de dades (LOPD)4.5.2. La llei de la propietat intel·lectual.4.5.3. El dret a l'honor i la pròpia imatge.



4.1. CARACTERÍSTIQUES DEL DOCUMENT ELECTRÒNIC

Què considerem un document electrònic?

• Un disquet.• Un full de càlcul.• Un document de word.• Una imatge escanejada.• Una base de dades.• Els registres d’una base de dades.• Un plànol digital.

És el mateix un DOCUMENT ELECTRÒNIC que un DOCUMENT DIGITAL o un DOCUMENT INFORMÀTIC?



4.1.1. DEFINICIÓ I PROBLEMÀTICA

“Un document d’arxiu és aquell que s’ha generat, recollit o rebut en l’exercici de les funcions pròpies d’un organisme, que és testimoni de la seva activitat i que comprèn contingut, context i estructura suficient per oferir evidència de l’activitat, dels processos de negoci i les transaccions que documenta independentment del tipus de format o suport”.

Definició de document d’arxiu (record) segons el CIA/ICA.

• Les definicions de DOCUMENT ELECTRÒNIC incideixen en el fet del mitja electrònic a través del qual s’ha fixat, creat, transmès, rebut, emmagatzemat la informació.• Els DOCUMENTS DIGITALS són aquells que han estat codificats digitalment (0,1). Els AN Austràlia consideren els digitals un subconjunt dels electrònics.



Valors dels documents d’arxiu:

1.Administratiu.2.Jurídic, legal o probatori.3.Històric.

Característiques bàsiques del document electrònic:

1.Autenticitat: Persistència al llarg del temps de les característiques de l’original.2.Fiabilitat: Ha de servir com evidència fiable.3.Integritat: Complert i inalterat.4.Utilitat: S’ha de poder localitzar, recuperar, presentar e interpretar.








Problemes dels documents electrònics:• Alt volum de producció de les organitzacions.• Manca de sistemes de gestió documental amb polítiques clares i definides.• Manca d’estàndards de formats d’arxiu i metadades.• Dificultats per aplicar conceptes tradicionals com: Ordre original, procedència, sèrie, agrupacions documentals.• Obsolescència tecnològica.• Facilitat en la manipulació.• Validesa jurídica o informativa?



4.1.2. DIFERÈNCIES AMB ELS DOCUMENTS EN SUPORTS TRADICIONALS

DIFERÈNCIES:• En el DE la implicació de l’arxiver comença fins i tot en l’estadi anterior de la creació del document.• En molts casos manca de transferència física.• Associats a un programari.• Assignació de signatura digital.•Dificultat d’identificar els productors.• Feblesa dels suports físics.

SEMBLANCES:• Establir avaluacio i tria.• Polítiques de preservació i conservasió.• Control a l’accés.



4.1.3. VALOR LEGAL DELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

Legislació:• RD 263/1996: Regulació de tècniques electròniques i telemàtiques per l’administració de l’Estat.• Lleis 14/1999 i 59/2003: Signatura electrònica.• Llei 24/2001: Mitjans telemàtics per substituir l’aportació de certificats als ciutadans.• Llei 59/2003: Equipara signatura electrònica a la manuscrita.• Llei 11/2007: Accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.• Llei 24/2001: “seguretat jurídica preventiva” als procediments telemàtics.• Llei 10/2001: Arxius i documents promociona l’ús de les tecnologies. CNAATD dedideix quan una còpia digital pot susbtituir el valor jurídic d’un paper.



4.1.3. VALOR LEGAL DELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

Problemes de l’ús de la signatura electrònica:

• Caducitat en la fase administrativa. La transferència del document el deslliga de l’entorn tecnològic.• Llegibilitat en la fase històrica. Obsolescència de l’encriptació.

La solució:

• Signatura electrònica coorporativa. L’arxiu esdevé fedetari públic.• Aplicació de la signatura a nivell d’unitat documental composta (expedient o sèrie)• Segell de temps un cop acabada l’activitat.



4.1.4. PRESERVACIÓ DE LA LLEGIBILITAT. ESTRATÈGIES BÀSIQUES

La convivència d’un sistema únic de gestió documental en el si d’una organització.

Existència de característiques específiques dels documents electrònics que cal integrar en el SGD.

Existència de característiques específiques dels documents electrònics que cal integrar en el SGD.

El cicle de vida del document electrònic presenta problemes per mantenir la fiabilitat, integritat i autenticitat a diferència dels documents en paper.

El cicle de vida del document electrònic presenta problemes per mantenir la fiabilitat, integritat i autenticitat a diferència dels documents en paper.

La política de preservació ha d’abastar tot el cicle de vida de la documentació electrònica.



4.2. FLUX DE TREBALL D’UN PROJECTE DE DIGITALITZACIÓ.

• Model OAIS (Open Archival Information System): Marc conceptual per homogeneizar realitats semblants en l’àmbit de la difusió i conservació de documents electrònics.• Objectius de l’OAIS:

1. Negociar i acceptar la documentació dels productors.2. Control sobre la informació per assolir objectius: creació de fitxers

derivats, migracions, etc.3. Necessitats i usos dels usuaris de l’arxiu (Accés).4. Assegurar que la informació pot ser entesa.5. Documentar actuacions per evitar contingències futures.6. Accessible la documentació a la comunitat d’usuaris.

• Qui són els productors? Fotògrafs, la pròpia institució, materials digitalitzats, donacions, editorials, etc..

• Quin paper juga l’arxiu en el model OAIS? El GESTOR que marca les polítiques d’actuació.






4.2. FLUX DE TREBALL D’UN PROJECTE DE DIGITALITZACIÓ. FUNCIONS DEL MODEL OAIS.









4.2. FLUX DE TREBALL D’UN PROJECTE DE DIGITALITZACIÓ. L’ARXIU HISTÒRIC DE SABADELL



Utilitzar un còdec de compressió sense

pèrdues

Utilitzar un còdec de compressió sense

pèrduesEmmagatzemar fitxers

per sempre.Emmagatzemar fitxers

per sempre.

Estan els continguts audiovisuals en format digital?

Estan els continguts audiovisuals en format digital?

Utilitzar un códec de compressió amb

pèrdues

Utilitzar un códec de compressió amb

pèrdues

No

Transferir a un format digital

Transferir a un format digital

El centre es pot permetre d'emmagatzemar els

fitxers sense comprimir o amb compressió sense

pèrdues?

El centre es pot permetre d'emmagatzemar els

fitxers sense comprimir o amb compressió sense

pèrdues?

Sí

El format està amenaçat per l'obsolescència?

El format està amenaçat per l'obsolescència?

Esperar 5 anysEsperar 5 anys

Emmagatzemar els fitxers temporalmentEmmagatzemar els

fitxers temporalment

No

Sí

NoSí

sense comprimir

comprimit sense

pèrdues





4.3. CONTROLS DE QUALITAT.

Cal decidir si fer el control de qualitat sobre:• La col·lecció complerta o una mostra de les imatges?• Tots els tipus de fitxers (màsters, difusió, thumbnails)?• La valoració de les imatges està basada en una apreciació subjectiva?• Quins paràmetres ens fixarem alhora de fer control de qualitat?

• Imatges per pantalla o productes impresos.• Ambos.

Cal tenir en compte les limitacions tècniques dels nostres equips com: Pantalles calibrades o escàners ben ajustats.




• Establir un punt de referència, amb què estem comparant la imatge per ajustar-la?• Cal incidir especialment en les condicions de visualització i les carácterístiques del personal que revisa el producte.• Controlar les condicions de llum ambiental i calibració del monitor per evitar que una mateixa imatge es vegi de forma diferent en dos monitors.• Idealment serà la mateixa persona en el mateix equip qui farà el control de qualitat.

http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/quality/quality-01.html




• S’aconsella codificar els processos d’inspecció donant un valor al resultat del control de qualitat que faciliti la manipulació i nova digitalització si s’escau.

http://lcweb2.loc.gov/ammem/award/docs/docimqr.html

http://www.library.cornell.edu/preservation/kodak/cover.htm



4.3. PROGRAMARI LLIURE COMPLEMENTARI A UN PROJECTE DE DIGITALITZACIÓ







http://picasa.google.com/



http://www.e-rol.com/index.html




http://www.fototagger.com/downloads/




http://www.imagepermanenceinstitute.org/shtml_sub/dl_prescalc.asp





http://www.vso-software.fr/products/image_resizer/download-image-resizer.php




http://filezilla-project.org/download.php?type=server



4.5. EL MARC LEGAL D’ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ.

El text refós de la llei de propietat intel·lectual aprovada pel RD 1/1996 en el seu article 10 estableix que són objecte de protecció: “Totes les creacions originals, literàries, artístiques o científiques expressades per qualsevol mitjà o suport tangible o intangible, actualment conegut o que s’inventi en el futur”.



4.5.1. ACCÉS ALS DOCUMENTS PÚBLICS.

Legislació:1.Article 105.b de la Constitució espanyola sobre l’accés “als arxius i registres administratius”.2.Llei 15/1999 LOPDP.3.Llei 30/1992 Règim jurídic de les administracions públiques.4.Llei 10/2001 (LAD)

La LAD, entre altres normes, fa seus aquests criteris en incloure, en l’article 36.1, el paràgraf següent:

“Si es tracta de documents que contenen dades personals que puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat vint-i-cinc anys d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data, cinquanta anys d’ençà de la producció del document.”



• Únicament quan la persona ha mort és possible aplicar els altres dos criteris, successivament i no pas alternativament, per a donar accés: 25 anys de la seva mortquan aquesta és coneguda o 50 anys de la data dels documents quan la data de la mort no pot ser coneguda.• Fem notar que aquesta reserva no s’aplica als investigadors o per a finalitats de recerca, sinó que són criteris de reserva generals.• LAD diu que es poden “permetre l’accés a documents exclosos de consulta pública, en casos de peticions d’accés per interessos legítims o científics, tot preservant les situacions protegides per la llei i garantint la intimitat de les persones.”

4.5.1. ACCÉS ALS DOCUMENTS PÚBLICS.



4.5.2. LA LLEI DE LA PROPIETAT INTEL·LECTUAL.

Drets morals:1. Reconeixement de l’autor.2. Respecte a la integritat3. No usos contraris a interessos o reputació

de l’autor.4. Decisió sobre la divulgació

Drets d’explotació inclouen:1. Reproducció.2. Distribució3. Comunicació pública. La descàrrega

d’internet es considera una acte de comunicació pública.

(cal especificar per contracte quins drets es cedeixen)

Drets compensatoris.Drets de transformació.

Milicià mort al front de Robert Capa.



4.5.2. LA LLEI DE LA PROPIETAT INTEL·LECTUAL.

Obra fotogràfica:• Drets morals.• Drets d’explotació.• Drets compensatoris.• Drets de transformació.

Mera fotografia:• Drets d’explotació.• Drets compensatoris.

Directiva europea sobre quan les obres passen a domini públic 2001/29/CE:• Productes audiovisuals = 50 anys• Enregistraments sonors= 50 anys• Bases de dades = 15 anys• Mera fotografia = 25 anys (data realització)• Obres de creació = 70 anys (mort de l’autor)

El petó més famós de Robert Dosineau.



4.5.3. EL DRET A L’HONOR I LA PRÒPIA IMATGE.

El text refós de la llei orgànica 1/1982 i l’article 18.1 de la Constitució Espanyola consideren intromissions il·legítimes a aquest dret: “La divulgació de dades relatives a la vida privada d’una persona o família que afecten a la seva reputació i bon nom, així com la revelació o publicació del contingut de cartes, memòries u altres escrits personals de caràcter íntim…”

Les accions de protecció poden durar fins 80 anys després de la mort de la persona.



4.5.3. EL DRET A L’HONOR I LA PRÒPIA IMATGE.

Es poden difondre per xarxa oberta els següents documents:1.Persones que exerceixen càrrecs públics durant l’exercici de les seves funcions.2.Imatges que documentin un succés quan les persones són merament accessòries.3.Actes privats en els que totes les persones o els seus hereus han prestat el consentiment.4.Actes privats on les persones han mort fa més de 80 anys.

Documents

Pp curs terrassa_04