PR, informasjon og mediahåndtering ved arrangementnlf.no/sites/default/files/nlfinfo/dokument/nlfs_guide... · 2016. 2. 12. · Norges Luftsportforbund 1 v.1.0, 2/2016 NLFs anbefalinger

NorgesLuftsportforbund v.1.0,2/20161

NLFsanbefalingerogerfaringsoverføringforPR,informasjonogmediahåndteringvedarrangementv1.0,2.februar2016,RolfLilandKonkurranserogmesterskaperensentraldelavetNIF-særforbundsaktiviteter.Utøvereleggermyetidogpengeriåbligodenoktilåkvalifisereogåkjempeommedaljene.Arrangørergjørsittyttersteforålageetstrømlinjeformetogminneverdigarrangement.Sikkerhetforutøvereogpublikumgjennomsyrerhelearbeidetfrastarttilslutt.SamtidigerNLFskonkurranseritilleggtilbreddeidrettennoenforbundetssterkestevirkemidlerikampenomtilgangpåarenaer(flyplasser,luftrom,tillatelser,goodwill),omsponsormidlerogikkeminstiåfangeinteressenblantnyemedlemmer,deltakereogfrivilligearrangørersomkanbæreidrettsgrenenevårevidere.Etgodtgjennomførtarrangement,medetgjennomtenktmedia/sosialemedier-arbeid,vilhamøttpublikum,deltakereogansvarligepåhjemmebane.Itilleggvildethagittdeltakereogmedaljevinneregodogpositivoppmerksomhetisinelokalaviseroginettsamfunnene,ogdetvilhagittpolitikereoglokalebeslutningstakereetpositivtinntrykkavluftsport,noesomkankommegodtmediforskjelligesaker.Tilsisterkonkurranserogandrearrangementerenfinmåteåmøtepublikumansikt-til-ansikt,forklaresporten,ogkunnetrekketilsegmuligefremtidigekursdeltakere.Foråhjelpearrangøreriåenkeltmeneffektivtskapeenpositivoppmerksomhetfør,underogetterarrangementet,erdennepolicyenogdissetipseneutarbeidetavforbundsstyret.Veiledningforarrangørerogmedieansvarligesittfor-ogetterarbeidvedforbundets,seksjonersogklubbersforskjelligekonkurranser,mesterskapogandreidretts-ogpublikumsarrangementsomprofilererluftsport.Hensikteneråpositivtprofilere:

- luftsportogidrettsgrenen—forsamfunnet,nærmiljøetognyemedlemmer,- arrangementogarrangør—forsponsorer,nærmiljøetogandreklubber,- enkeltdeltakereogvinneresentraltogisinehjemmemiljøer(dripdown)—for

sinenærmiljøer,sponsorer,luftsportmiljøetogandreklubber,- materiellognyvinninger—forsamfunnetogformedlemmer,


samtåmotivere:

- deltakere,- fremtidigedeltakere,- frivilligemedhjelpere,- fremtidigearrangører,- nåværendeogfremtidigesponsorer

tilinnsatsforogunderarrangementet,ogtilnestearrangement

vedåeffektivtutnyttedetpositiveprofilerings-ogrekrutteringspotensialetluftsportsarrangementerhar,gjennombrukav:

- NLFsegnewebsider,- arrangørensvanligewebsider,- arrangementetsegnewebsider,- idrettenswebsiderlokalt,regionaltognasjonalt- nasjonaltogevtinternasjonalfagpresse,- nasjonal,regionaloglokalemediekanaler(nettavis,avis,blader,TV,radio,

lokalradiom.m.)- sosialemediermedspredningsmulighet(p.t.Facebook,Twitter,Instagramm.m.).

Isøkerveiledningenåfåorientertflestmuligpotensielledeltakere,medhjelpere,sponsorerogtilskuerevedgjennombruk

1. Forarbeidet

a. Nårstevnet/arrangementet/mesterskapet/kurseterblitttidsbestemt:

i. Utnevnansvarligeforprofilering,websiderogPR/informasjon.

ii. Bekjentgjørarrangementetmedspesifikkogbeskrivendeinformasjonsomhendelse:feks”NMifallskjermhopping,Bømoen,Voss,13.-18.oktober2019,www.skydivevoss.no,www.fallskjerm-nm2019.no,#fallskjermnm2019”innpågjeldendekalendre,feks:

1. NLFswebkalender2. Seksjonensegnekalendere.3. ”Socialflight”ogandreluftfart-ogluftsportsrelaterte

kalendre.4. ”Hvaskjer”-kalendreilokal-ogregionalaviser,nettaviser,

NRKsdistriktssideroglignende.5. Idrettskretsenoglokalkommunensarrangementskalendre.6. Lokaltnæringsforumsineinformasjonssider.


7. Facebooksomeninviterbar”event”.8. TwitterogInstagram.Lagemneknaggertidlig,både

generiskesom#norgesluftsportforbund#fallskjerm#paragliding#vossparagliderklubb#hordalandidrettskrets#idrett#luftsport#flymedoss#flynytt#frittfall#airsportsosv,ogarrangementsspesifikkesomfeks#nmmikrofly2016#kongepokal#starmoen#elverumkommune#visitelverum#mikroflyseksjonen#presisjonsflygingogdirektesom@norgesluftsportforbund@frittfall@flynytt

9. Internasjonaleluftsportkalendre.10. Andrekalendre.

b. OpprettenDropboxmedlogoer,bilderogpressemeldinger,somkan

benyttesavjournalisterogandresomkankommetilåskriveomarrangementet.

c. InvitersportsavdelingenilokalavisensamtNRKsdistriktskontorertil

orienteringsmøteomarrangementet,ogfortellhvilkemuligheterdetertilåværemed(tandem,observatørellerlignende)ellertilåfåutøveretilådelefilmklippmedmedia.Viseksemplerpågodfilmingfraandrearrangementer.

i. Fortellogsåjournalisteneomrekordermankanskjekankommetilåslå,ogomspesielleprofiler/lagsomskalværemed;feksverdensmestere,spennendeoutsidere,ungdomslag,lokalelagellerenkeltutøveremankanønskeåprofilere.

ii. Forberedet”factsheet”medinformasjonomidretten;

1. sportsgrenen,

2. konkurranseformendetskalkonkurreresi,

3. tidspunkterogstedforarrangementetsdeler,4. dårligværsplaner,

5. omdetskaldelesutkongepokal,

6. omdeterpersonersomdetkantaskontaktmed,eller

gjøresforhåndsintervjuermed,

7. omutstyretutøvernebruker(beskrivelse,hastigheter,spesiellefeaturesoglignende)oghvordandekankjenneigjenenkeltutøveredeønskeråfølge


8. kontaktpersonerfør,underogetterarrangementet,medkontaktinformasjon(tlfogepost)

9. kontaktpersondersomdetmotformodningskulleskjeen

alvorlighendelse

10. relevantelenkertilarrangementet,informasjonssider,filmerogtilseksjonenswebsider.

iii. Avtalhvordanpressemeldingerogbilderkansendestil

redaksjonene.

iv. Omikkeanneteropplyst,anbefalestekstsendtiWord-format,uformatertogutenbilder.

v. Bildeteksterskrivesforsegselvetterpressemeldingen.Bruk

sammefilnavnibilledtekstensompåbildene.Oppgifotografensnavn,detaljeromhvamanser,ogbekreftatfotografengirtillatelsetilåbrukebildet.

vi. Omikkeanneteroppgitt;sendbildenedigitalti

originaloppløsning,ogsomJPGellerTIFF-filer.NormalDPIforbladerer300,foraviser150ogfornettaviser72dpi,mensenderduistørstoppløsning,såtrengerduikkeåtenkepådette.

vii. Hvisbildeneerforstoretilåsendepåe-post,kandusendedempå

enminnepinne,ellerleggeienDropbox-mappe,somduleggervedlenkentilienmailellerpåfactsheet’et.

d. Haettydeligkontaktpunktformediavedhendelser/ulykker.Normalter

dettehovedinstruktøriarrangørklubben,ellerenutpektfagpersonistevneledelsen.Navn/nummerhengesisekretariatoglagrespånøkkelpersonerstelefoner,slikatmediarasktkanpensestilrettperson.

i. Mediafåroftetipsomhendelserførdenskadedeharhattanledningtilåkontaktefamilien,ellervedalvorligeulykker,førpårørendeformeltervarsletavpolitiet.Oppgiderforaldrinavnelleropplysningersomkanidentifisereforulykkedetilmedia.

ii. IsakermedhøymediaaktualitetkoblesseksjonensfagsjefellereventueltNLFssekretariatinnpåettidligtidspunkt.Disseerendelavklubbensvarslingslistevedulykker.

e. Foråtrekkepublikumogdeltakeretilstevnetellerarrangementet,erdet

viktigåværeaktivisosialemedierheltfraarrangementsdatoenerbestemt.Leggutnyheteromsosialetilstelninger,omdemonstrasjonav


utstyr,kurssomplanleggesunderstevnet,ogandrenyhetersommåttedukkeopp.Tenkogsåpåhvafamiliersomkommertilreisendetilarrangementsstedetkanfåmedsegitillegg.

i. Brukgjernekortewebfilmermedklippfratidligerekonkurranserforåillustrereforpublikumhvakonkurransengårutpå.

ii. Facebook-gruppen”NLFmedia-ogprofileringseksempler”påhttps://www.facebook.com/groups/887436808030114/hareksemplerpåfilmerogandreprofileringerfraluftsport/luftfart.

iii. Luftsportsuke-filmenviserbreddeiarrangement,ogdensosialefaktorenforutøvereogbesøkende:https://www.youtube.com/watch?v=tPVxmKKNK9c

iv. BrukgjerneFacebook,Twitter,Snapchat-kanalogliknendesosialemedieraktivt.

v. Vurdersamarbeidmedparallellearrangementer.Dersomstevnet”kolliderer”medandrestørrearrangementerkandettesnustilgjensidignytte.NordsjørittetiRogalandgår”alltid”paralleltmedSolaAirshow.I2012gikkogsåModssinreunion-konsertavstabelensammehelg.Detrearrangementenebrukteetteravtalehversinekanalvalgtilgjensidigprofilerbådeførogunderarrangementene.Etteravtalekanenfeksbrukebannerflyging,fallskjermdemooglignendeforåpromotereluftsportpåandrearrangement.Lagisåtilfelleetfaktaarktilarrangøren.

f. Vedpromoteringavgrunnkursviltidsfaktorenkunneværekortere,men

værallikeveltidligutemedåkalenderfestekursetogkontaktpersoner,slikatpotensielledeltakeregjøresoppmerksompåkursetpåettidligtidspunkt.

i. Spredningseffektenerstorgjennomsosialemedier,ogvedå”tagge”medlemmer,vildisseoftedelenyheteroginformasjonmedsineegnevennekretsergjennomsinesider.

ii. Plakatertilkurskanmansøkeåhengeoppikantinerpårelevanteskoler,påbussholdeplasser,oppslagstavlerpåbutikker,ogpåoppslagstavlerpånærliggendeog/ellerrelevantearbeidsplasser,avhengigavhvilkedemografiskegruppermanønskerånå.

iii. Aviserognettaviserønskergjernevinklingersomerraskeå

publisereogsomgenererer”klikk”påsakene.Ommanønskerflerekvinnerellerungdommer,ellerspesieltinvitererandredemografiskegruppertilkurset,vildetkunneværelettå


promoteregjennomdissekanalene.Invitergjernetilintervju,menhaforberedtfaktaarksomjournalistenistørstmuliggradkanklippetekstfra.

g. Vedflydagerogflystevnerermengdeinformasjonoveretstortområde

viktig.Mangestevnerharhattetunderutnyttetpublikumspotensial,fordienikkeharlagtstornokvektpåmarkedsføringen.Vurderblamålrettetfokuspå:

i. Generelleogspesiellemålgrupper,som1. familier,2. fly-ogluftsportsinteresserte,3. ansattemedfamilieriflybransjen,4. fotografer,5. motorinteresserte,6. sportsinteresserte,7. spesiellegjester,someldreoguføre,8. degenereltinteresserte,somvelgerdetmestspennende

hverhelg,

ii. Målområder1. nærmiljøet,2. storebyerilandsdelen,3. mindrestederilandsdelen,4. denspredtebefolkningenilandsdelen,5. spesiellemålgrupper-eller–områderirestenavlandet,6. områderiutlandet,

iii. Markedsføringskanaler

1. aviserognettaviser,2. lokale.regionaleognasjonaleukeblader,månedsmagasiner

o.l,3. nasjonalefagblader(tekniske,historiske,ukeblader)4. featureprogrammerpåradioogfjernsyn,5. internettkanalerogsosialemedia

h. Detanbefalesogsååkontakteøkonomiansvarlige,publikumsansvarligeog

stevnelederevedtidligereårsflystevnerogflydager,foråfårådombestmuligprofileringoguttellingfordenne.

2. Likeførkonkurransen/stevnet

a. Påminningsrundetiljournalisterogfotografersomkantenkesådekkestevnet.

b. Avtaleadressersompressetekstogbilderkansendestil.


c. Sendefactsheetogkontaktinformasjontilstevnelederogmediaansvarligpånytt.

d. Påminningtilpublikumgjennomsosialemedier.e. Klargjøringavstofftildeltakereslokalaviser,lokalradioerogNRK-

kontorer(foråprofileredenenkeltedeltakerenoghans/hennesklubbisinehjemligemediekanaler):

i. Enpressemeldingdertekstomdenaktuelledeltakerenkanleggesinn.Inneholder:

1. Spesifikkdeletterenmalsomkaninnehold:

a. Navn,alder,bostedogyrke.b. Luftsportsbakgrunnogtidligereresultater.c. Forventningertildennekonkurransen.d. Bilderavdeltakeren(ettportrett,ettmedutstyr,og

ettiluften/iaktivitet)ogevtlaget.e. Informasjonomdeltakerenslokaleklubb.

2. Generelldelsomerfellesforpressemeldingerforalle

deltakerne:a. Omsporten.b. Omkonkurransegrenen.c. Ommesterskapetogarenaen.d. Omsportenglobaltsett.e. OmNorgesLuftsportforbund(stikkord:ca18000

luftsportutøvere250luftsportklubberiNorge,historikkfra1909,organisereridagmotorflygere,mikroflygere,seilflygere,fallskjermhoppere,hang-ogparagliderpiloter,speedridere,modellflygereogballongflygere;kårer27norgesmestreogdeleruttokongepokaleriåret;NLFeretsærforbundiNorskIdrettsforbund,harsikkerhetssystemergodkjenteavLuftfartstilsynet,utdannerbådetilgrunnkursfra15-16årsalderenogtilavansertekurs,ogoperererflereluftfartøyerennallsivilogmilitærluftfartellersilandettilsammen.)

3. Kontaktdelena. Utøverenstelefonnummerogepostadresse.b. Arrangørenstelefonnummerogepostadresse.c. [email protected]

3. Understevnet

a. Oppdatérwebsidermedresultatet


b. Tipslokalaviseromdeltakerefraderesdistriktsomliggerantilgodeplasseringer.

c. Leggfortløpendeutoppdateringer,bilderogfilmpåsosialemedierogpåstevnetshjemmesider.Tagdeltakere,arrangementet,arrangørklubb,hjemmeklubbogseksjon/forbund.Endedikertsosial-media-ekspertvilkunneoppdatereFacebook,Twitter,Instagramoglignendefortløpendeidageneogtimeneførarrangementet,ogikkeminstunderveis,ogpådenmåteskapeendastørredeltakelse.Detvilogsåværeenoppdateringskanalfortilbud,reklame,operativemeldingerogliknendeunderstevnet.”Morosomme”innslagsomenstemningsrapportfradokøenogetvarselomkortkøivaffelteltsør,vilogsåbidratilåskapeengasjement.

d. Haennødplanifhteventuellehendelser.

i. Brukstandardfraseologi:1. ”Ulykke”veddødsfallellervarigeskader.2. ”Uhell”vedhendelsermedpersonskadersombeinbruddog

lignende3. ”Hendelse”omreservetrekk,punkteringeroglignende.

ii. NLFsgranskningskommisjonervilundersøkeevtulykkerinnen

fallskjerm,hg/pg,mikroflyogmodellfly.Statenshavarikommisjonundersøkerulykkermedmotorfly,seilflyogballong.Politietkangjøreegnegranskninger.

iii. NLFsvarslingsplantrerikraftvedulykker,ogpressehenvisestilfagsjefog/ellerhovedinstruktør,ihhtvarslingsplanen.

iv. Værmåteholdenmedbrukavsosialemedierifhtuhellogulykker,

medtankepådenforulykkede,pårørendeoggranskningen.

e. Fotograférfrapremieutdelingen,ogsendenkortstorymedsitater,bilderogresultatlistemednavn(foreksempel«NMfallskjerm2019seremoniOleNilsen.jpg»ibilledfilensnavn):

i. Lokaleogregionaleaviser,radioogtv-stasjoner(sportoglokalnyheter).

ii. NRKsdistriktskontor.iii. Lokalaviserog–radiostasjonerpådeltakerneshjemsted.iv. Seksjonenswebredaktørogmagasinredaktør(feksFlynytt,Fri

Flukt.FrittFallosv.)

4. Etterstevnet/kurset/arrangementet


a. SkrivenerfaringsmeldingtilNLF([email protected])medkopitilegetseksjonsstyre,NLFsaktivitetskonsulent,egenarrangementsledelseogarrangørfornestearrangementiseksjonen.Legggjernemedeksemplerpåoppfangedepresseklipp,ogforbedringsforslagtildenneveiledningen.

b. Skrivenstevnerapporttilseksjonsbladet,medkopitilarrangørklubbensmedlemmer,medtakkforinnsatsen.

c. Fålagetenvideopå2-4minutter,medklippfrastevnet,intervjuerog

liknende,somkanbrukesforåbefestearrangementethosdesomvartilstede,ogsompromoteringsfilmforsponsorerogarrangøreravsenerearrangementer.

[email protected].

RoL–Bodø12/12-2015


ArrangementetsnavnNMiFallskjermhopping15.–20.august2019Stevneleder: GudrunSkiple,tlf+4798765432,[email protected]:post@nmfsk2019,www.nmfsk2019.no,www.skydivevoss.no,Twitter:@nmfsk2019,IG:NMFSK2019Presse-ogmedieansvarlig: Lars-GeirØyeflaten,tlf+4798765432,[email protected]: Kjell-ArildKvitno,tlf+4754329876,[email protected] Telefonredaksjon Telefonsport Epostdirekte DropboxAvisaHordaland +47xxxxyyyy BergensTidende +47xxxxyyyy Bergensavisen +47xxxxyyyy NRKHordaland +47xxxxyyyy Vossnærradio +47xxxxyyyy RadioBergen +47xxxxyyyy BergenRadio +47xxxxyyyy Hardangerluro +47xxxxyyyy RadioSogn +47xxxxyyyy Deltakerliste: Navn Grenog

lagUtstyr Alder Klubb

Åraktiv

Personligepressemeldinger Kontaktinfo

OleOlsen

FS-4Norgies4

Sabre2

28 BergenFSK

12 [email protected]@[email protected]@[email protected]@[email protected]@bergenfallskjermklubb.no

[email protected]@oleskydiveolsen+47123456789


Referanse1:


ReferanserfraNLFslangtidsplan2015-2017:




Documents

PR, informasjon og mediahåndtering ved arrangementnlf.no/sites/default/files/nlfinfo/dokument/nlfs_guide... · 2016. 2. 12. · Norges Luftsportforbund 1 v.1.0, 2/2016 NLFs anbefalinger