349

UDK 005.334:659

Pregledni rad / Review article

METODA ZA ANALIZU POTREBNIH INFORMACIJA U SUSTAVU

UPRAVLJANJA KRIZNIM SITUACIJAMA

Mr. sc. Ivan Radošević,

Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica,

R. Hrvatska

Mr. sc. Vladimir Lebinac,

Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica,

R. Hrvatska

Sažetak

Informacija je temeljni resurs za upravljanje kriznim situacijama i događajima. Kako su krizne

situacije „izvanredni“, nepredvidivi i najčešće neplanirani događaji to je analiza mogućih i

potrebnih informacija za preventivno ili posljedično upravljanje vrlo otežano. Ovaj rad

predstavlja metodu za analizu potrebnih, mogućih i predvidivih elementarnih podataka

(atributa) koji se mogu prepoznati u svim fazama krizne situacije. Podaci su glavne sastavnice

svake informacije. Prepoznati i dobiveni elementarni podaci se dalje modeliraju s ciljem

dobivanja glavnih objekata (entiteta) i njihovih mogućih veza u kriznim situacijama. Na kraju se

uspostavlja jedinstven relacijski model podataka pomoću kojeg se dobivaju potrebne informacije

za upravljanje kriznim situacijama (događajima). Ujedno dobiveni model podataka je glavni

ulazni resurs za uspostavu informacijskog sustava za konkretan ili više mogućih kriznih

situacija. Predložena metoda je originalni postupak modeliranja podataka koji se razlikuje od

tradicionalnih metoda za razvoj informacijskih sustava. U postojećim metodama prvo se polazi

od analize postojećih podataka koji se dalje modeliraju s ciljem dobivanja potrebnih

informacija. U ovoj metodi prvo se provodi analiza potrebnih informacija za upravljanje

krizama koje se dalje razlažu na elementarne podatke (atribute).

Ključne riječi: analiza, informacija, krizna situacija, model podataka, podaci.

350

1. Uvod

Informacija je oduvijek bila važna za rad i opstanak ljudskog roda. Međutim, njenoj vrijednosti i

značaju nije uvijek pridavana potrebna pozornost. Više je razloga za to. Vrijeme i aktualna

tehnologija kroz povijest uvjetovali su da se o informaciji kao pojmu, činjenici, neophodnosti i

važnosti pridavalo onoliko značaja koliko su ljudi mogli razumjeti i koristiti je u svojem

svakodnevnom radu (u početku za opstanak a u kasnijim fazama i razvoju društva).

Industrijalizacija na svjetskoj razini, čiji početak se u najrazvijenijim zemljama smatra period

pronalaska parnog stroja i nafte kao novog energenta1, stvorila je velik i brzi razvoj na svim

područjima ljudskog življenja (osobnom, poslovnom, društvenom). U to vrijeme stvorila se

velika složenost funkcioniranja društvenih, gospodarskih i vojnih sustava posebno je bio izražen

problem upravljanja na svim razinama. Problem se u prvom redu osjećao u nemogućnosti

postojećom tehnologijom prikupljati, obrađivati i distribuirati podatke odnosno informacije kao

najvažnijem upravljačkom resursu. To je pored ostalog (ratnih potreba) utjecalo na pronalazak

prvog elektroničkog računala (drugi svjetski rat).

Cilj rada je prikazati jednu do sada „neuobičajenu“ metodu za analizu potrebnih informacija za

upravljanja kriznim situacijama. U tom upravljanju postoje dva osnovna izvora podataka za

upravljanje kriznom situacijom. Jedan izvor je krizna situacija ili događaj i isti je povremen i

nepredvidljiv, drugi izvor su postojeći informacijski sustavi (IS) iz kojih se zahtijevaju

(dobivaju) podaci o resursima ugroženosti i resursima potrebnim za rješavanje krizne situacije.

Težište ovog rada odnosno metode je na prvom izvoru dobivanja podataka i njihovoj integraciji

(modeliranju) s podacima drugog izvora (postojećih informacijskih sustava) s ciljem dobivanja

potrebnih informacija za upravljanje odgovarajućim krizama.

Hipoteze rada su:

a) Postojećim metodama za analizu realnih (postojećih) sustava s ciljem dobivanja potrebnih podataka (informacija) za upravljanje i odlučivanje nije moguće osigurati sve potrebne podatke

za upravljanje kriznim situacijama i događajima iz razloga što krize nastaju nepredviđeno i nisu

sastavni dio „redovnih“ procesa tih postojećih sustava.

b) Svaka vrsta krize je sustav za sebe, zbog toga se cjelovit skup podataka o njima teško

može unaprijed predvidjeti. Ono što se može predvidjeti su potrebne informacije za upravljanje

tim krizama. Model podataka iz kriznih situacija kao glavni resurs suvremenih informacijskih

sustava je moguće dobiti obrnutim redoslijedom od uobičajenog. To je metoda analize potrebnih

informacija za dobivanje elementarnih podataka koji se dalje modeliraju s postojećim podacima

iz realnih sustava u jedinstvenu bazu podataka informacijskog sustava za upravljanje kriznim

situacijama.

2. Od simbola do informacijskog sustava

Ljudi uče i trebaju poznavati pojedinačne simbole kako bi mogli opisivati određene pojmove,

stvari, objekte i komunicirati s okolinom. Ti simboli su, u prvom redu, slova (abeceda), brojevi,

simboli, slike, zvuk, grafički simboli i obilježja određenih životnih i poslovnih potreba.

Podatak u fizičkom smislu predstavlja skup simbola koji ima određeno značenje. U suvremenoj

informacijskoj tehnologiji najjednostavniji je tzv. elementarni podatak koji predstavlja prikaz

(zapis) jednog obilježja određenog objekta. Primjer: podatak Velika Gorica prikazuje obilježje

1 Pronalazak i primjena parnog stroja sredinom 18. stoljeće i nafte sredinom 19. stoljeća.

351

imena jednog grada. Stvarni svijet (objekti, procesi, događaji) opisujemo s podacima, struktura

svakog podatka sastoji se od:

- značenja (naziv osobine, obilježja) i

- vrijednosti (mjera, iznos navedene osobine).

Koliki je značaj podataka u poslovnim sustavima, kao i u kriznim situacijama i događajima bilo

koje vrste, govori i nepisano ali vrlo uvjerljivo pravilo: „što podacima nije zabilježeno, nije se ni

dogodilo“.

Informacija ili vijest nastaje tumačenjem, odnosno interpretacijom podatka (ili više povezanih

podataka) i njihovo stavljanje u kontekst određenog značenja u zavisnosti od interesa onog koji

takvo tumačenje traži ili očekuje. Informacija je riječ latinskog porijekla „informare“ i izvorno je

značila stavljanje u određenu formu, odnosno davanje oblika nečemu. Suvremena i najčešća

definicija polazi od semantičkog2 tumačenja koji se koristi u definiranju pojma informacija i

glasi „informacija je protumačeni podatak“. Danas nema jedinstvenog pristupa objašnjenju

pojma i fenomena informacije, opće prihvaćene definicije su (Pavlić, 2011):

- Informacija je nešto što ukida ili smanjuje neodređenost;

- Informacija je vrsta novog saznanja koja se može uporabiti za upravljanje;

- Informacija je značenje koje dodjeljujemo podatku;

- Informacijama stječemo nova znanja.

Na slici 1 prikazan je informatički redoslijed dobivanja informacije.

Slika 1. Formalna informatička hijerarhija dobivanja informacije

2.1.Informacija i upravljanje

Informacija je glavni resurs za upravljanje u organizacijskim sustavima. Ti sustavi po prirodi

svojeg funkcioniranja teže ka neorganiziranosti – entropiji (Radošević, 2001). Najvažniji „lijek“

za smanjenje entropije organizacijskog sustava je informacija. Glavne osobine koje informacija

treba imati kako bi ispunila upravljačku ulogu su:

- Točnost – netočne informacije mogu dovesti do još veće neorganiziranosti pa i krize u

sustavu;

- Pravovremenost – kašnjenje informacija može prouzročiti određene štete i produljenje

kriznih situacija;

- Potpunost – nepotpune ili djelomične informacije onemogućuju djelotvorno upravljanje.

- Pouzdanost – posebno je važna kod izvora i oblika prenošenja informacija;

- Važnost (relevantnost) - „umijeće“ je prepoznati važne od nevažnih informacija;

2 Semantika od Grčke riječi „semantikos“ koja polazi od značenja pojedinog znaka odnosno podatka.

352

- Provjerljivost – potrebna je brza provjera informacija, zbog toga se u važnim sustavima

osigurava više izvora i oblika dobivanja informacija.

2.2.Informacijski sustavi

Informacijski sustavi su oduvijek bili sastavni dijelovi organizacijskih sustava. Pojavom i

korištenjem suvremene informatičko-komunikacijske tehnologije, IS je postao nezaobilazan

čimbenik u ocjeni kvalitete, funkcioniranja i procesa donošenja odluka u svakoj organizaciji.

Informacijski sustav preko svojih najvažnijih funkcija: prikupljanja, obrade, čuvanja, distribucije

i korištenja podataka, odnosno informacija o svim resursima i stanjima predstavlja model

postojećeg organizacijskog sustava (slika 2).

Slika 2. Informacijski sustav kao model realnog sustava (izvor: Pavić, 1990)

Suvremeni razvoj informacijskih sustava odvija se kao i razvoj svakog organizacijskog ili

materijalno složenog proizvoda i promatra se kroz faze životnog ciklusa sustava. Na slici 3

prikazan je tradicionalni pristup razvoja IS kroz faze njegovog životnog ciklusa. Za složene IS

prvo se odgovarajućim metodama provodi planiranje razvoja informacijskih sustava.

Planiranjem se definiraju podsustavi koji su u fizičkom smislu relativno nezavisni dok su u

komunikacijskom i informacijskom obliku povezani. U ovoj fazi se vrši i procjena izgradnje IS s

aspekta troškova, resursa, vremena provedbe i drugih uvjeta koji mogu doprinijeti ili

onemogućiti naredne faze razvoja.

Analiza sustava je jedna od najvažnijih faza razvoja. Od njegove sveobuhvatnosti i

dokumentiranosti zavise naredne faze razvoja. Greške koje se dogode analizom u kasnijim

fazama razvoja informacijskih sustava se vrlo teško i skupo ispravljaju. Najčešći uzroci grešaka

u analizi su:

353

- Ne provedi se analiza svih postojećih i planiranih procesa (poslova) u sustavu: tko, kako, u

koje vrijeme i zbog čega su glavna pitanja na koje se trebaju dati odgovori na njih u okviru

analize poslovnih i drugih procesa u realnom sustavu;

- Nesuradnja projektanata IS i korisnika (provoditelja) postojećih procesa;

- Nezainteresiranost vodećeg kadra sustava za razvoj IS;

Rezultat analize je dobivanje tri glavna modela informacijskog sustava (Pavlić, 1996):

- model procesa,

- model podataka i

- model resursa.

Analiza organizacijskih sustava upravo ide navedenim redoslijedom. Modelom procesa

upoznajemo se s procesima koji se odvijaju u sustavu i onim koji se planiraju da će se u

narednom periodu uvesti. U modelu procesa su sadržani i tzv. tokovi podataka (kretanje

podataka) između procesa i sudionika u sustavu i izvan toga sustava. Model resursa predstavlja

analizu svih resursa u funkcioniranju realnog sustava. Najvažniji resursi su: ljudi, postojeća

tehnologija, vrijeme izvršavanja procesa, mjesto odvijanja procesa, zakonski okviri,

organizacijski postupci. Za dobivanje svakog od navedenih modela postoje odgovarajuće

metode. U fazi analize pored projektanata IS, najvažniju ulogu imaju sudionici u sustavu

(voditelji i provoditelji poslovnih procesa). Poslije analize slijedi projektiranje IS u kojem se

oblikuje novi model informacijskog sustava. U ovoj fazi težište je na radu projektanata IS uz

sudjelovanje korisnika pri verifikaciji pojedinog dijela projekta. Uvođenje IS je jedna od

najkritičnijih faza i treba je provoditi sustavno, postupno i organizirano uz stalnu nazočnost

projektanata IS. Održavanje informacijskih sustava traje dokle traje i sam IS. Težište je na

održavanju programskih (softverskih) proizvoda iz razloga što se mijenjaju uvjeti poslovanja

(zakonski, tržišni, tehnološki).

354

Slika 3. Faze životnog ciklusa u razvoju informacijskih sustava (izvor: Pavlić, 1996)

3. Kriza kao situacija, događaj, sustav

Riječ kriza grčkog je porijekla i znači prijelom, svaki iznenadni prekid do tada normalnog stanja,

razvoja, organiziranja, života, uvjeta života, ponašanja i drugih oblika narušavanja normalnog

funkcioniranja sustava u kojem se događa krizna situacija.

Kriza kao pojam s kojom se u svijetu i kod nas najčešće podrazumijeva neko opće stanje,

pojava, situacija ili događaj koji nije očekivan u promatranom organizacijskom, prirodnom,

prostornom ili drugom sustavu. Pojam društvene krize u organizacijskim sustavima (država,

poslovna organizacija i sl.) je vrlo relativan jer on u najvećem broju slučajeva zavisi od

„promatrača“ i ne može se kvantificirati kao kriza ukoliko se ne uspoređuje sa istim ili sličnim

sustavima, pojavama, događajima. Prema (Levitt, 1999), kriza je vrlo relativan pojam koja

predstavlja različite stvari različitim ljudima pri tome većina smatra da je kriza nešto loše, nešto

što obično rezultira uništenjem, ozljedama, smrću i drugim oblicima štete i gubitka. Krize se ne

pojavljuju, one su rezultat izvanrednih događaja (koje obično nazivamo problemima ili

potencijalnim problemima) koji rezultiraju i značajnim posljedicama na organizaciju. To znači

da je kriza rezultat, a ne uzrok problema.

Teško je i gotovo nemoguće nabrojati sve moguće krizne situacije i događaje, najopasnije su one

krize koje se mogu definirati univerzalnom definicijom (Laušić, 2010): „Kriza je situacija koja

355

započinje potencijalno ozbiljnom prijetnjom ili najavom ugroze, a zatim prerasta u događaj koji

ugrožava živote ljudi i materijalna dobra“.

Svaku krizu možemo promatrat i kao sustav iz razloga što ima svoje elemente koji su u

uzajamnoj interakciji (struktura sustava) i ima određenu funkciju, svrhu, cilj. Međutim, za

razliku od organizacijskih sustava, kriza kao sustav skoro uvijek predstavlja negativni predznak

cilja s pogleda društvene zajednice u kojoj se kriza dogodila i traje. Jednostavnije rečeno, krizna

situacija djeluje na povećanje entropije organizacijskih sustava.

3.1.Uzroci i vrste kriznih događaja i situacija

Danas su krizne situacije i događaji u stvarnom i mogućem obliku vrlo rašireni tako da im uzroci

mogu biti vrlo različiti i međusobno povezani. Više različitih uzroka može dati jedan oblik krize

isto tako više različitih kriza može proizvesti jedna vrsta uzroka. Najčešći uzroci nastanka

kriznih situacija su (Laušić, 2010):

- Slučajne krizne situacije, izazvane su uglavnom od ljudskih postupaka u kojima su ugroženi

ljudski životi i/ili materijalna i životinjska dobra. Navedena riječ slučajne vrlo je relativna iz

razloga što kod svake slučajnosti ljudskih postupaka postoji veći broj objektivnih i

subjektivnih razloga te slučajnosti;

- Namjerno izazvane krize su posljedica protupravnih djelovanja pojedinca ili skupina. Ovaj

oblik kriza danas u svijetu je vrlo izražen;

- Priroda kao uzrok kriza.

Poznate slučajne krizne situacije su: epidemije – zarazne bolesti, kvarovi na vodovodnoj ili

elektro mreži (nuklearnim) za život i rad opasnim postrojenjima, nesreće u zračnom, cestovnom

ili željezničkom prometu, požari, trovanje prehrambenim artiklima, nesreće na radu i sl.

U namjerno izazvane krize možemo svrstati: razne vrste sabotaža (elektro i dugih važnih

postrojenja), namjerno izazivanje požara, prometnih nesreća, oružane pljačke, kontaminacija

prehrambenih artikala, vode i zraka, ubojstva, podmetanje eksplozivnih naprava, uništenje

računalnih i komunikacijskih sustava i sl. Rat i oružani sukobi također pripadaju ovoj vrsti kriza

iz razloga što kod njih najčešće postoji određena namjera.

Krize izazvane prirodnim izvorom mogu biti: potresi, poplave, olujno nevrijeme, snijeg, led,

požari, velike vrućine – suše i sl. Za jedan dio navedenih kriznih događaja kao što su požari,

priroda nije uvijek uzrok, često su to ljudski slučajni ili namjerni postupci koji prouzrokuju

kriznu situaciju.

3.2.Glavne osobine kriznih događaja

Svaki krizni događaj ili moguća krizna situacija ima veći broj osobina koji je izdvajaju od drugih

„normalnih“ i očekivanih događaja. Kroz osobine svake od mogućih kriznih osobina planiraju se

i provode odgovarajuće pripreme i postupci u slučaju njihovog ostvarenja. Najvažnije osobine

koje skoro svaki krizni događaj ima (Laušić, 2010):

- Jedinstvene su i najčešće neočekivane po sadržaju, prostoru i mogućim ugrozama;

356

- Nepoznat uzrok u početnoj fazi kriznog događaja;

- Razvijaju visoku svojstvenu dinamiku;

- Mogu utjecati na pojavu drugih oblika (vrsta) kriza, što multiplicira moguću kriznu situaciju

- Zahtijevaju brzi i koordinirani postupak djelovanja;

- Nedostatne su informacije, posebno u početnoj fazi djelovanja krize;

- Velika potreba za informacijama o samoj krizi i resursima s kojima se treba utjecati na

prevladavanje krize.

Iz navedenih osobina uočljiva je jedna od najviše prisutnih osobina: „nedostatne a neophodno

potrebne informacije“ o većem broju stanja krizne situacije i postupaka koje treba pri tome

poduzeti za upravljanje odnosno rješavanje krize. Zbog toga je planiranje i izgradnja

informacijskih sustava za upravljanje i rješavanje mogućih kriznih događaja i situacija jedna od

najvećih izazova i obveza svih nadležnih subjekata društva.

3.3.Faze upravljanja krizama i njihove informacijske potrebe

Kod upravljanja kriznim događajima i situacijama mogu se prepoznati određene faze postupanja

koje se najčešće prepoznaju kroz sljedeće procese (Haddov, i Bullock 2003):

1. Preventiva;

2. Pripravnost;

3. Odgovor;

4. Oporavak.

Preventivom se nastoje spriječiti moguće pretpostavljene krizne situacije i događaji s mogućim

štetnim posljedicama da ne prerastu u sveopću katastrofu ili se pokušavaju reducirati štetni

učinci već nastalih kriznih događaja. Preventivne aktivnosti se uglavnom odnose na

prepoznavanje i izbjegavanje nepotrebnih rizika. U ovoj fazi upravljanja krizama, jedna od

najvažnijih aktivnosti je analiza i izgradnja informacijskog sustava koji će omogućiti efikasnu

provedbu ostalih faza upravljanja – posebno faza odgovora i oporavka. Analizu potrebnih i

mogućih informacija je najvažniji dio analize u kojoj trebaju sudjelovati timovi stručnjaka iz

različitih područja znanja i kompetencija.

Pripravnost pretpostavlja izradu svih vrsta planova i postupaka koji bi se trebali i mogli

primijeniti u mogućim kriznim događajima i situacijama. Pri tome je težište na razvijanju

akcijskih planova i postupaka za trenutak nastanka kriznog događaja. Jedna od najznačajnijih

procesa u fazi pripravnosti jeste provjera planova i postupaka kroz uvježbavanje i obuku svih

mogućih sudionika u kriznim situacijama. U tim provjerama vrlo značajno je verificirati

informacijske sustave koji bi omogućili prikupljanje, obradu i distribuciju potrebnih informacija

(podataka) sukladno planskoj nadležnosti i odgovornosti za upravljanje pojedinom vrstom krize.

Odgovor je najsloženija faza pri upravljanju kriznim događajima i u najvećoj mjeri ovisi o

realizaciji prethodnih faza. Ova faza uključuje angažiranje (mobilizaciju) svih planiranih i

potrebnih subjekata i resursa u rješavanju nastale krizne situacije. Postupanje u ovoj fazi treba

biti sukladno izrađenim i provjerenim planovima i postupcima. Učinkovita koordinacija svih

sudionika u ovoj fazi je presudna za rješavanje krize. Informacijski sustav u ovoj fazi predstavlja

najvažniji resurs u prikupljanju i distribuciji podataka o stanju krize u realnom vremenu.

357

Koordinacija svih subjekata u rješavanju krize nije moguća bez odgovarajućeg informacijskog

sustava.

Oporavak pretpostavlja riješenost krizne situacije i povratak u određeno „normalno“ prethodno

stanje – stanje prije pojave krize. U zavisnosti od posljedica krize kao što su životi i zdravlje

ljudi, materijalni gubitci i drugi oblici šteta, vrijeme oporavka može biti vrlo dugo ponekad i po

nekoliko desetaka godina (ratne krizne situacije). Informacijski sustav i ovdje ima važnu uloga

kod analize štetnih posljedica i svih podataka i informacija koji su bili potrebni u preventivnom,

pripravnom i posebno postojećih i potrebnih informacija kod rješavanja krizne situacije. U fazi

oporavka je i odgovornost da se primijenjeni IS analizira i prema potrebi koristeći „svježa“

iskustva, izmjeni, dopuni, usavrši iz razloga što njegova kvaliteta i vrijednost dolazi do izražaja

tek u nastanku krizne situacije.

4. Metode za modeliranja podataka

Podatak predstavlja najvažniji dio informacije i početni je element u modeliranju podataka i

stvaranju suvremene baze podataka (BP) za funkcioniranje IS. U standardnim najčešće

primjenjivanim metodama za modeliranje podataka polazi se od činjenice da se podaci dobiju

analizom procesa (poslova) postojećeg i planiranog stanja sustava. Na slici 4 prikazan je isječak

jedne od najviše korištenih metoda za analizu procesa postojećih sustava – dijagram toka

podataka (DTP). Ovom metodom se cjelokupno funkcioniranje sustava opisuje preko kretanja

tokova podataka kroz sve procese, ishodišta i odredišta u sustavu. Sami tokovi podataka i

privremena (ili stalna) spremišta podataka sastoje se od elementarnih podataka- atributa (Pavlić,

2011).

Slika 4. Metoda DTP za analizu procesa realnih sustava (izvor: Pavlić, 1996)

U kriznim situacijama (sustavima) primjena navedenih metoda otežana je iz sljedećih razloga:

- Krizne situacije i događaji ne funkcioniraju stalno i kontinuirano – što znači da nisu postojeći

(realni) sustavi;

358

- Ponašanje (djelovanje) većeg broja kriznih situacija je teško predvidivo, zbog toga se ne

mogu sagledati svi procesi a time i podaci koji bi mogli nastati njihovim razvojem-

djelovanjem;

- Deficitarnost kadrova informatičke profesije koji se bave analizom mogućih kriznih podataka

od kojih bi se formirale informacije;

- Institucije i kadrovi koji su stručni i nadležni za upravljanje krizama nisu uvijek u

mogućnosti sami provesti tzv. informatičku analizu za dobivanje baze podataka odnosno

informacijskog sustava za upravljanje krizama;

- Troškovi razvoja IS za moguće samo krizne situacije mogu biti dosta veliki iz razloga što one

nisu stalne, ne koriste se a time i ne ažuriraju sa svim mogućim promjenama u

organizacijskom i tehnološkom smislu;

- Nezainteresiranost izgradnje IS isključivo za krizne situacije iz razloga što bi elementi IS

„čekali“ na pojavu krize i pri tome moguća njihova nesigurnost funkcioniranja.

4.1.Metoda „analize potrebnih informacija“

Iz prethodno navedenih razloga, u daljem tekstu opisana je metoda: „analiza potrebnih

informacija“ u dobivanju podataka o kriznim situacijama. Ta metoda polazi od potrebnih

informacija za upravljanje kriznim situacijama iz kojih se prepoznaju elementarni podaci

(atributi) a pomoću njih i tipovi entiteta preko kojih se dalje modeliraju podaci u odgovarajuću

bazu podataka. Za razliku od već spomenutih realnih (postojećih) sustava gdje se polazi od

elementarnih podataka i dolazi do potrebnih informacija. To je moguće iz razloga što realni

sustavi postoje i kontinuirano funkcioniraju za razliku od kriznih koji su povremeni, nepredvidivi

i podatkovno nepoznati.

Na slici 5 prikazana je shema metode. Od sustava upravljanja kriznim situacija se dobivaju

potrebne informacije za upravljanje krizama. Na temelju tih informacija ostvaruje se

informacijska veza s postojećim informacijskim sustavima iz kojih se preuzimaju potrebni

podaci, isto tako uspostavljaju se informatički resursi (senzori i druga tehnološka dostignuća) i

komunikacijski kanali dobivanja inicijalnih podataka o početku i daljem tijeku razvoja krize. U

potrebnim informacijama za upravljanje sadržani su i podaci o mogućim utjecajima na okolinu i

organizacijske sustave i za te moguće utjecaje se generiraju podaci. Na kraju se svi potrebni

podaci modeliraju i stvara se baza podataka kao glavna osnovica za dobivanje informacija s

ciljem upravljanje kriznim situacijama.

359

Slika 5. Organizacijska shema metode „analiza potrebnih informacija“

(izvor: vlastiti rad autora)

Predložena metoda prihvatljiva je i ostvariva iz sljedećih razloga:

- Omogućuje kadrovima koji upravljaju i rješavaju krizne situacije da iskažu ono što oni dobro

znaju a to su potrebne informacije za upravljanje krizom;

- Podaci koji omogućuju upravljanje i rješavanje kriznih situacija ne nalaze se niti stvaraju

samo od krize već jedan čak i veći dio se nalazi u već postojećim realnim organizacijskim

sustavima (podaci o resursima koji mogu biti ugroženi kao i resursima s kojima bi se

rješavala kriza);

- Neće se morati razvijati poseban IS za upravljanje krizama – on može biti podsustav svih IS

koji funkcioniraju u „normalnim“ uvjetima koristeći podatke koji su potrebni s ciljem

dobivanja informacija za upravljanje kriznim situacijama;

- Dio integrirajućeg IS, u kojima su podaci isključivo o mogućim krizama i njihovim

atributima pojavnosti i razvoja, mogu se postojećom informatičko-komunikacijskom

tehnologijom izravno ažurirati;

- Moguće je izravno djelovati preko „potrebnih informacija“ na postojeće IS s ciljem uvođenja

i redovnog ažuriranja podataka koji bi mogli biti potrebni u slučajevima pretpostavljenih

kriznih situacija kao i resursa za njihovo upravljanje (sprječavanje).

-

360

4.2.Prepoznavanje podataka iz potrebnih informacija

Informacije koje su potrebne da bi se upravljalo s kriznom situacijom i događajem najbolje se

definiraju kroz postavku osnovnih pitanja na koje treba dati potrebne informacije. Ta pitanja su:

- Što se dogodilo (koja vrsta krizne situacije ili događaja je prepoznata) ?

Na ovaj upit treba se dobiti prva potrebna informacija o kojoj krizi je riječ (požar, prometna

nesreća, epidemija, onečišćenje okoliša, potres, oružani sukob i dr.). Iz ove informacije

prepoznaje se tip entiteta kojeg možemo nazvati vrsta krize sa svojim temeljnim podatkom

(atributom): naziv krize. Tip entiteta - kao pojam i sadržaj koristi se u modeliranju podataka i

predstavlja bilo koji prepoznatljiv, realni ili apstraktni (zamišljeni) objekt koji se može sa

određenim svojim osobinama (atributima) prepoznati u skupu istovrsnih entiteta kojem i sam

pripada (Manger, 2011).

- Gdje se dogodila krizna situacija ili događaj ?

Potrebna informacija na ovo pitanje sadrži prostorni podatak (lokaciju) nastanka krize i pri tome

je prepoznat tip entiteta kojeg možemo nazvati prostor krize sa svojim elementarnim podatkom

(atributom): geografska prostorna točka gdje se pojavila kriza.

- Kada se dogodila krizna situacija ili događaj ?

Pretpostavlja potrebnu informaciju o vremenu pojave krize i pri tome se prepoznaje tip entiteta s

nazivom: vrijeme krize s atributima: datum, sat, minuta i sekunda pojave krize.

- Kako rješavati kriznu situaciju (s kojim resursima) ?

Treba definirati potrebnu informaciju, koji resursi po vrsti i količini bi mogli rješavati kriznu

situaciju (ljudi, tehnička sredstva i dr.). Tip entiteta ove informacije je: resurs za rješavanje krize

s atributima: naziv resursa, količina, naziv kompetencija.

Na taj način se dobivaju i druge potrebne informacije koje služe za upravljanje mogućim

eskaliranjem (negativnim razvojem) krize. Pri tome je važno da informacije u sebi po

mogućnosti sadrže samo jedan tip entiteta. Iz ovog je uočljivo da u svakoj informaciji

prepoznajemo jednu vrstu (tip) entiteta o kojem je moguće metodom analize odrediti potrebne

elementarne podatke (atribute) za prepoznatu kriznu situaciju (događaj).

4.3.Faze razvoja informacijskog sustava za krizne situacije

Za razliku od tradicionalnog pristupa izgradnje informacijskih sustava gdje se polazi od analize

funkcioniranja i razvoja postojećih realnih sustava, u ovoj metodi se polazi od potrebnih

informacija za potencijalno moguće sustave – krize. Iz potrebnih informacija prepoznaju se

tipovi entiteta i njihovi elementarni podaci potrebni za dalje konceptualno i relacijsko

modeliranje podataka. Na slici 6 prikazan je redoslijed (faze životnog ciklusa) u razvoju

informacijskih sustava za krizne situacije i događaje sukladno opisanoj metodi. Glavne osobine

tih faza a koje su različite od razvoja IS za postojeće realne sustave su:

- Potrebni podaci za modeliranje dobiju se iz dva izvora, iz postojećih IS i iz nastanka krizne

situacije;

361

- Postoji faza provjere dostupnih i dovoljnih informacija za upravljanje kriznim situacijama i

pri tome se uvodi povratna veza. Ukoliko informacije nisu dostatne ili se kriza razvija i traže

se dodatne potrebne informacije tada se IS „ažurira“ s podacima koji generiraju zahtijevane

potrebne informacije;

- Navedenom povratnom vezom stvoren je model tzv. kibernetskog3 sustava upravljanja što je

za krizne situacije vrlo poželjno.

Slika 6. Faze razvoja IS za krizne situacije po predloženoj metodi (izvor: vlastiti rad autora)

3 Kibernetika – znanost o upravljanju i temelji se na upravljanju sa povratnom vezom između upravljanog i

upravljačkog podsustava u promatranom sustavu.

362

4.4.Simulacija metode

Prema metodi za dobivanje podataka iz potrebnih informacija možemo za jedan ili više kriznih

situacija izraditi ER (Entity – Relationship) model podataka. ER je konceptualni model podataka

stvarnih odnosa (veza) tipova entiteta organizacijskih sustava čija namjena je obuhvat svih

potrebnih podataka i njihovih međusobnih veza koji postoje u promatranom sustavu (Manger,

2011). Primjenom postupka iz poglavlju 4.2., izrađen je odgovarajući ER model koji je prikazan

na slici 7, pri tome zbog preglednosti nisu prikazani elementarni podaci (atributi) uz tipove

entiteta i atributi određene vrste veza (n:m) između njih.

Slika 7. ER model podataka kriznog događaja (izvor: vlastiti rad autora)

Temeljem utvrđenog ER modela isti se prevodi u relacijski model podataka koji se danas najviše

koristi u oblikovanju fizičke realizacije baze podataka kao temeljnog resursa za upravljanje

kriznim situacijama. Najvažnija pravila prevođenja su (Manger, 2011):

- svaki tip entiteta se prevodi u relaciju;

- veza n:m (više na prema više) se prevodi u relaciju na način da je primarni ključ te relacije

složen od primarnih ključeva tipova entiteta koji su u vezi;

- veza n:1 (više na prema jedan) se prevodi na način da se primarni ključ tipa entiteta sa strane

„1“ stavlja u relaciju tipa entiteta sa strane „n“ ali kao vanjski ključ (atribut) i

- veza 1:1 se prevodi na isti način kao veza 1 : n ali s određenim uvjetima (da su u vezi s

ostalim tipovima entiteta, odnosno da ne egzistiraju samostalno u ER modelu).

Primjenjujući navedena pravila možemo dobiti dio relacijskog modela iz simulacije primjene

metode i pri tome dodjeljujući jedinstvenu šifru (ID - identifikacijsku oznaku u svojstvu

363

primarnog ključa) svakog zapisa u relaciji po kojoj se konkretni zapis razlikuje od svih drugih.

Nazivi podataka (atributa) podvučeni punom crtom su primarni ključevi pojedinačnog zapisa u

relaciji a oni podvučeni s isprekidanom crtom predstavljaju vanjske ključeve s kojima se stvaraju

informacijske veze između određenih relacija (Tkalac, 1990):

R1(Vrsta krize)= ID vrste krize, naziv, opis opasnosti,.......

R2(Prostor krize)= ID prostora, naziv, geografska oznaka,.....

R3(Vrijeme krize)= ID vremena, datum, sat, munuta, sekunda,...

R4(Resursi za rješavanje krize)= ID resursa, naziv, broj,.....

kompetencije,..., ID prostora

R5(Relacija veze krizni događaj)= ID vrste krize, ID prostora,

ID vremena,opis,............

Provjeru da li informacije koje su tražene u početku modeliranja podataka preko potrebnih

informacija omogućuju upravljanje krizama (slika 6), možemo dobiti iz oblikovanog relacijskog

modela. Pri tome ćemo iskoristiti tehniku pseudo koda4 za opis postupka dobivanja informacija:

Za upit: Što, gdje i kada se dogodila krizna situacija, potrebnu informaciju iz prethodnih

relacija dobijemo na sljedeći način:

a) Iz R5 učitamo zapis (n-torku) o pojavi krize koja je upisana (signalizirana)

određenom vrstom informatičko-komunikacijske tehnologije,

b) Preuzimajući ID vrste krize iz prethodnog koraka, ulazimo u R1, učitamo o kojoj se vrsti krize radi i koji su ostali atributi (osobine) toga kriznog događaja,

c) Preuzimajući ID prostora iz koraka pod a), ulazimo u R2, učitamo gdje je nastala kriza,

d) Preuzimajući ID vremena iz koraka pod a), ulazimo u R3, učitamo datum i vrijeme pojave

krize.

Za upit: Kako (s kojim resursima) rješavati kriznu situaciju, potrebnu informaciju dobijemo na

sljedeći način:

Koristeći ID prostora iz koraka pod a), ulazimo u R4, učitamo redom sve zapise kod kojih

je ID prostora iz R5 = ID prostora u R4, na taj način dobijemo vrste (nazive), količine

resursa i njihove kompetencije s kojim bi se moglo upravljati za rješavanje krize.

5. Zaključak

Krizna situacija, događaj ili sustav su nepredvidljive, nestalne i nepoželjne kategorije što samo

po sebi otežava primjenu postojećih metoda za analizu postojećih i potrebnih podataka koji su

sastavni dio procesa sustava. Isto tako nemogućnost sagledavanja svih potrebnih i mogućih

4 Pseudo kod je tehnika s kojom se riječima opisuje logički slijed (postupak, algoritam) dobivanja informacija iz

baze podataka.

364

podataka koji se mogu pojaviti u kriznim situacijama a koje u danom trenutku ne postoje već

„pretpostavljamo“ mogućnost njihove pojave odgađa sustavnu analizu potrebnih podataka. Iz

navedenih razloga je otežano oblikovanje BP i suvremenih IS pomoću kojih bi dobili potrebne

informacije za upravljanje kriznim situacijama.

Izloženim glavnim sadržajem rada s prikazom metode za analizu potrebnih informacija u

dobivanju potrebnih podataka koji će poslužiti u oblikovanju baze podataka a time i

informacijskih sustava za krizne situacije, potvrđene su hipoteze:

a) Tradicionalnim metodama koji polaze od analize postojećih sustava nije moguće dobiti

sve podatke iz kojih bi se „formirale“ potrebne informacije za upravljanje kriznim situacijama iz

jednostavnog razloga što krizne situacije nisu „realne“ ne postoje kao poslovni i slični sustavi.

b) Podatke iz kriznih situacija kao glavni resurs za uspostavu suvremenih informacijskih

sustava moguće je dobiti „obrnutim“ redoslijedom od uobičajenog (analizom postojećih

organizacijskih sustava), a to je metoda analize potrebnih informacija za dobivanje tipova

entiteta i njihovih elementarnih podataka koji se dalje modeliraju s postojećim podacima iz

realnih sustava.

Prikazani rad može doprinijeti u prevladavanju problema u praksi pri projektiranju i izgradnji

informacijskih sustava za potrebe kriznih situacija (a i poslovnih sustava) pri zajedničkom radu

menadžera koji se bave upravljanjem konkretnim sustavima i projektantima informacijskih

sustava. Menadžeri kriznog upravljanja znaju koje informacije im trebaju za upravljanje a

projektanti IS znaju kako iz tih informacija prepoznati podatke kao temeljne fizičke jedinice u

stvaranju informacijskih sustava koji su utemeljeni na informatičko- komunikacijskoj tehnologiji

(menadžer znaju što a informatičari kako).

Dalje istraživanje utemeljeno na ovom radu, bi moglo biti na području: integracije modela

podataka iz postojećih informacijskih sustava s modelom podataka koje stvaraju krizne situacije.

Time bi se omogućilo oblikovanje IS koji bi u svakom trenutku mogao omogućiti upravljanje

kriznim situacija u onom inicijalnom – najkritičnijem (početnom) trenutku nastajanja krize gdje

je vrijeme upravljanja krizom najvažniji čimbenik.

Literatura

Haddov, G., Bullock, J. (2003), Introduction to Emergency Management, Amsterdam,

Butterworth-Heinemann

Manger, R. (2012), Baze podataka, Zagreb, Element.

Levitt, A. M., (1997), Disaster Planning and Recovery, New York, John Wiley&Sonc, Inc.

Lucke, R. (2005), Upravljanje u kriznim situacijama, Zagreb, Zgombić & Partneri.

Pavlić, M. (1990), Sistem analiza i modeliranje podataka, Beograd, Naučna knjiga.

Pavlić, M. (1996), Razvoj informacijskih sustava, Zagreb, Znak.

Pavlić, M. (2011), Informacijski sustavi, Zagreb, Školska knjiga.

Radošević, D. (2001), Osnove teorije sustava, Zagreb, Nakladni zavod Matice hrvatske.

Tkalac, S. (1990), Relacijski model, Zagreb, Informator.

Žugaj, M., Dumičić, K., Dušak, V. (2006), Temelji znanstvenoistraživačkog rada,

Varaždin, Fakultet organizacije i informatike.

Izvori s interneta

Laušić, M. (2010), Krizni menagement i procedure postupanja u kriznim ili akcidentnim

situacijama, http//hgk.biznet.hr/hgk/fileovi/21125.pdf prvi uvid: 15. siječnja 2013.

365

METHOD FOR THE ANALYSIS OF THE INFORMATION REQUIRED IN THE

MANAGAMENT OF CRISIS SITUATIONS

Ivan Radošević, M.Sc., Vladimir Lebinac, M.Sc.

Abstract

Information is a fundamental resource for the management of crisis situations and events. As

the crisis situations are "extraordinary", unpredictable and often unplanned events, analysis of

the possible and the necessary information’s for the preventative or consequence management

are very difficult. This work presents a method for the analysis of the necessary, possible and

predictable elementary data (attributes) that can be identified at all stages of crisis situations.

The data are the main components of any information. When they’re recognize and obtained,

elementary data are further modeled in order to obtain the main objects (entities) and their

possible connections in crisis situations. And at the end, a unique relational model data is

established by which the necessary information are received in order to manage crisis situations

(events). At the same time obtained model data is the main input resource for the establishment

of the information system for concrete or more possible crisis situations. The proposed method is

an original modeling procedure of data that differs from the traditional methods for development

information systems. The existing methods are first starting analysis of existing data and

continue the same modeled in order to obtain the required information. In the method first

conducts analysis of the information required to manage the crisis and further decomposed into

elementary computer data (attributes).

Keywords: analysis, crisis situations, data, information, data model.