Upload
duongquynh
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
TÜV SÜD Polska Sp. z o.o.
Kodeks EtycznyNiezależni. Uczciwi. Zgodni z prawem.
Kodeks Etyczny
Zakres Stosowania
Kodeks Etyczny TÜV SÜD 1 dotyczy wszystkich pracowników2 firmy TÜV SÜD
na całym świecie.
Wszyscy pracownicy firmy TÜV SÜD powinni otrzymać kopię elektroniczną
Kodeksu Etycznego (poprzez drogę emaliową, w formacie pliku PDF lub też formę
papierową w swoim ojczystym języku).
Kodeks Etyczny TÜV SÜD jest cały czas dostępny w intranecie i wewnętrznej
bazie firmy.
Wszyscy Kierownicy powinni nadzorować przestrzeganie Kodeksu Etycznego
wśród swoich podwładnych i jednocześnie sami być dla nich wzorem poprzez
postępowanie w zgodzie z jego wytycznymi. Żaden pracownik nie powinien
doznać jakichkolwiek dyskryminacji z tytułu przestrzegania zasad Kodeksu
Etycznego.
Szczegóły:
Organizacja Zgodności TÜV SÜD jest regulowana przez wytyczne korporacyjne
CG-CC-008
1 „TÜV SÜD” odnosi się do TÜV SÜD AG jak również firm zjednoczonych pod §§15 ff.AktG (German Stock
Companies Act)
2 Z uwagi na czytelność, w tekście używane mogą być formy męskoosobowe. Wszystkie te określenia
obejmują zarówno mężczyzn jak i kobiety.
3
Panie i Panowie,
Drodzy Koledzy,
Większe bezpieczeństwo. Większa wartość. To jest nasze motto i zobowiązanie wobec naszych
klientów aby wcielić tą obietnicę w życie, techniczną perfekcję naszych usług, jak również
niezależność, integralność i praworządność wymaganą w naszej codziennej pracy.
W celu osiągnięcia wartości dodanej dla naszych klientów, wspieramy i certyfikujemy firmy
i ich produkty na całym świecie co do zgodności z obszernymi standardami technicznymi. Nasz
sukces zależy w głównej mierze od zaufania jakie konsumenci pokładają w naszej niezależności
i integralności. Właśnie dlatego reputacja TÜV SÜD wśród naszych klientów i partnerów
biznesowych jest naszym najcenniejszym bogactwem.
Niezależność, integralność i zgodność z prawem stanowią również rdzeń Kodeksu Etycznego
TÜV SÜD. W celu zapewnienia międzynarodowej zgodności szczególną uwagę przywiązujemy
do tego, aby wszyscy członkowie Grupy TÜV SÜD przestrzegali tych samych zasad i naszego
Kodeksu Etycznego na całym świecie.
Dla kultury TÜV SÜD, kluczowym jest aby kierownicy uosabiali, wcielali w życie
i komunikowali otoczeniu wartości naszego Kodeksu Etycznego.
Kodeks Etyczny TÜV SÜD podąża za obecnymi standardami i stanowi rdzeń naszego Programu
Zgodności TÜV SÜD . Uwzględniając to, proszę o zapoznanie się z poniższą treścią i kierowanie
się nią w codziennej pracy.
Jako pracownicy TÜV SÜD wszyscy powinniśmy przyczyniać się do wcielania zasad Kodeksu
Etycznego w życie w naszej codziennej pracy!
Z poważaniem,
Dyrektor Zarządu TÜV SÜD AG
Dr Axel Stepken
4
01
Działamy w zgodzie z prawem
02
Unikamy konfliktu interesów
03
Nie tolerujemy korupcji
04
Gramy uczciwie
05
Obchodzimy się ostrożnie z informacjami
06
Przestrzegany kontrolę eksportu i prawo celne
07
Czuwamy nad bezpieczeństwem i higieną pracy
08
Rozporządzamy ostrożnie zasobami
09
Nie wspieramy prania brudnych pieniędzy
10
Nie tolerujemy dyskryminacji
Zasady TÜV SÜD
5
01Działamy zgodnie z prawem
7
TÜV SÜD działa zgodnie z prawem
Wszystkie obowiązujące przepisy i ich przestrzeganie muszą być nadzorowane we wszystkich
decyzjach i operacjach biznesowych zarówno na poziomie kraju jak i zagranicy. Zrównoważony
biznes przynoszący wszystkim stronom korzyści może być osiągnięty tylko przy zasadach
zdrowej i uczciwej konkurencji i ścisłej zgodności z prawem. Korupcja, kartele, malwersacje,
działania nieuczciwej konkurencji i wzrost kosztów, które mogą skutkować znaczącymi karami
pieniężnymi, to może przełożyć się na osłabienie reputacji TÜV SÜD.
W zgodnie z tym podejściem, nie zgadamy się na nieuczciwe praktyki biznesowe i prowadzimy
firmę w sposób wolny od łapówek i korupcji. Należy podkreślić, że wszelkie naruszenia prawa
nie będą tolerowane i mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym.
8
9
Co to dla mnie oznacza?
01/10
10
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD muszę postępować w zgodzie z obowiązującym
prawem, niezależnie od obszaru działalności biznesowej.
11
02Unikamy konfliktu interesów
12
13
TÜV SÜD unika konfliktów interesów
Niezależność, integralność i przejrzystość stanowią podwaliny zaufania naszych
klientów.
Jednakże, konflikt interesów może czasami nadwyrężyć wypracowane zaufanie.
Konflikt taki może się pojawić w momencie gdy prywatne interesy pracownika
TÜV SÜD mogą wchodzić lub wchodzą w konflikt z interesami TÜV SÜD.
Na przykład w sytuacji gdy pracownik posiada udziały w firmie będącej
dostawcą, klientem lub konkurencją TÜV SÜD lub jest zatrudniony w innej firmie.
Może to prowadzić do konfliktu interesów.
14
Przykład
Jesteś ekspertem TÜV SÜD w sekcji motoryzacyjnej. Twój kuzyn chce się z Tobą
spotkać w celu przeprowadzenia inspekcji. Jak reagujesz?
Inspekcje i wycena usług dla swoich przyjaciół i krewnych mogą prowadzić
do konfliktu interesów. W takich przypadkach powinieneś unikać
wykonania usług osobiście poprzez przekazanie usługi w ręce bezstronnego
kolegi.
Przykład
Masz znajomego z którym uczęszczasz na zajęcia do klubu sportowego, który
posiada własną drukarnię i chce uzyskać od Ciebie informacje dotyczące
wytycznych i zaleceń obejmujących swym zakresem jego działalność.
Tego typu układu nie są ogólnie rzecz ujmując zakazane. Muszą one jednak
podlegać warunkom handlowym, jakie miały by miejsce w trakcie
negocjacji przez niezależne strony, z uwzględnieniem aktualnych warunków
rynkowych bez jakiegokolwiek specjalnego traktowania z tytułu relacji
osobistych.
W takim przypadku prosimy naszego znajomego o kontakt z Głównym
Działem Zamówień, który analizuje oferty również od innych dostawców.
Bardziej szczegółowe informacje można uzyskać w naszych wytycznych CG-CC-002 dotyczących konfliktu
interesów i korupcji oraz ich zastosowania.
15
Co to dla mnie oznacza?
02/10
16
Dla mnie oznacza to:
Aby nie narazić naszych interesów, wpływających na naszą niezależność,
powinniśmy unikać wszelkich działań mogących powodować konflikt interesów.
Pamiętaj: Nie pozwól, aby osobiste sprawy i relacje wpływały na Twoje decyzje
biznesowe. Wszelkie decyzje tego typu powinny być oparte na obiektywnych
kryteriach. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości możesz porozmawiać ze
Specjalistą ds. Kodeksu Etycznego.
17
03Nie tolerujemy korupcji
18
19
TÜV SÜD nie toleruje korupcji
Korupcja zaburza konkurencje między firmami i powoduje szkody w skali zarówno
jednostki, jak i społeczeństwa. Korupcja może również skutkować działaniami
łamiącymi zasady prawa karnego i cywilnego, rozpatrywanych z poziomu
indywidualnego pracownika TÜV SÜD jak i całej firmy TÜV SÜD.
Może to skutkować nawet karą pozbawienia wolności. Korupcja jest zakazana
we wszystkich krajach w których działa TÜV SÜD i wszelkie pogwałcenia tej
kwestii nie leżą w interesie firmy. Obowiązuje to wszystkich pracowników bez
względu na ich narodowość.
20
Co to dla mnie oznacza?
03/10
21
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD, zarówno w kraju jak i za granicą muszę unikać:
Oferowania, obiecywania, dostarczania lub dopuszczania finansowych lub
innego rodzaju korzyści urzędnikom lub partnerom biznesowym w celu
otrzymania lub zapewnienia uprzywilejowanego traktowania w trakcie
podejmowania decyzji, dystrybucji zamówień;
Żądania lub akceptowania obietnic, akceptacji finansowych lub innego
rodzaju korzyści przez siebie lub innych w celu otrzymania lub zapewnienia
uprzywilejowanego traktowania u partnera biznesowego w trakcie
dostarczania lub składania zamówienia;
Pośredniego lub bezpośredniego proponowania lub oferowania urzędnikom
innych korzyści w związku z jakąkolwiek działalnością związaną z TÜV SÜD.
22
Czym jest łapówka?
Oferowaniem, obiecywaniem lub oferowaniem jakichkolwiek korzyści
finansowych lub innego rodzaju korzyści (bezpośrednio lub za pośrednictwem
osób trzecich) innej osobie w celu nakłonienia jej do działania w nieprawidłowy
sposób (np. w celu uzyskania zgody lub zawarcia umowy) lub w celu
wynagrodzenia jej za wykonanie takiego działania.
Prezenty, gościnność
Małe prezenty o charakterze promocyjnym i małej wartości, jak również
uczestnictwo w kolacjach i spotkaniach biznesowych mających na celu
wzmocnienie relacji z partnerami firmy są zazwyczaj dopuszczalne i akceptowane.
Zawsze jednak prezenty powinny być wynikiem gościnności, grzeczności
i lokalnych obyczajów oraz, że ich dawanie bądź otrzymywanie nie rzutuje na
niezależność naszą lub naszych partnerów biznesowych. Nawet pozory takiej
sytuacji powinny być unikane dla dobra naszego wizerunku biznesowego.
Prezenty i zaproszenia powinny być zawsze uzasadnione i odpowiednie,
zmierzające do polepszenia wizerunku TÜV SÜD, lepszej prezentacji naszych usług
i ustanowienia przyjaznych stosunków biznesowych.
23
Przykład
Jako ekspert TÜV SÜD, współpracujesz z klientem, który wyznaczył Ci zadanie
polegające na sprawdzeniu zgodności poszczególnych produktów
z ustanowionymi przez prawo poziomami zanieczyszczeń. W trakcie wizyty
w zakładzie klienta, pracownik pełniący stanowisko kierownicze daje Ci prezent
w postaci skrzynki wina jak wyraz wdzięczności za pozytywne relacje służbowe.
Jesteś przekonany, że nie wpłynie to na twój obiektywizm, w szczególności, że
nie przepadasz za winem.
Zgodnie z naszym Kodeksem Etycznym powinieneś odmówić przyjęcia prezentu.
Po pierwsze, wartość prezentu przekracza w tym przypadku standard podobnych
praktyk biznesowych, a po drugie przyjmując prezent mógłbyś sprawić wrażenie
potencjalnego wpływu na Tobie decyzje, nawet jeśli w Twoim mniemaniu taka
sytuacja nie miałaby miejsca.
24
Co to dla mnie oznacza?
03/10
25
Dla mnie oznacza to:
Zanim podaruję lub otrzymam prezent, lub zaproponuje lub przyjmę
zaproszenie, powinienem sprawdzić czy są one w tym przypadku
dopuszczalne i przedyskutować tą kwestie z przełożonym.
W przypadku dalszych wątpliwości powinienem zgłosić się do Specjalisty
ds. Kodeksu Etycznego.
26
Konsultanci, agenci, usługodawcy
W wielu krajach TÜV SÜD angażuje konsultantów lub agentów dla ustanowienia
i utrzymania relacji biznesowych w obrębie danego obszaru. Forma ta zawiera
wysoki stopień zagrożenia korupcją, ponieważ konsultanci lub agenci jako strony
zewnętrzne nie są odbiorcami Kodeksu Etycznego. W przypadku gdy konsultanci
posuną się do pozyskiwania kontraktów na drodze jakiejkolwiek formy łapówki,
tudzież korupcji, TÜV SÜD może zostać pociągnięty za to do odpowiedzialności
w szczególnych warunkach. W celu uniknięcia tego typu sytuacji konsultanci
i agenci muszą być bardzo dokładnie zweryfikowani i nadzorowani. Takie same
zasady dotyczą innych osób świadczących usługi w imieniu TÜV SÜD.
27
Przykład
Organizacja Transparency International co roku publikuje Wskaźniki
Występowania Korupcji ( Corruption Perception Index- CPI), który przedstawia
skalę korupcji w poszczególnych krajach w skali globalnej1. Wskaźnik ten może
zawierać się w przedziale od 0 (wysoki stopień korupcji) do 100 (bardzo niski
stopień korupcji).
TÜV SÜD wystrzega się zawierania kontraktów w krajach z wynikiem poniżej
45. Słyszałeś, że udział w przetargu jest całkowicie bezskuteczny bez polecenia
ze strony lokalnego agenta, który jest zaznajomiony z miejscowymi zwyczajami
i kulturą. Agent potwierdza to swoimi kontaktami, które TÜV SÜD bierze pod
uwagę w trakcie przetargu. Wynagrodzenie jest uzależnione od sukcesu,
przynajmniej od uzyskania kontraktu.
Jeżeli na osobę podejmującą decyzje wywierany jest wpływ przez nieobiektywne
środki, na przykład agent nie kieruje się wyłącznie promocją dobrej pracy
TÜV SÜD, ale zapewnia również osobie podejmującej decyzję sprzeczną
z prawem korzyść za wybór TÜV SÜD, reprezentuje to niedopuszczalne sprzeczne
z prawem praktyki. W takim przypadku możesz nie angażować agenta. Z tytułu
niskiego wskaźnika CPI poniżej 45, musisz sprawdzić agenta pod katem
zgodności z ze specyfiką TÜV SÜD przed jego zatrudnieniem (poprzez jego
zaangażowanie). To jedyna metoda, dzięki której sprawdzisz czy agent stwarza
ryzyko dla TÜV SÜD. W przypadku gdy dochodzenie nie wykryje żadnego ryzyka,
przyznanie prowizji może mieć miejsce tak jak jest to ustalone w umowie
w zgodzie z wymaganiami TÜV SÜD.
1 Patrz Wskaźnik Występowania Korupcji: http://www.transparency.org/
28
Co to dla mnie oznacza?
03/10
29
Dla mnie oznacza to:
Zanim polecę kogoś w sprawie dostarczenia wszelkiego rodzaju usługi,
powinienem odnieść się do wytycznych.
Umowy z partnerami biznesowymi TÜV SÜD i stronami „trzecimi” muszę
sprawdzić jakie mam podjąć kroki i na co powinienem zwrócić szczególną
uwagę. W razie jakichkolwiek wątpliwości powinienem skonsultować się ze
Specjalistą ds. Kodeksu Etycznego.
30
Darowizny/Dotacje
Darowizny służą wspieraniu organizacji charytatywnych i są częścią społecznej
odpowiedzialności TÜV SÜD. Pomimo tego, przyznawanie darowizn może być
problematyczne, na przykład w przypadku gdy istnieje związek biznesowy
pomiędzy TÜV SÜD a odbiorcą darowizny.
Przykład
Urzędnik publiczny jest dyrektorem zarządu fundacji na rzecz zdrowia dzieci.
TÜV SÜD zna tą osobę ponieważ jest ona odpowiedzialna za wydawanie
pozwoleń na przeprowadzenie testów działania maszyn. Urzędnik twierdzi, że
udzieli pozwolenia pod warunkiem, że TÜV SÜD wniesie hojną darowiznę na
rzecz fundacji.
Darowizna jest w tym przypadku niedopuszczalna, ponieważ jest połączona
z konkretną decyzją. Dotyczy to również przypadku, gdy darowizna nie jest
wręczana urzędnikowi bezpośrednio, ale instytucji non-profit, ponieważ
zakaz korupcji obejmuje także darowizny stronom trzecim.
Szczegóły: Przeczytaj wytyczne CG-CC-002 dotyczące unikania konfliktu
interesów i korupcji, przestrzegaj ich.
31
Co to dla mnie oznacza?
03/10
32
Dla mnie oznacza to:
Darowizny mogą być przyznawane tylko w wyniku działań niezależnych od
transakcji komercyjnych i bez powiazania z rozpatrywaniem lub
podejmowaniem decyzji.
Przed wręczeniem darowizny pisemna zgody przełożonego/pracodawcy
dotycząca odbiorcy darowizny powinna być uzyskana tam gdzie jest to
możliwe.
Zawsze przed przyznaniem darowizny trzeba skonsultować się ze Specjalistą
ds. Kodeksu Etycznego.
Zawsze powinieneś dodatkowo wziąć pod uwagę Korporacyjna instrukcję
Zarządzania.
33
04Gramy uczciwie
34
35
Uczciwa i wolna konkurencja pomiędzy przedsiębiorstwami jest gwarancja
swobody biznesowej i skutecznej ochrony konsumenta. Uczciwa i wolna
konkurencja jest chroniona przez prawo antymonopolowe, która chroni przed
zawieraniem karteli i przed nadużyciami ze strony firm dominujących na rynku.
O istnieniu kartelu mówimy wtedy, gdy kiedy kilka firm koordynuje swoje
działania na rynku, aby zawęzić krąg konkurencji lub ją wyeliminować.
Przykładowo, jeśli istnieje jakiekolwiek ustalenia pomiędzy konkurentami
dotyczące cen, wielkości, obszarów i grup konsumenckich.
Pozycja dominująca na rynku jest nadużywana kiedy możliwości zachowań
innych podmiotów rynkowych - konkurentów, klientów lub dostawców – są
znacząco ograniczone przez zachowanie firm dominujących na rynku, bez
obiektywnego uzasadnienia.
36
Przykład:
W trakcie targów, rozmawiasz podczas lunchu z różnymi konkurentami. Jeden
z nich wspomina, że jego przedsiębiorstwo planuje w przyszłym roku podnieść
ceny o 5%. Inny odpowiada, że nie sprawdzi się to w obecnych warunkach
ekonomicznych i z tego powodu jego firma nie podniesie swoich cen. Wiesz, że
podniesienie cen jest również planowane przez TÜV SÜD, ale nie będzie miało
miejsca w nadchodzącym roku. Pamiętasz o tym, że „nie powinno rozmawiać się
o cenach z konkurentami” i zastanawiasz się jak powinieneś się zachować.
Daj swoim rozmówcom jasno do zrozumienia, że nie będziesz uczestniczył
w dyskusji o istotnych informacjach rynkowych i opuść grupę niezwłocznie.
Nawet jeśli tylko przysłuchujesz się rozmowie lub ceny nie będą podwyższane,
może być to postrzegane jako udział w kartelu lub nielegalnej wymianie
informacji z konkurencją, a TÜV SÜD może zostać obciążony karą.
Szczegóły: Zapoznaj się z wytycznymi CG-CC-003 o prawie antymonopolowym
i postępuj zgodnie z nim.
37
Co to dla mnie oznacza?
04/10
38
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD powinienem unikać działań sprzecznych
z prawem, które eliminują, redukują lub zniekształcają konkurencję.
Wymiany istotnych informacji z konkurencją.
Dyskryminacji konkurencji poprzez nadużywanie dominującej pozycji
rynkowej.
39
04Obchodzimy się ostrożnie
z informacjami
40
41
Bezpieczeństwo informacji
TÜV SÜD jest zobowiązane do poprawnego i zgodnego postępowania
z informacjami. Wymiana informacji i dzielenie się naszym know-how są
codziennymi elementami naszej działalności handlowej. Ważne jest, aby
z informacjami obchodzić się odpowiednio i przejrzyście w celu ochrony ich
bezpieczeństwa, bezpieczeństwa naszej firmy i naszych klientów.
Zapisy i integralność finansowa
Wewnętrzna i zewnętrzna przejrzystość, jak również poprawne i prawdziwe
zdawanie raportów stanowią standardy naszej działalności i postępowania
rynkowego.
Szczegóły: Przeczytaj nasze wytyczne CG – CC o przechowywaniu zapisów
i danych, postępuj zgodnie z nim.
42
Co to dla mnie oznacza?
05/10
43
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem z tego tytułu tworzyć zapisy
dotyczące działań biznesowych używając prawidłowej dokumentacji.
Muszę dokumentować wszystkie wydarzenia biznesowe prawidłowo
i przechowywać wszystkie dokumenty biznesowe (włączając w to emaile)
zgodnie z lokalnymi wymaganiami prawnymi i wewnętrznymi procedurami
TÜV SÜD.
44
Poufność
TÜV SÜD chroni tajemnice rynkowe i inne ważne informacje, zarówno swoje jak
i swoich partnerów biznesowych. Jako dostawca usług technicznych, TÜV SÜD
posiada stosowne know – how jak również szerokie spektrum poufnych
informacji rynkowych, które tworzą podstawę sukcesu operacji rynkowych TÜV
SÜD.
Nieupoważnione rozpowszechnianie tych informacji lub jakiekolwiek ich
udostępnianie osobom postronnym może prowadzić do strat TÜV SÜD, oraz
określonych konsekwencji prawnych. Dlatego sytuacje tego typu są
niedopuszczalne. W celu ochrony informacji firmy i jej partnerów zapobiegawczo
stosuje się specjalne mierniki do obchodzenia się takimi informacjami.
45
Przykład:
Jesteś proszony przez osobę, której nie znasz o pilne przekazanie określonej
informacji (np. adresu email, numeru telefonu). Osoba ta utrzymuje, że pracuje
dla ważnej firmy (np. policji, ważnego klienta). Dodatkowo twierdzi, że jego
firma utrzymywała kontakt z podmiotem, którego dotyczy ta informacja. Wiesz,
że nie powinieneś udostępniać tego typu informacji nieupoważnionej osobie
i zastanawiasz się jak postąpić.
Atak tego typu znany jest pod nazwą socjotechniki i służy uzyskaniu
poufnych, wewnętrznych informacji. Zawsze zwracaj uwagę komu
przekazujesz informacje. Zawsze powinieneś poprosić firmę o pisemne
upoważnienie, przed udzieleniem jakiejkolwiek informacji. W przypadku
dalszych wątpliwości, nie przekazuj informacji dalej i skontaktuj się ze
swoim przełożonym.
46
Co to dla mnie oznacza?
05/10
47
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD zobowiązany jestem do zapewnienia
bezpieczeństwa i bezpiecznego przekazu informacji dotyczących know-how
TÜV SÜD, klientów firmy lub innych partnerów biznesowych.
48
TÜV SÜD utrzymuje bezpieczeństwo informacji
Technologia informacyjna i przetwarzanie danych odgrywają kluczową rolę
w realizacji zadań w TÜV SÜD. Wszystkie ważne strategiczne i operacyjne
funkcje oraz zadania są wspierane przez technologię informacyjną. Jednakże
technologia informacyjna i przetwarzanie danych stwarzają też pewne ryzyko
dotyczące bezpieczeństwa danych.
Przykład
Masz właśnie wyjechać na wakacje gdy uświadamiasz się, że twój zastępca na
czas twojej nieobecności będzie potrzebował dostępu do określonych danych
firmy. Aby móc szybko rozwiązać ten problem musisz podjąć decyzję, czy
umożliwisz dostęp do poufnych informacji firmy swojemu zastępcy na czas swojej
nieobecności.
Nigdy nie podawaj swojego osobistego hasła innym osobom.
Poinformuj swojego kolegę, że wymagany dostęp zostanie uzyskany
standardowymi kanałami.
Nigdy nie zapisuj swojego hasła w taki sposób, aby było one łatwe do
znalezienia (np. pod klawiaturą).
49
Co to dla mnie oznacza?
05/10
50
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD zobowiązany jestem do zapewnienia zgodności
z regulacjami IT firmy i Grupy TÜV SÜD, pracować i zachowywać się
w zgodzie z zasadami bezpieczeństwa.
51
Ochrona danych osobowych
TÜV SÜD zbiera, przetwarza i używa danych osobowych zgodzie
z obowiązującymi przepisami.
Wymiana danych za pomocą urządzeń elektronicznych poprzez Internet, sieci
wewnętrzne, emaile etc. jest codzienną częścią naszej działalności biznesowej.
Ta elektroniczna wymiana może również dotyczyć takich danych osobowych jak
imię, data urodzenia lub adres. Posługiwanie się danymi osobowymi jest w wielu
krajach regulowane stosownymi aktami prawnymi w celu ochrony prywatności
danej osoby i osobistego prawa do określenie jakie dany i kiedy chce ona
udostępnić.
Generalnie, niezbędne jest uzyskanie od danej osoby zgody na przetwarzanie jej
danych osobistych. W przypadku gdy pobrane dany mają być dalej przekazane
za granicę, należy stosować się do stosownych w tych celach regulacji prawnych
(na przykład zapewnienie prawidłowej polityki prywatności poprzez stosowanie
modelowych umów).
52
Przykład
Jesteś pracownikiem oddziału TÜV SÜD i obecnie pracujesz nad projektem, który
ma na celu zgromadzenie jednej, dużej międzynarodowej bazy klientów
TÜV SÜD, co pomoże zwiększyć szansę sprzedaży usług. Celem programu jest
zapewnienie dostępu do danych wszystkich klientów, włączając w to kontakt do
nich i ich numery telefonów.
Powinieneś natychmiast zaangażować w projekt Administratora danych
osobowych lub Kierownika ds. kodeksu etycznego, aby mieć pewność, że
w trakcie jego realizacji nie naruszysz żadnego prawa dotyczącego ochrony
danych osobowych. Istnieje w tym przypadku wiele aspektów, które należy
rozważyć: po pierwsze należy sprawdzić czy dopuszczalne przez prawo jest
przetwarzanie danych klienta danego oddziału w innym oddziale w jakikolwiek
sposób (na przykład przechowywanie, przekazywanie itp.). Po drugie,
modelowe kontrakty muszą być zgodne w wymaganiami europejskimi,
a transfer danych firmy musi być z nią uprzednio ustalony odnośnie
przetwarzania ich w krajach trzecich.
53
Co to dla mnie oznacza?
05/10
54
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem postępować zgodnie z prawem
o ochronie danych osobowych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości
powinienem skonsultować się z Administratorem danych osobowych lub
Kierownikiem ds. kodeksu etycznego.
55
04Spełniamy wymagania
prawa celnego i kontroli
eksportu
56
57
Kontrola eksportu
TÜV SÜD działa zgodnie z kontrolą eksportu i prawem celnym we wszystkich
krajach w których prowadzi interesy. Jako przedsiębiorstwo działające na całym
świecie, TÜV SÜD podlega różnym wewnętrznym i międzynarodowym prawom
rynkowym. Te porozumienia i prawa odnoszą się do importu, eksportu i/lub
transferu ( który może się również odbywać elektronicznie) dóbr, technologii,
usług, kapitału i waluty pomiędzy szczegółowymi międzynarodowymi granicami,
a nawet zakazu handlu z konkretnymi krajami (embargo).
Wszelkiego rodzaju restrykcje i zakazy mogą powstać z tytułu charakteru lub
przeznaczenia użycia dobra lub usługi, kraju pochodzenia lub kraju docelowego,
lub partnera biznesowego. Eksport dóbr zarówno o charakterze cywilnym
i wojskowym (tak zwane produkty podwójnego zastosowania) również wymaga
zgody. Kontrola eksportu pokrywa również wymiany pomiędzy oddziałami
TÜV SÜD.
58
Przykład
Niemiecki przedsiębiorca kontaktuje się z Tobą w sprawie certyfikacji sygnalizacji
dla rozbudowy metra w Teheranie. Nie uważasz, że taka działalność może być
objęte embargiem nałożonym na Iran.
Dodatkiem do standardowych regulacji dotyczących kontroli eksportu, istnieją
różne zakazy i dopuszczenia. Obejmuje to również usługi wspierające i kursy
szkoleniowe, które pośrednio lub bezpośrednio połączone z usługą lub
określonymi wyrobami.
W konsekwencji, może to mieć wpływ na certyfikację, w szczególności jeśli
sygnalizacja lub jej komponenty są objęte embargiem do Iranu. W tym
przypadku powinieneś skontaktować się z członkiem działu prawnego
i rozwiązać ten dylemat przez przyjęciem zlecenia.
59
Co to dla mnie oznacza?
06/10
60
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD uczestniczący transferze usług miedzy krajami,
mam obowiązek sprawdzić jakie regulacje dotyczące kontroli eksportu
obowiązują dla danego kraju. W przypadku nawet najmniejszych wątpliwości,
powinienem zasięgnąć porady prawnika z działu prawnego.
61
07Czuwamy nad
bezpieczeństwem
i higieną pracy
62
63
TÜV SÜD przestrzega standardów dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia
Ochrona naszych pracowników jest priorytetem TÜV SÜD, ponieważ nasi
pracownicy są niezbędni w dostarczanych przez nas usługach.
64
Przykład
Pracujesz w małym oddziale wyłącznie dla TÜV SÜD. Zauważyłeś, że wyjście
awaryjne w twoim oddziale jest ciągle zastawione przez pudła. Kiedy zwracasz
uwagę na ten fakt kierownikowi, ten oświadcza Ci, że są drugie drzwi awaryjne,
które nie są zastawione. Osobiście jesteś przekonany, że zgodnie z zasadami
bezpieczeństwa żadne wyjście awaryjne nie prawa być zastawione, ale nie
chcesz wszczynać konfliktu z kierownikiem lub być przez niego ukaranym
i rozważasz darowanie sobie drążenia tej kwestii.
Nie daj się zbyć zachowaniem kierownika. Zgodność z zasadami bezpieczeństwa
może uratować komuś życie, a niezgodność może być w poważnych przypadkach
karana prawnie. Kierownik może nie być dokładnie poinformowany
o wymaganiach. Jeśli dalsze rozmowy z bezpośrednim kierownictwem nie
przyniosą żadnego skutku, skontaktuj się z Kierownikiem do spraw
bezpieczeństwa.
65
Co to dla mnie oznacza?
07/10
66
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD mam obowiązek upewnić się, że zasady
bezpieczeństwa są przestrzegane w moim miejscu pracy dla bezpieczeństwa
mojego i innych współpracowników.
67
07Gospodarujemy zasobami
w sposób zrównoważony
68
69
TÜV SÜD w zrównoważony sposób gospodaruje zasobami swoimi i swoich
partnerów biznesowych. Materialne i niematerialne zasoby TÜV SÜD (na
przykład pieniądze, maszyny, know-how, patenty i znaki firmowe) stanowią
biznesowe zasoby TÜV SÜD i mogą być użyte w celach biznesowych. To samo
dotyczy zasobów naszych partnerów finansowych, z którymi pracownicy
współpracują w trakcie swojej pracy.
70
Przykład
Jako pracownik TÜV SÜD często spotykasz się z klientami poza biurem i zwykle
używasz wtedy służbowego komputera. Aby jak najszybciej wdrożyć życzenia
klienta masz prawo administratora dające Ci możliwość instalacji programów na
komputerze służbowym. W celu redukcji kosztów, rozważasz użycie darmowego
oprogramowania, które możesz za darmo pobrać z Internetu.
Powinieneś stanowczo odrzucić ten pomysł. Większość oprogramowania
z Internetu jest darmowa w przypadku użytkowania prywatnego a nie
firmowego. Jeśli pobierzesz ten program na komputer TÜV SÜD może to
wywołać działania roszczeniowe ze strony dostarczyciela oprogramowania
z tytułu braku licencji. Pobierając jakikolwiek program z Internetu powinieneś
zdawać sobie sprawę, że może on zawierać wirusy mogące stwarzać zagrożenia
dla sieci wewnętrznej TÜV SÜD i twojego komputera służbowego.
71
Co to dla mnie oznacza?
08/10
72
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD powinienem posługiwać się zasobami firmy
z ostrożnością i uwagą. Musze szanować materialne i niematerialne zasoby
TÜV SÜD oraz innych firm, w szczególności partnerów biznesowych TÜV SÜD.
73
08Nie wspieramy prania
brudnych pieniędzy
74
75
TÜV SÜD nie popiera nielegalnego obrotu pieniędzmi
Nielegalny obrót pieniędzmi ma miejsce gdy środki finansowe uzyskane
w nielegalny sposób (z działalności przestępczej jak na przykład organizacji
zbrodni, przekupstwa, korupcji czy terroryzmu) są przemycane do legalnego,
finansowego i ekonomicznego obrotu w celu ukrycia ich pochodzenia lub
tożsamości właściciela.
TÜV SÜD utrzymuje kontakty biznesowe tylko z firmami ciszącymi się
szacunkiem, których działalność jest zgodna z prawem i których środki finansowe
pochodzą z legalnych działań. W tym celu, TÜV SÜD śledzi lokalne
i międzynarodowe prawo dotyczące nielegalnego obrotu pieniędzmi oraz trzyma
się z daleka od firm podejrzanych o nielegalna działalność.
76
Przykład
Zagraniczny klient daje TÜV SÜD pilne zlecenie o wysokim priorytecie. Tłumaczy
Ci, że praca musi być zrealizowana w indywidualnych etapach i chce być
informowany po ukończeniu każdego z nich. Po realizacji pierwszego etapu klient
płaci Ci z góry całą sumę za wykonanie zlecenie, ale potem rezygnuje ze zlecenia
i prosi Cię o przelanie nadwyżki finansowej na konto bankowe w Monako.
Ta propozycja powinna wzbudzić Twoje podejrzenia. Z zasady nadwyżka
pieniędzy powinna być wpłacona na konto, z którego wcześniej pieniądze zostały
przelane. Powinieneś w tym wypadku przekazać klientowi, że nie możesz spełnić
jego prośby.
77
Co to dla mnie oznacza?
09/10
78
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD mam obowiązek upewnić się, że kondycja
finansowa naszego partnera finansowego została wcześniej dokładnie
sprawdzona i przed rozpoczęcie współpracy z TÜV SÜD.
Zawsze wymagać wpłaty za swoje usługi przelewem na konto. Tylko
w przypadku, gdy z powodu specyfiki biznesu wykonanie przelewu jest
niemożliwe mogę zaakceptować gotówkę.
79
10Nie tolerujemy
dyskryminacji
80
81
TÜV SÜD nie toleruje dyskryminacji
TÜV SÜD jest firmą działającą w krajach o zróżnicowanych obyczajach i kulturze.
W TÜV SÜD wierzymy, że ludzie bez względu na pochodzenie, wyznanie,
poglądy, rasę, wiek, stan zdrowia, płeć czy orientację seksualną są równie
nieocenieni dla naszego sukcesu.
Żaden pracownik czy partner biznesowy TÜV SÜD nie może być pośrednio lub
bezpośrednio dyskryminowany, molestowany seksualnie lub oczerniany
z powodu jakichkolwiek wyżej wspomnianych cech i jest chroniony prawem do
równości.
82
Przykład
Twój zwierzchnik często wyraża w twojej obecności uwagi o podłożu
seksualnym, które Cię obrażają. Wiesz od innych pracowników, że również czują
się z tego tytułu niekomfortowo. Zastanawiasz się czy możesz w jakikolwiek
sposób rozwiązać tą sytuację, skoro do tej pory nie miało miejsca żadne akty
fizyczne.
Jeśli Ty i / lub twoi współpracownicy czują się dyskryminowani przez
zachowanie Kierownika, poproście go o pohamowanie swojego zachowania.
Jeśli nie przyniesie to żadnego skutku poinformuj o tej sytuacji swój dział
personalny lub Kierownika ds. Kodeksu Etycznego. TÜV SÜD wymaga od
swoich kierowników szczególnego zachowania. Aby naprawić tą sytuację
potrzebna jest kooperacja pokrzywdzonych osób.
83
Co to dla mnie oznacza?
10/10
84
Dla mnie oznacza to:
Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem dbać i traktować w taki sam sposób
wszystkich swoich współpracowników i partnerów biznesowych, niezależnie
od pochodzenia, wyznania, poglądów, rasy, wieku, stanu zdrowia, płci czy
orientacji seksualnej.
85
Raporty Zgodności
Kto może zgłosić naruszenie kodeksu etycznego?
Pracownicy TÜV SÜD, dostarczyciele usług zewnętrznych, partnerzy biznesowi lub inne firmy
mogą zgłaszać sytuacje będące w sprzeczności z Kodeksem Etycznym TÜV SÜD.
Jak można zgłaszać naruszenia kodeksu etycznego?
Raport może mieć postać listu, emaila, czy telefonu do Kierownika do Kodeksu Etycznego
TÜV SÜD, Rzecznika Praw Obywatelskich lub Jednostki Etycznej.
Czy raporty mogą być anonimowe?
TÜV SÜD wyraźnie dopuszcza możliwość zachowania anonimowości w celu uzyskania
wiarygodnych, efektywnych i przejrzystych programów zgodności. Dotyczy to również
informatorów, którzy obawiają się, że z powodu złożenia raportu na temat niezgodności mogą
się spodziewać nagany lub kary. Anonimowe raporty powinny zawierać tak wiele informacji jak
to tylko możliwe, w celu przeprowadzenia dokładnego dochodzenia wewnętrznego
i sprawdzenia zaraportowanej sytuacji.
Czy raport oznacza dla mnie jako pracownika TÜV SÜD jakiekolwiek nieprzyjemności?
Złożenia raportu dotyczącego niezgodności nie powinno skutkować negatywnymi
konsekwencjami dla pracownika. Jeśli złożysz skargę z czystym sumieniem i obiektywnym
podejrzeniem o nieprawidłowości nie zostaną wyciągnięte żadne konsekwencje. W przypadku
gdy raport jest bezpodstawny i może być postrzegany jako oszczerstwo TÜV SÜD zastrzega
sobie prawo do podjęcia kroków prawnych lub postepowania dyscyplinarnego w stosunku do
informatora.
Co dzieje się po złożeniu raportu?
Po wpłynięciu raportu jest on sprawdzany pod kątem zgodności i prawdopodobieństwa.
W przypadku spełnienia tych dwóch punktów podejmowane jest śledztwo w zgłoszonej
sprawie. Dyrektor lub Światowy Kierownik ds. Kodeksu Etycznego zapewniają, że śledztwo
jest przeprowadzone dokładnie i na jego podstawie podejmowane są stosowne działania.
Ważne jest, aby zarząd również był zaangażowany w sprawę. W celu zachowania zgodności
z ochroną poufnych danych, ty jako osoba zgłaszająca raport, będziesz informowany wynikach
procedury po zakończeniu procesu śledztwa.
86
Wdrożenie i Pytania
Dyrektor ds. Kodeksu Etycznego, Światowy Kierownik ds. Kodeksu Etycznego
i Lokalny Dyrektor ds. Kodeksu Etycznego są odpowiedzialni za wdrożenie
Kodeksu Etycznego.
Są wspierani przez zarząd danego oddziału TÜV SÜD.
Kodeks Etyczny TÜV SÜD opisuje zaledwie główne pryncypia uczciwego
i zgodnego z prawem postepowania w TÜV SÜD. Z tego powodu może nie
udzielić odpowiedzi na wszystkie trudności z jakimi spotkasz się w trakcie swojej
codziennej pracy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań możesz
zwrócić się do Kierownika ds. Kodeksu Etycznego.
Światowe wdrożenie Kodeksu Etycznego jest regularnie sprawdzane przez
auditorów wewnętrznych.
Dodatkowo, wszyscy menadżerowie wyższego stopnia są zobowiązani do
dostarczenia dorocznej deklaracji zgodności, która jest włączana do ich
personalnych zapisów.
87
Kontakt
Manager Biura ds. Kodeksu Etycznego
Bernhard Behm
TÜV SÜD AG
Westendstraße 199
80686 Munich Germany
Phone: +49 89 5791-1698
Fax: +49 89 5155-1746
E-mail: [email protected]
Globalny Officer ds. Kodeksu Etycznego
Dr. Christine Köhncke
TÜV SÜD AG
Westendstraße 199
80686 Munich
Germany
Phone: +49 89 5791-1787
Fax: +49 89 5155-1746
E-mail: [email protected]
Pracownicy mogą znaleźć dane kontaktowe fo lokalnych Managerów ds. Kodeksu Etycznego
jak i inne kontakty w Intranecie: http://intranet/recht_und_compliance
Możesz skontaktować się pod adresem [email protected]
Pracownicy TÜV SÜD Azji, Chin, Japonii i Korei mają możliwość zapoznać się z raportami
poprzez EthicsPoint whistleblower system: http://www.tuv-sud.sg/thecode/.
Obecna wersja Kodeksu Etyki jest dostępny na stronie internetowej www.tuev-sued.com
88
Kodeks Etyczny TÜV SÜD 2013
Przewodniczący Rady Nadzorczej TÜV SÜD AG
Prof. Dr.-Ing. Hans-Jörg Bullinger (Chairman)
Skład zarządu:
Dr. Axel Stepken (Chairman),
Dirk Eilers, Dr. Matthias J. Rapp,
Horst Schneider, Karsten Xander
Phone: +49 89 5791-0
Fax: +49 89 5791-1551
TÜV SÜD AG
Legal, Compliance & Insurance Services
Westendstraße 199
80696 Munich, Germany
Siedziba Główna Monachium
Numer Rejestrowy (DE) HRB 109 326
VAT ID No. DE129485275
Photos
Corbis: Momentimages/Tetra Images (Cover), PureStock/
SuperStock (4), Ghislain & Marie David De Lossy/cultura (12),
Ocean (22, 26), John W. Gertz/Corbis (40), Iris Images (44),
Michele Constantin/PhotoAlto (48), Frank and Helena/cultura (52);
Anna Pekunova/Getty (36); Robert Fischer (8)
Tłumaczenie wersji Polskiej: Agata Sztompka, Mieczysław Obiedziński89
90