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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTORIA EN BONO PENSIONAL Y PRESTACIONES

Sandra Marina Surez Martnez Cdigo 200122839

UNIVERSIDAD E.A.N. FACULTAD DE ADMINISTRACIN, FINANZAS Y CIENCIAS ECONMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS BOGOTA

2.010

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTORIA EN BONO PENSIONAL Y PRESTACIONES

Director de Tsis: David Armando Rincn Ramos (q.e.p.d.)

Omar Cceres

UNIVERSIDAD E.A.N. FACULTAD DE ADMINISTRACIN, FINANZAS Y CIENCIAS ECONMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS BOGOTA

2.010

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TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO

AGRADECIMIENTOS ....................................................................................................... 10 RESUMEN .......................................................................................................................... 11 INTRODUCCION ............................................................................................................... 12 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 21 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................... 22

MARCO TERICO ............................................................................................................. 23 METODOLOGA ................................................................................................................ 24 1. PROPUESTA DE INTERVENCIN: GESTIONAR NOVEDADES DE HISTORIAS LABORALES Y BONOS PENSIONALES ........................................................................ 25

1.1 INSTRUCTIVO PARA EL ANALISIS DE HISTORIAS LABORALES .............. 25 1.1.1 Objetivo. ............................................................................................................. 25

1.1.2 Generalidades ..................................................................................................... 25 1.2 ANALISIS DE LA HISTORIA LABORAL ............................................................. 29

1.2.1 Verificar fecha de traslado al rgimen ................................................................ 29 1.2.2 Analizar mensajes ............................................................................................... 30 1.2.3 Verificar inconsistencias ..................................................................................... 40

1.2.4 Validar si el salario base supera la mxima categoria del I.S.S. (51) ................. 45 6 Validar tiempos faltantes .......................................................................................... 47

1.3 REGISTRO E INTERPRETACIN DE LOS PENDIENTES ................................. 50 1.3.1 Qu es un Pendiente? ........................................................................................ 50 1.3.2 Tipos de Pendientes ............................................................................................ 50

1.3.3 Tipos de devoluciones ......................................................................................... 53

1.3.4 Consulta de pendientes ....................................................................................... 56

2. COBRO DE BONOS PENSIONALES Y CUPONES ................................................ 59 2.1 INSTRUCTIVO SOLICITUD DE REDENCIN DE BONOS PENSIONALES .... 59

2.1.1. Oficina de bonos pensionales (obp) del ministerio de hacienda. ....................... 59 2.1.2 Entidades del sector pblico privado que asuman y pagaban sus propias

pensiones. ..................................................................................................................... 60

2.1.3. Seguro Social ..................................................................................................... 61 2.2 ANLISIS DE PAGOS DE BONOS PENSIONALES ............................................ 62

2.2.1. Analizar los pagos de bonos y cupones ............................................................. 62 2.2.2 Analizar inconsistencias:..................................................................................... 63 2.2.3 Identificar la mora en el pago de los bonos y cupones: ...................................... 64

2.2.4 Reintegro de dineros a las entidades ................................................................... 65

2.3 POLITICAS GENERALES CON EL CLIENTE ...................................................... 65 2.4 DE LAS POLITICAS DE GESTION ........................................................................ 66

3. NORMATIVIDAD VIGENTE .................................................................................... 68

3.1. Tema: REGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACION DEFINIDA. ........... 68 3.1.1. Administracin del rgimen de Prima Media ................................................... 68 3.1.2. Formas de Pensin en el Rgimen de Prima Media ......................................... 68 3.1.2.1. Tiempos vlidos para una pensin ................................................................. 68

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3.1.2.2. Rgimen de Transicin de la ley 100 de 1.993 .............................................. 69 3.1.2.3. Regmenes exceptuados de la ley 100 de 1.993 ............................................. 71 3.1.2.4. Indemnizacin Sustitutiva .............................................................................. 71 3.1.2.4.1. Reconocimiento de la Indemnizacin Sustitutiva ....................................... 72 3.1.2.5. Rendimiento de los aportes en el Seguro Social ............................................ 72

3.2. Tema: CARACTERISTICAS DEL RGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL ..... 73 3.2.1. Entidad Administradora del R.A.I.S. ................................................................ 74 3.2.2. BONOS PENSIONALES ................................................................................. 75 3.2.2.1. Clases de Bonos ............................................................................................. 75 3.2.2.1.1. TIPO A ........................................................................................................ 76

3.2.2.1.1.1. Tiempos vlidos para un bono A ............................................................. 76 3.2.2.1.1.2. Tiempos no validos para un Bono A. ....................................................... 78

3.2.2.1.1.3. Tasa de Rendimiento de los Bonos Tipo A.............................................. 78

3.2.2.1.2. TIPO B ........................................................................................................ 79 3.2.2.1.2.1. Vinculaciones no validas para un Bono B. .............................................. 79 3.2.2.1.2.2. Salario Base para Bonos Tipo B .............................................................. 81 3.2.2.1.2.3. Rendimientos de los Bonos Tipo B ......................................................... 81

3.2.2.1.3. TIPO C. ....................................................................................................... 82 3.2.2.1.4. TIPO E. ....................................................................................................... 83

3.2.2.2. MODALIDADES DE BONOS PENSIONALES ......................................... 83 3.2.2.2.1. Bonos A Modalidad 1. ................................................................................ 83 3.2.2.2.2. Bonos A Modalidad 2. ................................................................................ 83

3.2.2.2.3. Bonos C Modalidad 1. ................................................................................ 83 3.2.2.2.4. Bonos c Modalidad 2. ................................................................................. 84

3.2.2.2.5. Bonos en Firme. .......................................................................................... 84

3.2.2.3. CLCULOS EFECTUADOS PARA LOS BONOS PENSIONALES ......... 84

3.2.2.3.1. Clculo de salario Base para un Bono Tipo A modalidad 2 ....................... 84 3.2.2.3.2. Clculo para el pago de la redencin anticipada de los Bonos Pensionales

por declaratoria de Invalidez del Afiliado o por conocimiento del fallecimiento. ...... 86 3.2.2.3.3. Clculo para el pago de un Bono Tipo A por Devolucin de Saldos por

Vejez ............................................................................................................................ 87

3.2.2.4. FECHAS QUE INSIDEN EN EL VALOR DEL BONO PENSIONAL ....... 87 3.2.2.4.1. Fecha Base de un Bono Pensional ............................................................ 87 3.2.2.4.2. Para personas que no estaban activas con el Seguro a la entrada en vigencia

de la ley 100/93 ............................................................................................................ 87 3.2.2.4.3. Fecha de Corte del Bono Pensional de Empleados o Ex Empleados

Pblicos Territoriales ................................................................................................... 93

3.2.2.4.4. Fecha de Corte para un Bono Pensional Tipo A. ........................................ 98 3.2.2.4.5. Fecha de Corte para un Bono Tipo B. ......................................................... 98 3.2.2.4.6. Fecha de Redencin Normal de un Bono Tipo B. ...................................... 98 3.2.2.4.7. Fecha de Referencia o de Redencin Normal de un Bono Pensional Tipo A

...................................................................................................................................... 99 3.2.2.5. REDENCIN DE BONOS .......................................................................... 100 3.2.2.5.1. Redencin Anticipada de Bonos Tipo A................................................. 100

5

3.2.2.5.2. Redencin Anticipada de Bonos Tipo B por fallecimiento del Beneficiario

.................................................................................................................................... 101 3.2.2.5.3. Redencin Anticipada de Bonos Tipo B por Invalidez del Beneficiario 102 3.2.2.5.4. Redencin anticipada para devolucin de Saldos por Invalidez ............. 102 3.2.2.5.5. Redencin Anticipada para Devolucin de Saldos por Muerte ................ 103

3.2.2.5.6. Redencin Anticipada para Devolucin de Saldos por Vejez .................. 103 3.2.2.5.7. Redencin Anticipada por Devolucin de Saldos, para personas excludas

de Rgimen. ............................................................................................................... 105 3.2.2.6. EMISIN DE BONOS ................................................................................ 105 3.2.2.6.1. Emisin de un Bono Pensional. ................................................................ 105

3.2.2.6.2. Emisor de Bono Tipo B .......................................................................... 108 3.2.2.6.3. Emisor de un Bono Tipo A ................................................................... 109

3.2.2.7. PREGUNTAS FRECUENTRES SOBRE BONOS PENSIONALES ......... 110

3.2.2.7.1. Cules son las caractersticas de las Cuotas Partes de un Bono Pensional

Tipo A? ...................................................................................................................... 110 3.2.2.7.2. Cules son las caractersticas de los Titulos Pensionales? .................... 114 3.2.2.7.3. Cules son las caractersticas Principales de los Bonos Tipo B? ............ 115

3.2.2.7.4. Qu es un Contrubuyente de un Bono Pensional? .................................. 117 3.2.2.7.5. Cundo no hay lugar a un Bono Pensional Tipo A para una persona

afiliada al R.A.I.? ....................................................................................................... 118 3.2.2.7.6. Qu entidades interactan con el Sistema de Bonos Pensionales? ......... 119 3.2.2.7.7. Existen afiliados del Sistema General de Pensiones que puedan

trasladarse entre Regmenes? ..................................................................................... 122 3.2.2.7.8. Existe compatibilidad entre la Devolucin de Saldos y Bono Pensional y la

indemnizacin sustitutiva? ......................................................................................... 125

3.2.2.7.9. Existe compatibilidad entre un Bonos Pensional y una Pensin otorgada

por Riesgos Profesionales? ........................................................................................ 125 3.2.2.7.10 Existen Pensionados por Invalidez del Magisterio o Mindefensa o

Ecopetrol que se pueden afiliar al R.A.I.? ................................................................. 127 3.2.2.7.11. Qu es la expedicin de un Bono Pensional? ........................................ 127 3.2.2.7.12 En que consiste la Expedicin de Bonos o Cupones de Bono Pensional a

cargo de la Nacin? .................................................................................................... 130

33..22..22..77..1133 Cules son las Administradoras del Rgimen de Ahorro Individual que

existen? ...................................................................................................................... 131

3.2.2.7.14 Qu son los Factores Actuariales? ......................................................... 131 3.2.2.7.15 Cules son los factores constitutivos de salario de pensiones para

Servidores Pblicos? .................................................................................................. 132

3.2.2.7.16 Caractersticas de un Servidor Pblico que se traslada con posterioridad a

la entrada en Vigencia de la ley 100/93 al Rgimen de Prima Media y luego al

Rgimen de Ahorro Individual. Qu pasa con los tiempos laborados? .................. 132 3.2.2.7.17 Financiacin de una Pensin en el Seguro Social? ............................... 138

3.2.2.7.18 Cules son los plazos contemplados en la ley para la emisin y pago de

los Bonos Pensionales Tipo A? .................................................................................. 139 3.2.2.7.19 Qu es la Garanta de Pensin Mnima y en qu casos aplica?.............. 142

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3.2.2.7.20 Adicional a la pensin de Vejez Normal qu Tipos de Pensin existen en

el Rgimen de Ahorro Individual? ............................................................................. 142 3.2.2.7.20.1 Pensin de Sobrevivencia ................................................................... 142 3.2.2.7.20.2 Pensin de Vejez Anticipada ................................................................ 143 3.2.2.7.21 Cules son las Modalidades de Pensin que se contratan en el Rgimen de

Ahorro Individual? ..................................................................................................... 143 3.2.2.7.21.1. RETIRO PROGRAMADO. ................................................................. 143 3.2.2.7.21.2. RENTA VITALICIA. .......................................................................... 144 3.2.2.7.22. Qu personas son Excluidas del R.A.I.? .............................................. 144 3.2.2.7.23. Cul es el plazo de emisin para los Bonos Tipo A? .......................... 144

3.2.2.7.24. Cul es el plazo para emitir un Bono Tipo B? ...................................... 147 3.2.2.7.25. En qu consiste el Reconocimiento de Cuota parte de un Bono Pensional?

.................................................................................................................................... 148

3.2.2.7.26. Cul es la Responsabilidad Legal que tiene el Emisor de un Bono

Pensional? .................................................................................................................. 152 3.2.2.7.27. Qu responsabilidad recae en un Fondo de Pensiones en la Emisin de

un Bono Pensional? .................................................................................................... 153

3.2.2.7.28. Cules son los tiempo por los cuales responde la Nacin en los Bonos

Pensionales? ............................................................................................................... 153

3.2.2.7.29. Puede existir variacin en el valor del Bono? ....................................... 154 4. GLOSARIO ............................................................................................................... 155

4.1. GUIA PARA ASESORIA EN HISTORIAS LABORALES PARA TODOS LOS

CLIENTES ..................................................................................................................... 159 5. RESULTADOS ALCANZADOS ............................................................................. 164

6. RECOMENDACIONES ............................................................................................ 165

7. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 166

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LLIISSTTAADDOO DDEE TTAABBLLAASS

Tabla 1. Contingencia amparada. .............................................................................. 13

Tabla 2. Distribucin de las cotizaciones. Regimen de ahorro individual con solidaridad. 13

Tabla 3. Capital para financiar pensiones. ................................................................ 16

Tabla 4. Decreto 1299, eventos. ................................................................................ 63

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LLIISSTTAADDOO DDEE GGRRAAFFIICCOOSS

9

LLIISSTTAADDOOSS DDEE CCUUAADDRROOSS

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AAGGRRAADDEECCIIMMIIEENNTTOOSS

En este momento, quiero agradecer a Dios quien ha sido mi gua constante y compaa permanente durante toda mi vida. Hacia mi familia deseo manifestar mi gratitud , en especial a mi hija Lina Sofa, el ser ms maravilloso con el que me ha premiado la vida, que es mi inspiracin, mi luz y motor para ser cada da una mejor persona; a mis padres que han sido mi ejemplo de fortaleza, tenacidad y constancia para alcanzar las metas propuestas y a mi Universidad que ha consolidado en m la vocacin que siempre ha estado manifiesta durante mi vida, fortaleciendo en m la inquietud intelectual y el deseo de superarme y aplicar nuevos conocimientos para mejorar permanentemente mi entorno. A mi tutor, David Armando Rincn Ramos, quien en el proceso de culminacin de la tesis se fue de este mundo, para iluminar desde el cielo la vida con sus legados de conocimiento.

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RREESSUUMMEENN

El presente manual es una completa y prctica gua de utilidad para el anlisis de las solicitudes de bono pensional y gestin operativa a realizar por parte de los encargados del trmite en cualquier Administradora de Pensiones del Rgimen e Ahorro Individual con Solidaridad. Teniendo en cuenta que el proceso es altamente regulado por normas de estricto cumplimiento cuya aplicacin o desconocimiento, inciden en el valor de los bonos pensionales; resulta indispensable contar con un apoyo metodolgico que permita guiar el proceso a travs de varias fases donde se contemplen las validaciones e interacciones necesarias para garantizar un correcto trmite cumpliendo los lineamientos legales y generando una lnea operativa y de proceso que genere trazabilidad y ptimos resultados. Sin dejar de lado, que los procesos tienen una constante que es el cambio por la normatividad y las necesidades que en la actualidad se adecuan a la gran demanda a nivel global de generar mayor cobertura a los sectores desfavorecidos, se contempla una herramienta nica que permita adaptarse a dichos cambios, tan rpidos como la legislacin y su aplicabilidad.

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IINNTTRROODDUUCCCCIINN

Uno de los aspectos de mayor relevancia que preocupa a las Naciones de todo el mundo es garantizar a la poblacin el adecuado acceso a los beneficios que la Seguridad social provee. Dentro del marco legal se configura la seguridad Social como un derecho irrenunciable y obligatorio al servicio de la comunidad obligatorio cuyo principal objetivo es amparar a la persona y a su familia frente a contingencias que afecten el ingreso necesario para mantener una vida digna, como la enfermedad, la invalidez o la vejez. La Seguridad Social histricamente ha evolucionado transformndose desde el concepto de la caridad hacia algunos pocos, hasta desarrollarse sistemas de Proteccin Social mas complejos y estructurados donde no solo se disminuye la vulnerabilidad sino que se orientan a mejorar la calidad de vida de manera integral incluyendo no solo cobertura en pensiones y salud, sino involucrando otros actores como la recreacin, vivienda, alimentacin, subsidios, etc. Particularmente en el tema de las pensiones otorgadas en el rgimen de ahorro individual con solidaridad resulta un factor determinante para cumplir las expectativas de los afiliados y los trmino de Ley impuestos; el contar con una adecuada gestin del Bono, dado que este se constituye en una parte importante del ingreso que se recibir como pensin. Con la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993, se da la posibilidad a las Administradoras de Fondos de Cesantas que hasta el momento gestionaban las cesantas; para que tambin pudiesen administrar los recursos con los que se financiaran las pensiones en el Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad. Los fondos de pensiones se encuentran constituidos por el aporte de los afiliados mediante patrimonios autnomos representados en cuentas de ahorro individual que son de propiedad de los afiliados y que tienen un manejo separado y autnomo a nivel jurdico, financiero y de las Sociedades Administradoras. A fin de mantener la transparencia en las operaciones, estas entidades se encuentran sujetas a la vigilancia por parte de entes de control como la Superintendencia Financiera. Las Administradoras de fondos de pensiones y cesantas administran recursos de la Seguridad Social que brindan cobertura a las siguientes contingencias:

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Tabla 1. Contingencia amparada.

Contingencia Amparada

Cesantas

Desempleo por terminacin de contrato

laboral, compra de vivienda o mejoras

locativas y educacin superior.

Pensiones

Voluntarias

Ahorro complementario a pensiones

obligatorias con beneficios tributarios al

cumplir requisitos

Pensiones

Obligatorias y

Alternativas

Retiro laboral por Vejez, Invalidez y

Sobrevivencia causada por origen no

profesional, excedentes de libre

disponibilidad y devoluciones de saldo.

De esta forma, las administradoras de pensiones y cesantas no solo realizan el manejo de las inversiones autorizadas dentro de los lmites e instrumentos definidos sino que gestionan lo necesario para otorgar los beneficios y prestaciones a los que tienen derecho los afiliados una vez se cumplen los requisitos legales establecidos para el efecto. Para otorgar las prestaciones, dado el carcter netamente financiero del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad; es un factor de relevancia el capital con el que se financian las mismas.

Las cuentas de ahorro individual con las cuales se financian las pensiones se conforman as:

Tabla 2. Distribucin de las cotizaciones. Regimen de ahorro individual con solidaridad.

10% Cuentas individuales de ahorro pensional.

0.5% Fondo de Garanta de Pensin Mnima del Rgimen de

Ahorro Individual con Solidaridad

3%

gastos de administracin, la prima de reaseguros de

Fogafn, y las primas de los seguros de invalidez y

sobrevivientes.

Distribucin de las cotizaciones.

Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad

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Aportes obligatorios efectuados de manera compartida por los empleadores que aportan el 75% de la cotizacin total y los trabajadores quienes tienen a cargo el 25%.

Aportes voluntarios cuando as lo decida el afiliado.

Rendimientos financieros generados por los aportes.

Garanta Mnima de pensin cuando a ello hay lugar.

Bono Pensional para afiliados trasladados desde el Rgimen de Prima media con prestacin definida , obtenidos por haber cotizado como mnimo 150 semanas al Rgimen de Prima Media, ISS, Cajas o Fondos del sector pblico o empresas privadas que tuvieran a su cargo y reconocieran pensiones con anterioridad a la Ley 100/93, los cuales se hacen efectivos al momento de la redencin normal o anticipada, cuando ingresan a las cuentas de ahorro individual con la respectiva rentabilidad ganada desde el momento de traslado de rgimen.

Ningn afiliado recibe subsidio de los dems dado que las cuentas son individuales, toda vez que el rgimen est enmarcado en el Incentivo de una cultura de ahorro individual y la reciprocidad directamente relacionada en el beneficio pensional obtenido frente al esfuerzo financiero personal realizado.

Las pensiones de invalidez y sobrevivencia, se financian con los recursos de la cuenta individual de ahorro pensional generados por cotizaciones obligatorias, el bono pensional si a ello hubiere lugar, y con la suma adicional que sea necesaria para completar el capital que financie el monto de la pensin a cargo de la aseguradora con quien se tenga contratado el seguro previsional.

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Grafico 1. Distribucin cotizaciones.

Cuando la pensin de sobrevivientes sea generada por muerte de un pensionado acogido a la modalidad de retiro programado o retiro programado con renta vitalicia diferida, el exceso del saldo de la cuenta individual de ahorro pensional sobre el capital necesario para financiar la pensin de sobrevivientes, podr utilizarse para incrementar el valor de la pensin, si el afiliado as lo hubiere estipulado o los beneficiarios lo acuerdan. En caso contrario har parte de la masa sucesoral del causante. Toda vez que los Bonos Pensionales son parte importante del capital con el cual se financian las pensiones, resulta un factor relevante el disponer de procesos operativos definidos y metodologas que permitan una adecuada gestin de los mismos. Segn el tipo de prestacin, se requiere disponer del bono pensional en diferente manera as: para pago de pensiones por vejez se requerir la redencin normal o la negociacin del mismo y para caso de siniestros se debe disponer de la redencin anticipada del mismo a la fecha de fallecimiento o invalidez.

APORTES ( Cotizaciones)

RENDIMIENTOS

BONO PENSIONAL

GARANTIA MINIMA ( vejez)

SUMA ADICIONAL

( invalidez y

Sobrevivencia)

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Tabla 3. Capital para financiar pensiones.

El Bono Pensional es un ttulo valor que reconoce los aportes realizados por cada afiliado al rgimen del ISS o cualquier entidad que administrase pensiones, antes de trasladarse a un Fondo Privado. Siempre y cuando el trabajador haya cotizado por lo menos 150 semanas al ISS, cajas o fondos de previsin, calculado con base en los tiempos laborados o en las cotizaciones efectuadas por los empleadores, los empleados y las personas independientes a las entidades pagadoras de pensiones antes de afiliarse a una administradora de fondos de pensiones privada. El valor del Bono Pensional har parte del capital con el que se financiar la pensin y solo se suma a la cuenta de ahorro individual en el momento de su redencin. Actualmente varios problemas afectan la disponibilidad oportuna de los bonos pensionales afectando la financiacin de las pensiones. Entre los mas importantes podemos citar: Disponibilidad de la informacin de las vinculaciones laborales Las AFP inicialmente tenan disponible para efecto de verificar el derecho al bono, los archivos masivos de historias laborales entregados por el Seguro Social (ISS) a la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (OBP) de los tiempos de aportes que realizaron las empresas y sus empleados en las fechas comprendidas entre 1967 y 1994. Posteriormente, hasta noviembre de 2005 el ISS entrego a la OBP los tiempos posteriores al 31 de diciembre de 1994, los cuales fueron actualizados por esta entidad en las historias laborales en enero de 2006.

VEJEZ INVALIDEZ SOBREVIVENCIA

APORTES OBLIGATORIOS

RENDIMIENTOS

APORTES VOLUNTARIOS

BONO PENSIONAL

REDENCION NORMAL

BONO PENSIONAL

REDENCION ANTICIPADA

BONO PENSIONAL

NEGOCIADO

GARANTIA MINIMA

SUMA ADICIONAL

CAPITAL PARA FINANCIAR PENSIONES

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Se debe aclarar que el archivo masivo an es objeto de actualizaciones por parte del ISS de tal manera que la Historia Laboral puede aumentar o disminuir en cualquier momento dependiendo del tipo de novedad que sea incluido en dicho archivo. Vinculaciones laborales con entidades no aportantes al ISS La informacin de Empresas petroleras, empresas privadas que asuman las pensiones y empresas del sector pblico en su mayora no est sistematizada, o no ha sido entregada certificada a los emisores para tenerla en cuenta para el clculo de los bonos pensionales. Por esto si una persona trabaj todo el tiempo con este tipo de entidades, la historia laboral solo se conformar cuando las entidades certifiquen cumpliendo los requisitos legales exigidos para este fin y se compruebe que el tiempo de vinculacin y de aportes les da derecho al bono pensional. Esta certificacin se tramita una a una por las AFP a travs de Compuredes. Sin embargo, pese a los mltiples requerimientos que efectan las Administradoras, que llegan incluso a la formulacin de quejas ante la Procuradura General de la Nacin para que se investigue el actuar de los funcionarios pblicos que tienen a su cargo la labor de expedirlas, es muy difcil conseguir respuesta oportuna a los requerimientos, lo cual conlleva que la historia laboral del afiliado permanezca incompleta. Podemos concluir de lo anterior que las Administradoras, con la informacin de la cual se dispone, desconocen si la Historia laboral consolidada hasta la fecha en la OBP est completa o no para solicitar la autorizacin de emisin del bono pensional. Solamente una vez el afiliado revisa dicha Historia Laboral, la valida y realiza las correcciones a que haya lugar, se puede tener claridad de los vnculos que faltan. En cuanto al alcance del trmite que las Administradoras pueden adelantar para completar la Historia Laboral, ste se enmarca en la solicitud para que expidan la certificacin correspondiente a los empleadores que hicieron sus aportes para pensin a otras cajas o fondos de previsin social o que manejaban sus propios pasivos pensionales, dependiendo exclusivamente del empleador por el tiempo que se tome en dar respuesta a nuestro requerimiento. Demora en el proceso de emisin de los bonos pensionales Se considera que las razones que ms retardan el proceso de emisin son: La limitada capacidad de respuesta de las entidades empleadores o cajas o

fondos para atender las solicitudes de certificaciones laborales que realizamos las AFPs. Sin estas certificaciones no es posible corregir las historias laborales. Algunas de estas entidades han limitado la entrega de esta informacin nicamente para afiliados que estn prximos a pensionarse o se

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hayan cumplido los requisitos para la redencin del bono pensional anticipadamente. Generalmente, las entidades atribuyen esta demora a dificultades en el proceso de bsqueda de la informacin como consecuencia de deficiencias en sus archivos, e inclusive prdida de la informacin.

Archivos laborales fsicos, no digitalizados de algunas entidades asumidas por

la Nacin. Algunos de estos han sido entregados a la Nacin. Para estos casos, hay que solicitar certificaciones laborales individuales, y en algunos de ellos, la OBP debe consultar manualmente cada uno para tenerlo en cuenta

Errores en la informacin laboral certificada, o incumplimiento de los requisitos

legales en la forma de certificar. Los errores en los archivos laborales masivos que requieren la colaboracin de

los empleadores para la correccin. Algunas empresas se rehsan a utilizar los formatos sugeridos por la OBP, lo

cual crea un conflicto que en muchos casos llega a que los afiliados se decidan por una accin legal.

Algunos empleadores asumidos por la Nacin efectuaban sus aportes a otras

cajas o fondos diferentes al ISS, como por ejemplo CAJANAL. El pasivo de estas cajas o fondos ha sido asumido por la Nacin, sin embargo la OBP no ha actualizado los archivos de empleadores que se encuentran en esta situacin lo que genera desgaste operativo ya que la administradora tiene que enviar comunicacin a la OBP para que incluya el NIT o realizar la consecucin de los soportes donde se estipule que la entidad si realiz aportes a CAJANAL.

Liquidacin de Bonos Pensionales con Salario de Mxima Categora Uno de los factores importantes para determinar el valor de los bonos pensionales es el salario base, para lo cual generalmente se tienen en cuenta el salario devengado y reportado por el empleador para realizar aportes a la Pensiones en dicho ao. Teniendo en cuenta que para ese momento el ISS defini categoras de aportes para recibir las cotizaciones a pensin; existen diferencia entre el salario devengado y el reportado al ISS lo cual ocasiona demoras en el proceso y en ocasiones acciones legales contra empleadores, AFPs y emisores.

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Cuadro 1. Proceso para la emisin del bono.

Fuente: Asofondos.

En general el proceso de Bonos pensionales contempla varias grandes fases: 1. La reconstruccin de historia laboral incluyendo (en esta fase pueden existir

reprocesos y depuracin de informacin). 2. La liquidacin provisional del bono pensional con los factores determinados por

la Ley para el efecto. 3. La aprobacin de la historia y liquidacin por parte del afiliado. 4. Emisin.

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5. Expedicin. 6. Eventualmente Negociacin si la persona accede a pensin antes de la fecha

de redencin (pago). 7. Redencin normal o anticipada.

Cuadro 2. Fases del proceso de bonos pensionales.

La reconstruccin de historia laboral incluyendo

(en esta fase pueden existir reprocesos y depuracin de

informacin)

Liquidacin provisional del bono pensional con los

factores determinados por la Ley para el efecto

Aprobacin por parte del afiliado

Emisin

Expedicin

Redencin normal o anticipada

Eventualmente Negociacin si la persona accede a

pensin antes de la fecha de redencin ( pago)

Fuente: Asofondos.

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OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL

Elaborar un Manual para la Asesora de Liquidacin y pago de Bonos Pensionales y prestaciones.

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OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCIIFFIICCOOSS

Investigacin e Interpretacin de la normatividad en bonos pensionales y pensiones.

Desarrollar procedimientos pedaggicos en la asesora al cliente.

Definir los procesos involucrados en el trmite de bonos pensionales y el alcance de los mismos.

Formular Procedimiento para el trmite de reconocimiento y pago de Bonos Pensionales bajo la normatividad actual.

Identificar cules son las etapas de liquidacin, emisin, expedicin y redencin y pago de bonos, que deben llevarse a cabo para la definicin de la prestacin y las dependencias responsables de cada una de ellas.

Compilar e interpretar cada una de las normas bases y trminos legales de las reclamaciones que se llevan a cabo en el Fondo de Pensiones.

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MMAARRCCOO TTEERRIICCOO

Este proyecto se fundamenta en la reglamentacin ISO 9000 y en el marco legal a partir de la Ley 100 de 1993 que regula el Sistema General de Pensiones, as como sus decretos reglamentarios.

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MMEETTOODDOOLLOOGGAA

Se utilizarn tcnicas de recoleccin de informacin con apoyo del rea de Bonos Pensionales de la compaa. Se realizarn reuniones semanales con el fin de medir el avance del proyecto.

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11.. PPRROOPPUUEESSTTAA DDEE IINNTTEERRVVEENNCCIINN:: GGEESSTTIIOONNAARR NNOOVVEEDDAADDEESS

DDEE HHIISSTTOORRIIAASS LLAABBOORRAALLEESS YY BBOONNOOSS PPEENNSSIIOONNAALLEESS

11..11 IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO PPAARRAA EELL AANNAALLIISSIISS DDEE HHIISSTTOORRIIAASS LLAABBOORRAALLEESS

1.1.1 Objetivo.

Dar las pautas e instrucciones necesarias para el anlisis adecuado de las historias laborales de los afiliados, de acuerdo a los eventos que dicha informacin puede presentar, con el fin de brindar una informacin acertada a los afiliados para garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios para acceder a la pension de manera oportuna. 1.1.2 Generalidades

Verificar si se encuentra activo Antes de empezar a analizar una historia laboral se debe verificar en el sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA que el afiliado se encuentre activo en el Fondo de Pensiones Obligatorias, ingresamos por:

Sistema de Afiliados Pensiones Pensiones Obligatorias CONSULTAS PENSIONES OBLIGATORIAS CONSULTAS DE AFILIACION CONSULTAR AFILIADOS Digitar el nmero del documento de identidad ENTER Aparece el primer apellido y el nombre del afiliado 5= Consultar Estado ........... ACT ACTIVO Si aparece un nmero diferente al que se dgito F12 = Anterior TRABAJAR CON AFILIADOS INACTIVOS Digitar de nuevo el nmero del documento de identidad

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Aparece el primer apellido, Segundo apellido, Nombre y Fecha de inactivacin

5= Consultar Estado .............. TRASPASO

Si el afiliado se encuentra trasladado no se debe analizar la historia laboral. 1.1.2.2 Verificar Analista

Verificar que este asignado a un Analista de Gestin de Prestaciones segn sea el caso (Revisar cuadro de asignacin).

1.1.2.3 Verificar si el Bono Pensional se encuentra emitido

Si el afiliado aparece activo se debe verificar si el bono pensional se encuentra emitido:

Nos devolvemos e ingresamos por el mdulo de Bonos Pensionales:

F12=Anterior F12=Anterior F12=Anterior BONOS PENSIONALES CONTROL DE SOLICITUD DE BONO TRABAJAR CON SOLICITUDES POR AFILIADO Digitar el nmero del documento de identidad ENTER En este pantallazo podemos verificar en que estado se encuentra el bono

pensional:

8999990902 OFICINA DE BONO RTA BON E 23011998

Si el afiliado tiene el bono emitido e informa que le faltan algunos tiempos en la historia laboral y se tienen los soportes legales para incluir estos tiempos, se debe analizar si procede solicitar un bono complementario, (si no disminuyen los cupones de las entidades) o si por el contrario se debe anular el bono para incluir la nueva informacin en la historia laboral.

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1.1.2.4 Verificar Estado de la Historia Laboral

Estado de las solicitudes que se realizan a los emisores, SOL (Solicitada):

Generalmente son los afiliados nuevos que han generado cuenta en el Fondo de Pensiones Obligatorias y se encuentran listos para grabarles la informacin que reconstruye su historia laboral. Tambin puede ocurrir que son afiliados con la informacin ya grabada y que no se realiz el envo de alguna solicitud al emisor. Es el primer estado que tiene una solicitud cuando se empieza a grabar o a preparar para posteriormente enviarla al emisor.

8999990902 OFICINA DE BONO SOL L 02122000

Estado CFR (Confirmada): quiere decir que la solicitud se encuentra grabada y fue confirmada toda la informacin y qued lista para ser enviada a la OBP pero todava no se ha enviado pues el proceso de envos se hace generalmente dos veces a la semana (Mircoles y Viernes).

8999990902 OFICINA DE BONO CFR L 08012009

Estado ENV (Enviada): quiere decir que la solicitud de liquidacin, emisin, anulacin o redencin ya fue enviada a la OBP.

8999990902 OFICINA DE BONO ENV L 02121999 (L es una solicitud de Liquidacin)

8999990902 OFICINA DE BONO ENV E 02121999 (E es una solicitud de Emisin)

8999990902 OFICINA DE BONO ENV A 02121999 (A es una solicitud de Anulacin)

8999990902 OFICINA DE BONO ENV R 020222004 (R es una solicitud de Redencin)

Estado RTA (Respuesta) quiere decir que se recibi respuesta de la OBP y est cargada en el Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA.

8999990902 OFICINA DE BONO RTA RED L 08022001 (L es una Respuesta a una solicitud de Liquidacin)

8999990902 OFICINA DE BONO RTA RED E 08022001 (E es una Respuesta a una solicitud de Emisin)

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8999990902 OFICINA DE BONO RTA RED A 08022001 (A es una Respuesta a una solicitud de Anulacin)

8999990902 OFICINA DE BONO RTA RED R 08022001 (R es una Respuesta a una solicitud de Redencin)

Estado FIN (Finalizada): quiere decir que la solicitud no se vuelve a trabajar, ya sea porque el afiliado no tenga derecho a bono, es multiafiliado, se traslado, se retracto o es pensionado por otra entidad.

8999990902 OFICINA DE BONO FIN L 14122000 NDB (Finalizadas las solcitudes por No Derecho a Bono NDB)

8999990902 OFICINA DE BONO FIN L 14122000 MUL (Finalizadas las solcitudes por Multiafiliacin)

8999990902 OFICINA DE BONO FIN L 14122000 TRS (Finalizadas las solcitudes por Traslado a otro Fondo)

8999990902 OFICINA DE BONO FIN L 14122000 RET (Finalizadas las solcitudes por Retracto del afiliado)

8999990902 OFICINA DE BONO FIN L 14122000 CPE (Finalizadas las solcitudes por ser pensionado en otra entidad) Si la solicitud se encuentra en estado RTA BON, RTA E o FIN, se espera haber culminado todo el proceso con la historia laboral. 1.1.2.5 Verificar Fecha de nacimiento y de redencin normal.

Verificar la fecha de nacimiento del afiliado y la fecha de redencin normal del bono pensional as:

F12=Anterior F12=Anterior CONTROL Y GESTION CONSULTAR HISTORIA LABORAL DETALLADA Digitar el nmero del documento de identidad ENTER En este pantallazo Observamos la Fecha de Nacimiento y la Fecha de

redencin normal

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Debemos darle prioridad a los afiliados prximos a pensin (aquellos que les falta menos de 10 aos para la redencin normal), si al analizar estas historias laborales encontramos que les hace falta tiempos cotizados al I.S.S. se debe solicitar las semanas I.S.S. por el convenio a la persona encargada en el rea encargada del proceso de Bonos Pensionales en Direccin General.

11..22 AANNAALLIISSIISS DDEE LLAA HHIISSTTOORRIIAA LLAABBOORRAALL

1.2.1 Verificar fecha de traslado al rgimen

La fecha de traslado al rgimen es muy importante debido a que el bono pensional se calcula teniendo en cuenta los tiempos de vinculacin laboral o de aportes para pensin, desde el da que empez a trabajar el afiliado hasta la fecha de traslado al rgimen de Ahorro Individual. En la Historia laboral siempre debe aparecer como fecha de traslado de rgimen el da 1 de algn mes ( Ejemplo 1 de Febrero, 1 de Noviembre, 1 de Julio, etc.). Cuando se detecte en las historias laborales que la fecha de traslado de rgimen es otro da diferente al da 1 de un mes, (Ejemplo: 15 de Febrero, 25 de Noviembre, etc.), esto es un error, habra que solicitar la correccin al outsourcing de grabacin por correo electrnico, para esto deben indicar cual es la fecha errada y cual seria la fecha correcta que se debe tomar para efectos del bono pensional.

Se debe verificar en Imgenes en el formato de vinculacin que firmo el afiliado, para determinar si venia del rgimen anterior, ( I.S.S. o Sector publico) o si venia trasladado de otra AFP. Igualmente, la consulta de la historia laboral detallada del as/400 de la consulta interactiva, sern una herramienta de gran ayuda para determinar si la fecha de traslado al rgimen de un afiliado es la correcta.

Si detectamos que el afiliado se encuentra registrado en el as/400 con un tipo de vinculacin inicial pero observamos que tiene historia laboral, deducimos que la informacin est errada ya que realmente es un traslado de rgimen y su fecha de traslado ser el primer da de algn mes.

Para todos los casos de traslado de rgimen o de AFP, para los afiliados que tiene derecho a un bono pensional la fecha de traslado seria:

Si se afili a una AFP por traslado de rgimen ANTES del 19 de febrero de 1996, la fecha debe ser el primer da del mes siguiente en que firmo la afiliacin al Fondo de Pensiones Privado. (Ejemplo: Firmo afiliacin el 26 de febrero de 1995, la fecha de traslado de rgimen o fecha de corte del bono debe ser, el 1 de Marzo de 1995).

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Si se afili a una AFP por traslado de rgimen DESPUES del 19 de febrero de 1996, la fecha debe ser el primer da del SEGUNDO MES en que firmo la afiliacin al Fondo de Pensiones Privado. (Ejemplo: Firmo afiliacin el 26 de febrero de 1995, la fecha de traslado de rgimen o fecha de corte del bono debe ser, el 1 de abril de 1995).

1.2.2 Analizar mensajes Analizar los mensajes de error, advertencia y/o comentarios que vienen en la liquidacin de la historia laboral detallada en el campo OBSERVACIONES, de acuerdo a los siguientes parmetros: 1.2.2.1 Mensajes correspondientes a la afiliacin

FECHA DE INGRESO AL RAI XX/XXX/XXXX : Se debe tener en cuenta este mensaje para analizar si la fecha de traslado al rgimen est correcta, de acuerdo a lo definido con Asofondos.

EL SOLICITANTE TENIA SOLICITUDES EN AFP XX, SE CONSIDERA TRASLADADO:

LA FECHA DE CORTE QUIZAS DEBE SER EL DIA 1 DE ALGUN MES

CAMBIA FECHA TRASLADO AL REGIMEN XX/XXX/XXXX a XX/XXX/XXXX REPORTADO POR I.S.S.

AFP REPORTA COMO AFILIACION VALIDA A PESAR DE NO HABER TRASCURRIDO TRES ANOS DESDE XX/XX/XXX

ERROR: HAY EMITIDO Y CAMBIA FECHA TRASLADO AL REGIMEN XX/XXX/XXXX a XX/XXX/XXXX

Estos mensajes casi siempre aparecen en las historias laborales de los afiliados que vienen trasladados de otra AFP.

Se debe consultar la fecha real de traslado de rgimen con Mareiu, solicitar va email a Direccin General el cambio de fecha de traslado, adicionalmente se debe informar los nmeros de afiliacin diferentes a la cdula (no correlacionados) que tenga el afiliado.

DEBE EXISTIR DECLARACION ESCRITA DEL AFILIADO DE QUE NO TUVO NINGUN INGRESO AL I.S.S. ENTRE XX/XXX/XXXX Y XX/XXX/XXXX: Este mensaje es una formalidad exigida por la OBP, para garantizar que no se emiten bonos de afiliados multiafiliados. Se debe solicitar al afiliado una carta donde

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especifique que no cotiz al I.S.S. para pensin en las mencionadas fechas. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item correspondiente a CARTA TIEMPO NO COTIZADO y finalizarlo cuando el afiliado entregue la carta.

AFILIACIN INVALIDA POR NO HABER TRANSCURRIDO TRES AOS DESDE XXXX: Este mensaje hace referencia a que el afiliado se encuentra multiafiliado debido a que en la fecha XXXX hubo un ingreso al I.S.S. y no transcurrieron tres aos y se traslado de rgimen. Se debe identificar que no exista un error en las fechas de ingreso retiro del archivo masivo del I.S.S. (falta ingreso o falta retiro), en caso de que sea cierta la multiafiliacin, informar al afiliado la situacin de multiafiliacin, si es un afiliado prximo a pensin solicitar la solucin al rea encargada del proceso de Administracin de Cuentas, de lo contrario se debe esperar la solucin de este conflicto y registrar el Item AFILIADO MULTIAFILIADO en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA.

LEVANTADA MULTIAFILIACION BAJO RESPONSABILIDAD DE LA AFP: xx/xxx/xxxx A xx/xxx/xxxx: Significa que al afiliado le fue resuelta la multiafiliacin, se debe verificar en imgenes si hay una nueva afiliacin un certificado de devolucin de aportes bien sea al I.S.S. o a AFP de su eleccin. Finalizar el Item del pendiente AFILIADO MULTIAFILIADO en el sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA.

AFILIACION POSIBLEMENTE INVALIDA POR FALTA DE INFORMACION POSTERIOR AL 1/ENE/1995: Es un alerta para reconstruir la historia laboral del afiliado. Verificar que realmente haya realizado aportes para pensin a partir del primero de enero de 1995, que le permitan cumplir con el requisito mnimo de 150 semanas cotizadas para adquirir el derecho a bono pensional, de lo contrario, informar al jefe inmediato para que finalice esta solicitud por No tener Derecho a Bono pensional (NDB).

NO EMITIBLE: NO TIENE HISTORIA CONOCIDA POR LA OBP y NO EMITIBLE: SIN VALOR: Estos mensajes indican que el afiliado no ha trabajado con empleadores aportantes al I.S.S. (entidades del sector pblico o que asuman sus propias pensiones), que no aparece informacin en el I.S.S. posiblemente por error en nmeros patronales o de afiliacin o por que los tiempos en que aporto el afiliado al I.S.S. fueron posterior al 1 de enero de 1995. Confirmar con el afiliado su historia laboral no I.S.S.. Solicitarle las certificaciones a las entidades por medio del Outsourcing y registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item CERTIFICADO SECTOR PUBLICO. Si el afiliado nos informa que tuvo aportes al I.S.S. y suministra los nmeros patronales y/o de afiliacin, consultarlos en el Sistema Interactiva para tratar de encontrar tiempos cotizados bajo estos nmeros patronales y/o de afiliacin, de lo contrario informar al afiliado que no fue posible incluir los tiempos aportados con

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estos nmeros. Si insiste en reclamar estos tiempos se debe registrar en el APLICATIVOS DE LA COMPAIA en el mdulo de pendientes el Item TIEMPO I.S.S. ANTES DE 1994, hasta que el afiliado nos suministre la informacin correcta si el afiliado desiste de est correccin se debe finalizar el pendiente, adicionalmente, se debe registrar en el Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA en el mdulo de pendientes el Item NO EXISTE NUMERO NO CORRELACIONADO y finalizarlo en el evento que el afiliado nos suministre soportes con nmeros patronales y/o de afiliacin que nos ayuden a reconstruir la HL por Interactiva. Los nmeros que se logren encontrar deben reportarse al Outsourcing de grabacin para que estos tiempos sean incluidos en la historia laboral.

Tambin puede ocurrir que al afiliado lo hayan ingresado al Seguro Social con nmero de documento de identidad errado, debemos insistirle al afiliado que nos suministre soportes donde figure con este nmero de documento de identidad para poder buscar en el Sistema Interactiva con este dato.

BENEFICIARIO COBIJADO POR ART. 61B DE LA LEY 100 : Significa que el afiliado es excluido del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, por que al momento de entrar en vigencia el sistema tena (55) aos o ms de edad, si son hombres, o (50) aos o ms de edad si son mujeres, salvo si decidan cotizar por lo menos (500) semanas en el nuevo rgimen, caso en el cual ser obligatorio para el empleador efectuar los aportes correspondientes. Hasta el momento no se ha definido el procedimiento a seguir con los afiliados que presentan este evento.

YA EXISTE NOMBRE EQUIVALENTE 'XXXX XXXXX': Son comentarios que aparecen en la HL y significan que dentro de la solicitud de liquidacin del bono pensional se envi como informacin alterna nombres o nmeros de afiliacin que ya tiene el afiliado incluidos en su historia laboral.

SE AJUSTA FECHA INICIAL A EPOCA SIN MASIVO I.S.S. 01/ENE/1995:Son comentarios que tiene la OBP para identificar los bonos bajo modalidad 1

REPORTA EDAD PENSION - NO ES TRANSICION: Es un comentario para algunas personas que al corregirle la fecha de nacimiento ya no aparecen en rgimen de transicin.

HISTORIA LABORAL I.S.S. CON PATRONAL XXXXXXXXXXXP REPORTA LICENCIA: Mensaje de advertencia que indica que el masivo I.S.S. sufrio modificaciones, pero que el empleador con patronal XXXXXXXXXXX reporta licencias inclusive en la actualizacin del masivo I.S.S..

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1.2.2.2 Mensajes correspondientes a datos del afiliado

MUERTO SEGUN RNEC CEDULA XXXXXCR

NO EXISTE ' XXXXXXXXC' EN CEDULAS

Estos mensajes impiden visualizar la historia laboral del afiliado, ya que las cdulas de estos afiliados no existen en el archivo masivo de la Registradura o la persona aparece como fallecida y por lo tanto no hay cruce de informacin. Se debe esperar a que la Registradura actualice archivos ante la OBP. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item PROBLEMAS ARCHIVOS DE REGISTRADURIA.

NOMBRE NO COINCIDE CON XXXXXXXXXX

FECHA NACIMIENTO XX/XXX/XXXX NO COINCIDE CON LA ENCONTRADA EN LA TARJETA DE IDENTIDAD ASOCIADA: XX/XXX/XXXX

NO EMITIBLE: FECHA DE NACIMIENTO XX/XXX/XXXX NO CONFIRMADA

CAMBIA FECHA NACIMIENTO DE XX/XXX/XXXX A XX/XXX/XXXX

FECHA NACIMIENTO XX/XXX/XXXX NO PUEDE SER POSTERIOR XX/XXX/XXXX EXPED:XXXX

DOCUMENTO XXXXXXN ERRADO

NO EXISTE ' XXXXXT' EN TARJETAS DE IDENTIDAD

Estos mensajes en algunas ocasiones impiden visualizar la HL detallada del afiliado. Significan que el nombre o la fecha de nacimiento del afiliado estn errados en el sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA. Se debe solicitar al afiliado una fotocopia legible del documento de identidad y enviarlo a procesar para que desaparezca el mensaje en la historia laboral y en algunas ocasiones cargue la historia laboral del afiliado que se encuentra en el archivo masivo de la OBP. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item FOTOCOPIA DE LA CEDULA y finalizarlo cundo el afiliado remita la fotocopia del documento de identidad para la correccin de sus datos bsicos.

1.2.2.3 Mensajes referentes al bono pensional.

ANULACION: RELIQUIDACION SEGUN ARTICULO 1 DECRETO 3798 DICIEMBRE DE 2003 : Este mensaje nos indica que este bono fue anulado por el

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decreto 3798, se debe verificar si el bono fue reemitido, de lo contrario se debe analizar el motivo por el cual no se volvio a emitir y envar los soportes requeridos para la emisin, de lo contrario el bono quedar anulado hasta que se solucione la inconsistencia presentada.

HISTORIAS LABORALES CON DOS LIQUIDACIONES: Anterior Y Acta Si se observan dos liquidaciones del bono pensional al final de la historia laboral, es necesario solicitar una nueva liquidacin a la OBP para que incluya la liquidacin actual antes de firmar la autorizacin de la emisin de un bono pensional. LIQUIDACION DEL BONO LA LIQUIDACION ACTUAL ES DIFERENTE A LA LIQUIDACION ORIGINAL CONSULTAR A LA OBP ---------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------- LIQUIDACION DEL BONO ORIGINAL ---------------------------------------------------------------------------- A2944363C1 Modalidad 0 Tiempo trabajado: 1,821 das, 260.14 semanas (sin traslapos) Tasa de inters: 4% real Valor del bono a 01/FEB/1996 $8'076,000 Cupn Principal $5'100,000 Emisor: $5'100,000 LA NACION Contribuyen: 36.8479% $2'976,000 I.S.S. ---------------------------------------------------------------------------- LIQUIDACION DEL BONO ACTUAL ---------------------------------------------------------------------------- A2944363C1 Modalidad 0 Tiempo trabajado: 0 das, 0.00 semanas (sin traslapos) Tasa de inters: 4% real Valor del bono a 01/FEB/1996 $0 Cupn Principal $0 Emisor: $0 LA NACION Contribuyen: 36.8479% $0 I.S.S. ---------------------------------------------------------------------------- VERIFICAR SIEMPRE QUE CUANDO UNA LIQUIDACIN DE UN BONO CONTENGA UN CUPON DEL I.S.S., ESTE HAYA SIDO LIQUIDADO CON EL DECRETO 1299, SI NO SE VISUALIZA ESTA INNFORMACIN AL FINAL DE LA

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LIQUIDACIN, SE DEBEB SOLCIITAR UNA NUEVA LIAUIDACIN DEL BONO LIQUIDACION DEL BONO

--------------------------------------------------------------

A159663E1 Modalidad 2

Salario Base $1'303,800 en 30/JUN/1992

Tiempo trabajado: 4,017 das, 573.85 semanas (sin traslapos)

Fecha de redencin normal 17/ENE/2014

Tasa de inters: 4% real

Valor del bono a 01/FEB/1995 $90'642,000

Cupn Principal $86'419,000

Emisor: $86'419,000 LA NACION

Contribuyen: DEC.1299 $4'223,000 I.S.S.

Es muy importante revisar que el bono se encuentre liquidado bajo el decreto 1299, de lo contrario se debe solicitar una liquidacin, en esta parte se debe revisar la fecha de redencin normal del bono pensional y tener en cuenta que si al afiliado le faltan menos de 5 aos se debe trabajar como caso especial, adicionalmente, se debe verificar el emisor y los contribuyentes.

HAY VERSION ANTERIOR EMITIDA: Significa que el afiliado ya tiene bono emitido por AFP de su eleccin o por otra AFP, puede suceder que este solicitando un bono complementario, adicionando informacin a la HL. Si tiene bono emitido en otra AFP se debe solicitar el traslado de la Custodia enviando un e-mail a Direccin General, verificar que la fecha de traslado al rgimen este correcta, si no est correcta solicitar el cambio de fecha de traslado a Direccin General, teniendo en cuenta los nmeros de afiliacin diferentes al 9 ms la cdula (no correlacionados).

LE CORRESPONDE EMITIR A (XXXXXXXXXXXN): Este mensaje quiere decir que el emisor es una entidad diferente a la Nacin. Se debe contactar al afiliado para verificar y validar la historia laboral que presenta la OBP, si la HL est completa se debe solicitar la liquidacin a la persona encargada de emisores diferentes a la OBP, registrar en el mdulo de pendientes del Sistema

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APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item LIQUIDACION EMISOR DIFERENTE A OBP. Si le faltan otros tiempos con afiliaciones no I.S.S., se debe solicitar los certificados por medio de la Outsourcing y registrar el Item del pendiente CERTIFICADO SECTOR PUBLICO en el APLICATIVOS DE LA COMPAIA, si le faltan tiempos posteriores a 1995 cotizados con el I.S.S. y no es un afiliado prximo a pensin, se le debe informar al afiliado que debe esperar la actualizacin de archivos del I.S.S. y si es un afiliado prximo a pensin se deben solicitar las semanas I.S.S. por el Convenio a Direccin General. Hacerle seguimiento a la solicitud de los certificados y en el momento de encontrar registrados estos tiempos finalizar el pendiente CERTIFICADO SECTOR PUBLICO en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA y validar con el afiliado si la HL ya est completa y solicitar la liquidacin a la persona encargada de emisores diferentes en Direccin General, registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item LIQUIDACION EMISOR DIFERENTE A OBP y cuando la liquidacin se encuentre en estado RTA y se visualice en Imgenes la liquidacin expedida por la entidad emisora, se debe contactar al afiliado para que autorice la emisin, enviar est autorizacin a la persona encargada de emisores diferentes en Direccin General, finalizar el pendiente LIQUIDACION EMISOR DIFERENTE A OBP y registrar el Item PENDIENTE RESPUESTA EMISION.

ADVERTENCIA: EL EMISOR PUEDE SER LA NACION O XXXXXXXX XXXXXXXXX : Este mensaje aparece en los casos que en la historia laboral aparece un empleador no registrado como asumido por la Nacin, hasta que la OBP no incorpore este empleador manualmente a la historia laboral, no se definir quien es el emisor. NO SE EMITE BONO - CAMBIA VALOR AL CORTE y NO SE EMITE BONO - EMISIN VALOR DIFERENTE: Significan que se solicit la emisin de un bono por un valor diferente al liquidado por la OBP. Esto se debe a un cambio por actualizacin de los archivos masivos del I.S.S. de otras entidades a la OBP. Se debe contactar al afiliado para informarle que no ser emitido el bono por el valor inicialmente informado y por el cual firm la emisin. Es necesario que autorice una nueva solicitud de emisin con el nuevo valor del bono. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item EMISION VALOR DIFERENTE, O FALTA TIEMPO PUBLICO/I.S.S..

NO EMITIBLE: BONO A MODALIDAD 1: Son historias laborales reconstruidas sin el reporte de salarios mes a mes, se deben reconstruir estos tiempos con certificacin de empleadores no aportantes al I.S.S. con salarios mes a mes o con semanas I.S.S. del convenio si eran cotizantes al I.S.S.. Dependiendo del caso solicitar los documentos necesarios para la reconstruccin de la historia laboral, se debe recordar que las semanas I.S.S. por convenio slo se deben solicitar para afiliados prximos a pensin de lo contrario se debe esperar actualizacin de archivos I.S.S. a la OBP y registrar los pendientes respectivos.

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NO EMITIBLE: PENSION ATEP INVALIDEZ XXXXXXXXX: Este es un mensaje de advertencia para los afiliados que se trasladaron para el Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad y se encontraban pensionados por invalidez con el I.S.S. o con otras entidades, lo que los hace ser excluidos por la ley 100. Verificar con el afiliado si realmente se encuentra pensionado por invalidez con la entidad mencionada y solicitarle la resolucin de pensin de la entidad. Si la historia laboral fue reconstruida con los tiempos utilizados para una pensin de invalidez se debe anular estos tiempos. Tambin se puede presentar este mensaje por error en los archivos masivos que el I.S.S. suministro a la OBP. Estos casos estn pendientes de resolverlos el rea encargada del proceso Jurdico de AFP de su eleccin.

ESTA LIQUIDACION CORRESPONDE A MODALIDAD 1

NO EMITIBLE: FALTA CERTIFICAR O ANULAR HISTORIA CON XXXXXXXXXXN

BONO INCORPORADO AL SISTEMA DESPUES DE SU EMISION (ETAPA 2):Significa que este bono pensional lo emiti la OBP por fuera del Sistema. Para dar cumplimientos a fallos de tutela.

NO EMITIBLE: PENSION VEJEZ CON XXXXXXXXXXXN XXXXXXXXXXXXXX DD/MMM/AAAA

PENSION SECTOR OFICIAL. CONFIRMADA A LA OBP: Significa que este afiliado tiene pensin con otra entidad administradora de pensiones (I.S.S.,Caja o Fondo de Previsin Social). Estos casos se deben informar al rea encargada del proceso de Bonos Pensionales en Direccin General para finalizarlo como pensionado por otra entidad y evitar devolucin de saldos o pensin por AFP de su eleccin sin analizar el caso primero. ANULACION: ACTIVIDAD ESPECIAL 93 NO COTIZABA PARA IVM : Este mensaje nos informa que en la historia laboral aparece un empleador que cotizaba por actividad especial, verificar si el empleado que cotizaba con el N patronal que en el 5 y 6 digito tiene el 93 (ejemplo 02019300001), realmente aportaba por actividad especial, de lo contrario se debe conseguir constancias del N real de afiliacin y remitir el documento a Direccin General para que se enve una carta al I.S.S. para la correccin. Tambin puede ocurrir que el empleador que presente este mensaje no le corresponde al afiliado, si el afiliado es prximo a pensionarse se debe solicitar semanas I.S.S. para corregir de acuerdo a lo que certifique el I.S.S.. de lo contrario se informa al rea encargada del proceso de Bonos en Direccin General para que solicite la correccin al I.S.S.. NO EMITIBLE: FALTA CERTIFICAR O ANULAR PENSION CON

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XXXXXXXXXXN XX XX XXXXX XXXXXX XXXXXX: Este mensaje se presenta en las historias laborales de los afiliados que tuvieron vinculacin laboral con una entidad pblica y por actualizacin de archivos masivos les aparece un indicio de pensin, se debe solicitar la copia de la resolucin de la pensin o una certificacin que niegue la pensin. Este requerimiento NO se hace a travs de Compuredes. Una vez se reciba la resolucin de pensin se debe enviar al rea encargada del proceso de Bonos en Direccin General para finalizarlo en el AS/400 por CPE (Pensionado en otra entidad) hasta tanto no se determine la compatibilidad de pensin con bono.

1.2.2.4 Mensajes referentes al salario base.

APORTO SOPORTES MAXIMA CATEGORIA: Este mensaje nos indica que la OBP ya tiene los soportes de salario de mxima categora correspondientes al empleador que aparece en fecha base, por lo tanto no es necesario volverlos a enviar. NO EMITIBLE: NO HAY SOPORTE MAXIMA CATEGORIA : Este mensaje nos informa que la OBP no posee los soportes del salario de mxima categora con que aport el afiliado al I.S.S. en fecha base, se deben solicitar los documentos soportes y enviarlos al rea encargada del proceso de Bonos Pensionales en Direccin General para luego enviarlos a la OBP para su respectivo trmite. REQUIERE CERTIFICACION DE SALARIO BASE A XX/XXX/XXXX CON XXXXXXXX ASUME $XXXXX (SALARIO MINIMO)

FALTA ASIGNACION BASICA, SE ASUME EL MINIMO

Estos mensajes se presentan cuando al afiliado se le reconstruyo la historia laboral con un certificado de una entidad no aportante al I.S.S. que involucraba la Fecha base y no se certific el salario base, por tal motivo se asumi el mnimo, por lo tanto se debe solicitar un nuevo certificado donde se especifique el salario base. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item CERTIFICADO SALARIO, finalizarlo cuando el bono sea liquidado con el salario base certificado.

SE IGNORA ASIGNACION BASICA

CERTIFICACION DE SALARIO BASE A XX/XXX/XXXX, NO EXISTE VINCULACION A ASOCIAR: Significa que la certificacin de salario se grab con un nmero Patronal y/o de afiliacin diferente con los que el afiliado se encontraba activo a fecha base. Verificar en la historia laboral detallada los nmeros de afiliacin y patronal donde se encuentra la fecha base y compararlos con los que

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fue grabado el certificado de salario, si se encuentra error se informar a la Outsourcing de grabacin los nmeros correctos para que procedan hacer la correccin de la informacin. Se debe registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item CERTIFICADO SALARIO (si no lo tiene registrado), finalizarlo cuando el bono sea liquidado con el salario base certificado.

SALARIO BASE BAJO RESPONSABILIDAD DE LA AFP. INFORMACION AUDITABLE CERTIFICACION DE LA AFP

SALARIO BASE BAJO RESPONSABILIDAD DE LA AFP. INFORMACION AUDITABLE

Estos mensajes son advertencia que traen las historias laborales de los afiliados que cotizaron al I.S.S. en fecha base con salario de mxima categora. Validar en imgenes si existe la planilla de novedades la certificacin del I.S.S. informando que no posee dicha informacin la solicitud de esta informacin al I.S.S. y la certificacin de la entidad de la pgina Web del Ministerio de hacienda y Crdito Pblico, de lo contrario se debe solicitar al I.S.S. que nos informe si posee copias de las novedades de salario en fecha base, si el I.S.S. certifica no tener estos soportes se debe solicitar al empleador que certifique con el modelo 1A del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico que se encuentra en su Pgina Web si la empresa posee los soportes que certifique con el modelo 2A de la pgina Web del Ministerio de hacienda y Crdito Pblico con una copia de la planilla de novedades. Registrar el Item SALARIO MAXIMA CATEGORIA I.S.S. en el mdulo de pendientes del sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA.

SITUACIONES DETECTADAS EN LA SOLICITUD

SALARIO BASE CERTIFICADO: $X,XXX,XXX,XX NO COMPATIBLE CON CATEGORIA SALARIO I.S.S.: $590,010.00 EN 30/JUN/1992

Este mensaje aparece porque en algn momento se solicit una liquidacin corrigiendo el salario base con una certificacin expedida por el empleador, la cual no fue vlida para la OBP porque no estaba en la categora sobre la cual le haba cotizado el empleador, la causa por la cual se daba esta situacin en algunas empresas es que, a veces existan convenios entre el empleador y el trabajador donde cotizaban sobre un valor y le pagaban un salario ms alto u otras diversas situaciones que nicamente conoce el empleador, en caso tal que sea real la cotizacin de salario y el empleador posea la novedad de salario sellada por el Seguro Social, se puede realizar la correccin enviando los soportes a Direccin General a la persona encargada, y se registra en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item PAGO I.S.S. SELLADO POR LA ENTIDAD RECAUDO, cuando le lleguen las semanas cotizadas con la

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correccin y le aparezca en la historia laboral valido para bono la liquidacin con la correccin del salario, se puede finalizar el pendiente en el Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA.

En el encabezado de la historia detallada aparecen mensajes como: CON AFILIACION AL I.S.S. (ARCHIVO MASIVO): Este mensaje nos indica que la historia laboral es del archivo masivo que el I.S.S. entreg a la OBP, se puede verificar los tiempos cotizados al Seguro Social desde el inicio de su vida laboral hasta el 31/DIC/1994. CON AFILIACION AL I.S.S. (CERTIFICADA POR EL I.S.S.): Este mensaje nos indica que la historia laboral es certificada por el Seguro Social, igual que el mensaje anterior se puede verificar los tiempos cotizados al Seguro Social desde el inicio de su vida laboral hasta el 31/DIC/1994. EXISTE CERTIFICACION I.S.S. QUE PRIMA SOBRE EL MASIVO I.S.S.: Esto nos advierte que existe una certificacin del Seguro Social y que debe ser verificada en las semanas I.S.S. del Convenio (en imgenes) contra lo digitado en el sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA, que de encontrarse alguna inconsistencia debe informarse al Outsourcing de grabacin para corregir el error. 1.2.3 Verificar inconsistencias El archivo masivo que entreg el Seguro Social a la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico presenta algunas inconsistencias, que se deben tener en cuenta al momento de analizar la historia laboral tales como: Falta Ingreso, Falta Retiro: Son vacos de tiempo que presentan las historias laborales en los archivos masivos del I.S.S. a causa de un proceso automtico por parte del Seguro Social. Se debe verificar con el afiliado si las fechas de ingreso retiro son reales y registrar en el mdulo de pendientes del Sistema AS40 el Item TIEMPO I.S.S. ANTES DE 1994, siempre y cuando el afiliado solicite la correccin. Si se trata de un afiliado prximo a pensin se debe solicitar las semanas por el convenio I.S.S.-ASOFONDOS, cuando se reciben las semanas por el convenio en Direccin General se registra el Item SE SOLICITO CORRECCION AL I.S.S. y se finaliza cuando se visualiza la correccin en la historia laboral. Para los afiliados que no estn prximos a pensin se les debe informar que se debe esperar la actualizacin de los archivos del Seguro Social. Licencias: Existan en el Seguro Social Licencias remuneradas (tiempos validos para bono pensional) y licencias no remuneradas (tiempos no cotizados para pensin), slo se pueden corregir las licencias remuneradas. Estas inconsistencias se deben verificar con el afiliado y registrar en el mdulo de

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pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item TIEMPO I.S.S. ANTES DE 1994, siempre y cuando el afiliado solicite la correccin. Si se trata de un afiliado prximo a pensin se debe solicitar las semanas por el convenio I.S.S.-ASOFONDOS, cuando se reciben las semanas por el convenio en Direccin General se marca el Item SE SOLICITO CORRECCION AL I.S.S. y se finaliza cuando se visualiza la correccin en la historia laboral. Para los afiliados que no estn prximos a pensin se les debe informar que se debe esperar la actualizacin de los archivos del Seguro Social. Patronales con deuda: Se presenta cuando el empleador estaba en mora con el pago de aportes para pensin en el Seguro Social, tiene solucin siempre y cundo el empleador haya cancelado la mora. Estas inconsistencias se deben verificar con el afiliado y registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item TIEMPO I.S.S. ANTES DE 1994, siempre y cuando el afiliado solicite la correccin. Si se trata de un afiliado prximo a pensin se debe solicitar las semanas por el convenio I.S.S.-ASOFONDOS, cuando se reciben las semanas por el convenio en Direccin General se marca el Item SE SOLICITO CORRECCION AL I.S.S. y se finaliza cuando se visualiza la correccin en la historia laboral. Para los afiliados que no estn prximos a pensin se les debe informar que se debe esperar la actualizacin de los archivos del Seguro Social. Cundo la mora es corregida aparece la OBSERVACION: EN HISTORIA I.S.S. REEMPLAZADA EXISTIA UNA EPOCA EN MORA, verificar si realmente en las semanas I.S.S. por el convenio (en el resumen) aparece estos tiempos como deuda pagada por el empleador, de lo contrario, se debe informar al Outsourcing de grabacin que corrija la informacin (reprocesar) con base en las semanas I.S.S. del convenio. Exoneracin IVM: Exoneracin por Invalidez, vejez o muerte, puede ser exoneracin parcial o total, se refiere a un perodo de tiempo durante el cual el empleador suspendi el aporte para pensin en uno de estos seguros. Estas inconsistencias se deben verificar con el afiliado y registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item TIEMPO I.S.S. ANTES DE 1994, siempre y cuando el afiliado solicite la correccin. Si se trata de un afiliado prximo a pensin se debe solicitar las semanas por el convenio I.S.S.-ASOFONDOS, cuando se reciben las semanas por el convenio en Direccin General se marca el Item SE SOLICITO CORRECCION AL I.S.S. y se finaliza cuando se visualiza la correccin en la historia laboral. Para los afiliados que no estn prximos a pensin se les debe informar que se debe esperar la actualizacin de los archivos del Seguro Social. Se puede observar INICIO Exoneracin IVM y luego FIN Exoneracin IVM: En algunas ocasiones el afiliado estuvo un tiempo exonerado por alguno de estos

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riesgos y en los cuales el empleador no cotiz para pensin. Se debe validar con el afiliado sobre estos tiempos que aparecen en est situacin e informarle que estos tiempos no sern tenidos en cuenta para aumentar el nmero de semanas cotizadas en la historia laboral. Sistema ALA: Antiguo sistema de autoliquidacin de aportes (1982 a 1994) era manejado por la Oficina de Afiliaciones y registro del I.S.S. y solo hasta el ao de 1996 la Gerencia de Historias Laborales asumi las novedades de dicho Sistema, el cual haba sido construido con un diseo totalmente diferente al manejo en el Sistema de Facturacin Tradicional, por lo anterior se hizo necesario desarrollar un programa de conversin, que en el momento de validacin de datos present fallas, generando vacos en los perodos de cotizacin. Las fallas que provocaron que no cargaran todas las novedades son las siguientes: - Numero Patronal no encontrado - Numero de identidad no encontrado - Nombre(s) y apellido(s) no encontrado(s) - Numero de afiliacin no encontrado Dada la complejidad del problema el I.S.S. desde el ao 2000 ha estado trabajando procesos masivos en conjunto con las empresas del Sistema ALA, que han establecido contacto con la Gerencia Nacional de Historias Laborales del Seguro Social, sin embargo cada caso es particular segn la cantidad y el estado de los vacos de cada empresa. Existe un procedimiento dado por el I.S.S. para estas correcciones, que inicia con una solicitud formal de la empresa ante el Seguro Social y estos a su vez les informan los pasos a seguir para la correccin de estas inconsistencias. Es importante anotar que para verificar si a fecha base el empleador se rega por el Sistema ALA se debe validar la primera historia laboral suministrada por la OBP. Estas inconsistencias se deben verificar con el afiliado y registrar en el mdulo de pendientes del Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA el Item TIEMPO INCONS. ALA, siempre y cuando el afiliado solicite la correccin. Si se trata de un afiliado prximo a pensin se debe solicitar las semanas por el convenio I.S.S.-ASOFONDOS, cuando se reciben las semanas por el convenio en Direccin General se marca el Item SE SOLICITO CORRECCION AL I.S.S. y se finaliza cuando se visualiza la correccin en la historia laboral. Para los afiliados que no estn prximos a pensin se les debe informar que se debe esperar la actualizacin de los archivos del Seguro Social.

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Solucin de la Multiafiliacin a favor del I.S.S. de afiliados que no tenan firmada una segunda afiliacin en AFP de su eleccin:

Previamente se debe consultar con El rea encargada del proceso de Administracin de cuentas, si existe una segunda afiliacin a AFP de su eleccin, si la respuesta es negativa, se debe registrar la solicitud de solucin de Multiafiliacin en Nuestro Cliente para que ese Dpto. inicie el tramite correspondiente ante el comit mensual de Multiafiliacin de Asofondos. Cuando el Dpto de Administracin de Cuentas reciba respuesta del comit, realizara una solicitud de devolucin de aportes al I.S.S., al rea de Asistencia Empresarial para que a su vez genere un comunicado al afiliado informndole el resultado del tramite. Posteriormente, la persona responsable de la atencin al afiliado en el tema de bonos, deber consultar, si el afiliado decidi volverse a afiliar a AFP de su eleccin, de ser as, la fecha de traslado al Rgimen de Ahorro Individual ser la fecha de la nueva afiliacin, con la cual se tramitara la reconstruccin de la historia laboral. Para esta reconstruccin AFP de su eleccin a travs del rea de Asistencia Empresarial, expedir un certificado en el cual se detallan los tiempos de aportes devueltos al Seguro Social, este debe ser remitido al Dpto. de Bonos, para la grabacin, con el fin de incluir esos tiempos validos para bono pensional. El Analista de Gestin de Prestaciones deber realizar el respectivo seguimiento, para comunicar oportunamente al afiliado en que va el tramite de correccin de la Historia Laboral.

Solucin de Multiafiliacin a favor del I.S.S. para afiliados que haban firmado anteriormente una nueva afiliacin.

Cuando se detecta que existe una segunda afiliacin a AFP de su eleccin, se debe registrar la solicitud de solucin de Multiafiliacin en Nuestro Cliente para que el Dpto de Administracin de Cuentas inicie el tramite correspondiente ante el comit mensual de Multiafiliacin de Asofondos. Cuando ese Dpto., reciba respuesta del comit, realizara una solicitud de devolucin de aportes al I.S.S., al rea de Asistencia Empresarial para que a su vez genere un comunicado al afiliado informndole el resultado del tramite. Posteriormente, El rea encargada del proceso de Administracin de cuentas realizara una solicitud al rea de Asistencia Empresarial para que realice la respectiva devolucin de aportes al Seguro Social por el periodo comprendido desde la primera afiliacin a AFP de su eleccin hasta la fecha de la segunda afiliacin y genere un certificado informndole al afiliado dicha solucin.

Para esta reconstruccin AFP de su eleccin a travs del rea de Asistencia Empresarial, expedir un certificado en el cual se detallan los tiempos de aportes

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devueltos al Seguro Social, este debe ser remitido al Dpto. de Bonos, para la grabacin, con el fin de incluir esos tiempos validos para bono pensional. El Analista de Gestin de Prestaciones deber realizar el respectivo seguimiento, para comunicar oportunamente al afiliado en que va el tramite de correccin de la Historia Laboral.

Solucin de Multiafiliacin de un afiliado que inicialmente se traslado a otra AFP y posteriormente a AFP de su eleccin.

Cuando se detecte que existe el conflicto de Multiafiliacin entre el I.S.S. y la primera AFP con la cual se vinculo, se debe registrar la solicitud de solucin de Multiafiliacin en Nuestro Cliente para que el Dpto. de Administracin de Cuentas inicie el tramite correspondiente ante el comit mensual de Multiafiliacin de Asofondos. Cuando ese Dpto., reciba respuesta del comit, realizara una solicitud de devolucin de aportes al I.S.S., por los tiempos de aportes desde que se vinculo a la primera AFP hasta la fecha de traslado a AFP de su eleccin, al rea de Asistencia Empresarial para que a su vez genere un comunicado al afiliado informndole el resultado del tramite. Posteriormente, El rea encargada del proceso de Administracin de cuentas realizara una solicitud al rea de Asistencia Empresarial para que realice la respectiva devolucin de aportes al Seguro Social por el periodo comprendido desde la primera afiliacin a la otra AFO hasta la fecha de la afiliacin a AFP de su eleccin y genere un comunicado informndole al afiliado dicha solucin. Lo anterior, siempre y cuando hayan transcurrido tres aos entre la ultima vinculacin al I.S.S. y la fecha de traslado a AFP de su eleccin. Si no haban transcurrido los 3 aos el afiliado si desea continuar en el rgimen de ahorro individual debe diligenciar una nueva afiliacin a AFP de su eleccin.

Para esta reconstruccin AFP de su eleccin a travs del rea de Asistencia Empresarial, expedir un certificado en el cual se detallan los tiempos de aportes devueltos al Seguro Social, este debe ser remitido al Dpto. de Bonos, para la grabacin, con el fin de incluir esos tiempos validos para bono pensional. El Analista de Gestin de Prestaciones deber realizar el respectivo seguimiento, para comunicar oportunamente al afiliado en que va el tramite de correccin de la Historia Laboral.

Solucin de Multiafiliacin de un afiliado a favor de AFP de su eleccin o de otra AFP.

Para estos casos simplemente se deja la fecha de traslado de rgimen como esta establecida en la primera afiliacin al primer fondo del Rgimen De Ahorro Individual. En caso de que sea necesario se enviara la copia del acta de la solucin de Multiafiliacin a favor de la AFP al emisor.

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1.2.4 Validar si el salario base supera la mxima categoria del I.S.S. (51) Procedimiento para analizar historia laboral de afiliados de mxima categora: Observar el salario base para la liquidacin del bono pensional a fecha base si aparece $665,070 se debe identificar el tipo de empleador:

Entidad pblica: Se debe verificar si ya el empleador certifico el salario, en caso contrario se debe solicitar la certificacin de salario a travs de la Outsourcing de Compuredes. Empresa privada aportante al I.S.S.: Se debe verificar por el Sistema

Interactiva si la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico posee los soportes de salario de mxima categoria, por la siguiente ruta:

HISTORIAS LABORALES I.S.S. SOPORTES MAXIMA CATEGORIA Buscar C.C. Consultar Aparece la siguiente pantalla __________________________________________________________________ ASALMAXCAT 4.3 04/03/09 vemunoz ACTUALIZACION DE Salarios Maxima Categoria CONSULTAR Salarios Maxima Categoria __________________________________________________________________ Doc 22222222 C LABA GONZALEZ ARNULFO Afil Pat 01008214509 Nit Empresa FUNDACION ESCUELA COL MEDIC Salario 884,000 Fecha 30/JUN/1992 Estado INACTIVO ACTIVO Origen I.S.S. REP.NOVEDAD AFILIACION CERT.I.S.S. Tipo Sist. ALA TRADICIONAL Observacion PROCESAR __________________________________________________________________ Se debe analizar si el salario es el mismo con el que le reconstruimos la historia laboral, de lo contrario se debe informar al rea encargada del proceso de Bonos en Direccin General, para que soliciten aclaracin con la OBP (anulacin o complementario, de acuerdo al caso).

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Se debe identificar el sistema de aporte, es decir si realizaba aportes por el sistema Tradicional o por el sistema ALA: Si el empleador era aportante al Sistema ALA no se requiere ningn

soporte, pues el salario que se toma para el clculo del bono es el que aparece reportado en el archivo msivo (ver la primera liquidacin de la historia laboral que entrega la OBP), en caso de que aparezca un salario de cotizacin superior a la mxima categora del I.S.S., la OBP lo dar por valido. Si el empleador aportaba por el Sistema Tradicional se debe:

1. Verificar si en imgenes existe la planilla de novedad del I.S.S. o el certificado del I.S.S. donde expresa que no existe informacin sobre el salario devengado en esa entidad. Si en imgenes existe la planilla de novedades se debe verificar si esta coincide con el valor del salario devengado certificado por el empleador. Si la planilla de novedades no coincide se debe informar al afiliado que el bono se calcular con la informacin del salario que aparece en la planilla de novedades del I.S.S..

2. Si no existe la planilla de novedades, ni la certificacin del I.S.S. donde nos informe que no posee los soportes de salario a FB se debe solicitar al empleador la planilla de novedad a fecha base con la cual se inform al I.S.S. el cambio de salario, si el empleador no posee la planilla, se debe solicitar al I.S.S. que nos certifique si posee o no los soportes de salario a fecha base, si el I.S.S. certifica no tener los soportes de salario a fecha base se debe solicitar al empleador que nos certifique en el Formato de la pgina Web del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Www.minhacienda.gov.co. En caso de que ni el empleador, ni en el I.S.S. posean estas planillas, la OBP acepta la certificacin del empleador.

3. Si en imgenes encontramos slo la certificacin del I.S.S. donde informa que no existe o que no poseen la informacin del salario devengado a FB se debe solicitar al empleador la certificacin de salario de acuerdo al formato de la pgina Web del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

4. Para los casos de las empresas que desaparecieron y que exista certificacin del empleador de salario y el I.S.S. informa que no posee la informacin del salario devengado, se tendr en cuenta la certificacin de la empresa, pero para las empresas que desaparecieron y que no existe certificado de salario, slo ser valido si el I.S.S. nos entregue soportes de salario con sello de recibido por ellos.

Si en la historia laboral a fecha base se observa CERT. SAL BASE, esto significa que el salario fue certificado por el empleador, igualmente se debe verificar si a fecha base se cotiz bajo el sistema Tradicional y proceder como se explic anteriormente, adicionalmente se debe verificar por Interactiva por consulta SOPORTES MAXIMA CATEGORIA, si la OBP posee los soportes de mxima

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categoria. Si al digitar la cdula del afiliado no aparece se debe verificar si en imgenes se encuentran los soportes e informar al rea encargada del proceso de Bonos en Direccin General para que remitan los soportes a la OBP, de lo contrario se deben solicitar los soportes tanto al I.S.S. como al empleador como se explico anteriormente. NOTA: Para todos los afiliados que encontremos que el salario reportado al I.S.S. es mayor que el certificado por los empleadores y que tenga bono emitido, se debe analizar si la historia laboral esta completa, se podr solicitar un bono complementario. En caso de que el valor reportado sea menor en la planilla de novedades del I.S.S. se deja el caso pendiente hasta que se reciban instrucciones de la gestin de Asofondos. En caso de que el salario reportado al I.S.S. coincida al salario certificado por el empleador, el afiliado no tiene problemas de salario.

1.2.6 Validar tiempos faltantes 1.2.6.1 Tiempos anteriores a 1995 cotizados en el I.S.S. Se debe informar al afiliado que el I.S.S. en la actualidad slo est corrigiendo y entregando informacin para las personas prximas a pensionarse, invlidos o fallecidos, por lo tanto en el momento slo se registrarn los tiempos faltantes hasta que sea posible la correccin al I.S.S.. Para prximos a pensin se solicita la certificacin de las semans I.S.S. a travs del rea encargada del proceso de Bonos Pensionales en Direccin General. Para validar los tiempos y las empresas que cotizaron al I.S.S. y no aparecen en la historia laboral se debe : Analizar el record de liquidaciones en interactiva y la informacin que nos

ha suministrado el afiliado y que posiblemente se encuentre grabada en imgenes, ya sea en la solicitud del bono, como en los registros de las historias laborales que ha firmado el afiliado solicitando correccin de los tiempos faltantes y no tenidos en cuenta en la ltima liquidacin que estamos analizando. Validar en el Sistema Interactiva si en liquidaciones anteriores tiene

reportado un numero de afiliacin diferente al documento de identidad, en algunas ocasiones el nmero de afiliacin viene asociado al nombre alterno (nombre abreviado del afiliado o le cotizaron con nombre errado), el cual no se ha digitado en el Sistema APLICATIVOS DE LA COMPAIA, por datos complementarios y