PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND OPERAŢIUNILE DE CASĂdac.usamvcluj.ro › data › 3 REGULAMENTE SI PROCEDURI... · procedura sistemului integrat pentru managementul calitĂŢii

APROBAT, RECTOR,

Prof. Dr. DORU PAMFIL

______________________

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ

PRIVIND OPERAŢIUNILE DE CASĂ

COD PO– 80

EDIŢIA : 1

STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca

Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană

(PACRU)

Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia

SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu

Alexandru

___________________________ ______________________________ ___________________________

VALABILĂ DIN DATA DE ________06.11.2013___________

PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU

MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PO-80.

EDIŢIE: 1

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND OPERAȚIUNILE DE

CASĂ

REVIZIE: 0 DATA: 06 11.2013 PAG. 2 din 15

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792

www.usamvcluj.ro

INDICATORUL REVIZIILOR

Nr. crt.

Ediţia/ revizia/ data

Conţinut sumar sau identificare

modificare/analiză

Elaborat Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătură

1. Ed.1 Rev.0/

06.11.2013

Elaborare procedură operationala

PO–.80. Ed.1

Rev.0/ 06.11.2013

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru

Asigurarea Calităţii şi

Resursa Umană (PACRU)

Prorector ACRU

Conf. Dr. Pop Ioana Delia

RECTOR USAMV

Cluj-Napoca

Prof.Dr.

Pamfil Doru

Cod F-PS-01-03, ed.1 rev. 0



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment/ Direcție

Funcţia Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

3.1. Aplicare 1 Financiar – Contabil

Director economic

Marian Aurelia 11.2013

3.2. Informare 2 Achiziţii Şef Serviciu

Lung Dan 11.2013

3.3. Informare 3 Administrativ DGA Porutiu Viorel

11.2013

3.4. Informare 4 Resurse umane Şef.

serviciu Mureșan Dana

11.2013

3.5. Informare 5 Secretariate Arhivă

Secretar șef

Morar Maria 11.2013

3.6. Evidenţă 1 Financiar – Contabil

Director economic

Marian Aurelia

11.2013

3.7. Arhivare 1 Financiar – Contabil

Director economic

Marian Aurelia 11.2013



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

1. Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii 3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii

De a stabili un set de reguli, operaţiuni unitare şi responsabilităţi în procesul derulării operaţiunilor de casă din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.

2. Domeniul de aplicare al procedurii

Se aplică tuturor persoanelor care sunt responsabile, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în procesul derulării operaţiunilor de casă din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.

3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări

3.1. MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;

3.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;

3.4. Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în

legătura cu gestionarea bunurilor, cu modificările şi completările ulterioare; 3.6. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice

privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;

3.7. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificările şi completările ulterioare;

3.8. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003;

3.9. Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă; 3.10. Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare.



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

3.11. Definiţii:

Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni:

Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se

realizează acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces – procedurile pot fi

documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a

unor procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca Prin operațiuni de casă se înțeleg toate mișcările ce se derulează prin casieria universității ca

urmare a retragerilor și depunerilor de numerar din/în trezorerie, a încasărilor și plăților efectuate. 3.5. Prescurtări:

R USAMV Cluj-Napoca – Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca – Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca – Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC – Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal DGA – Director general administrative 4. Responsabilităţi

Responsabilitățile privind operațiunile de casă se derulează conform diagramei de flux a procesului.

5. Descrierea activităţii

Instituţiile publice, indiferent de sistemul de finanţare şi de subordonare, efectuează operaţiunile de încasări şi plăţi prin unităţile trezoreriei statului în a căror rază sunt înregistrate fiscal, cu excepţia instituţiilor publice ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali şi secundari de credite.

Dreptul de administrare şi dispoziţie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil,

deschise la unităţile de trezorerie şi contabilitate publică şi bănci, se va exercita în mod exclusiv de către instituţiile publice pe seama cărora au fost deschise, prin persoanele special împuternicite în acest sens, după comunicarea către trezorerie sau bancă a împuternicirilor şi a fişelor cu specimenele de semnături ale persoanelor abilitate să efectueze plata, împreună cu amprenta ştampilei.

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise, în spaţiul rezervat, obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.

Ordinele de plata se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare ordonator de credite şi pentru fiecare exerciţiu bugetar.

Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat.



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se

achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri. Sumele reprezentând plăţi în avans nejustificate prin bunuri livrate, lucrări executate şi servicii

prestate până la sfârşitul anului se recuperează de către instituţia publică care a acordat avansurile şi se vor restitui bugetului din care au fost acordate, cu perceperea dobânzilor şi penalităţilor de întârziere aferente, potrivit legii.

Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, instituţiile publice pot ridica, pe

bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor deplasări, precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: drepturi cu caracter social, burse pentru elevi şi studenţi, ajutoare etc.

În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat.

Instituţiile publice iau măsurile necesare pentru reducerea la maximum a plăţilor în numerar,

efectuând prin casieria proprie numai acele cheltuieli de volum redus care nu se justifică a fi efectuate prin virament.

Sumele ridicate în numerar se păstrează în casieria instituţiei publice în condiţii de siguranţă. În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea

de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza „Dispoziţiei de plata/încasare către casierie” (cod 14-4-4), semnate de conducătorul compartimentului financiar-contabil şi de persoanele cu atribuţii în efectuarea plăţilor în numerar.

Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale (cod 14-4-10/A), facturi (cod 14-4-10/aA), chitanţe (cod 14-4-1), bon de comandă-chitanţă (cod 14-4-11) sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii.

Operaţiile de încasări şi plăţi în numerar se efectuează de către casieri. Casierul nu are dreptul să

încredinţeze exercitarea atribuţiilor sale altor persoane. Când casierul lipseşte, din orice cauză, iar operaţiile de casă nu pot fi întrerupte, acestea se vor

face de persoana desemnată de casier, cu acordul conducătorului instituţiei publice. Când casierul nu desemnează o persoană ori aceasta nu se prezintă sau când conducerea unităţii

nu este de acord cu persoana desemnată de casier, operaţiile de casă vor fi făcute de o persoana delegată de conducătorul instituţiei publice.

Conducătorul instituţiei publice răspunde de buna organizare şi desfăşurare a activităţii de casierie. Numerarul şi alte valori, precum şi documentele de casă ale instituţiei publice se păstrează în case

de valori sau dulapuri metalice, care se încuie ori de câte ori casierul părăseşte încăperea, iar la sfârşitul zilei de lucru se încuie şi se sigilează.



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

Încasările în numerar se fac pe bază de chitanţă şi dispoziţie de încasare. Ridicarea sumelor în numerar de la bănci sau de la celelalte instituţii de credit se face pe bază de

cecuri de numerar emise de compartimentul financiar-contabil. Plăţile în numerar se fac pe bază de documente vizate pentru controlul financiar preventiv propriu

şi aprobate de persoanele competente. Documentele de plată, vizate şi aprobate, se predau casierului de către direcția financiar-contabilă. La primirea documentelor de plată, casierul trebuie să verifice: existenţa, valabilitatea şi autenticitatea semnăturilor prin care se dispune plata, prin confruntarea

acestora cu specimenele de semnături, comunicate în prealabil casierului; existenţa anexelor la documentul de plată. În cazul nerespectării uneia dintre aceste condiţii, casierul înapoiază documentele pentru

completare şi efectuează plata numai după ce acestea sunt completate. Plăţile în numerar se fac persoanelor indicate în documente sau celor împuternicite de acestea pe

bază de procură autentificată, specială sau generală.

8. Monografie contabilă pentru înregistrarea operaţiunilor de casă

Acordarea avansului în numerar în lei salariatului, pentru deplasări interne

Ridicarea numerarului de la trezorerie, în vederea acordării avansului pentru deplasare (indemnizaţie de delegare): 581 „Viramente interne” = 560 „Disponibil al instituțiilor publice finanțate integral din venituri proprii” articol bugetar 10.01.13 „Indemnizații de delegare”

Ridicarea numerarului de la trezorerie, în vederea acordării avansului pentru deplasare (cazare şi transport): 581 „Viramente interne” = 560 „Disponibil al instituțiilor publice finanțate integral din venituri” articol bugetar 20.06.01 „Deplasări, detaşări, transferuri”

Depunerea numerarului în casierie: 5311 „Casa în lei” = 581 „Viramente interne”



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

Acordarea avansului pentru deplasare: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

Justificarea avansului, la întoarcerea din deplasare, în situaţia în care valoarea decontului este egală cu suma avansată (indemnizaţie de delegare)

Justificarea avansului pentru indemnizaţie de delegare: 646 10.01.13 „Cheltuieli cu indemnizaţii de = 542 „Avansuri de trezorerie” delegare, detaşare şi alte drepturi salariale”

Justificarea avansului acordat pentru cazare:

61420.06.01 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări, transferuri” = 542 „Avansuri de trezorerie”

Justificarea avansului, la întoarcerea din deplasare, în situaţia în care valoarea decontului depăşeşte suma avansată

Justificarea avansului acordat pentru diurnă:

646 10.01.13 „Cheltuieli cu indemnizaţii de = % delegare,detaşare şi alte drepturi 542 „Avansuri de trezorerie” salariale” 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul”

Justificarea avansului acordat pentru cazare, conform facturii de cazare: 614 20.06.01 „Cheltuieli cu deplasări, detaşări, transferuri” = % 542 „Avansuri de trezorerie” 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul”

Se achită contravaloarea diferenţei din decont: 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul” = 5311 „Casa în lei”

Justificarea avansului, la întoarcerea din deplasare, în situaţia în care valoarea decontului este mai mică decât avansul acordat

Justificarea avansului acordat pentru indemnizaţia de delegare (diurnă):

646 10.01.13 „Cheltuieli cu indemnizaţii de delegare, = 542 „Avansuri de trezorerie” detaşare şi alte drepturi salariale”



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

Justificarea avansului acordat pentru cazare:

646 20.06.01 „Cheltuieli cu indemnizaţii de delegare, = 542 „Avansuri de trezorerie” detaşare şi alte drepturi salariale”

Depunerea numerarului încasat în trezorerie:

581 „Viramente interne” = 5311 „Casa în lei” 560 „Disponibil al instituțiilor publice finanțate integral = 581 „Viramente interne” din venituri proprii”

Acordarea avansului în numerar în lei, prin casierie, pentru cheltuieli de protocol

Acordarea de avans pentru cumpărarea de produse pentru protocol:

542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

Justificare avans acordat: 623 20.30.02 „Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate” = 542 „Avansuri de trezorerie”

Achiziţionare produse de protocol, fără acordarea prealabilă a avansului: 623 20.30.02 „Cheltuieli de protocol, reclamă şi = 4281 „Alte datorii în legătură cu publicitate” personalul”

Decontare contravaloare factură produse protocol: 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul” = 5311 „Casa în lei”

Achiziţia de carburanţi din avansuri acordate în numerar în lei, prin casierie

Înregistrarea acordării avansului de trezorerie în vederea achiziţiei de carburant: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

Înregistrarea facturii privind achiziţia de carburant:

3022 „Combustibili” = 401 „Furnizori”

Justificarea avansului de trezorerie, în situaţia în care valoarea documentului justificativ este mai mică decât avansul acordat:



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

% = 542 „Avansuri de trezorerie” 401 „Furnizori” 5311 „Casa în lei”

6. Înregistrări/Documente/Formulare

FORMULARE care se întocmesc

Registrul de casă

Dispoziţii de plată/încasare către casierie

Chitanţe



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare

PROCEDURA

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri

I. DESEMNAREA CASIERULUI

1. Conducătorul instituţiei publice

Numeşte prin act administrativ persoana în funcţia de casier, cu respectare următoarelor condiţii: a împlinit vârsta de 21 ani; a absolvit studii liceale, respectiv studii medii liceale, finalizate cu

diplomă de bacalaureat; are cunoştinţele necesare pentru a îndeplini aceasta funcţie.

Asigură buna funcţionare a casieriei în spaţii adecvate, dotate cu case de valori şi alarme.

Conducătorul instituţiei publice numeşte o persoană care nu îndeplineşte condiţiile de gestionar.

II. CONSTITUIREA GARANŢIEI MATERIALE A CASIERULUI

1. Direcía financiar-contabilă

Constituie garanţia în numerar a casierului, prin reţinere în rate lunare de 1/10 din salariul tarifar lunar sau din câştigul mediu pe o lună.

Transmite la trezorerie şi bancă specimene de semnătură pentru persoanele autorizate să semneze instrumente de plată şi pentru persoanele autorizate să ridice numerar.

Solicită trezoreriei stabilirea plafonul de casă corespunzător.

Direcția financiar-contabilă omite să constituie garanţie materială casierului.

III. OPERAŢIUNILE DERULATE PRIN CASIERIE

1. Casierul Asigură relaţia cu trezoreria şi cu banca.



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri

Ridică numerarul necesar operaţiunilor autorizate. Depune în cont numerarul care depăşeşte plafonul de casă stabilit.

Ţine evidenţa încasărilor şi plăţilor în numerar, cu ajutorul Registrului de casă, care se întocmeşte de către casier pe baza documentelor justificative.

Zilnic, casierul totalizează operaţiile din fiecare zi şi stabileşte soldul casei, care se reportează pe fila următoare.

Exemplarul al doilea se detaşează şi se predă direcției financiar-contabile, în aceeaşi zi, sau cel mai târziu a doua zi, împreună cu documentele justificative, sub semnătură, în Registrul de casă.

Casierul nu completează zilnic Registrul de casă.

IV. EFECTUAREA CONTROLULUI INOPNAT ASUPRA CASIERIEI

1. Direcțial financiar-contabilă

Efectuează controlul inopinat al casieriei o dată pe lună. Efectuează înregistrările contabile pe baza Registrului de casă şi a documentelor justificative.

În urma controlului inopinat se constată că soldul faptic nu corespunde cu soldul scriptic din Registrul de casă.

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei. ** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

8. Anexe

8.1. Anexa 1: Formular F-PO- …Registru de casă S.C…………………………. DATA Contul. J………………………………. ZI LUNA AN CASA R…………………….. REGISTRU DE CASA Nr. Nr. act Nr. EXPLICATIA INCASARI PLATI SIMBOL cont crt. casa. anexa. Corespondent

0 SOLD ZIUA PRECEDENTA 1 2 3

4 5 6 7

8 9

10 11

12 13

14 15

RAPORT pagina/total CASIER Compartimentul FINANCIAR-CONTABIL



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

8.2. Anexa 2: Formular F-PO- Chitanță



COD: PO-80.

EDIŢIE: 1


CASĂ





www.usamvcluj.ro

.3. Anexa 3: Formular F-PO- …Dispoziție de plată/încasare… Instituţia publică ………………. DISPOZIŢIE DE (PLATĂ/ÎNCASARE) ………………………CĂTRE CASIERIE nr……………… din …………… Numele şi prenumele ……………………………………………………………………… Funcţia (calitatea) …………………………………………………………………………. . Suma ……………………………………… lei ………………………………………….. (în cifre) (în litere) Scopul încasării/plăţii ……………………………………………………………………… Semnătura Conducătorul unităţii Viza de control

financiar preventiv Compartimentul financiar-contabil

DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI

Actul de identitate seria__________nr.__________________________ Am primit suma de________________________________________lei ( in cifre )

Data______________________ Semnatura_________________

CASIER Plătit suma de_______________________lei ( in cifre ) Data_______________________ Semnătura__________________

Documents

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND OPERAŢIUNILE DE CASĂdac.usamvcluj.ro › data › 3 REGULAMENTE SI PROCEDURI... · procedura sistemului integrat pentru managementul calitĂŢii