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PRO-VIN-045-1
Vicerrectoría Ingenierías, Diseño y Arquitectura
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Fecha de creación: Febrero 2016
Fecha de última revisión: Febrero 2016
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Proceso para la definición, modificación y autorización de cuadros de equipamiento para laboratorios y talleres 1. Objetivo
Establecer los lineamientos y actividades que permitan la eficiente definición, modificación y autorización de los cuadros de equipamiento para talleres y laboratorios de la universidad.
2. Alcance
Campus Corporativo
Comité Académico
Director de Administración y Finanzas
Director de Departamento Académico
Coordinador de Programa
Coordinador de Centros, Talleres y Laboratorios
Vicerrector Institucional de Ingeniería, Diseño y Arquitectura
Vicerrector Institucional de Negocios, Hospitalidad y Ciencias Sociales
Vicerrector Institucional de Ciencias de la Salud
Vicerrector Institucional de Adulto Trabajador e Investigación
Vicerrector Académico
Director Nacional de Carrera
Especialista en Compras
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3. Definiciones
CIP: (Capital Investment Proposal) documento en donde se resume un proyecto de inversión, reflejando el gasto total del proyecto. Comité Académico: Es el órgano colegiado conformado por Profesores de Asignatura, Profesores de Tiempo Completo, Coordinador de Programa Académico, Director de Departamento, Director Nacional de Carrera y el Vicerrector Institucional correspondiente. Cuadro de equipamiento: Suministro y/o equipo necesario para desarrollar y fomentar las actividades prácticas de docencia, investigación y educación continua acompañada de la infraestructura necesaria. Definición, modificación y autorización para cuadros de equipamiento: Son el conjunto de actividades orientadas a la aprobación de los equipos contenidos dentro de un Centro, Taller o Laboratorio por parte de la Vicerrectoría Institucional correspondiente. Lineamientos: Son políticas que rigen el proceso actualmente.
4. Referencias
Los procesos, formatos y guías operativas relacionadas con este documento, están disponibles en el Portal Fénix:
https://laureatelatammx.sharepoint.com/sites/normatividaduvm/SitePages/Inicio.aspx
5. Lineamientos Generales
1. Los campus de la Universidad deberán disponer de los cuadros de equipamiento como elemento de apoyo para el proceso enseñanza-aprendizaje de todos sus niveles y programas académicos.
2. El Director Nacional de Carrera en conjunto con la Vicerrectoría Institucional correspondiente del área de estudio y la Vicerrectoría Académica, son las únicas áreas facultadas para reunir al Comité Académico.
3. En todos los casos, la Vicerrectoría Institucional correspondiente a cada área de estudio deberá evaluar la pertinencia del uso del equipamiento requerido y verificar que sea acorde con los planes y programas de estudio en cuestión.
4. El Director Nacional de Carrera correspondiente evaluará técnicamente los recursos necesarios para el uso del equipamiento académico y su integración a la infraestructura actual de la Institución.
5. El número de equipos se asignará en función de la población estudiantil de cada campus y será definido de común acuerdo entre la correspondiente Vicerrectoría Institucional y el Director de Departamento, dependiendo de los programas académicos que oferte, garantizando el uso del equipamiento académico para los programas regulares y extracurriculares del campus.
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6. La única instancia con facultad para actualizar cualquier cuadro de equipamiento académico en la Universidad será la Vicerrectoría Institucional correspondiente, siempre y cuando haya realizado previa consulta con el Comité Académico, según el caso (puntos 5 y 13 de estos lineamientos).
7. La Vicerrectoría Institucional correspondiente solo autorizará equipamiento que esté estandarizado en los cuadros de equipamiento básicos.
8. Todos los consumibles necesarios para el buen funcionamiento de los Talleres y Laboratorios deberán ser definidos y adquiridos por el campus a través de su presupuesto de operaciones (OpEx) trabajado en conjunto con su Director de Administración y Finanzas.
9. Los Coordinadores de Centros, Talleres y Laboratorios de cada campus serán los responsables del resguardo y correcto uso de los equipamientos.
10. La Vicerrectoría Institucional correspondiente estará facultada para llevar a cabo las revisiones necesarias respecto al uso de los artículos descritos dentro de los cuadros de equipamiento asignados a los diferentes campus.
Definición de equipo para laboratorio y taller
11. Tratándose de carreras nuevas que se integren a la oferta académica de un campus ya en operación o bien, de unidades académicas nuevas que requieran estructurar sus programas académicos con carreras ya ofertadas por la UVM, le corresponde a la Vicerrectoría Académica notificar oportunamente a la Vicerrectoría Institucional correspondiente para definir conjuntamente con los Directores Nacionales de Carrera, el equipamiento para laboratorios y talleres necesarios.
12. En el caso de una oferta educativa nueva en el sistema UVM, el área responsable de la Vicerrectoría Académica deberá notificar a la Vicerrectoría Institucional correspondiente, con el propósito de analizar si el tipo de equipamiento disponible puede ser de utilidad para el nuevo programa; de lo contrario para mantener una vinculación y conocer de sus nuevos requerimientos.
13. En la definición de todo cuadro de equipamiento que se requiera, participará el Comité Académico Correspondiente.
Modificación y autorización de equipo para laboratorio y taller
14. Solo se considerará la adquisición de un cuadro de equipamiento en los siguientes casos: a) Cuando no exista equipamiento alguno y se haya demostrado la necesidad de
contar con éste como elemento de apoyo para cuando menos dos asignaturas, por parte del Vicerrector Institucional Académico correspondiente.
b) Cuando se haya demostrado fehacientemente que el equipamiento existente perdió vigencia o ya no se ajusta a las necesidades de los planes de estudio.
c) Cuando a pesar de existir el equipamiento necesario, se considere pertinente contar con alternativas, complementos o diversidad en este tipo de aplicaciones.
d) Cuando por aumento de la demanda sea necesario incrementar el número de equipos.
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e) En todos los casos se deberá contar con la aprobación por escrito del Comité Académico, avalado por la Vicerrectoría Institucional correspondiente.
f) Cuando exista presupuesto suficiente y sea autorizado su ejercicio, con base en las políticas correspondientes.
g) Cuando las condiciones físicas por uso frecuente y término de vida útil lo amerite. h) Cuando un proyecto de optimización de espacios que dé valor agregado a los
escenarios académicos lo amerite. 15. La Vicerrectoría Institucional correspondiente será la única instancia autorizada para
declarar obsoleto un escenario académico y su respectivo equipamiento, siempre y cuando ya no impacte a los planes de estudio y sea previamente avalado por el Comité Académico y el trámite se realice con la autorización del Director Administración y Finanzas.
16. La Vicerrectoría Institucional correspondiente es la instancia que evaluará la posible reubicación de los equipos en beneficio de otros campus y si esto ocurriera deberá verificar que el trámite se realice con la autorización del Director de Administración y Finanzas.
17. Los campus deberán solicitar el Vo.Bo. de la Vicerrectoría Institucional correspondiente para la configuración del número de equipos que solicitan de acuerdo a sus necesidades.
Revisión del proceso
18. Los procesos operativos asociados o derivados del tema abordado en el presente documento estarán sujetos a las disposiciones contenidas en el proceso “Para la Revisión de Procesos en UVM”.
Autorización de las excepciones
19. Las actividades y autorizaciones descritas dentro de este proceso sólo podrán ser desempeñadas por el personal asignado en el mismo; en caso de no encontrarse disponible, las responsabilidades se trasladarán al nivel jerárquico superior inmediato dentro de su área.
20. Los casos no previstos en el presente documento así como las posibles excepciones a las disposiciones contenidas en el mismo, serán resueltas y/o autorizadas por el Vicerrector Institucional correspondiente en función al ámbito de su competencia.
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6. Diagrama de procesos
Diagrama del Subproceso A: Definición de cuadros de equipamiento para centros talleres y laboratorios
Proceso: Definición y autorización de cuadros de equipamiento para laboratorios y talleres 1/4Subproceso A: Definición de cuadro de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
Vicerrector Institucional
Correspondiente Comité Academico
Director Nacional de Carrera
Director de Diseño Curricular
Especialista en Compras
Acta de adopción de equipamientos para centros, talleres y laboratorios
INICIO
1Realiza planeación
de apertura de nueva carrera en
campus
2 Solicita por correo
electrónico a Director de Diseño Curricular cree plan
de estudios y cuadro de
equipamientos
3Recibe por correo
electrónico solicitud de creación de plan
de estudios y cuadro de
equipamiento correspondiente para la carrera
4Crea plan de
estudios y cuadro de equipamiento correspondiente para la carrera
5En colaboración con
el Vicerrector Institucional
Correspondiente y del Director
nacional de carrera convocan a un
Comité Académico para la revisión y
autorización de plan de estudios y
cuadro de equipamiento
correspondiente para la carrera
6Realiza reunión para
la revisión y autorización del
plan de estudios y cuadro de
equipamiento correspondiente para la carrera
7Revisa y autoriza
plan de estudios y cuadro de
equipamiento correspondiente
firmando la carta de Adopción del mismo
8Envía por correo
electrónico plan de estudios y cuadro de equipamiento
correspondiente al Vicerrector Institucional
Correspondiente para su autorización
A
B
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Proceso: Definición y autorización de cuadros de equipamiento para laboratorios y talleres 2/4Subproceso A: Definición de cuadro de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
Vicerrector Institucional Correspondiente Especialista en
ComprasComité Academico
Director Nacional de Carrera
Director de Diseño Curricular
Acta de adopción de equipamientos para centros, talleres y laboratorios
9Recibe por correo
electrónico solicitud de autorización de
cuadro de equipamiento para laboratorio y taller además de la Carta
de Adopción
10Analiza solicitud
verificando que el uso del equipo
cumpla con plan de estudios
11¿Autoriza Equipo?
12Informa por correo
electrónico a Comité Académico la no autorización de equipo con las
observaciones correspondientes
14Envía por correo
electrónico al Director Nacional de
Carrera realice la solicitud de
cotización del cuadro de
equipamiento para centros talleres y
laboratorios
13Recibe por correo electrónico la no
autorización y ajusta cuadro de
equipamiento
15Recibe por correo
electrónico solicitud de cotización de
cuadro de equipamiento para centros, talleres y
laboratorios
16Solicita por correo
electrónico a Especialista en
Compras realice cotización de
cuadro de equipamiento
SI
NO
A
B 18Realiza cotización
de cuadro de equipamiento y lo envía por correo
electrónico a Director Nacional de
Carrera
17Recibe por correo
electrónico solicitud de cotización de
cuadro de equipamiento
19Recibe por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento
20Envía por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento al
Vicerrector Institucional
Correspondiente anexando
observaciones
21Recibe por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento de
laboratorio y taller
22Elabora CIP
correspondiente
FIN
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Descripción de Narrativa A: Definición de cuadros de equipamiento para centros talleres y laboratorios
# Responsable Actividad
1. Vicerrector Institucional
Correspondiente Realiza planeación de apertura de nueva carrera en campus.
2. Vicerrector Institucional
Correspondiente Solicita por correo electrónico a Director de Diseño Curricular cree plan de estudios y cuadro de equipamiento.
3. Director de Diseño
Curricular
Recibe por correo electrónico solicitud de creación de plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente para la carrera.
4. Director de Diseño
Curricular Crea plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente para la carrera.
5. Director de Diseño
Curricular
En colaboración con el Vicerrector Institucional Correspondiente y del Director nacional de carrera convocan a un Comité Académico para la revisión y autorización de plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente para la carrera.
6. Comité Académico Realiza reunión para la revisión y autorización del plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente para la carrera.
7. Comité Académico Revisa y autoriza plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente firmando la carta de adopción del mismo.
8. Comité Académico
Envía por correo electrónico plan de estudios y cuadro de equipamiento correspondiente al Vicerrector Institucional Correspondiente para su autorización anexando Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios (Anexo 1).
9. Vicerrector Institucional
Correspondiente
Recibe por correo electrónico solicitud de autorización de cuadro de equipamiento para laboratorio y taller además de la
Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios (Anexo 1)
10. Vicerrector Institucional
Correspondiente Analiza solicitud verificando que el uso del equipo cumpla con plan de estudios de la nueva carrera a implementar.
11. Vicerrector Institucional
Correspondiente SI autoriza equipo, continúa con actividad 14. NO autoriza el equipo, continúa con actividad 12.
12. Vicerrector Institucional
Correspondiente
Informa por correo electrónico a Comité Académico la no autorización de equipo con las observaciones correspondientes.
13. Comité Académico Recibe por correo electrónico la no autorización y ajusta cuadro de equipamiento, Regresa a actividad 7.
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# Responsable Actividad
14. Vicerrector Institucional
Correspondiente
Envía por correo electrónico al Director Nacional de Carrera realice la solicitud de cotización del cuadro de equipamiento para centros talleres y laboratorios.
15. Director Nacional de
Carrera Recibe por correo electrónico solicitud de cotización de cuadro de equipamiento para centros, talleres y laboratorios.
16. Director Nacional de
Carrera Solicita por correo electrónico a Especialista en Compras realice cotización de cuadro de equipamiento.
17. Especialista en Compras Recibe por correo electrónico solicitud de cotización de cuadro de equipamiento.
18. Especialista en Compras Realiza cotización de cuadro de equipamiento y lo envía por correo electrónico a Director Nacional de Carrera.
19. Director Nacional de
Carrera Recibe por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento.
20. Director Nacional de
Carrera
Envía por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento a Vicerrector Institucional Correspondiente anexando observaciones.
21. Vicerrector Institucional
Correspondiente Recibe por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento.
22. Vicerrector Institucional
Correspondiente Elabora CIP.
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Diagrama del subproceso B: Modificación y autorización de cuadros de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
Proceso: Definición y autorización de cuadros de equipamiento para laboratorios y talleres 3/4Subproceso B: Modificación y autorización de cuadros de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
Director Nacional de Carrera Vicerrector Académico Comité Académico Vicerrector Institucional
CorrespondienteEspecialista en Compras
INICIO
2Analiza planes de
estudio para actualizar
equipamiento
1Solicita a Comité
Académico envíen observaciones del
equipamiento actual
3¿Existen
requerimientos ?
4Sigue analizando
equipos en mercado
5Realiza junta con
Vicerrector Académico para revisar propuesta
de equipo
NO
SI
7¿Hay cambio de
equipo?
8Sigue analizando
equipos en mercado
9Reúne al Comité
Académico
NO
SI
6Lleva a cabo junta y
analiza propuesta en relación al plan
de estudios
10 Realiza junta con
Comité Académico para analizar nuevo requerimiento de
equipo
11 Analiza y evalúa
propuesta de nuevo equipo
B
A
A
C
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Proceso: Definición y autorización de cuadros de equipamiento para laboratorios y talleres 4/4Subproceso B: Modificación y autorización de cuadros de equipamiento para centros, talleres y laboratorio
Director Nacional de Carrera
Vicerrector Académico
Especialista en Compras Comité Académico Vicerrector Institucional
Correspondiente
Acta de adopción de equipamientos para centros, talleres y laboratorios
Acta de adopción de equipamientos para centros, talleres y laboratorios
Acta de adopción de equipamientos para centros, talleres y laboratorios
12¿Autoriza equipo?
14Firman Acta de
adopción y entregan físicamente a Vicerrector Institucional
correspondiente solicitando revise y
autorice equipo
13Niega autorización de equipo y firma Acta de adopción
SI
NO
B
15Recibe Acta de
adopción y analiza solicitud
16¿Autoriza Equipo?
17Informa por correo
electrónico al Comité Académico la no autorización
de equipo anexando razones
18Envía por correo
electrónico la Director Nacional de
Carrera realice la solicitud de la cotización del equipamiento
NO
SI
19Recibe por correo
electrónico solicitud de cotización de
cuadro de equipamiento
20Solicita por correo
electrónico a Especialista en
Compras realice cotización de
cuadro de equipamiento
22Realiza cotización
de cuadro de equipamiento de y lo envía por correo
electrónico a Director Nacional de
Carrera
21Recibe por correo
electrónico solicitud de cotización de
cuadro de equipamiento
23Recibe por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento
24Envía por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento al
Vicerrector Institucional
Correspondiente anexando
observaciones
25Recibe por correo
electrónico cotización de
cuadro de equipamiento
26Realiza comunicado
y lo envía por correo electrónico a
campus involucrados
FINA
1
C
1
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Descripción de Narrativa B: Modificación y autorización de cuadros de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
# Responsable Actividad
1. Director Nacional de
Carrera Solicita al Comité Académico envíen observaciones del equipamiento actual.
2. Director Nacional de
Carrera
Analiza planes de estudio para actualizar equipamiento cada periodo de dos años o cuando exista un proceso de Rediseño Curricular.
3. Director Nacional de
Carrera
SI existen requerimientos para modificar equipamientos, continúa con actividad 5. En caso de NO existir requerimientos para modificar equipamiento, continúa con actividad 4.
4. Director Nacional de
Carrera Sigue analizando equipos en mercado. FIN del Subproceso.
5. Director Nacional de
Carrera Realiza junta con Vicerrector Académico para revisar propuesta de equipamiento.
6. Vicerrector Académico Lleva a cabo reunión y expone comentarios de equipo analizando el plan de estudios.
7. Vicerrector Académico
SI existe la necesidad de cambio de algún equipo, continúa con actividad 9. En caso de NO existir la necesidad de cambio de algún equipo, continúa con actividad 8.
8. Vicerrector Académico Sigue analizando equipo en mercado. FIN del Subproceso.
9. Vicerrector Académico Reúne al Comité Académico para revisar y analizar la propuesta de nuevo equipamiento.
10. Vicerrector Académico Realiza junta con Comité Académico para analizar nuevo requerimiento de equipo.
11. Comité Académico Analizan equipo, deliberando si cumple con las especificaciones necesarias para poder dar cumplimiento al plan de estudios.
12. Comité Académico
SI autorizan modificación de equipo, continúa con actividad 14. En caso de NO autorizar la modificación, continúa con actividad 13.
13. Comité Académico Niega autorización de equipo y firman Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios (Anexo 1), FIN del Subproceso.
14. Comité Académico
Firman Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios (Anexo 1) y entregan físicamente a Vicerrector Institucional Correspondiente solicitando revise y autorice equipo.
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# Responsable Actividad
15. Vicerrector Institucional
Correspondiente Recibe Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios (Anexo 1) y analiza solicitud.
16. Vicerrector Institucional
Correspondiente
SI autorizan un nuevo equipo para laboratorio o taller, continúa con actividad 19. En caso de NO autorizar un nuevo equipo para laboratorio y taller, continúa con actividad 17.
17. Vicerrector Institucional
Correspondiente
Informa por correo electrónico al Comité Académico la no autorización de equipo anexando razones, regresa a actividad 11.
18. Vicerrector Institucional
Correspondiente Envía por correo electrónico la Director Nacional de Carrera realice la solicitud de la cotización del equipamiento.
19. Director Nacional de
Carrera Recibe por correo electrónico solicitud de cotización de cuadro de equipamiento.
20. Director Nacional de
Carrera Solicita por correo electrónico a Especialista en Compras realice la cotización de equipamiento.
21. Especialista en Compras Recibe por correo electrónico solicitud de cotización de equipamiento.
22. Especialista en Compras Realiza cotización de cuadro de equipamiento y lo envía por correo electrónico a Director Nacional de Carrera.
23. Director Nacional de
Carrera Recibe por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento.
24. Director Nacional de
Carrera
Envía por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento al Vicerrector Institucional Correspondiente anexando observaciones.
25. Vicerrector Institucional
Correspondiente Recibe por correo electrónico cotización de cuadro de equipamiento.
26. Vicerrector Institucional
Correspondiente Realiza comunicado y lo envía por correo electrónico a campus involucrados.
FIN
7. Archivos utilizados
Clave de formato
Subproceso Nombre del formato
Anexo 1 A Acta de adopción de equipamiento para centros,
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talleres y laboratorios.
8. Anexos
Anexo 1. Acta de adopción de equipamiento para centros, talleres y laboratorios
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9. Autorizaciones
Nombre, Puesto, Firma y Fecha
Dr. Eduardo de Jesús García García,
Vicerrector Institucional de Ingeniería, Diseño y Arquitectura
Nombre, Puesto, Firma y Fecha
Dr. Carlos Miguel Barber Kuri Vicerrector Institucional de Negocios,
Hospitalidad y Ciencias Sociales
Nombre, Puesto, Firma y Fecha
Dra. Simone Nomie Sato
Vicerrector Institucional de Ciencias de la Salud
Nombre, Puesto, Firma y Fecha
Dra. Imarú Josefina Arias Ramírez Vicerrector Académico
10. Control de cambios
Versión Fecha de
Modificación Descripción Solicitado por
1.0 Feb 2016 Versión Inicial Vicerrectoría
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