Processi di trasmissione ed elaborazione documentazione giuridica

Ing. Pasquale Starace

CIO & CSO

Notartel S.p.A.

pstarace@notariato.it

Notartel, la società informatica del Notariato italiano, è nata per gestire l’informatizzazione dei processi documentali dei notai e l’interazione con la Pubblica Amministrazione

Notartel è motore e strumento di ricerca tecnologica avanzata

L’informatizzazione dell’attività notarile contribuisce a migliorare la vita dei cittadini in termini di quantità e qualità dei servizi, di tempo risparmiato nella gestione di pratiche e adempimenti, di affidabilità e sicurezza della convivenza sociale

Dal 1997 Notartel rende possibile tutto questo con processi di trasmissione telematica giuridicamente validi e l’aggiornamento dei pubblici registri. Un obiettivo importante per i cittadini e per il Paese.

  Numero notai collegati

Fatturato per cliente/mese (.000)

1999 1.900 129

2000 2.800 235

2001 3.450 399

2002 3.860 630

2003 4.235 1.487

2004 4.374 2.956

2005 4.400 3.699

2006 4.450 3.717

2007 4.480 3.390

2008 4.500 3.174

2009 4.593 3.015

2010 4.697 3.107

2011 4.763 N.A.

2012 4.788 N.A.

2013 4.812 N.A.

I soci• Consiglio Nazionale del Notariato• Cassa Nazionale del Notariato• Data di costituzione 30 luglio 1997

Obiettivi: realizzare e gestire soluzioni digitali per il notariato.

Il notaio utilizza l’informatica:

- per la stesura dell'atto come documento mediante la creazione di clausole più o meno ripetitive da riprodurre

- per l’estrazione dei dati contenuti nel documento

- per l'esecuzione degli adempimenti ad esso connessi

- per la realizzazione degli indici e dei repertori

- per la gestione della contabilità a fini interni e fiscali.

Il notaio utilizza gli strumenti della telematica in sicurezza tramite un sistema di accesso ad autenticazione- per effettuare gli accertamenti richiesti dalla legge (visure

ipotecarie, catastali, ecc.) collegandosi direttamente alle banche dati della Pubblica Amministrazione

- per l’adempimento unico telematico legato agli atti immobiliari

- per effettuare l’iscrizione telematica al Registro delle Imprese

- per consultare le banche dati giuridiche esterne

- per aggiornare le banche dati della Pubblica Amministrazione.

Il notaio adotta sistemi di sicurezza e certezza

- come la firma digitale e la posta elettronica certificata, per garantire che il documento notarile abbia l’efficacia privilegiata prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità.

Art. 4. Partecipazione al procedimento amministrativo informaticoLa partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto di accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione secondo quanto disposto dagli articoli 59 e 60 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.Ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione se formato ed inviato nel rispetto della vigente normativa.(“Codice dell'amministrazione digitale”, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 come modificato dal D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.)

Notartel con la R.U.N-Rete Unitaria del Notariato ha realizzato tutte le applicazioni di e-government del notariato italiano: sistemi di servizi integrati tra loro e con la Pubblica Amministrazione.

• Sistema di identità federataIl sistema di Accesso e Autenticazione del notariato (Identity and Access Management - IAM) ha introdotto nel 2010 una procedura di autenticazione e di autorizzazione di tutti coloro che accedono ai servizi della RUN: notai, operatori di studio e terzi autorizzati, in tutta privacy e sicurezza.

• Posta ordinariaRende accessibili due domini di posta: uno dedicato alla posta personale di ciascun notaio, l’altro alla posta generata da mailing list configurate per la categoria.

• Posta certificataGestisce il sistema di posta certificata, su un dominio dedicato, per la trasmissione di documenti informatici con piena validità giuridica.

• Firma digitaleRende operativa l’attività di certificatore del Consiglio Nazionale del Notariato per la gestione della firma digitale dei notai. L’assunzione della qualifica di certificatore ha consentito l’esecuzione degli adempimenti in piena validità giuridica, in quanto la firma digitale rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato è l’unica che certifica anche la funzione.

• Visure on-lineIl sistema permette di accedere a tutti i dati presenti presso le Conservatorie dei Registri Immobiliari, gli Uffici Tecnici Erariali, il Registro delle Imprese, la Motorizzazione Civile ed, in un prossimo futuro, anche gli Archivi Notarili.

• Adempimenti telematiciRende operativa la registrazione telematica degli atti sia verso gli Uffici del Territorio (Registro Immobiliare) e delle Entrate, sia verso le Camere di Commercio (Registro delle Imprese). È inoltre possibile provvedere, sempre per via telematica, alla pubblicazione delle inserzioni in Gazzetta Ufficiale.

• Documentazione giuridicaConsente di accedere alla documentazione giuridica utile all’attività notarile, sia interna che fornita in convenzione con editori esterni; un archivio della documentazione giuridica (Banca Dati Notarile) contiene circa 40.000 documenti (studi prodotti dal Consiglio Nazionale del Notariato, giurisprudenza d’interesse, dottrina). Il materiale è accessibile da un motore di ricerca di ultima generazione.

• E-learningRende fruibili corsi interattivi via WEB per l’apprendimento dei sistemi realizzati.

• Conservazione a NormaUn archivio degli atti e documenti relativi all’attività notarile, originariamente formati su supporto informatico o derivanti dalla conservazione di documenti analogici.

• WebNotartel è Internet Service Provider del Notariato del quale gestisce il sito pubblico www.notariato.it.

Il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di certificazione con Notartel

Dal 12 settembre 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto nell’elenco pubblico dei certificatori della firma digitale tenuto dal DigitPA, come autorità di certificazione dei notai italiani. Le firme digitali dei notai italiani possono essere verificate sul sito http://ca.notariato.it

Il CNN certifica le firme digitali dei notai nell’esercizio delle loro funzioni e garantisce quindi ai terzi non solo che la firma digitale appartiene a una determinata persona ed è valida al momento dell’apposizione, come fa qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio nell’esercizio delle sue funzioni. Con i sistemi realizzati da Notartel, il documento informatico notarile ottiene le garanzie di sicurezza e certezza sulla provenienza e sul contenuto, che caratterizzano da sempre l’atto del notaio. Le procedure di rilascio, sospensione e revoca della firma sono modulate sulle procedure relative all’avvio, all’interruzione o alla cessazione dall’esercizio delle funzioni notarili.

Gestore di posta elettronica certificata

Il soggetto che gestisce uno o più domini di posta elettronica certificata con i relativi punti di accesso, di ricezione e di consegna, titolare della chiave usata per la firma delle ricevute e delle buste e che si interfaccia con altri gestori di posta elettronica certificata per l’interoperabilità con altri titolari (art. 1, D.M. 2 novembre 2005)

Firma digitaleUn particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici(art. 1, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 come modificato dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n, 235)Posta elettronica certificataOgni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici(art. 1, D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 modificato dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n, 235)

Pratiche evase telematicamente dai notai 14.7 milioni Operazioni di visura ipotecarie in conservatoria13.5 milioni Operazioni di visura catastale5.8 milioni Operazioni di visura presso le Camere di

Commercio3.7 milioni Invii telematici

150 giorni tempo medio di iscrizione di una società al Registro imprese nel 2000

1 giorno tempo medio attuale di iscrizione di una società al Registro imprese grazie all’infrastruttura informatica del notariato

Processo documentale

• Securizzazione dei documenti informatici

• Trasporto verso la PA• Conservazione e preservazione a

norma di legge

Trattamento

• Non modificabilità del documento e non ripudio– Utilizzo firma digitale

• Formati documentali interoperabili– Utilizza dei soli formati documentali aperti

Trasporto

• Certezza della sorgente dei documenti– Gestione identità digitali– Federazione identità tra enti diversi

• Certezza della ricezione dei documenti– Scambio ricevute– Protocollazione delle comunicazioni

• Riservatezza delle comunicazioni– Trasmissione su canali criptati

Conservazione

• Sicurezza giuridica– Utilizzo conservazione di lungo periodo

secondo le normative vigenti• Sicurezza fisica

– Sistemi di memorizzazione ridondati e distribuiti geograficamente

Processi adottati

• ITIL– Gestione servizi IT

• OAIS– Preservazione informazioni digitali

• ISO27000– Gestione della sicurezza delle informazioni

Infrastruttura (sintesi)

• 2 Sedi• Autonomous System (AS 29036)• 6 Link Internet (300 MB)• 300 server (fisici e virtuali)• 4 SAN (100 TB)• 60 dispositivi IT (switch,, firewall)

Gestione sicurezza

• Sicurezza fisica• Sicurezza logica (affidabilità, integrità,

resilienza)• Sicurezza perimetrale (accessi ai

sistemi, accessi da internet)• Monitoring e auditing

Sicurezza Fisica

• Vigilanza H24• Edificio principale altamente automatizzato• Duplicazione sede CED• Richiesta identificazione per accesso in sede• Badge di abilitazione per accesso a CED• Presenza nel CED di due locali ad accesso

limitato – Area sicura (single access)– Bunker (dual access)

Sicurezza logica

• Sistemi bilanciati• Strutture di back up• Ridondanza dati• Gestione RBAC per accesso ai

contenuti

Sicurezza perimentrale

• Accesso amministrativo ai sistemi limitato al personale autorizzato (privileged account management)

• Presenza di firewall perimetrali per il controllo dei sistemi

• Architetture antispam e antivirus posta e pdl

Monitoring and audit

• Monitoring dei sistemi– Allerting– SLA Monitoring– Capacity planning

• Ispezioni e controllli– Audit– Business analisys

Q & A

e

Buon proseguimento