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Officemanagement
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TAGUNG
Die Rolle eines Organisators
--> Spezialist für Organisation und Planung
--> Leiter für Führung und Beratung
Führungsqualitäten
· Organisation (Aufbau, Ablauf)
· Betriebswirtschaft (Finanzen, Buchhaltung)
· Technologien (E-Technologie)
· Infrastruktur (Stadtplanung)
· Recht
· Sozialkompetenz
--> Erfolgreiches Kommunikationsgeschäft
Der Schlüssel zum Erfolg
Zielsetzung Engagement Planung und Kalkulation Programm Veranstaltungsstätte Entscheidungsprozesse Motiviertes Team Verwaltungsabläufe BEGEISTERUNG
Das Handwerkszeug
--> Veranstaltungsprofil: Was? Wer? Warum? Wann? Wie? und Wo?
--> Teilnehmerprofil: Überblick über jeden Teilnehmer
--> Aktionsplan: Organisation und Zeitmanagement
Wohlbefinden der Teilnehmer
"Unser Geist gewinnt an Kraft, wenn wir uns um andere kümmern." - Dalai Lama
Wahl der TagungsregionHier ist zu berücksichtigen:
Zahl der Teilnehmer Erwartungen der Teilnehmer Budget Zeit und Kosten für die Anreise Klima Sehenswürdigkeiten/Freizeitangebote
Entscheidungen zwischen:o Stadtzentrumo Ländliches Gebieto Urlaubsorto Flughafen
Wahl der Tagungsstätte• Request for proposals• Anforderungsformular
-RFP enthält Liste mit von Anforderungen, die der Tagungsort erfüllen soll erläutert werden Anforderungen an:• Den Tagungsort• Kapazitäten für Gesellschaftliche Anlässe• Unterbringungsmöglichkeiten
Side Inspection
-Kontrolle durch Besichtigung
-Bei der Besichtigung soll man nach folgendem fragen:
Referenzen Buchungskonditionen oder Mustervertrag Ideen für die Freizeit Liste lokaler Lieferanten -Checkliste mit Fragen davor vorbereiten Besichtigung der Räumlichkeiten
Die Lage• Zugang zum Tagungsraum• Behindertenzugang• Registrierungsbereich• Fahrstuhl• Toiletten• Zusatzräume• Speiseraum• Ausgänge nach draußen
Die Ausstattung Schalldichtes Wand und Bodenmaterial Akustik Heizung/Klimaanlage Position der Türen Notausgänge Tageslicht/Aussicht Technische Anschlüsse Beleuchtung Gestaltung des Raumes:Säulen, Dekor, Deckenhöhe…
Planung der Bewirtung größtes Erinnerungserlebnis = Essen Speiseplankoordination Absprache mit den einzelnen Bereichen Informationen aus Vergangenheit sammeln Raumplan Raumvolumen Bilder von früheren Veranstaltungen Ort –und Jahreszeitentypische Speisen
Programmerarbeitung
Entscheidungsfaktoren für Planung:
Geld
Zeit
Teilnehmer
Berücksichtigungskomponenten
Dauer und Zeitpunkt der Veranstaltung
Anreisestrecke
Art der Teilnehmer (mit Begleitung)
Ziel der Veranstaltung
Relevant:
Flexibilität im Programm
Fazit: Unerwartete Vorfälle besser steuer- und kontrollierbar
Planung der Freizeit
idealer Ablauf:
angenehmes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeitangeboten für Entspannung
Planung mit Berücksichtigungsfaktoren
Mensch: wer sind die Teilnehmer, ihre Erwartungen, voraussichtliche Teilnehmerzahl
Zeit: Arbeitszeitplan, verfügbare Freizeit, Zeiten für Mahlzeiten vor und nach der Freizeit
Region: Klima und Wetter, was bietet die Veranstaltungsstätte, Catering, Eintrittsgelder & Trinkgelder, Verfügbarkeit Ressourcen: Personal, Transport etc
Sonstiges : Budget, Marketing und PR, Versicherung
1. Kontaktpersonen
-gute Beziehung zu Mitarbeitern und Arbeitspartnern der Veranstaltungsstätte sehr wichtig
„Ein“ Team -> gute Zusammenarbeit
Motivation von Personal:
-Team stets informieren und in Planung mit einbeziehen
-alles schriftlich bestätigen
-um Ratschläge bitten
Anforderungsbogen für Veranstaltung
Wichtig: Flexibilität und Gelassenheit
2.Budgetplanung
Logisches Vorgehen wichtig, um aufkommende Ausgaben voraussehen zu können
2 Arten von Kosten: variabel und fix
Budgetierungsgrundsätze: Zuteilen -Verhandeln -Kontrolle -Buchführung
Versteckte Kosten berücksichtigen, Reserven einplanen
3. Einsparungsmöglichkeiten
-> Steigerung der Umsatzes
->Senkung der Ausgaben (Gemeinkosten)
Mitunter größter Ausgabeposten: Speisen und Getränke
4. Verhandeln
Verhandeln grundsätzlich möglich, aber: NICHT ZUVIEL handeln, um gute Geschäftsbeziehungen zu wahren
Beste Strategie:
1.Vernünftiger Preis
2. Verhandlung über Mehrwert
-> Verzicht auf bestimmte Berechnung?
-> Kostenloser Zusatzservice?
Einsatz von Multimedia
“Mit allen multimedialen Möglichkeiten der Darstellung in Text und Bild, Ton und Grafik. mit zeitgesteuertem Ablauf und beliebiger Veränderbarkeit, auf der Basis aller marktüblichen Softwareprogramme.”- so was in der Art bietet fast jedes Hotel an.
Wenn die Checkliste gemacht ist und die Tema des Veranstaltungs sehr gut erkannt ist, dann können wir weiter Entscheidungen treffen wegen alles was benutzt werden sollten und alles was fehlen.
Tagungstechnik unterscheiden:1. Beamer
2. Dokumentenkamera
3. TV-Gerät
4. Leinwand
5. Flipchart
6. Pinnwand
7. PCs für Tagungsbüro
8. Internetzugänge
9. Mikrofone für Vortrag und Diskussion
10. Telefon, Fax, Kopierer und Drucker
Preise: Tages-Gebühr für Tagungstechnik, wenn ausschließlich Räume gemietet werden:
■ Beamer € 50,00■ Dokumentenkamera € 35,00■ TV-Gerät € 50,00■ Flipchart € 8,00■ Pinnwand € 5,00■ Moderatorenkoffer € 12,00
Marketing• entscheidet über Erfolg und Misserfolg der Tagung Presse weit im Voraus über die anstehende Tagung
informieren
Weiter zu beachten Zimmerliste Behinderte Mitmenschen Umwelt
NachbereitungGROßES DANKESCHÖN Vor Ort Im Unternehmen
Bestuhlungspläne4 verschiedene Bestuhlungsarten
Quellen: