Master i Projektledelse,

Syddansk Universitet

September 2012

Projektforhandlinger og -kontrakter

Session 1 - introduktion

1. Introduktion til modulet

2. Det juridiske rammeværk for kontrakter og projekter

3. Dokumenter

4. Betydningen af projektets karakteristika for udformningen af kontrakten

5. Sammenhængen mellem projektets tekniske, kommercielle og juridiske strømme

6. Det tidsmæssige forløb

7. Den internationale dimension

2

1. Introduktion til modulet

Formål og sigte

• Tilegne sig forståelse for projektkontrakter og –forhandlinger i forhold til projektets forskellige interessenter, f.eks. samarbejdspartnere, kunder og leverandører.

• Udvikle kompetence i at deltage i projektforhandlinger samt indgå og fortolke projektkontrakter for at beskytte egne og virksomhedens interesser bedst muligt.

• Sammenhæng mellem projektets målbeskrivelse, fremdrift, leveranceansvar, projektøkonomi og ændringsstyring.

• Håndtere ændringer i løbet af projektkontraktens levetid.

4

Oversigt over sessioner

1. Introduktion (6.9)

2. Arbejdsbeskrivelse og betaling (7.9)

3. Ændringer til kontraktens ”scope” (28.9)

4. Kontraktsbrud, ansvar og ansvarsbegrænsninger (29.9)

5. Forhandling og tvister samt IPR (22.11)

6. Opsummering (23.11)

5

Grundlaget for undervisningen

Forskning, empiri

• Artikler

Teoretisk viden og indsigt

• Litteratur, artikler, kompendium og præsentationer

Praktisk anvendelse og erfaring

• Standardkontrakter

• Cases

6

Underviser Bo Sandroos

• Uddannelse – Cand. jur Københavns Universitet 1991. Studier ved Oslo Universitet

1990

– MBA, CBS 1995

– Advokat 1999

• Ansættelser – Siden 2010 selvstændig advokat

• Rådgiver såvel kunder som leverandører. Speciale inden for energiindustrien

– IBM, konsulent og salgsleder 2007-2010

– Denerco Oil, kommerciel chef og VP 2003-2007

– Bavarian Nordic, chefjurist 2000. CFO og Vice President 2000-2003

– Novo Nordisk, juridisk afdeling 1996-2000

– Mærsk Olie og Gas, juridisk afdeling 1991-1996

7

Deltagerne

8

Projektledelse

Program- og portefølje-

ledelse

Direktion

Funktions-direktør

Team- og afdelingsledelse

Informationsteknologi

Forlagsvirksomhed Voksenundervisning

Lægemidler Forskning og udvikling

Miljøstyring

Aktivitet ansvar risiko + betaling

9

Aktivitet Ansvar Betaling

1. Modifikationer 2. Vedligehold 3. Service 4. Kommissionering, igangkøring 5. Installation 6. Transport 7. Forsikring 8. QA/QC 9. Fremstilling 10. Udleje af personale 11. Dokumentation 12. Certificeringer af design 13. Detaljeret design 14. Konceptuelt design

Ansvar for at producere? Ansvar for at godkende? Andet ansvar?

Hvilken pris? Hvorledes modtage betaling? Hvornår modtage betaling?

For hver aktivitet

vurdere ens eget

ansvar og vurdere

hvorledes man

modtager betaling

2. Det juridiske rammeværk for

projekter, forhandling og kontrakter

10

Typer af juridisk regulering

”Præceptive” lovregler

(kan ikke fraviges)

”Deklaratoriske” lovregler

(kan fraviges)

11

Projektets juridiske ramme – præceptive regler

• Overordnet og tværgående juridisk regulering – Selskabsforhold, skat/moms, ansættelse, konkurrence og

markedsføring, sikkerhed, offentlige tilskud

• Branche- og sektorspecifik regulering – F. eks. lægemidler, fødevarer, vindmøller, transport

• Myndighedsorganiseringen – Organer, funktioner, personer

– Opgaver

– Kommunikation til/fra virksomhederne

• Industristandarder – præceptive? – Udstedende organer

– ”Agreed documents”?

– Kutymer

• Offentlige udbud / udbud inden for forsyningsvirksomhed

12

Projektets juridiske ramme – deklaratoriske regler

• Aftaleloven – Regler om kontrakters indgåelse, fortolkning og udfyldning, ophør m.v.

• Købeloven – Regler om leverance, ansvar, misligholdelse m.v.

• Kontraktens regulering af projektet

• Projektet selv

13

Juridisk ramme for forhandlinger

• Udbudsreglerne vs. almindelige tilbud og forhandling

• Loyalitetspligt

• Oplysningspligt – Almindelig oplysningspligt (Andersen s. 59)

• Kommercielle forhold – Viden, vidensspring

– Planer og potentialer

– Forventninger

• Ansvaret før, under og efter kontraktens indgåelse – før og under:”alm.” ansvar

– efter: skærpet ansvar

14

Fortolkning af kontrakter

• Betydningen af lovvalget, der regulerer kontrakten – Dansk, tysk, engelsk, amerikansk, anden, ret

– Præceptive retsregler (kan ikke fraviges)

– Deklaratoriske retsregler (kan fraviges)

– Fortolkningsprincipper

• Udgangspunktet for fortolkning – Kommercielle forhold

– Professionelle parter

• Adgang til at supplere med baggrundsret? – kundens pligter: næppe

– leverandørenens pligter: konkret vurdering

• ”Entire Contract”-klausul

• Betydningen af kontraktssproget (f.eks. dansk vs. engelsk)

15

Fortolkningsregler - danske

• Koncipist-reglen – Den der har formuleret et vilkår har risikoen for evt. uklarhed

• Lex specialis-reglen – Konkret regulering går forud for generel

• Nyere regulering forud for ældre

• Fortolkningsregulering i kontrakten

• Formålsangivelser - præambel

• Overskrifter på vilkår, afsnit m.v.

• Eksemplifikation

• Rangordning af dokumenter – Juridiske vilkår og tilhørende bilag, udbudsmateriale, tilbud

– General Conditions vs. Particular Conditions

16

Fortolkningsregler – engelsksprogede

• Entire contract

• Best endeavours vs. Reasonable endeavours

• (No) waiver

• Time is of the essence

• Clause headings

• Schedules part of contract – conflict

• References to male/female, singular/plural

• ”Enure to the benefit of successors/assigns”

• Reference to Act/statute is a reference to any modification

17

Kontrakternes opbygning og formulering

• Kontraktspakke bestående af kontrakt med en række bilag

• Detaljeret regulering – Formål: undgå fortolkningstvivl

• Bred regulering – Formål: undgå at baggrundsretten skal bruges (købelov, aftalelov etc.)

• Kontrakt ofte på engelsk

• Engelsk-amerikansk kontraktstradition – Regulerer enkelttilfælde, ikke generelle principper

– Brug af engelske kontraktsudtryk

18

Mere om opbygning og formulering

• Samarbejdsaspektet – Slutresultatet ofte et resultat af begge parters indsats

– Kontraktens formål: forebygge og løse konflikter

• Kvalitetskrav detaljerede og strenge

• Kontrolsystem med krav om dokumentation, rapportering og kommunikation

• Etablering af overordnet tidsplan med milepæle

• Kunde adgang til at ændre ydelsespligten – Opsige/afbestille

– Ændre ydelsespligtens indhold

• Vægt på formelle rutiner og procedurer – Virker konfliktforebyggende – klare linier

• Behov for kontraktsadministration

19

3. Dokumenter

20

Dokumenterne før kontrakten I

• Udbudsmateriale – Invitation

– Udbudsbetingelser

– Projektbeskrivelse

– Krav til udformning af buddet

– Kommercielle og finansielle vilkår

– Udkast til kontrakt

• Andre måder for kunden at igangsætte købet – Bestillingsseddel/ordre (med vilkår på bagsiden?)

– Udsendelse af kontrakt med bilag

– Udsendelse af specifikation

– Telefonisk kontakt

– Tekniske møder

– ”Beauty contest”

21

Dokumenterne før kontrakten II

• Mødereferater – Evt. med bilag, dokumentation

– Underskrevet?

– Hvem udarbejder – svarfrister – hvad hvis ikke enighed

• ”For”-aftaler – Letter of Intent / ”hensigtserklæringer” – Behov? Hvem har behov?

– Tidsmæssig indpasning i processen

– Juridisk bindende eller ej

– Ofte 1-2 sider men kan være længere

– ”Term Sheet” (kombination af mødereferat og Letter of Intent)

– Evt. med bilag, dokumentation

– Underskrevet?

– Hvem udarbejder – svarfrister – hvad hvis ikke enighed

22

Betydningen af dokumenter/dokumentation under projektet

• Ændringer af kontrakten – ”Amendment No. 1” etc. – underskrivelse

– Andre formkrav

• Ændringsordrer – Instruktioner

– Ændringsordrer

– Anmodninger om ændringsordrer fra leverandøren

• Mødereferater

• Anden kommunikation – Skriftlig

– Mundtlig

23

4. Betydningen af projektets

karakteristika for udformningen af kontrakten

24

Karakteristika ved projektet - eksempler

IT Vindmøller Lægemidler

Fysiske forhold

Fysisk afstand (outsourcing), teknologisk platform

På land, nearshore, offshore

Klinisk afprøvning

Teknologi Mangeartet Software, infrastruktur, drift

Offshore olie og gas, adapteret til vind. Egen teknologi

R&D, klinisk udvikling, opskalering, produktion, transport og distribution

Kommercielt Fragmenteret leverandørmarked Commoditization Offshoring

Afhængig af investeringsniveau (politisk vilje). Leverandørmarked under opbygning

Pharma vs. biotech Prissætning Glob ale markeder

Juridisk Få præceptive regler, men standarder, Få standardkontrakter

FIDIC-standarder (og certepartier). Virksomhedsspecifikke kontrakter

Præceptive regler. Virksomhedsspecifikke kontrakter

25

Faktorer relevante for kontrakten I

• Teknologi – unik eller commodity

• Leverancesikkerhed

• Type – Forskning, udvikling, design, prototype,

• Varighed af projektet

• Værdi – For kunde

– For projektorganisation

26

Faktorer relevante for kontrakten II

• Parternes hidtidige forhold/transaktioner

• Projektlederen

• Kundens forhold – ”Due diligence”

– QA/QC / business controls

• Forventning om fremtidige transaktioner – Classic market vs. strategic network

• Parternes ”organisering” – Etablering af hierarki, kommando- og kommunikationsstruktur,

delegationsbeføjelser, SOP’ere , incentive-systemer og mekanismer til konfliktløsning

27

5. Sammenhængen mellem

projektets tekniske, kommercielle og juridiske strømme

28

Sammenhængen

Teknologi Ejerskabet Karakteristika

Kommercielt Lønsomhed Risiko

Juridisk / kontrakt

Klarhed over rettigheder

Klarhed over forpligtelser

og risiko

29

Den basale relation i kontrakten Leverance vs. betaling

30

Leverandør Kunde

Leverandørens ydelser:

Ydelsen – hvad (Appendix A, Work Order). Specifikationer

Tid – hvornår

Hvordan leveres. Kvalitetskrav. Specifikationer

Regler for ændringer

Kundens betalinger:

Betaling – prisen (Appendix B)

Betalingsplan / milepæle

Håndtering af indsigelser

Betaling af ændringsarbejder

Se også Branconi/Loch s. 121

Leverandørens hovedinteresser

31

• For udført eller aftalt arbejde og ekstraomkostninger

• Betalingsplan – fakturering - indsigelser

Sikre betaling

• Typer af ansvar – kontraktsansvar, ansvar for skader

• Ansvarsbegrænsning(er)

Undgå ansvar der ikke hører hjemme hos dig

• Strategi – patent vs. hemmeligholdelse

Sikre sin know-how/vare/kernekomptence

• Hurtigt, effektivt og uden skade på økonomisk stilling eller renomé

Få løst konfliker der opstår

Juridiske vilkår er ikke de eneste af betydning

1. Det operationelle, tekniske, drifts- og leverancemæssige (”produktet”)

2. Det kommercielle – risiko og afkast (lønsomhed)

3. Det kontraktsmæssige og juridiske – ydelse/betaling, ansvar, rettigheder og

tvisteløsning

4. Aktørerne – leverandrører,

underleverandører, partnere, kunde(r)

32

Kontrakten

Problemstillingen omkring ansvar: EPC/EPIC

Engineering Procurement

Installation Construction/

Commissioning

Hvem har ansvaret?

33

Kontraktspyramiden

34

Back-to-Back princippet

• Kunde

Vilkår

• Leverandør

Vilkår • Under-

leverandør

Vilkår

35

Pro Contra

Praktisk og enkelt Overvælte ansvar på U-lev. Pligt (eller Kunde godkende)

U-lev i vanskelig situation Forskellige ydelser behov for forskellige vilkår

Branconi/Loch’s ”eight levers”

1. Specifications – Konkrete og konsistente tekniske specifikationer og forudsætninger

2. Price – Kvalitet i og kontrol af omkostningsestimater

3. Payment terms – Likviditetsstyring

4. Schedule – Opmærksomhed på trade-offs (kompromis) og incentives (motivation)

5. Performance guarantees

6. Warranties – Begrænse indeståelser. Klarhed over garantiforpligtelser

7. Limitations of liability – Ansvarsbegræsninger for forsinkelser, mangler, garantier, andet

8. Securities – Performance-garantier, betalingsgarantier

36

Aktivitet ansvar risiko + betaling

37

Aktivitet Ansvar Betaling

1. Modifikationer 2. Vedligehold 3. Service 4. Kommissionering, igangkøring 5. Installation 6. Transport 7. Forsikring 8. QA/QC 9. Fremstilling 10. Udleje af personale 11. Dokumentation 12. Certificeringer af design 13. Detailed design 14. Konceptuelt design

Ansvar for at producere? Ansvar for at godkende? Andet ansvar?

Hvilken pris? Hvorledes modtage betaling? Hvornår modtage betaling?

For hver aktivitet

vurdere ens eget

ansvar og vurdere

hvorledes man

modtager betaling

6. Det tidsmæssige forløb

38

Det samlede (kontraktsmæssige) forløb

39

Udbud

eller

salgsmøde

Tilbud

Teknisk

drøftelse

Afklarings-

møde

Forhandlings-

møde

Term Sheet /

Letter of Intent

Kontrakt

Første

kontakt

Underskrevet

kontrakt

Arbejdet

afsluttet

Garanti-

periode

Leverance

Leverance

Betaling

Leverance

Leverance

Betaling

Interessekonflikter pga. tid

• Kundens lønsomhed, profit, gevinst, ”benefit” – ligger efter afslutningen af projektet

• Leverandørens lønsomhed osv. – ligger før og under projektet (og efter)

40

Forskelle i fokus og opfattelse af værdi

41

Leverance

Høj

Lav

Investering af

tid m. v.

Kontrakten Løsning Værdi

identificeret

Kundens opfattelse af

værdi

Kundens opfattelse af

leverandørens

engagement

Værdiopfattelsen kan skabe en tusmørke-zone

Indledende drøftelser

• Teknisk

• Kapacitet

• Leverance

• Kommercielt

Forhandlinger

• Teknisk

• Leverance

• Kommercielt

• Juridiske vilkår

Indgåelse af kontrakt

• Vilkår på plads

• Juridisk tekst

• Bilag

• Andet materiale

Opstart af projekt og leverance

• Møder

• Indledende workshop

• Første leverance

42

Forventninger hos kunden om bestemt teknologisk løsning Forventninger hos leverandøren om bestemt økonomi og kundemedvirken

Bristende forudsætninger for hver af de to parter

7. Den internationale dimension

43

Projektet

• Geografisk afstand – Kontrol

– Kommunikation

– Værdiskabelse og optimering

• Det juridiske grundlag – Retssystem

– Adgang til konfliktløsning

– Sprog

– Projektets infrastruktur – banker, rådgivere, ”eksperter”, mæglere, mv.

• Kultur – Forretningskultur og -etik

– Andre kulturelle forhold

44

Forhandlinger

• Samme generelle forhold som for projektet

• Forhandlingstemaerne – Påvirket af den internationale dimension

– Interesser, prioriteringer

• Forhandlingsprocessen – Påvirket af den internationale dimension

– ”Transparens” i forhandlingsprocessen

– Viden, tilbageholdelse af information

45

Kontrakten

• Samme generelle forhold som for projektet

• Valg af retssystem til at regulere fortolkningen af kontrakten + løsning af tvister

• Jurisdiktion / værneting: hvor skal tvister løses

• Voldgifter eller almindelige domstole. Andre løsninger

• Juridisk sprogbrug, juridiske termer

• Traditioner

46

Opsummering og næste gang

• Kend kontraktens juridiske ramme

• Kend dine dokumenter

• Tag projektets karakteristika i betragtning

• Koordinér tekniske, kommercielle og juridiske krav og vilkår

• Se forløbet som én sammenhængende tidsmæssig proces

• Overvej en evt. international dimension

NÆSTE GANG:

• Kontraktens detaljerede bestemmelser om leverance og betaling

47