OUTILS DE GESTION DE PROJETS :

Outils basiques d’organisation

Image : Source

Rémi Bachelet

Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes :

La version la plus récente de ce cours est disponible ici : cours de

gestion de projet

Voir les vidéos de mes cours gestion de projet

Mise à jour du 8 avril 2023

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 2

Comment utiliser ce cours :

1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur

2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

2

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 3

Objectifs

Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :

1. De fixer des objectifs :- Mettre en œuvre le PDCA

- Négocier les objectifs grâce au triangle qualité/coûts/délais

2. De bien organiser les réunions en mettant en œuvre :- Ordre du jour, compte-rendu

- Check-list d’évaluation de l’efficacité d’une réunion

3. De démarrer un projet en gérant une Todo list

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 4

Fixer et négocier les objectifs d’un projet

1. Acteurs du projet- Client, Consultants, équipe : qui fait quoi

2. Cycle d’action- Le PDCA- Le triangle qualité-coûts-délais …- … et la négociation des objectifs

Chapitre 1/4

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 5

Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet

Parrains, personnes et organisations impactées = Parties prenantes (stakeholders)

Sans en faire formellement partie, soutiennent (ou s’opposent) au projet

Equipe-projet (acteurs projet à plein

temps, mais aussi acteurs métiers « fonctionnels », prestataires externes, Consultants )

Réalisent le projet

Chef de projet, maitre d’œuvre, , directeur de projet, coordonnateur de projet

Pilotent le projet

Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur ..

Demandent, payent, utilisent … ou décident d’arrêter le projet

Sont les…Ceux qui..

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 6

Cycle d’action : le PDCA

Version française :

• Préparer

• Dérouler

• Contrôler

• Ancrer

Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne les résultats attendus en colonne les actions à engager , la preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien produit l'effet souhaité. Voir le chapitre sur la todo list

Image : Source

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 7

Le triangle Qualité – Coût - Délai

Qualité = spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…

Temps = un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée…

Image : Source

Budget = synthèse de toutes les ressources utilisées : salaires, achats, machines, prototypage, prestations externes…

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 8

En pratique…

Un projet peut se représenter comme un point dans ce repère…

Image : Source

Les axes sont gradués de 0 à 100%…

0%100%

L'amélioration d’une composante…

Par exemple finir plus vite

…est possible, mais avec une détérioration des deux autres.

Ici pour gagner du temps on dégrade les coûts et la qualité

…ou si on veut être plus exigeant sur le livrable…

…alors il faudra accepter d’attendre et de payer plus cher.

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 9

Organiser des réunions efficaces

1. Organiser des réunions efficaces- Participants- Rôles à tenir

2. Les objectifs– Comment les définir ?– Quatre types de réunions

Chapitre 2/4

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 10

Des réunions utiles ?Une réunion coûte cher coût = salaire horaires X nombre de participants + ..En France, on a souvent la réunionite…

1. La réunion va t-elle se dérouler ? – Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines

avant la date prévue. p.e avec Doodle

2. ….avec les bons participants ?– Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en

transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision … sans le décideur.

3. Pourquoi investit-on du temps ? – Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4h de préparation (tous les participants à

la réunion ont une tâche de préparation et on doit leur avoir rappelé laquelle).– Avant de commencer : balayer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de

table des sujets + rappel de la préparation effectuée

4. Deux rôles à tenir – L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour– Le secrétaire rédige et envoie le compte-rendu

5. Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 11

Qu’est-ce qu’un bon objectif ?

CAMERA– Cadré (spécifique, précis, défini)– Approuvé, consensuel– Mesurable, critère de validation donné– Échéance précise dans le temps, daté– Réaliste, faisable..– .. mais Ambitieux

En anglais SMART– Stretching, – Measurable, – Agreed-upon, – Realistic, – Time-Framed

Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ».

Ne demandez pas

« d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.

Trop difficile, risque de se décourager.

On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le discute (ou idéalement c’est la personne ou le groupe qui propose l’objectif qu’elle souhaite atteindre).

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 12

4 types de réunions (1/2)

1. Réunion technique– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du

domaine, client…– But : approfondir des points précis– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs– Durée : peut prendre du temps !

2. Réunion de chantier– Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage– But : présenter l'avancement– Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan– Durée : jamais plus d’une heure

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 13

4 types de réunions (2/2)

3. Réunion interne– Participants : toute l’équipe-projet– But : suivre l’avancement– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

4. Stand-up meeting– Participants : membres disponibles– But : faire un point rapide– Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs– Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce qu’il y a à faire – plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light »)

2 objectifs Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles, chacun présente ses avancées au groupe et valide ses objectifs de la semaine. Entraide : En cas de blocage, la réunion permet d'exprimer le problème et l'ensemble du groupe cherche à résoudre la situation.

2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur avancement et de leurs blocages

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 14

Le compte rendu

1. Contenu – Informations, décisions, actions

2. Conseils– Modèles de comptes rendus

Chapitre 3/4

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 15

Le compte-rendu

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 16

Modèles de compte-rendu

• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet• En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 17

Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard

• Les objectifs sont détaillés (Todo list chap. suivant) : • Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail…

• Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours

• La simplicité : Si les CR sont courts, plutôt que de multiplier les fichiers morcelés, les enchainer sur le même document partagé (facilite aussi le suivi).

• La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux absents sous 48h.– L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir

amender avant le XX/XX)

• Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez utiliser : – Check-list : efficacité d'une réunion-projet

Image : Source

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 18

Gérer la phase de démarrage

1. La todo list – Quand et pourquoi l’utiliser – Son contenu

2. Exemple de liste prête à l’emploi

Chapitre 4/4

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 19

La phase de démarrage d’un projet

• Pas encore d’organisation en place– Besoin : en plus du compte rendu, il faut définir le travail à faire entre

les réunions

• La todo list– « liste des choses à faire » un moyen simple et efficace de

• répartir le travail entre les personnes de l’équipe• définir en quoi il consiste (charge, livrable)• suivre la réalisation

– À la base, c’est simplement des objectifs CAMERA

Image : Source

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 20

Comment gérer une todo list

• Pour :– une personne seule : gestionnaire de tâches de Gmail, Google agenda

– une équipe, voir le modèle page suivante …

• Ce tableau d’objectifs d’un projet précise :1. La tâche (éventuellement sous-tâche / tâche principale)

2. Sa priorité / son importance

3. Un responsable (ce n’est pas forcément lui qui réalise la tâche tout seul, mais il coordonne et assume en cas de retard)

4. Sa date de fin / la charge de travail et les moyens à prévoir

5. Le critère de validation de chaque tâche (=le livrable)

+ D’autres informations, par exemple • Retard ou non, % d’avancement, • Date d’actualisation du suivi de la tâche• Quelle est la personne qui valide le livrable (différente du resp. de l’action)

Image : Source

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 21

Todo List prête à l’emploi

(Fiches pratiques de gestion de projet)

L’utilisation de google docs par exemple, permet :– De demander la mise à jour par chacun outils/envoyer un email aux

collaborateurs– De suivre les mises à jour outils/règles de notification

Utilisation ou copie interdites sans citationRémi Bachelet 22

Questions ?

• Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ? – Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés

d’organisation »– Voir http://gestiondeprojet.pm

• Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet • Modèle de compte-rendu de réunion• Exemple de Todo List• Check-list : efficacité d'une réunion• Tableau de Gestion des risques d'un projet• Plan de valorisation de projet• Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle

Utilisation ou copie interdites sans citation 23Rémi BACHELET

Rémi BACHELET

 Enseignant-chercheur,    Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours à CentraleGestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement

Utilisation ou copie interdites sans citation 24Rémi BACHELET

Mes autres cours :

• en vidéo /diapositives animées / pdf :– Comment animer un  Brainstorming, analyse stratégique des projets, les

bases d’organisation de projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et étude d’impact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet.

• 18 cours de gestion de projet – ..depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils de

planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques.

http://gestiondeprojet.pm

Utilisation ou copie interdites sans citation 25Rémi BACHELET