COMO OPTIMIZAR GASTOS PARA EL MEJORAMIENTO DE DESPLAZAMIENTO EN LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA

SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

PRESENTADO POR:DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO 68639

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

VII SEMESTRE

BOGOTA D.C.

2015

COMO OPTIMIZAR GASTOS PARA EL MEJORAMIENTO DE DESPLAZAMIENTO EN LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA

SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

ELABORADO POR

DUVAN FERNEY TOLOZA BARRETO (68639)

PRESENTADO AL DIRECTOR DEL PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL:ING: MAURICIO TOVAR POZO

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD INCCA DE COLOMBIA

VII SEMESTRE

Bogotá D.C.

2015

TABLA DE CONTENIDO

PROBLEMÁTICA..................................................................................................................3

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................3

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................................4

JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................4

OBJETIVOS..........................................................................................................................5

Objetivo General..........................................................................................................................5

Objetivos Específicos..................................................................................................................5

MARCO DE REFERENCIA...................................................................................................5

Marco Teórico..............................................................................................................................5

Marco Contextual........................................................................................................................9

Marco Conceptual.....................................................................................................................10

METODOLOGÍA.................................................................................................................10

Procedimiento............................................................................................................................10

Tipo de estudio y diseño general............................................................................................11

Procedimientos para la recolección de información, instrumentos a utilizar y métodos para el control y calidad de los datos.....................................................................................12

Hay que tener en cuenta que los instrumentos que serán utilizados Serán anexados en el final del informe.....................................................................................................................12

Métodos y modelos de análisis de los datos según tipo de variables................................12

Programas a utilizar para análisis de datos...........................................................................12

RECURSOS........................................................................................................................12

Talento Humano........................................................................................................................12

Recursos Financieros...............................................................................................................13

Recursos institucionales...........................................................................................................13

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...................................................................................13

BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................14

OPTIMIZACIÓN DE GASTOS PARA EL MEJORAMIENTO DE DESPLAZAMIENTO EN LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA SEGURIDAD SOCIAL (CODESS).

PROBLEMÁTICA

La corporación para el desarrollo de seguridad social (CODESS) en el área PYP Positiva desplazamientos, actualmente requiere gastos para financiar los desplazamientos de cada colaborador para que realicen su respectivas actividades en cada empresa a nivel nacional, empresas muy reconocidas como el SENA, FISCALIA, RAMA JUDIACIAL, MINAS entre muchas otras más, no se cuenta con rutas las cuales están muy apartadas de las ciudades y municipios reconocidos de Colombia al igual que el alojamiento y la manutención se tiene solo estimaciones clasificados por el tipo de lugar y por los días programados para ejercer las actividades. Es por eso que existe la necesidad de Crear rutas con su respectivos gastos de desplazamiento y verificar gastos de desplazamientos las cuales ya están creados que cumplan con la tarifa exacta a nivel nacional.

INTRODUCCIÓN

Hay rutas que están establecidas las cuales son ciudades capitales de departamento, ciudades ubicadas en regiones petroleras, ciudades turísticas de permanente temporada media/alta, islas, destinos especiales de acceso restringido y otras rutas que a un no están definidas que Corresponde a municipios menores, corregimientos, lugares que por sus características no son muy reconocidas o difícil acceso como veredas que particularmente el tipo de transporte es muy complejo, de acuerdo a esto las que no tiene definida una ruta o que ésta no se encuentra, debe crear el respectivo desplazamientos para proceder a crearla en el aplicativo CRONOSS la cual es una herramienta virtual y en línea que lleva el control y manejo de las solicitudes del colaborador para poder hacer su desplazamiento. Se debe tener en cuenta los gastos de desplazamiento la cual está definida por gastos de movilización que son terminales, aeropuerto, intermunicipal y la tarifa está determinada por el tipo de ciudad o municipio también hay gastos de manutención que aplica según las horas de trabajo como son menos de 4 horas, hasta 8 horas y un día completo cada una tiene su tarifa

determinada. Tenemos gastos de alojamiento que están determinados según el tipo, el tipo 1 Corresponde a la mayoría de ciudades capitales de departamento, ciudades ubicadas en regiones petroleras, ciudades turísticas de permanente temporada media/alta, islas, destinos especiales de acceso restringido y demás lugares que por sus contextos contemplan tarifas especiales. Tipo 2 Corresponde a las demás ciudades capitales de departamento y municipios mayores. Tipo 3: Corresponde a municipios menores, corregimientos, lugares que por sus características no cumplen con los criterios de formalidad de un alojamiento. Por ultimo hay otros gastos que Hace referencia a gastos que contemplan una tarifa especial por la complejidad del desplazamiento para acceder a ciertos lugares, zonas y/o empresas.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El propósito de la investigación es poder solucionar la falta de tener un control de gastos determinados por desplazamiento dependiendo la ubicación y destino del lugar para realizar la actividad del colaborador sabiendo que aquellos desplazamientos en lugares rurales no tan reconocidos son los más críticos y como todo se debe tener estimado que el colaborador debe cumplir con cada parámetro y si se llega el caso de no cumplir se procederá a descuentos de nómina, reembolsos en la cuenta bancaria de CODESS por diferentes motivos como cancelación de la actividad o gastos que no fueron utilizados, contemplando que un desplazamiento está determinado por alojamiento, manutención, otros gastos y tiquetes de la locomoción requerida para desplazarse de un lugar a otro siempre teniendo en cuenta que los tiquetes son para viajes aéreos de larga distancia o cuando las actividades son muy seguidas en otras empresas que están en diferentes lugares y muy apartados. Todo lo anterior para poder crear rutas con su determinado gasto a nivel nacional contemplando cada rincón de Colombia.

JUSTIFICACIÓN

Para la optimización de gastos y creación de rutas de desplazamiento en la corporación para el desarrollo de la seguridad social CODESS, la cual se hace esta investigación para lograr y solucionar este proceso de desplazamiento que inicia desde el momento en que se recibe la solicitud por parte del colaborador o el

líder de cada proceso según sea el caso, hasta la legalización y envío de los soportes para la auditoria por parte de la empresa cliente, teniendo en cuenta una serie de parámetros que define un desplazamiento como son los (incentivos) la cual están conformado por gastos de movilización, alojamiento, manutención y otros gastos, un desplazamiento es el traslado que hace un asesor de un lugar a otro para cumplir con un programa de actividades en una empresa llamada cliente en este caso se tiene un contrato con positiva una compañía de seguros administradora de riesgos laborales (ARL) donde tenemos (Gestores) que a su vez tienen asesores divididos por 6 regiones como lo son Bogotá, Centro, Norte, Oriente, Occidente y Sur Occidente cada una de estas regiones están orientados en diferente departamentos así: Bogotá D.C. Centro: Arauca, Casanare, Meta, Vichada, Amazonas, Caquetá, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y San Andrés, Providencia y Santa Catalina.Norte: Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, La Guajira, Magdalena y SucreOriente: Boyacá, Cundinamarca, Norte de Santander, Santander y Tolima.Occidente: Antioquia, Caldas, Huila, Quindío y RisaraldaSur Occidente: Cauca, Chocó, Nariño y Valle del Cauca

OBJETIVOS

Objetivo General Gestionar el trámite de las solicitudes y legalizaciones de desplazamientos

de los colaboradores para que presten sus servicios.

Objetivos Específicos Verificar y optimizar los gastos de desplazamiento como Alojamiento,

Manutención y Otros Gastos. Crear y mejorar rutas con sus respectivos gastos de desplazamiento. Cumplir con las solicitudes a cabo de las programaciones establecidas.

MARCO DE REFERENCIA

Marco Teórico

Dietas y Gastos de Locomoción

A efectos de lo previsto en el artículo 16.1.d) de la Ley del Impuesto, quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo.

Asignaciones para gastos de locomoción.

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

En otro caso, la cantidad que resulte de computar 24 pesetas por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia.

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Desplazamiento del domicilio al centro de trabajo

Este tipo de gasto no está incluido en ninguna de las categorías que cita el artículo 8 del reglamento, por lo que no tiene la consideración de dieta ni queda sujeto a

su régimen especial de desplazamiento efectuado, dicho importe será mayor retribución dineraria, sujeto al cómputo general a efecto de retención.

Si por el contrario, la empresa soporta directamente el coste del desplazamiento de sus trabajadores, entonces nos encontramos ante un supuesto de retribución en especie, ya que este servicio supone una ventana para el trabajador derivada de su relación laboral.

Desplazamientos desde el domicilio o el centro de trabajo a otros lugares

En el caso de que el desplazamiento venga requerido por la realización de un trabajo fuera del lugar habitual, estaremos ante un supuesto que tiene cabida en el régimen especial de exoneración de las dietas.

Tendremos que distinguir entre el caso en que la empresa satisfaga directamente el coste del desplazamiento y el supuesto en que compense al trabajador el gasto efectuado por este.

En el primer caso, el coste será gasto fiscalmente deducible para la empresa, siempre que se justifique que el desplazamiento del trabajador viene exigido por la actividad de la empresa; en caso contrario se podría estimar que existe una retribución en especie consistente en un viaje privado, como por ejemplo los viajes incentivos que ofrecen las empresas a sus empleados.

Si el coste del desplazamiento corre por cuenta del empleado y luego le es reembolsado por la empresa, nos encontrábamos ante una entrega de efectivo que no quedara sujeta al IRPF (Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Los desplazamientos de locación quedan sujetos a justificar mediante facturas el coste del transporte público, del peaje o del aparcamiento.Por el contrario, si quedaran sujetos al IRPF, y a retención, los reembolsos al empleado cuando este utilice medios de transportes público y no justifique el coste mediante factura.

Cuando no se pueda demostrar la realidad del desplazamiento por cualquier medio (facturas de hotel, restaurantes, peaje, realización de gestiones documentales etc.).

Este último requisito arroja ciertas dudas sobre manera de justificar las visitas a clientes, de las que no queda constancia alguna. En principio, debería bastar con la justificación de la existencia del cliente en la localidad visitada. Si se trata de la realización de algún trabajo concreto, la justificación se obtendrá de la contabilidad financiera (facturas) o analítica (control de coste u horas) de la empresa.

Gastos de Manutención y Estancia

A los efectos de la justificación de los gastos normales de manutención y estancia, en lugar distinto del lugar de trabajo habitual del perceptor ¿cabe que la misma pueda efectuarse de forma conjunta por todos los días que dura el desplazamiento? De acuerdo con lo dispuesto sobre revisión de la cuantía de los gastos de locomoción y de dietas en el impuesto sobre la renta de los gastos de locomoción y de dietas en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, se desprende lo siguiente:

En el supuesto de que se trate de un desplazamiento y permanencia a municipio distinto del lugar de trabajo habitual, por un periodo no superior a 183 días, habrá que tener en cuenta la cuantía total percibida – cuantía computada día a día – para gastos de distancia y manutención de manera que, comparándola con un sistema diferente.

1El movimiento de trabajadores es una dinámica lógica en un entorno económico global, que exige interacciones y acuerdos más allá de las fronteras. Las empresas no pueden ni deben sustraerse a esta tendencia, pero sí deben ser cuidadosas al gestionar los gastos asociados a los viajes de negocios.La razón es simple: una administración poco escrupulosa del presupuesto destinado a viajes pone en jaque la estabilidad financiera de las compañías, al grado de la quiebra.

El portal de TICKETALIA, una firma catalana de gastos, explica que las compañías deben crear políticas claras y rigurosas sobre el desplazamiento geográfico de empleados, con el objetivo de limitar prácticas fraudulentas.Por su parte, el blog CAPTIO señala que los gastos de viaje incluyen básicamente dos variables: egresos por comidas y ALOJAMIENTO, y costos por transporte. Estos componentes son sensibles al cambio, pero pueden ser objeto de

1 http://www.redempresariosvisa.com Articulo: Descubre cómo optimizar los gastos de viajes en tu empresa

planificación, cuya finalidad es optimizar el dinero usado y reducir al máximo los imprevistos.

Para cumplir ese objetivo, debes tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Previsión. Debes evaluar la importancia de los viajes corporativos. Esto implica definir:

Sus objetivos. El personal que se moverá. La distancia a recorrer. El alojamiento. El tiempo de estancia.

La finalidad es conocer el valor real del viaje.

2. Hospedaje. Algunos viajes exigen la permanencia de los empleados en cierto destino. Para evitar gastos innecesarios, debes calcular cuánto tiempo durarán las diligencias de tu personal y en qué sitios se llevarán a cabo. En función de esto, debes buscar opciones de hospedaje y seleccionar aquéllas que ofrezcan a tus colaboradores comodidad a un costo accesible.

3. Gastos extra. El alquiler de un automóvil, el uso de un aparcamiento o un cambio de agenda repentino generan dispendios adicionales. Toma en cuenta estos aspectos dentro de tu análisis previo, para evitar desbalances presupuestarios.

4. Comparación de precios. Sin importar que los viajes sean aéreos o terrestres, o si son de 10 días o un año, las compañías tienen la obligación de encontrar un equilibrio entre costo y beneficio. Esto es, que el viaje desquite la INVERSIÓN realizada. Para conseguirlo, puedes solicitar asesoría a una agencia especializada en el tema.

5. Prácticas ante imprevistos. Existen acciones que te ayudarán a reducir los costos asociados a los viajes corporativos, por ejemplo: crear reservas para eventuales cambios de agenda o de puntos de reunión; contratar seguros ante cancelaciones, robos y extravío de equipaje; optar por

comidas en bufet y no en restaurantes caros; y contratar a un proveedor de viajes corporativos, que te ayude a dotar de eficiencia todo el proceso, entre otras.

Marco Contextual

El espacio en que se va realizar la investigación es la Corporación para el desarrollo de la Seguridad Social CODESS, que nace en el año 2006 como entidad privada sin ánimo de lucro la cual brinda amplio conocimiento, experiencia y especialización en todo lo relacionado con el sistema de Seguridad Social en Colombia. El área específica en el que se va desarrollar es Consorcio CODESS Compensar Salud Ocupacional en el proyecto PYP positiva (Promoción y Prevención Positiva) en la parte de desplazamientos y el tiempo a realizar va ser de 6 meses específicamente del 11 de mayo al 11 de noviembre.

Marco Conceptual

Dieta: en el ámbito del trabajo, es un concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.

Locomoción: La locomoción proviene del fenómeno físico conocido como movimiento. Así, el movimiento siempre significa un cambio de posición en el espacio. La locomoción es el movimiento que permite que el sujeto (ya sea una persona o una máquina) se desplace y, además de adquirir otra posición, cambie de lugar.

Alojamiento: En general se utiliza para designar las residencias temporales que se brindan a quienes no son dueños de los lugares donde se instalan ya sea para pasar uno o más días o solo alguna noche.

Manutención: Acción de mantener a una persona (proporcionarle el alimento o lo necesario para vivir).

Ruta: Se trata de un camino, carretera o vía que permite transitar desde un lugar hacia otro. En el mismo sentido, una ruta es la dirección que se toma para un propósito.

Estancia: Acción de estar o permanecer cierto tiempo en un lugar.

METODOLOGÍA

El enfoque a implementar durante la investigación es cuantitativo, poder especificar y delimitar dicha investigación y así pode estudiar, analizar y sacar resultados desde la medición objetiva.

ProcedimientoEn este sentido se llevan a cabo 3 momentos en el desarrollo de la investigación:

Etapa 1: Recolección de la información de forma indagatoria de tipo contextual para tener una mejor aproximación al tema. Igualmente, el diseño de esta etapa de la investigación será realizado a partir de fuentes primarias de tipo bibliográfico, basado en recolectar y consultar información sobre el tema, tanto en textos elaborados, documentos escritos por expertos en la materia como fuentes secundarias, tales como el internet.

Etapa 2: Interpretación y análisis de la información como resultados de la información obtenida mediante un análisis cuantitativo y así poder hacer la construcción del cuerpo del proyecto, los capítulos y subtemas.

Etapa 3: Presentación de análisis final a manera de conclusiones y presentación formal del proyecto.

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓNEntrevista

Personalo

pormedios

electrónicos

Abierta.Estructurada.Semiestructurada.

Sondeo de opinión Escrita, correo, correo electrónico, teléfono, fax.

Observación Directa.Registro sonoro y audiovisual.

Análisis de documentos Personal Medios impresos, fotos, grabaciones de audio y video. Internet.

Tipo de estudio y diseño general

En esta investigación se va realizar con el tipo de estudio descriptivo ya que hay diferentes maneras de organizar dichos estudios siendo la más simple de ellas la simple descripción de algún dicho problema registrando las características de las rutas a establecer y optimizar sus gastos. Se efectúan mediciones, se establecen frecuencias y, cuando es posible, se usan algunas herramientas estadísticas para retratar mejor la situación.

Dando conocer que la investigación se va explorar en una plataforma de la propia empresa llamada “CRONOSS” que es la encargada de llevar un control de las solicitudes desde la creación hasta su respectiva legalización, no obstante que se va a manejar soportes que se descargan como bases de datos en el programa office llamado Excel

Procedimientos para la recolección de información, instrumentos a utilizar y métodos para el control y calidad de los datos.

Procedimientos que se utilizará tanto observación no-participativa, análisis de contenido aplicando en las legalizaciones de los colaboradores que son como máximo tres días hábiles calendario de haber realizado el desplazamiento en la empresa cliente, los instrumentos que utilizará para recopilar la información hoja de registro de observaciones, guía de análisis de contenido y reportes manejados en bases de datos de Excel todas estas técnicas a utilizarse para recolectar y analizar la información son de gran ayuda para la realización de la investigación.

Hay que tener en cuenta que los instrumentos que serán utilizados Serán anexados en el final del informe.

Métodos y modelos de análisis de los datos según tipo de variables.

Como métodos nos orientamos por la Clasificaciones que van estar presentadas a menudo como códigos o tabulaciones es decir las solicitudes que hacen los colaboradores que depende de los días de demora para realizar las actividades de allí los gastos que van por solicitud y un código respectivo. El modelo y técnicas de análisis están manejados por medio de estadísticas en una base de datos en Excel como también registros y guias de análisis de información.

Programas a utilizar para análisis de datos

Microsoft Office Excel 2013: Programas de hoja de cálculo o bases de datos.

RECURSOS

Talento HumanoDirector de trabajo de grado, asesores y otras personas que intervengan en el desarrollo del proyecto que están por definir por parte de la universidad una vez se presente la propuesta.

Recursos FinancierosDinero que se invertirá para el desarrollo del proyecto como implementos escolares, alimentos para consumir durante las revisiones con el director y demás asesores y otros gastos. Tan importante es en el proyecto identificar el problema, plantear objetivos, definir una metodología, como estimar el costo del proyecto e identificar las fuentes de financiación para poder hacerlo realidad.

Recursos institucionalesInstalaciones a utilizar el laboratorio de industrial en la universidad INCCA de Colombia para revisión de avances y presentación del trabajo final, entre las herramientas a utilizar equipos como computadores e útiles y otros insumos que resulten indispensables para el desarrollo de las labores

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MESES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4ActividadesDiagnóstico de la organización

X X X

Planeación de estrategias de comunicación internas y externas.

X X

Diseño de medios X XImpresión, X X

distribución y o Publicación de mediosEvaluación de impacto

X X

Ajuste de la propuesta

X X X

Implementación de segunda etapa de la propuesta de medios.

X X X

Análisis y ajustes de la información investigada

X X X

Elaboración de informe final

X X X X

BIBLIOGRAFIA

Nombre: Fiscalidad de los gastos de personalAutor: José Alberto Fernández LópezPáginas: 147-170

Nombre: Tratamiento fiscal, contable, laboral de las dietas y gastos de viaje.Autor: Inocencio Carazo González, Ángela Carrasco Matallín.Páginas: 150-167.