PROSEDUR SISTEM - iainpurwokerto.ac.idiainpurwokerto.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/90.-PROSEDUR-SISTEM... · prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini dimaksudkan

No. Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman : i dari v

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto

dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya

tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto

i

PROSEDUR SISTEM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

Prosedur Analisis Dampak Risiko

IAIN-P/LPM/PS/02.01

PENGESAHAN

Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:

Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM

Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag. Dr. Munjin, M. Pd. I Dr. Suwito, M. Ag.

IAIN PURWOKERTO No Dokumen : IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017


No. Revisi : 00

Halaman : ii dari v

ii


TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag.

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si.

Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.

Rofina Dienasari, S.H.I.

Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.

Nursalim, M.Pd.I.

Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.

Penerbit Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax. 0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang




No. Revisi : 00

Halaman : iii dari v

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT

atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu

prosedur sistem yakni Prosedur Analisisis Dampak Risiko dapat

diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.

IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan

untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa

prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini

dimaksudkan untuk mengelola risiko secara sitematis. Dengan

begitu, risiko-risiko yang akan terjadi dapat diminimalisir dengan

baik.

Risiko merupakan kata yang biasa kita dengar setiap hari.

Biasanya kata tersebut mempunyai konotasi yang negatif, sesuatu

yang tidak kita sukai dan yang ingin kita hindari. Risiko berkaitan

erat dengan kondisi ketidakpastian, sehingga kita memerlukan

prosedur agar risiko tersebut tidak terjadi. Akhirnya, kami berharap

dengan adanya panduan ini dapat mendukung para civitas

akademik IAIN Purwokerto untuk mewujudkan tujuan tersebut.

Purwokerto, September 2017

Rektor

Dr. A. Luthfi Hamidi, M. Ag

19670815 199203 1 003




No. Revisi : 00

Halaman : iv dari v

iv

SK REKTOR




No. Revisi : 00

Halaman : v dari v

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ........................................................................... i

TIM PENYUSUN .............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ....................................................................... iii

SK REKTOR .................................................................................... iv

DAFTAR ISI ...................................................................................... v

1. TUJUAN .................................................................................... 1

2. RUANG LINGKUP..................................................................... 1

3. DEFINISI ................................................................................... 1

4. DOKUMEN TERKAIT ................................................................ 3

5. PROSEDUR .............................................................................. 4

6. FLOWCHART ............................................................................ 6

7. DISTRIBUSI .............................................................................. 6

8. FORMULIR ................................................................................ 7

9. REFERENSI ............................................................................ 12

10. PENUTUP ............................................................................... 12




No. Revisi : 00

Halaman : 1 dari 12

1

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses analisis dan dampak risiko di

lingkungan IAIN Purwokerto berjalan efektif efisien, dan

diupayakan kegiatannya secara terkoordinasi untuk

mengarahkan dan mengendalikan risiko, sehingga dapat

dipastikan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu

telah dipenuhi.

2. RUANG LINGKUP:

2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto baik

akademik dan non akademik.

3. DEFINISI:

3.1. Risiko adalah suatu kegiatan atau peristiwa yang apabila

terjadi dapat menghambat pencapaian, tujuan atau

sasaran. Kejadian atau peristiwa tersebut dapat disebabkan

oleh faktor internal atau eksternal. (Sumber, ISO 31000:

2009).

3.2. Risiko adalah pengaruh ketidakpastian terhadap sasaran

atau target organisasi. (Sumber, ISO 31000: 2009).

3.3. Pengaruh (the effect) didefinisikan sebagai ketidaksesuaian

(penyimpangan) terhadap sesuatu yang telah diperkirakan,

bisa positif dan/atau negatif, sedangkan ketidakpastian

(unceertainly) didefinisikan sebagai kurangnya informasi

(baik informasi mengenai kemungkinan kejadian maupun

dampaknya) terkait dengan suatu peristiwa. (Sumber ISO

31000:2009).

3.4. Daftar risiko (risk register) adalah kertas kerja berbentuk

tabel yang merupakan hasil dari proses manajemen risiko,

yang berisi kejadian risiko, kodifikasi risiko, nama pemilik




No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 12

2

risiko, kategori risiko, dan deskripsi yang berisi kejadian

risiko.

3.5. Threats adalah risiko yang akan berdampak negatif pada

pencapaian target jika risiko tersebut terjadi.

3.6. Prioritas risiko (risk priority) adalah risiko yang telah

diperingkat dari yang tertinggi sampai yang terendah

berdasarkan kriteria risiko yang telah ditetapkan komite

risiko.

3.7. Risk triggers adalah gejala atau bahaya yang

mengidentifikasikan dampak suatu potensi risiko akan

terjadi dan suatu perencanaan tindakan perbaikan harus

dijalankan.

3.8. Kejadian risiko (risk event) adalah suatu potensi kejadian

(event) yang berdampak baik secara langsung (direct

impact) maupun tidak langsung (indirect impact) terhadap

organisasi.

3.9. Kemungkinan terjadinya risiko (likelihood) adalah peluang

atau kemungkinan terjadinya risiko

3.10. Kriteria risiko (risk criteria) adalah suatu acuan yang

ditetapkan untuk mengevaluasi tingkat (signifikasi) risiko.

3.11. Manajemen risiko (risk management) adalah upaya

terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan

kegiatan terhadap risiko.

3.12. Identifikasi risiko (risk identification) adalah proses menemu

kenali dan menguraikan karakteristik dari risiko.

3.13. Penyebab risiko (risk agent/ risk source) adalah faktor-

faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya

suatu kejadian risiko.




No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 12

3

3.14. Penanganan risiko (risk treatment risk respon) adalah suatu

proses untuk mengembangkan dan memilih alternatif

alternatif untuk menangani risiko atau pelaksanaannya.

3.15. Kaji ulang (review) adalah peninjauan secara berkala

terhadap efektivitas system manajemen risiko dan

pelaksanaan penanganan risiko guna perbaikan secara

terus menerus.

3.16. Analisis risiko (risk analysis) adalah suatu proses untuk

memahami karanteristik risiko (probabilitas dan dampak)

yang dapat dilakukan secara kualitatif ataupun kuantitatif

untuk menentukan tingkat risiko.

3.17. Dampak risiko (risk impact) adalah akibat dari suatu

kejadian yang mempengaruhi tujuan organisasi.

3.18. Evaluasi risiko (risk evaluation) adalah membandingkan

hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan

apakah risiko tersebut berada pada tingkat yang bisa

diterima atau ditoleransi.

3.19. Proses hasil analisis risiko yang mencakup perbandingan

hasil analisis risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan

yang menjadi basis data dalam penentuan risk treatment

terhadap risiko.

4. DOKUMEN TERKAIT:

4.1. SOP Pengendalian Produk dan Jasa yang tidak sesuai

4.2. SOP Tindakan Perbaikan

4.3. Formulir Analisis Potensi Risiko




No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 12

4

5. PROSEDUR:

5.1. Setiap unit kerja yang terkait menentukan konteks internal

dan eksternal untuk melakukan kajian risiko, kajian tersebut

harus jelas spesifik (SMART).

5.2. Setiap unit kerja yang terkait melakukan identifikasi risiko,

menganalisis risiko, dan mengevaluasi potensi risiko,

penanganan risiko dan pemantauan atau mengkaji ulang

risiko berdasarkan konteks, proses dan atau aktifitas.

5.3. Setiap unit kerja yang terkait melakukan penilaian risiko

dengan menggunakan formulir yang terlampir.

5.4. Mengisi tahapan nama proses dan atau aktifitas di masing-

masing unit kerja untuk menemukan, mengenali dan

menguraikan karakter dari risiko.

5.5. Mengisi persyaratan yang ditentukan terhadap proses

tersebut dan atau berdasarkan ketentuan yang berlaku.

5.6. Mengisi potensi analisis risiko, yaitu kemungkinan

terjadinya risiko dimana peluang atau kemungkinan

terjadinya risiko terhadap proses tersebut.

5.7. Mengisi potensi dampak risiko, adalah akibat dari suatu

kejadian yang mempengaruhi tujuan proses tersebut.

5.8. Menilai level dampak risiko yaitu untuk mengkategorikan

peringkat risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang

mungkin ditimbulkannya. (lihat tabel 1 Risiko)

5.9. Mengisi potensi penyebab risiko adalah dimana faktor-

faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya

suatu kejadian terhadap proses tersebut.

5.10. Menilai peluang yang akan terjadi sesuai dengan tabel 2

Peluang Risiko.

5.11. Mengisi pengendalian pencegahan saat ini adalah

penanganan risiko dengan cara mencegah terjadinya risiko,




No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 12

5

dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko

terjadi.

5.12. Mengisi tindakan penanganan risiko dengan cara

mengurangi probabilitas terjadinya risiko, dan atau

mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi.

5.13. Mengisi siapa yang akan bertanggung jawab, target dan

penyelesaiannya terhadap tindakan.

5.14. Mengisi rencana tindakan, status tindakan dan tanggal

penyelesaian.

5.15. Mengisi level dampak dan peluang yang akan terjadi

berdasarkan tabel 3, maka penilaian risiko hasil perkalian

dari level dampak dan peluang terjadi akan terisi secara

system.

5.16. Hasil penilaian risiko dilaporkan kepada pimpinan unit kerja,

untuk dikumpulkan di LPM untuk dilaporkan kepada Rektor.




No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 12

6

6. FLOWCHART:

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

Ket. Setiap

unit Kerja

Keleng-

kapan

Waktu Output

1 Setiap unit kerja

menentukan atau

mengidentifikasi

risiko di masing-

masing unit kerja

Observa

si

1

minggu

Hasil

Identifikasi

Risiko

2 Setiap unit kerja

menganalisa po-

tensi terhadap risiko

yang ada di setiap

unit kerja

berdasarkan pro-ses

aktifitas

Proses

Aktifitas

3 hari Hasil

Analisis

Potensi

Risiko

3 Setiap unit kerja

mengevaluasi risiko

terhadap ptotensi

risiko

Hasil

Analisis

Potensi

Risiko

3 hari Hasil

Evaluasi

Risiko

4 Setiap unit kerja

melakukan penilaian

risiko dengan

menggunakan

formulir

Hasil

Evaluasi

Risiko

3 hari Formulir

Penilaian

Risiko

7. DISTRIBUSI

7.1. Rektor

7.2. Pembantu Rektor

7.3. Kabiro.

7.4. Dekan




No. Revisi : 00

Halaman : 7 dari 12

7

7.5. Wakil Dekan

7.6. Unit Kerja

8. FORMULIR

8.1. Tabel Risiko

8.2. Formulir Analisis Potensi Risiko

Tabel 1. Nilai Kemungkinan Risiko

Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi

/ Frekuensi

1 Sangat

Jarang

Peristiwa mungkin terjadi tetapi

hanya dalam keadaan luar biasa.

Tidak ada riwayat kejadian masa

lalu

Sekali

setiap 50

tahun atau

lebih

2 Jarang Peristiwa mungkin terjadi dalam

beberapa keadaan. Tidak ada

riwayat kejadian masa lalu.

Sekali

dalam 20

tahun

3 Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam

beberapa waktu. Adanya

beberapa tanda-tanda peringatan

sebelumnya atau riwayat kejadian

sebelumnya

Sekali

dalam 10

tahun

4 Lebih

Mungkin

Peristiwa mungkin terjadi dalam

beberapa waktu.

Tidak ada riwayat kejadian

sebelumnya

Sekali

dalam 5

tahun

5 Hampir

Selalu

Peristiwa diperkirakan terjadi

dalam situasi normal. Telah

sering terjadi kejadian masa lalu.

Sekali

setiap 6

bulan atau

lebih




No. Revisi : 00

Halaman : 8 dari 12

8

Tabel 2. Nilai Dampak Risiko

Nilai Konsekuensi

Dampak

Kegiatan

Organisasi

Dampak

Finansial Dampak Reputasi

1

Tidak

Signifikan

Gangguan biasa

yang terjadwal.

Gangguan yang

tak terjadwal

kurang dari 2 jam

Kerugian yang

lebih kecil,

dengan nilai >

Rp. 100.000,-

Dampak yang

sangat kecil –

pengaruh pada

internal organi-sasi

itu sendiri

2 Minor Aktivitas utama

terganggu hingga

1/2 hari

Kerugian

secara kecil,

dengan nilai >

Rp. 5.00.000,-

Dampak yang

terbatas –

pengaruh pada

media lokal

3 Moderat/

Sedang

Aktivitas utama

terganggu hingga

1 hari

Kerugian

secara lokal,

dengan nilai >

Rp.1.000.000,-

Dampak yang

pantas dipertim-

bangkan –

pengaruh media

lokal. Dampak

terhadap lisensi

nasional

4 Major Aktivitas utama

terganggu hingga

2 hari

Kerugian yang

luas, dengan

nilai > Rp.

5.000.000,-

Dampak Nasional

– pengaruh media

nasional. Dampak

terhadap lisensi

nasional

5 Katastropik Aktivitas utama

terganggu hingga

> 2 hari

Luasan

kerugian –

substansi atau

total kerugian

operasional >

Rp.10.000.000,-

Dampak

internasional –

pengaruh media

terhadap lisensi

internasional.




No. Revisi : 00

Halaman : 9 dari 12

9

Nilai Keparahan atau Konsekuensi

Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak

dari risiko tersebut yang dapat diukur dari (atau

kombinasinya):

Dampak pada kegiatan organisasi

Dampak finansial

Reputasi pada organisasi

Dampak peraturan perundang-undangan

Tabel 3. Penilaian Risiko

Penilaian risiko ditentukan dengan perkalian antara nilai

dampak dengan nilai kemungkinan. Tingkat risiko tersebut

menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan risiko.

Table berikut di bawah ini menggambarkan tingkat risiko yang

digunakan oleh IAIN Purwokerto.

Kemungkinan

Konsekuensi

1

Sangat

Jarang

2

Jarang

3

Mungkin

4

Lebih

Mungkin

5

Hampir

selalu

5

Katastropik

Sangat

Besar

5

Ekstrim

10

Ekstrim

15

Ekstrim

20

Ekstrim

25

4

Major

Medium

4

Sangat

Besar

8

Sangat

Besar

12

Ekstrim

16

Ekstrim

20

3

Moderat

Medium

4

Besar

6

Besar

9

Sangat

Besar

12

Ekstrim

20

2

Minor

Kecil

2

Medium

4

Besar

6

Besar

8

Sangat

Besar

10

1

Tidak

Signifikan

Kecil

1

Kecil

2

Kecil

3

Medium

4

Medium

5




No. Revisi : 00

Halaman : 10 dari 12

10

Evaluasi Risiko

Penilaian risiko melibatkan komparasi nilai risiko yang muncul

dan analisis proses prioritas dan persyaratan yang ada.

Strategi penanganan risiko sebagai berikut:

Ekstrim: memerlukan tindakan segera karena sebaran

potensi risiko memungkinkan hancurnya organisasi. Risiko

tersebut dapat dicegah oleh IAIN Purwokerto.

Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat (maksimal 3

bulan) karena potensi dampaknya melemahkan organisasi.

Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas terkait proses

ini diperlukan.

Besar: memerlukan penanganan dengan rencana tindakan

(antara 3 – 6 bulan). Risiko tersebut dapat diterima, namun

diperlukan usaha untuk menurunkan kemungkinan

munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan

potensi dampak kegagalan proses.

Medium: merupakan batas risiko yang dapat diterima oleh

IAIN Purwokerto, namun selalu memantau dan

mengevaluasi risiko tersebut. Menerima risiko dengan

informasi yang diterima, namun ada upaya untuk

memperbaiki.

Kecil: dikaji, dipantau dan dievaluasi minimal setahun

sekali.




No. Revisi : 00


11

8.2.1. Formulir Analisis Potensi Risiko




No. Revisi : 00


12

9. REFERENSI

9.1 Klausul 4 : Konteks Organisasi

9.2 Klausul 9 : Evaluasi Kinerja

9.3 Klausul 10 : Peningkatan

9.4 Borang BAN-PT

10. PENUTUP

Demikianlah uraian dari prosedur sistem yang mengatur tentang

prosedur analisis dampak resiko. Semoga dengan adanya

prosedur ini dapat membantu para civitas akademik IAIN

Purwokerto untuk meminimlaisir terjadinya risiko-risiko yang

tidak diinginkan. Selanjutnya, kami menyadari masih terdapat

kekurangan dalam penulisan prosedur ini. Kami berharap

masukan dan saran dari para pembaca agar prosedur ini dapat

menjadi lebih baik.

Documents

PROSEDUR SISTEM - iainpurwokerto.ac.idiainpurwokerto.ac.id/wp-content/uploads/2018/11/90.-PROSEDUR-SISTEM... · prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini dimaksudkan