PROVINCIA SOTO Y MARES INFORME DEFINITIVO DE …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/... · 2015-08-03 · El desarrollo del proceso auditor se centró en el Análisis

CONTROL FISCAL PREVENTIVO PROACTIVO Y PARTICIPATIVO

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 67

PROVINCIA SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000120 26 Diciembre 2012 )

ALCALDIA MUNICIPAL DE ZAPATOCA

REPRESENTANTE LEGAL SALVADOR DIAZ GARZON

OCTAVIO GUTIÉRREZ RUEDA EX ALCALDE

VIGENCIA 2010 - 2011




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub. Contralora Delegada Para el Control fiscal

Integrantes Comisión

MARISOL PINZON SIERRA Coordinadora Auditoria

SANDRA YANETH ZARATE AMADO Contadora Pública

ALVARO ENRIQUE GUTIERREZ AYALA Economista

HENRY LOPEZ BELTRAN Abogado




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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 Área Financiera 5 3.2 Área Presupuestal 19

3.4 Área de Contratación 23 3.5 Línea de Quejas 40

3.6 Plan de Desarrollo 56 3.7 Línea Ambiental 58 3.8 Sistema de Control Interno 59 3.9 Plan de Mejoramiento 60 4. Concepto por Cada Línea Auditada 60

5. Cuadro consolidado de hallazgos 63 6. Cuadro Numérico de hallazgos 65 7. Pronunciamiento 66




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria vigencia 2012, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a los Estados Financieros, Contables y Presupuestales; seguimiento Plan de Desarrollo 2008-2011, Control Interno, Plan de Mejoramiento y Contratación de la ALCALDIA MUNICIPAL DE ZAPATOCA, por el período 2011. Teniendo en cuenta que para la vigencia 2010 se practico revisión de cuenta se solicitaron en el trabajo de campo de revisión de la vigencia 2011 algunos contratos ejecutados en el año 2010 para ser objeto de revisión. El desarrollo del proceso auditor se centró en el Análisis de Contratación, Estados Contables y Presupuesto, con el fin de incluir su resultado en el libro fiscal y financiero del nivel central y sus descentralizados, al igual que dictaminar sobre la razonabilidad de las cifras de los estados contables de la entidad a 31 de diciembre de 2011. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoria. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad.




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1. ANTECEDENTES En la vigencia 2010 se practicó revisión de cuenta dando como resultado el Fenecimiento de misma, sin quedar suscrito ningún hallazgo de tipo administrativo por tanto no quedo suscrito Plan de Mejoramiento alguno. 2. ALCANCE El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión financiera y presupuestal, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander mediante el aplicativo SIA y la documentación complementarios que allego la Alcaldía Municipal de Zapatoca en el transcurso del proceso auditor. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se examinaron los siguientes procesos: -Evaluación Plan de Mejoramiento, No se verificó el cumplimiento de las metas y plazos establecidos por la entidad en el Plan de Mejoramiento suscrito por la entidad toda vez que en la vigencia 2010 no se suscribió Plan de Mejoramiento -Financiera, que incluye Contabilidad y Presupuesto, se adelanto un análisis financiero y verificación del cumplimiento de la normatividad en las cuentas seleccionadas. Evaluación a la línea de Contratación, seguimiento MECI y Control Interno. -Se solicitaron algunos contratos de la Vigencia 2010 para que sean objeto de revisión toda vez que en esta vigencia no se hizo trabajo de campo alguno, su revisión fue por requerimientos. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 EVALUACION FINANCIERA. En la Alcaldía de Zapatoca opera el software denominado GD, para el cual se encuentran en red, el área de presupuesto y contabilidad. Así mismo se encuentra sistematizado el almacén, las conciliaciones bancarias y el impuesto predial. La evaluación financiera se orientó a verificar que el manejo contable en la Alcaldía, estuviera acorde con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación; se analizaron las políticas establecidas para el registro de las transacciones económicas, el sistema de causación, el sistema de depreciación y de inclusión de los bienes adquiridos en el sistema contable. Además, la liquidación y pago oportuno de los impuestos, la seguridad social, recaudo y giro de estampillas y demás pagos a terceros.




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Se verificó que los Estados financieros a 31 de diciembre de 2011 se presentaran en forma comparativa, como lo estipulan las normas de la Contaduría General de la Nación. Para llevar a cabo el análisis de este área, se solicitó a la Secretaria de Hacienda de Zapatoca, documentos básicos, como son Balance de Prueba, las conciliaciones bancarias, y libros auxiliares de las cuentas de efectivo, rentas por cobrar y Propiedad Planta y equipo, Otros Activos, tomados directamente del sistema integrado GD y llevando a cabo el comparativo con la información registrada en el SIA. BALANCE GENERAL

-La Ecuación Patrimonial de la Entidad según lo evidenciado en Balance General a Diciembre 31 de 2011, cumple con lo establecido por las normas Contables. Hallazgo Numero 1. DESCRIPCION DE LOS HECHOS -La Alcaldía de Zapatoca no presentó las Notas al Balance General en el transcurso de la auditoría. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Revisada la información cargada a la página de la Contraloría General de Santander en lo correspondiente al informe anual de la vigencia 2011, se evidencia la presentación de las notas en formato Excel como anexo a formato del Balance General y fue cargado a la página con la siguiente estación: FORMATO_201112F01_AGR_NOTAS ESPECIFICAS.XLS, esta información fue cargada por funcionarios de la administración anterior y no dejó copia física en las oficinas de la Alcaldía, en complemento se anexa copia del documento tomado de la página de la Contraloría General de Santander. Conclusión del ente auditor: Como respuesta a este hallazgo, adjuntan las notas a los Estados financieros en el formato establecido por la Contaduría, por tanto se acepta la respuesta. Sin embargo se deja la observación de que algunos anexos que suben al SIA, es imposible abrirlos y este fue uno de esos formatos. Por lo anterior, se desvirtúa el hallazgo administrativo.

ACTIVOS

VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2010 Variación VIGENCIQA 2009

ACTIVO 19.754.643.000 17.753.774.000 2.000.869.000 17.469.091.000

Corriente

7.400.568.000

5.871.940.000

1.528.628.000

5.564.045.000

No Corriente

12.354.075.000 11.939.002 167.349.000 11.905.046.000

PASIVO

3.798.663.000

2.676.362.000

1.122.301.000

2.278.050.000




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Corriente 3.798.663.000 315.477.000 3.483.186.000 196.686.000

No Corriente

0 2.360.885.000 2.360.885.000 2.081.364.000

PATRIMONIO 15.955.980.000 15.077.412.000 878.568.000 15.191.041.000

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO

19.754.643.000

17.753.774.000

2.000.869.000

17.469.091.000

Tomado del balance General de la Cuenta Rendida en la vigencia 2.009-2010-2011

Análisis comparativo En el cuadro anterior, podemos observar que entre la vigencia 2009 y 2010 no hay una variación significativa en la ecuación patrimonial. Si analizamos la vigencia 2011, el Activo corriente presenta incremento con respecto a la vigencia 2010, ocasionado por el aumento del saldo en Bancos y Corporaciones ($401.456.000), en Deudores- Transferencias por cobrar ($680.780.000) y Otros Activos. El Activo No Corriente presenta variación mínima. El Pasivo Total incrementa especialmente por la adquisición de crédito público que supera los $500.000.000, el aumento de las Cuentas por Pagar- adquisición de bienes y servicios ($80.191.000) y créditos judiciales ($61.179.000). La variación presentada en el Pasivo Corriente y No Corriente se debe a la contabilización de las Provisiones, la cual fue reclasificada en la vigencia 2011, la cual fue registrada como Activo No corriente. Vigencia 2011 El Activo Total se encuentra conformado por Activo Corriente y No Corriente, con saldos de $7.400.568.000 y $12.354.075.000 que representan del total Activo, el 37% y 63% respectivamente. Caja En el Balance comparativo, se observa en la vigencia 2010, un saldo por $15.084.000 por concepto del alquiler de una maquinaria y se verificó la consignación correspondiente en el mes de Enero de 2011. Bancos Las conciliaciones bancarias a Diciembre 31 de 2011 se encontraron debidamente conciliadas. -Revisado el Balance detallado, se observa que éste municipio tiene más de 100 cuentas bancarias entre corrientes y de ahorro, de las cuales se evidencia que el 30% se encuentran inactivas desde vigencias anteriores y deberán ser sometidas al proceso de depuración.

NOMBRE BANCO CUENTA CTE/AHORRO VALOR

Vía Zapatoca Agrario 1080-4 986.300

Multas ARS mpio Zapatoca Agrario 0035-3 111.587

Dist de compes. Minas de yeso Agrario 026-0 842.162

Convenio 425 Idesan 86400 21.780

Planta de tratamiento Ganadero 25117 299.419




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Hallazgo Numero 2. Descripción de los hechos Se observa la existencia de Cuentas Bancarias inactivas a Diciembre de 2011, así como Convenios por liquidar de vigencias anteriores. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Existen cuentas de convenios y de fondos especiales con saldos mínimos que no han tenido movimiento desde hace varios periodos, es necesario llevar estas cuentas al comité de sostenibilidad contable el cual analizará la situación de cada una de ellas y propondrá cancelarlas y consignarlas en una sola cuenta que facilite a la administración la funcionalidad y descongestiones la tarea de las conciliaciones mensuales, para lo anterior se propone que al cierre de la vigencia fiscal de 2012 se adelante un comité de sostenibilidad contable para tal fin. Conclusión del ente de control: La entidad acepta el hallazgo y la administración propone adelantar el proceso de sostenibilidad contable para cancelarlas o dar solución a esta inconsistencia presentada. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluirlo en el Plan de mejoramiento. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde Estampillas -Revisados los recaudos por concepto de estampillas Proadulto mayor, procultura y Fondo de seguridad ciudadana, se corroboró su ejecución y que los traslados se han llevado en forma mensual, quedando pendiente solo el traslado del mes de Diciembre de la unidad de servicios públicos. Se verificó que el saldo restante se encontrara en cada una de las cuentas bancaria correspondientes, especialmente la del Adulto Mayor, toda vez que no existe creado en el municipio el Centro Vida, gestión que se está llevando a cabo en la vigencia 2012. Inversiones A diciembre de 2010, se registra un saldo de $162.000.000 correspondiente a la constitución de CDTs en el Banco Agrario por valor de $82.000.000 ($30.000.000 y $50.000.00) y en el BBVA por $80.000.000 ($20.000.000, $20.000.000 y $40.000.000), de los cuales solo fueron redimidos dos, el de $50.000.000 y el de $40.000.000, durante la vigencia 2011, , Se corroboró la existencia de los demás CDTs, sin embargo en el Balance a diciembre 31 de 2011 no registra saldo en esta cuenta. Por lo tanto la administración debe incluir los valores correspondientes de éstos CDTs por valor de $72.000.000 en el Balance.

RELACION INVERSIONES TEMPORALES

DICIEMBRE 31 DE 2011




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No CDT VALOR CONCEPTO PLAZO VENCIMIENTO ENTIDAD

49520 $ 2,000,000 Convenio Gob-Municipio Saneamiento Básico y Mejoramiento rural La Fuente

30 días 30/01/2012 Banco

Agrario

929 $ 30,000,000 Agua Potable 30 días 25/01/2012 IDESAN

4053262 $ 20,000,000 Fondo Local de Salud Etesa 18 Meses 07/04/2012 BBVA

40532638 $ 20,000,000 Agua Potable 18 Meses 07/04/2012 BBVA

$ 72,000,000

Se verificó la contabilización de los intereses que generaron estos CDTs. Sin embargo, se recuerda a la administración que los dineros girados por el Sistema General de Participaciones deben ser invertidos en su totalidad en la vigencia respectiva. Por lo tanto, el Departamento Nacional de Planeación castigará a los municipios que no hagan la inversión de estos recursos en la respectiva vigencia; toda vez que el destino de estos recueros no son la rentabilidad, sino el cumplimiento en la satisfacción de las necesidades de la población. Hallazgo Número 3. DESCRIPCION DE LOS HECHOS No se encuentran registrados los CDTs por valor de $72.000.000 en el Balance a diciembre 31 de 2011. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Revisada la información contable pública especialmente los saldos del alance General es evidente la falta de contabilización de cuatro CDTS por valor de $72.000.000, se procederá a efectuar su registro e incorporación a los estados financieros, al cierre de la vigencia Fiscal 2012 serán reflejados en los mismos, al igual se identificarán las fuentes de cada uno de los títulos. Conclusión del ente de control: La administración acepta no haber contabilizado el valor de estos CDT durante la vigencia auditada y manifiesta incorporar su valor en los estados financieros a diciembre 31 de 2012. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el Plan de mejoramiento. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Rentas por cobrar Mediante acuerdo No 029 de diciembre 06 de 2005 se revisan, actualizan y codifican las normas sobre impuestos y rentas municipales que deben aplicarse en el municipio de Zapatoca. Este acuerdo ha tenido modificaciones, como el acuerdo No 003 de 2006 en donde se establece la tasa mensual por arriendo de los puestos de la plaza de mercado; el Acuerdo No 023 de 2009 en donde se establecen las tarifas aplicables




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para liquidar el impuesto predial unificado; Acuerdo 22 de 2009 en donde se establece una sobretasa bomberil y se crea la cuenta de Bomberos voluntarios y el Acuerdo No 018 de 2011n en donde se incluyen condiciones especiales para los contribuyentes que se encuentren en mora, dando cumplimiento a la Ley 1430 de 2010. -Cierra la vigencia con un saldo de $268.709.611 por concepto de impuesto predial de vigencias anteriores por $120.364.220 y de vigencia actual $72.687.190 y de Industria y Comercio de vigencias anteriores por $10.785.080. También la conforman, las cuentas por cobrar por alumbrado público por $61.627.532 Revisado el software de Predial de la entidad, registra cartera por edades así:

Vigencia actual

De 1 a 3 años

De 3 a 5 años

Más de 5 años

Total vigencias anteriores

TOTAL

159.209.786 125.930.068 28.750.367 37.529.351 192.209.786 351.879.554

Se observa una diferencia entre el saldo contable y el del software, toda vez que éste último se encuentra actualizado a Agosto de 2012. -Según Decreto No. 087 de diciembre 30 de 2011, se constituyeron las cuentas por pagar por valor de $151.390.640 Se recuerda a la administración, que el incumplimiento en el pago de los compromisos adquiridos, puede ocasionar intereses por mora, sanciones y posibles demandas por parte de los proveedores. -En la relación de la cartera por edades, se observa que existe impuesto por cobrar por valor de $28.750.367 de 3 a 5 años. Se advierte, que es responsabilidad del actual alcalde llevar a cabo la gestión de recaudo correspondiente, con el fin de evitar la prescripción del impuesto y por lo tanto un posible daño fiscal en forma posterior. Así mismo, gestionar el cobro del impuesto mayor a 5 años, en el sentido de llevar a cabo la interrupción del mismo, mediante la notificación, el cobro coactivo, mandamientos y/o acuerdos de pago. Deudores Con un saldo de $1.958.190.237, representa el 26% del activo corriente. Se encuentra conformada en su mayor proporción por Transferencias por cobrar por $1.714.195.321, especialmente por parte de la Gobernación para la remodelación del Hospital ($855.633.803.000) y del Fondo Nacional de Regalías ($605.223.288). Propiedad planta y equipo -Se solicitaron los actos administrativos para dar de baja elementos inservibles, encontrándose que durante la vigencia 2011 sí se llevaron a cabo bajas de muchos elementos que se encontraban deteriorados y ya habían cumplido con su vida útil. Sin embargo, la cuenta de Equipo Terrestre, con un saldo de $989.144.400, la conforma una serie de vehículos y maquinaria pesada propiedad del municipio,




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incluida la motoniveladora adquirida en junio de 2011 y en ella si se encontraron registrados algunos vehículos en mal estado y que no están prestando servicio alguno, los cuales deberán ser dados de baja o rematados con el fin de depurar los saldos registrados contablemente. Se corroboró que las adquisiciones hechas durante la vigencia, fueron debidamente contabilizadas en los Estados Financieros. Hallazgo número 4. Descripción de los hechos Existen vehículos en mal estado que deben darse de baja o rematar con el fin de que los depurar los saldos contables. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable: Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Sanear los Estados Financieros de la institución son sin duda una de las tareas de la presente administración, se propondrá por medio de un acta del comité de sostenibilidad contable la necesidad de dar de baja los vehículos que técnicamente no se puedan recuperar y que estén afectando la razonabilidad de los Estados financieros además de propondrá revisar la totalidad del inventario para determinar si existen vehículos u otros bienes que no estén prestando sus servicios y que técnicamente no se puedan recuperar, lo anterior se reflejar en el cierre de la vigencia fiscal 2012. Conclusión del ente auditado: La entidad acepta la necesidad de realizar las bajas en la entidad, con el fin de depurar los estados financieros; para esto propone realizar reunión de comité de sostenibilidad contable. Por lo tanto y para que se de cumplimiento dentro del plan de mejoramiento, se convalida el hallazgo administrativo. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable: Salvador Díaz Beltrán - Alcalde -Impuestos Revisados los egresos de la vigencia 2011, se verificó que la administración no ha cancelado el impuesto de todos los vehículos de su propiedad. Se advierte que el pago extemporáneo de los impuestos de los vehículos, pueden originar sanciones o multas e intereses de mora, los cuales ocasionarían un hallazgo de tipo fiscal que sería responsabilidad de quien incumpla estas obligaciones. Hallazgo Número 5 DESCRIPCION DE LOS HECHOS La administración no ha cancelado oportunamente los impuestos de todos los vehículos de su propiedad. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde




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Respuesta de la entidad auditada: El municipio de Zapatoca tiene un presupuesto muy limitado, sus ingresos corrientes de libre destinación son de aproximadamente 1.300 millones, de los cuales se debe cancelar los gastos de funcionamiento que representan el 40%, se deben cubrir los pagos de la Personería y El Concejo Municipal, al igual se debe apropiar un mínimo del 20% para inversión con ICLD, esta situación financiera en algunas vigencias ha sido más evidente, lo cual no ha permitido cubrir estas obligaciones, la administración debe revisar que vehículos son operativos para que reduzca la carga de impuesto por vehículo no operativos e inservibles, los cuales solo acarrean costos por impuestos, parqueos y custodia. Conclusión del ente de control: La administración tiene razón en lo expresado en la respuesta y se acepta que la situación financiera de los municipios es difícil, pero así mismo debemos entender que los vehículos deben cancelar unos impuestos anualmente, para lo cual, la administración debe apropiar en su presupuesto. Existen los acuerdos de pago, en caso de ser una deuda difícil de cancelar en una sola vigencia. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el Plan de mejoramiento. -La alcaldía de Zapatoca no ha elaborado el inventario de bienes muebles e inmuebles actualizado y debidamente valorizado. Según indagación hecha a la administración, han recibido circulares de la Procuraduría General de la Nación al respecto, con el fin de lograr un mejor desempeño fiscal y por tanto es recomendable adelantar las gestiones necesarias para realizar la actualización catastral tanto urbana como rural, toda vez que ya se han cumplido más de los 5 años que establece la ley para realizar dicho proceso. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Hallazgo Numero 6. Descripción del hecho La administración no ha llevado a cabo la actualización catastral desde hace más de 10 años. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: La presente administración en la vigencia 2012 ha iniciado las gestiones con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi para la realización de la actualización catastral, en las gestiones se ha detectado que en la administraciones anteriores existió poca voluntad de realizar un proceso de actualización catastral, la oficina de catastro realiza su programación con un año de anticipación, por esta razón no se pudo realizar este proceso en la vigencia 2012, ha quedado incluida para la vigencia 2013, es una de las razones por la cual las finanzas de la administración de Zapatoca no sean las mejores ya que existen predios que en los últimos años han sido reformados, al igual los predios de esta región se han valorizado en más de un 300 por diento.




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Conclusión del ente de control: La administración acepta que la actualización catastral es un medio muy importante para el incremento de sus ingresos y por tanto manifiesta haber incluido este proceso para la vigencia 2013. Por lo tanto, se convalida el hallazgo administrativo, para ser incluido en el Plan de mejoramiento. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde

PASIVO -Incrementa con respecto a la vigencia anterior en $1.122.302.000, especialmente por la deuda pública adquirida en la vigencia 2011 y las cuentas por pagar por adquisición de bienes, la cual pasa de $22.714.000 a $102.905.000 y la provisión para pensiones que incrementa de $2.360.885.000 a $2.709.649.000. -Revisado el Balance - Cuentas por pagar, se verificó que no se encuentra contabilizada una deuda de servicios de Acueducto, Aseo y alcantarillado prestados a la Casa de mercado y al Matadero municipal, por valor de $97.927.596.y que viene de vigencias anteriores. Así mismo, no se constituyó la reserva de cuentas por pagar por este concepto a diciembre 31 de 2011. Cifra que debe ser incluida en los estados contables con el fin de cancelar esta deuda o en otro caso hacer cruce de cuentas, con el fin de subsanar esta inconsistencia.

Según Resolución DGL No. 000110 de Enero 12 de 2012 la CAS impone sanción a la Alcaldía de Zapatoca por contaminación Ambiental por el vertimiento de aguas residuales y aguas lluvias a una caverna natural, declarada el 7 de Octubre de 2010.

El valor de la sanción es de Noventa y cinco millones setecientos cuarenta y un mil setecientos ochenta pesos m/cte. ($ 95.741.780), para el cual, el actual alcalde deberá dar cumplimiento y evitar posibles demandas, embargos y costas, que ocasionarían un detrimento patrimonial y por ende un daño fiscal, que estaría bajo su responsabilidad.

-Así mismo, se encontró que con Resolución No 46686 de Julio 31 de 2012 de la Superintendencia de Industria y Comercio, se impone una multa a la Alcaldía de Zapatoca por la suma de Cinco millones seiscientos sesenta y siete mil pesos ($5.667.000) por incumplimiento de las normas de control y vigilancia de precios.

A la fecha no se ha hecho ningún pago, por lo tanto no se configura daño fiscal, pero en el evento de realizar el pago total, debe adelantarse por parte de la Administración Municipal, las gestiones y trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto a la acción de repetición contra el responsable, a fin de resarcir el daño ocasionado a las arcas del Municipio. Hallazgo Número 7. Descripción de los hechos Se encontró una deuda con La Empresa de servicios públicos que no fue contabilizada en el Balance, así como unas sanciones con la CAS y la




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Superintendencia de Industria y Comercio, de las cuales la actual administración debe dar cumplimiento. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: La razonabilidad de los Estados financieros está en el reconocimiento de todos los hechos económicos, es evidente que no se hayan reconocido y aprovisionado estas operaciones, se hace necesaria la incorporación a los estados financieros de estas obligaciones, al cierre de la vigencia fiscal 2012 serán reflejadas estas obligaciones en las cuentas del pasivo. Conclusión del ente de control: La entidad acepta el hallazgo y manifiesta que estas obligaciones serán incorporadas en el Balance a diciembre 31 de 2012. Por tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el Plan de mejoramiento. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable Salvador Díaz Beltrán - Alcalde -Deuda pública El municipio de Zapatoca tiene deuda pública por valor de $507.847.00, saldo de los créditos adquiridos con IDESAN, uno por $150.000.000 para mantenimiento de vías, de cual ya se han cancelado 36 cuotas y otro por $550.00.000 adquirido en julio de 2011 para la compra de una motoniveladora, en donde la Gobernación aportó $119.209.482 que fueron abonados a Idesan, cerrando con un saldo de aproximadamente $430.000.000. Así mismo existe un contrato leasing con el BBVA por arrendamiento del vibrocompactador para la recolección de basuras, por valor de ·293.000.000,y su pago se inició en Enero de 2012. Se corroboró que se han cancelado las cuotas en forma oportuna. -Retención en la Fuente. Se corroboró que la retención en la fuente se cancela en forma mensual y oportunamente. El saldo a diciembre por $9.501.000 fue cancelado el 13 de Enero de 2012. -Obligaciones laborales Solo registra un saldo por $10.555.399 correspondiente a cesantías y prima de servicios. -Revisada la carpeta de pagos por concepto de aportes parafiscales, se verificó que éstos son cancelados oportunamente y a diciembre 31 de 2011 no quedó saldo por pagar. Pasivos Pensiónales




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La Administración municipal a 31 de Diciembre de 2011, realizó el estudio del Pasivo Pensional con fundamento en lo establecido en la Ley 549 de diciembre 28 de 1999 y sus decretos reglamentarios. -Otros Pasivos - Recaudo a favor de terceros. La administración está consignando oportunamente a la CAS, los valores correspondientes a la Tasa Retributiva, según las facturas enviadas por la CAS.

PATRIMONIO Presenta incremento con respecto a la vigencia anterior, ocasionada por la contabilización de la utilidad que arrojó el ejercicio contable a diciembre 31 de 2011. Cierra la vigencia con saldo de $15.955.980.000. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL Ingresos Los ingresos presentan un incremento de $1.328.516.000, ocasionado especialmente por el aumento de las Transferencias por la Gobernación de Santander por $1.711.267.606 para la remodelación del hospital, $119.209.482.000.

MUNICIPIO DE ZAPATOCA – SANTANDER

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO

DETALLE 2.011 2,010 VARIACION .

TOTAL INGRESOS 7.122.942.000 5.865.044.000 1.257.898.000

INGRESOS OPERACIONALES 7.136.451.000 5.807.935.000 1.328.516.000

Ingresos Fiscales 1.150.839.000 1.271.006.000 -120.167.000

Venta de servicios 590.462.000 534.238.000 56.224.000

Transferencias

5.395.150.000 4.002.691.000 1.392.439.000

OTROS INGRESOS

-13.509.000 57.109.000 -70.618.000

TOTAL GASTOS 5.353.920.000 4.951.352.000 402.568.000

GASTOS OPERACIONALES 5.201.285.000 4.920.440.000 280.845.000

De administración 1.114.361.000 1.043.455.000 70.906.000

De operación 109.196.000 101.766.000 7.430.000

Gasto público social 3.977.728.000 3.775.219.000 202.509.000

OTROS GASTOS 152.635.000 30.912.000 121.723.000

COSTO DE VENTAS 538.007.000 246.165.000 291.842.000

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 1.231.015.000 667.527.000 666.295.985

FUENTE: Formatos Cuenta SIA 2010-2011

Comparativo Vigencias 2010-2011 La vigencia 2011 presenta incremento del 23% en los ingresos Operacionales, especialmente por el incremento de las transferencias en $1.392.439.000 por parte de la Gobernación de Santander.




INFORME DEFINITIVO


Los ingresos fiscales tanto tributarios como no tributarios presentan disminución con respecto a la vigencia anterior. El impuesto predial no presenta variación en el recaudo con respecto a la vigencia anterior.($254.000.000) Gastos De otra parte, los gastos incrementan en solo $280.845.000, básicamente en el Gasto Público Social. Los Otros gastos presentan incremento, derivado de la contabilización de Ajustes de ejercicios anteriores. . Como resultado final del ejercicio del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, el Municipio tuvo un excedente de $1.231.015.000 incrementándose en un 85%, con respecto al año anterior. DEPURACION CONTABLE Según la información entregada por la administración, la alcaldía no llevó a cabo ninguna actividad para depurar la información contable en forma sostenible y permanente. Los responsables de la información contable y financiera deben adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Hallazgo Número 8. DESCRIPCION DE LOS HECHOS Durante el transcurso de la auditoría no allegaron actas del comité contable que evidencien los avances en el proceso de sostenibilidad contable. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Revisada la información sobre sostenibilidad contable, se evidencia que no existe un trabajo serio sobre el tema, se hace necesaria la organización del comité, se debe orientar la resolución y los estatutos del comité de sostenibilidad contable, en la presente vigencia de 2012 se deben adelantar la organización y la reunión de comités con el fin de dar cumplimiento a varios temas necesarios para la razonabilidad de los Estados Financieros. Conclusión del ente de control: La entidad acepta el hallazgo y propone la organización y funcionamiento del comité de sostenibilidad contable. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde OPINION A LOS ESTADOS FINANCIEROS




INFORME DEFINITIVO


La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados por la Entidad, en cumplimiento de la Resolución 00294 de abril 30 de 2.009 de la Contraloría General de Santander, que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Financieros Consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales. El Contador Público, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP No. 57384-T, expresa que los Estados Contables del Municipio de Zapatoca, presentan razonablemente- con salvedades, la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, por las siguientes razones: . - Hace falta incluir en el Balance, una deuda de $97.000.000 a favor de la Empresa de Servicios públicos. - Los procesos en contra del municipio no han sido cuantificados, por tanto no se encuentran contabilizados. - Algunas cuentas bancarias presentan saldos negativos. -No se incluyen en el Balance- Inversiones, la suma de $72.000.000 constituidos en CDTs. UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS Municipio con unidad de servicios públicos que no se encuentra descentralizada, es una dependencia de la Alcaldía, la cual presenta presupuesto y estados financieros en forma independiente como lo estipula la Ley 142 de 1994. Atiende a 2279 usuarios de la zona urbana, toda vez que la zona rural es atendida por la Alcaldía. Presta los servicios de Aseo, Alcantarillado y Acueducto y recaudo el pago del consumo respectivo, con la generación de los recibos mensuales, en forma consolidada. El recaudo mensual asciende aproximadamente a $42.000.000 por el recaudo de los servicios más el subsidio de la Alcaldía por $8.000.000 por beneficiario, para un total de $49.000.000 Para la vigencia 2011, el recaudo por concepto de los tres servicios fue:

MES

ASEO ALCANTARILLADO ACUEDUCTO TOTAL

ENERO 16.677.766 7.800.827 20.487.904 44.966.497

FEBRERO 15.909.251 6.480.650 17.476.986 39.866.887

MARZO 15.805.756 6.302.439 16.557.227 38.665.422

ABRIL 15.703.427 6.978.949 18.628.416 41.310.792

MAYO 16.454.297 6.345.379 16.560.246 39.359.922

JUNIO 15.704.450 6.457.383 17.114.537 39.276.370

JULIO 16.288.831 6.610.341 17.824.039 40.723.211

AGOSTO 15.982.842 6.151.945 16.261.144 38.395.931

SEPTIEMBRE 15.847.378 6.195.714 16.341.525 38.384.617

OCTUBRE 13.251.151 6.813.672 17.969.401 38.034.224

NOVIEMBRE 13.375.738 6.403.651 17.194.252 36.973.641

DICIEMBRE 12.484.438 6.583.542 17.405.626 36.473.606

TOTAL 183.485.325 79.124.492 209.821.303 472.431.120




INFORME DEFINITIVO


El Balance registra saldo por -$3.572.475 de la cuenta corriente del Banco Agrario, situación que deberá ser corregida por la entidad, por cuanto una cuenta no debe registrar saldos negativos, porque se presume que se han girado cheques sin la existir los fondos suficientes. La cuenta de Deudores con saldo de $118.800.522, registra las cuentas por cobrar al municipio, por concepto de servicios a la plaza de mercado y al matadero, por valor de $97.000.000. La cartera en general es muy baja y presenta rotación permanente. El pasivo con saldo de $430.634.462, está conformado especialmente por el contrato leasing del compactador de basuras ($278.607.289) y la deuda por sentencias y conciliaciones que deberán cancelar en conjunto con la Alcaldía a un funcionario que despidieron en forma irregular de la Empresa de servicios públicos ($61.178.926) Para la vigencia 2012 se está llevando a cabo el estudio tarifario, con el fin de mejorar los ingresos de la entidad. El Balance de prueba registra unos gastos por $972.701.778 los cuales al revisar no coinciden con los valores de cada servicio, ni incluyendo los Costos de producción, así: 51 Gastos de administración 133.011.202 55 Gasto Social 16.289.696 58 Otros Gastos 67.848.815 7 Costos de producción 538.006.990 ______________ 755.156.703 =============== Diferencia que no fue sustentada en la auditoría por no haber hecho presencia el señor contador y deberá ser explicada en la respuesta al informe preliminar, toda vez que siendo así, estaría generando un déficit y según el gerente, la entidad es autosostenible. Se típica hallazgo administrativo en espera de la respuesta, de lo contrario se ocasionaría un hallazgo de tipo sancionatorio. Hallazgo Numero 9. Descripción de los hechos En la Empresa de servicios públicos no coincide la sumatoria de los gastos registrados, lo cual presume déficit en el ejercicio contable. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde Respuesta de la entidad auditada: Revisada la información de la Unidad de servicios públicos domiciliarios, se detecta que existen errores de clasificación de los costos y gastos, lo cual genera inconsistencias en la información, el software de contabilidad y presupuesto tiene la facilidad de parametrización lo cual permite entrelazar operaciones, para el cierre de la vigencia fiscal de 2012, se tendrá como referencia estos hallazgos




INFORME DEFINITIVO


para que no se siga presentando las inconsistencias que presentó el informe de la vigencia 2011. Conclusión del ente de control: La entidad acepta las inconsistencias presentadas en la unidad de servicios públicos y aduce que existen errores de clasificación en lo que respecta a costos y gastos y por esto se produjeron los resultados fallidos del ejercicio contable. Sin embargo no envían soportes que aclaren cuáles fueron las fallas presentadas y la solución a las mismas. Se confirma el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el Plan de mejoramiento. Tipo Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable Salvador Díaz Garzón - Alcalde 3.2 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS COMPARATIVO 2010 -2011

RESUMEN EJECUCION VIGENCIAS 2010 – 2011

Vigencia Definitivo recaudado comprometido por comprometer

2010 $7,977,603,485 $6,766,452,122 $6,561,319,088 $1,416,284,398

2011 $10,381,718,988 $9,020,359,224 $9,009,002,014 $1,372,716,975

La Administración de Zapatoca incremento en un 30% su presupuesto definitivo con relación a la vigencia 2010; uno de los rubros que mas representación tuvo para el incremento de una vigencia a la otra fue el de Otras Transferencias (convenios) el cual en el 2010 conto con un definitivo de $904.540.624 y para el 2011 $3.017.791.893 aumentando en un 233% EJECUCION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2011




INFORME DEFINITIVO


Se aprobó el presupuesto general de Ingresos y gastos para la vigencia fiscal de

2011 mediante ACUERDO No 042 del 30 DE NOVIEMBRE DE 2010 por valor de $4.835.499.151 Realizadas y aprobadas modificaciones al presupuesto durante la vigencia fiscal de 2011, resultó a 31 de diciembre de 2011 un Presupuesto de Ingresos definitivo de $10.381.718.988

RESUMEN EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESO VIGENCIA 2011

Fuente SIA

La estructura del presupuesto nos indica que el 55.03% corresponde a los ingresos no tributarios (Transferencias SGP, Otras Transferencias etc.), seguidos por los recursos de capital en un 28.24%, los ingresos corrientes tributarios equivalentes al 7.41%, los ingresos por servicios públicos Domiciliarios equivalen al 7.5% y los ingresos por Fondos especiales en un 1.80% .

CONCEPTO Presupuesto Definitivo Recaudos Por Recaudar

INGRESOS 10.381.718.988 9.020.359.224

1.361.359.764

INGRESOS CORRIENTES – TRIBUTARIOS

769.529.394

873.387.042

-103.857.648

INGRESOS CORRIENTES - NO TRIBUTARIOS

5.713.446.081

4.460.596.233

1.252.849.848

SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS 779.337.779 663.353.216 115.984.563

INGRESOS DE CAPITAL 2.932.428.139

2.890.417.289 42.010.850

FONDOS ESPECIALES 186.977.595

132.605.444 54.372.151




INFORME DEFINITIVO


INGRESOS CORRIENTES (IMPUESTO PREDIAL)

Impuesto de industria y comercio se recaudo $58.541.708

Impuesto Predial vigencia 2011 presupuestan $310.000.000 y recaudan $253.556.522., para la vigencia 2010 se presupuesto un recaudo de $290.000.000 y se recaudaron $250.000.000.

OBSERVACION GENERAL Falta actualización catastral el cual no se realiza hace más de 5 años tal y como se detalla en el área contable, así mismo falta el cobro para estimular el pago oportuno de los contribuyentes. ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR Cuenta con un presupuesto definitivo de $128.602.238. De los cuales se comprometieron $38.633.166. lo que nos indica una ejecución del 30% del presupuesto definitivo. En el Municipio no existe centros vida, las cuales según la ley 1276 del 2009 se financian con el 70% del recaudo proveniente de la estampilla. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA Cuenta con un definitivo de $102.975.927, de los cuales $71.218.440 provienen de recursos del balance y $31.757.487 fueron presupuestados para la vigencia, de estos recursos se recaudaron $44.235.300, se comprometieron 12.603.046, los cuales fueron destinados en los siguientes contratos

CONTRATO NUMERO

CONTRATISTA OBJETO VALOR ESTADO DEL CONTRATO

0311 José Antonio Becerra Pinzón

Servicio de alimentación para miembros de la policita nal en apoyo a la gestión de la policía.

$1.950.000 Liquidado

005 Proveemos contratista E.U

Servicio de alimentación para miembros de la policita nal en apoyo a la gestión de la policía


081 Solo arte distribuciones ltda.

Suministro de closet para mejorar las instalaciones policiales y bienestar del personal de la estación de policía del municipio.


080 Marco Antonio Barrera Adecuación de las instalaciones del área de archivo del cuarte de policía de la estación de policía , reconstrucción del muro del cuarte de la subestación de policía corregimiento de la fuente del municipio de zapatoca.


068 Proveemos contratistas E.U

Servicio de alimentación para miembros de la policía nacional en apoyo

$988.000 Liquidado




INFORME DEFINITIVO


a la estación de policía de zapatoca.

Se verifico que mediante Decreto numero 001 de 2011 se adicionaron al presupuesto de la vigencia 2011 Recursos del Balance por valor de $1.273.446.967

UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS La Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios hace parte de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la Administración Central ya que no se encuentra descentralizada de la entidad.

PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDADO COMPREMETIDO

PAGADO POR COMPROMETE

R

$779.337.779 $663.353.216

574.312.257 $538.818.526

$18.274.516

GASTOS Egresos Presupuestados y Ejecutados

RESUMEN EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2011

Nombre Rubro Apropiación Definitiva Compromisos

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.098.008.440 1.042.016.803

SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS 592.586.773 574.312.257

SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA 62.173.359 61.736.387

INVERSIÓN 8.628.950.417 7.330.936.567

Fuente: SIA

Gastos de Funcionamiento




INFORME DEFINITIVO


Los gastos de funcionamiento en la vigencia de 2011, fueron ejecutados de Conformidad con la Ley 617 de 2000 en lo que respecta al límite máximo de gastos determinados en la precitada Ley. Los gastos comprometido de funcionamiento representan el 10.%, los servicios públicos domiciliarios el 5.55%, servicio de la deuda 0.59% y la inversión el 83.1% Gastos De Inversión Para la vigencia 2011 el valor de la Inversión social ascendió a un valor de $8.628.950.417, de los cuales se comprometieron $7.330.936.567 distribuidos así. De los proyectos de inversión con recursos propios se ejecuto el 7.21%, con Recursos del Sistema General de participaciones 30.34% y con otros recursos se ejecuto el 62.43% OLA INVERNAL El Municipio no ejecuto contratos por OLA INVERNAL VIGENCIAS FUTURAS La Administración municipal de Zapatoca no tiene comprometidas vigencias futuras. 3.3 LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION

Con el fin de evaluar la contratación desarrollada por la Alcaldía de Zapatoca durante las vigencias 2010 y 2011, el grupo auditor selecciono una muestra representativa de los contratos efectuados por la Entidad, incluidas las Quejas y Denuncias causadas en estas vigencias, para de esta manera analizar y determinar si la gestión contractual adelantada por la Administración se realizó conforme a los principios consagrados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Publica, y lo mas imperativo determinar si con esta gestión fue satisfecha la necesidad pretendida y plasmada en la etapa previa a la celebración de cada uno de los contratos.

En ese mismo orden de ideas, realizado el estudio exhaustivo y pormenorizado en los contratos seleccionados y de acuerdo a las políticas referidas anteriormente, el equipo auditor puede concluir que el trabajo ejecutado por la Administración de la Alcaldía de Zapatoca en las Vigencias 2010 y 2011, en términos generales fue adecuada, con algunas salvedades en la gestión realizada, como lo fue en la adquisición de la maquinaria a través de la modalidad de contratación directa, la falta de planeación en algunos contratos y el seguimiento al consumo de combustible; igualmente en la parte formal de los contratos se evidencia que en algunos expedientes no se encontraron todos sus soportes para el perfeccionamiento en la expedición de los respectivos actos propios de cada contrato, recordemos que las entidades estatales en cumplimiento de su fines y principalmente en los de la contratación pública, deben garantizar el debido cumplimiento efectivo de las obligaciones contractuales mediante actos públicos, claros y evidentes.

Para finalizar este análisis, es de vital importancia mencionar que abonado a lo anterior, la revisión se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal de acuerdo con los procedimientos instados por la Contraloría General de Santander; los cuales tienen como finalidad asegurar que




INFORME DEFINITIVO


todas las actuaciones de los sujetos de control se cumplan de manera objetiva y transparente. Así mismo mencionar que el trabajo de campo se realizo sobre los documentos e información arrimada por la Alcaldía de Zapatoca en sus instalaciones y que los hallazgos consignados en el informe están respaldados por los papeles de trabajo y documentos anexos. CONTRATACIÓN AUDITADA

CLASE DE CONTRATO NUMERO VALOR

C1 PRESTACION DE SERVICIOS 49 $ 567,754,181

C2 CONSULTORIA 2 $ 63,601,600

C3 INTERVENTORIA 0

C4 MANTENIMIENTO 0

C5 OBRA PUBLICA 14 $ 2,918,482,774

C6 COMPRA Y SUMINISTRO 35 $ 852,342,887

C8 COMODATO 0

C9 ARRENDAMIENTO 0

C10 FIDUCIA 0

C15 SEGUROS 0

C19 OTROS 7 $ 116,205,321

TOTAL $ 4,518,386,763

Según la muestra seleccionada y plasmada en el memorando de planeación se revisaron los siguientes contratos de las vigencias 2010 y 2011:

MUESTRA CONTRATACION 2010

Número del Contrato Clase Modalidad Objeto

Valor del Contrato

Nombre del Contratista Fec Firma

1 151

SELECCIÓN ABREVIADA – CONVENIO

PRESTACION DE SERVICIOS

EJECUTAR LA REALIZACION DEL ESTABLECIMIENTO. MANTENIMIENTO Y AISLAMIENTO DE CUARENTA Y NUEVE HECTAREAS DE PLANTACION FORESTAL PROTECTORA PRODUCTORA. EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA- SANTANDER 169,803,081 AMAY 30/12/2010

2 32 DIRECTA PRESTACION DE SERVICIOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN A TODO COSTO DE LOS VEHÍCULOS AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA 9,385,309 TORRESCAR S.A. 18/05/2010

3 136 SELECCIÓN

ABREVIADA PRESTACION

SERVICIOS

EFECTUAR LA ACTUALIZACION CARTOGRAFICA BASICA URBANA Y PLANO DE AMENAZAS NATURALES DEL PERIMETRO URBANO DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 66,034,160

SOCIEDAD ALICON S.A.S. 23/12/2010

4 118 DIRECTA PRESTACION DE SERVICIOS

ELABORACION DEL PROYECTO ARQUITECTONICO PARA LA REMODELACION DE LA INFRAESTRUCTURA DEL HOSPITAL DE LA MERCED DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 10,000,000

GERMAN MORENO SUAREZ 25/10/2010

5 74 SELECCIÓN

ABREVIADA OBRA

CERRAMIENTO DE LA CANCHA DE FUTBOL CRISTO REY DEL BARRIO LAS FLORES DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER. 94,500,126

CONSORCIO CERRAMIENTO 01/09/2010




INFORME DEFINITIVO


6 128 SELECCIÓN

ABREVIADA

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LA CASA DE MERCADO DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 36,375,345

Ing. MARIA CAROLINA QUIJANO OREJARENA 13/12/2010

7 150 SELECCIÓN

ABREVIADA OBRA

CONSTRUCCION DE RESTAURANTE ESCOLAR EN LA VEREDA LAS PUENTES EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 23,997,228


8 72 DIRECTA SUMINISTRO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE. GASOLINA CORRIENTE. ACPM Y LUBRICANTES PARA LOS VEHICULOS Y MAQUINARIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 60,000,000

CASTRO E HIJOS LTDA 13/11/2009

9 127 SELECCIÓN

ABREVIADA SUMINISTRO

ADQUISICIÓN DE LUMINARIAS DECORATIVAS Y POSTERIA RESPECTIVAMENTE. PARA ILUMINACION DE ALUMBRADO PÚBLICO DE LOS SECTORES: CAMPO SANTO Y CALLE LENGERKE DEL PERIMETRO URBANO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 45,313,312

SCHREDER COLOMBIA S.A. 09/12/2010


COMPRA DE TRES VIDEO BEAM PARA LOS CENTROS EDUCATIVOS DE LAS PUENTES. PALO BLANCO Y LA PLAZUELA. Y CUATRO TELEVISORES CON CUATRO DVD PARA LAS ESCUELAS DE MIRADORES. MATA DE CACAO. SEDE VILLANUEVA DE LA PLAZUELA Y BELMONTE. COMO DOTACIÓN DE MEDIOS PEDAGÓGICOS 9,990,000

ASOCIACIÓN GRUPO ECOLÓGICO ALMA NATURAL ASOGREALNA 29/01/2010


COMPRA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Y DE CAMPAÑA PARA DOTACION DEFENSA CIVIL EN LA ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA – SANTANDER 5,966,800

PROVEEMOS CONTRATISTAS 17/12/2010


SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA Y ACPM) PARA LA MAQUINARIA PESADA Y VEHICULOS DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE 0ZAPATOCA. EN EL MEJORAMIENTO DE LA RED VIAL MUNICIPAL 14,400,000

ESTACION DE SERVICIO EL CIPRES 13/12/2010


SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GASOLINA CORRIENTE Y ACPM PARA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO PARA SU OPERACIÓN EN LE MEJORAMIENTO Y CONSERVACION DE LA RED VIAL MUNICIPAL DE ZAPATOCA SANTANDER 63,230,853

CASTRO E HIJOS LTDA 11/06/2010




INFORME DEFINITIVO


14 69 SELECCIÓN

ABREVIADA SUMINISTRO

SUMINISTRO DE EQUIPOS DE COMPUTO. TARJETAS DE RED INALAMBRICAS. CAMARAS. FILMADORAS. SILLAS SECRETARIALES. ESCRITORIOS EN MADERA Y TELEFONOS PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA 13,119,999

MIGUEL ANGEL LIZCANO DALLOS 23/08/2010

15 149 SELECCIÓN

ABREVIADA OBRA

CONSTRUCCION DE DIEZ (10) BATERIAS SANITARIAS PARA EL CORREGIMIENTO LA PLAZUELA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER 52,487,826


TOTAL 15 CONTRATOS 674,604,039

MUESTRA CONTRATACION 2011

Número Del Contrato

Modalidad De Selección

Clase De Contrato Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del Contrato Contratista

Fecha De Suscripción Del Contrato

1 116

SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA SUMINISTRO

SUMINISTRO DE 36400 RACIONES DE MINIMO 525 KILOCALORIAS DURANTE 70 DIAS CALENDARIO ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS DEL PREESCOALR

48,776,000

DISTRIBUCIONES Y SUMINISTRO DEL ORIENTE COLOMBIANO DISUMOC 25/11/2010

2 151 Contratación directa


EJECUTAR LA REALIZACION DEL ESTABLECIMIENTO MANTENIMIENTO Y AISLAMIENTO DE 49 HAS DE PLANTACION FORESTAL PROTECTORA

169,803,081

ASOCIACION DE MUNICIPIOS AGROPECUARIOS DE LA SUBREGION DE LOS YARIGUIES AMAY 30/12/2010

3 19

SELECCIÓN ABREVIADA – CONVENIO


PRESTAR LOS SERVICIOS EN ASISTENCIA TECNICA DIRECTA RURAL PARA EL SECTOR AGRICOLA Y PECUARIO

60,072,480

ASOCIACION DE MUNICIPIOS AGROPECUARIOS DE LA SUBREGION LOS YARIGUES/AMAY 17/02/2011



EJECUTAR LA REALIZACION DEL MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LAS VIAS SECUNDARIAS Y TERCIARIAS RURALES AFECTADAS POR LA OLA INVERNAL DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

54,260,000

ASOCIACION DE LOS MUNICIPIOS AGROPECUARIOS DE LA SUBREGION DE LOS YARIGUIES AMAY 30/03/2011

5 28 SELECCIÓN ABREVIADA SUMINISTRO

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA CORRIENTE Y ACPM) PARA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO PARA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA DEL MUNICIPIO PARA SU OPERACIÓN EN EL MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE LA MALLA VIAL DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA – SANTANDER

50,000,000

ALIRIO CHAPARRO ALVAREZ 05/04/2011

6 36 CONTRATACIÓN DIRECTA SUMINISTRO

ADQUISICION DE 1562 JARDINERAS EN BARRO COCIDO

12,496,000

ASOCIACION DE MUNICIPIOS AGROPECUARIOS DE LA SUBREGION DE YARIGUIES AMAY 03/05/2011

7 39 CONTRATACIÓN DIRECTA

PRESTACION SERVICIOS ASESORIA EN LA VIGILANCIA

14,400,000

OSCAR MAURICIO RIOS MALAVERA 11/05/2011




INFORME DEFINITIVO


8 42

CONTRATACION ESPECIAL COLOMBIA HUMANITARIA OBRA

RECUPERACION Y REHABILITACION DE 52 KMS DE VIAS TECIARIAS (BATAM 6 KMS GUAYANA 3 KMS ZAPATOCA LA FUENTE 15 KMS LOMA REDONDA 15 KMS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

237,173,279

HERNANDO FRANCO ZARATE 19/05/2011


PRESTACION DE SERVICIO

MANTENIMIENTO Y REPARACION A TODO COSTO DE LA MAQUINARIA PESADA Y VEHICULOS DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO

46,810,600

HERNANDO FRANCO ZARATE 20/06/2011



ASESORIA Y FORMULACION DEL PLAN LOCAL DE PREVNECION

11,000,000

VICTOR HUGO CUADROS BALLESTEROS 22/06/2011

14 72 MÍNIMA CUANTÍA


ADECUACIONES LOCATIVAS A TODO COSTO DEL HOGAR MULTIPLE PARA LA PRIMERA INFANCIA UBICADO EN LA ANTIGUA ESCUELA LAS FLORES DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

9,485,583

VICTOR HUGO CUADROS BALLESTEROS 24/08/2011

15 81 MÍNIMA CUANTÍA SUMINISTRO

SUMINISTRO DE CLOSETS PARA MEJORAR LAS INSTALACIONES POLICIALES Y EL BIENESTAR DEL PERSONAL DE LA ESTACION DE POLICIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

4,947,600

ENITH YOHANA RIBERO FLOREZ 22/09/2011

16 88 LICITACIÓN PÚBLICA OBRA

CONSTRUCCION DE URGENCIAS UNIDAD DE APOYO DIAGNOSTICO Y REMODELACION EN LA INFRAESTRUCTURA FISICA DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

1,707,098,616

CONSORCIO CDS ZAPATOCA 09/11/2011

17 95 MÍNIMA CUANTÍA OBRA

REMODELACION Y ADECUACION OFICINA COMISARIA DE FAMILIA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

7,641,000

SOLO ARTE Y DISTRIBUCIONES Ltda 28/11/2011


SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (GASOLINA CORRIENTE Y ACPM) PARA VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO PARA SU OPERACIÓN EN EL MEJORAMIENTO Y CONSERVACION DE MALLA VIAL MUNICIPAL DE ZAPATOCA SANTANDER

14,500,000

ALIRIO CHAPARRO ALVAREZ 02/12/2011



INTEGRACIÓN DE LOS NIÑOS Y NIÑAS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA EN EL MARCO DE LA NAVIDAD 2011

9,781,000

PROYECTOS PARA SANTANDER O GABY MARUJA MONTAÑEZ GARCÍA 19/12/2011



REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES ARTISTICAS Y CULTURALES EN EL MARCO DE LA NAVIDAD 2011

5,230,626



SUMINISTRO DE BANCAS DE MADERA HIERRO FORJADO Y CANECAS DE ACERO INOXIDABLE PARA PARQUES DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

14,980,000



MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LA MALLA VIAL DE VIAS TERCIARIAS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

13,950,000

HERNÁNDO FRANCO ZARATE 22/12/2011




INFORME DEFINITIVO


TOTAL 22 CONTRATOS 2,492,405,865

Seleccionados así los anteriores contratos se realizo un análisis detallado y acucioso por parte del equipo auditor, verificándose de acuerdo a cada característica contractual que estos cumplieran con lo estableció en su manual de contratación junto a la normatividad legal vigente al momento de su suscripción, legalización y ejecución, hallándose irregularidades de tipo Administrativas, Disciplinarias y Penales; las cuales se describen con sus respectivos soportes de la siguiente forma: CONSUMO DE GASOLINA Durante la vigencia 2010, la alcaldía de Zapatoca ejecuto y suscribió los contratos números: 072 de noviembre 13 de 2009, por valor de $ 60.000.000 para ejecutar del 04 de diciembre de 2009 hasta el 17 de enero de 2010 es decir 43 días, este contrato fue ampliado en plazo de dos ( 2 ) meses más, es decir hasta el 17 de marzo de 2010; contrato numero 037 de junio 11 de 2010 por valor de $63.230.858 y el contrato numero 129 de diciembre 13 de 2010 por valor de $14.400.000, se evidencia que durante la vigencia 2010 los vehículos de la alcaldía consumieron $137.630.858, no se pudo hacer seguimiento por cuanto no reposan en los archivos de la entidad el control permanente del consumo a la gasolina. Hallazgo numero 10 En relación a estas erogaciones, es preciso indicar que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo a lo previsto en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. En ese orden de ideas, se detectó, que el municipio adquirió y cancelo el combustible, pero no existió un mecanismo de control para el suministro contratado, en el que se establezca a qué vehículos se les suministró (marca y placas), en qué cantidad y a qué costo unitario, de tal manera que no permite determinar si efectivamente el combustible fue suministrado a los cuatro (4)vehículos, una moto y una moto niveladora, de propiedad de la alcaldía, los demás vehículos del parque automotor se encuentran sin uso desde hace varios años, es claro establecer la ineficiencia administrativa por falta de controles en el consumo de la gasolina, por lo tanto se tipifica un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL RTA: De conformidad con el hallazgo establecido, El Municipio adoptara las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución de los contratos en descripción y cantidades establecidas, preservando siempre el principio de transparencia que rige la contratación pública; para lo cual se realizara por parte de la supervisión los respectivos controles y verificaciones en el transcurso del desarrollo del objeto contractual La supervisión verificara la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión las cantidades administradas. El presente proceso se fortalecerá con la adopción e implementación del manual de interventoría y / o supervisión.




INFORME DEFINITIVO


CONTRADICCION: Inicialmente, de manera respetuosa, debo aclarar al grupo auditor, que el total de combustible consumido en la vigencia 2010 no fue el que se determinó dentro del informe preliminar de auditoria ($137.630.858,oo), puesto que dentro de esa relación se está haciendo alusión a un contrato (072 de Noviembre de 2009), suscrito y ejecutado en parte, dentro de la vigencia 2009, razón por la cual el valor de consumo descrito en el hallazgo NO corresponde a lo realmente consumido, para la vigencia Auditada. Respecto a la actividad de control y supervisión en la ejecución del contrato, cabe resaltar lo que el legislador estableció en el Estatuto General de la Contratación Publica, Articulo 4 Numerales 1 y 4 de la Ley 80 de 1993, respecto a la obligación de supervisión control y vigilancia que deben tener las entidades estatales: ARTÍCULO 4o. DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. “(…) 1o. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante. 4o. Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes sumistrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. (…)” Fue en cumplimiento de ese mandato legal que la Alcaldía Municipal de Zapatoca, delego en el Secretario de Planeación Municipal, todos los actos relacionados con la correcta y oportuna, prestación de los bienes entregados dentro de los contratos de suministrado de combustible. La figura jurídica de la supervisión en materia de contratación estatal, fue concebida con el fin de que la Administración pública ejerciera a través de esta delegación (Secretario de Planeación Municipal) todas las actividades de supervisión, control y vigilancia y se garantizara el cumplimiento total y eficaz del objeto contractual. (Anexo soportes de control, así como todos los actas que demuestran el control y la vigilancia por parte del supervisor. Ver Anexos Soportes Hallazgo No 10). DICHA SUPERVISIÓN, PROTEGIÓ DE MANERA INTEGRAL LA MORALIDAD ADMINISTRATIVA, PREVINIÉNDOLA DE LA OCURRENCIA DE ACTOS DE CORRUPCIÓN, tutelando la transparencia de la actividad contractual, a través del seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato se certificó y se constató a través del plazo de ejecución y de la misma liquidación. De haberse presentado algún tipo de irregularidad o falta de cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, se hubieran realizado requerimientos, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo y la ejecución contractual. (Artículo 83 y 84 del Estatuto Anticorrupción) Adicional a lo anterior bien cabria la pena resaltar el control que en su momento ejerció el Jefe de la oficina de control interno del Municipio de Zapatoca, respecto al trámite precontractual y contractual, quien en cumplimiento de sus funciones y por el mandato contenido en el Artículo 65 de la Ley 80 de 1993, previa y concomitantemente a la ejecución de los contratos de suministro de combustible,




INFORME DEFINITIVO


ejerció de manera vehemente la veeduría de todas y cada una de las obligaciones que se derivaban en la ejecución del objeto contratado. ARTÍCULO 65. DE LA INTERVENCIÓN DE LAS AUTORIDADES QUE EJERCEN CONTROL FISCAL. “(…) El control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas de control interno. (…)” Es por lo anterior que no le asiste razón al órgano de control, toda vez que los fundamentos facticos y de derecho, enunciados en la presente controversia, dejan ver a todas luces el cumplimiento de los deberes de control y vigilancia que la Administración Municipal de Zapatoca ejerció, respecto de los contratos de suministro de combustible para la vigencia 2010, producto no solamente del cumplimiento de las funciones a cargo del supervisor delegado, al momento de relacionar en las bitácoras los vehículos beneficiarios, sino además de las funciones que ejerció el jefe de la oficina de control interno, respecto al seguimiento en la ejecución de los mismos. Por lo anteriormente expuesto y en aras de que el órgano de control fiscal, no cause un desgaste de la administración de justicia en materia disciplinaria y no se le ocasionen cuestionamiento, respecto al traslado de hallazgos injustificados y desproporcionados, respetuosamente solicito se desvirtúe el presente hallazgo Disciplinario, objeto de la presente controversia. CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta la entidad auditada manifiesta lo siguiente: “…El Municipio adoptara las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución de los contratos en descripción y cantidades establecidas, preservando siempre el principio de transparencia que rige la contratación pública; para lo cual se realizara por parte de la supervisión los respectivos controles y verificaciones en el transcurso del desarrollo del objeto contractual…” lo cual confirma claramente que no hubo un debido control al consumo de gasolina. Ahora, si bien es cierto se anexan como soportes algunos informes de interventoría, actas de recibido parcial y actas de liquidación, también lo es que estos documentos no evidencian seguimiento alguno al mecanismo que fue utilizado para el suministro contratado, mucho menos se registrara a qué vehículos se les suministró (marca y placas), en qué cantidad y a qué costo unitario se realizo. Así las cosas, Teniendo en cuenta que en el trabajo de campo se evidencio que tales soportes no reposaban en los archivos de la entidad y en la respuesta no fueron suministrados por lo tanto el hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento y el Hallazgo Disciplinario se trasladara a la respectiva entidad para lo de su competencia. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada Ley 734 de 2.002 Presunto Responsable: Octavio Gutiérrez Rueda Ex Alcalde Sandra Ximena Rodríguez Supervisor del Contrato Tipo de hallazgo: Administrativo




INFORME DEFINITIVO


Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, alcalde actual

CONTRATO: 149/2010

OBJETO: construcción de diez (10) baterías sanitarias para el corregimiento

La plazuela del municipio de zapatoca Santander

VALOR: $ 52,487,826.

CONTRATISTA: MARIA CAROLINA QUIJANO OREJARENA

FECHA: 2010/12/30

Descripción de los hechos

Mediante acta de desembolso de anticipo de fecha 30 de diciembre de 2010 se entrego al contratista como anticipo la suma de $26.243.913 no dando cumplimiento al Decreto 2170 de 2002 Artículo 7. Del anticipo en la contratación. El

manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1o del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, deberá manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al tesoro.

-El 03 de enero de 2011 se realizo la suspensión N° 1 mediante acta 03 debido a problemas de transporte y acceso a la zona de los trabajos.

-El 29 de septiembre de 2011 elaboraron el acta de modificación y se pactaron no precios no previstos adicionando el contrato en $15.000.000 el día 06 de octubre de 2011. Se evidencia claramente que hubo violación al principio de Planeación, pues en materia contractual las entidades están obligadas a respetar y a cumplir este principio en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, frente a este tema la Procuraduría General de la Nación se ha referido en los siguientes términos: “El principio de

planeación es una manifestación del principio de economía, consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el principio de planeación busca garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…).”

-Nueve meses después el 18 de octubre de 2011 se realizo el reinicio N° 01 una vez legalizado y perfeccionado el contrato adicional.

-El día 03 de diciembre de 2011 mediante acta 02 se suspende nuevamente la obra manifestando problemas de transporte y acceso a la zona de los trabajos.

-El 12 de diciembre de 2011 se realizo otro si al contrato, ampliando el tiempo contractual en 30 días calendarios, así mismo el acta de reinicio N° 02

- A junio 13 de 2012 el secretario de Planeación e Infraestructura arquitecto Cesar Augusto Suarez Garrido en su informe deja constancia que a dicha fecha la ingeniera contratista María Carolina Quijano no cumplió el objeto del contrato. Es de resaltar que la oficina de planeación del periodo evaluado elimino algunos ítems contemplados inicialmente así mismo la contratista no ha ejecutado algunos ítems como se relaciona a continuación

ITEM ACTIVIDAD VALOR OBSERVACION

1.2 VALLA INFORMATIVA 543.470 ELIMINADOS




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2.2 CIMIENTO CICLOPEO 1.540.000 NO REALIZADO

3.2 COLUMNETAS 1.434.500 ELIMINADOS

4.2 PAÑETES 2.808.000 ELIMINADOS

8.1 PUNTO ELECTRICO 712.000 ELIMINADOS

12.1 ENCHAPE MUROS 888.000 ELIMINADOS

12.2 ENCHAPE PISOS 444.000 ELIMINADOS

12.3 PINTURA MUROS 900.000 ELIMINADOS

CIMIENTO EN MANPOSTERIA 1.844.435 NO REALIZADO

TOTAL 11.114.405

A la fecha no existe acta de menores y mayores cantidades de obra, así mismo informe de seguimiento al manejo del anticipo en el que se detalle los rendimientos financieros del mismo.

-Mediante oficio de fecha agosto 11 de 2012 el actual alcalde cita a audiencia señalada en el artículo 86 de la Ley 1474 a la contratista Maria Carolina Quijano Orejarena y a Seguros del Estado por el incumplimiento en la ejecución del mismo El registro fotográfico (documento anexo); muestra el estado de las baterías sanitarias.




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Hallazgo numero 11 El responsable de la oficina de planeación autorizo no ejecutar algunos ítems contemplados inicialmente en el contrato; así mismo la contratista no ha ejecutado algunos ítems por valor de $11.114.405, evidenciándose un hallazgo Administrativo la administración debe contemplar en el acta de menores y mayores cantidades de obra estos valores no ejecutados, así mismo se tipifica un presunto hallazgo de tipo disciplinario por la falta de gestión para lograr el recaudo de los rendimientos financieros generados por el manejo del anticipo desembolsado el 30 de diciembre de 2010; pues en la vigencia 2011, no se presento seguimiento alguno teniendo en cuenta el Decreto 2170 de 2002 Artículo 7, para el manejo del anticipo, igualmente por vulnerar el principio de




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planeación ya que el 29 de septiembre de 2011, elaboraron el acta de modificación y de pactación de precios no previstos adicionando el contrato; así mismo la suspensión del contrato a los 3 días de la entrega del anticipo y nueve meses después el 18 de octubre de 2011, se realizo el reinicio N° 01 una vez legalizado y perfeccionado el contrato adicional y la suspensión nuevamente el día 03 de diciembre de 2011, evidenciándose incumplimiento de la clausula quinta del mencionado contrato, la cual estable como plazo de ejecución del contrato en sesenta (60) días, así las cosas se concluye que trascurrió la vigencia 2.011, sin que se ejecutaran las obras, lo que se traduce en una falta de planeación en la contratación, se tipifica en un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. RESPUESTA SUJETO AUDITADO RTA: El municipio continuara adelantando los trámites establecidos en la ley 1474 de 2012 para efectos de proceder a declarar el siniestro, si como resultado de la audiencia señalada en la ley referida hay lugar al mismo luego de practicar las pruebas que ello requiera y aquella que solicito el contratista y que a juicio de la oficina de planeación se requieran y de esta manera evitar un posible daño fiscal, paralelo a ello se requerirá nuevamente a la aseguradora para que se haga parte en el tramite antes señalado. CONTRADICCION: De manera respetuosa cabe aclararle al órgano de control que la norma bajo la cual sustenta la descripción de los hechos en el inciso primero del hallazgo, así como en la descripción del hallazgo en cuestión (Articulo 7 del Decreto 2170 de 2002) obedece a un fundamento jurídico, derogado por el artículo 83 del Decreto 066 del 2008, decreto que a su vez fue derogado por Articulo 92 del Decreto 2474 del 2008. Debe tener en cuenta el órgano de control que en tratándose de anticipos la norma que se encuentra vigente y aplicable es el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993, razón por la cual EL FUNDAMENTO JURÍDICO TENIDO EN CUENTA PARA SUSTENTAR EL HALLAZGO DENTRO DEL INFORME PRELIMINAR CARECE DE TODA VALIDEZ. Respecto a las actas de suspensión cabe resaltar que estas se encuentran permitidas por la ley y que para el caso en estudio, estas fueron debidamente fundamentadas en casos excepcionales de fuerza mayor que justificaban la parálisis que se dio, en vigencia del contrato y de mi periodo de administración. Las difíciles condiciones de accesibilidad, derivada a la falta de vías (ver certificación de planeación Municipal en la cual se describen las condiciones de accesibilidad al sitio de los trabajos), sumado a las fuertes condiciones del invierno originaron la suscripción de las actas de suspensión 1 y 2, las cuales fueron debidamente solicitadas por la contratista y avaladas y constatadas por el interventor. (Ver Anexo y soportes Hallazgo No 11). Respecto a las actas de modificación y pactacion de precios no previstos, no tuvo en cuenta el órgano de control, las consideraciones estipuladas en los acuerdos de mayores y menores cantidades de obra, las cuales se efectuaron en cumplimiento de la nueva normatividad, emitida por el gobierno nacional, mediante Decreto 926 del 2010 por medio de la cual se aprueba la nueva norma sismo resistente. Dicha normatividad estipulo taxativamente que “…De esta forma, las estructuras construidas bajo la Nueva Norma Sismo Resistente NSR-10, deben ser capaces




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de resistir temblores de poca intensidad sin daño, temblores de mediana intensidad sin daño estructural y un temblor fuerte sin colapso,” garantizando de esta forma el fin primordial de la norma en su conjunto, cual es el de amparar las vidas humanas ante un sismo fuerte y proteger el patrimonio del Estado y de los ciudadanos. Fue en cumplimiento de esa nueva normatividad que la Administración Municipal que ejerció la supervisión el control y la vigilancia de ese contrato hasta el 30 de Diciembre de 2011, opto por la decisión técnica y jurídica de aprobar en su momento el acta de mayores y menores cantidades de obra, teniendo como único interés primordial, el de garantizar la estabilidad de la obra, el equilibrio económico del contrato y el beneficio pleno de la comunidad favorecida con el proyecto. Es por ello que la autorización para no ejecutar algunos ítems contemplados inicialmente y ejecutar unos nuevos, se encuentra Legalmente justificada y sustentada: Ley 80 de 1993 Articulo 27. DE LA ECUACION CONTRACTUAL: En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento. PARA TALES EFECTOS, LAS PARTES SUSCRIBIRÁN LOS ACUERDOS Y PACTOS NECESARIOS SOBRE CUANTÍA, CONDICIONES Y FORMA DE PAGO DE GASTOS ADICIONALES, RECONOCIMIENTO DE COSTOS FINANCIEROS E INTERESES, SI A ELLO HUBIERE LUGAR, ajustando la cancelación a las disponibilidades de la apropiación de que trata el numeral 14 del artículo 25. En todo caso, las entidades deberán adoptar las medidas necesarias que aseguren la efectividad de estos pagos y reconocimientos al contratista en la misma o en la siguiente vigencia de que se trate. Importante resulta ser el hecho en el que la Administración Municipal, no puede, ni debe, imponer cargas adicionales al contratista, so pena de romper el equilibrio económico (Artículo 27 de la Ley 80 de 1993) del contrato e incurrir en conductas que puedan ocasionar una acción contractual que genere una condena y por ende un detrimento del patrimonio público. Todas las actividades y actas suscritas para la vigencia 2010 – 2011, se efectuaron en cumplimiento de los postulados establecidos en la normatividad vigente, tratando de salvaguardar siempre la correcta y debida ejecución del objeto contractual y las premisas establecidas en los estudios previos y en la minuta del contrato, así como en los postulados de la buena fe que tuvo la administración para con la contratista; independientemente de las acciones que la actual administración en cumplimiento de su deber de vigilancia y el control, haya tomado respecto a la contratista, todos los actos que se sucedieron en la vigencia 2011, se encuentran legalmente justificados. El proyecto de construcción de Diez (10) baterías sanitarias para el corregimiento de la plazuela del Municipio de Zapatoca, Santander, fue concebido con la firme intención de mejorar las condiciones de vida y salubridad de las familias beneficiarias, previendo y proyectando el cumplimiento de todas la condiciones técnicas de ejecución, las cuales fueron mejoradas con la adecuación que se




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hiciera de los items y cantidades de obra una vez entrara en vigencia la Nueva Norma Sismo Resistente NSR-10. Por lo anteriormente expuesto y habida cuenta de que el órgano de control sustenta el hallazgo en una norma derogada, de que las actas de suspensión y modificación de precios se encuentran legalmente justificadas y que no existe nexo causal entre la violación del principio de planeación en materia de contratación estatal y las modificaciones introducidas al contrato de obra pública No 149 de 2010, No existe fundamentos facticos ni jurídicos para mantener y trasladar injustificadamente el presente hallazgo CONCLUSION ORGANO DE CONTROL Teniendo en cuenta que la normatividad vigente para los anticipos en el momento de la suscripción del presente contrato era la ley 1474 del 2012, y que esta a su vez excluye este contrato, procede este Órgano de control a referirse a la falta de planeación inferida. La entidad auditada argumenta en sus contradicciones que las actas de suspensión se encuentran permitidas por la ley y que estas fueron debidamente fundamentadas en casos excepcionales de fuerza mayor y que justifican la parálisis que se dio en la obra; lo cual no comparte el grupo auditor, habida cuenta que el contrato se suscribió y se desembolso el anticipo EL JUEVES 30 de Diciembre del 2010, y un día hábil después, mas exactamente EL LUNES 03 de enero del 2011 fue suspendido, esto mas bien demuestra la falta de responsabilidad con los dineros del erario publico y lo mas imperativo el irrespeto con el beneficio pleno de la comunidad favorecida con el proyecto, del cual se refiere el ente auditado en uno de sus apartes. no se puede negar que efectivamente los casos fortuitos y la fuerza mayor imperan en la mayoría de las contrataciones no ejecutadas en su tiempo, lo que no enmarca en el caso sub lite, máxime si tenemos en cuenta que el contrato se reinicio NUEVE MESES DESPUES, es decir el 18 de octubre del 2011; ahora, no menos gravoso ni menos imperativo, no bastando con durar todo este tiempo la obra suspendida, y sin ningún tipo de beneficio adquirido por la comunidad, se premia al contratista “(si así se pudiese llamar)” con adicionar el contrato en $15.000.000. LEGALIZADO Y PERFECCIONADO EL CONTRATO ADICIONAL se suspende nuevamente valga la redundancia Nuevamente el 03 de Diciembre del 2011, concluyéndose que trascurrió la vigencia 2.011, sin que se ejecutaran las obras.

A junio 13 de 2012 el secretario de Planeación e Infraestructura arquitecto Cesar Augusto Suarez Garrido en su informe deja constancia que a dicha fecha la ingeniera contratista María Carolina Quijano no cumplió el objeto del contrato. La oficina de planeación del periodo evaluado elimino algunos ítems contemplados inicialmente, y a su vez la contratista no ha ejecutado algunos ítems como se estipulo en acápites anteriores.

Finalmente, en las contradicciones también se manifiesta que “…El municipio continuara adelantando los trámites establecidos en la ley 1474 de 2012 para efectos de proceder a declarar el siniestro…” lo que constituye un indicio mas de la irregularidad detectada que deberá ser evaluada por la autoridad correspondiente.




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Por todo lo expuesto, el hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento y el Hallazgo Disciplinario se confirma y será trasladado a la respectiva entidad para lo de su competencia. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 Articulo 34 y 48 Ley 734 de 2.002 Clausula quinta contrato 149 DE 2.010 Presunto Responsable: Octavio Gutiérrez Rueda Ex Alcalde Rosana Azucena Delgado Peña Sandra Ximena Rodríguez Interventoras del Contrato Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, Alcalde actual CONTRATO N° 36/2.011-CONTRATACIÓN DIRECTA OBJETO: Adquisición de 1562 jardineras en barro cocido, para promocionar El desarrollo turístico y eco turístico del municipio de zapatoca VALOR: $12.496.000 CONTRATISTA: ASOCIACION DE MUNICIPIOS AGROPECUARIOS DE LA SUBREGION DE YARIGUIES AMAY FECHA: 03/05/2011 Descripción de los hechos Los estudios previos de abril de 2011 en la descripción de la necesidad detalla “creemos que podemos adornar el frente de cada casa, de locales comerciales, con una jardinera fijada en su fachada” el sitio de entrega del objeto contractual son las jardineras entregadas en el casco urbano del Municipio de Zapatoca. El acta de liquidación del contrato de fecha 10 de mayo de 2011 el supervisor del contrato certifica la ejecución del 100% del objeto contractual. Con el acta de liquidación se puede concluir que el contratista cumplió con el objeto contractual al entregar las 1562 jardineras, pero no se pudo verificar la entrega de las jardineras a los beneficiarios, por cuanto ni en el expediente del contrato ni en los archivos reposa documento alguno en el que se registre los nombres de los beneficiarios, dirección de entrega etc. El equipo auditor indago a la mayoría de los habitantes del municipio sobre la entrega de las mismas, igualmente indago en los locales comerciales, a lo cual manifestaron que algunos de ellos cancelaron la suma de $25.000, por cada jardinera y en el barrio San Vicentico cancelaron por las mismas macetas $10.000, así las cosas no fue posible constatar si la alcaldía entrego o no las mencionadas jardineras y por qué el cobro de las mismas. Hallazgo numero 12 Se evidencia en esta compra la falta de control y seguimiento a la entrega de las 1562 jardineras compradas sin existir en el expediente del contrato documento alguno en el cual la Alcaldía certifique la entrega real de cada jardinera a los beneficiarios, por el contrario existe constancia de la actual administración donde




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certifica que no existe ningún documento que de fe de la entrega de dichas jardineras, por lo tanto se tipifica en un hallazgo de tipo administrativo con incidencia disciplinaria. RESPUESTA ENTIDAD AUDITADA RTA: El Municipio adoptara mediante la supervisión las herramientas que permitan controlar la ejecución de los contratos. Dentro de los cuales actas de entrega y recibos de conformidad de beneficiarios, en aras de propender por salvaguardar los intereses comunes y proteger el erario público dentro de las ejecuciones del contrato. La supervisión verificara la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión las cantidades suministradas de conformidad con la ficha técnica y con el objeto contratado .El presente proceso se fortalecerá con la adopción e implementación del manual de interventoría y / o supervisión. CONTRADICCION: Inicialmente es necesario aclarar al órgano de control que el contrato sobre el cual se fundamenta el presente hallazgo, establecía unas obligaciones y unas condiciones de ejecución suficientemente claras y especificas las cuales fueron cumplidas en su totalidad y a satisfacción de la entidad contratante, tal y como consta en las actas de recibo final y de liquidación, así como en las certificaciones de cumplimiento que expidió la supervisora del contrato. Lo anterior en razón a que si el órgano de control establece algún tipo de hallazgo, fundamento en irregularidades o incumplimientos en la actividad contractual, estos deben estar enmarcados dentro de lo que son las obligaciones y los alcances que se han establecido a lo largo de las diferentes etapas contractuales. Es por ello que el contrato cuestionado, estableció tanto en su objeto como en su alcance y ejecución, adquisición de 1562 jardineras en barro cocido tipo Raquira con medidas de 52 cm de largo por 22 cm de ancho y 14 cm de alto para promocionar el desarrollo turístico y eco turístico del Municipio de Zapatoca Santander, las cuales fueron entregados a entera satisfacción de la entidad contratante. Diferente del proceso de compra, resulta ser el procedimiento de entrega de las materas, a los pobladores del casco urbano, toda vez que para que se cumpliera el fin último de embellecimiento y ornato, estas debían ser entregadas a la comunidad. Ello se puede constatar dentro del registro fotográfico anexo en el cual se evidencia el cumplimiento en la entrega de las jardineras y el embellecimiento en el frente de cada casa y de los locales comerciales. (Ver Anexos y Soportes Hallazgo No 12). Lo anterior riñe abiertamente con la certificación que alude el grupo auditor en la descripción del hallazgo toda vez que existen documentos y pruebas fotográficas que evidencian la entrega de dichas jardineras, documentos que si bien es cierto no se encontraban dentro de la carpeta del contrato en el momento de la visita del grupo auditor si reposaban dentro de los documentos del contratista. Por lo anteriormente expuesto y habida cuenta de que existen los soportes, pruebas y las evidencia físicas del procedimiento de entrega de las jardineras no




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existe el fundamento de hecho ni de derecho que amerite mantener y trasladar el hallazgo en cuestión. CONCLUSION ENTE DE CONTROL En la respuesta el sujeto auditado hace alusión a una acta de liquidación y a unos registros fotográficos de algunas jardineras instaladas, con la cual pretende hacer ver que el contratista cumplió con el objeto contractual y entrego las 1562 jardineras, empero no se anexan la relación detallada donde se pueda verificar realmente la entrega de las 1562 jardineras a cada uno de los beneficiarios, que es en realidad lo cuestionado por el grupo auditor; sumado a lo anterior ni en el expediente del contrato, ni en los archivos de la entidad reposa documento alguno en el que se registren los nombres de los beneficiarios, dirección de entrega etc. Por lo tanto y sin necesidad de más consideraciones el hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento e igualmente el Hallazgo Disciplinario se trasladara a la respectiva entidad. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: Articulo 34 y 48 Ley 734 de 2.002 Presunto Responsable: Octavio Gutiérrez Rueda Ex Alcalde Rosana Azucena Delgado Peña Supervisor del Contrato Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, alcalde actual

CONTRATO N° 95/2011 (MÍNIMA CUANTÍA- OBRA)

OBJETO: Remodelación y adecuación oficina comisaria de familia de la

Alcaldía del Municipio de Zapatoca Santander VALOR: $7.641.000

CONTRATISTA: SOLO ARTE Y DISTRIBUCIONES LTDA.

FECHA 28/11/2011

Hallazgo numero 13

Se evidencia que la alcaldía firmo un contrato de obra, sin embargo el objeto de dicho contrato es de suministro, dando mala interpretación a la modalidad de contratación, por lo tanto es un hallazgo de tipo administrativo que debe ser enmarcado en un plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL RTA: La administración toma atenta nota de la observación realizada y procederá a implementar medidas y controles necesarios a los objetos y escogencia a la modalidad de contratación para evitar confusiones por lo tanto se remitirá de manera previa al asesor de contratación para su chequeo y aprobación. Respecto del hallazgo me permito manifestar que teniendo en cuenta la cuantía y aunque el objeto no sea claro se le da trámite en la modalidad de mínima cuantía que es la misma para todos. CONCLUSION ENTE DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


En la respuesta la administración manifiesta que tomara atenta nota de la observación realizada y procederá a implementar medidas y controles necesarios. El hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, alcalde actual. CONTRATO N° 71/2011 LICITACIÓN PÚBLICA OBJETO: Prestación de servicios asistenciales de baja complejidad así como las actividades administrativas de apoyo logísticas financiera

técnica y asistenciales con autonomía administrativa financiera

técnica y operativa teniendo como área de influencia el municipio

de Zapatoca. CONTRATISTA: GESTIONAR BIENESTAR FECHA 12/08/2011 DURACION: 20 AÑOS Descripción de los hechos El día 11 de agosto de 2011, se suscribió el contrato de operación numero 071 de 2011, celebrado entre el municipio de zapatoca y la cooperativa multiactiva de servicios integrales Gestionar Bienestar. La veeduría en salud mediante comunicado publicado en la revista zapatoca del mes de abril de 2012 registro que la cooperativa no le está dando estricto cumplimiento a las clausulas del contrato de operación 071 de 2011, como son entre otras: Clausula Tercera-Garantía de prestación de servicios, Clausula Sexta –Contraprestación, Clausula Octava-Plan de Inversión.

Hallazgo numero 14

Se evidencia que la alcaldía suscribió un contrato con un operador privado para la prestación de servicios de salud en el municipio del cual no se han cumplido algunas clausulas contractuales, sin que la administración haya adelantado gestión alguna, por lo tanto es un hallazgo de tipo administrativo que debe ser enmarcado en un plan de mejoramiento.

RESPUESTA SUJETO DE CONTROL RTA: La supervisión adelantara las siguientes actividades en aras de verificar la situación real de la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contratista: requerir al contratista, hacer un estudio del estado actual y real del contrato así como de su ejecución y del cumplimiento de sus obligaciones. CONCLUSION ENTE DE CONTROL




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En la respuesta la administración manifiesta que la supervisión adelantara las siguientes actividades con el fin de verificar la situación real de la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contratista El hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón Alcalde Actual CONTRARO N° 88/2011. (LICITACIÓN PÚBLICA –OBRA) OBJETO: Construcción de urgencias unidad de apoyo diagnostico y remodelación en la infraestructura física de prestación de

servicios de salud del municipio de Zapatoca – Santander. VALOR: $1.707.098.616 CONTRATISTA: CONSORCIO CDS ZAPATOCA FECHA 09/11/2011 DURACION: CINCO MESES Descripción de los Hechos El Municipio de Zapatoca, realizo la Licitación Pública GGB 002 de 2011 y en

resolución N° 522 de Noviembre 3 de 2011, adjudico al Consorcio CDS Zapatoca,

como propuesta ganadora de dicho proceso.

El Municipio de Zapatoca realizo el contrato de obra N° 088 de fecha Noviembre 9

de 2011, entre la alcaldía municipal de Zapatoca y el Consorcio CDS Zapatoca.

El contrato de interventoria para esta obra fue celebrado entre el Departamento de Santander, Secretaria de Salud y del Ingeniero Carlos Julio Rodríguez Padilla. En el informe de interventoría a mayo 20 de 2012, se evidencian observaciones registradas así:

ACTA FECHA OBSERVACION

INICIO 21 / 11 / 11

MODIFICACION 01 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO

21 / 11 / 11

Que los precios consignados en la propuesta

ganadora, difieren de los precios del contrato

interadministrativo.

SUSPENSION 1

01 /12 / 11

Que a la fecha se ha visto la necesidad de hacer

una revisión y ajuste a los estudios y diseños del

proyecto contratado porque afectan las redes

sanitarias y la cimentación del edificio patrimonial

al cual se adosa esta nueva obra.

Que los estudios y diseños necesitan ser

ajustados a las condiciones reales del área donde

será emplazado el proyecto.

Que la programación se ve afectada porque se

requiere el traslado de redes de alta tensión y el

transformador existente.

REINICIACION 1

27 / 02/ 12

Que a la fecha se realizó la revisión y ajustes a

los estudios y diseños del proyecto contratado.

Que ya se realizaron los trabajos de traslado de

redes de alta tensión y trasformador existente.




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MODIFICACION Y PACTACION

DE PRECIOS NO PREVISTOS

01 CONTRATO DE OBRA

27 / 02/ 12

Que es necesario realizar actividades no

previstas inicialmente y pactar nuevos precios,

con el fin de darle continuidad al contrato.

Que para la pactación de los nuevos análisis de

precios unitarios se toman los precios de

materiales, maquinaria y mano de obra

consignados en la propuesta inicial.

MODIFICACION Y PACTACION

DE PRECIOS NO PREVISTOS

02 CONTRATO

INTERADMINISTRATIVO

28 / 02/ 12

Que las cantidades del contrato han variado con

respecto a las proyectadas inicialmente, en razón

a los ajustes efectuados en el diseño

arquitectónico inicial y la contingencias generadas

en la ejecución de las obras, lo que ha provocado

una variación en mayores y menores cantidades

de obra.

Que los ajustes en diseños arquitectónicos,

técnicos y de detalles han generado ítems no

previstos inicialmente, que deben realizarse para

el buen desarrollo del proyecto, con el fin de darle

continuidad al contrato.

Que se realizó un acta de Modificación y

pactación de precios no previstos, entre el

municipio de Zapatoca y el Consorcio CDS

Zapatoca, con fecha de 27 de Febrero de 2012.

Fuente: Informe Interventor

Por lo señalado anteriormente se evidencia claramente que hubo violación al principio de Planeación, pues en materia contractual las entidades están obligadas a respetar y a cumplir este principio en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección. A la fecha se encuentra en ejecución y se está realizando el trámite para la adición en valor y tiempo. El 12 de junio de 2012, se firma el acta de suspensión N° 2, considerando que en la realización de los ajuste pertinentes a los Estudios y Diseños del proyecto contratado se generaron mayores cantidades de obras e item´s no previstos que requieren un valor y plazo adicional para su ejecución, teniendo en cuenta que desde el momento que se aprobó el ajuste a los Estudios y Diseños iniciales del proyecto, se realizo la solicitud a la Secretaria de Salud Departamental de Santander. Así las cosas la actual administración está adelantando la legalización del contrato adicional para continuar el normal desarrollo del proyecto.




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Hallazgo numero 15

Se evidencia claramente que hubo violación al principio de Planeación, pues en materia contractual las entidades están obligadas a respetar y a cumplir este principio en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar el proceso de selección, entonces es claro establecer que no es procedente que después de firmado e iniciado el contrato, el contratista se vea en la obligación de suspenderlo, máxime cuando la clausula Vigésima, establece que se puede suspender temporalmente el contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, así las cosas la falta de revisión y ajuste de los estudios y diseños del proyecto contratado y demás observación del interventor, no es concordante con una fuerza mayor o caso fortuito, como quiera que estos no corresponden a improvisaciones.




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL RTA:El municipio junto con el contratista establecerán con plena proyección dando aplicación al referido principio las cantidades de obra finalmente requeridas y que se establecerán dentro del contrato adicional que se gestiono ante el gobierno Departamental para efectos de evitar modificación a las cantidades de obra inicialmente pactada, de esta manera se da aplicación al PRINCIPIO DE PLANEACION para la correcta ejecución de la obra en mención. CONTRADICCION: El origen que tiene el contrato de obra pública No 088 del 2011 “Construcción de urgencia, unidad de apoyo diagnóstico y remodelación en la infraestructura física de la prestación de servicios de salud del municipio de Zapatoca, Santander”, se circunscribe al contrato inter administrativo No 1084 del 2011, suscrito entre el Departamento de Santander – Secretaria de Salud Departamental y el Municipio de Zapatoca. En este contrato Interadministrativo se establecieron las condiciones, diseños, A.P.U.S, y demás estudios y documentos que previamente necesitaba la ejecución del contrato de obra pública cuestionado, los cuales se encuentran ampliamente consignados dentro del banco de programas y proyectos de inversión departamental, de la Secretaria de Planeación Departamental, Código SSEPI No 2011 – 068000 – 0229, fechado el 23 de enero del 2011, en el cual se encuentran determinados todos los aspectos técnicos y de obra que requería el cumplimiento del objeto en mención. De igual forma existen estudios y documentos previos suscritos por el Secretario de Salud Departamental de Santander para la época de los hechos el Dr. Wilson Pena González, en el cual se describen las razones que justifican el contrato inter administrativo y por ende el contrato de obra pública número 088 del 2011. La ejecución del contrato inter administrativo 1084 del 2011 por medio del cual se transfirieron los recursos para la ejecución del contrato de obra pública No 088 de 2011, exigía como bien se puede apreciar dentro del numeral 7 de los considerandos de la minuta del contrato la verificación y acreditación de todos y cada uno de los requisitos legales para contratar y la existencia, validez y vigencia de los documentos allegados y los soportes exigidos en los estudios y documentos previos LOS CUALES CONDUJERON EN SU MOMENTO A LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO INTER ADMINISTRATIVO. De igual forma el contrato inter administrativo preveía en su cláusula 2 “alcance del objeto” que para el cabal desarrollo del contrato, el contratista debe ejecutar los ítems que contienen las cantidades de obra, contemplados en los estudios y documentos previos y el proyecto que forma parte integral del contrato inter administrativo, para todos sus efectos legales. Fue por lo anterior que la Administración municipal de Zapatoca, ciñéndose a las directrices, Diseños, estudios y demás documentos previos, exigidos por el Departamento de Santander- Secretaria de Salud Departamental, suscribió y ejecuto el contrato de obra pública con el Consorcio CDS Zapatoca. El procedimiento que se surte en cumplimiento de los contratos inter administrativos, exige no solamente la existencia de documentos y estudios previos, sino además la preexistencia de diseños técnicos que justifiquen las cantidades de obra necesarias para iniciar la ejecución del contrato, es por ello que mal podría hablarse de una violación al principio de planeación, puesto que no




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solamente la administración municipal, sino la Gobernación de Santander a través de la Secretaria de Salud Departamental y la oficina de Bancos y Proyectos de la Secretaria de Planeación Departamental, determinaron la viabilidad técnica y económica del contrato de obra pública No 088 de 2011 y de presentarse fallas derivadas del principio de planeación, tendría que vincularse al Departamento de Santander, a través de las Secretarias Gestoras que avalaron los aspectos técnicos y económicos del proyecto. (Ver Anexos, Diseños y Soportes Hallazgo No 15). Es en este orden de ideas y habida cuenta de los requisitos y controles que exige la Secretaria de Salud Departamental, la Secretaria de planeación Departamental así como el Departamento Administrativo de Planeación Nacional, este último por tratarse de RECURSOS DE REGALÍAS, fue que la Administración Municipal atendiendo los parámetros técnicos y económicos, fijados por estos órganos y suscribió el contrato de Obra pública No 088 del 2011. Resultaría contractualmente inviable un proyecto sobre el cual, previamente tantos organismos de control, que exigen el cumplimiento de requisitos y ejercen veeduría y vigilancia permanente respecto de todos los requerimientos técnicos y económicos, fuera a carecer de falta planeación respecto de una etapa contractual, sobre la cual, esas mismas entidades avalan y determinan las especificaciones técnicas con las cuales se está ejecutando el contrato de obra pública 088 de 2011; de no ser así se tendría que vincular a la presente investigación a todos los organismos y entidades que influyeron de manera determinante y directa en la etapa de planeación y aprobación de los estudios y diseños necesarios, para ejecutar el contrato de obra pública No 088 de 2011. Por lo anteriormente expuesto, de manera respetuosa, solicito al órgano de control abstenerse de consolidar y trasladar el Hallazgo en cuestión. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta los argumentos expuestos en la respuesta y mas explícitamente donde se expone que existen Junto con los documentos soportes estudios y documentos previos suscritos por el Secretario de Salud Departamental de Santander para la época de los hechos el Dr. Wilson Pena González, los cuales describen las razones que justifican el contrato interadministrativo y por ende el contrato de obra pública número 088 del 2011, el presente hallazgo Disciplinario se desvirtúa, y en cuanto al hallazgo administrativo este se confirma para ser incluido en el plan de mejoramiento, ya que la entidad manifiestan que el municipio junto con el contratista establecerán con plena proyección dando aplicación al referido principio las cantidades de obra finalmente requeridas y que se establecerán dentro del contrato adicional que se gestiono ante el gobierno Departamental para efectos de evitar modificación a las cantidades de obra inicialmente pactada. Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, alcalde actual Nota: La Contraloría General de Santander continuara haciendo seguimiento a la ejecución y terminación del presente contrato de obra.




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3.4 LINEA TRÁMITE DE QUEJAS Mediante oficio de fecha agosto 29 de 2012, el concejal del municipio de Zapatoca Fredy Aguilar Rueda, dio a conocer al equipo auditor presuntas irregularidades que se cometieron en la contratación realizada en junio de 2011 bajo la figura de URGENCIA MANIFIESTA basados en los artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993: “…el alcalde Octavio Gutiérrez Rueda suscribió el contrato 053/2011 por valor de $49.000.000, cuyo objeto era la reparación y el mantenimiento de la maquinaria para hacer el mantenimiento de la malla vial. Así mismo suscribió el contrato 056 por valor de $550.000.000, cuyo objeto era la compra de maquinaria, y dotar de herramientas al municipio para poder dar solución al mantenimiento de la malla vial. En el caso del contrato 053/2011 la reparación de la motoniveladora no se realizo, porque dos meses después los repuestos aun no se conseguían, llegando estos a fin de año. Con respecto a la volqueta ZVC-213 que también iba a ser reparada y en los meses de junio y agosto estaba al servicio de la unidad de servicios públicos nunca fue utilizada para el mantenimiento de las vías, de esto da testimonio los registros de entrada y salida que a diario se hace en el Carrasco. con referente al contratista señor Héctor Franco no se conoce en el pueblo como técnico, ni mecánico, ni proveedor de repuestos, no posee taller ni centro de diagnóstico mecánico en el pueblo y en la administración es el contratista en el mantenimiento de la malla vial y todo lo relacionado en construcción, por conflicto de intereses es el menos interesado que la maquinaria del municipio funcione, por lo tanto en la selección del contratista el señor Hernando Franco no era la persona idónea y con capacidad para la buena ejecución del contrato, así lo demuestran los resultados de los hechos en la contratación de mantenimiento. En cuanto al contrato 056 la contratación directa que el municipio realizo para la adquisición de maquinaria aparenta estar en regla, pero hubo omisión de ciertos requerimientos como lo fue la condición de imprevisión que exige la urgencia manifiesta, pues venia de un proceso de planificación y de necesidad que fue previsible hasta tal punto que recurrió al crédito y su realización final debía ser la licitación pública. como un elemento más de la omisión en la declaratoria y aplicación de la urgencia manifiesta se desconoce la inmediatez en la solución, la maquinaria llego un mes después de la declaratoria, El equipo auditor atendiendo la queja solicito dentro del trabajo de campo los respectivos contratos, así mismo reviso los pronunciamientos en los cuales la Auditoria General de la Republica se ha pronunciado referente a la Urgencia Manifiesta: “… solo se aplica a situaciones no previsibles y excepcionales, relacionadas con hechos de calamidad, situaciones de fuerza mayor y desastres…” Sin embargo se ha hecho exagerado uso de la “Urgencia Manifiesta” como forma de selección de contratista, que, siendo un mecanismo por vía de excepción ante circunstancias especiales, se acude a él sin fundamento en las causales que por ley lo permiten y como instrumento ordinario de contratación, violando así los principios de la selección objetiva y de la transparencia.




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Si bien esta conducta está relacionada con la falta de gestión de las entidades al pretender usar la figura como la regla general de la contratación, no es menos cierto que nos encontramos frente a una conducta indebida, toda vez que en algunos casos las resoluciones que se dictan para justificar la contratación, son amañadas en su motivación. Corresponde entonces a los organismos de control, verificar si efectivamente se han dado los supuestos que permiten la aplicación de la excepción esto es, si los hechos esgrimidos por la entidad se enmarcan dentro de alguna de las causales del artículo 42 de la Ley 80 de 1993 y si con esta contratación se está protegiendo el interés general al atender prontamente la situación de excepción, si los recursos fueron o no destinados en su totalidad a conjurar la situación de excepción y si los precios pagados fueron razonables. Es necesario recalcar que la Urgencia Manifiesta tiene una aplicación restrictiva y se debe recurrir a ello cuando las condiciones normales de la administración se vean alteradas por circunstancias de fuerza mayor o desastre ajenas a su control, que no permitan cumplir con el proceso regular y por lo tanto, impidan adelantar el proceso licitatorio. CONTRATO N° 053/2011(Contratación directa- Urgencia Manifiesta) OBJETO: Mantenimiento y reparación a todo costo de la maquinaria pesada y vehículos de propiedad del municipio VALOR: $46.810.600 CONTRATISTA: HERNANDO FRANCO ZARATE FECHA: 20/06/2011 Descripción de los Hechos Mediante Decreto N° 038 de junio 13 de 2011, emanado de la Alcaldía Municipal de Zapatoca se declaro la urgencia manifiesta; el 29 de junio de 2011 mediante Resolución 000547, la Contraloría General de Santander hace un pronunciamiento y aprueba la decisión contenida en el Decreto referido, teniendo en cuenta que se requiere la adquisición y reparación de maquinaria, a fin de conjurar la situación excepcional y garantizar la vida de los ciudadanos.

El día 30 de junio de 2011 se entrego el 50% del anticipo por valor de $23.405.300 no existe seguimiento al manejo del anticipo según el Decreto 2170 de 2002 Artículo 7.

El día 12 de julio de 2011 se firma el acta de suspensión considerando que la referencia de la moto niveladora y antigüedad, se requirió importar los repuestos que llevan a un retraso en el cumplimiento del tiempo pactado en la contratación y acuerdan suspender temporalmente el contrato y reanudarlo una vez se haya recibido los respectivos repuestos de la maquinaria. El 14 de diciembre de 2011 se firmo el acta de reinicio del contrato y fijan como fecha de terminación del contrato el 20 de diciembre de 2011, fecha en la cual se suscribió el acta de liquidación del contrato en la cual el interventor certifica la ejecución del 100% del objeto contractual, en los términos y condiciones estipuladas en el contrato..

Hallazgo numero 16




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La contratación por vía de urgencia manifiesta para el mantenimiento de la maquinaria pesada y vehículos del municipio no puede ser una contratación abusiva, contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato y el cumplimiento de las finalidades del mismo, es así como la Contraloría General de Santander mediante resolución 000547, hace un pronunciamiento y aprueba la decisión contenida en el Decreto N° 038 de junio 13 de 2011, para realizar la contratación por urgencia manifiesta, la cual al revisar los tiempos en la ejecución del contrato N° 053 de junio 30 de 2011, fue suspendido el 12 de julio de 2011; reiniciado el 14 de diciembre de 2011 y terminado el 20 de diciembre de 2011 es decir cuatro meses y veinte días después de la suscripción, así las cosas con esta contratación no se atendió prontamente la situación de excepción objeto de la misma, violando así los principios de la selección objetiva y de la transparencia de la contratación pública. Por lo anterior se concluye la vulneración del Artículo 410 de la Ley 599 de 2.000, que establece “… Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. El servidor público

que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismo incurrirá en….”, RESPUESTA SUJETO DE CONTROL RESPUESTA Y CONTRADICCIÓN: Mediante Decreto 037 del Tres (03) de junio del 2011, “Por medio del cual se declara la emergencia vial” y teniendo como fundamento el acta de reunión del Comité Local para la atención y prevención de desastres (CLOPAD) se ponen de presente las diferentes situaciones excepcionales y se da aval para la declaratoria de urgencia manifiesta por la fuerte Ola Invernal que azota al Municipio de Zapatoca, la cual ha afectado de manera grave las vías secundarias y terciarias, así como algunos sistemas de acueducto veredales que requerían la intervención inmediata por parte del ejecutivo Municipal a fin de poder conjurar la situación excepcional de calamidad y fuerza mayor por la que en ese momento estaba atravesando el municipio. (Ver anexos y soportes Hallazgo No 16.) Es por ello que mediante Decreto No 038 del Trece (13) de Junio del 2011, la Administración Municipal de Zapatoca, declaró la urgencia manifiesta con el objetivo único de dar cumplimiento inmediato y oportuno a los fines estatales y a la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derecho e intereses de los administrados, determinando la necesidad inmediata de suscribir los contratos con los cuales se estaría dando cumplimiento a dichos fines así como al artículo 42 de la Ley 80 de 1993, el cual establece: El artículo 42 de la ley 80 de 1993 determina que: “Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos”.




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Fue por ello que en cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de urgencia manifiesta y siguiendo y acatando los PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS establecidos en el artículo 43 de la ley 80 de 1993 remitió al órgano de control competente, en su debido momento el expediente contentivo de todos los antecedentes administrativos anteriormente enunciados con los cuales se fundamentó la contratación, la declaratoria de urgencia y la declaratoria de emergencia vial. ARTÍCULO 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. (…)” Fue por ello que la Contraloría General de Santander, mediante Resolución número 547 del 29 de junio del 2011, aprobó en todos sus apartes la declaratoria contenida en el Decreto 038 de 13 de junio del 2011avalando entre otros contratos la adquisición y la reparación y mantenimiento de maquinaria, y determinando entre los fundamentos del acto aprobatorio lo siguiente: “(…) QUE EFECTIVAMENTE LOS CONTRATOS CELEBRADOS GUARDAN RELACIÓN CON LA SITUACIÓN EXCEPCIONAL PRESENTADA EN EL MUNICIPIO, A CAUSA DE LA FUERTE OLA INVERNAL QUE AZOTA A LA REGIÓN, PUEDE DETERMINARSE CON CERTEZA QUE LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DE LA MISMA SE AJUSTAN A LOS PRESUPUESTOS ESTABLECIDOS EN LA LEY 80 DE 1993, TENIENDO EN CUENTA QUE ENVÍAN A ESTE ENTE DE CONTROL TODOS LOS SOPORTES TANTO DOCUMENTALES COMO FOTOGRÁFICOS CON LOS CUALES SE PUEDE EVIDENCIAR LA DIFÍCIL SITUACION QUE ATRAVIESA EL MUNICIPIO, Y POR CONSIGUIENTE SE SUSTENTA LA CONTRATACION EFECUTADA TODA VEZ QUE EL MUNICIPIO NO CUENTA CON SUFICIENTE MAQUINARIA PARA LA ATENCION DE LAS VIAS, ASI MISMO LA QUE ES DE SU PROPIEDAD NO SE ENCUENTRA EN LAS CONDICIONES OPTIMAS PARA SU USO, CON LO CUAL PUEDE DETERMINARSE LA NECESIDAD RESPECTO A LA ADQUISICION DE MAQUINARIA Y LA REPARACION DE LA QUE ES DE SU PROPIEDAD(…)”. “(…) LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON OCASIÓN A LA URGENCIA MANIFIESTA DE LOS CUALES SE REALIZÓ EL RESPECTIVO CONTROL DE LEGALIDAD, DETERMINA ESTE DESPACHO QUE SE AJUSTA A LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PUBLICA Y NO SE ENCUENTRA NINGUNA IRREGULARIDAD QUE SEA CONSTITUTIVA COMO DANO FISCAL NI SE AVIZORA EN LA ACTUACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL MUNICIPIO UNA DESVIACIÓN DE PODER, CONFORME A LO ANTERIOR SE ESTABLECE QUE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS CELEBRADOS SE AJUSTAN A LA LEY, RAZÓN POR LA CUAL ESTE DESPACHO PROCEDERÁ A APROBAR LA DECISIÓN PROFERIDA POR EL EJECUTIVO MUNICIPAL (…) ”




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En cumplimiento de todo el procedimiento de urgencia manifiesta legalmente declarado, y aprobado por el órgano de control, la Alcaldía Municipal de Zapatoca celebro el contrato No 053 del 20 de junio del 2011, cuyo objeto previa el mantenimiento y reparación a todo costo de la maquinaria pesada y los vehículos de propiedad del municipio. Tal y como se puede observar, la fecha de suscripción del citado, contrato obedece a los tiempos de inmediatez exigidos dentro del Decreto No 037 y No 038 del 2011, es decir la Administración Municipal, con el fin de dar solución inmediata a la grave situación presentada en las vías secundarias y terciarias y con el ánimo de dar cumplimiento a los fines estatales, ejerció de manera oportuna la contratación. De acuerdo al informe de conveniencia y oportunidad que soporta la contratación referida el mantenimiento y reparación de la maquinaria pesada y vehículos de propiedad del municipio exigían la importación de repuestos y elementos con los cuales debía darse estricto cumplimiento al objeto contractual. Dicho procedimiento de importación es el que lleva a que la administración municipal de Zapatoca el día 12 de julio del año 2011 suscriba el acta de suspensión, dado que el tiempo de antigüedad de la motoniveladora, lo poco comercial de sus repuestos y la falta total de proveedor, requerían obligatoriamente la importación de los repuestos. Es por ello que el acta de suspensión que genera la prolongación en el cumplimiento del plazo contractual obedece a una situación excepcional de fuerza mayor que desbordaba los poderes de la administración; suspensión necesaria para el cabal y completo cumplimiento del objeto contratado; que de no darse, impondrían al contratista una carga que no estaba en condiciones de soportar y QUE LE IMPEDIRÍA CUMPLIR DE FORMA ÍNTEGRA EL OBJETO CONTRACTUAL, LO CUAL CONLLEVARÍA A UN EVENTUAL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA Y UNA ACCIÓN DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL EN CONTRA DE LA ADMINISTRACIÓN. Es importante que el órgano de control tenga en cuenta que las suspensiones que se suceden en el cumplimiento de la actividad contractual no se encuentran prohibidas por ninguna normatividad y se puede presentar en cualquier tipo de contratación, sea cual fuera la forma de selección del contratista (Directa, licitación, concurso, selección abreviada o mínima cuantía). Para el caso que nos ocupa lo que se buscó con el acta de suspensión del 12 de julio del 2011, fue garantizar el cumplimiento total del objeto contractual, bajo las condiciones y parámetros de calidad más beneficiosos para la entidad. La acciones tomadas por la administración municipal en torno de la ejecución del contrato, permitieron que este se ejecutara cumpliendo todos y cada uno de los parámetros fijados en los estudios previos y en los actos administrativos en que se soportó la declaratoria de urgencia manifiesta; fue por ello que las vías secundarias y terciarias y las necesidades generadas por la ola invernal fueron atendidas en su totalidad. EL fin último de la declaratoria de urgencia se cumplió, la administración suscribió el contrato cumpliendo los principios de inmediatez, buscando satisfacer las necesidades de la comunidad, verificando todos y cada uno de los requisitos y procedimientos fijados por el legislador para la contratación directa, DEBIDAMENTE APROBADOS Y AVALADOS POR EL ÓRGANO DE CONTROL.




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Es por ello que no existen fundamentos facticos ni de derecho, para que el órgano de control determine el cumplimiento de los elementos que exige el tipo penal aludido en el hallazgo en mención, toda vez que la declaratoria de la urgencia y el actuar contractual, se ejercieron en cumplimiento de los requisitos esenciales que fundamentan la contratación directa. Bien cabria mencionar que los requisitos esenciales que alude el artículo 410 de la ley 599 del 2000, para este tipo de contratación, fueron atendidos tácitamente por la administración; la declaratoria de urgencia manifiesta debidamente decretada por la administración y la aprobación del órgano de control, como requisitos esenciales en que se funda este tipo de contratos, se cumplieron, razón por la cual respetuosamente solicito desconvalidar el hallazgo. CONCLUSION ENTE DE CONTROL El equipo auditor considera que la argumentación expuesta por la entidad auditada en las contradicciones es totalmente incongruente con lo deprecado en la configuración inicial del hallazgo, de lo cual me permito transliterar lo siguiente “…El fin último de la declaratoria de urgencia se cumplió, la administración suscribió el contrato cumpliendo los principios de inmediatez, buscando satisfacer las necesidades de la comunidad…” Por lo tanto la contratación por vía de urgencia manifiesta para el mantenimiento de la maquinaria pesada y vehículos del municipio no puede ser una contratación abusiva, contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato, el cumplimiento de las finalidades del mismo, y lo más IMPERATIVO LA INMEDIATEZ, evidenciándose en el presente caso todo lo contrario, pues si recordamos los tiempos en la ejecución del contrato, este fue suspendido el 12 de julio de 2011, reiniciado el 14 de diciembre de 2011 y terminado el 20 de diciembre de 2011 es decir CUATRO MESES Y VEINTE DÍAS DESPUÉS DE LA SUSCRIPCIÓN, así las cosas con esta contratación no se atendió prontamente la situación de excepción objeto de la misma, violando así los principios de la selección objetiva, transparencia, inmediatez de la contratación pública y celebrando un contrato sin el lleno de sus requisitos legales. Por lo tanto los Hallazgos Penal y Disciplinario se trasladaran a las entidades respectivas para lo de su competencia, incorporando las respuestas y documentos anexos. El hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento Tipo de Hallazgo: PENAL y DISCIPLINARIO Norma Vulnerada: Articulo 410 Ley 599/00

Numeral 22 del artículo 48 Ley 734 de 2002 Presunto Responsable: Octavio Gutiérrez Rueda Ex Alcalde Tipo de hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón, alcalde actual CONTRATO N° 056/2011(Contratación Directa)




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OBJETO: Compra de una motoniveladora john deere serie 670g modelo 2011 VALOR: $ 550,000,000 CONTRATISTA: SOLUCIONES INTEGRALES DEL ORIENTE SAS FECHA: 2011/06/20 Descripción de los hechos Mediante Decreto N° 038 de junio 13 de 2011, emanado de la Alcaldía Municipal de Zapatoca se declaro la urgencia manifiesta; el 29 de junio de 2011 mediante Resolución 000547, la Contraloría General de Santander hace un pronunciamiento y aprueba la decisión contenida en el Decreto referido, teniendo en cuenta que se requiere la adquisición y reparación de maquinaria, a fin de conjurar la situación excepcional y garantizar la vida de los ciudadanos. -El día 28 de junio de 2011 se entrego el 50% del anticipo por valor de $274.950.000 -El 29 de junio de 2011 mediante Resolución Número 547 la Contraloría General de Santander hace un pronunciamiento del Control de contratación de urgencia manifiesta. -El 07 de julio de 2011 se suscribió el acta de recibo final -El 18 de julio se suscribió el acta de liquidación del contrato en la cual el interventor certifica la ejecución del 100% del objeto contractual, en los términos y condiciones estipuladas en el contrato..

Hallazgo numero 17

La contratación por la vía de urgencia manifiesta para LA COMPRA DE UNA MOTONIVELADORA, no puede ser contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato y el cumplimiento de las finalidades del mismo; la Contraloría General de Santander mediante Resolución 000547 del 29 de junio de 2011, se pronuncia frente al Decreto N° 038 de junio 13 de 2011 - contratación por urgencia manifiesta. En la fecha de suscripción del contrato N° 056 de junio 30 de 2011 y los tiempos en la ejecución del mismo se evidencia que el contrato fue firmado el 20 de junio de 2011 y la contraloría verifico el 29 de junio de 2011, esta compra fue recibida por el municipio el día 07 de julio de 2011, así las cosa con esta contratación se pretendió evadir un proceso licitatoria amparado en la urgencia manifiesta si bien es cierto se requería pero también lo es el hecho que podría haberse contratado la maquinaria para el mantenimiento de la malla vial tal y como lo hicieron mediante la suscripción del contrato 112 de diciembre 22 de 2011, situación que confirma la evasión del proceso licitatorio para la compra de la retroexcavadora. RESPUESTA SUJETO DE CONTROL




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RESPECTO AL CASO EN CONCRETO HALLAZGO 17: me permito manifestar que de conformidad con la normativa que rige la contratación excepcional por urgencia manifiesta se establece que el control que realiza la contraloría es un control posterior a la declaratoria y no previo pues las mismas circunstancias excepcionales no permitan que la necesidad quede amarrada a un concepto pues la circunstancia de urgencia requiere tomar acciones inmediatas para contrarrestar el siniestro o mitigarlo; por tal motivo no se puede pretender como lo establece el informe preliminar que la actuación inmediata de la administración sea tomada como una evasión al proceso de contratación. CONTRADICCION: El procedimiento por medio del cual el Municipio de Zapatoca declaro la Urgencia manifiesta, (Decreto 038 del 13 de junio del 2011) no obedeció a un simple Decreto de enunciación y disposición caprichosa; previamente a esta disposición, existieron una serie de actuaciones administrativas, que evidenciaron la gravísima problemática que estaba ocasionado la ola invernal que azotaba al Municipio y a todo el país (ver reportes de IDEAM). Dentro de la motivación que presidia el Acto Administrativo de declaratoria de urgencia manifiesta, se encontraban entre otros pronunciamientos, las actas del Comité Local para la Atención y Prevención de Desastres (CLOPAD) en las cuales se evidenciaba la magnitud de las afectaciones que se estaban presentando en las vías secundarias y terciarias del área rural, lo cual conllevo a que mediante Decreto No 037 del Tres (03) de junio del 2011, se declarara la emergencia vial. (Ver Anexos Soportes Hallazgo No 17). La Administración Municipal, fundamentada en esos tres (03) actos administrativos y buscando conjurar los hechos constitutivos de calamidad y fuerza mayor y satisfacer las necesidades esenciales y prioritarias de la población afectada, determino la necesidad inmediata de adquirir una motoniveladora, procediendo a incluirla dentro de la contratación que se debía efectuar en el inmediato futuro a través del mecanismo de contratación directa. Fue por lo anterior que la Contraloría Departamental de Santander, basándose en la motivación del acto declaratorio de urgencia, así como en todos y cada uno de los documentos anexos, sabiamente decidió “APROBAR la decisión contenida en el decreto No 038 de fecha 13 de Junio de 2011, emanado de la Alcaldía Municipal de Zapatoca, teniendo en cuenta que se requiere la adquisición y reparación de maquinaria así como el suministro de materiales y de radios de comunicación a fin de conjurar la situación” Mas sin embargo lo más contradictorio al momento de tipificar el hallazgo cuestionado, es la omisión que se hace del numeral 4 de la resolución 547 del 29 de junio del año 2011, por medio de la cual la se hace un pronunciamiento de control de contratación de urgencia manifiesta, POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, el cual taxativamente enuncia; “(…) QUE EFECTIVAMENTE LOS CONTRATOS CELEBRADOS GUARDAN RELACIÓN CON LA SITUACIÓN EXCEPCIONAL PRESENTADA EN EL MUNICIPIO, A CAUSA DE LA FUERTE OLA INVERNAL QUE AZOTA A LA REGIÓN, PUEDE DETERMINARSE CON CERTEZA QUE LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DE LA MISMA SE AJUSTAN A LOS PRESUPUESTOS ESTABLECIDOS EN LA LEY 80 DE 1993, TENIENDO EN CUENTA QUE ENVÍAN A ESTE ENTE DE CONTROL TODOS LOS SOPORTES TANTO




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DOCUMENTALES COMO FOTOGRÁFICOS CON LOS CUALES SE PUEDE EVIDENCIAR LA DIFÍCIL SITUACION QUE ATRAVIESA EL MUNICIPIO, Y POR CONSIGUIENTE SE SUSTENTA LA CONTRATACION EFECUTADA TODA VEZ QUE EL MUNICIPIO NO CUENTA CON SUFICIENTE MAQUINARIA PARA LA ATENCION DE LAS VIAS, ASI MISMO LA QUE ES DE SU PROPIEDAD NO SE ENCUENTRA EN LAS CONDICIONES OPTIMAS PARA SU USO, CON LO CUAL PUEDE DETERMINARSE LA NECESIDAD RESPECTO A LA ADQUISICION DE MAQUINARIA Y LA REPARACION DE LA QUE ES DE SU PROPIEDAD(…)”. Como si fuera poco y más contradictoria la posición de la Contraloría con el hoy hallazgo penal y disciplinario, termina en su momento el órgano de control estableciendo, dentro del mismo numeral 4 de la resolución 547 del 29 de junio del 2011lo siguiente: “(…) LOS CONTRATOS CELEBRADOS CON OCASIÓN A LA URGENCIA MANIFIESTA DE LOS CUALES SE REALIZÓ EL RESPECTIVO CONTROL DE LEGALIDAD, DETERMINA ESTE DESPACHO QUE SE AJUSTA A LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PUBLICA Y NO SE ENCUENTRA NINGUNA IRREGULARIDAD QUE SEA CONSTITUTIVA COMO DANO FISCAL NI SE AVIZORA EN LA ACTUACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL MUNICIPIO UNA DESVIACIÓN DE PODER, CONFORME A LO ANTERIOR SE ESTABLECE QUE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS CELEBRADOS SE AJUSTAN A LA LEY, RAZÓN POR LA CUAL ESTE DESPACHO PROCEDERÁ A APROBAR LA DECISIÓN PROFERIDA POR EL EJECUTIVO MUNICIPAL (…) ” Lo anterior no fue la única inobservancia que tuvo la tipificación del hallazgo en cuestión, pues como bien se puede concluir la Administración Municipal siguió al pie de la letra los requisitos esenciales exigidos por el legislador para la suscripción del contrato bajo la modalidad de contratación directa; al tenor de lo establecido en el artículo 43 de la ley 80 de 1993. Ley 80 de 1993 Artículo 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA. IINMEDIATAMENTE DESPUÉS DE CELEBRADOS LOS CONTRATOS ORIGINADOS EN LA URGENCIA MANIFIESTA, ÉSTOS Y EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LA DECLARÓ, JUNTO CON EL EXPEDIENTE CONTENTIVO DE LOS ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS, DE LA ACTUACIÓN Y DE LAS PRUEBAS DE LOS HECHOS, SE ENVIARÁ AL FUNCIONARIO U ORGANISMO QUE EJERZA EL CONTROL FISCAL EN LA RESPECTIVA ENTIDAD, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración, si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. el uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. (Toda negrita y subraya fuera de texto) (…)” Es por todo lo anterior que tanto las contradicciones en que incurre el órgano de control, respecto al presente hallazgo y la Resolución 547 del 29 de junio del 2011, como la omisión en la observancia e interpretación del artículo 43 de la ley 80 de 1993, dejan sin fundamento cualquier tipificación de naturaleza penal o disciplinaria puesto que es evidente el actuar legalista y normativo con que la administración municipal de Zapatoca para la vigencia 2011, ejecuto la contratación directa, bajo la declaratoria de urgencia manifiesta.




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Teniendo como fundamentos de hecho y de derecho lo anteriormente expuesto y en aras de que el órgano de control fiscal no cause un desgaste de la administración de justicia en materia penal y disciplinaria, solicito respetuosamente desvirtúar el presente hallazgo CONCLUSION ENTE DE CONTROL Teniendo en cuenta los argumentos expuestos por el presunto responsable, el hallazgo de tipo penal, disciplinario y administrativo se desvirtúan. HALLAZGOS GENERALES A LA CONTRATACION . Un principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Situación que no se observó en la Alcaldía La mayoría de las carpetas de los convenios y contratos de las vigencias 2010 y 2011, presentan algunas de las siguientes deficiencias: no contienen la totalidad de la documentación en las diferentes etapas, además la documentación no se archiva en orden lógico y cronológico y se refleja duplicidad de información; debido al deficiente control por parte de la oficina gestora de Contratación y falta de gestión de los supervisores, incumplimiento la Ley General de Archivo. En la Entidad existe un manual de contratación que esta desactualizado, siendo necesario y fundamental en el campo de la contratación, ya que este Integra elementos como la caracterización, el procedimiento y la documentación soporte que permita ajustar el proceso contractual, bajo el marco normativo legal vigente. Un manual de contratación actualizado es de vital importancia para mejorar los niveles de eficiencia y efectividad de los servicios prestados por las entidades del Estado, como quiera que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinación entre las diferentes dependencias o instancias que participan en el mismo. No se dispone en la entidad de un Manual de Interventoría y o supervisión que permita documentalmente hacerle seguimiento a la contratación que genere la entidad y que establezca en cabeza de quien debe ser asignada formalmente dicha función, siendo una herramienta de trabajo de manera especial para aquellos encargados de adelantar los trámites que día a día exige este proceso. La entidad maneja el concepto de interventor en los contratos (contratos de prestación de servicio; de compras, suministros y demás) siendo el termino correcto supervisor, en algunos casos se utiliza el término de supervisor en los contratos de obra pública siendo lo correcto el de interventora, es decir, confunden y no distinguen los dos términos, así las cosas debe corregirse la utilización de los términos en los actos administrativos en que se designan los supervisores y/o interventores. Hallazgo numero 18




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RESPUESTA SUJETO DE CONTROL De conformidad con lo manifestado en el informe preliminar la administración Municipal Implementara la gestión documental (ley 594 de 2000) a la gestión de contratación y todos los demás procesos misionales. Evitando la duplicidad de información. Para ello se realizara las asignaciones presupuestales necesarias y se gestionara la asesoría y acompañamiento en la implementación y aplicación de la gestión documental con entidades para capacitar al personal que tenga dentro de sus funciones el manejo documental. CONCLUSION ENTE DE CONTROL Con lo manifestado en la respuesta por la entidad, el hallazgo Administrativo se confirma para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento en aras de subsanar dichas situaciones. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón Alcalde Actual

3.5 PLAN DE DESARROLLO Mediante Acuerdo No 09 del 20 de junio de 2011, la administración adopta el Plan de Desarrollo denominado “JUVENTUD Y PROGRESO” incorporando los propósitos del municipio para el logro de sus metas de desarrollo social, económico, ambiental y humano.

EJE TEMATICO y/o SECTORES % EJECUCION METAS DEL EJE y/o

SECTOR A: (DIC/2011)

1. ZAPATOCA INCLUYENTE 95,88%

1.1 ATENCION A GRUPOS VULNERABLES -

ZAPATOCA SOLIDARIO Y HUMANO 88,87%

1.2 EDUCACION --TODOS BIEN

EDUCADOS. 78,46%

1.3 RECREACION Y DEPORTE --LA VIDA ES

UN DEPORTE. 100,00%

1.4 CULTURA -CIUDAD CULTURAL 91,91%

1.5 SALUD --ZAPATOCA SALUDABLE

Aseguramiento; Plan Territorial en Salud--

Promoción y Vigilancia; Prevención,

Vigilancia y Control de Riegos

Profesionales.

98,62%

1.6 ZAPATOCA SALUDABLE. --1.6

ALIMENTACION ESCOLAR 100,00%

1.7 SALUD --ZAPATOCA SALUDABLE --

Promoción y Vigilancia; Prevención,

Vigilancia y Control de Riegos

Profesionales.

26,79%

2. ZAPATOCA PUJANTE Y GLOBALIZADO 79,98%

2.1 AGROPECUARIO --EL CAMPO UNA

BUENA OPCION. 63,88%

2.2 TURISMO 72,50%

2.3 VIAS 96,88%

2.4 PROMOCION DEL DESARROLLO 50,00%




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3. JUGANDOLE AL AMBIENTE 70,30%

3.1 AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

BASICO 69,47%

3.2 MEDIO AMBIENTE 80,00%

4. DESARROLLO TERRITORIAL 65,20%

4.1 VIVIENDA 40,00%

4.2 SERVICIOS PUBLICOS 60,00%

4.3 EQUIPAMIENTO MUNICIPAL 79,73%

5. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 78,08%

5.1 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 91,25%

5.2 JUSTICIA, SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

CIUDADANA 93,00%

5.3 DESARROLLO COMUNITARIO 46,27%

5.4 PREVENCION Y ATENCION DE

DESASTRES 100,00%

5.5 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 59,18%

% EJECUCION METAS A: 87,31% Las metas totales del plan de desarrollo del cuatrienio se ejecutaron en un 87% Uno de los ejes con más bajos porcentajes de avance fue Desarrollo Territorial con el 65% los otros ejes presentaron un avance así: un 70% Jugándole al Ambiente ; el 78% Fortalecimiento Institucional , 79% Zapatoca Pujante y Globalizado y 95% Zapatoca Incluyente , tal como se observa la tabla anterior OBSERVACIONES

No se evidencio que la administración municipal implementara un sistema de seguimiento, evaluación y control (Ley 152 de 1994) como instrumento que le permitiera evaluar su gestión y medir los resultados de su ejecución en lo relacionado con los objetivos y los programas de inversión del plan de Desarrollo implementado. El Gobierno Municipal en concertación con el Consejo Municipal debía establecer los espacios y mecanismos para garantizar la participación ciudadana en la evaluación y seguimiento del Plan de Desarrollo. El departamento de planeación municipal diseña y organiza los sistemas de evaluación y resultados de la administración municipal. Cada año se hará un informe sobre el resultado del total de las evaluaciones. Este informe se constituye en la base para el diseño del plan de inversiones del siguiente año. El municipio no cumplió con estos requerimientos 3.6 LINEA AMBIENTAL La gestión ambiental tiene como propósito fundamental la preservación, conservación y mitigación a los problemas ambientales, a través de acciones normativas adoptando planes de control. La adecuada integración de los proyectos ambientales se enmarca en los procesos de planeación para promover la sostenibilidad ambiental, desde el punto de vista del consumo, se requiere a corto plazo la reducción del riesgo y, la prevención de la degradación ambiental. PLANTA DE TRATAMIENTO




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Durante la vigencia 2011 se hizo el mantenimiento de la Planta de Tratamiento de Agua Potable, con el cambio de los lechos filtrantes, y placas de sedimentación por paneles de sedimentación acelerada tipo colmena, asi mismo el mantenimiento de las válvulas de paso de los sistemas de sedimentación hacia los filtros, se corrigió la perdida de agua ya procesada que pasaría al vertedero de excesos de la planta, además el control del caudal y cierre del paso del mismo en el momento de hacer los respectivos lavados de planta. Se incluyeron los equipos de dosificación de químicos para el proceso de floculación. Suministro e instalación de macro-medidor de 8” a la entrada de la Planta de Tratamiento DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS SÓLIDOS En el año 2011, la disposición final de residuos sólidos se realizó en el sitio denominado El Carrasco ubicado en el Km 7 en la vía que conduce de Bucaramanga a Girón. En el mes de Octubre de 2011 se realizó un convenio por 6 meses para continuar con haciendo uso de este sitio y nuevamente en el mes de Abril de 2012 se realizó otra prorroga por 6 meses más. ADQUISICION Y MANTENIMIENTO DE AREAS CONSERVACION DE RECURSO HIDRICO. En el año 2011 no se adquirió ningún predio con este propósito; se realizaron dos contratos: el primero de obra pública N.089 de 2011, cuyo objeto fue “Reforestación de 30 hectáreas de bosque protector en las microcuencas de las quebradas la Zarza y la Higuerona que abastecen el acueducto del municipio de Zapatoca Santander” y el contrato interadministrativo y de apoyo No.151 de 2010, celebrado entre el municipio de Zapatoca y la Asociación de Municipios Agropecuarios de la subregión de los Yariguies No.151-2010 cuyo objeto: “Ejecutar la realización del establecimiento, mantenimiento y aislamiento de cuarenta y nueve hectáreas de Plantación Forestal Protectora, productora en el municipio de Zapatoca Santander. PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL: En la Planta de Beneficio animal del municipio de Zapatoca, recibió una visita del INVIMA el día 25 de agosto de 2011 cuyo objetivo fue: “Realizar visita de Inspección, vigilancia y control a la planta de beneficio del Municipio de Zapatoca según acto Comisorio 409-1346-1. En el año 2012 se recibió nuevamente la visita de INVIMA, cuyo objetivo fue “visita de inspección Vigilancia y Control según auto comisario-409-0821-12. De estas visitas se realizaron requerimientos para ajustar el matadero a las normas sanitarias. PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Mediante Acuerdo N° 017 de noviembre 7 de 2003, el Municipio de Zapatoca aprobó el esquema de ordenamiento territorial. Durante la vigencia 2011 el Esquema de Ordenamiento territorial (EOT), carecía del plan vial, plan de amenazas y riesgos, plan urbanístico, plan de servicios públicos, entre otros, la falta de estos planes reflejaba la ausencia de una visión a largo plazo inherente a los procesos de planeación del territorio. Además de esto era necesario actualizar la información vio física, social, económica y administrativa del municipio, así mismo era necesario la elaboración y estructuración de los mapas temáticos que le hicieron falta al EOT vigente, como son mapas productivos, viales, amenazas y riesgos, ecosistemas estratégicos, zonificación urbana y rural.




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Por tal razón mediante Decreto 04 Diciembre de 2011 se le realizaron los ajustes al Esquema de Ordenamiento Territorial los cuales se están aplicando a la fecha. 3.7 SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Alcaldía Municipal de zapatoca contrato y adoptado el MECI desde la vigencia 2008. En el transcurso de la auditoria se verifico que para la vigencia 2011 no estaba creada la oficina de Control interno, las veces de control interno las ejercía la oficina de planeación. Esta oficina fue creada en la planta de personal mediante Decreto número 015 del 06 de marzo del 2012, por medio del cual la Dra. Luz estela Acevedo fue designada como jefe de la oficina de control interno; En el acto administrativo por medio del cual se crea el cargo en la planta de personal Decreta en su artículo segundo crearse el cargo de Jefe de Oficina de Control Interno, En la descripción de funciones esenciales cuenta con unas particularidades ya que le asignan aplicar y coordinar el control interno de nivel disciplinario de la entidad de conformidad con las normas del Código Disciplinario Único; conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que deben adelantarse contra los funcionarios y ex funcionarios del Municipio, Decretar y practicar las pruebas en las etapas de indagación preliminar, investigación disciplinaria y de descargos entre otros. Para este ente de control no es factible que la oficina de Control Interno tenga dentro de sus funciones asumir las funciones de Control Interno Disciplinario Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. La Unidad de Control Interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. Hallazgo numero 19 Descripción del Hecho Debe llevarse a cabo la continuidad del proceso de Modelo de Control Interno MECI, toda vez que es de mejoramiento y evaluación continua tal y como lo estipula el Decreto 1599 del 2004, donde se debe realizar el debido proceso de control interno como es el de hacer auditorías internas a cada dependencia. No es factible que la oficina de Control Interno tenga dentro de sus funciones asumir las funciones de Control Interno Disciplinario Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Salvador Díaz Garzón Alcalde Actual




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3.8 PLAN DE MEJORAMIENTO Para la vigencia 2009 y 2010 no se suscribieron PLANES DE MEJORAMIENTO. CONCEPTO POR CADA UNA DE LAS LINEAS AUDITADAS 3.9 CONCEPTO POR CADA LINEA AUDITADA OPINION A LOS ESTADOS FINANCIEROS La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados por la Entidad, en cumplimiento de la Resolución 00294 de abril 30 de 2.009 de la Contraloría General de Santander, que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Financieros Consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales. El Contador Público, SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con TP No. 57384-T, expresa que los Estados Contables del Municipio de Zapatoca, presentan razonablemente- con salvedades, la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2011, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, por las siguientes razones: . - Hace falta incluir en el Balance, una deuda de $97.000.000 a favor de la Empresa de Servicios públicos. - Los procesos en contra del municipio no han sido cuantificados, por tanto no se encuentran contabilizados. - Algunas cuentas bancarias presentan saldos negativos. -No se incluyen en el Balance- Inversiones, la suma de $72.000.000 constituidos en CDTs. UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS Municipio con unidad de servicios públicos que no se encuentra descentralizada, es una dependencia de la Alcaldía, la cual presenta presupuesto y estados financieros en forma independiente como lo estipula la Ley 142 de 1994. Atiende a 2279 usuarios de la zona urbana, toda vez que la zona rural es atendida por la Alcaldía. Presta los servicios de Aseo, Alcantarillado y Acueducto y recaudo el pago del consumo respectivo, con la generación de los recibos mensuales, en forma consolidada. El recaudo mensual asciende aproximadamente a $42.000.000 por el recaudo de los servicios más el subsidio de la Alcaldía por $8.000.000 por beneficiario, para un total de $49.000.000 EJECUCION PRESUPUESTAL RESUMEN EJECUCION VIGENCIAS 2010 – 2011

Vigencia Definitivo recaudado comprometido por comprometer

2010 $7,977,603,485 $6,766,452,122 $6,561,319,088 $1,416,284,398

2011 $10,381,718,988 $9,020,359,224 $9,009,002,014 $1,372,716,975




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La Administración de Zapatoca incremento en un 30% su presupuesto definitivo con relación a la vigencia 2010; uno de los rubros que mas representación tuvo para el incremento de una vigencia a la otra fue el de Otras Transferencias (convenios) el cual en el 2010 conto con un definitivo de $904.540.624 y para el 2011 $3.017.791.893 aumentando en un 233% EJECUCION VIGENCIA 2011 Se aprobó el presupuesto general de Ingresos y gastos para la vigencia fiscal de

2011 mediante ACUERDO No 042 del 30 DE NOVIEMBRE DE 2010 por valor de $4.835.499.151 Realizadas y aprobadas modificaciones al presupuesto durante la vigencia fiscal de 2011, resultó a 31 de diciembre de 2011 un Presupuesto de Ingresos definitivo de $10.381.718.988 La estructura del presupuesto nos indica que el 55.03% corresponde a los ingresos no tributarios (Transferencias SGP, Otras Transferencias etc.), seguidos por los recursos de capital en un 28.24%, los ingresos corrientes tributarios equivalentes al 7.41%, los ingresos por servicios públicos Domiciliarios equivalen al 7.5% y los ingresos por Fondos especiales en un 1.80% . INGRESOS CORRIENTES (IMPUESTO PREDIAL)

Impuesto de industria y comercio se recaudo $58.541.708

Impuesto Predial vigencia 2011 presupuestan $310.000.000 y recaudan $253.556.522., para la vigencia 2010 se presupuesto un recaudo de $290.000.000 y se recaudaron $250.000.000.

OBSERVACION GENERAL Falta actualización catastral el cual no se realiza hace más de 5 años tal y como se detalla en el área contable, así mismo falta el cobro para estimular el pago oportuno de los contribuyentes. ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR Cuenta con un presupuesto definitivo de $128.602.238. De los cuales se comprometieron $38.633.166. lo que nos indica una ejecución del 30% del presupuesto definitivo. En el Municipio no existe centros vida, las cuales según la ley 1276 del 2009 se financian con el 70% del recaudo proveniente de la estampilla. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA Cuenta con un definitivo de $102.975.927, de los cuales $71.218.440 provienen de recursos del balance y $31.757.487 fueron presupuestados para la vigencia, de estos recursos se recaudaron $44.235.300, se comprometieron 12.603.046, los cuales fueron destinados en los siguientes contratos UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS La Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios hace parte de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la Administración Central ya que no se encuentra descentralizada de la entidad.




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PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDADO COMPREMETIDO

PAGADO POR COMPROMETE

R

$779.337.779 $663.353.216

574.312.257 $538.818.526

$18.274.516

LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION

El proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad Regular especial, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía de Zapatoca, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2011, verificando el cumplimiento de las clausulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. Así mismo teniendo en cuenta que la vigencia 2010 el control se realizo mediante revisión de cuenta, el equipo auditor tomara una muestra de la contratación de la vigencia 2010 GENERALIDADES DE LA CONTRATACION. Un principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Situación que no se observó en la Alcaldía La mayoría de las carpetas de los convenios y contratos de las vigencias 2010 y 2011, presentan algunas de las siguientes deficiencias: no contienen la totalidad de la documentación de las etapas precontractual, contractual y postcontractual, , certificado de apertura de cuentas bancarias, consignación de saldos no ejecutados y rendimientos financieros, además la documentación no se archiva en orden lógico y cronológico y se refleja duplicidad de información; debido al deficiente control por parte de la oficina gestora de Contratación y falta de gestión de los Supervisores, incumplimiento de la Ley General de Archivo. En otros casos la alcaldía giro el valor del 50% del anticipo directamente a los contratistas, sin constituir una fiducia que garantice que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato, vulnerando así el Decreto 2170 de 2002 articulo 7, aunado a lo anterior la alcaldía no cuenta con un manual del interventor y supervisión de la contratación. El manual de contratación se encuentra desactualizado, no existe manual de supervisor La entidad maneja el concepto de interventor en los contratos de compras y suministros entre otros, siendo lo correcto el término de supervisor, pues es claro que la interventoría corresponde a contratos de obra.




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4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO HALLAZGO

SINOPSIS

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAGINA

Ad

min

istr

ati

vo

Dis

cip

lin

ar

Io

Pe

na

l

Fis

ca

l

Sa

nc

ion

ato

rio

AREA CONTABLE

1

Hallazgo desvirtuado

6

2

X Se observa la existencia de Cuentas Bancarias inactivas a Diciembre de 2011, así como

Convenios por liquidar de vigencias anteriores.

Salvador Diaz Garzón, alcalde

actual

7

3 X

No se encuentran registrados los CDTs por valor de $72.000.000 en el Balance a diciembre 31 de

2011.


actual

9

4

X

Existen vehículos en mal estado que deben darse de baja o rematar con el fin de que los depurar los saldos contables.


actual 11

5 X

La administración no ha cancelado oportunamente los impuestos de todos los

vehículos de su propiedad


actual

11

6 X

La administración no ha llevado a cabo la actualización catastral desde hace mas de 10

años.


actual 12

7 X

Se encontró una deuda con La Empresa de servicios públicos que no fue contabilizada en el Balance, así como unas sanciones con la CAS y la Superintendencia de Industria y Comercio, de las cuales la actual administración debe dar cumplimiento.


actual

13

8 X

Durante el transcurso de la auditoría no allegaron actas del comité contable que evidencien los avances en el proceso de sostenibilidad

contable.


actual

16

9 X

En la Empresa de servicios públicos no coincide la sumatoria de los gastos registrados, lo cual presume déficit en el ejercicio contable.


actual

18

10

X

es preciso indicar que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo a lo previsto en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. En ese orden

de ideas, se detectó, que el municipio adquirió y cancelo el combustible(……)


actual

28

X

Octavio Gutiérrez

Rueda, ex alcalde.

Sandra Ximena

Rodríguez, supervisora




INFORME DEFINITIVO


11

11

X

El responsable de la oficina de planeación elimino algunos ítems contemplados inicialmente en el contrato; así mismo la contratista no ha ejecutado algunos ítems por valor de $11.114.405, evidenciándose un hallazgo Administrativo que puede tener (…)

Salvador Díaz Garzón, alcalde

actual

33

X

Octavio Gutiérrez Rueda, ex alcalde.

Sandra Ximena


Rosana azucena

Delgado, supervisora

12

X

Se evidencia en esta compra la falta de control y seguimiento a la entrega de las 1562 jardineras compradas sin existir en el expediente del contrato documento alguno en el cual la Alcaldía certifique la entrega real de cada jardinera a los beneficiarios, por el contrario existe constancia de la actual administración donde certifica que no existe ningún documento que de fe de la entrega de dichas jardineras, por lo tanto se tipifica en un hallazgo de tipo administrativo con incidencia disciplinaria.


actual

37

X

Octavio Gutiérrez Rueda, ex alcalde.

Sandra Ximena


Rosana azucena

Delgado, supervisora

13

x

Se evidencia que la alcaldía firmo un contrato de obra, sin embargo realmente el contrato según su objeto es de suministro, lo que genera duda e incertidumbre, por lo tanto es un hallazgo de tipo administrativo que debe ser enmarcado en un plan de mejoramiento.


actual

39

14

X

Se evidencia que la alcaldía suscribió un contrato con un operador privado para la prestación de servicios de salud en el municipio del cual no se han cumplido algunas clausulas contractuales, sin que la administración haya adelantado gestión alguna, por lo tanto es un hallazgo de tipo administrativo que debe ser enmarcado en un plan de mejoramiento.


actual

40

15

X

Se evidencia claramente que hubo violación al principio de Planeación, pues en materia contractual las entidades están obligadas a respetar y a cumplir este principio en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar el proceso de selección, entonces es claro establecer que no es procedente que después de firmado e iniciado el contrato, el contratista se vea en la obligación de suspenderlo, máxime cuando la clausula Vigésima, establece que se puede suspender temporalmente el contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, así las cosas la falta de revisión y ajuste de los estudios y diseños del proyecto contratado y demás observación del interventor(…)


actual

43

16 X

La contratación por vía de urgencia manifiesta


actual

48




INFORME DEFINITIVO


X

x

para el mantenimiento de la maquinaria pesada y vehículos del municipio no puede ser una contratación abusiva, contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato y el cumplimiento de las finalidades del mismo, es así como la Contraloría General de Santander mediante resolución 000547, hace un pronunciamiento y aprueba la decisión contenida en el Decreto N° 038 de junio 13 de 2011, para realizar la contratación por urgencia manifiesta, la cual al revisar los tiempos en la ejecución del contrato N° 53 de junio 30 de 2011, fue (……)

Octavio Gutiérrez Rueda, ex

alcalde

17

La contratación por la vía de urgencia manifiesta para LA COMPRA DE UNA MOTONIVELADORA no puede ser una contratación abusiva, contraria a los principios de la contratación estatal, es decir, se debe garantizar la transparencia, la selección objetiva, la debida ejecución del contrato y el cumplimiento de las finalidades del mismo, es así como la Contraloría General de Santander mediante Resolución 000547 del 29 de junio de 2011 mediante Resolución 000547, hace un pronunciamiento y aprueba la decisión contenida en el Decreto N° 038 de junio 13 de 2011 para realizar adelantar la contratación por urgencia manifiesta, la cual al revisar la fecha de suscripción del contrato N° 56 de junio 30 de 2011 y los tiempos en la ejecución del mismo se evidencia que el contrato fue firmado el 20 de junio de 2011 y la contraloría (……)

DESVIRTUADO

52

18 X

Un principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Situación que no se observó en la Alcaldía

La mayoría de las carpetas de los convenios y contratos de las vigencias 2010 y 2011, presentan algunas de las siguientes deficiencias: no contienen la totalidad de la documentación de las etapas precontractual, contractual y pos contractual, , certificado (….)


actual

56

19 X

Debe llevarse a cabo la continuidad del proceso de Modelo de Control Interno MECI, toda vez que es de mejoramiento y evaluación continua tal y como lo estipula el Decreto 1599 del 2004, donde se debe realizar el debido proceso de control interno como es el de hacer auditorías internas a cada dependencia. No es factible que la oficina de Control Interno tenga dentro de sus funciones asumir las funciones de Control Interno Disciplinario Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos


actual

60




INFORME DEFINITIVO


5. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

TIPO CANTIDAD CUANTIA

ADMINISTRATIVO 17

DISCIPLINARIO 5

SANCIONATORIOS 0

PENAL 1

FISCAL 0

TOTALES 25

6. PRONUNCIAMIENTO

Por lo anterior y en concordancia con las Resoluciones Nro. 000294 de abril de 2009 y No. 00617 de 2010 de la Contraloría General de Santander el grupo auditor recomienda NO FENECER la cuenta rendida por la Administración Central del Municipio de Zapatoca

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

MARISOL PINZON SIERRA HENRY LOPEZ BELTRAN Profesional Especializada Profesional Especializado ALVARO GUTIERREZ AYALA SANDRA YANETH ZARATE AMADO Profesional Especializado Profesional Universitario

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

Nota. La Dra. Marisol Pinzón Sierra no firma el presente informe por encontrarse en vacaciones

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PROVINCIA SOTO Y MARES INFORME DEFINITIVO DE …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/... · 2015-08-03 · El desarrollo del proceso auditor se centró en el Análisis