สถตและรายงานบรการสารสนเทศ

ความหมายของสถต สถตของหองสมดและสถาบนบรการสารสนเทศ คอ เอกสารทเปนหลกฐานสำาคญสำาหรบรวบรวมตวเลขไวเปรยบเทยบและแสดงถงผลงานขององคกรสารสนเทศวามความกาวหนาไปมากนอยเพยงใด(จมพจน วนชกล, 2531, หนา 291) การทำาสถตและรายงานของหองสมด เปนงานทางดานการบรการอยางหนงของหองสมด เพราะสถตและแรงงานเปนเครองมอแสดงใหทราบถงความเปนไปความเคลอนไหว และปญหาของหองสมด ทำาใหบรรณารกษไดนำามาพจารณาแกไขปรบปรงใหงานหองสมดเจรญกาวหนาตอไป และยงเปนการรายงานความกาวหนา ขอการปฏบตงานหองสมดใหผบงคบบญชาไดทราบ นอกจากนนยงเปนการประชาสมพนธหองสมดใหบคคลทวไปไดทราบวาหองสมดกำาลงทำาอะไร เปนการชกจงคนมาสนใจใชหองสมดมากยงขน(จฑามาศ ปานคร, 2554,หนา 216) สำานกราชบณฑตยสภา (2539, หนา 295) ไดใหนยามคำาวา สถต ไวในพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2525 วา สถต คอ หลก“ฐานทรวบรวมเอาไวเปนตวเลขสำาหรบเปรยบเทยบ สถตของหองสมดและ”สถาบนบรการสารสนเทศอน ๆ จงเปนตวเลขทแสดงถงผลงานขององคการวามความกาวหนาไปมากนอยเพยงใดการแสดงผลงานของสถาบนบรการสารสนเทศทแสดงออกมาเปนตวเลขทำาใหสามารถมองภาพการปฏบตงานของสถาบนสารสนเทศไดชดเจนแจมแจงยงขน ทงนเพราะการจดงานของสถาบนบรการสารสนเทศไมเหมาะทจะจดเปนจำานวนชวโมงเหมอนชวโมงสอนของคร งานของสถาบนบรการสารสนเทศเปนงานตอเนองทตองปฏบตตอเนองไดเรอย ๆ ตลอดทงวน ทกวน ทกสปดาห โดยไมหยดยง การวดผลการปฏบตงานจงเปนไปไดยาก เพอใหเหนเปนรปธรรมจงตองใชสถตเปนเครองวดปรมาณงานและทำารายงานเสนอตอผบงคบบญชา สำาหรบใชในการดแลควบคมการปฏบตงานของเจาหนาท

2

รวมทงใชเพอประกอบการพจารณาปรบปรงรปแบบการปฏบตงานและพฒนางานดานตาง ๆ ของสถาบนบรการสารสนเทศรายละเอยดทนาสนใจเกยวกบสถต

วตถประสงคของการเกบสถต หองสมดและสถาบนบรการสารสนเทศไดกำาหนดวตถประสงคของการเกบสถตไวดงน 1. เพอประเมนผลการปฏบตงานของบรรณารกษและเจาหนาทหองสมด 2. เพอแสดงปรมาณงานของหองสมด 3. เพอใหทราบถงปญหาและขอบกพรองพรอมทงหาแนวทางแกไขปรบปรงงานนนใหดขน 4. เพอประชาสมพนธใหบคคลทวไปทราบวาหองสมดไดทำาอะไรบาง 5. เพอรายงานผลการปฏบตงานของเจาหนาทหองสมดตอผบงคบบญชา

5.1 เพอใหทราบถงปญหาและขอบกพรองพรอมทงหาแนวทางแกไขปรบปรงงานนนใหดขน

5.2 เพอใหทราบถงปญหาและขอบกพรองพรอมทงหาแนวทางแกไขปรบปรงงานนนใหดขน

5.2.1 เพอใหทราบถงปญหาและขอบกพรองพรอมทงหาแนวทางแกไขปรบปรงงานนนให ดขน

5.2.2 เพอใหทราบถงปญหาและขอบกพรองพรอมทงหาแนวทางแกไขปรบปรงงานนนใหดขน jkhkghlghlghlg

ขอบเขตสถต ขอมลสถตไดครอบคลมไปในแทบทกแขนงของวชาการในกจกรรมตาง ๆ ของสถาบนบรการสารสนเทศ ของการดำารงชวตประจำาวน การวางแผน การบรหารงาน การตดตามผล

3

ภาพท 1 นองเนยทมา (ไพโรจน แกวเขยว, 2560, หนา 34)

ขอพงปฏบตและบทบาทในการจดเกบสถต ในการจดเกบสถตควรดำาเนนการอยางมระบบรวมถงพจารณาปรบปรงแกไขดงน 1.การจดเกบสถตจำาเปนตองเกบทกวนทเปดทำาการสถาบนบรการสนเทศ 2.ควรจดทำาแบบฟอรมในการเกบสถตเพอความสะดวก รวดเรว ในการลงขอมล 3.ควรรวบรวมสถต เปนรายสปดาห รายเดอน รายเทอม และรายป แลวนำามาจดทำาเปนรายงานเพอใชเปนสารสนเทศไดทนททตองการ 4.ควรมเจาหนาทโดยเฉพาะเพอจดการดานสถตของสถาบนบรการสารสนเทศ 5.สถตบางชนดทนาสนใจ ควรจดทำาเปนกราฟ หรอแผนภมเปรยบเทยบขอมล ทเปนปจจบนไวเปนบอรด เพอเปนการประชาสมพนธสถาบนบรการสารสนเทศ

4

ประโยชนของสถต หองสมดและสถาบนบรการสารสนเทศไดกลาวและความสำาคญดงน 1.เปนสงสำาคญในการจดระบบงานและบรการบรหารงานหองสมด 2. เพอเปนแนวทางในการพจารณารายรบรายจายของหองสมด 3. ชวยในเรองการจดตงงบประมาณของหองสมด 4. ชวยในการจดสรรบคลากร 5. เปนการเปรยบเทยบผลงานกบหองสมดอน 6. สถตในปผานมาจะเปนแบบอยางของปตอไป 7. เปนสญลกษณทแสดงถงความเจรญกาวหนา ทเหนไดชดเจนในการเกบสถตตางๆตองเพงเลงถงสถตทหองสมดจะตองรวบรวม เนองจากสถตและขอมลในหองสมดและศนยสารสนเทศมเปนจำานวนมากจงควรจดทำาหรอเกบรวบรวมสถตและขอมลในรปแบบตางๆกนในรายละเอยดทตางกนเพอใหตรงกบวตถประสงคของผตองการใชและเกดประโยชนมากทสดอยางไรกตามการจดทำาสถตและขอมลจะตองคำานงถงคณคาทไดรบจากขอมลนนประเภทของขอมลอาจแบงเปนประเภทไดดงน 1. ขอมลทเปนตวเลข หมายถง ขอมลเชงปรมาณทสามารถวดคาเปนตวเลขไดขอมลเหลานไดแก 1.1 ขอมลทางการเงนขอมลตางๆทเกดจากการเกบรายงานการเงนหรอการจดบนทกทางบญชเปนรายรบ-รายจายโดยแยกรายละเอยด 1.1.1 รายรบ รบจากอะไร เพออะไร ปรมาณเทาไร 1.1.2 รายจายจำาแนกประเภทการใชจายถาเปนหองสมดและศนยสารสนเทศภาครฐกจำาแนกเปนหมวดคาจางชวคราวหมวดคาตอบแทนใชสอยและวสดหมวดคาสาธารณปโภคหมวดคาครภณฑเปนตนสวนหมวดเงนเดอนและคาจางประจำามกจะอยรวมกบหนวยงานทสงกดใน

5

ระดบสงขนไปสำาหรบหองสมดและศนยสารสนเทศภาคเอกชนจำาแนกเปนคาใชจายสำาหรบเงนเดอนคาบำารงรกษาครภณฑการบรการตางๆเปนตน 1.1.3 รายจายในการพฒนาทรพยากรสารสนเทศสำาหรบหองสมดสาขาตางๆ 1.1.4 ยอดรวมเหลอจายและจำาแนกประเภททเหลอจาย2.ขอมลทไมเปนตวเลข จะใหประโยชนแกผรบรายงานเพอประกอบการตดสนใจอยางใดอยางหนงไดดยงขนขอมลเหลานไดแก 2.1 นโยบายของหองสมดและศนยสารสนเทศ 2.2 บคลากรถาเปนหองสมดและศนยสารสนเทศเชงพาณชยควรจะระบรายชอของคณะผบรหารพรอมทงชอเสยงความสามารถประสบการณความสำาเรจในอดตและ/หรอถาเปนหองสมดและศนยสารสนเทศทวไปควรระบบขอมลตอไปน 2.2.1 อตรากำาลงทงหมดเชนอตราวางอตราโยกยาย 2.2.2 รายชอบคลากรทงหมดโดยจำาแนกตามตำาแหนงลกษณะงานวฒระดบการศกษา 2.2.3 แนวโนมของการใหบรการหรอแนวโนมของตลาด 2.2.4 แผนการดำาเนนงานในอนาคตของหองสมดและศนยสารสนเทศและเปาหมายความสำาคญของสถต 1. งานเทคนค งานเทคนค คอ การคดเลอก จดหา ทรพยากรสารสนเทศแตละประเภทเขาหองสมดเพอตอบสนองความตองการของผใชบรการอยางมประสทธภาพ (จมพจน วนชกล, 2531,หนา 294)กลาวงานเทคนคไวดงน 1.1 จำานวนสงพมพทหองสมดไดรบมาในแตละเดอน เชนหนงสอวารสาร จลสารหนงสอพมพและโสตทศนวสด 1.2 สถตการเตรยมหนงสอและสงพมพตางๆออกใหบรการเชนการลงทะเบยนหนงสอ การจดหมและการทำาบตรรายการการพมพบตรรายการการพมพซองบตรยมและบตรคนการเขยนสนหนงสอเปนตน

6

1.3 สถตการซอมบำารงวสดสงพมพการเขาเลมหนงสอและซอมหนงสอบรจาคการแลกเปลยนและจดทำาขนเองในรอบเดอนละรอบป 2. งานบรการ งานบรการ คอ งานบรการทใหขอมลอยางละเอยด ลกซง ชวยคนหาขอมลหรอเรองราวและตอบสนองแกผใชใหเกดความพงพอใจ (จมพจน วนชกล, 2531,หนา 295)กลาวงานรการไวดงน 2.1 สถตผเขามาใชบรการของหองสมดในแตละวน 2.2 สถตการยมและคนหนงสอในแตละหมวดของหนงสอทวไปนวนยายเรองสนและสงพมพอนๆทหองสมดใหบรการ 2.3 สถตการใหบรการตอบคำาถามและชวยการคนควา 2.4 สถตการใหบรการตางๆ ของหองสมด เชน การจดทำารายชอหนงสอใหม การจดทำาบรรณานกรมการจดทำาดชนวารสาร การจดทำากฤตภาค เปนตน 2.5 สถตจดกจกรรมตางๆของหองสมด เชนการจดนทรรศการการเลานทานการเชดหนการเลาเรองหนงสอ เปนตน 2.6 สถตการใหบรการถายเอกสารของหองสมด เชน การถายสำาเนาหนงสอและสงพมพตางๆในหองสมด3. งานบคลากร งานบคลากร คอ บคคลทใชงาน จดการ และควบคลมสารสนเทศ(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 296)กลาวงานบคลากรไวดงน 3.1 จำานวนอาจารยบรรณารกษ บรรณารกษ และเจาหนาทของหองสมด 3.2 จำานวนลกจางชวคราวและลกจางประจำาของหองสมด 3.3 วฒของอาจารยบรรณารกษ บรรณารกษและเจาหนาทของหองสมด 3.4 วฒของลกจางชวคราวและลกจางประจำาของหองสมด 3.5 อตราเงนเดอน4. วสดและครภณฑ

7

วสดและครภณฑ คอ วสดตาง ๆ ทใชและจดการภายในสถาบนบรการสารสนเทศทงสนเปลองและไมสนเปลอง(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 294) 4.1 จำานวนหนงสอวารสารจลสารหนงสอพมพและสงพมพตางๆทมทงหมดในหองสมด 4.2 จำานวนโสตทศนวสดในหองสมดเชนวดโอสไลด ฟลมสตรปแผนทเปนตน 4.3 จำานวนโตะเกาอชนหนงสอหรอตจดนทรรศการ บอรดและครภณฑอนๆรวมถงเครองอำานวยความสะดวกสบาย แกผเขาใชบรการเชนพดลมถงนำาเยนเปนตน 4.4 จำานวนหนงสอทชำารดหรอสญหาย การเกบสถตตางๆเหลานบรรณารกษตองทำาแบบฟอรมเอาไวเพอความสะดวกในการรวบรวมสถตบางอยาง อาจตองรวมเปนรายเดอนแลว เฉลยและควรทำากราฟ แผนภมเปรยบเทยบความแตกตางเปนเดอน เปนปตดไวทปายประกาศของหองสมดใหเปนปจจบน วธการเกบสถตเพอทำารายงานควรทำาไดดงน(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 294) 1. บรรณารกษตองเกบสถตทกวนตลอดเวลาทหองสมดเปด 2.รวบรวมรายละเอยดจากสถตทเกบไดเปนรายวนทำารายงานเสนอผบงคบบญชา 3. ตองทำาสถตใหสมำาเสมอและเปนปจจบน 4.เปรยบเทยบขอดและขอเสยของการจดเกบสถต 5.ความสามารถในการปฏบตงานของแตละวธการจดเกบสถต 6.งบประมาณและอตรากำาลงทใชในการจดเกบสถต 7.คณภาพของขอมลสถตการตดตามและประเมนผลการปฏบตงานของสถต

ผบรหารสถาบนบรการสารสนเทศตองตดตามและประเมนผลการปฏบตงานของสถตวาเปนไปตามโครงการทตงไวหรอไม การตดตามและ

8

ประเมนผลสถตไมควรกระทำาเมอสนสดโครงการแตควรทำาเปนระยะ ๆ โดยวธการดงน 1. ประเมนผลจากการสงเกต ทำาไดดวยการสงเกตพฤตกรรมการปฏบตงานของบคลากรโดยไมใหบคลากรรตวและควรสงเกตพฤตกรรมอยางตอเนอง 2. ประเมนผลจากการสมภาษณ โดยการสมภาษณทงบคลากรของสถาบนบรการสารสนเทศและผเขารบบรการ จากสถาบนบรการสารสนเทศ ผสมภาษณคนเตรยมตวเพอสมภาษณอยางดโดยมวตถประสงคและขอบเขตของการสมภาษณทแนนอนและเหมาะสมกบวยของผสมภาษณ มการเตรยมคำาถามลวงหนา รกาละเทศะในการสมภาษณ มการจดบนทกการสมภาษณอยางตรงไปตรงมาไมแทรกความรสกสวนตวเขาไป และทสำาคญ คอขณะสมภาษณ ไมควรใชคำาถามประเภทชแนะ 3. ประเมนผลจากการตรวจสอบผลงาน ดวยการตรวจสอบผลทไดรบเมอบคลากรปฏบตงานเสรจสนแลว การตรวจสอบผลงานตองตรวจผลทางดานปรมาณและคณภาพ 4. ประเมน ผลจากการใชงานแบบสอบถาม แบบสอบถามเปนเครองมอทมผนยมนำามาใชในการประเมนผลมาก เพราะสะดวกทงแกผประเมน และผถกประเมนการสรางแบบสอบถามตองทำาไวลวงหนาเพอใหผสรางแบบสอบถามไดมเวลาจดทำาและทบทวนเพอปองกนไมใหเกดขอผดพลาด นอกจากนนผตอบ แบบสอบถามยงไดมเวลามากพอในการตดสนใจเพอตอบซงชวยใหสามารถตอบได ตรงตามทคดอยางสบายใจ ไมประหมา และไมถกกดดน ดงนน ผลจากการประเมนโดยใชแบบสอบถามจงมกจะถก ตอง เทยงตรง และแมนยำา การประเมนผลจะใชวธใดวธหนงกไดหรอใชหลายๆวธรวมกนหลงจากประเมนผลแลว ควรรายงานผล ใหผบรหารทราบ

ตวอยาง: แบบฟอรมบรการตอบคำาถามและชวยการคนควา

9

ภาพ: แบบฟอรมบรการตอบคำาถามและชวยการคนควา

10

ตวอยาง: สถตการยม-คนหนงสอประจำาป 25560 ตงแต มกราคม-ตลาคม 2560

ภาพท1 สถตการยม-คนหนงสอประจำาป 2560 ตงแต มกราคม-ตลาคม 2560 จากสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

11

ตวอยาง: แบบฟอรมสถตการเขาใชสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม ประจำา

เดอน................................................พ.ศ.........................................

12

ภาพท2 แบบฟอรมสถตการเขาใชบคคลภายในสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐมตวอยาง: แบบฟอรมสถตการเขาใชสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม ประเภทบคคลภายนอกมหาวทยาลย

13

ภาพท3 แบบฟอรมสถตการเขาใชบรการในสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม ประเภทบคคลภายนอกมหาวทยาลย

14

ตวอยาง: แบบฟอรมสถตการยมหนงสอประจำาเดอน ของสำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

ภาพท4 แบบฟอรมการเกบสถตจำานวนหนงสอทถกยมและจำานวนผเขาใชบรการ

ความหมายการทำารายงาน

15

การทำารายงาน คอการบนทกหลกฐานตาง ๆ ในการทำางานเพอตรวจสอบเปรยบเทยบความเจรญกาวหนา ทำาใหทราบความเปนไป ความเคลอนไหวและปญหาการปฏบตงานของหองสมด บรรณารกษจะไดนำามาพจารณาแกไขปรบปรงใหงานนนเจรญกาวหนาตอไป ทงยงเปนการรายงานความกาวหนาในการปฏบตงานตอผบงคบบญชา นอกจากนนยงเปนการประชาสมพนธ ใหทราบวาหองสมดไดทำาอะไร การทำารายงานของหองสมด ควรมรายละเอยดดงน(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 221) 1.จำานวนเจาหนาทปฏบตงาน 2.จำานวนหนงสอ วารสาร หนงสอพมพ สงพมพตาง ๆ และโสตทศนวสด 3.จำานวนผใชหองสมด 4.จำานวนหนงสอ วารสาร หนงสอพมพ สงพมพตาง ๆ และโสตทศนวสด ทมผขอยมออกไปจากหองสมด 5.การใชหนงสออางอง 6.การใชหนงสอจอง 7.รายงานสถตตาง ๆ ทไดรวบรวมจากสถตทเกบเปนหลายวน 8.บรการงานพเศษของหองสมด 9.การเงนของหองสมด 10.แนวโนมความสนใจของการอาน 11.ปญหาและขอเสนอแนะ เพอการปรบปรงแกไข 12.แผนงานหรอโครงการทจะทำาในปตอไป

ความสำาคญของการทำารายงาน 1.ความสำาคญรายงาน การทำารายงานของสถาบนบรการสารสนเทศมความสำาคญดงน 1.1 ใชสำาหรบตรวจสอบและประเมณผล การดำาเนนงานของสถาบนบรการสารสนเทศวาตรงตามเปาหมาย หรอ จดประสงค ทวางไว

16

หรอไม เพยงใด มปญหา อปสรรคและ ขอเสนอแนะเพอเปนแนวทางแกปญหาอยางไร 1.2 ใชเพอรายงานความกาวหนาในการปฏบตงานใหผบงคบบญชาทราบ 1.3 ใชขอมลแกไขปญหา หรอปรบปรงใหดยงขน 1.4 ใชขอมลวางแผนงานดำาเนนงาน 2.ประเภทของรายงาน การแบงประเภทของรายงานแบงไดหลายลกษณะเชนแบงตามหนาทของรายงานแบงตามความซบซอนของรายงานแบงตามระยะเวลาทปฏบตงานแบงตามลกษณะหนวยงานดงน 1.แบงตามหนาทของรายงาน

ไดแกรายงานการวเคราะหและรายงานทใหสารสนเทศเปนรายงานการวเคราะหและรายงานทใหสารสนเทศสนองวตถประสงคในการแกปญหาทเกดขนมการนำาเสนอสารสนเทศขอมลลงความคดเหนการเสนอแนะทางเลอกบนพนฐานสารสนเทศขอมลทนำาเสนอ1.1 รายงานการวเคราะห

เปนการนำาเสนอผลการทดสอบหรอวเคราะหประเดนตางๆทเปนปญหามการลงความคดเหนการเสนอแนะบนพนฐานการวเคราะหความจรงทเสนอในรายงานการวเคราะหและการเสนอแนะขนอยกบวตถประสงคของการจดทำารายงานเชนหวหนาฝายโสตทศนอาจจะมอบหมายใหผเชยวชาญทางสอจดทำารายงานเกยวกบทางเลอกในการวางระบบเคเบลโทรทศนภายในวทยาเขตเดยวกนและระหวางวทยาเขต เพอสนองตอคณะกรรมการการสอสารระหวางวทยาเขตหรอหวหนาฝายบรการสารสนเทศของหองสมดมหาวทยาลยอาจจะใหบรรณารกษททำาหนาทสอนหรอแนะนำาบรการหองสมดและศนยสารสนเทศวเคราะหแผนการเรยนการสอนเกยวกบบรการหองสมดและศนยสารสนเทศและใหการทำาการเสนอแนะเพอปรบปรงการเรยนการสอนใหดยงขน

17

1.2 รายงานทใหสารสนเทศ รายงานทใหขอมลทำาหนาทเพยงแตนำาเสนอสารสนเทศ/ขอมลไมมการวเคราะหหรอตความหรอการเสนอแนะใหปฏบตอยางใดอยางหนงผจดทำารายงานเพยงรวบรวมแยกแยะและนำาเสนอสารสนเทศ/ขอมลอยางเปนระเบยบจดมงหมายของการจดทำารายงานประเภทนคอการนำาเสนอขอเทจจรงผรบรายงานจะใชขอเทจจรงจากรายงานเพอใชในการตดสนใจหรอหาขอเสนอแนะตอไป

รายงานการวเคราะหแตกตางจากรายงานทใหสารสนเทศอยางชดเจนคอรายงานการวเคราะหจะวเคราะหสารสนเทศขอมลและพยายามโนมนาวใหผรบรายงานยอมรบการลงความคดเหนและปฏบตตามการเสนอแนะขณะทรายงานทใหสารสนเทศยำาความจรงรายงานการวเคราะหยำาการอางองเหตผลและการลงความคดเหน2. แบงตามความซบซอน ของรายงานไดแกรายงานอยางยาวและรายงานอยางสน 2.1 รายงานโดยรวมๆ หรอรายงานไมเปนทางการหรอเรยกอกอยางหนงวารายงานอยางยาวเนอหาของรายงานจะยาวและความลกของอภปราย ปญหา ทซบซอนจะมากกวารายงานอยางสนความยาวอาจจะมากกวา 2-3 หนาจนถงหลายรอยหนาหรออาจจะถงหลายเลมรายงานอยางยาวอาจจะเรยกวารายงานอยางเปนทางการเพราะรวบรวมรายละเอยดมากภาพประกอบมากแบบฟอรมตางๆทนำามาสนบสนนการรายงานมาก 2.2 รายงานอยางสนหรอรายงานไมเปนทางการ มกจะใชสอสารภายในหองสมดและศนยสารสนเทศรายงานขนาดสนมขอความประมาณ 2-3 หนาและมสารสนเทศ/ขอมลนอยกวารายงานอยางยาวรายงานอยางสนนยมใชในการตดตอสอสารทางธรกจในบางครงมการนำาเสนอรายงานผานระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

3. แบงตามระยะเวลา

18

ไดแก รายงานประจำาระยะเวลาหนง รายงานความกาวหนา รายงานเฉพาะ 3.1 รายงานประจำาระยะเวลาหนง รายงานประจำาวนรายงานประจำาสปดาหรายงานประจำาเดอนรายงานประจำาไตรมาสรายงานประจำาปเปนตนเปนการนำาเสนอผลงานในชวงเวลาเหลานนความถของการจดทำารายงานขนอยกบความจำาเปนตองใชสานสนเทศขอมลของฝายบรหารรายงานประจำาระยะเวลาในระดบทนานขนจะนำาสารสนเทศขอมลจากรายงานเยอะๆกอนหนานมาประมวลการเขาเพอนำาเสนอตอไป โดยหลกการแลวรายงานประจำาระยะเวลาหนงจะจดทำาชวงเวลาใดกไดหองสมดและศนยสารสนเทศ เชงพาณชยสวนใหญจะนำาเสนอเปนรายเดอนหรอไตรมาสหองสมดและศนยสารสนเทศในสถาบนการศกษาอาจจะนำาเสนอเปนรายภาคเรยนและรายปสวนหองสมดและศนยสารสนเทศทสงกดภาครฐสวนใหญจะนำาเสนอเปนรายป

3.1.1 รายงานประจำาเดอนรายงานประจำาไตรมาส เปนการนำาเสนอสารสนเทศขอมลในชวงเวลาปฏบตงาน 1 รอบเดอนหรอรอบไตรมาสสารสนเทศ/ขอมลในรายงานมารวบรวมไดจากการบนทกสถตประจำาวนหรอรายงานประจำาเดอน รายงานประจำาเดอนหรอรายงานประจำาไตรมาสเปนเครองมอทมคาสำาหรบการใหสารสนเทศแกฝายบรหารถารายงานมลกษณะดงน

- เนนเฉพาะสารสนเทศ ขอมลทเดนๆ หรอสำาคญๆ-จดเตรยมคำาบรรยายกจกรรมทงหมดอยางสนๆ- ทำาใหเกดความเขาใจในแบบแผนและแนวโนมของการปฏบต

งาน- เปนแหลงสารสนเทศ/ขอมลเพอการจดการตาม

วตถประสงคทตองการในสวนของผปฏบตงานรายงานประจำาเดอนหรอรายงานประจำาไตรมาสเปนเสมอนธนาคารขอมลเปน

19

ความจำาของหองสมดและศนยสารสนเทศและเปนบนทกสำาหรบใชในอนาคต

3.2.1 รายงานประจำาป รายงานประจำาปเปนการทบทวนผลการดำาเนนงานตลอดปและวตถประสงคของการปฏบตงานในเปรยบเทยบสารสนเทศขอมลกบหองสมดและศนยสารสนเทศแหงอนเปนตนรายงานประจำาปอยางนอยตองประกอบไปดวยสถตและรายงานของกจกรรมของหองสมดและศนยสารสนเทศทถกสงเคราะหวเคราะหและลงความเหนเกยวกบความกาวหนาของงานทไดปฏบตปญหาทยงคงตองกลาวถงและเปาหมายทวางไวในปตอไป 3.2 รายงานความกาวหนา เปนการนำาเสนอสารสนเทศขอมลแกผรบรายงานเพอใหทราบสารสนเทศขอมลททนตอเหตการณของสถานภาพของโครงการหรอภารกจงานนำาเสนอสารสนเทศขอมลทสำาเรจไปถงจดจดหนงแตโครงการหรอภาวะวกฤตยงไมสนสดมกจะมรายงานความกาวหนาหลายฉบบกอนทจะมการจดทำารายงานฉบบสดทายเมอโครงการหรอภารกจงานยงไมสนสด 3.3 รายงานเฉพาะ เปนการนำาเสนอรายงานทจำาเปนในการรบผดชอบสถานการณทไมใชงานประจำาหรอสงทเกดขนประจำาเชนการตดสนใจสงซอสวนชดคำาสงซงมอยหลายสวนและราคาสงมาใชจดระบบหองสมดและศนยสารสนเทศอตโนมตเปนตน4. แบงตามภารกจของหนวยงาน เรยกวารายงานหนวยงานเปนรายงานทมาจากหนวยงานยอยภายในหองสมดและศนยสารสนเทศเชนรายงานการเงนรายงานพสด แมวาจะสามารถแยกประเภทของรายงานตามลกษณะเฉพาะของรายงานรายงานสวนมากจะรวมเอาลกษณะหลายๆ ลกษณะมารวมกนเชนรายงานการเงน(เปนรายงานหนวยงาน)ออกเปนรายไตรมาส(เปนรายงานประจำาระยะเวลาหนง) และสรปการใชจาย(รายงานทใหสารสนเทศ)

20

รายงานหองสมดและศนยสารสนเทศสวนมากจะเปนรายงานการวเคราะหและรายงานประจำาระยะเวลาหนง การจดเนอหาสาระในรายงาน เมอศกษาดงานสารสนเทศขอมลทรวบรวมแลว ขนตอนตอไปกคอการวางแผนการจดเนอหาเพอนำาเสนอในรายงาน ในการจดเนอหาสาระในรายงานตองมการกำาหนดสวนหลกภายใตสวนหลกกจะมหวเรองของสวนหลกการจดเนอหาสาระในรายงานประจำาเดอนหรอรายงานประจำาไตรมาสและรายงานประจำาปควรมความสอดคลองกนเพราะหองสมดและศนยสารสนเทศตองใชรายงานประจำาเดอนหรอรายงานประจำาไตรมาสเปนแหลงสารสนเทศ/ขอมลเตรยมจดทำารายงานประจำาปการจดเนอหาสาระในรายงานมเทคนคดงน 1. การจดตามหวเรองเกยวกบองคกรหรอการบรหาร เปนการจดเนอหาทสะทอนใหเหนถงการแบงหนวยงานและการบรหารงานของหองสมดและศนยสารสนเทศตวอยางเชนรายงานประจำาปของหองสมดและศนยสารสนเทศของคณะแพทยศาสตรแหงหนงอาจจดเนอหาในรายงานดงน 1.1 การบรหาร 1.1.1 สรปเกยวกบการเงน 1.1.2 สรปเกยวกบบคลากา 1.1.3 สรปเกยวกบการบรหาร 1.2 การบรการผใช 1.2.1 การบรการสารสนเทศ 1.2.2 การสบคนฐานขอมล 1.2.3 การยมระหวางหองสมด 1.3 งานเทคนค 1.3.1 การจดหา 1.3.2 การจดหมและการทำารายการ 1.3.3 สงพมพตอเนอง

21

การจดเนอหาเชนนเปนรายงานประเภทรายงานหนวยงาน ขอดอยของการจดเนอหาดวยเทคนคนคอตองนำาเสนอผลการปฏบตงานของทกๆหนวยงานซงทำาใหรายงานมขนาดยาวและยากทจะมองเหนภาพรวมของกจกรรมทงหมดของหองสมดและศนยสารสนเทศดงนนควรใชเทคนคนจดเนอหารวมกบเทคนคการจดเนอหาอนๆทสามารถเนนกจกรรมและประเดนทงหมดภายในหองสมดและศนยสารสนเทศเชนการรวบรวมขอเทจจรงและประเดนปญหาไวเปนสวนหนงหรอใชสวนของการสรปสถตตางๆตวอยาง: รายงานสถตการลงทะเบยนหนงสอภาษาไทยในระบบ แตละเดอนของ สำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

22

ภาพท5 รายงานสถตการลงทะเบยนหนงสอภาษาไทยในระบบ แตละเดอน

23

ตวอยาง: รายงานสถตสรปผลการดำาเนนงานระบบหองสมดอตโนมต ของ สำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

ภาพท6 รายงานสถตสรปผลการดำาเนนงานระบบหองสมดอตโนมต

24

ตวอยาง: รายงานสถตผใชบรการฐานขอมลออนไลน ของ สำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

ภาพท7 รายงานสถตผใชบรการฐานขอมลออนไลน

ตวอยาง: รายงานสถตปงบประมาณ 2561 ของ สำานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม

25

ภาพท8 รายงานสถตปงบประมาณ 2561ประโยชนของรายงาน หองสมดและสถาบนบรการสารสนเทศไดกลาวประโยชนและความสำาคญดงน(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 222) 1. ชวยใหผบรหารเขาใจและเหนความสำาคญของหองสมดไดดขน

26

2. ชวยใหผบรหารไดทราบถงปญหา และอปสรรคในการดำาเนนงาน ดานตาง ๆ ของหองสมด 3. เพอเปนแนวทางในการกำาหนดแผนงาน หรอโครงการ ของหองสมดในอนาคต 4. เพอใหผบรหารทราบถงสถตตาง ๆ และปรมาณงานหองสมด 5. เพอเปนขอมลในการเสนอของ งบประมาณ ในปตอไป 6. เพอเปนหลกฐานในการพจารณา ความดความชอบ ของอาจารยบรรณารกษและเจาหนาทของหองสมด 7. เพอใหบรหารไดใหความรวมมอกบบรรณารกษ ปรบปรงกจการงานของหองสมดใหดขน และสนองความตองการของผใชบรการใหไดมากทสด การจดทำาสถตและการทำารายงาน จะตองทำาโดยสมำาเสมอ เพอรวบรวมสถตตาง ๆ เปนรายวน รายเดอน เพอจดทำางานประจำาป นำาเสนอผบงคบบญชา และผใชบรการหองสมดใหทราบความเคลอนไหวการบรการ สถตตาง ๆ และกจกรรมของหองสมดเปนราย ๆ ไป(จมพจน วนชกล, 2531,หนา 224)

สรป สถต คอหลกฐานทรวบรวมเอาไวเปนตวเลขสำาหรบเปรยบเทยบ สถตของหองสมดและสถาบนบรการสารสนเทศอน ๆ จงเปนตวเลขทแสดงถงผลงานขององคการวามความกาวหนาไปมากนอยเพยงใดการแสดงผลงานของสถาบนบรการสารสนเทศทแสดงออกมาเปนตวเลขทำาใหสามารถมองภาพการปฏบตงานของสถาบนสารสนเทศไดชดเจนแจมแจงยงขน ทงนเพราะการจดงานของสถาบนบรการสารสนเทศไมเหมาะทจะจดเปนจำานวนชวโมงเหมอนชวโมงสอนของคร งานของสถาบนบรการ

27

สารสนเทศเปนงานตอเนองทตองปฏบตตอเนองไดเรอย ๆ ตลอดทงวน ทกวน ทกสปดาห โดยไมหยดยง การวดผลการปฏบตงานจงเปนไปไดยาก เพอใหเหนเปนรปธรรมจงตองใชสถตเปนเครองวดปรมาณงานและทำารายงานเสนอตอผบงคบบญชา สำาหรบใชในการดแลควบคมการปฏบตงานของเจาหนาท รวมทงใชเพอประกอบการพจารณาปรบปรงรปแบบการปฏบตงานและพฒนางานดานตาง ๆ ของสถาบนบรการสารสนเทศรายละเอยดทนาสนใจเกยวกบสถต ทำารายงาน คอการบนทกหลกฐานตาง ๆ ในการทำางานเพอตรวจสอบเปรยบเทยบความเจรญกาวหนา ทำาใหทราบความเปนไป ความเคลอนไหวและปญหาการปฏบตงานของหองสมด บรรณารกษจะไดนำามาพจารณาแกไขปรบปรงใหงานนนเจรญกาวหนาตอไป ทงยงเปนการรายงานความกาวหนาในการปฏบตงานตอผบงคบบญชา นอกจากนนยงเปนการประชาสมพนธ ใหทราบวาหองสมดไดทำาอะไร การทำารายงานของหองสมด ควรมอะไรบาง เปนตน

บรรณานกรม

จมพจน วนชกล. (2531). สารสนเทศศาสตร. กรงเทพฯ: โอเดยนสโตร.

ไพโรจน แกวเขยว. (2560). หองสมดเพอการเรยนร. นครปฐม: บรรณสาร.

สำานกราชบณฑตยสภา. (2539). พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2525 .

กรงเทพฯ: อกษรเจรญทศน.

28