¿Qué es el Kaizen y para qué sirve?

Desde hace un tiempo tenía pendiente compartir este tema. Para algunos a lo mejor no es nada nuevo, pero es bueno recordar… y para los que no le conocen tal vez este post les pueda ayudar a introducirse al conocimiento del Kaizen.

¿Qué es Kaizen?

El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Si bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito empresarial, ahora ha transcendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de organización no empresarial.

Este sistema se originó en Japón y nació de la necesidad imperiosa que el pueblo japonés tenía para salir de la situación que vivía después de perder la Segunda Guerra Mundial, aunado a esto que la isla no posee una gran cantidad de recursos naturales que le permitiese colocarse a la altura de la potencias occidentales. El éxito de los sistemas de calidad japoneses, como el Kaizen, ha revolucionado la industria en Asia Oriental. Países como Singapur, Indonesia, China, Malasia entre otros han tenido un crecimiento acelerado debido a la adopción de este tipo de sistemas.

¿Cuál es su utilidad?

En sí, la esencia del Kaizen es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas y grandes acciones, pero de forma diaria.

El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días. Es una idea individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los miembros de la organización, equipo, etc.

¿Requiere de una gran inversión?

Pues no. No depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla, sino que se puede empezar con lo que ya se tiene. Al contrario el Kaizen en lugar de traer más gastos traerá mejores réditos. En una empresa, por ejemplo, incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega y los costos sin necesidad de invertir en nueva tecnología, sino actuando con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera y mejorando los procesos. Para ello, una de las herramientas de las que se vale el Kaizen son las 5S. Estas son cinco palabras japonesas que en forma sistemática ofrecen el step by step para alcanzar esa mejora continua. Desde luego no es la única herramienta, pero si la

más elemental dentro de este sistema y a la cual le dedicaremos un par de post adicionales para conocerlas

Las 5s del Kaizen (I)

Proseguimos con la serie Kaizen y la calidad. Recordemos, como mencionamos en el post anterior, que las 5 S son el step by step básico de la adopción del Kaizen. Son acciones que nos ayudarán a realizar nuestras actividades de una manera eficiente y efectiva.

En concreto esas acciones son:

Seiri (Clasificar) Seiton (Ordenar) Seiso (Limpieza) Seiketzu (Estandarizar) Shitzuke (Disciplina)

Seiri ~ Clasificar

Diferenciar entre lo útil y lo inútil.

En el lugar de trabajo sea una fábrica, oficina, biblioteca y en el mismo hogar se encuentra lleno de cosas que no son necesarias. En una fábrica, por ejemplo, se puede encontrar materias primas obsoletas; en las oficinas son carpetas con papeles que ya nadie necesita y que no es vital mantenerlos; en el hogar, utensilios o cualquier accesorios que se “cree” que son útiles y que se deben mantener a la vista para “cuando se necesite”. Hasta en nuestras computadoras encontramos programas obsoletos o archivos que ya no usamos y

que no se requiere guardar, y que ocupan lugar y reduce el rendimiento de nuestro equipo.

Entonces esta acción en esencia consiste en: mantener únicamente lo necesario para el proceso, remover todos los elementos que no son necesarios para el trabajo.

Beneficios:

Libera espacio que permite el almacenamiento correcto de las cosas. El trabajador es más productivo al contar con suficiente espacio para moverse. Crea un área de trabajo más segura. Mejora el control visual del proceso. Ahorro de tiempo al buscar las cosas que ya se ordenaron.

Seiton ~ Ordenar

Ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil.

El seiton trata de disponer como corresponde cada cosa para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para realizar esta acción se debe asignar una ubicación a cada cosa y un nombre que lo identifique.

Beneficios:

Facilita el acceso rápido a los elementos que se requieren para el trabajo. Mejora la información en lugar de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo

potencial. Mejora de la productividad global.

En el siguiente post trataremos las últimas tres de la 5 S.

Seiso ~ Limpieza

Vigilar el orden y la limpieza siempre.

Consiste en limpiar y descontaminar el entorno de trabajo de factores como la suciedad, polvo, fluidos. El seiso también consiste en verificar el orden y asegurarse que la el orden y la limpieza sea parte del trabajo diario.

Beneficios:

Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Se incrementa la vida útil de los equipos. Mejora el bienestar físico y mental del trabajador. Se reducen los desperdicios. La calidad del producto se mejora.

Seiketzu ~ Estandarizar

Cuidar la higiene y el aseo personal.

Consiste en mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con en seiri, seiton y seiso. Las personas deben mantenerse limpias también por medio de su ropa o uniforme y su equipo de seguridad industrial de ser necesario.

Beneficios:

Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo.

Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad.

Sheitzuke ~ Disciplina

Generar el hábito de la autodisciplina.

Trata de construir una disciplina y formar el hábito de guardar las 5 S hasta hacerla una forma de vida no solo en el trabajo sino que también en el hogar.

En el lugar de trabajo se requiere procedimientos, lo que a su vez implica controles y el autocontrol de los mismo emplea

Beneficios:

Se crea una cultura de sensibilidad, respecto y cuidado de los recursos de la empresa. El cliente se sentirá más satisfecho debido a que los niveles de calidad serán

superiores. El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día. Espero que estos post te hayan sido de provecho para conocer esta herramienta de

calidad japonesa. En el futuro espero seguir compartiendo sobre estas.

En mi experiencia personal, esta última S es la que permite mantener las demás. ¿Por qué? Pues se necesita de mucha disciplina para ser constante en cada una de las 5S.

Si eres el responsable de liderar este tema en tu organización, recuerda siempre el Kaizen es un proceso continuo por lo cual no puedes esperar resultados en las primeras de cambio. Recuerda que es un cambio y el cambio por si genera resistencia. La dinámica de tus procesos de cambio te darán la pauta para ir avanzando en esta efectiva metodología de calidad.