1

Rebus: Projekthantering till Resebyrå-modulen. 2011-05-20: Åbergs DataSystem AB

Vad är Projekthantering? Resebyråer som skräddarsyr paketresor till kunder och arbetar med resan som ett projekt under en tid innan resan går kan använda den här modulen. Den största skillnaden mot att göra en normal beställning är att på ett projekt kalkylerar man intäkter och kostnader och sedan balanskonteras allt tills resan har gått då man avslutar projektet. Först då sker intäkts/kostnads-kontering. Läs följande exempel för att se vad som kan hända. En kund ringer och säger att de vill ha en offert för 20 personer med flyg till London och hotell för fyra nätter, därutöver även en övernattning i Sverige kvällen innan resan. Fem hyrbilar ska bokas i London som de kan hämta upp på flygplatsen vid ankomst. Resebyrån beräknar vad det kostar med alla inblandade leverantörer (hotell, flygbolag och hyrbilsföretag) samt beräknar den vinst de vill ha. Då får de fram ett pris till kunden. I Rebus startar man en ny beställning som man markerar som ”Projekt”. Då man har registrerat kunden kommer man direkt till den nya fliken för att mata in data om projektet. Beställningen ställs i första läget in på beställningstyp ”Offert” för att inte få den medräknad i försäljningsstatistiken. Man skriver in destination, avreseort, avresedatum, antal dagar och antal resenärer. En resenär skapas med det antal resenärer som angivits. Projektets ordervärde kan anges med fem olika belopp beroende på vilken moms som används (4 olika momssatser + 1 momsfri). Det är viktigt med tanke på att ett projekts delar kan bestå av olika belopp var och en med olika moms. T.ex. kan en del av resan ha 25% moms, en del kan ha 6% moms, en del kan ha 12% moms och en annan del kan vara momsfri. Möjligheten till EU-moms på 2,67% finns också. Dessa fem belopp sammantaget bildar projektets totalbelopp och projektets totala moms räknas ut från detta. Inställningar för vilka artiklar som ska användas för dessa belopp görs i rutinen Generella data i Resebyrå-Back. Inställningar finns för att ange artiklar för både ”moms ingår” och ”moms tillkommer”. Eventuell leverantör bestäms på artiklarna i artikelregistret. Finns det ingen leverantör registrerad på artiklarna används den egna leverantören. De beräknade kundintäkterna och de beräknade leverantörskostnaderna registreras i projektet på budgeteringssidan. Skillnaden mellan budgeterad intäkt och kostnad är den budgeterade vinsten. När man klickar på Spara-knappen skapas en beställning utifrån dessa uppgifter. Leverantörerna läggs automatiskt upp i flik 3 och artiklar med det budgeterade ordervärdet skapas. Anledningen till att projekt går via en beställning är att hela Rebus-systemet kretsar runt en beställning: priser, olika leverantörer, avprickningar, bevakningar, statistik, fritexter, flygbiljetter, bekräftelser, delfakturor, slutfakturor, betalningar m.m. När beställningen/projektet har sparats kan en bekräftelse/offert skrivas ut. Än så länge har inget projektnummer tilldelats beställningen eftersom den fortfarande befinner sig på offertstadiet. Därför kan man inte fakturera något, inte heller ta in flyg eller koppla leverantörsfakturor. För att det ska gå måste man markera beställningen/projektet som ”accepterad”.

2

När kunden accepterar offerten söker man fram beställningen (som är projektet), går till flik 7 ”Projekt” och markerar projektet som accepterad. När man sparar så får projektet ett löpande projektnummer samt att beställningstypen (på flik 1) ändras från ”offert” till normal beställning som man ställt in i Generella data. Beställningen syns nu i försäljningsstatistiken. Om kunden inte accepterar kan beställningen/projektet istället makuleras. Efter acceptering kan man börja arbeta med kundfakturor och att koppla ihop leverantörsfakturor, flyg och eventuella manuella betalningar mot projektet. Skillnaden mellan en vanlig beställning och ett projekt är att man på ett projekt redan från start har beräknat intäkten från kunden och kostnaden till leverantörerna och att allt som berör kontering såsom kundfakturor, flygbiljetter och inkomna leverantörsfakturor inte intäktsbokförs eller kostnadsbokförs förrän projektet är klart och avslutat. Det läggs istället på ett balanskonto som vid projektavslutet omförs till korrekt intäkts/kostnads-konton. När man t.ex. tar in flygbokningar via ett CRS-system (t.ex. Amadeus) så kommer flygsträckorna och biljetterna in på beställningen/projektet. Istället för att biljettpriset läggs in som en artikelrad, som det gör på en vanlig beställning, skapas en internnota med biljetterna som kopplas mot projektet. En BSP-skuld bokförs mot projektets balanskonto. Likadant är det med inkomna leverantörsfakturor, de kopplas mot projektet och en internnota skapas och konteringen sker på balanskontot tills projektet avslutas. Ibland har man även andra kostnader som man tar ur handkassan, t.ex. bjudluncher, utlägg för porto m.m. Sådana utgifter ska också föras till projektet. Man gör då en manuell betalning som kopplas till projektet. Även här skapas det en internnota och kostnaden balanskonteras. Från ett accepterat projekt kan resebyrån skicka en faktura på anmälningsavgift till kunden via en aconto-faktura eller en delfaktura och slutfaktura kan tas ut senare. Allt som faktureras kunden från projektet ska bokföras på ett balanskonto som angivits i kontoplanen (t.ex. 2685) och först när projektet avslutas omförs all kontering från balanskontot till rätt intäkts/kostnads-konto. Det här är dock en sanning med modifikation eftersom man under varje månad/period vill ha omsättningssiffror att redovisa till myndigheterna med försäljning och moms samtidigt som det ännu inte är klart och finns på ett balanskonto. För att förtydliga gången i ett projekt med all möjlig kontering kommer det förklaringar på följande sidor med utgångspunkt från ett testprojekt. Observera att vi i testprojektet gör alla transaktioner samma dag (denna manual skrevs så). I verkligheten kommer ett projekt vara utdraget över en längre tid, kanske i månader.

3

Inställningar För att kunna använda Resebyrå-modulens projekthantering måste ett antal inställningar göras.

Artikelregister

Eftersom ett projekts totalbelopp kan bestå av flera olika delar med olika momssatser måste det en gång för alla läggas upp ett antal unika artiklar med olika momssatser, konton och leverantörskopplingar i artikelregistret. I exemplet är artikeln med 25% moms upplagd. Gör likadant med en artikel för belopp med 6% moms, 12% moms och en för momsfritt belopp. Det finns även plats för en fjärde artikel med annan momssats t.ex. EU-moms på 2,67%. Totalt kan fyra momsartiklar och en momsfri artikel användas på ett projekt. Ska man bara arbeta med ”moms ingår” gör man som beskrivs ovan. Vill man ha möjlighet till projekt med ”moms tillkommer” måste artiklar med den inställningen också registreras. Leverantörs-ID måste kopplas mot artiklarna så att beställningsformuläret ska veta vilken leverantör som automatiskt ska läggas upp då ett projekt skapas.

4

Kontoplan

I kontoplanen måste ett antal konton matas in specifikt för projekthanteringen. Balanskonto Ange ett balanskonto för öppna/pågående projekt. Det finns två balanskonton om man skulle vilja dela upp intäktssidan och kostnadssidan på olika balanskonton. Försäljning Ange ett intäkts/försäljningskonto för öppna/pågående projekt. När man aconto-fakturerar ett projekt läggs konteringen på aconto-konton tills man slutfakturerar då allt omkonteras till artiklarnas slutliga intäkts/försäljnings-konton. För att det ska vara möjligt att ha andra aconto-konton för projekt än vanliga beställningar som aconto-faktureras har så finns den möjligheten här. Om man inte vill ha något specifikt aconto-konto så kan man ange samma konto som projektartikeln har. BSP-skuld Ange ett konto för BSP-skulden. Det används då en flygbokning tas in i Rebus och en internnota skapas. Flygkostnaden läggs på balanskontot och motkonteras som BSP-skuld. Detta konto ska också användas när man bokför BSP-kostnaden och BSP-betalningen och även då en manuell korrigering görs på projekten. Läs mer under rubriken ”Flygbiljetter”. Kostnad flyg När projektet avslutas omkonteras flygbiljetter från balanskontot till detta konto. Inköp flyg När BSP-kostnaden kommer bokför man manuellt BSP-skulden mot ”Inköp flyg”. Den manuella korrigering som görs på projekten använder också kontot. Läs mer under rubriken ”Flygbiljetter”. Aconto (intäkt/momsfri) Ange samma konto som den momsfria projektartikeln har.

5

Aconto (intäkt/momspliktig) Ange samma konto som den momspliktiga projektartikeln har. Aconto (momskonto) Ange samma konto som momsen på den momspliktiga projektartikeln bokförs på. Om man inte vill visa momsen förrän på slutfakturan så sätter man samma konto som fältet ovanför. Då tar de ut varandra på bokföringsunderlaget och visas först vid kontering av slutfakturan.

Generella data

Under fliken ”Projekt” finns det en del inställningar som måste matas in för att projekthanteringen ska fungera som den ska. Nästa projektnr När man accepterar ett projekt tilldelas beställningen ett projektnummer. Ange den nummerserien här. Numret uppdateras löpande. Nästa internnota Ange nummerserien för internnotor. Numret uppdateras löpande. Best.typ Offert Ange vilken beställningstyp som ska användas för beställningar/projekt som bara är på offertstadiet och ännu inte är accepterade. Observera att den beställningstyp som väljs måste ha fältet ”Offert” markerad. Först då hanteras den som en offert, d.v.s. den kommer inte att visas i försäljningsstatistik och inte heller på listan ”Ofakturerade beställningar”.

6

Best.typ Accepterad Ange vilken beställningstyp som ska användas för beställningar/projekt som har accepterats. Stäng-kontroller Här kan man välja vilka kontroller programmet ska göra när ett projekt ska stängas. 1 – Alla kontroller görs (Kund/Lev/BSP-korrigering) 2 – Endast kontroll på kund (Allt fakturerat + Alla betalda) Om man valt 1 görs följande kontroller vid stängning av ett projekt:

1. Kontrollerar att allt belopp på projektet är fakturerat kunden. 2. Alla kundfakturor måste vara betalda eller makulerade. 3. Alla leverantörsfakturor måste vara betalda eller makulerade. 4. Alla flygbiljetter måste vara BSP-korrigerade.

Om valet är satt till 2 görs endast kontrollerna 1 och 2. Punkt 3 och 4 utförs inte. Detta val finns för att företaget ska kunna välja hur säljarna ska arbeta. Om de ska få stänga sina projekt utan att veta ifall ekonomiavdelningen har betalat alla leverantörsfakturor och BSP ska inställningen vara satt till 2. Säljarna måste däremot alltid ha koll på kundsidan av sitt projekt d.v.s. att allt är fakturerat och kunden har betalat. Bokför projektnr Om man vill bokföra intäktskonton med projektnr (t.ex. 3010.6000001) kan man markera det här fältet. Då kopieras beställningens projektnr till fältet ”Projektnr” på beställningens flik 5. Det används i sin tur vid bokföringen. Stäng-kod Om man endast vill att någon eller några personer på företaget ska få stänga projekt kan man här ange en kod som man måste kunna för att få tillåtelse att stänga projekt. Avsluta-kod Om man endast vill att någon eller några personer på företaget ska få avsluta projekt kan man här ange en kod som man måste kunna för att få tillåtelse att avsluta projekt. Projektartiklar Eftersom ett projekt ofta består av belopp med olika momssatser så ska en del av beloppen för resa, boende och andra tjänster momsbeläggas med 0%, 6%, 12%, 25% och EU-moms på 2,67%. Här anger man en momsfri projektartikel samt fyra projektartiklar med olika momssatser för projekt om man arbetar med ”moms ingår” och ytterligare fyra andra artiklar om man arbetar med ”moms tillkommer”. Därmed kan ett och samma projekt bestå av väldigt olika produktslag med olika momser.

7

Skapa ett nytt projekt

På första sidan när man skapar en ny beställning måste man markera fältet ”Projekt” samt om man ska arbeta med ”moms ingår” eller ”moms tillkommer” (inringat i rött). Med denna markering talar man om att beställningen kommer att bli ett projekt istället för en vanlig beställning. En ny flik (flik 7) uppenbarar sig på formuläret. När man registrerar kunden och vandrar igenom alla fält på flik 1, eller trycker PageDown så hamnar man automatiskt på flik 7 där uppgifterna om projektet ska registreras.

8

Så här ser flik 7 i beställningsformuläret ut då en beställning lagts upp som ett projekt. Status Valen är ”Offert”, ”Accepterad” och ”Offert, ej accepterad”. Man börjar alltid med ”Offert” och så länge man arbetar i det läget kan man inte fakturera kunden och beställningen syns inte i statistiken. När kunden har godtagit offerten ändrar man status till ” Accepterad”. Då tilldelas beställningen ett projektnummer och kunden kan börja faktureras och man kan börja koppla leverantörskostnader mot projektet. Om kunden inte godtar offerten kan man ändra status till ” Offert, ej accepterad” om man vill ha statistik på ej godtagna offerter. Annars kan man bara makulera offerten. Benämning Ange benämning på projektet Destination/Avreseort/Avresedatum/Antal dagar Ange uppgifter om resan. Antal resenärer Ange antal resenärer. Status Här anger man om projektet är öppet, stängt eller avslutat. Projektets belopp När det gäller beloppen måste projektets värde ha delats upp enligt de momssatser som gäller för varje del. Mata in beloppen på rätt ställe av fem möjliga, i exemplet finns det ”Moms ingår 25%”, ”Moms ingår 12%”, ”Moms ingår 6%”, ”Moms ingår 2,67%” samt ”Ingen moms”. Hade man valt att arbeta med ”moms tillkommer” hade det stått det istället. Sammantaget ger dessa en total kundkostnad som kommer att visas i kolumnen ”Beräknad/budgeterad”. Därefter ska den beräknade leverantörskostnaden eller den beräknade marginalen anges. Ange ett värde i något av dessa fält så räknas den andra ut. Vilket som ska anges beror på era förutsättningar. Programmet visar då beräknad vinst och marginal för projektet. Kolumnen ”Faktisk/Verklig” visar än så länge 0 eftersom inga faktiska kostnader ännu har lagts in i projektet. När man klickar på ”Spara”-knappen skapas en beställning utifrån dessa uppgifter. Destination, avreseort, avresedatum och antal dagar som man har skrivit in kopieras automatiskt till flik 2. En resenär skapas med det antal resenärer som angivits. Leverantörer läggs automatiskt upp i flik 3 och artiklar med det budgeterade ordervärdet skapas.

9

Flik 2:

Flik 3:

Om beloppen på ett projekt ska ändras kan man göra det på flik 7 eller direkt här i flik 3. Oavsett var man gör det så hänger allt ihop. Ofta vill man inte ha dessa klumpsummor utan man vill lägga upp korrekta leverantörer och korrekta artiklar. Summorna på flik 7 kommer att uppdateras beroende på vilken momssats det matchar med.

10

Accepterande av projekt Innan man har accepterat ett projekt kan man inte fakturera kunden, man kan inte ta in flygbiljetter och koppla mot projektet, man kan inte heller koppla manuella betalningar eller leverantörsfakturor. När man har gjort en acceptering av projektet får man ett unikt projektnummer och man kan börja fakturera och koppla ihop leverantörer mot projektet.

Kundfaktura

En acontofaktura tas ut på en del av summan. Kunden ska debiteras 40,000 av 100,000 som en anmälningsavgift. Nu börjar kolumnen ”Faktisk/verklig” att ändras, men än så länge är det långt kvar till den beräknade/budgeterade beräkningen.

11

Manuell betalning: Middag

En middag har gjorts med representanter för gruppen som ska resa. Detta togs ur handkassan och kopplades mot projektet. En internnota skapades på kostnaden.

Kolumnen ”Faktisk/verklig” har nu även fått in en kostnad och marginalen har ändrats. Alla kostnader visas exklusive moms.

12

Manuell betalning: Utlägg för porto

Ett utskick har gjorts till alla resenärer. Även här togs det ur handkassan och kopplades mot projektet. En internnota skapades på kostnaden.

Kolumnen ”Faktisk/verklig” har ändrat sig igen, mer kostnader har tillkommit och marginalen har ändrats. Alla kostnader visas exklusive moms.

13

Flygbiljetter

Flygbiljetter har tagits in från Amadeus. Dessa har lagts in som en kostnad på projektet via en internnota (nr 402) samt att kolumnen ”Faktisk/verklig” återigen har ändrat sig. I flik 3 ser man att resplanen för flyget har lagts in, inga priser har lagts in eftersom de redan är inräknade i kundkostnaden.

14

Även biljetterna har lagts in på beställningen. Skillnaden är att de inte är knutna mot resenärens namn som på en vanlig beställning och det beror på att inte alla resenärer skrivs med sitt eget namn på beställningens flik 2. Där finns bara ett grupp/projektnamn med det antal resenärer som projektet består av. Alla biljetter knyts alltså mot projektnamnet.

De fysiska resenärernas namn finns dock som information på flik 7. Där kan man se information om varje internnota som har skapats samt skriva ut internnotan. Se detaljerad information om detta lite längre fram i dokumentet. Detta gör dock att ett projekt med flygbiljetter som ska betalas via BSP inte kan betalas med ett resekonto som Diners TAC, VISA The Card, First Card eller American Express. Information som behövs om flygbiljetterna saknas eftersom inga prisrader skapas, det är ju redan från början inbakat i det projekterade priset, samt att biljetterna inte är kopplade mot rätt resenär på samma sätt som en vanlig beställning. Det saknas även information om t.ex. avdelning och kostnadsställe. Ett projekt utan BSP-betalning fungerar dock bra att betala via resekonto, d.v.s. om allt på projektet går som övrig-försäljning.

15

Slutfaktura

Resebyrån skickar en slutfaktura på projektet till kunden, d.v.s. de resterande 60,000 kronorna (inkl.moms). I exemplet ser man att det är exklusive moms som visas i fönstret. Nu är hela projektet fakturerat och kolumnen ”Faktisk/verklig” är återigen ändrad.

16

Hotell i Sverige

En hotellfaktura kommer, den registreras med 10,000 kronor varav 2,500 kronor är moms. Kopplingen av leverantörsfakturan till projektet görs på flik 2 där man konterar alla kostnader. Varje kostnadskonto måste kopplas mot ett projekt, även momsen. Detta gör att man kan ha många projekt kopplade mot en och samma leverantörsfaktura. Det kan även finnas kostnader på fakturan som inte härrör till något projekt, då lämnar man fältet ”Bestnr/Projekt” tomt. Kostnader som är kopplade mot ett projekt bokförs på balanskontot och de som inte är kopplade bokförs direkt på angivet kostnadskonto eller momskonto.

17

Sammanställningen över kostnader och intäkter på flik 7 har nu uppdaterats med den svenska hotellkostnaden och här ser man att det alltid är belopp exklusive moms som visas i den högra listrutan. Kolumnen ”Faktisk/verklig” har återigen ändrat sig.

18

Hotell i London

En faktura kommer från hotellet i London. Den registreras och kopplas till projektet i samband med konteringen. Fakturan är på 38,000 kronor, ingen moms.

19

Sammanställningen över kostnader och intäkter på flik 7 har återigen uppdaterats, denna gång med den utländska hotellkostnaden. Nu märker man att den beräknade kalkylen börjar likna det faktiska utfallet på marginal och vinst.

20

Hyrbil

Fakturan från hyrbilsföretaget kommer. Den registreras och kopplas till projektet i samband med konteringen.

21

Sammanställningen över kostnader och intäkter på flik 7 har nu uppdaterats med hyrbilskostnaden. Nu ser man tydligt att kolumnen ”Faktisk/verklig” nu är ganska nära den beräknade/budgeterade kostnaden/vinsten.

22

Högerklickar man på någon transaktion i sammanställningsrutan kan man bl.a. välja att se information om aktuell transaktion. I detta exempel gäller det en leverantörsfaktura.

Välj att visa information om leverantörsfakturan. Följande ruta kommer fram där man ser en mängd saker, t.ex. status på leverantörsfakturan, d.v.s. om den är betald eller obetald. Man ser även eventuella delutbetalningar och konteringsinformationen.

Högerklickar man på en manuell betalningsorder kan man välja att skriva ut en internnota eller se mer information om det den manuella betalningsordern gällde.

23

Informationsrutan visar följande information om den manuella betalningen.

Högerklickar man på en kundfaktura kan man välja att skriva ut fakturan eller betala den.

Högerklickar man på en biljett kan man välja att skriva ut internnotan, visa information om biljetterna, makulera internnotan eller visa projektets resenärer (OBS: Endast de som kommit in via CRS-trailer).

24

Informationsrutan visar följande information om flygbiljetterna.

Väljer man istället att visa resenärerna kommer följande ruta fram.

Dessa resenärer har kommit in på projektet i samband med att man tog in en CRS-trailer. Man fick då in biljetter för BSP-avstämning, resenärernas namn samt flygsträckorna.

25

Lägesrapport I Resebyrå-Back finns en lägesrapport som visar status för projekten. Alla listor som hör ihop med projekt ligger logiskt nog i menypunkten som heter ”Projekt”.

Urval:

1. Offererade/Accepterade projekt 2. Offererade projekt 3. Accepterade projekt 4. Offererade, ej accepterade projekt

Urval:

1. Öppna/Stängda/Avslutade projekt 2. Öppna projekt 3. Stängda/Avslutade projekt

Man kan välja att visa projekt för vissa signaturer/säljare, mellan vissa avresedatum samt fram till ett visst transaktionsdatum. Det finns kolumner på listan för omsättning, vinst och marginalprocent för både accepterade och ännu ej accepterade projekt, d.v.s. ”Beräknat/budgeterat” och ”Faktiskt/verkligt”.

26

Listan är i liggande format eftersom den innehåller mycket uppgifter.

27

Transaktioner En lista som visar ett projekts alla transaktioner kan skrivas ut. Den visar alla kopplade leverantörsfakturor, flygbiljetter och manuella betalningar och status på dessa d.v.s. om de är betalda eller inte. Den visar också alla utställda kundfakturor och sist på listan visas det vilken marginal man har utifrån skillnaden mellan intäkter och kostnader.

På den första versionen av transaktionslistan markerar vi inte fältet ”Konteringsöversikt”. Då kan listan se ut så här.

28

På den andra versionen av transaktionslistan markerar vi fältet ”Konteringsöversikt”. Listan kan då se ut så här när projektet inte är avslutat. Sida 1:

29

Sida 2:

30

BSP kommer

När BSP meddelar vad kostnaden för periodens flygbiljetter är måste det bokföras manuellt, både kostnaden och betalningen som BSP drar via resebyråns konto. Den manuella kontering som krävs har man i dag bokfört utanför Rebus, men för att få det att hänga ihop med ett projekt och få ut det på samma bokföringsunderlag bör det göras i Rebus. Det görs via en ny rutin i Resebyrå-Back: Projekt: BSP-korrigering. BSP-konteringen görs genom att klicka på knappen ”BSP-kontering” i ovanstående formulär. Följande formulär kommer då fram:

Ange värden i alla fält och klicka på ”Spara”. Då skapas det bokföringsposter som kommer att komma med i nästa utskrift av bokföringsunderlagen. När BSP är bokfört måste de flygbiljetter som finns i projekt korrigeras. Ange vilket biljettdatum-intervall som gäller och klicka på ”Sök”. När biljetterna visas på skärmen, klicka på knappen ”Korrigera” så skapas det korrigeringskonteringar för de biljetterna och status ändras på flik 7 i projektet. För en förklaring över konteringen, se ”Förklaring: Flygbiljetter”.

31

När allt är klart!

På den här beställningen/projektet har alla kundfakturor och leverantörsfakturor betalats. BSP har kommit och den har konterats manuellt (både kostnad och utbetalning). Flygbiljetterna har också BSP-korrigerats manuellt. Allt är alltså klart. Nu kan man stänga eller avsluta projektet för att omkontera allting.

32

Stänga ett projekt När man stänger ett projekt händer ingenting med konteringen. Det som händer är att man har stängt projektet så att man inte kan utföra fler transaktioner. Ändra status på projektet från ”1-Öppen” till ”2-Stängd” och klicka på ”Spara”. För det första kan man ha valt att man måste kunna en kod för att få stänga ett projekt. Rebus visar i så fall upp en ruta där man ska mata in koden. Kan man inte koden kan man inte heller stänga projektet. När man vill stänga ett projekt görs följande kontroller beroende på vilken inställning man gjort i rutinen Generella Data. Om man valt 1 ”Alla kontroller görs (Kund/Lev/BSP-korrigering)” görs följande:

1. Kontrollerar att allt belopp på projektet är fakturerat kunden. 2. Alla kundfakturor måste vara betalda eller makulerade. 3. Alla leverantörsfakturor måste vara betalda eller makulerade. 4. Alla flygbiljetter måste vara BSP-korrigerade.

Om man valt 2 ”Endast kontroll på kund (Allt fakturerat + Alla betalda) görs endast kontrollerna 1 och 2 ovan. Punkt 3 och 4 utförs inte. När man har stängt ett projekt kan följande inte längre göras:

• Man kan inte ändra på något belopp på ordern/projektet. • Man kan inte knyta någon mer leverantörsfaktura/flygbiljett/manuell betalning till

projektet. • Man kan inte fakturera kunden mer.

33

Avsluta ett projekt När man avslutar ett projekt måste man ange ett avsluts/bokförings-datum så att allt bokförs om på korrekt period från balanskontot till rätt intäkts/kostnads-konton. Man behöver inte ha stängt ett projekt innan man avslutar det, man kan gå direkt från ”öppen” till ”avslutat” om man vill. Ändra status på projektet från ”1-Öppen” eller ”2-Stängd” till ”3-Avslutad” och klicka på ”Spara” Om man i Generella data har bestämt att man måste kunna en kod för att få avsluta projekt kommer det först upp en inmatningsruta där man ska ange koden. Kan man inte koden kan man inte heller avsluta projektet.

När man vill avsluta ett projekt görs följande kontroller:

1. Inga transaktioner får finnas med senare datum än det angivna avslutsdatumet. 2. Kontrollerar att allt belopp på projektet är fakturerat kunden. 3. Alla kundfakturor måste vara betalda eller makulerade. 4. Alla leverantörsfakturor måste vara betalda eller makulerade. 5. Alla flygbiljetter måste vara BSP-korrigerade.

När man har avslutat ett projekt kan följande inte längre göras:

• Man kan inte ändra på något belopp på ordern/projektet. • Man kan inte knyta någon mer leverantörsfaktura/flygbiljett/manuell betalning till

projektet. • Man kan inte fakturera kunden mer.

34

Om man skriver ut en transaktionslista när projektet är avslutat ser man att alla balanskonton har omkonterats. Jämför med samma lista före avslut på sida 28-29. Detta är sida 1:

35

Sida 2:

Konteringen för utbetalning av BSP kommer inte med på transaktionslistan eftersom utbetalningen inte endast gäller detta projekt. Om BSP-utbetalningen är gjord är även konto 4001 (inköp flyg) och 1930 (Bankgiro) justerade. Se totalkonteringen sist i dokumentet.

36

Om man inte hade valt konteringsöversikt på transaktionslistan ser det avslutade projektet ut så här.

37

Förklaring: Manuell betalning Ibland har man mindre kostnader till ett projekt som man tar ur handkassan. Dessa slår man in via fakturainbetalningens funktion ”Manuella betalningar”. Den rutinen är också kompletterad med ett fält för att knyta betalningen mot en beställning/projekt. Om man gör det skapas en internnota på betalningen som kopplas mot beställningen/projektet och kan direkt ses i beställningens flik 7 samt att beloppet bokförs på balanskontot istället för det angivna motkontot och eventuella momskontot tills projektet avslutas då det omförs. 1. Manuell betalning registreras 1910 -1500 Kontant kassa 2685 1500 Balanskonto 2. Projektet avslutas 2441 1500 Motkonto

2685 -1500 Balanskonto

Förklaring: Leverantörsfakturor När det kommer kostnader från leverantörer som anlitats för projektets räkning, t.ex. hotell, hyrbil och marktransporter så registreras dessa leverantörsfakturor i Rebus. Som vanligt bokförs de mot kundskuldskontot på t.ex. 2440 och ett eller flera kostnadskonton t.ex. 4110 och 4120 men om man kopplar leverantörsfakturan mot projektet så bokförs kostnaden mot balanskontot (2685) istället tills projektet stängs då kostnaden omförs till de kostnadskonton som angivits (t.ex. 4110 och 4120) på det angivna bokföringsdatumet. Se följande schema: 1. Lev.fakturan registreras 2440 -8000 Lev.skuld 2685 8000 Balanskonto 2. Lev.fakturan betalas 2440 8000 Lev.skuld 1930 -8000 Bankgiro 3. Projektet avslutas 4110 6000 Kostnadskonto 1 4120 2000 Kostnadskonto 2 2685 -8000 Balanskonto

Förklaring: Flygbiljetter När flygbiljetter ställs ut tas de in i Rebus via ett CRS-företag (t.ex. Amadeus). Flygbiljetternas nettopris är kostnaden för flyget och inga extra avgifter debiteras. Dessa flygbiljetter ska inte innebära någon extra fakturering till kunden eftersom deras kostnad redan är medräknad i det offererade och fakturerade beloppet. Flygbiljetterna måste dock in på beställningen/projektet för att BSP-journalen ska kunna stämma av dem samt att kostnaden bokförs på balanskontot tills avslut görs. 1. Flygbiljett tas in 2430 -3000 BSP-skuld 2685 3000 Balanskonto 2. BSP kommer (manuell rutin) 4001 3000 Inköp flyg 2430 -3000 BSP-skuld 3. BSP betalas (manuell rutin) 1930 -3000 Bank 2430 3000 BSP-skuld 4. Manuell korrigering av projekt 4001 -3000 Inköp flyg 2430 3000 BSP-skuld 5. Projektet avslutas 4100 3000 Kostnad flyg 2685 -3000 Balanskonto

38

Flygbiljetter skapar alltid en internnota, oavsett om de tas in via CRS-system eller skapas manuellt via biljettrutan. Internnotor skapas också då en flygbiljett avbokas, makuleras eller delkrediteras. Flygbiljetter kan också makuleras då man makulerar en hel flygleverantör på flik 3. De biljetter som makuleras skapas det också en internnota för. Marktransporter räknas inte med här, de kommer som separata leverantörsfakturor.

Förklaring: Internnotor / Lev.fakturor /Kundfaktur or Alla kostnader som inte är leverantörsfakturor (flygbiljetter och manuella betalningar) som kopplas mot ett projekt får ett ”internnota-nummer” för att man ska kunna skriva ut dem och samla i en mapp om projektet om man vill. Internnota-numret används i projektfliken (flik 7) i beställningsformuläret för att visa alla kostnader för projektet. Om man högerklickar på en transaktion så kan man skriva ut en internnota. Om transaktionen däremot är en kundfaktura kan man välja att skriva ut eller betala fakturan. Om transaktionen är en leverantörsfaktura kan man välja att få information om fakturan inklusive aktuell status (betald, obetald eller delbetald samt information om eventuella delutbetalningar). När det gäller leverantörsfakturor kan man ju få en samlingsfaktura från en leverantör där delar av kostnaden ska läggas på olika projekt. Det kan man göra i och med att kopplingen mot projekt ligger på konteringssidan (flik 2) då man registrerar en leverantörsfaktura. Man kan på samma faktura även få en kostnad som inte gäller något projekt, den kostnaden ska då kostnadskonteras på en gång. Allt detta går att göra. Kontera bara kostnaderna mot rätt projekt eller utan projekt. Glöm inte att koppla eventuell moms också mot rätt projekt.

39

Kontering: Bokföringsunderlagen till exemplet

Den totala konteringen innan projektet avslutats: Kundfaktura

40

Kundinbetalning

41

Leverantörsfaktura

42

Leverantörsutbetalning

Total kontering före avslutat projekt: Kontant kassa 1910 -6 000 Bankgiro 1930 78 438 Utbetalning 2111 -56 000 Moms 25% 2610 -4 000 Moms 6% 2612 -566 Projekt Balanskonto 2685 -11 872 Projekt Utrikes 3900 -70 000 Projekt Inrikes 3901 -25 434 Projekt Försäljningskonto 3990 95 434 Kundfordran 1510 0 Leverantörsskuld 2110 0 Projekt BSP-skuld 2430 0

43

Den totala konteringen efter att projektet avslutat s: Kundfaktura

Kundinbetalning

2441 användes som motkonto vid den manuella betalningen.

44

Leverantörsfaktura

Total kontering efter avslutat projekt: Projekt Balanskonto 2685 11 872 Projekt Försäljningskonto 3990 -95 434 Motkonto manuell betalning 2441 4 800 Moms 25% 2610 1 200 Ingående moms 1470 2 500 Projekt Kostnad flyg 4100 21 562 Leverantörskostnad inrikes hotell 4110 7 500 Leverantörskostnad utrikes hotell 4120 38 000 Leverantörskostnad hyrbil 4130 8 000

45

TOTAL KONTERING FÖR PROJEKTET: Ingående moms 1470 2 500 Kontant kassa 1910 -6 000 Bankgiro 1930 78 438 Utbetalning 2111 -56 000 Motkonto manuell betalning 2441 4 800 Moms 25% 2610 -2 800 Moms 6% 2612 -566 Projekt Utrikes 3900 -70 000 Projekt Inrikes 3901 -25 434 Projekt Kostnad flyg 4100 21 562 Leverantörskostnad inrikes hotell 4110 7 500 Leverantörskostnad utrikes hotell 4120 38 000 Leverantörskostnad hyrbil 4130 8 000 Kundfordran 1510 0 Leverantörsskuld 2110 0 Projekt BSP-skuld 2430 0 Projekt balanskonto 2685 0 Projekt försäljningskonto 3990 0