Receptfornyelse og genbestilling af medicin via FMK m.m. MedCom - version 7

Beskrivelse af mulige arbejdsgange ved genbestilling og receptfornyelse af medicin via FMK

30-10-2017

1

MedCom vil med denne vejledning forsøge at beskrive, hvilke udfordringer

kommunerne kan møde i forbindelse med medicinbestilling via FMK. Hvis

kommunerne oplever andre udfordringer, vil MedCom gerne have besked

herom. Vejledningen er en generel vejledning og ikke systemspecifik.

Lægemiddelordination

OBS! Nedenstående er bragt ind til den nationale FMK klinikerforumgruppe for afklaring af

anbefaling til rette arbejdsgang ved ordinationsændring - endelig anbefaling afventer godkendelse

af Styrelsen for patientsikkerhed oktober 2017.

Ordinationsændring

Eksisterende lægemiddelordinationer på FMK skal i videst muligt omfang bevares og ved behov ændres.

Hermed bevares historikken på lægemiddelordinationen.

- Lægen skal derfor ændre doseringen/styrken på eksisterende lægemiddelordination, når han

vurderer, at dosis enten skal øges eller nedtrappes. Fx fra Furix 20 mg, 1 tablet daglig til Furix 40

mg, 1 tablet daglig.

o I det lægen ændrer doseringen/styrken på en lægemiddelordination, vil det enkelte

lægepraksissystem samtidig støtte lægen i at ændre doseringsstartdato til, hvor ændringen

skal træde i kraft. Dvs. det er kun doseringsstartdato, som skal ændres og ikke datoen for

behandlingsstart.

o Når lægen ændrer i doseringen/styrken, skal han annullere åbne recepter med tidligere

dosering/styrke og udstede ny recept med gældende dosering/styrke.

o Hvis lægen ikke får annulleret de tidligere recepter, vil apoteket stadig kunne udlevere på

disse, og udleveringen vil ikke stemme med ordinationen i EOJ.

o Selvom lægen har ændret styrken på ordinationen, så har apoteket ikke mulighed for at se

dette. Apoteket har kun recepten at forholde sig til og vil udlevere i forhold til denne. Tag

kontakt til den enkelte læge, hvis der er tvivl om behandlingen.

- Lægen kan ændre i eksisterende lægemiddelordination, hvis eksisterende behandling/ ordineret

lægemiddel skal ændres til et lægemiddel, som ikke er synonymt med eksisterende. Fx Pinex 500

mg til Tramadol 50 mg. Det anbefales dog, at lægen i sådan tilfælde seponerer eksisterende

lægemiddelordination og opretter ny lægemiddelordination.

o Lægen skal huske at annullere åbne recepter, hvis en lægemiddelordination seponeres.

Apoteket vil kunne udlevere på åbne recepter, selvom lægemiddelordinationen er

seponeret.

o Hvis lægen ikke annullerer åbne recepter på en seponeret lægemiddelordination, vil

kommunen ikke kunne se udleveringer fra apoteket på disse. (I løbet af foråret 2017

forventes det, at alle EOJ-systemer med integration til FMK kan vise udløbne og

2

seponerede lægemiddelordinationer og dermed også udleveringerne tilknyttet hertil, da

det er et systemkrav).

- I nogle tilfælde vil der ske udlevering med anden styrke eller antal tabletter end det som recepten

er udskrevet med, trods lægen ikke har lavet en ordinationsændring. Det kan ske i tilfælde, hvor

præparatet er i restordre på apoteket eller hvis apoteket ikke har præparatet hjemme i

akutsituationer m.m. Apoteket udleverer efter kontakt til lægen andet end det som

lægemiddelordination er oprettet med.

o Det skal være muligt i alle EOJ-systemer at rette til lokalt, hvis udlevering i disse tilfælde

ikke stemmer overens med lægemiddelordinationen. Dette kræver særlig opmærksomhed

at håndtere, da det er en manuel arbejdsgang, som håndteres forskelligt i de enkelte EOJ-

systemer. Kontakt supporten enten i egen organisation eller hos din systemleverandør.

Pausering af lægemiddelordination

- Lægen har mulighed for at pausere en behandling, hvor det vurderes, at borgeren i en periode ikke

skal have behandlingen fx blodfortyndende medicin. Pauseringen kan ikke automatisk ophæves

igen, men skal ske manuelt af en læge. Hvis der er tvivl, om pauseringen stadig er gældende, tages

kontakt til den enkelte læge og følges op. (Fra FMK version 1.4.0 er det muligt at angive en periode

på pause med startdato og pauseslut. Det bliver først sat i drift, når 1.2.6 lukkes og alle systemer er

godkendt via minicertificering til at håndtere pausering korrekt. Forventes ibrugtaget ultimo 2017).

- Lægen bør kun bruge pausering i de tilfælde, hvor det er meningen, at borgeren inden for en kort

periode skal opstarte igen.

- Selvom lægen har pauseret en lægemiddelordination, har apoteket ikke mulighed for at se dette.

Apoteket har kun recepten at forholde sig til og vil udlevere i forhold til denne, hvis recepten er

gyldig. Tag kontakt til den enkelte læge, hvis der er tvivl, om borgeren skal forsætte med

behandlingen.

3

Medicinbestilling

Genbestilling/receptfornyelsesanmodning

Når kommunen anmoder om ny medicin på en gældende lægemiddelordination, vil FMK automatisk se, om

der ligger en åben recept under den lægemiddelordination, som kommunen har anmodet om mere medicin

ud fra. Såfremt der er en åben recept på receptserveren, vil det resultere i en genbestilling til apoteket. Hvis

ikke resulterer det i en receptfornyelsesanmodning til lægen.

- Hvis der er tvivl om, hvorvidt lægen har handlet på en receptfornyelsesanmodning, tjek evt. FMK-

online (hvis det er muligt for din kommune at tilgå FMK-online.dk). Her kan du se detaljer på den

enkelte lægemiddelordination. Under faneblad ”bestillinger” er det muligt at se alle

receptfornyelsesanmodninger.

Figur 1: Detaljer om status på receptfornyelsesanmodning ses her. Denne anmodning har status

”Ubehandlet” dvs. lægen har ikke gjort noget ved den endnu.

o Hvis medicinen ikke er modtaget ude hos borgeren, kan det være, at lægen endnu ikke har

behandlet receptfornyelsen, og her skal der ikke sendes endnu en bestilling på medicin.

Det kan være nødvendigt at kontakte lægen direkte.

4

- Figur 2: Detaljer om status på receptfornyelsesanmodning ses her. I dette tilfælde har

receptfornyelsesanmodning status ”Gennemført” dvs. lægen har udstedt en recept.

Recepten vil være at finde under faneblad ”Recepter”.

En receptfornyelsesanmodning kan på FMK-online også have status ”Annulleret”, hvis lægen har

afvist anmodningen eller kommunen selv har trukket anmodningen tilbage.

De forskellige statusser er noget FMK-online selv navngiver og sætter. Det kan være, at andre

systemer giver dem et andet navn/begreb.

- På FMK-online, under den enkelte lægemiddelordination og under faneblad ”recepter” er det

muligt at se alle tilknyttede recepter. Samtidig kan det ses, om det er nyeste recept eller en

gammel recept, som apoteket har ekspederet ud fra. Figur 3: Detaljer om recept ses her.

5

- Tidligere var det ikke muligt at se leveringsinfo på recepten før end der var sket en udlevering fra

apoteket og der kunne opstå tvivl om, hvilken leveringsinfo som var udfyldt ved medicinbestilling.

Med ny funktionalitet på FMK vil leveringsoplysninger på recepter fremover afspejle den aktuelle

bestilling og vil kun være udfyldt, hvis der ligger en åben recept, som ikke er behandlet på

apoteket.

Figur 4: Detaljer om leveringsoplysninger og modtagerapoteket på recept før og efter apotekets

ekspedition.

Før ekspedition:

6

Efter ekspedition:

Bestilling af medicin - receptfornyelse sendes til læge

- Ved anmodning om ny recept hos lægen (receptfornyelse) vælger kommunen, hvilket apotek som

skal udlevere medicinen, samt tilføjer leveringsoplysninger og evt. bemærkninger (hvis kommunens

EOJ-system kan det) til receptfornyelsen. Denne information bliver vist i lægens system, men bliver

ikke i alle lægepraksissystemer automatisk overført til recepten. Nogle læger skal dermed huske

manuelt at overføre information om leveringsoplysninger.

o Tidligere var der risiko for at lægen ikke fik adresseret en recept til et specifikt apotek og dermed lå recept på receptserver. I dag vil lægen få fejlbesked om, at der skal angives et modtagerapotek, hvis lægen ved receptoprettelse glemmer at vælge apotek, men har udfyldt leveringsoplysning.

o Hvis lægen adresserer recepten til et bestemt apotek, men glemmer leveringsoplysninger, vil recepten ligge på receptserver med status ”åben”. Apoteket vil først ekspedere recepten, når de får besked herom via genbestilling fra kommunen eller ved personlig henvendelse i skranken.

Bestilling af medicin – receptfornyelse til sygehusafdeling/ambulatorium

- Hvis kommunen sender anmodning om ny recept til sygehusafdeling eller ambulatorium (fordi de

er ansvarlige for behandlingen med det enkelte præparat), bliver sygehusafdelingen/ambulatorium

ikke automatisk gjort opmærksom på bestillingen via listevisning eller advis, som praksislægen gør.

Derfor skal kommunen kontakte afdelingen telefonisk og informere om receptanmodningen på den

enkelte borger.

7

Bestilling af medicin – genbestilling sendes til apotek (da der er åbne recepter på receptserveren)

- Bestilling af medicin, hvor der er en åben recept, vil blive sendt som en genbestilling til apoteket.

Genbestillinger direkte til apoteket kan ikke ses på FMK-online under fanen ”bestillinger”.

I stedet kan kommunen under fanen ”recepter” se detalje om modtagerapotek på den åbne recept,

hvis der ved bestilling er valgt et udleveringsapotek. Indtil apoteket er færdig med at ekspedere

recepten, vil detaljen ”modtagerapotek” være udfyldt. Hvis modtagerapotek ikke er udfyldt,

betyder det, at der ikke ligger en genbestilling på den åbne recept, som afventer at apoteket

handler på den.

Forudsætningen for, at medicinen bringes ud til borgeren, er, at genbestillingen er adresseret til

et bestemt apotek, og leveringsoplysninger er udfyldt.

o Hvis bestillingen er adresseret til et bestemt apotek, men leveringsoplysninger ikke er

udfyldt, vil recepten ligge på receptserver med status ”åben”. Apoteket vil først ekspedere

recepten, når de får besked herom fx via korrespondance fra kommunen eller ved personlig

henvendelse i skranken.

o Hvis bestillingen slet ikke er adresseret til et bestemt apotek, vil apoteket ikke se

genbestillingen.

o Hvis der samtidig med genbestilling til bestemt apotek er sendt en

receptfornyelsesanmodning til lægen, kan apoteket ikke se, at der er flere recepter til

samme borger på vej. Apoteket vil derfor ekspedere genbestillingerne og evt. bringe dette

ud til borgeren. Det kan i sidste ende resultere i flere udbringningsgebyrer for borgeren.

Aftal med apoteket, hvordan dette bedst muligt kan undgås.

o Leveringsmulighed ”afhenter selv/afhenter apotek” eksisterer ikke, men hvis borgeren

eller en pårørende selv skal afhente medicinen på apoteket, kan det angives på følgende

måde:

▪ Hvis ”afhentes” vælges i forbindelse med genbestilling, afventer apoteket

yderligere information fra borger eller andre, om hvilken medicin som ønskes

udleveret. Borgeren eller pårørende informeres af kommunen om hvilke

præparater, der skal hentes. Alternativt sendes en korrespondance til apoteket

med informationen. Det skal aftales med det enkelte apotek, hvilken arbejdsgang

der er bedst.

▪ Alternativt vælges leveringsform ”sendes til anden adresse”, i adressefelt skrives

apotekets adresse. Til sidst skrives i bemærkningsfelt: ”afhentes af borger”. Det

skal aftales med det enkelte apotek, hvilken arbejdsgang der er bedst.

Manglende udlevering tilknyttet lægemiddelordination

- Apotekerne har ikke umiddelbart adgang til lægemiddelordinationerne på FMK. De har ”kun”

recepter på FMK-serveren at forholde sig til og udlevere medicin ud fra. Informer apotekerne, når

kommunen starter op på implementeringen af FMK. Apotekerne er informeret via info-brev fra

Apotekerforeningen (22.6.15) omkring korrekt håndtering af ændringer af recepter i FMK, hvor

apoteket ikke kan ekspedere den elektroniske recept, som den er udstedt. Denne information er

givet for at tilknytningen mellem det ordinerede og det udleverede lægemiddel, så vidt muligt

bevares.

8

MedCom hører fra enkelte kommuner, at der ikke altid er tilknytning mellem lægemiddel-

ordinationen og udleveringen.

o Det kan skyldes, at apoteket har udleveret på en løs recept.

o Det kan skyldes, at ordinationen først er oprettet, efter der er bedt om oprydning, og der

ikke er udleveret medicin efter oprettelse af ordinationen

o Det kan skyldes, at der udleveres på en åben recept tilknyttet en seponeret

lægemiddelordination. Fx hvor der har været oprettet en dobbeltordination og lægen ved

en fejl seponerer den ordination der har åbne recepter tilknyttet.

Fejlbeskeder fra FMK om, at recepten er ”under behandling”

- Hvis kommunen modtager fejlbeskeder, når der genbestilles medicin, må kommunen enten via

eget system eller på FMK-online tjekke, hvilket apotek, som har recepten under behandling og evt.,

om der er åbne recepter, der kan udleveres ud fra. Kontakt derefter det navngivne apotek.

o Hvis recepten står med status ”under behandling” hos et navngivet apotek, men der ønskes

udleveret fra et andet apotek, kontaktes apoteket, som der ønskes udlevering fra.

o Apoteket kan efterfølgende (elektronisk) bede om at overtage recepten og ekspedere

recepten til udlevering, medmindre den er ekspederet på det førstnævnte apotek.

- Alternativt kontaktes lægen for at få recepten annulleret, hvis recepten ”under behandling” ikke

længere er aktuel.

Ved apoteket, hvem der har genbestilt medicin?

Apoteket kan ikke se, hvem der har genbestilt medicinen, hvorfor nogle apoteker ikke gør noget, når

recepten printes ud. Der kan f.eks. være tale om, at tidsrummet/intervallet mellem godkendte

genudleveringer ikke er gået, eller der kan være spørgsmål til bestillingen, som gør, at apoteket ikke

foretager sig noget.

Apotekerne forventes at få adgang til FMK via deres apotekssystem ultimo 2018 på version 1.4.6. I denne

version bliver der udviklet ny løsning, så det er muligt for apoteket at se, hvem der har sendt

genbestillingen.

9

Dosisdispensering

- Det er vigtigt, at lægen får oprettet lægemiddelordinationen og dosisrecepten korrekt i forhold til

datoer.

Slutdato skal ikke sættes på lægemiddelordinationen (medmindre at det er meningen), men

slutdato på doseringen og på recepten. Fra FMK version 1.4.4 er det muligt at sætte

doseringsslutdato på både struktureret doseringer og fritekstdoseringer.

Se eventuelt vejledning om dosisdispensering her

http://medcom.dk/projekter/faelles-medicinkort-fmk/vejledninger

- Dosisdispenserede lægemiddelordinationer, hvor doseringen er ½ tablet og der pakkes en ½ tablet i

dosisposen. Dette registreres på FMK, som at der er udleveret 1 stk. Udleveringer på

dosisdispensering kan ikke tælles med decimaltal og vil som minimum tælles som 1 stk.

Tryghedskasse

OBS! Nedenstående er bragt ind til den nationale FMK klinikerforumgruppe for afklaring af

anbefaling til rette arbejdsgang ved ordination af Tryghedskasse - endelig anbefaling afventer

godkendelse af Styrelsen for patientsikkerhed oktober 2017.

Tryghedskassen er en medicinkasse, der indeholder medicin, utensilier og informationsmateriale til

symptomlindring i de sidste levedøgn hos alvorligt syge patienter.

- De lægemiddelordinationer, som er en del af tryghedskassen, lægges på FMK som separate

ordinationer.

- Tryghedskassen som helhed ordineres på papir eller pr. telefon, som en magistrel ordination.

Håndkøbsmedicin og kosttilskud m.m.

- Læger skal kun ordinere håndkøbspræparater, når de vurderer, at der er en lægefaglig indikation

for dem. Læger har pligt til at indberette lægemiddelordinationer til FMK, når de vurderer, at der er

indikation for en lægemiddelbehandling. Det gælder også ikke receptpligtige lægemidler.

- Hvis borger ønsker hjælp fra kommunen til at håndtere håndkøbslægemidler og kosttilskud, som

ikke er ordineret af læge, skal kommunens personale indhente accept fra egen lægen.

Efterfølgende skal personalet oprette de enkelte præparater som lokale ordinationer i EOJ.

- Bestilling af håndkøbsmedicin/stærke vitaminer og mineraler skal ikke nødvendigvis igennem en

læge, da der ikke kræves en recept herpå (medmindre borgeren har bevilling fra Sundhedsstyrelsen

på enkelttilskud eller er terminalpatient). Bestillingen skal sendes direkte til apoteket.

Korrekt handelsnavn på håndkøbspræparater/stærke vitaminer og mineraler

- Kommunen får oplysning om udleveret handelsnavn, når en recept er ekspederet på apoteket.

10

- Præparater uden recept, som er købt på fx apoteket, Matas eller Brugsen, bliver ikke registreret i

EOJ-systemet. Ifølge telefonisk svar fra Embedslægen (29.6.15) skal det aktuelle handelsnavn

fremgå af medicinskemaet/-listen, hvis det kommunale personale medvirker ved

medicinhåndteringen (doserer, udleverer). Dette vil kræve en manuel oprettelse i EOJ.

Printet medicinliste

- Hvis der doseres efter printet medicinliste, er det vigtigt at sikre sig, at det er nyeste medicinliste,

der fysisk doseres efter. Dette minimerer risikoen for at borger fejldoseres.

- Da der ikke er krav om, at der skal ligge en printet medicinliste hos borgeren, kan det anbefales,

hvor det er muligt, at dosere efter tablets eller mobildevises i stedet.

Håndtering af Adviser/ændringer

- Borgerens medicinkort skal hele tiden afspejle aktuel medicin og kommunerne er derfor forpligtiget

til ved tvivl om konkrete lægemiddelordinationer hurtigst muligt at rette henvendelse til den

ordinerende læge fx sygehuslægen eller praktiserende speciallæge.

- Kommunerne skal minimum hente adviser/ændringer ind 1 gang dagligt.

Fjernelse af tilknytning til FMK, hvis borger ikke længere skal have

medicinadministration i kommunen

- Det er vigtigt manuelt at fjerne borgers tilknytning til FMK i en kommune, hvis denne ikke

længere får medicinhåndtering. Da det er misvisende i forhold til personale på sygehus, praksislæge

eller apotek, som ved en fejl vil tro, at borger stadig får hjælp til medicinhåndtering af kommunen.