MINSAPINFOMED/ CNICMVicedirección de Servicios Bibliotecarios. Instrucción Metodológica 16/2006 Servicio de Referencia en las bibliotecas del Sistema Nacional de Información de Salud  Objetivos y alcance La presente instrucción establece los procedimientos para el servicio de referencia en la red de bibliotecas del Sistema Nacional de Salud. Generalidades “... el principal objetivo del servicio de referencia será conseguir que todas las informaciones requeridas sean satisfechas. Por este motivo, la biblioteca deberá contar con una colección de consulta útil. Además deberá desarrollar las iniciativas y procedimientos que considere necesario para facilitar al usuario el acceso a la información. El servicio de referencia debe contar con una buena colección de documentos y un personal calificado que domine los sistemas de consulta de cada fuente de información. Al mismo tiempo, será necesario desarrollar sistemas de acceso al documento cuando la información requerida no se encuentre en la colección propia. Términos y definiciones Definición del servicio.- Orientación y  asesoramiento al usuario, por un personal  especializado, en el uso y aprovechamiento de las fuentes secundarias y obras de referencia. El servicio de referencia también debe responder las interrogantes de los usuarios. Este servicio, fundamentalmente está constituido por: 

a)   Sala, Buró o Espacio de Referencia: Posibilita la consulta  de obras de referencia, fuentes primarias y secundarias, así como la remisión de los usuarios hacia otras instituciones  que pudieran ofrecerles la información requerida.

 b)   Preparación y entrega de información factográfica: comprende la respuesta factográfica a interrogantes de los usuarios a partir de un previo conocimiento y ubicación del dato en alguna obra de referencia o secundaria cualesquiera.

   

 Etapas fundamentales para la preparación y realización del servicio 

∙       Atención al usuario y precisión de su solicitud de información∙       Asesoría al usuario sobre las fuentes que pueden satisfacer sus requerimientos de información∙       Orientación al usuario en la utilización de los instrumentos de búsqueda, la ubicación de los repertorios y el llenado de los modelos∙       Orientación al usuario de las características y utilización de las fuentes∙       Entrega de la información∙       Control de la devolución de las fuentes consultadas

  Referencia Tradicional : modalidades del servicio Referencia Directa Ayuda individual por parte del especialista que comprende desde la consulta de las Obras de Referencia y Fuentes Secundarias, así como la remisión  de los usuarios hacia otras instituciones. Referencia Indirecta Preparación de productos que faciliten el acceso a las colecciones para que puedan ser utilizadas en la referencia directa (boletines, listados bibliográficos y bibliografías). Procedimientos de la Referencia Directa 

1.   Orientar y dar respuesta al usuario en su búsqueda de información2.   Orientar al usuario en la utilización de los dispositivos de búsqueda, llenado de modelos de préstamo y acotamiento de las referencias bibliográficas para Trabajos Científicos, tesis de grados etc.3.   Adiestrar a los usuarios en el uso de las bases de datos nacionales y extranjeras y en el uso de los catálogos4.   Realizar búsquedas en las bases de datos nacionales y extranjeras que posibilitan la obtención del resumen o texto completo5.   Localizar la información disponible en el portal de Infomed y en la Biblioteca Virtual de Salud6.   Entregar los  documentos o listados bibliográficos7.   Promover los servicios y productos de Infomed / CNICM8.   Elaborar las estadísticas teniendo en cuenta los siguientes indicadores:Fecha de solicitudFecha de respuestaDatos del usuario

Especialidad,InstituciónPaísVías de solicitud: Ejemplo e-mail, Chat y teléfonoPreguntaFuentes de informaciónTotal de referenciasDocumentos prestados

          Procedimientos de la Referencia Indirecta 

1.   Identificar en el acervo los títulos de publicaciones que respalden el tema tratado2.   Realizar búsquedas en las bases de datos disponibles y en las producidas por la Biblioteca Médica Nacional3.   Localizar en el Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas (Secimed) los documentos4.   Visitar instituciones afines para obtener información sobre el tema5.   Revisar técnicamente el trabajo, lo cual incluye dos aspectos fundamentales:a- Comprobar que la información compilada se ajuste al tema

      b-Verificar que las referencias bibliográficas se correspondan con los          requisitos de las normas Vancouver.

6.   Evaluar las Obras de Referencia7.   Confeccionar el fichero de Desiderata (preguntas sin respuestas), recogiendo los datos del usuario y el tema solicitado8.   Elaborar las estadísticas (número de documentos evaluados y de boletines realizados)

 Referencia Digital Las bibliotecas actuales, mediante el uso de las nuevas tecnologías, permiten que el servicio de referencia no sólo se preste físicamente desde la biblioteca, sino que el usuario puede realizar consultas a través de la red, utilizando un formulario de página web, correo electrónico, chats o foros. Lo anterior requiere una adaptación del trabajador de la información, que brindará los mismos servicios pero con la diferencia de que el usuario estará a través de la red. La referencia digital se puede clasificar de la siguiente forma: 

∙       Referencia digital  asincrónica: El usuario realiza la pregunta a través de un formulario web o de un correo electrónico y espera la respuesta del bibliotecario

 

∙       Referencia digital sincrónica: La comunicación entre el usuario  y el bibliotecario se produce en tiempo real a través del chats.

  Elementos para evaluar las Obras de Referencia 

∙       Título y edición∙       Autoridad: autor, editor∙       Pie de imprenta∙       Tipo de repertorio∙       Estructura de la obra∙       Periodo que abarca∙       Publico al que se dirige∙       Ordenación∙       Tipo de Entrada∙       Información que contiene∙       Tipo de índice∙       Anuarios y suplementos∙       Ilustraciones∙       Bibliografía∙       Estrategia de búsqueda∙       Defectos∙       Valoración ideológica

 El área de referencia contará con: 

∙       Obras de Referencia ( catálogos, anuarios estadísticos, diccionarios, enciclopedias)∙       Bases de Datos Nacionales en especial las generadas por el CNICM/Infomed∙       Fuentes de información disponibles por Infomed

 Catálogos del área de Referencia 

∙       Catálogo de Obras de Referencia ( evaluadas)∙       Catálogo de preguntas más frecuentes (FAQ)∙       Catálogo de Desiderata∙       Otras ( preguntas difíciles cuya solución requiere de una ardua investigación)

  

Los catálogos de referencia en las bibliotecas del SNIS utilizarán la herramienta Plone para diponibilizarlos en la Intranet  Normas y directrices  internacionales sobre el servicio de Referencia 

∙       IFLA. Recomendaciones para el servicio de Referencia Digital     Disponible en: http://www.ifla.org

 ∙       Norma ISO 11620 Información y documentación. Indicadores de rendimiento de bibliotecas (esta norma aborda elementos relacionados con los indicadores del servicio de referencia.

   Bibliografía 

1.   Academia de Ciencias de Cuba. Instituto de documentación e Información científica y técnica. Clasificador Uniforme de Servicios Científico- Técnicos de la Actividad Científico Informativa.2.   Fernández Valdés MM, Alfonso Sánchez IR. Estado actual de la normalización y la estandarización en las bibliotecas sobre ciencias de la salud. ACIMED 2002; 13(5) disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_5_05/aci03505.htm3.   ISO 11620:1998 Indicadores de rendimiento de bibliotecas.4.   Merlo Vega JA. El servicio bibliotecario de referencia. Anales de documentación, No 3, 2000. Disponible en URL: http://www.um.es/fccd/anales/ad03/ad07-2000.pdf5.   Servicio de Referencia Digital. Disponible en: http://www.absysnet.com/tema/tema43.htm/