Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Le 5 décembre 2008 Direction de la rénovation cadastrale

Rencontre des Prestataires de services

Ministère des Ressources naturelles et de la Faune

Le 5 décembre 2008

Direction de la rénovation cadastrale

2

Ordre du jour

Accueil

Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale

Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres

Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services

Traitement des chemins publics

Varia

3

Rappels

Mars 2006• Début des travaux de révision du mode de réalisation de la

rénovation cadastrale Juin 2006

• Publication du rapport du Vérificateur général du Québec Décembre 2006 et Janvier 2007

• Consultation des fournisseurs Juin 2007

• Publication du rapport « Un plan pour compléter la réforme du cadastre québécois » Plus de trente-cinq mesures sont retenues dont quatorze

concernent la rénovation cadastrale

4

Rappels (suite)

Février 2007• Publication du rapport de la Commission de l’administration

publique (CAP) Été 2007

• Début des travaux de mise en œuvre de certaines mesures Avril et mai 2008

• Consultation des fournisseurs au sujet du nouveau processus de rénovation cadastrale

Juin 2008• Publication du rapport de la Commission de l’administration

publique (CAP) Octobre 2008

• Mise en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics et de la réglementation afférente

5

Le nouveau processus de rénovation cadastrale

Prend en compte les mesures• Optimiser le processus de rénovation cadastrale

• Accroître la collaboration entre le prestataire de services et les grands propriétaires (GPR)

• Assouplir les règles de prévalidation

6

Les nouveaux documents d’appel d’offres

Prennent en compte les mesures• Définir de nouvelles règles de gestion et de

qualification des fournisseurs• Adapter les échéanciers à la taille des mandats

Ils considèrent également les préoccupations exprimées par le Vérificateur général et la Commission de l’administration publique

Ils intègrent les changements apportés par• la Loi sur les contrats des organismes publics • la réglementation afférente

7

Les autres mesures retenues

Elles seront considérées dans le cadre d’un nouveau projet• Élaboration d’une stratégie régionale de

rénovation Procéder à l’analyse préliminaire des territoires à

rénover Fixer la nature et l’étendue des travaux à réaliser

au devis Moduler l’importance de l’expertise locale

8

Ordre du jour

Accueil





Varia

9

Plan de la présentation

Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008)


Les travaux en cours et à venir

Vos questions

Livraison 1

Démarrage

20 %

Livraison 8(Facultative)

20 %

Livraison 3

Envoi des DAT20 %

Consult. des prop.

Livraison 4

Livraison 5

10 %

Livraison 710 %

Livraison 6

Livraison 2

20 ou 40 %

Démarrage

Livraison 1

Livraison 8

Livraison 6

Livraison 3

Envoi des DAT

Consult. des prop.

Réception des AT

Livraison 4

Livraison 510 %

Livraison 7

10 %

20 %

20 %

20 %

20 %

L1V1 – J 110L1VF – J 130

L2V1 – J 360

L2VF – J 400

L3V1 – J 550

L3VF – J 635

L7V1 – J 800L7VF – J 850

L8V1 – J 260

L5V1 – J 790L5VF – J 795

J 0

C. P. - J 700

L8VF – J 270

L1V1 – J 120

L8V1 – J 260

L3V1 – J 435

L3VCP – J 555

J 0

C.P. – J 615

L7VF – J 760L7V1 – J 725L5VF – J 710L5V1 – J 705

Réception AT – J 545

Envoi des DAT – J 455

Processusactuel

ProcessusProposé

(printemps 2008)*

90 jours

L3ACC – J 635

* Basé sur une taille de mandat identique

11

Ce que vous nous avez dit

et

Ce que nous avons fait

Rétrospective des rencontres du printemps 2008

12

Vos commentaires Notre positionÀ propos de la façon de réaliser les mandats

Livraison 8

Date flexible entre la L1 et la L3V1

Livraison 2

La L8 demeure obligatoire mais à une date flexible entre la L1 et la L3V1

Maintien de la L2 mais abolition du PMP

Abandon complet de la L2

13


Livraison 3

Délai de réalisation trop court Échéancier adapté à la taille des mandats

Boni à l’acceptation, en recevabilité, de la L3V1 qui consiste essentiellement au report des contrôles de l’ancienne L2, menant aux DAT

14


Livraison 3 Le contenu du plan de travail ne doit

pas être plus complexe que le PMP. De plus, ce document ne doit pas être diffusé

Le plan de travail demeure un nouveau BL obligatoire pour visualiser notamment la couche des anciens lots, les lignes de lots bornées et l’actif informationnel. Étant la propriété du Ministère, ce BL sera conservé pour les besoins ultérieurs (SIC) mais ne sera pas diffusé

15


Plan accompagnant l’avis

de consultation Les opinions sont partagées,

certains sont d’accord, d’autres pas

Maintien du plan avec mention de mise en garde évidente (ex.: SANS AUCUNE VALEUR LÉGALE)

Contenu de l’avis de consultation revu dans le but d’amenuiser les inconvénients

16


Plan accompagnant l’avis

de consultationAvantages: Validation de tous les codes de rénovation Tous les propriétaires seront présumés avoir

vu le résultat de la rénovation sur leur propriété Augmentation du % de participation pertinente Diminution du % de participation non

pertinente Information plus exhaustive (pas seulement

descriptive) Dans le thème «On a des plans pour vous » Possibilité pour le propriétaire de comparer le

résultat fourni avec l’avis de modification (avant/après)

17


Collaboration des GPR

30 jours de délai de réponse 25 jours ouvrables de délai de réponse

18


• L1: 20 %• L8: 20 %• L2 (FAL seulement): 20 %• L3:

Recevabilité: 10 % Acceptabilité: 10 %

• L5: 10 %• L7: 10 %

• L1: 20 %• L8: 25 %• L3 DAT: 25 %

• L3 CP: 10 %• L5: 10 %• L7: 10 %

Répartition des versements

19


Trop court Voir la nouvelle proposition

Les échéanciers

Permettre le démarrage du M2 après la L8

Accepté

20





Vos questions

Démarrage

Livraison 1

Livraison 8

Livraison 6

Livraison 3

Envoi des DAT

Consult. des prop.

Réception des AT

Livraison 4

Livraison 510 %

Livraison 7

10 %

20 %

25 %

10 %

25 %

L1V1 – J 120

L8V1 – J 375

L3V1 – J 475

L3VCP – J 610

J 0

C.P. – J 660

L7VF – J 815L7V1 – J 770L5VF – J 760L5V1 – J 755



Processusproposé

ProcessusFinal *

35 jours

L3ACC – J 670

* Basé sur une taille de mandat identique

Démarrage

Livraison 1

Livraison 8

Livraison 6

Livraison 3

Envoi des DAT

Consult. des prop.

Réception des AT

Livraison 4

Livraison 5

10 %

Livraison 7

10 %

20 %

20 %

20 %

20 %

L1V1 – J 120

L8V1 – J 260

L3V1 – J 435

L3VCP – J 555

J 0

C.P. – J 615

L7VF – J 760L7V1 – J 725L5VF – J 710L5V1 – J 705



90 jours

L3ACC – J 635

22

Démarrage

Livraison 1

Livraison 8

Contrôles

AnalyseRéponse

Rapport / Paiement 25 %


NON

OUI

NON ou aprèschangements

NON

OUI

OUI

Contrôles

DemandeChgt. Éch.

Livraison 5

Rapport et paiement 10 %

Contrôles L3

Envoi DAT

Contrôles

ContrôlesConsultation des propriétaires

Acceptation de la L3 (REC)

ACC ?Décision

Paiement 25 %

Contrôles

Production FAM

NON

NON

NON

NON

OUI

OUI

OUI

Réception des AT

DécisionNON

OUI

OUI

OUI

NON


Livraison 7

Contrôles

Fin du mandat

DATenvoyée

ACC ?

ACC Pour DAT

ACC ?

ACC ?

ACC ?

ACC ?

ACC ?


OUI

NON

Responsabilité fournisseur

Responsabilité DRC

Décision DRC

Livraison 6

Livraison 3

Déclencheur CP

Réception FRAFA/production plan synthèse

Livraison 4

Version décembre 2008

Christian Lord

Fournir aux GPR les calendriers de réalisation des mandats

Christian Lord

Implique un envoi d'extrait de PCR de la part du fournisseur

Christian Lord

Développer et intégrer un nouveau rapport de contrôle de L3 incluant tous les commentaires de la L3 recevable et acceptée, le rapport de la consultation des propriétaires et, le cas échéant, les commentaires relatifs aux avis techniques.

23

La livraison 8 devient obligatoire Abandon de la L2 dans sa forme actuelle

• Abandon du PMP Le plan de travail devient un bien livrable obligatoire Les contrôles qui faisaient partie de l’ancienne L2 seront fait en L3 Prévalidation possible entre les versions de la L3 Réorganisation du processus de contrôle de la L3 Délai d’attente de la réponse des avis techniques Les avis techniques deviendront une étape d’acceptation de la L3 Intégration d’un plan à l’avis de consultation La consultation des propriétaires est un contrôle de qualité, fait partie de la

L3 et devient sous la responsabilité du SAR Intégration d’un plan à l’avis de modification Modernisation et uniformisation de la production et du contrôle des avis de

modification Réduction du temps moyen de réalisation d’un mandat d’environ 30 jours

Les principaux changements en résumé

24





Vos questions

25

Travaux à venir

Septembre à fin décembre 2008• Développement informatique

• Rédaction des nouvelles Instructions Hiver 2009

• Implantation Avril 2009

• Lancement des contrats avec le nouveau processus

26





Vos questions

Vos questions…

28

Ordre du jour

Accueil





Varia

29


Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

30

L’adoption d’une nouvelle réglementation

Loi sur les contrats des organismes publics• But: unifier et harmoniser les conditions des

contrats Administration gouvernementale Réseau de la santé et des services sociaux Réseau de l’éducation

Afin que les fournisseurs puissent bénéficier de normes similaires qu’ils fassent affaires avec un ministère, une commission scolaire ou un établissement hospitalier.

31

L’adoption d’une nouvelle réglementation

Entrée en vigueur au 1er octobre 2008 des trois règlements découlant de la loi

• Règlement sur les contrats d’approvisionnement Fournisseurs

• Règlement sur les contrats de construction Entrepreneurs

• Règlement sur les contrats de services Prestataires de services

32

Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1)

Points importants qui nous touchent• Mode d’adjudication privilégié: appel d’offres

public• Marge de manœuvre importante aux dirigeants

d’organismes• Seuil des appels d’offres: 100 000 $• En bas du seuil: considérer l’appel d’offres, la

régionalisation et l’alternance des contractants• Mécanisme de suivi et de contrôle sur l’ensemble

des contrats

33


Article 10• L’organisme public doit recourir à la procédure

d’appel d’offres public pour la conclusion des contrats de services comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu

• L’organisme public doit considérer le recours à l’appel d’offres public régionalisé

34


Article 11• L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un

avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement

Article 12• Un organisme ne peut scinder ses contrats pour

se soustraire à l’obligation de recourir à l’appel d’offres public

35


Article 13• Cinq conditions pouvant mener à la conclusion

d’un contrat de gré à gré pour une dépense égale ou supérieure au seuil

Article 14• Procédures possibles pour l’adjudication ou

l’attribution d’un contrat en bas du seuil

36


Article 17• Un contrat peut être modifié lorsque la

modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature

• Pour un contrat dont la dépense est supérieure au seuil, une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit être autorisée par le dirigeant de l’organisme public

37


Article 22• Un organisme public doit publier les

renseignements relatifs aux contrats qu’il a conclus, comportant une dépense supérieure à 25 000 $

38

Règlement sur les contrats de services des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, r.2)

Le règlement vient établir les modalités d’application de la loi• L’appel d’offres public• Les documents d’appel d’offres• Les modalités propres aux différents types de

contrats de services• Les conditions préalables à la conclusion des

contrats• La publication des renseignements• Les conditions de gestion des contrats

39

Les politiques de gestion

Les politiques de gestion visent à donner des lignes directrices à suivre ou définir des cadres de gestion (SCT)• Politiques de gestion contractuelle concernant la

reddition de comptes

• Politiques de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction

40

Modalités ministérielles pour l’octroi des contrats

Le Ministère édicte ses choix et orientations en conformité avec la loi, les règlements et les politiques de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor.

41



42

Modalités d’appels d’offres

Procédure d’appel d’offres• Dans le SEAO• Appel d’offres public provincial• Pondération des critères variable• Maintien des types d’appel d’offres avec et sans prix

Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas) Qualité seulement

• Ouverture publique des soumissions• Publication des résultats de l’ouverture

(4 jours suivant l’ouverture)• Publication des résultats de l’adjudication

(15 jours suivant l’adjudication)

43

SEAO (www.seao.ca)

Le SEAO est une application Web par laquelle des donneurs d’ouvrage du Québec publient de façon électronique des avis de marchés publics afin que les fournisseurs puissent consulter les avis, prévisualiser gratuitement les documents d’appel d’offres et commander ces derniers

44

SEAO (www.seao.ca)

S’abonner :• Abonnement (paiement mensuel) ou inscription (sans

frais)• Différence au niveau des commandes de documents• Les deux types permettent l’accès à tous les projets et

la consultation des documents cinq fois maximum• Il est essentiel d’être inscrit ou abonné au site pour

effectuer des achats• Il y a des frais pour les documents dans les deux cas

45

SEAO (www.seao.ca)

Frais• Inscription sans abonnement

Aucun frais mensuel Frais de 45 $ à chaque commande

• Abonnement au SEAO Frais mensuel de 17,95 $

• Abonnement au constructo.ca Frais mensuel de 39,95$

46

Qualifications pour soumissionner

Arpenteur-géomètre faisant affaires seul sous son propre nom

Une société professionnelle d’arpenteurs-géomètres conforme au Règlement sur l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre en société

Un regroupement de l’un ou l’autre

L’implication de chacune des parties constituantes dans la réalisation des travaux doit être démontrée

47

Qualifications pour soumissionner

Un soumissionnaire devra avoir:• Les qualifications, les autorisations, les permis,

les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires

• Un établissement situé au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau

• Satisfaire toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres

48

Sous-traitance

Ouvert à tous les aspects de la réalisation La réalisation demeure sous la responsabilité de

l’adjudicataire Le sous-traitant ne peut à son tour confier en sous-

traitance les travaux sous sa responsabilité Toujours sous la supervision d’un arpenteur-géomètre Un même sous-traitant peut-être présenté dans plus

d’une soumission Le sous-traitant doit avoir un établissement au Québec

49

Personnel

Tous les travaux relevant de l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre doivent être réalisés par un arpenteur-géomètre ou sous sa supervision immédiate

C’est le cas de l’expert foncier qui doit agir en autorité sur le personnel affecté aux calculs et à l’analyse foncière et exercer une supervision immédiate des travaux

Chargé de contrat et expert foncier sont membres en règle de l’OAGQ

50

Critères de sélection

Approche préconisée Expérience du chargé de projet Expérience de l’expert foncier Organisation du prestataire de services Travaux réalisés par l’expert foncier Actif informationnel

51

Approche préconisée

Compréhension du projet et des objectifs Principaux enjeux Approche expliquée Particularités propres au territoire exposées et

traitement décrit Communications

Maximum 9 pages

52

Expérience du chargé de projet

Démontrer l’expérience L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae

(4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus d’un chargé de projet: chacun est évalué

individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible

Maximum 2 pages par chargé de projet

53

Expérience de l’expert foncier

Démontrer l’expérience Démontrer comment sera effectuée la supervision

immédiate des travaux (conformité résolution de l’OAGQ) L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae

(4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus d’un expert foncier: chacun est évalué

individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible

Maximum 3 pages par expert foncier

54

Organisation du prestataire de services

Décrire l’organisation Présenter la répartition des tâches Apport de chacune des entreprises constituantes Démontrer comment cette organisation mènera à

bien les travaux

Maximum 4 pages

55

Travaux réalisés par l’expert foncier

Décrire les travaux sur le territoire Contribution des travaux dans la réalisation Nombre de minutes sur le territoire

Maximum 5 pages par mandat

56

Actif informationnel

Décrire la qualité et la quantité Production des ententes pour utilisation lors de la

rénovation et après Pour chaque greffe, le nombre de minutes et la

période couverte

Maximum 4 pages

57

Évaluation des soumissions

Pour le mode d’adjudication basée sur la qualité seulement et pour celui selon le coût ajusté le plus bas:• Comité de sélection évalue selon les critères

définis au cahier des charges

• Le ministre peut demander des précisions

• La note de 70 % est allouée lorsque l’évaluation est jugée satisfaisante

58


Pour le mode d’adjudication selon le prix ajusté le plus bas:• Le comité évalue sans connaître les offres de prix

• Si < 70 %, l’offre de prix n’est pas ouverte

• Pour les offres acceptables, le comité procède à l’ouverture des offres de prix

59


Le comité effectue le calcul du coefficient d’ajustement pour la qualité selon la formule suivante:

1 + K (note finale pour la qualité – 70) 30

Calcul du prix ajusté : Prix soumis Coefficient d’ajustement pour la

qualité

Le contrat est adjugé au soumissionnaire qui a le prix ajusté le plus bas

K est fixé à 15 % (MRNF)

60

Nouvelles exigences administratives

Lorsqu’une seule soumission reçue ou seulement une soumission acceptable• Autorisation requise du sous-ministre pour ouvrir

l’enveloppe de prix Les dépenses supplémentaires doivent être

autorisées• $ < 10 % par le sous-ministre associé

• $ > 10 % par le sous-ministre

61

Variation des critères et de la pondération

En fonction des territoires visés:• Nombre de transactions• Opérations cadastrales• Type de morcellement• Appels d’offres déjà réalisés• Présence d’expertise significative

Utilisation de la pleine disponibilité Réaliser la rénovation cadastrale Respect du calendrier de réalisation Favoriser la concurrence

62

Modifications contractuelles

Prix forfaitaires pour la réalisation de plans complémentaires et prévus au devis technique

Ajustement des frais de retour, frais administratifs, bonis

Versements adaptés au nouveau processus

63



64

Échéancier

Trois modèles d’échéancier Établi en fonction d’un coefficient de difficulté Délai variable pour la production de la livraison 3 Établi à partir des échéanciers des mandats déjà réalisés

et du nouveau processus de rénovation• 400 jours (25 %)

• 475 jours (50 %)

• 550 jours (25 %) Délai semblable de la L3 à la fin Démarrage de M2: M1 + 300 jours

65



66

Travaux à venir

Validation des documents par la Direction des ressources matérielles

Évaluation des différentes régions en termes d’expertise et de capacité locale

Élaboration d’une stratégie régionale de rénovation

67


Le nouveau contexte règlementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

Vos questions…

69

Ordre du jour

Accueil





Varia

70

Comité permanent DRC – Prestataires de services

L’idée d’un comité a été présentée au printemps 2008

Son principal objectif• Offrir un canal de communication permanent

entre la DRC et les prestataires de services Pour échanger sur les préoccupations respectives Pour discuter des améliorations souhaitées

L’accueil des prestataires de services a été bon

71

Formation du comité

Formation proposée• 4 ou 5 représentants des prestataires de services

• Choisis parmi ceux qui auront manifesté leur intérêt

• Si possible, une représentativité régionale

• Les noms de ceux qui ont offert leurs services sont conservés pour la relève

Ceux qui sont intéressés

[email protected]

72

Ordre du jour

Accueil





Varia

73


Constats• Les lois qui gouvernent l’acquisition et la gestion des

chemins publics prêtent à interprétation• Les prestataires de services ont des approches variées en

ce qui concerne la représentation cadastrale des chemins publics élargis sans titre publié

• Certaines approches suscitent, plus que d’autres, des réactions de la part des municipalités

Objectif de la DGAC• Tenter d’élaborer une approche où chaque intervenant y

trouverait son compte (municipalité, propriétaire, DGAC et prestataire de services)

74


Travaux réalisés ou en cours• Inventaire des différentes approches retenues par

les prestataires de services

• Inventaire des mandats qui présentent des problèmes pour les municipalités

Travaux à venir• Consultation des prestataires de services

• Communication à l’ensemble des prestataires de services

Merci de votre présence

Documents

Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Le 5 décembre 2008 Direction de la rénovation cadastrale