REPORTE DE HORAS EN PROYECTOS

Objetivo:

Recordar las directrices para el reporte de horas trabajadas en proyectos, durante un periodo de tiempo. Aplica para empleados que se les ha notificado reportar horas en SAP.

¿ PORQUE REPORTAR CORRECTAMENTE LAS HORAS EN SAP ?

• Es el insumo principal para el cobro a los clientes.• Es el costo principal de los proyectos.• Permite hacer un control de costos asertivo.• Genera datos estadísticos e históricos reales de los proyectos.• Dato de entrada para el cobro de horas en reprocesos.• Toma de decisiones oportunamente.

TERMINOLOGÍA GENERAL Tipos de proyectos en SAP

• Prefijo:• MD = Mercadeo• Ejemplo • MD-0195 MERCADEO CYS MEDELLIN (CYS )• HD-0079 MERCADEO CYS MEDELLIN (DINPRO)

MERCADEOSon aquellos proyectos que se encuentran en estado de

propuesta o licitación.

• Prefijo:• PP = Proyecto Propio• Ejemplo:• PP-0001 ESCUELA DEL CONOCIMIENTO CYS• PP-0002 ESCUELA DEL CONOCIMIENTO DINPRO

PROPIOSProyectos y actividades propias de la compañía.

TERMINOLOGÍA GENERAL

• Prefijos:• CN=Consultoría• PD= Paq completo Dinpro• DP= Dirección de Proyectos.• CS= Construcción • PC= Paq completo Construcción.

OPERATIVOProyectos técnicos aceptados formalmente por el cliente. Donde se imputan los costos y horas de trabajo realizado para el alcance del proyecto.

• MT= Mantenimiento• PT= Pos construcción• ME= Montajes

electromecánicos

EjemploPC-A-0061 DIS Y CONSTR POR AD CAVAS COLANTA SAN PEDROCS-A-0070 CONSTR PLANTA COCOAS CASA LUKER

BOGOTADP-0027 INTERV CONSTRUCCIÓN PLANTA GATE

GOURMET BOGOTACN-0174 PUENTE DE SERVICIO COLCAFE MEDELLIN

TERMINOLOGÍA GENERAL

SECUNDARIOSSon creados cuando es

necesario reportar horas e imputar costos de la otra

compañía (Dinpro o CYS) en la que fue creado el proyecto

original.

• Prefijos: Prefijos:• HC = Horas construcción• HD= Horas Dinpro

Ejemplo:HD-0126 DIS Y CONSTR POR AD CAVAS COLANTA SAN PEDROHC-0395 INTERV CONSTRUCCIÓN PLANTA GATE GOURMET

REPORTE DE HORAS EN PROYECTOS

CUANDO

CUANTO

QUIEN

COMO

CASOS A TENER EN CUENTA

FRECUENCIA DE NOTIFICACIÓN

• EN EXCEL: Diariamente en el formato

• EN SAP: 13 y 27 de cada mes, incluyendo las horas de estos días

• Si éstas fechas son en días sábado, domingo o festivo deben realizarse el día hábil anterior.

CANTIDAD DE HORAS A REPORTAR

• Se deben reportar las horas REALMENTE trabajadas en cada uno de los proyectos.

• Gestión humana envía correo con las horas MINIMAS que se deben reportar en cada quincena.

RESPONSABLE NOTIFICACIÓN• Cada persona es responsable de llevar su control de horas diariamente en el

formato:

TR-F-06 (Horas Ordinarias)

• Para las personas que no tienen acceso a SAP y/o a computador, el coordinador de cada proyecto define al inicio de este, quien es el responsable de notificar las horas de estas personas.

• Los responsables de notificar horas deben tener presente las novedades (retiros, ingresos, traslados entre sociedades, vacaciones, incapacidades de las personas que tienen a cargo notificar). Si tiene duda de las fechas consulte con el área de Gestión Humana.

COMO REPORTAR HORAS

1. REPORTE EN EXCEL

2. CARGUE DE HORAS EN SAP

MOTIVOS DE DESVIACIÓN

La elección del motivo de desviación depende de cómo fue la negociación de cada contrato en cada proyecto, por tal razón el coordinador de cada proyecto debe informar a su equipo de trabajo cual de ellos utilizar.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN

• Actividad Reembolsable: 0001

Las horas a notificar corresponden al número de horas invertidas por un profesional a una actividad o un trabajo que hace parte de un contrato y el cobro es por horas o por un valor fijo.

Ejemplos (Casos Hipotéticos): 1. Horas reportadas por el personal asignado o que labora en el proyecto Mantenimiento CNCH, Construcción Luker Bogotá etc. 2. Horas reportadas por el personal de Salud Ocupacional Chocolates y Colcafé. 3. Proyectos de Interventoría Gate Gourmet.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN• Actividad No Reembolsable: 0002

Las horas a notificar corresponden a un proyecto que ha sido acordado facturar por honorarios, todas la horas reportadas para proyectos de mercadeo, actividades propias de compañía como escuela del conocimiento, grupos primarios, Sistema Gestión de Calidad, incapacidades, etc.

Ejemplos (Casos Hipotéticos): 1. Horas reportadas por arquitectos e ingenieros para el Proyecto de Belcorp.2. Horas reportadas por profesionales de Consultoría Logística para Incolmotos Yamaha.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN• Actividad Adicional: 0003

Se seleccionará cuando las horas que se están notificando corresponden a una actividad o un trabajo adicional al estipulado en el contrato, oferta o acuerdo con el cliente.

Ejemplos (Casos Hipotéticos): 1. Adición de un mezanine a una Bodega que no estuvo en el alcance inicial.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN• Reproceso interno 0004

Las horas a notificar corresponden a una actividad o un trabajo que se repitió o debe corregirse a causa de equivocaciones o errores internos.

Ejemplos (Casos Hipotéticos): Rediseño estructural a causa de utilizar planos arquitectónicos desactualizados.

MOTIVOS DE DESVIACIÓN• Reproceso cliente 0005

Las horas a notificar corresponden a una actividad o un trabajo que se repitió a causa de cambios, equivocaciones o errores solicitados por el cliente y debe cobrarse.

Ejemplos (Casos Hipotéticos): Rediseños de redes mecánicos por cambio del Layout solicitado por el cliente.

HORAS EXTRAS

FRECUENCIA DE NOTIFICACIÓN HORAS EXTRAS

• EN EXCEL: Diariamente en el formato.

• EN SAP: 8 y 22 de cada mes, incluyendo las horas de estos días, si éstas fechas son en días sábado, domingo o festivo la notificación debe realizarse el día hábil anterior.

EJEMPLO:

RESPONSABLE DE NOTIFICACIÓN HORAS EXTRAS

• El coordinador de cada proyecto define al inicio de este el responsable de notificar las horas extras del personal asignado al proyecto y deberán hacerlo en el formato:

• TRA-F-07 (Horas Extras )

El área de Gestión Humana es el responsable de la revisión de las horas extras para realizar el pago en la nómina de la quincena correspondiente.

CLASE DE ACTIVIDAD

• P002 Mano Obra Extra Diurna• P003 Mano Obra Recargo Nocturno• P004 Mano Obra Extra Nocturno• P005 Mano Obra Ordinaria Dominical• P006 Mano Obra Extra Diurna Dominical• P007 Mano Obra Extra Nocturna Dominical

REVISIÓN DE NOTIFICACIÓN• Al final cada notificación se debe revisar el reporte de horas en la CN48N.

• Cada gerente de UEN debe revisar el 29 de cada mes las horas reportadas a través del reporte en Excel enviado por el Área de Gestión Humana así:

- Por personal asignado a su UEN

- Por proyectos asignados a la Uen

REVISIÓN DE NOTIFICACIÓNUn día después deben responder con el visto bueno o en su defecto con las observaciones que se tengan al Área de Gestión humana al correo electrónico gestionhumana@dinpro.com.co

Al momento de revisar tenga en cuenta:

La cantidad de horas reportadas sea coherente con lo laborado Verifique que los proyectos al que se les reportó las horas son los correctos El motivo de desviación sea el adecuado.

• El área de Gestión Humana es el responsable de la revisión de las horas de incapacidades, horas extras y retiros.

CASOS A TENER EN CUENTA1. COMO REPORTAR LAS HORAS DE INCAPACIDADESLas incapacidades se reportan 9 horas cada día de lunes a viernes y 4 horas los sábados en los siguientes códigos de proyectos:PP-0018 CONSTRUCCIONES Y SERVICIOSPP-0019 DINPRO

EJEMPLO: UN EMPLEADO SE INCAPACITO DEL 25 DE MAYO AL 31 DE MAYO DEBE NOTIFICAR:Mayo 25 Viernes 9Mayo 26 Sábado 4Mayo 27 Domingo 0TOTAL MAYO 13Mayo 28 Lunes 9Mayo 29 Martes 9Mayo 30 Miércoles 9TOTAL JUNIO 27

CASOS A TENER EN CUENTA2. COMO REPORTAR LAS HORAS CUANDO UN EMPLEADO PASA DE UNA COMPAÑÍA A OTRA EN EL MISMO MES.

Se debe tener en cuenta la fecha exacta en la que pasa a la otra compañía para reportar las horas en cada una como corresponden. Tener en cuenta que Dinpro International NO se reportan en SAP.

EJEMPLO: UN EMPLEADO PASA DE DINPRO A CYS EL 15 DE MAYO. • 1 Quincena de Mayo: Reporta del 27 de Abril al 13 de Mayo en los

proyectos de Dinpro donde trabajó.

• 2 Quincena de Mayo: - Reporta del 14 al 15 de Mayo en los proyectos de Dinpro donde trabajó

- Reporta del 16 de Mayo al 27 de Mayo en los proyectos de CYS

CASOS A TENER EN CUENTA

3. COMO REPORTAR LAS HORAS CUANDO SE TRABAJA PARA OTRA UEN

Se debe solicitar al coordinador del proyecto la creación del puesto de trabajo en la nueva UEN en la que va a trabajar.

EJEMPLO: 1. Sandra Pajoy y Adriana Marín realizando dibujo de diseños mecánicos.

Crear los puestos de trabajo en la UEN de Diseños de Ingeniería.

2. Los ingenieros de Estructuras calculando cantidades de refuerzo o estructura metálica.

Crear los puestos de trabajo en la UEN de Presupuestos

CASOS A TENER EN CUENTA

4. COMO REPORTAR LAS HORAS DE UN EMPLEADO DE DINPRO INTERNATIONAL

• Debe reportar horas SOLO en el archivo en EXCEL TR-F-06 (Horas Ordinarias) y TRA-F-07 (Horas Extras )

Los empleados de Dinpro International no reportan horas en SAP

CASOS A TENER EN CUENTA5. REPORTE VACACIONES

A partir de Junio 2012 las vacaciones NO se reportan ni en SAP ni en Excel.

CASOS A TENER EN CUENTA6. PROYECTOS PROPIOS

DINPRO• PP-0002 ESCUELA DE CONOCIMIENTO• PP-0004 GRUPO PRIMARIOS• PP-0006 SISTEMA GESTION DE CALIDAD• PP-0012 CAPACITACIONES• PP-0019 INCAPACIDADES• PP-0029 REVISIÓN DE HORAS • PP-0033 CERTIFICACION OHSAS 18000 • PP-0036 PLANEACION ESTRATEGICA• PP-0020 IMPLEMENTACIÓN REVIT

CYS• PP-0001 ESCUELA DE CONOCIMIENTO• PP-0003 GRUPO PRIMARIOS• PP-0005 SISTEMA GESTION DE CALIDAD• PP-0011 CAPACITACIONES• PP-0018 INCAPACIDADES• PP-0030 REVISIÓN DE HORAS • PP-0032 CERTIFICACION OHSAS 18000 • PP-0035 PLANEACION ESTRATEGICA

CADENA REPORTE DE HORAS

Creación de proyectos y puestos

de trabajo

Reporte de horas

Revisión del reporte de

Gestión Humana

Revisión del reporte de

Gerencia de UEN

Facturación

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