YAZIMA KURALLARI

RESM YAZIMA KURALLARI SUNUMU

Hazrlayan: Ahmet KIZILKURT

MART 2012T.CIDIR NVERSTES

Kamu kurum ve kurulularnda Resmi Yazmalar Babakanlka hazrlanan 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayl Resmi Gazetede yaynlanarak yrrle giren Resmi Yazmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakknda Ynetmelik esaslarna gre yrtlmektedir.

Madde 1- Ama Bu Ynetmeliin amac; resmi yazma kurallarn belirlemek, bilgi ve belge alveriinin salkl, hzl ve gvenli bir biimde yrtlmesini salamaktr.

Madde 2-Kapsam Bu Ynetmelik btn kamu kurum ve kurulularn kapsar. Madde 4-Tanmlar Resmi yaz: Kamu kurum ve kurulularnn kendi aralarnda veya gerek ve tzel kiilerle iletiimlerini salamak amacyla yazlan yaz, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi, Resmi belge: Kamu kurum ve kurulularnn kendi aralarnda veya gerek ve tzel kiilerle iletiimlerini salamak amacyla oluturduklar, gnderdikleri veya sakladklar belirli bir standart ve ierii olan belgeleri,

Dosya plan: Resmi yazlarn hangi dosyaya konulacan gsteren kodlara ait listeyi,

Yaz alan: Yaz kadnn st, alt, sol ve sa kenarndan 2,5 cm boluk braklarak dzenlenen alan, ifade eder.

Madde 5- Resmi yazma ortamlar ve gvenlik Ktla yaplan resmi yazmalarda daktilo veya bilgisayar kullanlr. Bu tr yazmalar, yaznn ieriine ve ivedilik durumuna gre faks ile de gnderilebilir. Faksla yaplan yazmalarda, yazda belirtilen hususlarda hemen ilem yaplabilir, ancak bunlarn be gn ierisinde resmi yaz ile teyidinin yaplmas gerekir. Madde 6- Nsha says Kat kullanlarak hazrlanan resmi yazlar en az iki nsha olarak dzenlenir. Madde 7-Belge Boyutu Resmi yazmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kat kullanlr.

Madde 8-Yaz tipi ve karakter boyutu Bilgisayarla yazlan yazlarda "Times New Roman" yaz tipi ve 12 karakter boyutunun kullanlmas esastr. Rapor, form ve analiz gibi zellii olan metinlerde farkl yaz tipi ve karakter boyutu kullanlabilir.

ARAL yaz tipi 11 karakter boyutu kullanlmas yanltr. Madde 9- Balk Balk, kadn yaz alannn st ksmna ortalanarak yazlr. lk satra "T.C." ksaltmas, ikinci satra kurum ve kuruluun ad byk harflerle, nc satra ise ana kuruluun ve birimin ad kk harflerle ortalanarak yazlr. Balkta yer alan bilgiler satr geemez.

T.CIDIR NVERSTESSalk Kltr ve Spor Daire Bakanl

Madde 10-Say ve Evrak Kayt Numaras Say ve evrak kayt numaras, dosya planna gre verilir, yaz alannn en solundaki Say: yan balndan sonra yazlr.

Bu ifadeden sonra kod numaras verilir. Kod numarasndan sonra ksa izgi (-) iaretikonularak dosya numaras, dosya numarasndansonra (-) iareti konularak birim evrak kayt numaras yazlr. Genel evrak biriminden say verilmesi durumunda araya eik izgi (/) iareti konulur.

Evrak kayt numaras, yazy gnderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminden ald numaradr.

Say :B.30.2.ID.0.79.00.00-Dosya No/Birim Evrak Kayt No

Bu kodlarn dnda yazlan kodlar Yanl. Madde 11- Tarih Tarih blm, say ile ayn hizada olmak zere yaz alannn en sanda yer alr. Tarih; gn, ay ve yl olarak rakamla, aralarna eik izgi (/) iareti konularak yazlr. Doru Yanl 12/05/2011 12,05,2011 veya 12.05.2011. Madde 12- Konu Konu, saynn bir aralk altna "Konu:" yan balndan sonra, balk blmndeki

Yaznn konusu, anlaml ve zl bir ekilde ifade edilir. Konu ksmnda hk., dair,ait gibi ksaltmalar kullanlmaz.

Madde 13- Gnderilen Makam Kad ortalayacak biimde byk harflerle yazlr. Yaznn gnderildii yerin belirlenmesine ilikin dier hususlar parantez iinde kk harflerle ikinci satra yazlr. Kurulu dna gnderilen yazlarda, gerekiyorsa yaznn gidecei yerin adresi kk harflerle ve baln ilk satrnn hizasnda, iki aralk braklarak ayrca belirtilir.

sme yazlan yazlarda, "Sayn" kelimesinden sonra ad kk, soyad byk, unvan ise kk harflerle yazlr.

GENEL SEKRETERLK MAKAMINA (Salk Kltr ve Spor Daire Bakanl) T.CKAFKAS NVERSTES REKTRLNE(Personel Dairesi Bakanl) KARS

Sayn Ali VEL (Sn: Yanl) 7 Kasm Mah.No:11 IDIR

Madde 14- lgi lgi, yazlan yaznn nceki bir yazya ek ya da karlk olduunu veya baz belgelere bavurulmas gerektiini belirten blmdr. "lgi:" yan bal, gnderilen makam blmnn iki aralk altna ve yaz alannn soluna kk harflerle yazlr. lgide yer alan bilgiler bir satr geerse, "lgi" kelimesinin alt bo braklarak ikinci satra yazlr. lginin birden fazla olmas durumunda, a, b, c gibi kk harfler yanlarna ayra iareti ") " konularak kullanlr. lgide, " tarihli ve sayl" ibaresi kullanlr. lgide yaznn says, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. lgi, tarih srasna gre yazlr. Yaz ayn konuda birden fazla makamn yazsna karlk veya daha nce yazlm ok sayda yazyla ilgili ise bunlarn hepsi belirtilir

lgi:a)10/01/2011 tarihli ve 900/2222 sayl yaz, b)19/02/2011 tarihli ve B.30.2.ID.0.73.00-205-sayl yaz, c)21/05/2011 tarihli ve B.30.2.ID.0.71.00-20 sayl yaz. YanlLG:26.03.2011 tarih ve .sayl yazmz.LG:a-)Personel Daire Bakanlnn 09.10.2009 tarih ve sayl yazs.Dorusulgi: 26/03/2011 tarihli ve .sayl yazlgi: a)09/10/2009 tarihli ve B.30.2.ID.0.79.00-03-9804 sayl yaz, b)21/02/2010 tarihli ve 20 sayl yaz. Madde 15- Metin Metin, "lgi"den sonra balayp "mza"ya kadar sren ksmdr. Metin iinde geen saylar rakamla ve/veya yaz ile yazlabilir. nemli saylar rakam ile yazldktan sonra parantez iinde yaz ile de gsterilebilir. Yaz, Trk Dil Kurumu tarafndan hazrlanan mla Klavuzu ile Trke Szlk esas alnarak dil bilgisi kurallarna gre yaayan Trke ile yazlr.

Metinde zorunlu olmadka yabanc kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kanlr. Trk Dil Kurumu tarafndan hazrlanan mla Klavuzunda bulunmayan ksaltmalarn kullanlmasnn zorunlu olduu durumlarda, ksaltmann ilk kullanld yerde parantez iinde ksaltmann ak biimi gsterilir.

Alt makama yazlan yazlar "Rica ederim.", st ve ayn dzey makamlara yazlan yazlar "Arz ederim.", st ve alt makamlara datml olarak yazlan yazlar "Arz ve rica ederim." biiminde bitirilir.

Madde 16- mza Yazy imzalayacak olan makam sahibinin ad, soyad ve unvan yaz alannn en sana yazlr. mza ad ve soyadn zerinde braklan bolua atlr. Yazy imzalayacak olan makam, yaznn gidecei makama gre kurum/kuruluun imza yetkileri ynergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seilir. Yazy imzalayann ad kk, soyad byk harflerle yazlr. Unvanlar ad ve soyadn altna kk harflerle yazlr. Akademik unvanlar ismin n tarafna kk harflerle veksaltlarak yazlr. Yrd.Do.Dr. Tamer ERYT Daire Bakan

Yazy makam sahibi yerine yetki devredilen kii imzaladnda, imzalayann ad ve soyad birinci satra, yetki devredenin makam "Babakan a.", "Vali a." ve "Rektr a.", biiminde ikinci satra, imzalayan makamn unvan ise nc satra yazlr.

Prof. Dr.Vahdettin FTRektr a.Rektr Yrd.

Yaz vekaleten imzalandnda, imzalayann ad ve soyad birinci satra, vekalet brakann makam "Babakan V.", "Vali V." ve "Rektr V." biiminde ikinci satra yazlr

Prof. Dr. Nurhan AKYZRektr V.

Yaznn iki yetkili tarafndan imzalanmas durumunda st makam sahibinin ad, soyad, unvan ve imzas sada,

Fatih KESKN Murat GZELDAL ube Mdr Daire Bakan

Madde 17 - Onay Onay gerektiren yazlar ilgili birim tarafndan teklif edilir ve yetkili makam tarafndan onaylanr. Yaz onaya sunulurken imza blmnden sonra uygun satr aral braklarak yaz alannn ortasna byk harflerle "OLUR" yazlr. "OLUR"un altnda onay tarihi yer alr. Onay tarihinden sonra imza iin uygun boluk braklarak onaylayann ad, soyad ve altna unvan yazlr Yazy teklif eden birim ile onay makam arasnda makamlar varsa bunlardan onay makamna en yakn yetkili "Uygun grle arz ederim." ifadesiyle onaya katlr. Bu ifade, teklif eden birim ile onay blm arasna uygun boluk braklarak yazlr ve yaz alannn solunda yer alr. T.CIDIR NVERSTES REKTRLNE

Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx arz ederim.Ahmet KIZILKURTSalk Kltr ve Spor Daire Bakan V. Uygun grle arz ederim. ..//2012

Yrd. Do. Dr. Bilal KESKN Genel Sekreter V.

OLUR././2012Prof. Dr. brahim Hakk YILMAZRektr

Madde 18- Ekler Yaznn ekleri imza blmnden sonra uygun satr aral braklarak yaz alannn soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altna yazlr. Ek adedi birden fazla ise numaralandrlr. Ek listesi yaz alanna smayacak kadar uzunsa ayr bir sayfada gsterilir. Yaz eklerinin baz birimlere gnderilmedii durumlarda Ek konulmad veya EK- konulmad, baz eklerin konulmas durumunda ise EK- konuldu ifadesi yazlr.Doru yazmlar Birden fazla ek varsaEKLER:1-Yaz fotokopisi ( 3 adet)2-Karar (3 adet)3-Tutanak(1 adet-3 sayfa)_______________________________Sadece bir ek varsaEK:Yaz fotokopisi (3 adet)

EKLER:1-Genelge (1 adet)2-Rapor (2 adet)

DAITIM:Tm FakltelereTm Meslek Yksek OkullarnaPersonel Daire Daire Bakanl (EK-2 Konulmad)

Yanl yazmlar:

EKLER:EK-1)-Yaz fotokopisi ( 3 adet)EK-2)-Karar (3 adet)_______________________________Eki:Ek:1Yaz (3 adet)_______________________________Eki:1 adet CD _______________________________ Madde 19- Datm Datm, yazlarn gerei ve bilgi iin gnderildii yerlerin protokol sras esas alnarak belirtildii blmdr. EKLER"den sonra uygun satr aral braklarak yaz alannn soluna "DAITIM:" yazlr.

Ek yoksa datm EKLER'in yerine yazlr.Yaznn gereini yerine getirme durumundaolanlar, "Gerei" ksmna, yaznn ieriindenbilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" ksmna protokol srasyla yazlr.

"Gerei" ksm datm balnn altna, Bilgi" ksm ise "Gerei" ksm ile ayn satra yazlr.

"Bilgi" ksm yoksa, kurum ve kurulu adlar dorudan "DAITIM" balnn altnayazlr.

DAITIM: Bilgi:Gerei: Bilgi lem Daire Bakanldari ve Mali ler Daire BakanlHukuk Mavirlii _________________________

Yanl yazmlar:DAITIM: (Datm) Bilgi:Gerei: (GERE) Bilgi lem Daire Bk.*dari ve Mali ler Daire Bk.*Hukuk Mavirlii _________________________

BLG:SKS Dairesi Bakanl_______________________________

Madde 20- Paraf Yaznn kurum iinde kalan nshas, yazy hazrlayan ve kurum tarafndan belirlenen en fazla 5 grevli tarafndan paraf edilir. Paraflar, adres blmnn hemen stnde ve yaz alannn solunda yer alr. Yazy paraflayan kiilerin unvanlar gerektiinde ksaltlarak yazlr, (:) iareti konulduktan sonra byk harfle adnn ba harfi ve soyad yazlr. El yazs ile tarih belirtilerek paraflanr22/02/2012 Memur :X.XXXXX/02/2012 .efi /Mhendis/Bamh/Birim Sorumlusu:X.XXXXX/02/2012 Mdr :X.XXXXX/02/2012 ..Daire Bakan() :X.XXXXX/02/2012..Genel Sekreter :X.XXXXX Madde 21- Koordinasyon Baka birimlerle ibirlii yaplarak hazrlanan yazlarda, paraf blmnden sonra bir satr aral braklarak Koordinasyon: yazlr ve ibirliine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadlar paraf blmndeki biime uygun olarak dzenlenir. 22/02/2011 Memur :X.XXXXX22/02/2011 .efi /Mhendis/Bamh/Birim Sorumlusu:X.XXXXX22/02/2011 Mdr :X.XXXXX22/02/2011 Daire Bakan.(..) :X.XXXXX Koordinasyon:22/02/2011 .efi /Mhendis/Bamh/Birim Sorumlusu :X.XXXXX22/02/2011 .Mdr/ Md.Yrd. :X.XXXXX

Madde 22- Adres Yaz alannn snrlar iinde kalacak ekilde sayfa sonuna soldan balayarak yazy gnderen kurum ve kuruluun adresi, telefon ve faks numaras, e-posta adresi ve elektronik a sayfasn ieren iletiim bilgileri yazlr. letiim bilgileri yazdan bir izgi ile ayrlr. Yaznn gnderildii kurum ve kiilerin, gerektiinde daha ayrntl bilgi alabilmeleri iin bavuracaklar grevlinin ad, soyad ve unvan adres blmnn sanda yer alr .__________________________________________________________________________________ Rza Yaln Caddesi Ayrntl bilgi iin irtibat:Ad Soyad-nvan 7600 IDIR Dahili: Tel : 0476 226 13 14 Faks : 0476 226 11 39 e-posta : www.igdir.edu.tr Kiisel e-mail adresi belirtilmemeli

Madde 23- Gizli yazlar Yaz gizlilik derecesi tayorsa, gizlilik derecesi belgenin st ve alt ortasna byk harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ok gizli, gizli, zel, hizmete zel eklinde grev alan ve hizmet zelliine gre kurum veya kurulua belirlenir GZLLK DERECEST.CIDIR NVERSTES REKTRLSalk Kltr ve Spor Daire Bakanl 22/02/2011 Memur :X.XXXXX22/02/2011 .efi /Mhendis/Bamh/Birim Sorumlusu:X.XXXXX22/02/2011 Mdr :X.XXXXX22/02/2011 Daire Bakan.(..) :X.XXXXX

GZLLK DERECES____________________________________________________________________________ Rza Yaln Caddesi Ayrntl bilgi iin irtibat:Ad Soyad-nvan 7600 IDIR Dahili: Tel : 0476 226 13 14 Faks : 0476 226 11 39 e-posta : www.igdir.edu.tr Kiisel e-mail adresi belirtilmemeliMadde 24- vedi ve gnl yazlar, tekit yazsncelik verilmesi gereken durumlarda yazyacevap verilmesi gereken tarih metin iinde, yaznn ivedi ve gnl olduu ise sayfann sa st ksmnda byk harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Yazy alan bu ivediliin gereini yapmakla ykmldr.

Resmi yazlara uygun srede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kurululara tekit yazs yazlr.

T.CIDIR NVERSTES REKTRLStrateji Gelitirme Daire Bakanl

VEDSay: B.30.2.ID.-020/111 //2012Konu :

49 Madde 25- Sayfa numaras Yaz alannn sa altna toplam sayfa saysnn kancs olduunu gsterecek ekilde yazlr. 1/3 2/3 3/3 gibi

Madde 27 -Kayt kaesi Kuruma gelen evrak, evrak kayt birimi tarafndan kayt kaesi kullanlarak kaydedilir. Kamu Kurum ve kurulular kendilerine uygun bir kae hazrlarlar ve kullanrlar. Bu kaeler evrakn arka yzne basldktan sonra evrakn tarih ve says yazlr, kurum iinde hangi blm ilgilendiriyorsa o blmn karsna gerei yaplmak veya bilgi vermek maksadyla (x) iareti konulur.

Elektronik ortamda yaplan yazmalarda, dorulama yapldktan sonra yaz ilgili birime gnderilir.

Madde 28-Yazlarn gnderilmesi Yazy gnderenin iletiim bilgileri zarfn sol st kesinde, yaznn gidecei yerin iletiim bilgileri ise zarfn ortasnda yer alr. Yaznn gizlilik derecesi zarfn st ve alt ortasna, ivedilik derecesi ise sa st keye gelecek biimde krmz renkle belirtilir.

ok gizli yazlar ift zarf ile gnderilir. zarfa yaz konulur, zarfn kapanma yerlerine hazrlayann paraflar atlr ve saydam bant ile paraflar rtlecek ekilde zarf kapatlr. zarfn zerine de iletiim bilgileri yazlarak, yaznn ok gizli olduu zarfn st ve alt ortasna, varsa ivedilik derecesi sa st keye gelecek biimde krmz renkle belirtilir.

D zarfn iine konularak gizlilik derecesi olmayan yazlar gibi kapatlp, zerine gidecei yer ve evrak says yazlr. D zarfn zerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi krmz renkli olarak belirtilir.

Madde 29- "ok gizli" gizlilik dereceli yazlarn alnmas ok gizli, gizlilik dereceli yazlarda, d zarf aan grevli i zarf zerinde yer alan "ok gizli" ibaresini grdnde zarf amadan yetkili makama sunar. Bu grevli d zarfn iinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nshasn gnderen makama iade eder.

TEEKKRLER