REUNION COMIGOV 27.05

VERGADERING COMIGOV09.09.2021

2 09.09.21

AGENDA

VERGADERING #6 VAN HET COMIGOV

Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 12 augustus

2021

Opdrachtorder Integrator – Fase 1

Werkzaamheden van de overlegcomités

Opvolging van de quickwins

Actiepunten

Vragen/Antwoorden

GOEDKEURING

4 09.09.21

TERUG TE VINDEN OP DE WEBSITE VAN HET CIBG

VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN 12 AUGUSTUS 2021

https://cibg.brussels/nl/wepulse

https://cirb.brussels/fr/wepulse

OPDRACHTORDER INTEGRATOR – FASE 1

6 09.09.21

OPDRACHTORDER INTEGRATOR – FASE 1

Akkoord van de juridische dienst om in dit stadium van de procedure een kopie van de finale

versie van de opdrachtorder integrator - Fase 1 te verstrekken.

Uiterste ontvangstdatum van offertes: 23/08/2021

• 1 offerte ontvangen, analyse lopende

Beoogde startdatum van de opdracht: 01/10/2021

Duur van de opdracht: 03 maanden

7 09.09.21

DOELSTELLINGEN (HERINNERING)Een inventaris opstellen van de actieve contracten in de gemeenten en OCMW's rond

de verschillende technische en applicatieoplossingen binnen de scope van het WePulse-

programma;

Een vereenvoudiging van die contracten voorstellen met een optimalisering van de

dienstenniveaus om jaarlijks 20% te besparen;

De door het CIBG opgestelde inventaris van de bestaande oplossingen in de

gemeenten en OCMW's (backend & front-end) aanvullen;

De businessprocessen vollediger en gedetailleerder in kaart brengen, analyseren en

modelleren op basis van het eerdere werk van het CIBG voor elk van de vier functionele

domeinen;

Een uniformisering en stroomlijning van die processen voorstellen die voor alle

plaatselijke besturen in het programma geschikt kunnen zijn;

Noden definiëren: de functionele basisvereisten in kaart brengen en de verbeteringen

beschrijven die de toepassing voor elk domein beoogt;

De quickwins (verbeteringen/vereenvoudigingen op korte termijn) van het CIBG verder

analyseren om daaraan verbonden oplossingen te leren en voor te stellen; nieuwe

quickwins zoeken.

WERKZAAMHEDEN VAN DE OVERLEGCOMITÉS

9 09.09.21

VERGADERINGSTABEL

Instanties COMIGOV OC FIN OC CRM OC HRM OC SOC

Vergadering #1 29/04 27/05 03/06 24/06 08/07

Vergadering #2 27/05 15/07 08/07 02/09 05/08

Vergadering #3 10/06 02/09 02/09 07/10 02/09

Vergadering #4 24/06 07/10 07/10 07/10

Vergadering #5 12/08

Vergadering #6 09/09

Vergaderingen werkgroepen

… … … … … … … …

10 09.09.21

STATUS

WERKGROEPEN BUSINESSPROCESSEN:

Uitgevoerd:

• Werkgroepen ingesteld (FIN, SOC, CRM; HRM lopende)

• Consolidatie van de processen vastgesteld in de vragenlijsten en verzameling van de bestaande processen

• Geconsolideerde lijst van bestaande processen die de proceswerkgroepen moeten controleren, aanvullen en

valideren.

Lopende en volgende stappen:

• Validering van de lijsten van bestaande processen door de proceswerkgroepen

• Voorstellen doelprocessen (To Be)

• Modellering (vervolg)

• Gap-analyse met to be-processen

HR-WERKGROEPEN

Lopende; trends zullen voortbouwen op het HR van COMIGOV

OPVOLGING VAN DE QUICKWINS

12 09.09.21

OC FINANCIËN - STATUS LOPENDE INITIATIEVEN

Algemene status

Er is een akkoord voor de verschillende initiatieven om de analyses te starten

Analyses over deze onderwerpen gestart met oprichting van thematische WG's

De resultaten zullen worden voorgelegd aan het OC naarmate de analyses

vorderen

Eerste opdrachtorder uitgegaan voor initiatieven betreffende ONYX/ACROPOLE

(CIVADIS); offerte ontvangen en analyse lopende

13 09.09.21

Voorgestelde initiatieven op basis van het bestaande.

ID Beschrijving Status Volgende acties/stappen Initiatief-

nemer

1 Installatie van de module 'gevorderde geschillen' bij de

8 besturen die Onyx-software gebruiken en niet over deze

optie beschikken

Analyse

lopende

• Identificatie van potentiële

GB's/OCMW's – uitgevoerd

• Verzoek om details van

CIVADIS (begroting, planning,

enz.) – lopende

• Vergadering van de WG heeft

plaatsgevonden, maar met

beperkte opkomst

• Demo te organiseren voor de

WG (samenstelling te herzien)

Initiatief

voorgesteld

op As Is

2 Installatie van de KBO-module (Kruispuntbank der

Ondernemingen) bij de 14 besturen die Onyx gebruiken.

Genereert een e-mail met de betrokken ondernemingen

in de gemeente.

Analyse

lopende

• 2 deelnemers-kandidaten

voor de WG

• Demo te organiseren voor de

WG (samenstelling te herzien)

Initiatief

voorgesteld

op As Is


14 09.09.21


Voorgestelde initiatieven op basis van het bestaande.


nemer

3 Installatie van de module inzake dematerialisatie van

inkomende facturen (sommige gemeenten gebruiken

nog steeds een pdf-versie, ook al is het elektronische

formaat beschikbaar)

Analyse

lopende

• Analyse scope lopende

(afstemmen van de lijst van

leveranciers die via Mercurius

passeren bij de PB's + de

kandidaten voor papieren

facturen/OCR bepalen)

Initiatief

voorgesteld

op As Is

4 Uitrol van de dematerialisatie van het proces van

facturatie/belastingheffing voor de burger

Analyse

lopende

• Afhankelijkheidsanalyse met

CRM

• Analyse van de voorgestelde

oplossing en gevolgen voor

de architectuur lopende

Initiatief

voorgesteld

op As Is

15 09.09.21


Andere initiatieven:

Sectoroverschrijdende initiatieven


nemer

5 Verzending facturen in Onyx-tool voor Nederlandstalige

en Franstalige scholen

Analyse

lopende

• Mogelijkheid om API's aan te

maken met verschillende

softwarepakketten voor

scholen (lijst beschikbaar +

optie om toe te voegen)

• De potentiële

softwarepakketten per PB

inventariseren

6 Dematerialisatie van terugbetalingen door

ziekenfondsen

Oké om de

analyse te

starten

• Validering van de

geïdentificeerde scenario's

• Eerste vergadering vond

plaats op 06/09 met WG

16 09.09.21


Andere initiatieven:

.7 Ziekenhuisfacturen: beschikken over een tool waarmee

ziekenhuisfacturen (op papier of elektronisch) kunnen

worden ingevoerd en link met sociale module met het

oog op beslissingen vóór opname in de boekhouding

Lopende • Analyse met de 3 OCMW's

lopende

• Presentatie aan OC Financiën

- uitgevoerd

• Validering interesse OC

binnen scope WePulse

(bespreking met de

ziekenhuizen over de

mogelijkheid om

elektronische stromen in te

voeren) – uitgevoerd

• 1e vergadering met IRIS-

netwerk vond plaats op 07/09

• Analyse afhankelijkheid

SOCIAAL Domein lopende

3 OCMW's

(Schaarbeek,

Vorst en Sint-

Jans-

Molenbeek)


nemer

17 09.09.21


Aandachtspunten:

Samenstelling van de WG's: de betrokken PB's in de respectieve WG's hebben

Verband van bepaalde QW's met

• andere WG's:

• QW4: Facturatie voor de burger via CRM

• QW8: Facturatie van de ziekenhuizen via SOCIAAL

• architectuur:

• EDM (en elektronische handtekening)

• Verzending elektronische belastingheffing via e-Box

Analyse scope en begroting voor bepaalde QW's lopende

18 09.09.21

OC HRM - LOPENDE INITIATIEVEN

KOPPELING MET GTI-PLATFORM DHR

CONTACT/VERGADERING MET ELK LID VAN HET OC (DHR)

19 09.09.21

OC SOCIAAL - STATUS

Stappen

1. Voorstel van de vraag tijdens het OC

2. Gedetailleerde analyse van de vraag (businesscase) met rapportering van de technische en functionele haalbaarheid, kosten/baten, aangepastheid aan de beoogde architectuur en duurzaamheid van de

beoogde oplossing.

3. Validering van de behoeften/volgende stappen op het OC

4. Validering via de WePulse-governance

5. Toevoegen van het initiatief aan de roadmap van programma en uitvoering

# Oplossing Fase

lopende

Impact Opmerking(en)

1 Schuldbemiddeling

(Begunstigden

OCMW + VZW)

2 Hoog Werkgroep lopende: noden en processen (99%)

• Te valideren versie verzonden: opmerkingen voor 15/9, Werkgroep voor te

bereiden

Studie case management/tools -> eind 2021

Planning beschrijving processen: lopende

2 Elektronische opleiding 1 ? Oplossing voor interne medewerkers + externe partijen (OCMW-klanten)

Quickwin doorgestuurd naar HR-domein

3

Rapportering

1 ? Rapportering is geschrapt als quickwin

Een werkgroep zal worden opgericht (loop van september) om de semantische en

definitieproblemen te bespreken

Schuldbemiddeling: volgende stappen

Evaluatiecriteria:Potentieel:Een oplossing lijkt te voldoen aan de criteria

Alternatief:Case management kan worden onderzocht als alternatief

De twee alternatieven zullen onderzocht en vergeleken worden

Critères d'evaluation

Vision supplier

Client (web prevu)

SaaS (cloud based)

Web based

Technology

Multi-Language

- NL

- FR disponible

Modèle de facturation (#user, #CPU, ...)

Interface GED possible

Interface CRM possible

Interface Log Social possible

Interface Compta possible

Documentation / Manuel

Qualité éditeur (taille, financial health, market)

Partenaire envisagé CIRB

Compliance legal

Multi-tenant

Alignment with Target Wepulse

Functional fit (approx)

Runs as stand-alone (ASBL target group)

Integration applicatives externes (API, interface,

…)

21 09.09.21

OC CRM - HERHALING #1DOELSTELLINGEN EN AANPAK

Vergadering van het OC CRM

Selectie van 4 te analyseren en te ontwikkelen doelprocessen uit een lijst van 8 processen afkomstig uit de voorgestelde algemene lijst van doelprocessenen organisatie van de volgende stappen

Voorbereiding van workshops (CIBG)

▪ 03/09: Opvragen van de documentatie van de 4 geselecteerde processen (Stad Brussel, CIBG).

▪ Analyse van de geleverde processen met identificatie van de beheersregels te valideren door de andere PB's.

▪ 9 en 10/09 : Uitwisselingsvergadering met Stad Brussel

▪ 13 en 14/09: voorbereidingswerken van de workshops

▪ Samenvatting van de mogelijkheden van al dan niet instemmen volgens de gemeenten voor het comité

▪ Aanbevelingen voor het vervolg op basis van de resultaten (evaluatierooster)

Samenvatting

▪ 16 en/of 17/09 : 2x 1e

presentatieworkshop van de processen

▪ 28 en/of 29/09: 2 x 2e

samenvattings- en valideringsworkshop

Workshops

OC CRM

02/09

(2 processen per workshop)

2/09 16/09 28/09 6/10

Organisatie van de workshops (gemeenten)

▪ Identificatie van de deelnemers: personen met goede kennis over de processen in kwestie, in staat om de verschillen tussen de huidige processen en doelprocessen te identificeren

▪ Datum/plaats

22 09.09.21

• Presentatie van het burgerportaal en van de CRM voor de ontwikkelde processen

• Presentatie van de processen, de visie en beheersregels

o Werk in subgroep(en) : de stappen van het proces en beheersregels analyseren

➢ Samenvatting: OK of NOK (als NOK, de beperking in kwestie bepalen ➔ de verschillende soorten

beperkingen identificeren: wettelijk, organisatorisch, enz.) )

Workshop 1 (16 of 17/09): presentatie

• Na CR, individueel werk met plaatselijke besturen en interne werken binnen plaatselijke besturen

• Ontwikkeling van 4 doelprocessen op basis van de feedback van de workshop

• De beperkingen vastgesteld in workshop 1 overlopen en voorstel van 4 doelprocessen

• Stappen van het proces en beheersregels valideren

➢ Samenvatting : instemming/geen instemming/instemming als ...

Workshop 2 (27 en 28/09): validering

Deliverables:

• voor elk van de 4 geanalyseerde processen: samenvatting met het niveau van instemming van alle

deelnemende plaatselijke besturen (ik stem in, ik stem niet in, ik stem in met voorbehoud)

• de 4 gemeenschappelijke doelprocessen van de plaatselijke besturen

OC CRM - HERHALING #1DOELSTELLINGEN EN AANPAK

23 09.09.21

OC CRM - HERHALING #1

DOELSTELLINGEN EN AANPAK

Nr. #1: Geselecteerde processen door het OC CRM

1 Identificatie/Authenticatie

2 Inkomende betalingen beheren

3 Afleveren van uittreksels van akten van de burgerlijke stand

4 Autorisatie verlenen OTV-locatie

QW-VRAAG: ONTHAAL BURGER - BESTANDSBEHEER (QMATIC IN IRISBOX)Status datum: 8 / 9 /2021

Scope van het onderwerp

• Een oplossing vinden voor het invoeren van een gemeenschappelijke tool voor bestandsbeheer en het vastleggen van afspraken door zoveel mogelijk gebruik te maken van wat al bestaat in het applicatielandschap.

• Analyse van het bestaande• Qmatic al gebruikt door Stad Brussel, Schaarbeek,• Lopend project: Jette (GB & OCMW) en Anderlecht, Vorst (GB & OCMW)• Het OCMW Berchem wenst Qmatic te installeren voor december 2021.

• Voorstel voor oplossing

Buiten scope:

Algemene status: Status

BudgetTe bepalen in een latere fasePlanning• Workshop gepland op dinsdag 31 augustus 2021Quality• Niet van toepassing vandaag

Issue & Risico's Status

• Issue: Procedure voor overheidsopdracht toepassen om Qmatic te verkrijgen en het eventuele gebruik ervan uit te breiden naar de PB's?

• Analyse nog steeds lopende Grote mijlpalen Datum Status

• Validering van de scope (OC)• Uitgevers van software contacteren via offerteaanvraag (zie risico)• Keuze doeloplossing QW

• Architectuur• Budget

• Implementatieplan

Sept. 2021Okt. 2021

Nov. 2021

Nov. 2021

Gepland voor de volgende periode

• Hoe Qmatic verkrijgen - Analyse;• Analyse van de Qmatic-tool: Wat bevat versie 7 van de tool?• Analyse van de algemene architectuur (met of zonder Irisbox-integratie) • Analyse van de specifieke behoeften in verband met de agenda's van de medewerkers (Outlook)• Analyse van het project met Jette: Demo Qmatic gepland op korte termijn

Beslissingen/Acties Datum Status

• xxxxxxx 31/12/2021

Uitgevoerde activiteiten: Status

• Creatie van een PID• Workshop gehouden op 31 augustus De GB's en OCMW's zijn erg geïnteresseerd in Qmatic. =>

Qmatic lijkt de voorkeur weg te dragen van de deelnemers aan de workshop.• Qmatic kan gebruikt worden met of zonder Irisbox volgens de specifieke behoeften van de

Plaatselijke Besturen

VRAAG SCHOOLINSCHRIJVINGENStatus datum: 8 / 9 /2021

Scope van het onderwerp

• Een oplossing vinden voor het invoeren van een gemeenschappelijke tool die de schoolinschrijving voor ouders en het beheer op GB-niveau vergemakkelijkt door zoveel mogelijk gebruik te maken van wat al bestaat in het applicatielandschap.

• Analyse van het bestaande• FO Irisbox bestaat maar basisproces.• Voorstel voor een uitbreiding van het bestaande (focus Back Office)

• Voorstel voor oplossing

Buiten scope:

Algemene status: Status

BudgetTe bepalen in een latere fasePlanning

Quality• Niet van toepassing vandaag

Issue & Risico's Status

• Niets te melden

Grote mijlpalen Datum Status

• Validering van de scope (OC)• Technische Oplossing• Keuze doeloplossing

• Architectuur• Budget

• Implementatieplan

Sept. 2021Okt. 2021

Nov. 2021

Nov. 2021

Gepland voor de volgende periode

• Nagaan of een technische oplossing die al door een gemeente wordt toegepast, als gemeenschappelijke basis kan worden gebruikt

• Andere bestaande oplossingen analyseren (ETNIC?, ...)• Een oplossing zoeken om voor te stellen.

Beslissingen/Acties Datum Status

• xxxxxxx 31/12/2021

Uitgevoerde activiteiten: Status

• Creatie van een PID• Functionele 'High Level'-Analyse van een Back Office overnemen en bijwerken ter voorbereiding

van de volgende workshop • Workshop gehouden op 24 augustus

ACTIEPUNTEN

27 09.09.21

ORGANISATIE VAN DE WERKZAAMHEDEN

Instanties OC FINOC CRMOC HRMOC SOC

COMIGOV UITV.COM Stuurcomités Werkgroepen

Donderdag #1 x … …




28 09.09.21

ACTIEPUNTEN

Werkzaamheden HR-werkgroep

Versturen van een voorstel aan de COMIGOV-leden

Voorgestelde deadline: 30 september

Volgende vergadering:

Vergadering COMIGOV: 14 oktober om 15.00 u.

…

VRAGEN & ANTWOORDEN

B ED ANK T



Contact:

Rudy Therasse –Programmadirecteur

[email protected]@cibg.brussels12.08.21



mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

REUNION COMIGOV 27.05