Revisión: 01facultadmaya.unach.mx/images/archivos/Egresados/PO_522...Procedimiento Institucional PO-522-01f Carta de Pasante y Certificado Profesional Revisión: 01 Documento controlado

Procedimiento Institucional

PO-522-01f Carta de Pasante y Certificado Profesional Revisión: 01

Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Autónoma de Chiapas

FO-CD-03 Rev.01

18 marzo 2016 Pág 1 de 7

Mtro. Roberto Sosa Rincón Secretario Académico

Líder del proceso

Mtra. Rocío Moreno Vidal Directora de Servicios Escolares

Mtra. Rosa Laura Vázquez Grajales Directora de Gestión de la Calidad

Mtro. Carlos Eugenio Ruiz Hernández

Rector

Responsable del proceso Emitió

Responsable del SGI-UNACH Revisó

Rectoría Aprobó

Fuentes de entrada

Resultados

Punto de inicio Punto final

Entradas Salidas Actividades

Recursos necesarios Productos o Servicios Impacto o beneficios

Riesgos:

Problemas con el Sistema SAUCE Acciones:

Asegurar que el personal involucrado valide correctamente.

Equipo de cómputo Internet Teléfono Impresora Fotocopiadora SECOE (Sistema de

Control de Egreso)

Cumplimiento del encargo social de la Unach Concluir administrativamente con el proceso de egreso.

Carta de Pasante y

Certificado Profesional

Oportunidades:

Capacitación al personal de Control Escolar de las UA. Vinculación con otras Instituciones de Educación Superior.

Conocimientos:

Proyecto Académico. Dimensión IV: Gestión y Evaluación Institucional. 1.- Gestión Universitaria (Inciso D y E) Requisitos para expedición de Carta de Pasante y Certificado Profesional de Estudios

Seguimiento del desempeño y medición Controles

Planes de Control Operacional Puntos de control

Seguimiento y medición de los procesos

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1. Propósito

Asegurar el control eficaz del proceso de expedición de Carta de pasante y Certificado Profesional.

2. Alcance

El presente procedimiento inicia según el tipo de trámite:

a) Para trámites individuales, inicia con la recepción de los requisitos y concluye con la

entrega de Carta de Pasante y Certificado Profesional.

b) Para trámite de graduación, inicia con la recepción de historiales académicos de los alumnos a egresar y concluye con la entrega de Carta de Pasante y Certificado Profesional.

3. Políticas de operación

3.1 El presente procedimiento deberá ser conocido y aplicado por todos los involucrados.

3.2 El presente procedimiento se plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una persona como ‘el, significa ‘el o ‘la’.

3.3 El presente procedimiento asegura estar en las mismas condiciones de contenido, forma, espacio y tiempo a todos los responsables de su aplicación.

3.4 El alumno debe entregar requisitos

3.5 Las UA recepcionar requisitos

3.6 El DCEs de la DSE valida y elaborar documentos oficiales

4. Indicadores de acreditación y/o medición

El tiempo de expedición de Carta de Pasante y Certificado Profesional, se establece según tipo de trámite.

Tramite Individual:

20 días hábiles a partir de la recepción del trámite, incluye Carta de Pasante y Certificado Profesional, sea completo, parcial o duplicado.

Graduación:

Entregar Cartas de pasantes y Certificados Profesionales antes de la fecha programada de graduación en el ciclo correspondiente.

5. Descripción del procedimiento

Secuencia Responsable

5.1 Inicio

Alumno

Trámite individual: Solicita y entrega requisitos al departamento de Certificación de Estudios de la Dirección de Servicios Escolares, para la expedición de Carta de Pasante y/o Certificado Profesional

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(Completo, duplicado o parcial) Pasar a la actividad 5.6 Trámite de Graduación: Solicita al área de Control Escolar de la UA, tramité su Carta de Pasante y Certificado Profesional, para su graduación. Pasar a la actividad 5.2

5.2 Depto. de Control Escolar de las UA

Genera Historiales Académicos de los alumnos próximos egresar.

5.3 Director de la UA Envía oficio a la DSE anexando Historiales Académicos (De acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma de actividades escolares FO-522-32)

5.4 Director de Servicios

Escolares Recepciona Historiales Académicos y turna al DCEs.

5.5 Depto. de

Certificación de Estudios

Recibe, clasifica según carreras y turna al personal operativo para su validación.

Pasar a la actividad 5.7

5.6 Depto. de


Recibe solicitud de trámite el personal operativo, revisa que cumpla con los requisitos de acuerdo a lo solicitado en formato S/N y registra en el SICOE.

5.7 Depto. de


Coteja y valida que las actas de calificaciones estén digitalizadas o se encuentren físicamente en el archivo del DAE del primer hasta el último semestre de la Licenciatura del interesado.

5.8 Depto. de


¿Actas completas?

No - pasar a la actividad 5.9

Si - pasar a la actividad 5.14

5. 9 Depto. de


No -

Solicita actas de calificación al DAE de la DSE.

5.10 Depto. de Archivo

Escolar Solicita actas de calificación a la UA mediante oficio.

5.11 Depto. de Control Escolar de la UA

Remite actas de calificación a la DSE mediante oficio firmado por el director de la UA.


Escolares Recepciona y turna al DAE.

5.13 Depto. Archivo

Escolar

Recibe, digitaliza e informa al DCEs de forma económica.


5.14 Depto. de


Si -

Coteja y valida las Actas de Calificaciones digitalizadas, contra los Historiales Académicos, verificando calificación, fecha de examen, folio y ciclo en que el alumno cursó la asignatura o módulo.

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5.15 Depto. de


¿Es correcto?



5.16 Depto. de


No -

Solicitan corrección del acta de calificaciones al DAE de la DSE.


Escolar Solicita por oficio a la UA la corrección del acta de calificaciones.


Remite el acta corregida a la DSE mediante oficio firmado por el Director de la UA.


Escolares Recepciona y turna al DAE.


Escolar Recibe, digitaliza e informa al DCEs de forma económica. Pasar a la actividad 5.21

5.21 Depto. de


Si-

Para trámite individual: pasar a la actividad 5.29

Para trámite de graduación: pasar a la actividad 5.22

5.22 Director de UA Envía requisitos de los alumnos a próximos a egresar en formato FO-522-01f-01 Relación de alumnos a egresar (Requisitos). (De acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma de actividades escolares FO-522-32)


Escolares Recepciona los documentos y turna al DCEs.

5.24 Depto. de


Clasifica según carreras y turna al personal operativo

5.25 Depto. de


Verifica cumplimiento de requisitos.

5.26 Depto. de


¿Cumple con los requisitos?



5.27 Depto. de


No-

Solicita requisito faltante, vía telefónica o correo electrónico al responsable de DCE de la UA para que lo envíe a la brevedad.


Remite requisito al DCEs de la DSE.


5.29 Depto. de


Si-

Para trámite individual: Imprime documento solicitado (Carta de pasante, Certificado Profesional, Certificado Profesional duplicado o Certificado parcial) coteja contra el Historial

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Académico previamente validado.

Para trámite de graduación: Se registra la solicitud en el SICOE.

Una vez terminada la fecha de captura de calificaciones de evaluaciones ordinarias, establecido en el FO-113-01-02 calendario escolar se imprimen las FO-522-01f-02 Cartas de Pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales. Posteriormente se coteja contra Historial Académico previamente validado.

5.30 Depto. de


¿Es correcto?



5.31 Depto. de


No -

Notifica a DCE de la UA que el FO-522-01f-03 Certificado no presenta el total de materias ni los créditos correspondientes al plan de estudio asignado.


Corrige los datos correspondientes y notifica vía telefónica al DCEs de la DSE Pasar a la actividad 5.29

5.33 Depto. de


Si -

Se adhiere fotografía, sella y turna para firma.

Elabora oficio dirigido al Secretario General para firma de la DSE.


Escolares Firma FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional, turna mediante oficio a Secretaría General.

5.35 Secretaría General Recibe, firma los documentos oficiales y remite a la DSE.

5.36

Director de Servicios Escolares

Recepciona los documentos oficiales y los turna la DCEs

5.37 Depto. de


Registra fecha de regreso de SG en el SICOE. Clasifica por campus, carrera, y separa original y copia.

5.38 Depto. de


Para trámite individual: Archiva temporalmente, FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional para entregar al interesado.

Para trámite de Graduación: Prepara oficio y formato FO-522-01f-04 Relación de certificado profesional y carta de pasante, para entrega de los documentos a los DCE de las UA.

5.39 Depto. de


Para trámite individual: Entrega documento original al Interesado Pasar a la actividad 5.40 Para trámite de Graduación: Entrega los documentos al área de Control Escolar de la UA. Pasa a la actividad 5.41

5.40 Alumno Recibe documento y firma de recibido.

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Recibe documentos y firma de recibido.

5.42 Depto. de


Envía copias de FO-522-01f-02 Cartas de Pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales debidamente firmados de recibido, al DAE de la DSE de graduación y trámite individual.

5.43 Departamento de Archivo Escolar

Registra, Digitaliza y Archiva.

5.44 Depto. de


Generar en el SICOE informes:

Alumnos que egresan con FO-522-01f-02 Carta de pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional, correspondiente al ciclo recién terminado.

FO-522-01f-02 Cartas de pasantes y FO-522-01f-03 Certificados Profesionales elaborados de forma mensual.


Entrega de FO-522-01f-02 Carta de Pasante y FO-522-01f-03 Certificado Profesional al alumno en acto protocolario.

Recaba firma de recibido en la copia del documento oficial y archiva en el expediente del alumno egresado.

5.46 Salida Fin de proceso.

6. Información documentada

Código Proceso o documento

FO-522-01f-01 Relación de alumnos a egresar (Requisitos)

FO-522-01f-02 Carta de Pasante

FO-522-01f-03 Certificado Profesional

FO-522-01f-04 Relación de certificado profesional y carta de pasante

FO-522-01f-05 Requisitos para obtener certificado y carta de pasante

7. Glosario

o UNACH: Universidad Autónoma de Chiapas

o SG: Secretaría General

o SA: Secretaría Académica

o DSE: Dirección de Servicios Escolares

o DCEs: Departamento de Certificación de Estudios de la Dirección de Servicios Escolares

o SAUCE: Sistema Automatizado Universitario de Control Escolar

o DAE: Departamento de Archivo Escolar de la Dirección de Servicios Escolares

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o UA: Facultad / Escuela / Coordinación / Coordinación o Centro de Estudios de la Unach

o DCE-UA: Jefe / Responsable del Depto. de Control Escolar

o SICOE: Sistema de Control de Egreso

8. Control de cambios

Nivel de revisión

Sección y/o página

Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

01 Sección 5

Sección 6

Se agregan códigos de formatos considerados en la descripción de

actividades.

Codificación de formatos

Septiembre 2016

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Documents

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