Richtig Adressieren 09 2009

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PERFEKT ADRESSIEREN.Die Grundlage fr schnellstmgliche Zustellung.


Business-Service

Formate

Schrift und Anschrift

Gliederung derAnschriftseite


Richtig Adressieren.Die Grundlage fr die schnellstmgliche Zustellung.

Brief und adressierte Werbepost

Maschinelle Bearbeitung

Voraussetzungen

Gliederung

Adressblock

2Inhalt.

Maschinelle Bearbeitbarkeit

Die uere Form Ihrer Sendung

Kuverts

Die Gliederung einer Sendung

Der Adressblock

Die perfekt lesbare Schrift

Checklisten

Sonderformen

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Sichern Sie sich die schnellstmgliche Zustellung.

Alle Geschftsdrucksorten (Briefe, Kuverts, Karten, Mailings, ...) sind Botschafter Ihres Unternehmens und eine gute Mglichkeit, das gewnschte Image Ihres Unternehmens zu verstrken.

Grundstzlich setzt die Post Ihren Vorstellungen dabei keine Grenzen und bert Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer Ideen. Um Ihre Sendungen aber ohne Verzgerungen in minimaler Zeit zustellen zu knnen, mssen Ihre Sendungen maschinell les- und bearbeitbar sein.

Hinter dem Wort maschinell bearbeitbar steckt eine Technologie, die bis zu 36.000 Adressen pro Stunde erfasst, diese in einen Nummerncode umsetzt und wieder auf das Kuvert druckt. Fr diese maschinelle Bearbeitbarkeit sind gewisse Gestaltungskriterien (Formate, Abstnde und vor allem freie Codierzonen, etc.) notwendig.

Nicht maschinell bearbeitbare Sendungen mssen in den Verteilzentren handsortiert werden, was zu ei-nem lngeren Zustellprozess fhren kann.

Ein weiterer Vorteil der maschinellen Bearbeitbarkeit ist auch der Kostenvorteil beim Versand von Briefen und Werbesendungen, da gnstigere Tarifvarianten nur gewhrt werde knnen, wenn Ihre Sendungen auch maschinenlesbar sind.

In dieser Broschre finden Sie alle wichtigen Infor-mationen, worauf Sie dabei achten mssen.

Ihre Vorteile:- Rasche Zustellung- Versand zu gnstigeren Tarif-Varianten- Professioneller Auftritt

Maschinelle Bearbeitbarkeit

4Die uere Form Ihrer Sendung.

Mgliche Mae:Lnge: min 140 mm max 360 mm*Breite: min 90 mm max 260 mm*

Kleinbriefe bis C5Strke min 0,5 mm max 5 mmGewicht max 50 g

Formate bis B4Strke min 0,5 mm max 20 mmGewicht max 1000 g

Kuvert-Standardmae: C6 162 x 114 mmC6/5 229 x 114 mmC5/6 (DL) 220 x 110 mmC5 229 x 162 mmB5 250 x 176 mmC4 324 x 229 mmB4 353 x 250 mm

Karten:Lnge: min 140 mm max 235 mmBreite: min 90 mm max 162 mmStrke: min 0,15 mm max 5 mm

Darunter fllt auch die klassische Postkarte:A6 148 x 105 mm

* Fr adressierte Direct Mails (Info.Mail) gelten niedrigere Hchst-

mae, damit diese direkt in die Brieffcher abgegeben werden

knnen: Lnge max. 324 mm; Breite max. 229 mm.

Formate.Eine maschinelle Sortierung ist nur bei rechteckigen Sendungen mglich.

Papier- und Kuvertqualitt.Corporate Design geht weit ber die Festlegung von Farben und Schriftarten hinaus viele Designer de-finieren bei der Gestaltung von Drucksorten sogar spezielle Papiersorten als corporate paper.

Um die maschinelle Bearbeitbarkeit von Sendungen zu gewhrleisten, lohnt es sich, diese vor Produktion testen zu lassen. Ihr Kundenberater hilft Ihnen dabei gerne weiter.

Strke und Materialien.Fr die maschinelle Bearbeitung drfen sich die Sen-dungen weder wellen noch wlben. Sendungen, vor allem Karten, bentigen eine Grammatur von minde-stens 160 g/m2. Fr das Material von Papierumschl-gen gilt ein Mindestflchengewicht von 70 g/m2.

Die Oberflche darf nicht zu glatt sein, da z.B. gestri-chene Papiere fr die Aufbringung des Strich codes unter Umstnden zu wenig saugfhig sind.

Fluoreszierende oder phosphoreszierende Materialien sind ebenso zu vermeiden wie reflektierende Stoffe. Generell sind dunkle Kuverts oder Adressflchen, auf denen hell geschrieben werden muss, untauglich. Das Verhltnis von hellem Hintergrund und dunkler Schrift bei der Adresse muss ein Druckkontrastverhltnis (PCR) von mindestens 40% aufweisen.

Transparente Kuverts sind nicht maschinell lesbar, da die Maschine den durchscheinenden Inhalt leicht fr eine mgliche Adresse halten kann.

Voraussetzungen

Leider nein!Bei den folgenden Fllen ist die maschinelle Bear-beitbarkeit ausgeschlossen. Es wird empfohlen, vor Aufgabe ber die richtige Aufgabeform und das entsprechende Porto Rcksprache zu halten.

- 3D-Mailings und Sendungen in Rollenform

- Sendungen vor allem bis Format C5 mit stark auftragenden Verschlssen, aufgesteckten Gegenstnden (Klammern), herausziehbaren oder beweglichen Teilen, Ausstanzungen etc.

- Versand von Gegenstnden wie Schlssel-bunden, kleinformatigen strkeren Beilagen oder Warenmustern. Polsterkuverts oder Karton-Versandtaschen sind geeignete Verpackungen.

Mechanische Eigenschaften von Sendungen.Damit eine Sendung maschinell bearbeitbar ist, muss sie ausreichend biegsam und gleichzeitig steif genug sein, um ber die Transportrollen der Lesemaschine geleitet werden zu knnen. Die Biegsamkeit muss in einem Radius von 200 mm gewhrleistet sein, fr die Steifigkeit einer Sendung gilt, dass sie 100 mm ber eine feste Kante berstehend maximal 70 mm nach unten hngen darf.

Verpackung von Sendungen.Generell mssen Kuverts oder eigens entwickelte Umschlge an mindestens drei Seiten (davon beide Schmalseiten) geschlossen sein. Bitte achten Sie dar-auf, dass sich die Sendung whrend des Transportes nicht ffnen kann und der Inhalt vollstndig von der Verpackung umschlossen ist.

Besonders bei Fensterkuverts ist zu beachten, dass die Gren von Inhalt und Umschlag so aufeinander abge-stimmt sind, dass der Inhalt nicht verrutschen kann.

Perforationen drfen sich ebenfalls nicht ffnen oder lsen und sollten sich (mit Ausnahme von Faltbriefen und Selfmailern) grundstzlich an der oberen Lngs-seite der Sendung befinden.

Falzungen sind so auszufhren, dass ein Aufblhen der Sendung unmglich ist.

6Kuverts.

Grundstzliches:

Kuverts sollen hell und am besten monochrom, nicht reflektierend und nicht hochglnzend sein. Fluores-zierende Farben oder Materialien verhindern die maschinelle Lesbarkeit und sollten daher nicht ver-wendet werden. Das minimale Flchengewicht eines Kuverts liegt bei 70 g/m2.

Fensterkuverts

Normgerechte Fensterkuverts, wie im Handel erhlt-lich, eignen sich sehr gut fr die maschinelle Bearbei-tung. Bei Sonderanfertigungen sind folgende Punkte zu bercksichtigen:

Rechteckige Fensterform Mindestmae des Fensters: 85 x 30 mm Das Fenstermaterial darf sich nicht wellen oder falten (ideal: Polystyrol) Keine matten oder getnten Fenstermaterialien

Nur ein Fenster auf der Anschriftseite

C5/6-Kuvert90 x 45 mm

90 mm

55 m

mC4-Kuvert90 x 55 mm

Fenster-Normmae:

Die Gliederung einer Sendung.CodierzoneDie Codierzone ist wei oder hell pastellfarben, um eine gute Lesbarkeit des aufgedruckten Codes zu gewhrlei-sten. Diese Zone darf weder beschriftet werden, noch drfen graphische Elemente verwendet werden.

Abfallender DruckAbfallender Druck bis in die Codierzone ist zu vermei-den. Ebenso mssen die Ruhezonen (ca. 15 mm rund um Anschrift bzw. Fenster) unbedingt freigehalten werden. Siehe Abbildungen auf Seite 8.

Sollten Sie dennoch Interesse an einem Brief oder Mailing mit abfallendem Druck haben, ersuchen wir Sie um Rcksprache mit Ihrem Kundenberater der Post.

Logos und graphische ElementePlatzieren Sie Logos und andere graphische Elemente so, dass ein Abstand von mindestens 15 mm zum Fenster oder dem Adressblock eingehalten wird.

Sie sollten mglichst keine hnlichkeit mit einem Adressblock haben (Adressblock = linksbndig, recht-eckig, Zeilenstruktur).

15 mm

FrauMichaela SommerGrnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Anschriftfeld

FreimachungszoneAbsender

15 m

m

Codierzone

40 m

mmin. 74 mm

Gliederung

AbsenderImmer mglichst weit links oben oder auf der Rck-seite. In dieser Zone knnen sich Werbeaufdrucke (Firmenlogos etc.) befinden. Der Absender darf sich aber auch im Fenster befinden (einzeilig, etwa 5 mm unterhalb des oberen Fensterrandes in Schriftgre von max. 8 pt).

Bei einer zweizeiligen Absenderangabe auerhalb des Fensters bzw. des Anschriftenblocks muss die untere Zeile mit der Straenangabe beginnen, damit der Absender nicht mit der Anschrift verwechselt werden kann: Musterfirma Musterstrae 1, 2340 Musterstadt

Anschriftfeld (Lesezone)In dieser Zone befindet sich die Adresse. Sie kann ein Fenster enthalten, graphische Elemente sollten einen Mindestabstand von 15 mm zum Fenster haben. Au-er in der Lesezone drfen sich auf der Sendung keine Adressbestandteile befinden.

FreimachungszoneAusschlielich der Freimachung vorbehalten. Hier knnen Briefmarken aufgeklebt, bzw. Frankierauf-drucke platziert werden.

8Sendungen von Format B5 bis B4.Sendung mit Fenster (Hochformat) C4 Sendung ohne Fenster (Hochformat) C4

min 74

min

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min

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Codierzone freihalten

Freimachungs-zone

Retouren an Postfach 100, 1350 Wien

Musterfirma AGMusterabteilungMustergasse 101010 Wien

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min

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Freimachungs-zone



Sendung mit Fenster (Querformat) C5

min

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min 74

min 74

40 40

min 15

Sendung ohne Fenster (Querformat) C5

min

15

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min 74

40 40

min 15

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min

15

min 15

min 15


Freimachungs-zone






Freimachungs-zone

Auf Sendungen bis Format B4, die entweder hoch-glnzend sind oder mit Kunststofffolien verpackt, wird der Barcode in der Codierzone mittels Etiketten

angebracht. In diesem Bereich angebrachte Wer-beaufschriften oder Bilder sind dadurch nach der Sortierung nicht mehr sichtbar.

Wichtig:

Gliederung

Sendungen in Kartenform.

Auf Sendungen in Kartenform ist der Adressbereich vom Absender bzw. Text immer mit einem 1,2 mm breiten Strich abzutrennen, der 15 mm vom unteren Rand und 40 mm vom oberen Rand entfernt sein muss.

Graphische Elemente im Absenderbereich drfen bis an den Strich heranreichen dieser muss jedoch als solcher erkennbar bleiben. Genaue Mae entnehmen Sie bitte der untenstehenden Grafik.

Bei Sendungen in Kartenform sind folgende Flchen-gewichte einzuhalten: mindestens 160 g/m2

maximal 500 g/m2

Sendungen von Format C5/6.

Sendung mit Fenster Sendung ohne Fenster

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min 15

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min 15

min 15

min

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Freimachungszone



min 15

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40 40m

in 15


Freimachungszone



min 74

40

min 15

55

Freimachungszone




Folierte Sendungen.

Folierte Sendungen sind dann maschinell verarbeit-bar, wenn sie krftig, elastisch und gleitfhig sowie gut verschlossen / verschweit sind.

Adressen knnen dann direkt auf die Folie gedruckt werden, wenn der Hintergrund z.B. durch einen wei-en Adressstreifen abgedeckt ist und somit gengend Kontrast aufweist.

Bei einer Schrumpf-Folierung darf das Adressfeld nicht unter dem geschrumpften Folienteil liegen.

10

Der Adressblock.

Inland - Privat.

FrauMichaela SommerGrnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

1. Anrede (optional)2. Name3. Strae, Hausnummer4. Postleitzahl, Gemeinde

Inland - Business.

1. Firmenname2. Abteilung/Ansprechpartner (optional)3. Strae, Hausnummer4. Postleitzahl, Gemeinde

Ausland - Privat.

1. Anrede (optional) 2. Name 3. Strae, Hausnummer4. Postleitzahl, Gemeinde5. Land

1. Firmenname2. Abteilung/Ansprechpartner (optional)3. Strae, Hausnummer4. Postleitzahl, Gemeinde5. Land

FrauMichaela SommerGrnwaldweg 1681671 MNCHENDEUTSCHLAND

Firma KorrektBuchhaltungIndustriestrae 1281671 MNCHENDEUTSCHLAND

Ausland - Business.

Firma Korrektz.Hd. Max MllerIndustriestrae 121200 Wien

Wichtig!- Linksbndig - Abstand zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort (kein Bindestrich)

- Kein Lnderkrzel vor Bestimmungsort (A-) - Bei Auslandssendungen Bestimmungsort und Bestimmungsland immer in Grobuchstaben

Adressblock

Sonderflle.

Postfachadressen.Anstelle von Strae und Hausnummer wird die Post-fachadresse angegeben.

Vorsicht: Die Postleitzahlen von Postfachadressen weichen hufig von der PLZ der Zustelladresse ab.

FrauMichaela SommerGonzagagasse 211010 Wien

FrauMichaela SommerPostfach 1001011 Wien

Mglichkeit 2: Die Ortschaft wird anstelle der Ge-meinde verwendet.

FrauSonja WinterElisabethgasse 3Weidling3400 Klosterneuburg

FrauSonja WinterElisabethgasse 33400 Weidling

Eine Adresse kommt in der Gemeinde doppelt vor:Wenn innerhalb eines Postleitzahl-Gebiets und einer Gemeinde eine Adresse zweimal vorkommt, ist neben die PLZ nicht der Gemeindename, sondern der Bestim-mungsort zu schreiben, der die Adresse eindeutig macht. Es gibt hier zwei korrekte Mglichkeiten der Adressierung:

Mglichkeit 1: Die Ortschaft wird als vorletzte Zeile geschrieben.

Tipp: Ein Verzeichnis aller gltigen Postleitzahlen und Bestimmungsorte finden Sie unter www.post.at/783.php

12

schattiert,

Die perfekt lesbare Schrift.

Schriftart.Der gesamte Anschriftblock soll in der gleichen Schrift mit den gleichen Attributen gestaltet sein.

Achten Sie darauf, klare, serifenlose Schrifttypen zu verwenden. Dazu zhlen u.a. folgende Windows-Standardschriften: Arial, Franklin Gothic, Verdana sowie Helvetica, Univers, Futura und Comic.

Vermeiden Sie Schriften mit Sondereffekten: ( negativ, kursiv, fett, schattiert, , schmal etc.)

Graphische Elemente wie Firmenlogos drfen im Adressblock nicht verwendet werden. Vermeiden Sie auch alle Unterstreichungen oder Rahmen.

Zeichen.Die Hhe der Grobuchstaben der Schrift sollte zwi-schen 2,5 und 3 mm liegen. Bei den meisten Schrift-arten entspricht dies einer Schriftgre von 10-12 pt. Der optimale Abstand zweier Buchstaben innerhalb eines Wortes hat eine Laufweite von 0,5 - 1 pt. Keines-falls drfen sich Buchstaben berhren.

Zeile.Zwischen den einzelnen Zeilen ist ein gleichmiger Abstand von 1 - 5 mm erforderlich. Keine Leerzeilen diese stren die automatische Lesung.

Kontrast.Erzeugen Sie ein Schriftbild mit einem deutlichen Kontrast. Die dunkle Schrift muss sich deutlich vom (weien oder einfarbig hellen) Hintergrund abhe-ben. Das Druckkontrastverhltnis (PCR) soll mehr als 40% betragen.

Die Farbe der Schrift im Adressblock wird indirekt durch die Empfehlungen in Bezug auf den Druck-kontrast PCR eingeschrnkt. Verwenden Sie Schwarz oder hnlich dunkle Farben.

Handschrift.Auch Handschriften sind maschinenlesbar. Grund-stzlich gelten hier dieselben Vorgaben wie fr am Computer gesetzte Schriften.

Wichtig!Verwenden Sie Druckbuchstaben, keine Schreib-schrift.

Michaela SommerGrnwaldweg 16A-2283 Obersiebenbrunn

Keine Verwendung eines Lnderkrzels vor der Postleitzahl

Kein Bindestrich zwischen Postleitzahl und Ort

Keine Verwendung von Logos oder graphischen Elementen

Michaela SommerGrnwaldweg 162283-Obersiebenbrunn

Keine auf das Fenster ge klebten Adressetiketten

The Logo CompanyGrnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Keine Unterstreichungen und Rahmen

Keine Ordnungszahlen, DVR-Nummern oder ande re Nummerncodes

Keine zu groen Abstnde zwischen den Einzelwrtern

Michaela SommerGrnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Michaela SommerDVR 00024487574Grnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Michaela SommerGrnwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Keine unterschiedlichenZeilenabstnde/Leerzeilen

Keine schrgen Anschrift-blcke mit Neigungen von mehr als 5

Michaela SommerGrnwaldweg 16

2283 Obersiebenbrunn

Michaela Sommer

Grnwaldweg 16

2283 Obersiebenbrunn

Keine verrutschtenAdressblcke

FrauMichaela SommerGrnwaldweg 1681671 MNCHENDEUTSCHLAND

Checklist Adressblock.

Schriften / Checklist

Wichtig!- Linksbndig

- Abstand zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort (kein Bindestrich)

- Kein Lnderkrzel vor Bestimmungsort (A-)

- Bei Auslandssendungen Bestimmungsort und Bestimmungsland immer in Grobuchstaben

Verwenden Sie in der Anschrift aus-schlielich die folgenden Sonderzeichen:(.) Punkt(,) Beistrich() Apostroph (&) kaufmnnisches Und (/) Schrgstrich (-) Mittelstrich (Bindestrich/Minus) immer zwischen zwei Leerzeichen

Negativbeispiele:

FrauMichaela SommerJutta-Grn-Weg 1681671 MNCHENDEUTSCHLAND

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Checklist Kuvert und Briefe.

Bitte vermeiden!- Das Bedrucken der Freimachungs- und/oder der Codierzone

- Das teilweise berdrucken des Fensters- Hintergrundmuster mit Kontrasten ber 15%- Verwendung von fluoreszierenden Farben oder reflektierenden Materialien

- Adressblockhnliche Strukturen im Anschriftenfeld- Bewegliche oder aufgesteckte Teile

Negativbeispiele:

- Lcher, Stanzungen, Klettverschlsse- Schrge oder gewellte Rnder- Nichteinhaltung des 15 mm-Randes um das Adressfeld

- Schriftzeichen unmittelbar neben der Adresse verwirren die Leseeinheit

- Das Adressfeld weist einen Aufdruck unter der Adresse auf bzw. die Flche hat weniger Kontrast als 40% zur Schrift

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Michaela Sommer Grnwaldweg 16 2283 Obersiebenbrunn

Michaela Som

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FrauMichaela SommerGrwaldweg 162283 Obersiebenbrunn

Checklist / Sonderformen

Sonderformen.

Zweibahnenumschlge.Unter einem Zweibahnumschlag versteht man zwei an den Rndern zusammengeklebte oder perforierte Papierbahnen mit einem minimalen Flchengewicht von 120 g/m2.

Die Sendung muss an allen Seiten geschlossen sein und darf sich whrend des Transports nicht ffnen. Einlagen sollten den Umschlag annhernd ausfllen.Die Verklebungen mssen bis an den ueren Sen-dungsrand reichen.

Selfmailer (Faltbriefsendungen).Briefsendungen, bei denen Inhalt und Umschlag aus einem Stck bestehen, mssen wie folgt beschaffen sein:

Das minimale Flchengewicht des Papiers betrgt 120 g/m2. Dieses erhht sich, wenn nur ein Falz vorhanden ist. Zustzliche Inhalte sind zulssig, wenn sie die Sendung annhernd ausfllen und die gleichen Ei-genschaften wie Papier aufweisen, was Festigkeit und Biegsamkeit betrifft.

Bitte beachten Sie auch bei Selfmailern, dass ein Auf-blhen der Sendung verhindert wird.

Tipp: LayoutprfungAufgrund der verschiedenen Formate und Varia-tionsmglichkeiten empfiehlt es sich, neu kreierte Sendungen testen zu lassen.

Zur berprfung der maschinellen Les- und Bearbeitbarkeit von Sendungen bietet die Post Prflufe in den Verteilzentren fr Mengen ab 10.000 Stck an. Dazu sind 50 Mustersendungen mit Echtadressen ntig. Fr weitere Details kon-taktieren Sie bitte Ihren Kundenberater.

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Post

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ung.

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sterreichische Post AG | Rechtsform: Aktiengesellschaft | Sitz in politischer Gemeinde Wien | FN 180219d des Handelsgerichts Wien


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Richtig Adressieren 09 2009