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Rosario Morelli, PMP Curso de Gestin de Proyectos Rosario Morelli, PMP rmorelli@syrium-online.com Tercer mdulo Grupo de Procesos de Inicio de los proyectos

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Rosario Morelli, PMP Grupo de Procesos de Inicio del Proyecto Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto (Acta de Constitucin) Proceso Identificar Interesados (Registro de Interesados y Estrategia de gestin) Generalidades de los procesos de Planificacin del Proyecto

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Rosario Morelli, PMP Procesos de Inicio y lmites del proyecto Procesos de Inicio Procesos de Cierre Procesos de Planificacin Procesos de Ejecucin Procesos de Seguimiento y Control Lmites del proyecto Entregables Entradas al proy. Patrocinador Usuarios finales Registros del proyecto

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Rosario Morelli, PMP Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Se verifica que el proyecto este alineado con la direccin estratgica de la organizacin que lo realiza Se autoriza formalmente el uso de los recursos de la organizacin en el proyecto. Procesos de inicio pueden repetirse al comienzo de cada fase del proyecto. Seguir o no seguir? El resultado del Proceso de Inicio es el Acta del Proyecto.

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Rosario Morelli, PMP Acta de Constitucin del Proyecto Debera incluir o referir a documentos con: Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles y criterios de xitos relacionados Descripcin del proyecto Requisitos de alto nivel Requisitos de aprobacin Resumen de hitos Resumen de presupuesto DP asignado Nombre y nivel de quien aprueba el proyecto

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Rosario Morelli, PMP Proyecto Necesidad de mercado Un avance tecnolgico Pedido de un cliente Necesidad del negocio Una necesidad social Un requerimiento legal Estmulos, problemas, oportunidades

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Rosario Morelli, PMP 7 Acta de Constitucin del Proyecto Debera incluir o referir a documentos con: Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles y criterios de xitos relacionados Descripcin del proyecto Requisitos de alto nivel Requisitos de aprobacin Resumen de hitos Resumen de presupuesto DP asignado Nombre y nivel de quien aprueba el proyecto

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Rosario Morelli, PMP Productos del proyecto Requisitos Necesidades

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Rosario Morelli, PMP Acta de Constitucin del Proyecto Debera incluir o referir a documentos con: Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles y criterios de xitos relacionados Descripcin del proyecto de alto nivel Requisitos de alto nivel Requisitos de aprobacin Resumen de hitos Resumen de presupuesto DP asignado Nombre y nivel de quien aprueba el proyecto

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Rosario Morelli, PMP Acta de Constitucin del Proyecto Debera incluir o referir a documentos con: Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles y criterios de xitos relacionados Descripcin del proyecto de alto nivel Requisitos de alto nivel Requisitos de aprobacin Resumen de hitos Resumen de presupuesto Director de Proyecto asignado Nombre y nivel de quien aprueba el proyecto

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Rosario Morelli, PMP Acta de Constitucin del Proyecto Debera incluir o referir a documentos con: Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles y criterios de xitos relacionados Descripcin del proyecto de alto nivel Requisitos de alto nivel Requisitos de aprobacin Resumen de hitos Resumen de presupuesto Director de Proyecto asignado Nombre y nivel de quien aprueba el proyecto

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Rosario Morelli, PMP 12 Resumen de la importancia del Acta de Constitucin del Proyecto Hace que el Proyecto sea legtimo Hace que el rol del Director de Proyecto sea legtimo Define el Objetivo del Proyecto y lo alinea con los de la organizacin Identifica al patrocinador (quien autoriza el proyecto) quien debe: Ser eexterno al Proyecto Tener niveles de autoridad adecuada para mediar en los conflictos entre el director del proyecto y las reas funcionales involucradas

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Rosario Morelli, PMP 13 Acta de Constitucin del Proyecto Un proyecto no debera comenzar sin el Acta. Puede ser un contrato firmado

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Rosario Morelli, PMP Caractersticas del Director de Proyecto Comunicador Organizador Planificador Responsable Manejador de expectativas Analizador de problemas Conocedor del tema Confidente Agresivo Creativo al resolver problemas Consistente Flexible Animador Psiclogo Lder Armador de equipo Coordinador Facilitador Orientador de gente Motivador Tiene sentido del humor Comprende al usuario Asesor de habilidades Orientado al xito Arriesgado Realista Buen comerciante Documentador experiente Tiene empata Orientado a la ganancia

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto Liderazgo Desarrollo del espritu de equipo Motivacin Comunicacin Influencia Toma de decisiones Conocimientos polticos y culturales Negociacin

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Liderazgo Implica dirigir los esfuerzos de un grupo hacia una meta comn y hacer posible que trabajen como equipo Es la capacidad de lograr que las cosas sean hechas por otras personas

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Desarrollo del espritu de equipo Ayudar a un grupo de personas unidas por la percepcin comn de un mismo objetivo, a trabajar de manera interdependiente, unos con otros, con el lder, los interesados externos y la organizacin..

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Motivacin Los equipos de proyecto estn constituidos por personas con diferentes antecedentes, expectativas y objetivos individuales. El xito global del proyecto depende del compromiso del equipo, el cual est directamente relacionado con su nivel de motivacin

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Comunicacin La comunicacin ha sido identificada como una de las mayores y nicas razones del xito o fracaso de un proyecto La transparencia en la comunicacin permite el trabajo en equipo y conduce a un alto desempeo.

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Influencia Consiste en compartir la autoridad y apoyarse en las habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en la consecucin de metas comunes Si!

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: Toma de Decisiones La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una eleccin entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones. Constantemente se plantearn alternativas, restricciones e intereses contrapuestos sobre los que el equipo deber actuar y decidir.

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales del Director de Proyecto: conocimientos polticos y culturales Este tema tiene especial relevancia porque actualmente los Directores de Proyecto trabajan en un contexto global y muchos proyectos existen en entornos de diversidad cultural

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Rosario Morelli, PMP Habilidades interpersonales de Director de Proyecto: Negociacin La negociacin es la estrategia que consiste en dialogar con las partes que tienen intereses compartidos u opuestos, con el propsito de lograr un compromiso o llegar a un acuerdo.

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Rosario Morelli, PMP Proceso Identificar a los Interesados Los interesados son personas y organizaciones que estn activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o terminacin del proyecto

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Rosario Morelli, PMP Proceso Identificar a los Interesados Pueden influir sobre el proyecto y sus entregables Con distintos niveles de autoridad Internos y externos a la organizacin que ejecuta el proyecto

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Rosario Morelli, PMP Tcnicas y herramientas de Identificar a los Interesados Paso1. Identificar los potenciales interesados Paso 2. Identificar el impacto de los interesados y clasificarlos Paso 3. Elaborar estrategia para abordarlos Paso 4. Concentrarse en la relaciones que aseguren el xito Paso 5. Revisar peridicamente la estrategia 5 pasos para analizarlos

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Rosario Morelli, PMP Entradas para Identificar a los Interesados Arrancar con: Acta de Constitucin del proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin Documentos de Adquisiciones

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Rosario Morelli, PMP Tcnicas y herramientas de Identificar Interesados: Matriz de Poder / Inters Poder Inters Alto A B C E D Rojo: satisfacer Amarillo: gestionar Verde: monitorear Azul: informar

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Rosario Morelli, PMP Mitchell, Agle y Wood, 1997 1 Interesado inactivo 4 Interesado dominante 2 Interesado discrecional 6 Interesado dependiente 3 Interesado exigente 7 Interesado definitivo 5 Interesado peligroso Urgencia Poder Legitimidad 8 No son interesados Tcnicas y herramientas de Identificar a los Interesados: Modelo de prominencia

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Rosario Morelli, PMP Salidas de Identificar a los Interesados Registro de interesados Identificacin (nombres, rea, mandato, recursos, rol, relaciones) Evaluacin (requisitos, influencia, fases ) Clasificacin (interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.)

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Rosario Morelli, PMP Salidas de Identificar a los Interesados Estrategia de gestin de los interesados Descripcin de como se gestionarn Para interesados clave Para aumentar apoyo y minimizar impactos negativos Tener cuidado con la informacin sensible

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Rosario Morelli, PMP Control de avance del curso Productos de gestin de Proyectos Ciclo de vida del proyecto Lnea Base del Alcance: Declaracin del Alcance EDT Diccionario de la EDT Cronograma Plan de Gestin de RRHH Plan de Gestin de las Comunicaciones Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin de la Configuracin Plan de Gestin de Cambios Acta de Constitucin Registro de interesados y Estrategia de gestin de los interesados Documento de Requisitos, Plan de gestin de requisitos y Matriz de trazabilidad Lista de actividades, Red, Recursos y Duracin Registro de riesgos Plan para la Direccin del Proy. Documentos del Proy.

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Rosario Morelli, PMP Fin del Inicio del Proyecto Proceso Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto (Acta de Constitucin con el Director del Proyecto) Proceso Identificar Interesados (Registro de Interesados y Estrategia de gestin)

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Rosario Morelli, PMP Gestin de Proyectos Planificacin Conceptos generales

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Rosario Morelli, PMP.. planificar es tortuoso. Es un proceso iterativo reclamando mejores planes a partir de no-tan-buenos planes, y el proceso iterativo de mejora parece ir encajando de a poco. El proceso podr ser descripto formalmente, pero no ocurre formalmente. Las partculas y pedazos de planes son desarrollados por individuos, en reuniones informales de grupos, o por equipos formales de planificacin, y luego son mejorados por otros individuos, grupos, o equipos, y mejorados otra vez, y otra vez. Tanto los planes en s como el proceso de planificacin debera empezar sencillo y luego volverse ms complejo. Fuente: Meredith & Mantel

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Rosario Morelli, PMP Hay una estrecha relacin entre el alcance del proyecto, el tiempo que demandar su ejecucin y el costo involucrado Alcance Tiempo Costo Alcance Tiempo Costo Alcance Tiempo Costo Alcance Costo Vnculo entre las restricciones de un proyecto

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Rosario Morelli, PMP Vnculo entre las restriccin de un proyecto 1.Alcance 2.Tiempo 3.Costo 4.Calidad 5.Riesgo 6.Recursos Triple? Restriccin Siempre que se mencione a la triple restriccin se debe pensar en estas seis dimensiones

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Rosario Morelli, PMP Fin de los conceptos generales de la planificacin reas de conocimiento IntegracinAlcanceTiempos CostosCalidad Recursos Humanos ComunicacionesRiesgosAdquisiciones