2

Sadržaj

1 Verzije dokumenta ............................................................................................................. 4

2 O nama ............................................................................................................................... 5

3 Područje primjene sustava upravljanja kvalitetom ........................................................... 7

4 Organizacijska shema Visoke škole .................................................................................... 8

5 Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom ....................................................................... 9

5.1 Zakonski i podzakonski propisi .................................................................................... 9

5.2 Međunarodni propisi .................................................................................................. 9

5.3 Akti Visoke škole .......................................................................................................... 9

5.3.1 Temeljni akti ......................................................................................................... 9

5.3.2 Pravilnici ............................................................................................................. 10

5.3.3 Odluke ................................................................................................................ 11

5.3.4 Ostali akti Visoke škole ...................................................................................... 11

5.4 Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom .............................................................. 12

6 Programska potpora ........................................................................................................ 13

6.1 Programsko rješenje sustava upravljanja kvalitetom ............................................... 13

6.2 ISVU – Informacijski Sustav Visokih Učilišta .............................................................. 13

6.3 Programska potpora – Studentski dom .................................................................... 13

6.4 Programska potpora – Računovodstvo ..................................................................... 14

7 Poslovni procesi ............................................................................................................... 15

7.1 Procesi upravljanja .................................................................................................... 15

7.2 Osnovni procesi ......................................................................................................... 16

7.3 Procesi podrške ......................................................................................................... 16

8 Opis poslovnih procesa .................................................................................................... 17

8.1 Planiranje (vizija, misija, ciljevi, politika) ................................................................... 18

8.2 Organizacija (ljudski potencijali) ............................................................................... 21

8.3 Nadzor (nadzor procesa, interni auditi, zadovoljstvo korisnika, ostvarenje ciljeva,

ocjena sustava) .................................................................................................................... 24

8.4 Organizacija nastave i ispita ...................................................................................... 27

8.5 Provedba nastave i ispita .......................................................................................... 30

8.6 Primijenjeni znanstveni i stručni rad ......................................................................... 33

8.7 Izdavačka djelatnost .................................................................................................. 35

3

8.8 Studenti ..................................................................................................................... 37

8.9 Završni radovi ............................................................................................................ 41

8.10 Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja ........................................................... 43

8.11 Studentski standard ............................................................................................... 45

8.12 Studentska referada .............................................................................................. 48

8.13 Nabava i računovodstvo ........................................................................................ 51

8.14 Knjižnica ................................................................................................................. 53

8.15 Administracija i IT podrška .................................................................................... 54

8.16 Sigurnost i infrastruktura ....................................................................................... 55

8.17 Upravljanje krizom COVID-19 ................................................................................ 56

9 Tijek procesa upravljanja ................................................................................................. 58

10 Politika kvalitete i sigurnosti ............................................................................................ 59

11 Sustav upravljanja sigurnošću na radu i zaštitom zdravlja zaposlenika .......................... 60

12 Popis dokumenata o kvaliteti i sigurnosti ........................................................................ 61

12.1 Popis radnih uputa sustava upravljanja kvalitetom .............................................. 61

12.2 Popis radnih procedura sustava upravljanja kvalitetom ....................................... 63

12.3 Popis obrazaca sustava upravljanja kvalitetom ..................................................... 66

12.4 Popis evidencija koje se vode unutar sustava upravljanja kvalitetom .................. 67

4

1 Verzije dokumenta

Verzija Datum Autor Napomena

1.0 29. prosinca 2017. Ivan Špeh, dipl. inž. Prvi dokument

2.0 15. siječnja 2018. Ivan Špeh, dipl. inž.

Modificirani opisi strukture procesa,

modificirane te definirane dodatne Radne

procedure, provedeno dodatno

usklađivanje sa Strategijom razvoja

2.1 19. travnja 2018. Ivan Špeh, dipl. inž.

Revidirana radna uputa RU-08-02

Metodologija rada sa studentima koji

imaju neki od oblika disleksije (v2.0)

2.2 23. rujna 2020. Božidar Jaković,

mag.oec., v.pred.

Izmjene i dopune procesa 10. Mobilnost i

međuinstitucionalna suradnja te izrada

novog procesa podrške „17. Upravljanje

krizom COVID-19“ s pratećim radnim

uputama, radnim procedurama i

obrascima

5

2 O nama

Visoka škola za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici (u daljnjem tekstu: Visoka

škola) je javno visoko učilište koje ustrojava i izvodi stručne studije, u skladu s člankom 74.

Zakona o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju.

Škola je pravna osoba upisana u sudski registar ustanova i u Upisnik visokih učilišta pri

Ministarstvu znanosti, obrazovanja i športa Republike Hrvatske od 29. listopada 2007. godine.

Osnivač Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici je Vlada Republike

Hrvatske, a prava i dužnosti osnivača obavlja ministarstvo nadležno za poslove visokog

obrazovanja, odnosno Upravno vijeće Visoke škole.

Puni naziv Visoke škole na hrvatskom jeziku glasi: Visoka škola za menadžment u informatici i

turizmu u Virovitici.

Skraćeni naziv Visoke škole na hrvatskom jeziku glasi: Visoka škola Virovitica.

Puni naziv Škole na engleskom jeziku glasi: Virovitica College.

Usmjerenost na korisnike naših usluga odnosno zadovoljstvo studenata našim uslugama, uz

istovremenu brigu o zadovoljavanju potreba šire društvene zajednice kroz brigu o sigurnosti

na radu i zaštiti zdravlja zaposlenika ali i svih studenata i ostalih korisnika naših usluga,

temeljna je postavka poslovanja Visoke škole za menadžment u informatici i turizmu u

Virovitici stoga se implementacija sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću na radu

nametnula kao logičan slijed događaja u razvoju naše obrazovne ustanove.

Implementacijom sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću želimo naglasiti našu trajnu

usmjerenost ka zadovoljavanju zahtjeva naših korisnika usluga te cjelokupne društvene

zajednice ali i ostvariti sve preduvjete za kontinuirano poboljšavanje svih procesa u

organizaciji.

Sustav upravljanja kvalitetom i sigurnošću primijenjen u Visokoj školi za menadžment u

informatici i turizmu u Virovitici zasnovan je na zahtjevima ESG standarda i smjernica za

osiguravanje kvalitete na europskom prostoru visokog obrazovanja. Sustav u sebi sadrži i

elemente normi ISO 9001:2008 i OHSAS 18001:2008. Međutim, sustav je potpuno prilagođen

Visokoj školi te je i informacijski implementiran sustavom koji su razvili djelatnici Visoke škole.

Razlog tome je što smo prepoznali da se dobar dio „standardnih“ sustava svodi na

certificiranje i formu, dok je naša želja da se primarno bavimo sadržajem, uz definirane

potrebne formalne procedure u našem radu, tamo gdje je to nužno.

Procesi i aktivnosti unutar sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću dokumentirani su ovim

Poslovnikom, radnim procedurama koje se navode u Poslovniku i drugim dokumentima

sustava (Statutom Visoke škole za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici, ESG

standardima i smjernicama za osiguravanje kvalitete na europskom prostoru visokog

obrazovanja, Kriterijima za samoanalizu veleučilišta i visokih škola te ostalim dokumentima).

6

Potvrđujem da ovaj Poslovnik cjelovito opisuje sustav upravljanja kvalitetom proveden u

Visokoj školi za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici.

Dekan:

dr.sc. Oliver Jukić, prof.v.š.

7

3 Područje primjene sustava upravljanja kvalitetom

Sustav upravljanja kvalitetom i sigurnošću primjenjuje se na sve segmente rada i poslovanja

Visoke škole, a posebno na:

1) razvoj, izvođenje i unaprjeđivanje stručnih studija te razvoj stručne i primijenjene

znanstvene djelatnosti,

2) visoko obrazovanje i znanstvenu djelatnost te stručni rad u znanstvenim područjima

društvenih, tehničkih, prirodnih i humanističkih znanosti, međuinstitucionalnu

suradnju i mobilnost studenata i nastavnika,

3) poboljšanje uvjeta studiranja i izvođenja nastavnih aktivnosti na Visokoj školi,

4) poboljšanje studentskog standarda i poticanje svih izvannastavnih aktivnosti koje

unaprjeđuju kvalitetu studiranja i studentskog života na Visokoj škola za menadžment

u turizmu i informatici u Virovitici,

5) izdavačku djelatnost te djelatnosti skriptarnice i knjižnice,

6) organiziranje tečajeva, seminara, stručnih i znanstvenih skupova,

7) ustrojavanje i izvođenje programa cjeloživotnog obrazovanja i stručnog usavršavanja

koji se ne smatraju studijem u smislu Zakona.

8

4 Organizacijska shema Visoke škole

Organizacijska shema Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici

prikazana je na slici 1:

Dekanat Tajništvo

Prodekan za nastavu Prodekan za razvoj Tajnik Visoke škole

Pročelnici odjela

- Dekanski kolegij

- Povjerenstva

- Savjetodavna tijela

Upravno vijeće

Dekan

Stručno vijeće

Voditelji centara

Odjel za

ekonomiju

Odjel za turizam

Odjel za

informacijsko-

komunikacijske

tehnologije

Centar za istraživanje

i razvoj

Centar za

informatičku potporu

Centar za knjižničnu i

izdavačku djelatnost

Centar za studentski

standard

Centar za kvalitetu

Studentska referada

Računovodstvo

Knjižnica

Pomoćno-tehnička

služba

Slika 1: Organizacijska shema Visoke škole

9

5 Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom

Dokumenti koji su sastavni dio sustava upravljanja kvalitetom, ili se ovaj sustav na njima

temelji, podijeljeni su u ove skupine:

1) Zakonski i podzakonski propisi

2) Međunarodni propisi

3) Akti Visoke škole

4) Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom

Svi dokumenti dostupni su na web stranici Visoke škole www.vsmti.hr.

5.1 Zakonski i podzakonski propisi

Zakon o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju

Zakon o osiguranju kvalitete u znanosti i visokom obrazovanju

Zakon o akademskim i stručnim nazivima i akademskom stupnju

Odluka o uvjetima za ocjenu nastavne i stručne djelatnosti u postupku izbora u

nastavna zvanja

Pravilnik o ustroju i načinu rada matičnih povjerenstava i provedbi postupka izbora

Pravilnik o sadržaju dopusnice te uvjetima za izdavanje dopusnice za obavljanje

djelatnosti visokog obrazovanja, izvođenje studijskog programa i reakreditaciju visokih

učilišta

Pravilnik o obliku i načinu provedbe nastupnog predavanja za izbor u nastavna zvanja

Smjernice o radu stručnih povjerenstava u postupku izbora u nastavna zvanja

Strategija obrazovanja, znanosti i tehnologije

5.2 Međunarodni propisi

Standardi i smjernice za osiguranje kvalitete na europskom prostoru visokog

obrazovanja

5.3 Akti Visoke škole

5.3.1 Temeljni akti

Uredba o osnivanju

Statut Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici

Statut Studentskog zbora

Dopusnica za izvođenje preddiplomskog stručnog studija Menadžment, smjerovi

Informatički menadžment i Menadžment ruralnog turizma

Zaključak o prihvaćanju izmjena i/ili dopuna studijskog programa većih od 20%

preddiplomskog stručnog studija Menadžment, smjerovi Informatički menadžment i

Menadžment ruralnog turizma

10

Dopusnica za izvođenje preddiplomskog stručnog studija Poduzetništvo, smjerovi

Poduzetništvo usluga i Ruralno poduzetništvo

Zaključak o prihvaćanju izmjena i/ili dopuna studijskog programa većih od 20%

preddiplomskog stručnog studija Poduzetništvo, smjerovi Poduzetništvo usluga i

Ruralno poduzetništvo

Dopusnica za izvođenje preddiplomskog stručnog studija Računarstvo, smjer

Programsko inženjerstvo

Dopusnica za izvođenje preddiplomskog stručnog studija Elektrotehnika, smjer

Telekomunikacije i informatika

Dopusnica za izvođenje specijalističkog diplomskog stručnog studija Menadžment,

smjerovi Destinacijski menadžment i Menadžment malih i srednjih poduzeća

Strategija razvoja Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici za

razdoblje 2018.-2022. s pratećim godišnjim akcijskim planovima

5.3.2 Pravilnici

Pravilnik o studiranju

Pravilnik o završnom radu

Pravilnik o izdavačkoj djelatnosti

Pravilnik o sustavu za kvalitetu VŠMTI

Pravilnik o unutarnjem ustrojstvu i ustrojstvu radnih mjesta Visoke škole Virovitica

Pravilnik o radu

Pravilnik o radu knjižnice

Pravilnik o stegovnoj odgovornosti studenata

Pravilnik o stegovnoj odgovornosti radnika

Pravilnik o zaštiti na radu

Pravilnik o zaštiti od požara

Pravilnik o raspodjeli prihoda Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u

Virovitici ostvarenih na tržištu

Pravilnik o nagrađivanju studenata Visoke škole Virovitica

Poslovnik o radu Upravnog vijeća Visoke škole Virovitica

Poslovnik o radu Stručnog vijeća Visoke škole Virovitica

Pravilnik o stručnoj praksi

Pravilnik o evaluaciji kvalitete izvedbe nastavnog procesa na Visokoj školi za

menadžment u turizmu i informatici u Virovitici

Pravilnik o sadržaju i obliku svjedodžbi i potvrda te dopunskih isprava o studiju, te

informacijskog paketa za prijenos ECTS bodova

Pravilnik o postupku izmjena i dopuna odobrenih studijskih programa

Pravilnik o terenskoj nastavi

Pravilnik o ocjenjivanju rada asistenata

Pravilnik o evaluaciji kvalitete rada zaposlenika u stručnim službama

11

Pravilnik o provedbi postupaka jednostavne nabave Visoke škole Virovitica

Pravilnik o ERASMUS programu međunarodne mobilnosti Visoke škole Virovitica

Pravilnik o razredbenom postupku

Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Visoke škole za menadžment u

turizmu i informatici u Virovitici

Pravilnik o domskom redu i uvjetima boravka studenata u Studentskom domu

Virovitica

Pravilnik o priznanjima Visoke škole Virovitica

Pravilnik o zaštiti osobnih podataka na Visokoj školi za menadžment u turizmu i

informatici u Virovitici

5.3.3 Odluke1

Odluka o posebnim naknadama u Visokoj školi za menadžment u turizmu i informatici

u Virovitici

Odluka o uvjetima upisa studenata preddiplomskih stručnih studija u akademsku

godinu 2018./2019.

Odluka o uvjetima upisa studenata specijalističkog diplomskog stručnog studija u

akademsku godinu 2018./2019.

Odluka o imenovanju osobe za zaštitu dostojanstva radnika

Odluka o izgledu, sadržaju i uporabi zastave i logotipa Visoke škole za menadžmentu

u turizmu i informatici u Virovitici

Odluka o obliku i sadržaju studentske isprave Visoke škole za menadžment u turizmu

i informatici u Virovitici

Odluka o proceduri stvaranja ugovornih obveza u Visokoj školi Virovitica

Odluka o modelu participacije studenata u troškovima preddiplomskih stručnih studija

na Visokoj školi Virovitica u ak. god. 2018./2019.

Odluka o modelu participacije studenata u troškovima specijalističkog diplomskog

stručnog studija Menadžmenta na Visokoj školi Virovitica u ak. god. 2018./2019.

Odluka o imenovanju službenice za zaštitu osobnih podataka

5.3.4 Ostali akti Visoke škole

Etički kodeks radnika Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici

Etički kodeks akademskog ponašanja studenata Visoke škole za menadžment u

turizmu i informatici u Virovitici

Plan evakuacije i spašavanja

Procedura zaprimanja, provjere i pravovremenog plaćanja računa

Procedura praćenja i naplate prihoda i primitaka

1 Odluke koje se odnose na akademsku godinu donose se za svaku novu akademsku godinu sukladno propisanim rokovima

12

5.4 Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom

Priručnik sustava upravljanja kvalitetom (ovaj dokument)

Radne upute sustava upravljanja kvalitetom (popis radnih uputa se nalazi u poglavlju

„Prilozi“)

Radne procedure sustava upravljanja kvalitetom (popis radnih procedura se nalazi u

poglavlju „Prilozi“)

Obrasci sustava upravljanja kvalitetom (popis obrazaca se nalazi u poglavlju „Prilozi“)

13

6 Programska potpora

6.1 Programsko rješenje sustava upravljanja kvalitetom

Veliki dio sustava upravljanja kvalitetom koji je opisan u ovom dokumentu implementiran je

programski. Programsko rješenje sustava upravljanja kvalitetom (u daljnjem tekstu: Program)

integriran je sa sustavom Microsoft Office 365 te svaki djelatnik Visoke škole ima vlastito

korisničko ime za pristup programu, koji je dostupna na web adresi http://suk.vsmti.hr.

Nakon uspješne prijave, korisniku su na raspolaganju sljedeće aplikacije unutar programa:

Liste i popisi

Putni nalozi

Radne upute i obrasci

Nadalje, unutar svake aplikacije nalaze se pojedini moduli, koji imaju specifične funkcije.

Svako korisniku bit će dostupne one aplikacije i moduli koji su mu potrebni za sudjelovanje u

sustavu upravljanja kvalitetom.

Osim toga, korisnicima su dostupne i standardne usluge kroz Office 365 sustav, npr. Office

365 Planner, Sharepoint, itd.

6.2 ISVU – Informacijski Sustav Visokih Učilišta

Od samog početka rada Visoka škola integrirana je u ISVU (Informacijski Sustav Visokih

Učilišta). Sve evidencije koje se tiču studija i studenata dio su ISVU sustava, a pogotovo:

Popisi predmeta

Popisi studenata

Popisi ispitnih rokova

Evidencija uspjeha na ispitima

Evidencija o završetku studija

U svom radu studentska referada i ostale službe koriste ISVU sustav. Svi nastavnici imaju

AAIEDU elektronički identitet, te mogu pristupati nastavničkom portalu, odakle samostalno

mogu povlačiti popise studenata na predmetima i ispitnim rokovima, te evidentirati ocjene

na ispitima. Od akademske godine 2018./2019. na Visokoj školi se ne koristi indeks već X-ica

kao javna isprava studenta.

6.3 Programska potpora – Studentski dom

U svom radu Voditelj Studentskog doma koristi se programskim paketom KONTO tvrtke

„Konto“ d.o.o. Program nudi standardne funkcije računovodstvenih i informacijskih

programa, a sa stanovišta sustava upravljanja kvalitetom od posebne važnosti su

moduli/cjeline:

Izrada i provedba natječaja za smještaj u Studentski dom

14

Integracija pravilnika o uvjetima i načinu ostvarivanja prava redovitih studenata na

subvencionirano stanovanje

Kreiranje usluga smještaja i boravka studenata u Studentskom domu

E-računi

Praćenje i evidentiranje naplate potraživanja

Vođenje podataka o korisnicima programa

Mogućnost prilagodbe programa specifičnim potrebama korisnika

Eksport podataka u Excel tablice

Tehnička podrška programom za spajanje „TeamViewer“

Spremanje izvješća u PDF formatu

Zaštita podataka

6.4 Programska potpora – Računovodstvo

U svom radu Računovodstvo se koristi programskim paketom IPIS tvrtke „FOING-NOVA“

d.o.o. Program nudi standardne funkcije računovodstvenih programa, a sa stanovišta sustava

upravljanja kvalitetom od posebne važnosti su moduli/cjeline:

Financijsko poslovanje (evidentiranje svih poslovnih događaja u skladu s pozitivnim

propisima koji obuhvaćaju to područje)

Planiranje i realizacija izvršenja proračuna

Salda konti s fakturiranjem

Popis dobavljača i kupaca

Blagajna

Osnovna sredstva

Sitni inventar

Materijalno knjigovodstvo (knjiga narudžbenica)

Obračun plaća/ugovori o djelu- kadrovska

Zaštita podataka

15

7 Poslovni procesi

Visoka škola za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici je uspostavila, dokumentirala

te primjenjuje i održava sustav upravljanja kvalitetom i sigurnošću te trajno poboljšava

njegovu učinkovitost. U tu svrhu prepoznati su procesi koji čine sustav upravljanja kvalitetom.

Procesi su razvrstani u tri nivoa:

Procesi upravljanja

Osnovni procesi

Procesi podrške

Pregled procesa dan je na slici 2:

PROCESI PODRŠKE

UPRAVLJANJE VISOKIM UČILIŠTEM I OSIGURAVANJE KVALITETE

1. PLANIRANJE(vizija, misija, ciljevi, politika)

2. ORGANIZACIJA(ljudski potencijali)

3. NADZOR(procesa, interni auditi, zadovoljstvo, ostvarenje ciljeva, ocjena sustava)

OSNOVNI PROCESI

4. ORGANIZACIJA NASTAVE I ISPITA

5. PROVEDBA NASTAVE I ISPITA

7. IZDAVAČKA DJELATNOST

9. ZAVRŠNI RADOVI8. STUDENTI

10. MOBILNOST I MEĐUINSTITUCIONALNA

SURADNJA

6. PRIMJENJENI ZNANSTVENI I STRUČNI

RAD

12. STUDENTSKA REFERADA

14. KNJIŽNICA

15. ADMINISTRACIJA I IT PODRŠKA

16. SIGURNOST I INFRASTRUKTURA

13. NABAVA I RAČUNOVODSTVO

ZAHTJEVI STUDENATA (KORISNIKA) i DRUGIH DIONIKA

ULAZI

ZNANJA I

KOMPETENCIJE

ZADOVOLJSTVO STUDENATA (KORISNIKA) I DRUGIH DIONIKA

IZLAZI

PRVOSTUPNICI

SPECIJALISTI

REZULTATI

STRUČNOG I

ZNANSTVENOG

RADA

11. STUDENTSKI STANDARD

17. UPRAVLJANJE KRIZOM COVID-19

Slika 2: Pregled poslovnih procesa na Visokoj školi

7.1 Procesi upravljanja

U procese upravljanja spadaju:

1. Planiranje (vizija, misija, ciljevi, politika)

2. Organizacija (ljudski potencijali)

3. Nadzor (procesa, interni auditi, zadovoljstvo, ostvarenje ciljeva, ocjena sustava)

16

7.2 Osnovni procesi

Osnovni procesi su oni primarno vezani uz osnovnu djelatnost Visoke škole a to je izvođenje

studija i briga o studentima:

4. Organizacija nastave i ispita

5. Provedba nastave i ispita

6. Primijenjeni znanstveni i stručni rad

7. Izdavačka djelatnost

8. Studenti

9. Završni radovi

10. Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

11. Studentski standard

7.3 Procesi podrške

Procesi podrške daju podršku osnovnim procesima te osiguravaju njihovo neometano i

kontinuirano izvođenje. To su:

12. Studentska referada

13. Nabava i računovodstvo

14. Knjižnica

15. Administracija i IT podrška

16. Sigurnost i infrastruktura

17. Upravljanje krizom COVID-19

17

8 Opis poslovnih procesa

U ovom poglavlju bit će opisani svi poslovni procesi koji se odvijaju na Visokoj školi za

menadžment u turizmu i informatici u Virovitici. Za svaki proces bit će prikazani:

Interakcija s drugim procesima,

Popis ulaza u proces kao i izlaza iz njega, pri čemu će aktivnosti i određene funkcije biti

prikazane kao izlazi,

Popis mjerljivih karakteristika procesa,

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu,

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu.

Tijek odvijanja svakog procesa te poslovna pravila koja se primjenjuju unutar procesa

definirani su na više razina.

Jedan dio poslovnih pravila i opisa načina odvijanja procesa definiran je dokumentima koji su

opisani u poglavlju „Dokumenti sustava upravljanja kvalitetom“. Primjerice, sva poslovna

pravila koja se tiču prijavljivanja i odjavljivanja ispita, unosa ocjena i zaključavanja ispitnih

rokova definirana su Pravilnikom o studiranju. Procedura izbora dekana Visoke škole ili

pročelnika odjela opisana je Statutom. Postupak izdavanja nove publikacije opisan je u

Pravilniku o izdavačkoj djelatnosti i sl.

Onaj dio poslovnog procesa koji je potrebno i/ili korisno dodatno pojasniti opisan je radnom

uputom, koja predstavlja manje formalan oblik naputka za odvijanje procesa ili neke funkcije

odnosno transakcije unutar procesa.

Dijelovi procesa koji su od ključne važnosti i koji se moraju zbog zakonskih ili poslovnih razloga

potpuno formalizirati opisani su u radnim procedurama.

U sklopu odvijanja procesa popunjavaju se i određeni obrasci koji, kada su jednom popunjeni,

postaju zapisi unutar sustava kvalitete. Skup zapisa predstavlja evidenciju koja se vodi unutar

sustava kvalitete.

Kao izlaz iz procesa na više mjesta navedeni su „Odluka“ odnosno „Plan“. Odluka odnosno

plan mogu biti doneseni i usvojeni u formalnom obliku kao zaseban dokument od strane

nadležnog tijela, ili mogu biti doneseni i usvojeni zapisnički, također od strane nadležnog

tijela.

8.1 Planiranje (vizija, misija, ciljevi, politika)

Interakcija sa drugim procesima:

STUDENTI

PLANIRANJE

Članstvo u

Stručnom vijeću

Članstvo u

Vijeću odjela

Informiranje budućih studenata

o kriterijima i proceduri upisa

Informiranje budućih studenata

o studijskim programima

Potpora izvannastavnim aktivnostima

i studentskom standardu

Potpora profesionalnom usmjeravanju

Studentski prijedlozi

Statistika zaposlenosti

bivših studenata

Financijski plan

Opis

studijskih

programa

Statut Dopusnice

Plan nabave

Izmjene financijskog plana

Izmjene plana nabave

Zapis o ocjeni sustava

Strategija

razvoja

Politika kvalitete

i strateški

ciljevi

Ciljevi kvalitete

Rezultati samoanalize

Obrazloženje izvršenja

financijskog plana

Financijska

politika

Plan unutarnjih

prosudbi

Plan samoanalize

NADZOR

NABAVA I

RAČUNOVODSTVO

Zahtjev za promjenom/

pokretanjem

studijskog programa

PROVEDBA NASTAVE I

ISPITA

Odluka o pokretanju novog studijskog programa

Odluka o promjeni postojećeg studijskog programa

Izvješće o uvjetima

izvođenja nastave

Odluka o upisnim kvotama

Plan istraživanja

i projekata

Plan suradnje sa

drugim institucijama

PRIMJENJENI ZNANSTVENI

I STRUČNI RAD

MOBILNOST I

MEĐUINSTITUCIONALNA

SURADNJA

SIGURNOST I INFRASTRUKTURA

Plan održavanja

Izvještaji o realizaciji

ciljeva kvalitete

Izvještaji o

unutarnjoj prosudbi

Slika 3: Interakcija procesa „Planiranje“ s drugim procesima

19

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Statut Plan suradnje sa drugim institucijama

Dopusnice Plan istraživanja i projekata

Opis studijskih programa Plan održavanja

Politika kvalitete i strateški ciljevi Plan samoanalize

financijska politika Plan unutarnjih prosudbi

Izvješće o uvjetima izvođenja nastave Strategija razvoja

Zahtjev za promjenom/pokretanjem studijskog programa Ciljevi kvalitete

Članstvo u Stručnom vijeću Financijski plan

Članstvo u Vijeću odjela Plan nabave

Studentski prijedlozi Izmjene financijskog plana

Statistika zaposlenosti bivših studenata Izmjene plana nabave

Zapis o ocjeni sustava Odluka o pokretanju novog studijskog programa

Izvještaji o realizaciji ciljeva kvalitete Odluka o promjeni postojećeg studijskog programa

Izvještaji o unutarnjoj prosudbi Odluka o upisnim kvotama

Rezultati samoanalize Potpora izvannastavnim aktivnostima i studentskom standardu

Obrazloženje izvršenja financijskog plana Potpora profesionalnom usmjeravanju

Informiranje budućih studenata o studijskom programima

Informiranje budućih studenata o kriterijima i proceduri upisa

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

% izvršenja financijskog plana

100% uz toleranciju od

5% Dekan 1 puta

godišnje

Analiza Obrazloženja

izvršenja financijskog plana

Broj godišnjih periodičkih provjera i eventualnih revizija postojećih studijskih programa >=1 Dekan

1 puta godišnje

Pregled Odluka o promjeni studijskog

programa

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-01-01 Metode informiranja budućih studenata o studijskim programima i upisima

RU-01-02 Naputci za donošenje financijskih planova

RU-01-03 Metodologija praćenja poslovanja studentskog doma

20 RU-01-04 Planiranje i ugovaranje istraživanja i projekata

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-01-01 Procedura pokretanja novog studijskog programa

RP-01-02 Procedura izmjena i dopuna odobrenih studijskih programa

RP-01-03 Procedura donošenja odluke o upisnim kvotama i školarinama

RP-01-04 Upravljanje dokumentima

RP-01-05 Interna i eksterna komunikacija

RP-01-06 Procedura donošenja novih radnih uputa i procedura unutar Sustava upravljanja kvalitetom

21

8.2 Organizacija (ljudski potencijali)

Interakcija sa drugim procesima:

PROVEDBA NASTAVE I ISPITAORGANIZACIJA

NASTAVE I

ISPITA

Raspored

sati

Raspored

ispita

Opis studijskih programa

Popis studenata

Akademski kalendar

Popis dvorana

Popis nastavnika

Popis vanjskih

suradnika

Pravilnik o studiranju

Izvješće o

realiziranoj

nastavi (vanjski)

Izvješće

prodekana

o ak.

godini

Ažuriranje

ISVU podataka

Objava ocjena i

upis u indeks

Rezultati

stud. ankete

(nastavnici)

Izvješće o

kvaliteti

nastave

Zahtjev za

promjenom rasporeda

Izvedbeni plan

Ugovor o djelu za

vanjskog suradnika

Plan

zapošljavanja

Plan

angažiranja

vanjskih

suradnika

Plan

provođenja

(re)izbora

u nastavna

zvanja

Ugovor o radu

Plan

konferencija i

usavršavanja

STUDENTSKA REFERADA

Ispitna

lista

Popunjena

ispitna

lista

ISVU podaci

Raspored

ispita

ORGANIZACIJA (ljudski potencijali)

Opis

studijskih

programa

Popis

studenataStatut

Zapisi o objavljenim

radovima,

konferencijama,

izobrazbama

i ostalim

osposobljavanjima

Dopusnice

Dopusnice

Nastavni materijali

STUDENTI

Žalba na

ocjene

Informiranje o načinima

i postupcima provjere znanja

Održana satnica

Rezultati

stud. ankete

(referada)

NABAVA I

RAČUNOVODSTVO

Plan isplate

vanjskih suradnika

Realizacija plana isplate

vanjskih suradnika

PLANIRANJE

Zahtjev za promjenom/

pokretanjem

studijskog programa

Izvješće o uvjetima

izvođenja nastave

PRIMJENJENI

ZNANSTVENI I

STRUČNI RAD

IZDAVAČKA DJELATNOSTIzvješće o

izdavačkoj

djelatnosti

Zahtjev za

rezervacijom dvorane

Odgovor na žalbu na ocjene

Slika 4: Interakcija procesa „Organizacija“ s drugim procesima

22

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Statut Plan zapošljavanja

Dopusnice Plan angažiranja vanjskih suradnika

Opis studijskih programa Plan provođenja (re)izbora u nastavna zvanja

Popis studenata Plan konferencija i usavršavanja

Izvješće o realiziranoj nastavi (vanjski) Ugovor o radu

Izvješće o kvaliteti nastave Ugovor o djelu za vanjskog suradnika

Izvješće prodekana o akademskoj godini

Rezultati studentske ankete (nastavnici)

Rezultati studentske ankete (studentska referada)

Izvješće o izdavačkoj djelatnosti

Zapisi o obavljenim konferencijama, izobrazbama i ostalim osposobljavanjima

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

% izvršenja Plana (re)izbora u nastavna zvanja >70% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje

Analiza Odluka o izboru u nastavno

zvanje

% izvršenja Plana zapošljavanja >70% Dekan 1 puta

godišnje Broj Ugovora o radu

% izvršenja Plana angažiranja vanjskih suradnika >70% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje Broj Ugovora o djelu

Postoji propisani Etički kodeks nastavnika koji je javno objavljen DA Dekan

1 puta godišnje

Pregled web stranice i oglasne

ploče

Prosječan broj nastavnika po jednom kabinetu <=2 Dekan 1 puta

godišnje

Pregled popisa nastavnika i

dostupnih kabineta

Prosječan broj suradnika po jednom kabinetu <=3 Dekan 1 puta

godišnje

Pregled popisa nastavnika i

dostupnih kabineta

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-02-01 Ostvarivanje prava radnika

23 RU-02-02 Nužni elementi ugovora o radu

RU-02-03 Nužni elementi ugovora o djelu za vanjske suradnike u nastavi

RU-02-04 Planiranje konferencija i usavršavanja

RU-02-05 Planiranje angažiranja vanjskih suradnika

RU-02-06 Popis nadzora i mjerenja u sustavu upravljanja sigurnošću i zaštitom zdravlja

RU-02-07 Nužni elementi ugovora o studiranju

RU-02-08 Nužni elementi ugovora o smještaju u studentski dom

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-02-01 Procedura provođenja (re)izbora u nastavna zvanja

RP-02-02 Zasnivanje radnog odnosa

RP-02-03 Prestanak radnog odnosa

24

8.3 Nadzor (nadzor procesa, interni auditi, zadovoljstvo korisnika, ostvarenje ciljeva, ocjena sustava)

Interakcija sa drugim procesima:

NADZOR

Zapis o ocjeni sustava

Strategija

razvoja

Ciljevi kvalitete

Rezultati samoanalize

Plan unutarnjih

prosudbi

Plan samoanalize

PLANIRANJE

Popravno preventivne radnje

Izvještaj o provedenim

internim provjerama

Izvještaji o nesukladnostima,

popravnim i preventivnim radnjama

i njihovim statusima

Preventivne radnje

Izvještaji o realizaciji

ciljeva kvalitete

Izvještaji o

unutarnjoj prosudbi

Slika 5: Interakcija procesa „Nadzor“ s drugim procesima

25

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Popravno preventivne radnje Izvještaji o realizaciji ciljeva kvalitete

Izvještaj o provedenim internim provjerama Zapis o ocjeni sustava

Izvještaji o nesukladnostima, popravnim i preventivnim radnjama i njihovim statusima Rezultati samoanalize

Preventivne radnje Izvještaji o unutarnjoj prosudbi

Plan samoanalize

Plan unutarnjih prosudbi

Strategija razvoja

Ciljevi kvalitete

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

% riješenih nesukladnosti 100% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje Interni audit

% riješenih popravnih radnji 100% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje Interni audit

% riješenih preventivnih radnji 100% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje Interni audit

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-03-01 Korištenje programa sustava upravljanja kvalitetom

RU-03-03 Praćenje kvalitete studijskih programa

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-03-01 Upravljanje zapisima o kvaliteti

RP-03-02 Upravljanje internim auditima

RP-03-03 Upravljanje nesukladnostima pri radu

RP-03-04 Upravljanje popravnim radnjama

RP-03-05 Upravljanje preventivnim radnjama

26 RP-03-06 Obrada rezultata studentske ankete

27

8.4 Organizacija nastave i ispita

Interakcija sa drugim procesima:

PROVEDBA NASTAVE I ISPITAORGANIZACIJA

NASTAVE I

ISPITA

Kalendar nastave

Raspored

ispita

Opis studijskih programa

Popis studenata

Akademski kalendar

Popis dvorana

Popis nastavnika

Popis vanjskih

suradnika

Pravilnik o studiranju

Izvješće o

realiziranoj

nastavi (vanjski)

Izvješće

prodekana

o ak.

godini

Ažuriranje

ISVU podataka

Objava ocjena i

upis u indeks

Rezultati

stud. ankete

(nastavnici)

Izvješće o

kvaliteti

nastave

Zahtjev za

promjenom rasporeda

Izvedbeni plan

Ugovor o djelu za

vanjskog suradnika

Plan

zapošljavanja

Plan

angažiranja

vanjskih

suradnika

Plan

provođenja

(re)izbora

u nastavna

zvanja

Ugovor o radu

Plan

konferencija i

usavršavanja

STUDENTSKA REFERADA

Ispitna

lista

Popunjena

ispitna

lista

ISVU podaci

Raspored

ispita

ORGANIZACIJA (ljudski potencijali)

Opis

studijskih

programa

Popis

studenataStatut

Zapisi o objavljenim

radovima,

konferencijama,

izobrazbama

i ostalim

osposobljavanjima

Dopusnice

Dopusnice

Nastavni materijali

STUDENTI

Žalba na

ocjene

Informiranje o načinima

i postupcima provjere znanja

Održana satnica

Rezultati

stud. ankete

(referada)

NABAVA I

RAČUNOVODSTVO

Plan isplate

vanjskih suradnika

Realizacija plana isplate

vanjskih suradnika

PLANIRANJE

Zahtjev za promjenom/

pokretanjem

studijskog programa

Izvješće o uvjetima

izvođenja nastave

PRIMJENJENI

ZNANSTVENI I

STRUČNI RAD

IZDAVAČKA DJELATNOSTIzvješće o

izdavačkoj

djelatnosti

Zahtjev za

rezervacijom dvorane

Odgovor na žalbu na ocjene

Raspored

sati

Slika 6: Interakcija procesa „Organizacija nastave i ispita“ s drugim procesima

28

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Dopusnice Izvedbeni plan

Opis studijskih programa Raspored sati

Pravilnik o studiranju Raspored ispita

Akademski kalendar Kalendar nastave

Popis studenata

Popis dvorana

Popis nastavnika

Popis vanjskih suradnika

Zahtjev za promjenom rasporeda

Zahtjev za rezervacijom dvorana

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Izvedbeni plan kreiran i usvojen na Stručnom vijeću do početka svakog semestra za svaki studijski program i smjer DA

Pročelnik odjela

2 puta godišnje

Uvid u Izvedbeni plan

% stalno zaposlenih nastavnika sa opterećenjem većim od dozvoljenog, u što je uključen i eventualni angažman na drugim učilištima < 5%

Pročelnik odjela

2 puta godišnje

Analiza Izvedbenog plana i informacije o

angažiranosti na drugim učilištima

% stalno zaposlenih nastavnika sa opterećenjem manjim od minimalnog < 5%

Pročelnik odjela

2 puta godišnje

Analiza Izvedbenog plana

% broja norma sati nastave koju izvode vanjski suradnici po studijskom programu tijekom prve 3 godine <65%

Pročelnik odjela

2 puta godišnje

Analiza Izvedbenog plana

% broja norma sati nastave koju izvode vanjski suradnici po studijskom programu nakon prve 3 godine <40%

Pročelnik odjela

2 puta godišnje

Analiza Izvedbenog plana

Raspored sati kreiran i objavljen najmanje 3 dana prije početka nastave DA

Prodekan za nastavu

početkom svakog

semestra

Pregled web stranice i oglasne

ploče

29

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj promjena rasporeda sati po semestru

< 5 po nastavniku; <

40 ukupno Prodekan

za nastavu

nakon svakog

semestra

Analiza Zahtjeva za promjenom rasporeda

Raspored ispita kreiran i objavljen najmanje 5 dana prije početka ispitnog roka DA

Prodekan za nastavu

početkom svakog

ispitnog roka

Pregled web stranice i oglasne

ploče

Najveći broj studenata u studijskoj grupi za predavanja 100 Prodekan

za nastavu

nakon svakog

semestra

Pregled popisa studenata i

rasporeda sati

Najveći broj studenata u studijskoj grupi za auditorne vježbe i seminare 30

Prodekan za nastavu

nakon svakog

semestra

Pregled popisa studenata i

rasporeda sati

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

-

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-04-01 Donošenje kalendara nastave, raspored sati i raspored ispita za akademsku godinu

RP-04-02 Donošenje izvedbenog plana nastave

30

8.5 Provedba nastave i ispita

Interakcija sa drugim procesima:

PROVEDBA NASTAVE I ISPITAORGANIZACIJA

NASTAVE I

ISPITA

Kalendar nastave

Raspored

ispita

Opis studijskih programa

Popis studenata

Akademski kalendar

Popis dvorana

Popis nastavnika

Popis vanjskih

suradnika

Pravilnik o studiranju

Izvješće o

realiziranoj

nastavi (vanjski)

Izvješće

prodekana

o ak.

godini

Ažuriranje

ISVU podataka

Objava i evidentiranje ocjena

Rezultati

stud. ankete

(nastavnici)

Izvješće o

kvaliteti

nastave

Zahtjev za

promjenom rasporeda

Izvedbeni plan

Ugovor o djelu za

vanjskog suradnika

Plan

zapošljavanja

Plan

angažiranja

vanjskih

suradnika

Plan

provođenja

(re)izbora

u nastavna

zvanja

Ugovor o radu

Plan

konferencija i

usavršavanja

STUDENTSKA REFERADA

Ispitna

lista

Popunjena

ispitna

lista

ISVU podaci

Raspored

ispita

ORGANIZACIJA (ljudski potencijali)

Opis

studijskih

programa

Popis

studenataStatut

Zapisi o objavljenim

radovima,

konferencijama,

izobrazbama

i ostalim

osposobljavanjima

Dopusnice

Dopusnice

Nastavni materijali

STUDENTI

Žalba na

ocjene

Informiranje o načinima

i postupcima provjere znanja

Održana satnica

Rezultati

stud. ankete

(referada)

NABAVA I

RAČUNOVODSTVO

Plan isplate

vanjskih suradnika

Realizacija plana isplate

vanjskih suradnika

PLANIRANJE

Zahtjev za promjenom/

pokretanjem

studijskog programa

Izvješće o uvjetima

izvođenja nastave

PRIMJENJENI

ZNANSTVENI I

STRUČNI RAD

IZDAVAČKA DJELATNOSTIzvješće o

izdavačkoj

djelatnosti

Zahtjev za

rezervacijom dvorane

Odgovor na žalbu na ocjene

Raspored

sati

Slika 7: Interakcija procesa „Provedba nastave i ispita“ s drugim procesima

31

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Kalendar nastave Izvješće o realiziranoj nastavi (vanjski)

Raspored sati Izvješće o kvaliteti nastave

Raspored ispita Izvješće prodekana o akademskoj godini

Ispitna lista Informiranje o načinima i postupcima provjere znanja

Žalba na ocjene Održana satnica

Nastavni materijali

Objava i evidentiranje ocjena

Izvješće o uvjetima izvođenja nastave

Zahtjev za promjenom/pokretanjem studijskog programa

Odgovor na žalbu na ocjene

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

% kolegija za koje su objavljeni načini, pravila, kriteriji i procedure provjere znanja 100%

Predmetni nastavnik

nakon svakog

semestra Pregled web

stranice

% kolegija za koje su objavljeni nastavni materijali korišteni u nastavi 100%

Predmetni nastavnik

nakon svakog

semestra Pregled web

stranice

Prosječna ocjena svakog nastavnika na studentskoj anketi - zadovoljstvo studenata >= 2,0

Predmetni nastavnik

nakon svakog

semestra

Analiza rezultata studentske ankete

(nastavnici)

Ukupna prosječna ocjena svih nastavnika na studentskoj anketi - zadovoljstvo studenata >= 3,0

Prodekan za nastavu

nakon svakog

semestra

Analiza rezultata studentske ankete

(nastavnici)

% održane satnice >=90% Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje

Analiza Izvješća prodekana o ak.

godini

Broj neispunjenih ispitnih lista 0 Predmetni nastavnik

nakon svakog

ispitnog roka Analiza ispitnih lista

u referadi

Najveći omjer <broj studenata u studijskoj grupi> / <broj mjesta u dvorani koju ta grupa koristi> <=1

Prodekan za nastavu

nakon svakog

semestra

Analiza Izvješća o uvjetima izvođenja

nastave

32

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj žalbi na ocjene tijekom semestra po nastavniku <5 Prodekan

za nastavu

nakon svakog

semestra Pregled žalbi na

ocjene

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-05-01 VŠMTI: Priručnik za brzi početak

RU-05-02 Loomen: Priručnik za brzi početak

RU-05-03 Nastavnički portal: Priručnik za brzi početak

RU-05-04 Informiranje studenata o predmetima i osiguravanje nastavnih materijala

RU-05-05 Planiranje i realizacija angažmana gosta-predavača

RU-05-06 Praćenje vanjskog angažmana nastavnika i asistenata VŠMTI

RU-05-07 Upute za vanjske suradnike

RU-05-08 Terenska nastava

RU-05-09 Stručna praksa

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-05-02 Podnošenje i rješavanje žalbe na ocjenu

RP-05-03 Provedba redovitog ispitnog roka

RP-05-04 Provedba izvanrednog ispitnog roka

RP-05-05 Promjena u terminu održavanja nastave

RP-05-06 Rezervacija dvorane

33

8.6 Primijenjeni znanstveni i stručni rad

Interakcija sa drugim procesima:

PRIMJENJENI ZNANSTVENI I STRUČNI RAD

Rezultati istraživanja

i projekata

ORGANIZACIJA

(ljudski potencijali)

IZDAVAČKA DJELATNOST

Plan

konferencija i

usavršavanja

Zahtjev za

izdavanje publikacije

Zapisi o objavljenim radovima,

konferencijama, izobrazbama

i ostalim

osposobljavanjima

Prijava rada za časopis

Plan istraživanja

i projekata

PLANIRANJE

Slika 8: Interakcija procesa „Primijenjeni znanstveni i stručni rad“ s drugim procesima

34

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Plan konferencija i usavršavanja Zapisi o obavljenim konferencijama, izobrazbama i ostalim osposobljavanjima

Plan istraživanja i projekata Zahtjev za izdavanje publikacije

Prijava rada za časopis

Rezultati istraživanja i projekata

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj objavljenih stručnih i znanstvenih radova >20 godišnje Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje

Analiza Zapisa o obavljenim

konferencijama...

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-06-01 Upute za vrednovanje časopisa i konferencija

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-06-01 Suzbijanje plagiranja

RP-06-02 Sudjelovanje na znanstvenom ili stručnom skupu

RP-06-03 Sudjelovanje na stručnom usavršavanju

35

8.7 Izdavačka djelatnost

Interakcija sa drugim procesima:

IZDAVAČKA DJELATNOST

Plan izdavačke

djelatnosti

Pravilnik o

izdavačkoj djelatnosti

Ugovor o djelu

za recenzente

Recenzija

Izvješće o

izdavačkoj djelatnosti

Obrazac za recenziju

Zahtjev za

izdavanje publikacije

Prijava rada za časopis

Časopis

«ET2ER»

Odluka o

izdavanju publikacije

Publikacije

Prijedlog za

izdavanje publikacije

Financijski plan

PLANIRANJE

PRIMJENJENI ZNANSTVENI

I STRUČNI RAD

Prijava rada za časopis

ORGANIZACIJA

(ljudski potencijali)

Zahtjev za

izdavanje publikacije

Slika 9: Interakcija procesa „Izdavačka djelatnost“ s drugim procesima

36

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Pravilnik o izdavačkoj djelatnosti Plan izdavačke djelatnosti

Obrazac za recenziju Prijedlog za izdavanje publikacije

Prijava rada za časopis Odluka o izdavanju publikacije

Zahtjev za izdavanje publikacije Ugovor o djelu za recenzente

Financijski plan Recenzija

Publikacije

Časopis "ET2ER"

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj brojeva časopisa "ET2ER" koji su objavljeni u godinu dana 1

Uredništvo časopisa

1 puta godišnje Pregled časopisa

Broj objavljenih udžbenika u ak. godini >=1 Prodekan

za nastavu 1 puta

godišnje Pregled udžbenika

Uključenje časopisa "ET2ER" u portal HRČAK DA Uredništvo

časopisa 1 puta

godišnje Pregled portala

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

Striktno se primjenjuje Pravilnik o izdavačkoj djelatnosti, koji ima formu upute s jasno naznačenim hodogramima i obrascima.

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-07-01 Postupak objave rada u časopisu „ET2ER“

37

8.8 Studenti

Interakcija sa drugim procesima:

STUDENTI

PLANIRANJE

Članstvo u

Stručnom vijeću

Statut

Članstvo u

Vijeću odjela

Studentski izbori

Informiranje budućih studenata

o kriterijima i proceduri upisa

Informiranje budućih studenata

o studijskim programima

Potpora izvannastavnim aktivnostima

i studentskom standardu

Potpora profesionalnom usmjeravanju

Studentski prijedlozi

Statistika zaposlenosti

bivših studenata

PROVEDBA NASTAVE I

ISPITA Objava ocjena i

upis u indeks

Nastavni materijali

Žalba na

ocjene

Informiranje o načinima

i postupcima provjere znanja

Održana satnica

Rezultati studentske ankete

(nastavnici)

Prijava za razradbeni postupak

Zahtjev za upis

Ovjeren i testiran indeks + obrasci (NN)

Zahtjev za upis u sljedeću ak. godinu

Zahtjev za izdavanje potvrde

o upisanoj ak. godini

Potvrda o statusu studenta

STUDENTSKA REFERADA

Zahtjev za

imenovanje

mentora

Prijava

završnog

rada

Odluka o

imenovanju

mentora

Zadatak

završnog

rada

Predaja

završnog

rada

Ocjena

završnog

rada

ZAVRŠNI RADOVI

Rezultati studentske ankete

(referada)

ORGANIZACIJA

(ljudski potencijali)

Potvrda o završenom studiju

Svjedodžba

Dopunska isprava o studiju

Rezultati razradbenog postupka

Odgovor na žalbu na ocjene

Slika 10: Interakcija procesa „Studenti“ s drugim procesima

38

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Statut Žalba na ocjene

Informiranje o načinima i postupcima provjere znanja Prijava na razradbeni postupak

Održana satnica Zahtjev za upis

Nastavni materijali Zahtjev za upis u sljedeću akademsku godinu

Objava ocjena i upis u indeks Zahtjev za izdavanje potvrde o upisanoj ak. godini

Odgovor na žalbu na ocjene Zahtjev za imenovanje mentora

Potpora izvannastavnim aktivnostima i studentskom standardu Prijava završnog rada

Potpora profesionalnom usmjeravanju Predaja završnog rada

Informiranje budućih studenata o studijskom programima Rezultati studentske ankete (nastavnici)

Informiranje budućih studenata o kriterijima i proceduri upisa Rezultati studentske ankete (studentska referada)

Rezultati razradbenog postupka Članstvo u Stručnom vijeću

Ovjeren i testiran indeks + obrasci (NN) Članstvo u Vijeću odjela

Potvrda o statusu studenta Studentski prijedlozi

Potvrda o završenom studiju Statistika zaposlenosti bivših studenata

Svjedodžba Studentski izbori

Dopunska isprava o studiju

Odluka o imenovanju mentora

Zadatak završnog rada

Ocjena završnog rada

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Omogućeno članstvo predstavniku studenata u Stručnom vijeću DA Dekan

1 puta godišnje Pregled Statuta

Predstavniku studenata u Stručnom vijeću omogućeno pravo veta na pitanja koja se tiču studenata DA Dekan

1 puta godišnje Pregled Statuta

% sjednica Stručnog vijeća na kojima je nazočio predstavnik studenata >=70% Dekan

1 puta godišnje

Analiza zapisnika sa sjednica

39

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Omogućeno članstvo predstavniku studenata u Vijeću odjela DA Dekan

1 puta godišnje Pregled Statuta

% sjednica Vijeća odjela na kojima je nazočio predstavnik studenata >=70% Dekan

1 puta godišnje

Analiza zapisnika sa sjednica

Postoji poštanski sandučić za anonimnu dostavu studentskih prijedloga i kritika DA Dekan

1 puta godišnje Pregled sandučića

% proučenih i zaključenih studentskih prijedloga >=90% Dekan 1 puta

godišnje

Analiza zapisa o studentskim prijedlozima

Jasno informirana javnost i budući studenti o razini studijskog programa, ishodima učenja, kvalifikacijama, mogućnostima daljnjeg obrazovanja i zapošljavanja DA Dekan

1 puta godišnje

Pregled web stranice

Javno objavljeni kriteriji i procedure za upis DA Dekan 1 puta

godišnje Pregled web

stranice

Egzistira udruga bivših studenata sa primarnim ciljem okupljanja bivših studenata, te komunikacijom sa Visokom školom i praćenjem statistike zapošljavanja DA Dekan

1 puta godišnje

Pregled upisnika u registar udruga

Egzistira studentska športska udruga sa primarnim ciljem promocije športa na Visokoj školi DA Dekan

1 puta godišnje

Pregled upisnika u registar udruga

Broj mjesta u sobi za dnevni odmor studenata >20 Dekan 1 puta

godišnje Pregled prostorije

Godišnji iznos sredstava kojima Visoka škola potpomaže studentske izvannastavne aktivnosti >=3.000,00 kn Dekan

1 puta godišnje

Pregled Obrazloženja

izvršenja financijskog plana

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-08-01 Metodologija izrada ankete o zapošljivosti studenata

RU-08-02 Metodologija rada sa studentima koji imaju neki od oblika disleksije

RU-08-03 Osnove prve pomoći u slučaju epileptičnog napada i drugih hitnih stanja

40 RU-08-04 Ostvarivanje vjerskih i svih drugih sloboda studenata i zaposlenika Visoke škole

RU-08-05 Praćenje napredovanja studenata

RU-08-06 Stipendiranje studenata

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-08-01 Provedba studentske ankete

RP-08-02 Zaprimanje i obrađivanje studentskih prijedloga

41

8.9 Završni radovi

Interakcija sa drugim procesima:

ZAVRŠNI RADOVI

Raspored održavanja

završnih ispita

Pravilnik o

završnom radu

Zahtjev za

imenovanje mentora

Prijava završnog rada

Odluka o

imenovanju mentora

Zadatak završnog rada

Predaja završnog rada

Ocjena završnog rada

Potvrda o

završenom studiju

Svjedodžba

Dopunska

isprava o studiju

STUDENTSKA REFERADA

Zapisnik o obrani

završnog rada

Akademski kalendar

STUDENTI

Slika 11: Interakcija procesa „Završni radovi“ s drugim procesima

42

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Pravilnik o završnom radu Odluka o imenovanju mentora

Akademski kalendar Raspored održavanja završnih ispita

Zahtjev za imenovanje mentora Ocjena završnog rada

Prijava završnog rada Zapisnik o obrani završnog rada

Predaja završnog rada Zadatak završnog rada

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj rokova završnih ispita u ak. godini >=3

Povjerenstvo za završni

rad 1 puta

godišnje

Pregled Rasporeda održavanja završnih

ispita

Broj obranjenih završnih radova u ak. godini >=30

Povjerenstvo za završni

rad 1 puta

godišnje

Pregled Zapisnika o obrani završnog

rada

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

Striktno se primjenjuje Pravilnik o izdavačkoj djelatnosti, koji ima formu upute s jasno naznačenim hodogramima i obrascima.

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

Striktno se primjenjuje Pravilnik o izdavačkoj djelatnosti, koji ima formu upute s jasno naznačenim hodogramima i obrascima.

43

8.10 Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

Interakcija sa drugim procesima:

MOBILNOST I MEĐUINSTITUCIONALNA

SURADNJA

PLANIRANJE

Mogućnost dovršetka

studija u inozemstvu

Plan suradnje sa

drugim institucijama

Međunarodna suradnja

nastavnika

Članstvo u

međunarodnim udruženjima

Članstvo u Vijeću veleučilišta

i visokih škola

Međuinstitucionalna

suradnja

Privlačenje studenata

iz inozemstva

Slika 12: Interakcija procesa „Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja“ s drugim procesima

44

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Plan suradnje sa drugim institucijama Mogućnost dovršetka studija u inozemstvu

Međunarodna suradnja nastavnika

Članstvo u međunarodnim udruženjima

Međuinstitucionalna suradnja

Privlačenje studenata iz inozemstva

Članstvo u Vijeću veleučilišta i visokih škola

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Nositelj Erasmus sveučilišne povelje DA Prodekan za nastavu

1 puta godišnje

Uvid u prijavu napravljenu elektronskim putem

Broj ugovora o suradnji s drugim srodnim institucijama >=5 Dekan 1 puta godišnje

Uvid u ugovore

Broj ugovora o suradnji sa institucijama iz gospodarstva, koji studentima u načelu omogućavaju stručnu praksu i volonterski rad

>=5 Dekan 1 puta godišnje

Uvid u ugovore

% sjednica Vijeća veleučilišta i visokih škola na kojima su nazočili predstavnici Visoke škole u ak. godini

>=50% Dekan 1 puta godišnje

Uvid u zapisnike sa sjednica

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-10-01 Planiranje međuinstitucionalne suradnje

RU-10-02 Prijava i tijek projekata mobilnosti u okviru Erasmus+ programa u području visokog obrazovanja

RU-10-03 Planiranje i tijek provedbe natječaja za dodjelu financijskih potpora studentima u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

RU-10-04 Planiranje i tijek provedbe natječaja za dodjelu financijskih potpora nastavnom i nenastavnom osoblju u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

RU-10-05 Tijek mobilnosti studenata u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

RU-10-06 Tijek mobilnosti nastavnog i nenastavnog osoblja u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-10-01 Procedura provođenja Erasmus+ programa mobilnosti

45

8.11 Studentski standard

Interakcija sa drugim procesima:

STUDENTSKI STANDARD

Financijski pokazatelji

PLANIRANJE

Domski red

STUDENTSKA

REFERADA

Useljavanje/iseljavanje

Natječaj za smještaj

u studentskom domu

STUDENTIPopunjenost

Postotak naplaćenog

smještaja

Plaćanje smještaja

Računi za smještaj

Periodičke kontrole

Podaci o useljenim i

iselenim stanarima

Podaci o upisanim i

ispisanim studentima

Slika 13: Interakcija procesa „Studentski standard“ s drugim procesima

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Domski red Financijski pokazatelji

Useljavanje/iseljavanje u/iz studentskog doma Popunjenost studentskog doma

Plaćanje smještaja Postotak naplaćenog smještaja

Natječaj za smještaj u studentskom domu

Računi za smještaj

Periodička kontrola

46

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Postotak popunjenosti kapaciteta studentskog doma tijekom akademske godine >75%

Voditelj Centra za studentski

standard Dva puta godišnje

Pregled stanja u progamu KONTO

Razlika prihoda i rashoda na nivou kalendarske godine prema RU-01-03 >=0

Voditelj Centra za studentski

standard

Jednom godišnje

(veljača); Periodički

prema potrebi

Pregled poslovnih podataka iz

računovodstva

Postotak naplaćenog smještaja 30 dana nakon isteka mjeseca >=90%

Voditelj Centra za studentski

standard Dva puta godišnje

Pregled poslovnih podataka iz

računovodstva

Objavljen natječaj za smještaj u studentskom domu u zakonskim okvirima Da

Voditelj Centra za studentski

standard

Jednom godišnje,

početkom akademske

godine

Pregled objave natječaja na web

stranici

Postotak izdanih računa za smještaj na kraju mjeseca 100%

Voditelj Centra za studentski

standard Dva puta godišnje

Pregled poslovnih podataka iz

računovodstva

Broj ilegalno useljenih stanara 0

Voditelj Centra za studentski

standard Dva puta godišnje Periodička kontrola

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-01-03 Metodologija praćenja poslovanja studentskog doma

RU-11-01 Domski red

RU-11-02 Upute za posjetitelje studentskog doma

RU-11-03 Upute o radu Lokalnog povjerenstva za kontrolu prehrane studenata

RU-11-04 Periodička provjera statusa stanara studentskog doma

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

47 RP-11-01 Useljavanje u studentski dom

RP-11-02 Iseljavanje iz studentskog doma

RP-11-03 Provedba natječaja za smještaj u studentskom domu

48

8.12 Studentska referada

Interakcija sa drugim procesima:

ZAVRŠNI RADOVI

Potvrda o

završenom studiju

Svjedodžba

Dopunska

isprava o studiju

STUDENTSKA REFERADA

Zapisnik o obrani

završnog rada

Raspored ispitaORGANIZACIJA NASTAVE I

ISPITA

Ažuriranje

ISVU podataka

ISVU podaci

Popunjena

ispitna lista

PROVEDBA NASTAVE I

ISPITA

Ispitna lista

Pravilnik o

studiranju

Prijava za

razradbeni postupak

Rezultati

razradbenog postupka

Zahtjev za upis

Zahtjev za upis u

sljedeću ak. godinu

Zahtjev za

izdavanje potvrde

o upisanoj ak. godini

Potvrda o

statusu studenta

Raspored održavanja

završnih ispita

STUDENTI

Slika 14: Interakcija procesa „Studentska referada“ s drugim procesima

49

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Pravilnik o studiranju Ispitna lista

ISVU podaci Ažuriranje ISVU podataka

Raspored ispita Rezultati razradbenog postupka

Popunjena ispitna lista Potvrda o statusu studenta

Raspored održavanja završnih ispita Potvrda o završenom studiju

Zapisnik o obrani završnog rada Svjedodžba

Prijava na razradbeni postupak Dopunska isprava o studiju

Zahtjev za upis

Zahtjev za upis u sljedeću akademsku godinu

Zahtjev za izdavanje potvrde o upisanoj ak. godini

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj nezaključanih ispitnih rokova 0

Voditelj studentske

referade

nakon svakog

ispitnog roka Analiza ISVU

sustava

Prosječna ocjena svakog djelatnika na studentskoj anketi - zadovoljstvo studenata >= 2,0

Djelatnik u studentskoj

referadi 1 puta

godišnje

Analiza rezultata studentske ankete

(nastavnici)

Ukupna prosječna ocjena svih djelatnika na studentskoj anketi - zadovoljstvo studenata >= 3,0

Voditelj studentske

referade 1 puta

godišnje

Analiza rezultata studentske ankete

(nastavnici)

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-12-01 Organiziranje studentske promocije

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-12-01 Reguliranje statusa studenta

RP-12-02 Izdavanje potvrda i obrada drugih studentskih zamolbi i zahtjeva

RP-12-03 Provedba upisa na preddiplomske stručne studije

RP-12-04 Provedba upisa na diplomske specijalističke stručne studije

RP-12-05 Ispis studenta

50 RP-12-06 Promjena statusa studenta

51

8.13 Nabava i računovodstvo

Interakcija sa drugim procesima:

NABAVA I RAČUNOVODSTVO

Plan isplate

vanjskih suradnika

Realizacija plana isplate

vanjskih suradnika

Izvedbeni plan

Ugovor o djelu za

vanjskog suradnika

Ugovor o raduORGANIZACIJA

(ljudski potencijali)

ORGANIZACIJA NASTAVE I

ISPITA

Financijski plan

Plan nabave

Izmjene financijskog plana

Izmjene plana nabave

Obrazloženje izvršenja

financijskog plana

PLANIRANJE

Ugovori s dobavljačima

Lista vrednovanja dobavljača

Ponude

Odabir dobavljača

Narudžbenica

Dostavnica/Otpremnica

Slika 15: Interakcija procesa „Nabava i računovodstvo“ s drugim procesima

52

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Financijski plan Plan isplate vanjskih suradnika

Plan nabave Realizacija plana isplate vanjskih suradnika

Izmjene financijskog plana Dostavnica/Otpremnica

Izmjene plana nabave

Izvedbeni plan

Ugovor o radu

Ugovor o djelu za vanjskog suradnika

Ponude

Lista vrednovanja dobavljača

Odabir dobavljača

Ugovori s dobavljačima

Narudžbenica

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj nesukladnosti u radu 0 Voditelj

računovodstva 1 puta

godišnje Pregled izvještaja i

nesukladnosti

% isplaćenih honorara za vanjske suradnike 30 dana nakon završenog semestra 100

Voditelj računovodstva

nakon svakog

semestra Pregled bankovnih

izvoda

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-13-01 Naplata potraživanja

RU-13-02 Blagajnički rad

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-13-01 Plaćanje ulaznih računa

RP-13-02 Izrada ponuda prema kupcima

RP-13-03 Financijska obrada troškova prijevoza s na posao i s posla

RP-13-04 Financijska obrada troškova službenih putovanja zaposlenika

RP-13-05 Procedura nabave materijala i sredstava za čišćenje i higijenske potrebe

53

8.14 Knjižnica

Interakcija sa drugim procesima:

KNJIŽNICA

Knjižnična građa

Popis članova

Posudba knjiga

Slika 16: Interakcija procesa „Knjižnica“ s drugim procesima

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Knjižnična građa Posudba knjiga

Popis članova

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj članova knjižnice >200 Knjižničar 1 puta

godišnje Pregled evidencije

članstva

% naslova obvezne literature koje knjižnica posjeduje >=40% Knjižničar 1 puta

godišnje

Pregled evidencije knjižne građe i

Opisa studijskih programa

% naslova obvezne literature koje knjižnica posjeduje ili koje može nabaviti međuknjižničnom razmjenom >=90% Knjižničar

1 puta godišnje

Pregled evidencije knjižne građe i

Opisa studijskih programa

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

Striktno se primjenjuje Pravilnik o radu knjižnice, koji ima formu upute s jasno naznačenim hodogramima i obrascima.

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-14-01 Obnova knjižnog fonda

54

8.15 Administracija i IT podrška

Interakcija sa drugim procesima:

ADMINISTRACIJA I IT

PODRŠKA

Popis dokumenata

sustava kvalitete

Popis vanjskih

dokumenata

Poznata i primjenjena

važeća dokumentacija

Lista zapisaUredno arhivirani

i čuvani zapisi

Slika 17: Interakcija procesa „Administracija i IT podrška“ s drugim procesima

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Popis dokumenata sustava kvalitete Poznata i primjenjena važeća dokumentacija

Popis vanjskih dokumenata Uredno arhivirani i čuvani zapisi

Lista zapisa

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Nepoštivanje procedura upravljanja dokumentima i zapisima 0

Administrator sustava

upravljanja kvalitetom

1 puta godišnje Interni audit

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-15-01 Upute o korištenju IT infrastrukture

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-15-01 IT podrška kod zasnivanja radnog odnosa

RP-15-02 IT podrška kod prestanka radnog odnosa

RP-15-03 IT podrška kod upisa studenta

RP-15-04 IT podrška kod prestanka statusa studenta

RP-15-05 Backup podataka

55

8.16 Sigurnost i infrastruktura

Interakcija sa drugim procesima:

SIGURNOST I

INFRASTRUKTURAPlan održavanja Zapisi o održavanjuPLANIRANJE

Slika 18: Interakcija procesa „Sigurnost i infrastruktura“ s drugim procesima

Ulazi/Izlazi u/iz proces(a): Naziv ulaza Naziv izlaza

Plan održavanja Zapisi o održavanju

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost

nadzora Metoda nadzora

Broj nesukladnosti (ozljeda) 0 Dekan 1 puta

godišnje Analiza rada

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-16-01 Uputa za studente i posjetitelje

RU-16-02 Uputa za zaposlenike

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-16-01 Identifikacija opasnosti, određivanje visine i kontrole rizika

RP-16-02 Provjera i atestiranje sigurnosnih sustava u Visokoj školi i studentskom domu

56

8.17 Upravljanje krizom COVID-19

Proces podrške „Upravljanje krizom COVID-19“ uspostavljen je s ciljem da se:

prevenira unos koronavirusa u prostor Visoke škole i njegovo širenje među studentima i zaposlenicima,

poveća sigurnosti na radu i zaštiti zdravlje zaposlenika, ali i svih studenata i ostalih korisnika naših usluga,

podrži nesmetani rad i poslovanje Visoke škole Virovitica tijekom pandemije COVID-19,

uspostavi procedura postupanja studenata, zaposlenika, vanjskih suradnika i posjetitelja tijekom trajanja pandemije COVID-19.

Mjerljive karakteristike procesa:

Mjerljiva karakteristika Kriterij Odgovoran Učestalost nadzora

Metoda nadzora

Pleksiglas u predavaonicama u kojima se izvodi nastava 100% Prodekan za nastavu

2 puta semestralno

Fizički uvid

Dostupnost dezinficijensa Da Prodekan za razvoj

1 puta mjesečno

Fizički uvid

Dostupne Smjernice za studente tijekom boravka u prostoru Visoke škole Virovitica

Da Prodekan za razvoj

1 puta godišnje

Pregled web stranice

Dostupne upute u studentskim sobama Da Upravitelj studentskog doma

2 puta godišnje

Fizički uvid

Oznake za poštivanje razmaka na ulazu u zgradu Da Prodekan za razvoj

2 puta semestralno

Fizički uvid

Oznake za kretanje studenata u prostoru Visoke škole Da Prodekan za razvoj

2 puta semestralno

Fizički uvid

Broj ispunjenih obrazaca vezanih uz COVID-19 N/A Dekan 2 puta godišnje

Uvid u zapise

Popis radnih uputa koje se primjenjuju u procesu:

RU-17-01 Boravak u prostoru Visoke škole tijekom pandemije COVID-19

RU-17-02 Boravak u studentskom domu tijekom pandemije COVID-19

RU-17-03 Upute za spremačice i tehničko osoblje

RU-17-04 Upute za posjetitelje Visoke škole Virovitica/Studentskog doma

57

Popis radnih procedura koje se primjenjuju u procesu:

RP-17-01 Procedura kod pojave simptoma bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka stanara u studentskom domu

RP-17-02 Procedura sa studentom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka u prostoru Visoke škole Virovitica

RP-17-03 Procedura sa zaposlenikom ili vanjskim suradnikom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka u prostoru

Visoke škole ili studentskog doma

RP-17-04 Procedura sa studentom kojem je izrečena mjera samoizolacije

RP-17-05 Procedura sa zaposlenikom kojem je izrečena mjera samoizolacije

9 Tijek procesa upravljanja

Tijek procesa upravljanja prikazan je na slici 19.

PLANIRANJE I

UPRAVLJANJE RESURSIMA

CILJEVI procesa moraju biti:

-mjerljivi

-poznate odgovornosti za

ostvarenje

-dogovoren rok ostvarenja

-dogovoreno izvješćivanje o

ostvarenju

PLANOVI

utvrđuju što je potrebno uraditi, do kada i tko;

da bi se ostvarili ciljevi

ANALIZA I IZVJEŠTAJI

opisuju što je napravljeno i ostvareno

Ostvareni planovi?

Kraj akademske godine?

OCJENA SUSTAVA

-ocjena stanja procesa i sustava

-odluke za poboljšanje

POPRAVNE/PREVENTIVNE RADNJE

-redefiniranje ciljeva i/ili planova

DA

DA

NE

Slika 19: Tijek procesa upravljanja

59

10 Politika kvalitete i sigurnosti

Temelj kvalitete, sigurnosti i uspješnosti Visoke škole za menadžment u informatici i

turizmu u Virovitici je opredjeljenje i obveza uprave i svih zaposlenika za poštivanje općih

pravila upravljanja, stroga primjena pravila struke pri pružanju usluga korisnicima.

Pružanje usluga na Visokoj školi za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici obavlja se

sukladno propisanim tehnikama rada utvrđenim u dokumentima kvalitete koji se temelje na

zakonima i standardnim međunarodnim normama. Dokumente kvalitete prihvatilo je osoblje

Visoke škole, koje se obvezalo na strogu primjenu propisanog načina rada u svakodnevnom

radu i na stalno unapređivanje istog. Postupci i uvedeni sustav temelj su kvalitete te je i

obveza svakog zaposlenika neprestano usvajanje novih spoznaja i dodatna edukacija.

Trajni cilj Visoke škole za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici je pružanje

najkvalitetnijih usluga vezanih uz visokoškolsko obrazovanje odnosno izvođenje stručnih

studija i razvoja stručne i primijenjene znanstvene djelatnosti te stalna briga o zaštiti zdravlja

i sigurnosti svih djelatnika i korisnika usluga Visoke škole.

Visoka škola za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici to će osigurati:

dosljednom primjenom svojih obveza utvrđenih programima i planovima rada,

pružanjem kvalitetnih usluga korisnicima kao prioritetnim ciljem svih zaposlenika,

redovitim praćenjem i mjerenjem razine zadovoljstva korisnika usluga,

stalnim stjecanjem i primjenom najnovijih znanja, tehnika rada i upravljanja,

stalnom brigom o sigurnosti i zaštiti zdravlja djelatnika i svih korisnika usluga Visoke

škole,

usmjerenost na prevenciju ozljeda i profesionalnih bolesti, te potpunu usklađenost sa

zakonskom regulativom iz područja zaštite na radu,

inovacijama i poboljšanjima kvalitete usluga s ciljem stvaranja najviše moguće razine

zadovoljstva korisnika.

Visoka škola za menadžment u informatici i turizmu u Virovitici će stalno poticati neprestano

poboljšavanje kvalitete svog ukupnog rada, unapređenje i preventivni pristup sigurnosti i

zaštiti zdravlja svih zaposlenih kao i svih korisnika usluga Visoke škole koje će se i dalje

temeljiti na smjernicama i sugestijama korisnika njegovih usluga, zainteresiranih strana,

dobavljača i vlastitih zaposlenika.

Sukladno donesenoj politici, obveza je svih zaposlenika upoznati se s njom i sudjelovati u

njezinom ostvarenju.

Politika kvalitete je kompatibilna sa Kriterijima za ocjenu kvalitete veleučilišta i visokih škola

koje je propisala Agencija za znanost i visoko obrazovanje, te sa standardima i smjernicama

za osiguravanje kvalitete na europskom prostoru visokog obrazovanja.

60

11 Sustav upravljanja sigurnošću na radu i zaštitom zdravlja zaposlenika

Uz brigu o ispunjavanju zahtjeva studenata i svih korisnika usluga, temeljna odrednica našeg

poslovanja je i osiguranje maksimalne sigurnosti na radu i zaštite zdravlja zaposlenika, pa se

briga sigurnosti očituje u sljedećim elementima:

Uprava je definirala Politiku upravljanja u kojoj se između ostaloga obvezujemo brinuti

o sigurnosti i zaštiti zdravlja zaposlenika te stalno poboljšavati sustav upravljanja

sigurnošću na radu. Politiku upravljanja je javna i dostupna svim zainteresiranim

stranama

Kroz Procjenu opasnosti kontinuirano procjenjujemo visinu rizika za zaposlene kod

provođenja radnih aktivnosti te definiramo mjere za smanjivanje rizika

Kontinuirano pratimo i usklađujemo se sa zakonskom regulativom u području zaštite

na radu

Kroz definiranje i realizaciju ciljeva i programa kontinuirano kontroliramo i

smanjujemo visinu rizika za zaposlene i poboljšavamo Sustav upravljanja

Stalnom obukom i informiranjem svih naših djelatnika i Podizvođača održavamo

svijest o važnosti poštivanja pravila zaštite na radu na najvišoj razini

Naše djelovanje u pogledu sigurnosti na radu i zaštite zdravlja zaposlenika je javno i

otvoreni smo za komunikaciju sa svim zainteresiranim stranama

U objektu održavamo najviše sigurnosne standarde. Osiguravamo svu potrebnu

zaštitnu opremu i kontinuirano ispitujemo strojeve sa povećanom opasnošću.

Stalno prepoznajemo potencijalne izvanredne situacije – moguće incidente i opasnosti

za ljude i okolinu – te definiramo planove i provodimo obuku ljudi za takve situacije

Kroz provođenje korektivnih, posebno preventivnih aktivnosti, otklanjamo sve

nesukladnosti u Sustavu i sprječavamo njihovo ponavljanje

Provođenjem internih audita i ocjene uprave osiguravamo stalan nadzor i

poboljšavanje Sustava.

61

12 Popis dokumenata o kvaliteti i sigurnosti

12.1 Popis radnih uputa sustava upravljanja kvalitetom

Proces Oznaka Naziv

01_Planiranje RU-01-01 Metode informiranja budućih studenata o studijskim programima i upisima

01_Planiranje RU-01-02 Naputci za donošenje financijskih planova

01_Planiranje RU-01-03 Metodologija praćenja poslovanja studentskog doma

01_Planiranje RU-01-04 Planiranje i ugovaranje istraživanja i projekata

02_Organizacija RU-02-01 Ostvarivanje prava radnika

02_Organizacija RU-02-02 Nužni elementi ugovora o radu

02_Organizacija RU-02-03 Nužni elementi ugovora o djelu za vanjske suradnike u nastavi

02_Organizacija RU-02-04 Planiranje konferencija i usavršavanja

02_Organizacija RU-02-05 Planiranje angažiranja vanjskih suradnika

02_Organizacija RU-02-06 Popis nadzora i mjerenja u sustavu upravljanja sigurnošću i zaštitom zdravlja

02_Organizacija RU-02-07 Nužni elementi ugovora o studiranju

02_Organizacija RU-02-08 Nužni elementi ugovora o smještaju u studentski dom

03_Nadzor RU-03-01 Korištenje programa sustava upravljanja kvalitetom

03_Nadzor RU-03-03 Praćenje kvalitete studijskih programa

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-01 VŠMTI: Priručnik za brzi početak

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-02 Loomen: Priručnik za brzi početak

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-03 Nastavnički portal: Priručnik za brzi početak

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-04 Informiranje studenata o predmetima i osiguravanje nastavnih materijala

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-05 Planiranje i realizacija angažmana gosta-predavača

62

Proces Oznaka Naziv

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-06 Praćenje vanjskog angažmana nastavnika i asistenata VŠMTI

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-07 Upute za vanjske suradnike

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-08 Terenska nastava

05_Provedba nastave i ispita

RU-05-09 Stručna praksa

06_Primijenjeni znanstveni i stručni rad

RU-06-01 Upute za vrednovanje časopisa i konferencija

08_Studenti RU-08-01 Metodologija izrada ankete o zapošljivosti studenata

08_Studenti RU-08-02 Metodologija rada sa studentima koji imaju neki od oblika disleksije

08_Studenti RU-08-03 Osnove prve pomoći u slučaju epileptičnog napada i drugih hitnih stanja

08_Studenti RU-08-04 Ostvarivanje vjerskih i svih drugih sloboda studenata i zaposlenika Visoke škole

08_Studenti RU-08-05 Praćenje napredovanja studenata

08_Studenti RU-08-06 Stipendiranje studenata

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-01 Planiranje međuinstitucionalne suradnje

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-02 Prijava i tijek projekata mobilnosti u okviru Erasmus+ programa u području visokog obrazovanja

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-03 Planiranje i tijek provedbe natječaja za dodjelu financijskih potpora studentima u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-04 Planiranje i tijek provedbe natječaja za dodjelu financijskih potpora nastavnom i nenastavnom osoblju u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-05 Tijek mobilnosti studenata u okviru Erasmus+ programa mobilnosti

10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RU-10-06 Tijek mobilnosti nastavnog i nenastavnog osoblja u okviru

Erasmus+ programa mobilnosti

11_Studentski standard

RU-11-01 Domski red

11_Studentski standard

RU-11-02 Upute za posjetitelje studentskog doma

63

Proces Oznaka Naziv

11_Studentski standard

RU-11-03 Upute o radu Lokalnog povjerenstva za kontrolu prehrane studenata

11_Studentski standard

RU-11-04 Periodička provjera statusa stanara studentskog doma

12_Studentska referada

RU-12-01 Organiziranje studentske promocije

13_Nabava i računovodstvo

RU-13-01 Naplata potraživanja

13_Nabava i računovodstvo

RU-13-02 Blagajnički rad

15_Administracija i IT podrška

RU-15-01 Upute o korištenju IT infrastrukture

15_Administracija i IT podrška

RU-15-02 Upute o održavanju AAI imenika, stvaranje i dodjeljivanje AAI@Edu.hr korisničkih računa

16_Sigurnost i infrastruktura

RU-16-01 Uputa za studente i posjetitelje

16_Sigurnost i infrastruktura

RU-16-02 Uputa za zaposlenike

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RU-17-01 Boravak u prostoru Visoke škole tijekom pandemije COVID-19

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RU-17-02 Boravak u studentskom domu tijekom pandemije COVID-19

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RU-17-03 Upute za spremačice i tehničko osoblje

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RU-17-04 Upute za posjetitelje Visoke škole Virovitica/Studentskog doma

12.2 Popis radnih procedura sustava upravljanja kvalitetom

Proces Oznaka Naziv

01_Planiranje RP-01-01 Procedura pokretanja novog studijskog programa

01_Planiranje RP-01-02 Procedura izmjena i dopuna odobrenih studijskih programa

01_Planiranje RP-01-03 Procedura donošenja odluke o upisnim kvotama i školarinama

01_Planiranje RP-01-04 Upravljanje dokumentima

01_Planiranje RP-01-05 Interna i eksterna komunikacija

01_Planiranje RP-01-06 Procedura donošenja novih radnih uputa i procedura unutar Sustava upravljanja kvalitetom

64

Proces Oznaka Naziv

02_Organizacija RP-02-01 Procedura provođenja (re)izbora u nastavna zvanja

02_Organizacija RP-02-02 Zasnivanje radnog odnosa

02_Organizacija RP-02-03 Prestanak radnog odnosa

03_Nadzor RP-03-01 Upravljanje zapisima o kvaliteti

03_Nadzor RP-03-02 Upravljanje internim auditima

03_Nadzor RP-03-03 Upravljanje nesukladnostima pri radu

03_Nadzor RP-03-04 Upravljanje popravnim radnjama

03_Nadzor RP-03-05 Upravljanje preventivnim radnjama

03_Nadzor RP-03-06 Obrada rezultata studentske ankete

04_Organizacija nastave i ispita

RP-04-01 Donošenje kalendara nastave, raspored sati i raspored ispita za akademsku godinu

04_Organizacija nastave i ispita

RP-04-02 Donošenje izvedbenog plana nastave

05_Provedba nastave i ispita

RP-05-02 Podnošenje i rješavanje žalbe na ocjenu

05_Provedba nastave i ispita

RP-05-03 Provedba redovitog ispitnog roka

05_Provedba nastave i ispita

RP-05-04 Provedba izvanrednog ispitnog roka

05_Provedba nastave i ispita

RP-05-05 Promjena u terminu održavanja nastave

05_Provedba nastave i ispita

RP-05-06 Rezervacija dvorane

06_Primijenjeni znanstveni i stručni rad

RP-06-01 Suzbijanje plagiranja

06_Primijenjeni znanstveni i stručni rad

RP-06-02 Sudjelovanje na znanstvenom ili stručnom skupu

06_Primijenjeni znanstveni i stručni rad

RP-06-03 Sudjelovanje na stručnom usavršavanju

07_Izdavačka djelatnost

RP-07-01 Postupak objave rada u časopisu „ET2ER“

08_Studenti RP-08-01 Provedba studentske ankete

65

Proces Oznaka Naziv

08_Studenti RP-08-02 Zaprimanje i obrađivanje studentskih prijedloga

10_10_Mobilnost i međuinstitucionalna suradnja

RP-10-01 Procedura provođenja Erasmus+ programa mobilnosti

11_Studentski standard

RP-11-01 Useljavanje u studentski dom

11_Studentski standard

RP-11-02 Iseljavanje iz studentskog doma

11_Studentski standard

RP-11-03 Provedba natječaja za smještaj u studentskom domu

12_Studentska referada

RP-12-01 Reguliranje statusa studenta

12_Studentska referada

RP-12-02 Izdavanje potvrda i obrada drugih studentskih zamolbi i zahtjeva

12_Studentska referada

RP-12-03 Provedba upisa na preddiplomske stručne studije

12_Studentska referada

RP-12-04 Provedba upisa na diplomske specijalističke stručne studije

12_Studentska referada

RP-12-05 Ispis studenta

12_Studentska referada

RP-12-06 Promjena statusa studenta

13_Nabava i računovodstvo

RP-13-01 Plaćanje ulaznih računa

13_Nabava i računovodstvo

RP-13-02 Izrada ponuda prema kupcima

13_Nabava i računovodstvo

RP-13-03 Financijska obrada troškova prijevoza s na posao i s posla

13_Nabava i računovodstvo

RP-13-04 Financijska obrada troškova službenih putovanja zaposlenika

13_Nabava i računovodstvo

RP-13-05 Procedura nabave materijala i sredstava za čišćenje i higijenske potrebe

14_Knjižnica RP-14-01 Obnova knjižnog fonda

15_Administracija i IT podrška

RP-15-01 IT podrška kod zasnivanja radnog odnosa

15_Administracija i IT podrška

RP-15-02 IT podrška kod prestanka radnog odnosa

15_Administracija i IT podrška

RP-15-03 IT podrška kod upisa studenta

15_Administracija i IT podrška

RP-15-04 IT podrška kod prestanka statusa studenta

66

Proces Oznaka Naziv

15_Administracija i IT podrška

RP-15-05 Backup podataka

16_Sigurnost i infrastruktura

RP-16-01 Identifikacija opasnosti, određivanje visine i kontrole rizika

16_Sigurnost i infrastruktura

RP-16-02 Provjera i atestiranje sigurnosnih sustava u Visokoj školi i studentskom domu

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RP-17-01 Procedura kod pojave simptoma bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka stanara u studentskom domu

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RP-17-02 Procedura sa studentom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka u prostoru Visoke škole Virovitica

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RP-17-03

Procedura sa zaposlenikom ili vanjskim suradnikom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 tijekom boravka u prostoru Visoke škole ili studentskog doma

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RP-17-04 Procedura sa studentom kojem je izrečena mjera samoizolacije

17_ Upravljanje krizom COVID-19

RP-17-05 Procedura sa zaposlenikom kojem je izrečena mjera samoizolacije

12.3 Popis obrazaca sustava upravljanja kvalitetom

Oznaka Naziv

OB-01-01 Plan za izvanredne situacije

OB-01-02 Primjedbe zainteresiranih strana

OB-03-01 Evidencija rješavanja nesukladnosti i popravnih radnji

OB-03-02 Obrazac za preventivne radnje

OB-05-01 Uputnica za stručnu praksu

OB-05-02 Prijavnica za stručnu praksu

OB-05-03 Potvrda o obavljenoj stručnoj praksi

OB-05-05 Zahtjev za prihvat studenata Visoke škole za menadžment u turizmu i informatici u Virovitici na terensku nastavu

OB-05-06 Izvještaj o provedenoj terenskoj nastavi

OB-05-07 Obrazac Zahtjev / Izvještaj vanjski angažman predavača i asistenata Visoke škole Virovitica

OB-05-08 Godišnji plan angažiranja gostiju predavača na VŠMTI

OB-05-09 Zahtjev za odobrenje angažiranja gosta predavača

OB-05-10 Izvještaj o održanom predavanju gosta predavača

OB-05-11 Zahtjev za promjenom termina održavanja nastave

OB-05-12 Zahtjev za rezervacijom dvorane

OB-06-01 Zahtjev / Izvještaj - sudjelovanje na konferenciji

67

Oznaka Naziv

OB-06-02 Zahtjev / Izvještaj - sudjelovanje na stručnom usavršavanju

OB-06-03 Izjava o autorstvu – završni i diplomski radovi

OB-06-04 Samoanaliza seminarskog/završnog/diplomskog/znanstvenog/stručnog rada – provjera ispravnosti sadržajnog i tehničkog pisanja radova te antiplagiranja

OB-06-05 Izjava o autorstvu – stručni i znanstveni radovi

OB-06-06 Godišnji plan konferencija i časopisa

OB-13-01 Putni nalog

OB-13-02 Inozemni putni nalog

OB-13-03 Putni nalog za vanjske suradnike

OB-13-04 Izjava o troškovima prijevoza na posao i s posla

OB-17-01 Evidencija o postupanju sa stanarom studentskog doma kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19

OB-17-02 Zapisnik o povratku stanara studentskog doma nakon provedene procedure kod pojave simptoma koji mogu upućivati na COVID-19

OB-17-03 Evidencija o postupanju sa studentom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19 u Visokoj školi

OB-17-04 Evidencija o postupanju sa zaposlenikom-vanjskim suradnikom kod kojeg se pojave simptomi bolesti koji mogu upućivati na COVID-19

12.4 Popis evidencija koje se vode unutar sustava upravljanja kvalitetom

Zaposlenici

Stipendije

Ugovori s učilištima

Ugovori s privrednim subjektima

Stegovni postupci

Telefonski imenik

Izbori u zvanja

Vanjski suradnici

Dvorane

Stručno-znanstveni radovi

Završni radovi

Knjižnična građa

Studenti

Stanari studentskog doma

Dobavljači

Kupci

Sudjelovanja na konferencijama

Sudjelovanja na stručnim usavršavanjima