Safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Ymateb i’r ymgynghoriad Medi 2013

Cynnwys

1 Safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru

Etholiadol (EROs) 1

Cefndir 1 2 Crynodeb o ymatebion i’r ymgynghoriad 3 Amcanion y fframwaith newydd 3 Yr hyn sydd angen i’r ERO ei wneud 5 Cefnogaeth 10 3 Beth sy’n digwydd nesaf 11 Safon perfformiad 1 11 Safon perfformiad 2 12 Atodiadau Atodiad A – Safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion

Cofrestru Etholiadol 14

Atodiad B – Rhestr ymatebwyr 19

1

1 Safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol (EROs) 1.1 Bydd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol rôl hanfodol mewn cyflenwi’r pontio i gofrestru etholiadol unigol (IER). O ystyried y newid sylweddol i brosesau presennol y bydd y newid yn ei olygu, rydym wedi datblygu fframwaith safonau perfformiad newydd i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i fodloni’r heriau sydd ynghlwm wrth gyflenwi’r pontio i IER yn effeithiol.

1.2 Nododd ein hymgynghoriad ar safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol sut y byddai'r fframwaith safonau perfformiad arfaethedig yn gweithio, ac yn arbennig sut y byddai'n cael ei ddefnyddio i adnabod y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hynny sydd fwyaf o angen cefnogaeth er mwyn sicrhau darparu’r pontio yn effeithiol. Roedd y papur yn ceisio barn ynghylch p’un a fyddai'r fframwaith arfaethedig yn effeithiol wrth fesur pa mor dda y mae heriau pontio i IER yn cael eu bodloni.

1.3 Daeth yr ymgynghoriad i ben ar 15 Gorffennaf 2013, ac mae'r fframwaith newydd bellach wedi'i gwblhau, gan gymryd i ystyriaeth yr adborth a gawsom.

1.4 Mae'r papur hwn yn rhoi crynodeb o'r sylwadau a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod ymgynghori ac yn rhoi ein hymateb i'r pwyntiau a wnaethpwyd. Mae hefyd yn nodi'r safonau terfynol a sut fydd y fframwaith newydd yn gweithio.

Cefndir 1.5 Amcan cyffredinol y fframwaith safonau perfformiad newydd yw cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth iddynt gynllunio ar gyfer a chyflenwi’r pontio i IER. Bydd y fframwaith newydd yn berthnasol i'r cyfnod pontio yn unig, a bydd yn ei le o hydref 2013 hyd at fis Mai 2015.1

1.6 Rydym wedi datblygu'r fframwaith newydd o amgylch y prif heriau sy'n wynebu Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn y cyfnod pontio; rydym eisiau canolbwyntio ar yr hyn y bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei wneud a’i wybod, er mwyn cyflwyno'r cyfnod pontio yn effeithiol, a pha 1 Er bod y ddeddfwriaeth yn dweud y bydd y cyfnod pontio’n gyflawn yn 2016, gall Gweinidogion osod Gorchymyn gerbron Senedd y DU er mwyn darparu i’r cyfnod pontio gael ei gwblhau erbyn diwedd 2015. Mae'r Llywodraeth wedi ei gwneud yn glir mai ei bwriad yw cwblhau'r cyfnod pontio yn 2015. Os yw’r cyfnod trosiannol yn parhau i 2016, gall cyfnod defnyddio’r fframwaith newydd gael ei addasu’n unol â hynny.

2

wybodaeth fydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn ei hangen er mwyn penderfynu a yw’r heriau hyn yn cael eu bodloni.

1.7 Er mwyn cyflenwi’r pontio i IER yn effeithiol, bydd yn hanfodol bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol:

• Yn deall yr heriau penodol yn eu hardal gofrestru a datblygu cynllun ar gyfer ymgysylltu â phreswylwyr sy'n ymateb i'r heriau hyn. Fel rhan o'r pontio i IER, bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gymharu enwau a chyfeiriadau ar y cofrestrau etholiadol gyda chofnodion a gedwir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) er mwyn ‘cadarnhau’ hunaniaeth y bobl sydd ar hyn o bryd ar y cofrestrau. Bydd y lefelau cadarnhad yn amrywio o fewn ardal y Swyddog Cofrestru Etholiadol ac ar draws gwahanol ardaloedd awdurdodau lleol, ac felly gall natur a maint yr heriau sy'n wynebu gwahanol Swyddogion Cofrestru Etholiadol amrywio'n sylweddol. Bydd dadansoddiad o ganlyniadau'r arbrawf cadarnhad yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall yr heriau sy'n berthnasol iddynt, a bydd yn llywio'r gwaith o ddatblygu strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd yn lleol. Unwaith y bydd y strategaeth hon yn ei lle, dylai manylion am sut y bydd yn cael ei rhoi ar waith gael eu hymgorffori o fewn cynllun gweithredu cyffredinol y Swyddog Cofrestru Etholiadol, sy'n cwmpasu popeth y mae angen ei wneud i gyflenwi'r pontio yn effeithiol. Mae'r Comisiwn wedi darparu templed strategaeth, cynllun gweithredu ymgysylltu â'r cyhoedd a chofrestr risg i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth baratoi ar gyfer y pontio.

• Yn cyflwyno eu cynllun gweithredu lleol, monitro cynnydd a gwneud diwygiadau lle bo angen Bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol weithredu eu cynlluniau i dargedu etholwyr yn y modd mwyaf effeithiol. Bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol sicrhau bod ganddynt systemau ar waith i olrhain cynnydd yn erbyn eu cynlluniau, gan eu galluogi i fonitro a gwerthuso eu cynnydd a diwygio eu cynlluniau yn ôl yr angen, a'u helpu i allu targedu eu hadnoddau yn briodol.

1.8 Yn y bôn, mae safonau’n ceisio sefydlu p’un a oes gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol gynlluniau yn eu lle sy'n seiliedig ar ddadansoddiad o'u hamgylchiadau lleol penodol, a p’un a ydynt yn gweithio yn ymarferol.

3

2 Crynodeb o ymatebion i’r ymgynghoriad 2.1 Gofynnodd y papur ymgynghori i ymatebwyr ystyried nifer o gwestiynau ynghylch sut y byddai'r fframwaith safonau perfformiad arfaethedig yn gweithio ac a fyddai'r fframwaith newydd yn effeithiol wrth fesur pa mor dda y mae heriau’r pontio i IER yn cael eu bodloni. Mae'r bennod hon yn crynhoi'r ymatebion a dderbyniwyd ar y pwyntiau hyn, ac mae hefyd yn nodi ein hymateb i'r sylwadau hyn. Amcanion y fframwaith newydd Yr hyn a gynigiwyd gennym 2.2 Yn ein papur ymgynghori gwnaethom nodi mai amcan cyffredinol y fframwaith safonau perfformiad newydd oedd cynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth gynllunio ar gyfer a chyflenwi’r pontio i IER. Mae'r fframwaith newydd wedi cael ei ddatblygu o gwmpas y prif heriau sy'n wynebu Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn y cyfnod pontio; rydym eisiau canolbwyntio ar yr hyn y bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei wneud a’i wybod, er mwyn cyflenwi'r cyfnod pontio yn effeithiol, a pha wybodaeth fydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn ei hangen er mwyn penderfynu a yw’r heriau hyn yn cael eu bodloni.

Yr hyn yr oeddem yn ceisio barn arno 2.3 Gofynnwyd i ymatebwyr ystyried a fyddai'r fframwaith newydd yn effeithiol wrth fesur pa mor dda y mae heriau’r pontio i IER yn cael eu bodloni, ac a fyddai'r fframwaith newydd yn sicrhau cysondeb yn y gwasanaeth i etholwyr tra'n parhau i gydnabod gwahanol amgylchiadau lleol.

Yr hyn a ddywedodd yr ymatebion i’r ymgynghoriad 2.4 Er bod y rhan fwyaf o'r ymatebwyr yn cytuno y byddai'r fframwaith newydd yn effeithiol wrth fesur pa mor dda mae heriau’r pontio i IER yn cael eu bodloni, cynigiodd nifer fach o ymatebwyr na ddylai’r safonau perfformiad sy’n ymwneud â IER gael eu cyflwyno tan ar ôl y pontio i IER yn 2015, yn enwedig o gofio bod Swyddfa'r Cabinet eisoes yn gweithio ar bennu pa mor barod yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddarparu'r pontio.

2.5 Er nad oes angen i'r Comisiwn osod a monitro safonau perfformiad - mae gennym bŵer statudol i wneud hynny, nid dyletswydd - ac felly gallai benderfynu peidio â sefydlu fframwaith safonau perfformiad drwy gydol y cyfnod pontio, rydym yn bwriadu parhau â'r gwaith hwn. Mae'r fframwaith safonau perfformiad yn elfen allweddol o ganllawiau a phecyn cymorth y

4

Comisiwn ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff, ac mae wedi'i gynllunio i sicrhau y gall y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hynny sydd angen cefnogaeth ychwanegol i allu ymateb yn effeithiol i heriau'r pontio i IER gael eu hadnabod a chael cefnogaeth briodol, wedi’i thargedu.

Gweithio gyda Swyddfa'r Cabinet 2.6 Drwy gydol y cyfnod pontio i IER, yn ogystal â safonau perfformiad y Comisiwn, bydd Swyddfa'r Cabinet hefyd yn edrych ar barodrwydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddarparu'r pontio, gan ganolbwyntio'n benodol ar gynnydd y tasgau allweddol sy'n gysylltiedig â'r broses o gyflwyno TG a’r arbrawf cadarnhad.

2.7 Mynegodd ymatebwyr bryderon ynghylch y posibilrwydd o ddyblygu gofynion monitro ac adrodd rhwng perfformiad fframwaith safonau’r Comisiwn a'r gwaith sydd i'w wneud gan Swyddfa'r Cabinet.

2.8 Er ein bod yn cydnabod bod risg o ddyblygu posibl, rydym yn parhau i fod yn ymrwymedig i weithio gyda Swyddfa'r Cabinet i sicrhau ein bod yn cydlynu ceisiadau am wybodaeth fel bod y broses mor syml â phosibl i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff ac nad yw ceisiadau yn cael eu dyblygu, gan gydnabod y pwysau cynyddol ar adnoddau awdurdodau lleol. Mae'r Comisiwn a Swyddfa'r Cabinet wedi cytuno ar Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth i sefydlu eglurder o ran rolau a chyfrifoldebau yn ystod y cyfnod pontio, gyda'r bwriad o gyfyngu ar y risg o ddyblygu neu ddryswch. Fel rhan o hyn, rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod gwybodaeth fonitro yn cael ei rhannu rhwng y ddau sefydliad fel nad yw ceisiadau am wybodaeth oddi wrth Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cael eu dyblygu. Er enghraifft, mae'r data cyd-destunol a restrir yn safon perfformiad 1 eisoes wedi cael ei gasglu gan Swyddfa'r Cabinet fel rhan o broses werthuso’r arbrawf cadarnhad, ac felly ni fydd angen i ni ofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddarparu’r wybodaeth hon i ni.

2.9 Yn ogystal, rydym yn gweithio gyda Swyddfa'r Cabinet i lunio amserlen ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol sy'n cynnwys holl ofynion monitro’r Comisiwn a Swyddfa'r Cabinet, fel y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod yn glir ynghylch pa wybodaeth a data y bydd angen iddynt eu darparu, i bwy, pryd a pham yn y cyfnod hyd at ddechrau'r pontio ym mis Mehefin 2014. Rydym yn disgwyl gallu cyhoeddi hyn erbyn 30 Medi 2013.

Gorgyffwrdd â’r fframwaith presennol 2.10 Mynegwyd pryderon hefyd mewn perthynas â'r cyfnod rhwng diwedd Medi 2013 a gwanwyn 2014 pan fydd dwy set o safonau perfformiad mewn grym, a'r pryder y bydd hyn yn rhoi baich ychwanegol a diangen ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff.

2.11 Bydd canfas cynhwysfawr yn 2013-14 yn helpu i sicrhau’r nifer uchaf o etholwyr y gellir eu ‘cadarnhau’ yn ystod y cyfnod pontio, a fydd yn ei dro yn helpu i leihau nifer yr etholwyr y bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu holrhain, a’u gwahodd i gofrestru yn unigol. Felly, rydym yn defnyddio'r safonau presennol i fonitro perfformiad cyn y canfas aelwydydd olaf yn 2013.

5

2.12 Er y bydd y ddau fframwaith yn effeithiol ar yr un pryd, mae'r amserlenni i Swyddogion Cofrestru Etholiadol adrodd yn erbyn y ddwy set wahanol o safonau wedi eu gosod ar wahân. Roedd y Comisiwn yn ei gwneud yn ofynnol i bob Swyddog Cofrestru Etholiadol adrodd ar eu perfformiad mewn perthynas â'r canfas a ohiriwyd ddim hwyrach na 23 Awst 2013 er mwyn ein galluogi i ganolbwyntio ar weithio gyda'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hynny nad oeddynt yn cyrraedd y safonau, i ddarparu cefnogaeth ac argymell gwelliannau cyn a thrwy gydol y canfas blynyddol. Ar wahân i gwblhau’r ffurflen casglu data blynyddol ar gyhoeddiad y gofrestr ddiwygiedig, bydd adrodd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar berfformiad yn erbyn y safonau presennol felly wedi ei gwblhau cyn i’r broses adrodd yn erbyn y fframwaith newydd ddechrau ym mis Hydref. Ceir manylion pellach am sut y bydd y fframwaith newydd yn gweithredu ym Mhennod 3 - Beth sy'n digwydd nesaf.

Cydnabod amgylchiadau lleol amrywiol 2.13 Croesawodd yr ymatebwyr ein hymrwymiad i sicrhau y byddai'r fframwaith yn ddigon hyblyg i sicrhau bod gwahanol amgylchiadau lleol yn cael eu cydnabod, ond gofynnodd rhai ymatebwyr am eglurder ynghylch sut y byddai hyn yn gweithio'n ymarferol.

2.14 Un enghraifft sy'n dangos sut y bydd yn gweithio'n ymarferol yw'r dull y byddwn yn ei ddefnyddio i adolygu'r strategaethau ymgysylltu â'r cyhoedd a gyflwynwyd i ni gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol, pan fyddwn yn defnyddio canlyniadau'r arbrawf cadarnhad i ddeall natur a maint yr heriau sy'n wynebu pob Swyddog Cofrestru Etholiadol, er mwyn sicrhau ein bod yn deall y cyd-destun y cafodd pob strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd ei datblygu ynddo, a'r hyn y mae'n ceisio ei gyflawni o ganlyniad. Ceir gwybodaeth bellach am sut y byddwn yn asesu gwybodaeth a data ym Mhennod 3 – Beth sy’n digwydd nesaf.

Yr hyn sydd angen i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol ei wneud Yr hyn a gynigiwyd gennym 2.15 Nododd y papur ymgynghori ba wybodaeth yr oeddem yn disgwyl y byddai Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn eisiau ei gwybod i ddeall pa gynnydd sy'n cael ei wneud drwy gydol y cyfnod pontio.

2.16 Mae’r safon perfformiad 1 arfaethedig yn canolbwyntio ar ddeall yr heriau penodol ym mhob ardal gofrestru, a datblygu cynllun ar gyfer ymgysylltu â phreswylwyr sy'n ymateb i'r heriau hyn. Er mwyn dangos sut y mae’r heriau a amlinellir yn y safon yn cael eu bodloni, gwnaethom gynnig y bydd strategaethau ymgysylltu’r holl Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cael eu hadolygu yn yr hydref 2013 er mwyn deall beth yw’r heriau sy'n wynebu pob Swyddog Cofrestru Etholiadol a sut y maent yn bwriadu ymateb i'r rhain. Yn ogystal, gwnaethom gynnig y gallem adolygu cynlluniau gweithredu llawn

6

sampl o Swyddogion Cofrestru Etholiadol, er mwyn gweld sut y maent yn bwriadu cyflenwi’r pontio yn ei gyfanrwydd.

2.17 Mae'r safon perfformiad 2 arfaethedig yn canolbwyntio ar gyflwyno'r cynllun gweithredu, monitro cynnydd a gwneud diwygiadau lle bo angen, gyda data cyd-destunol i'w ddarparu i ddangos cwmpas a maint yr heriau a'r cynnydd a wnaed mewn ymateb i'r heriau hyn. Rydym yn nodi y bydd amlder y casglu data yn amrywio gan ddibynnu ar y data penodol y gofynnwyd amdano, gyda rhywfaint o’r data angen un ffurflen, a data arall yn golygu bod angen ffurflenni amlach.

Yr hyn yr oeddem yn ceisio barn arno 2.18 Fel rhan o'r ymgynghoriad gofynnwyd am sylwadau ynghylch p’un a fyddai'r dogfennau a data a restrir yn y safonau arfaethedig yn ddefnyddiol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, pa mor aml y dylid eu hadolygu ac a fyddai unrhyw anawsterau wrth gyflenwi unrhyw ran o’r wybodaeth. Rydym hefyd yn awyddus i glywed p’un a yw'r fframwaith arfaethedig yn cyflawni'r cydbwysedd cywir rhwng casglu gwybodaeth a data perthnasol a gosod gofynion diangen ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Yr hyn a ddywedodd yr ymatebion i’r ymgynghoriad 2.19 Er bod ymatebwyr yn cytuno y byddai'r rhan fwyaf o'r dogfennau a data yn ddefnyddiol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, mynegwyd pryderon y gallent fod yn feichus i’w cynhyrchu pe na fyddai’r casglu data cyd-destunol yn awtomataidd. Mae Swyddfa'r Cabinet bellach wedi cadarnhau bod y gofynion a nodir yn y fframwaith newydd wedi cael eu cynnwys wrth ddatblygu systemau meddalwedd rheoli etholiadol, ac felly bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gallu tynnu ac adolygu'r data yn rhwydd.

2.20 Hefyd roedd peth pryder cyffredinol bod y data cyd-destunol arfaethedig a nodir o dan safon perfformiad 2 yn ormodol, gyda rhai ymatebwyr yn cwestiynu pa mor ddefnyddiol oedd rhai darnau penodol o ddata. Ar ôl ystyried yr adborth gan ymatebwyr ar ddefnyddioldeb gofynion data penodol, a chan gymryd i ystyriaeth werth y data i'r rhaglen a gwerthusiad ehangach gweithredu, rydym wedi cael gwared â nifer o ddarnau o ddata, sef y nifer o lythyrau cadarnhad sy’n cael eu hanfon at breswylwyr sydd wedi cael eu cadarnhau a gafodd eu dychwelyd gan nad yw’r etholwr bellach yn preswylio yn y cyfeiriad, a’r nifer o nodiadau atgoffa a anfonwyd.

2.21 Rydym yn credu bod yr holl ddata a restrir yn awr yn werthfawr i ddiben darparu cyd-destun i’n helpu ni a Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddeall cwmpas a maint yr heriau a pha gynnydd sy’n cael ei wneud mewn ymateb i'r rhain, neu sy'n angenrheidiol ar gyfer ein gwaith monitro o'r pontio cyffredinol i IER. Mewn ymateb i bryderon penodol ynghylch gwerth peth data, mae tabl 1 isod yn rhoi rhesymau pam fod eitemau eraill o ddata a gwestiynwyd gan rai ymatebwyr yn parhau i fod wedi’u cynnwys yn y fframwaith.

7

Tabl 1: Data cyd-destunol a rhesymau dros gynnwys o fewn y fframwaith Data Pwrpas y data • Nifer yr ymatebion i’r ysgrifennu

at etholwyr 2014 wedi’r ddadansoddi yn ôl dull ymateb (e.e. post, canfasiwr personol, ayb.)

Bydd y data hwn yn dweud wrth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a ni am lwyddiant yr ysgrifennu at etholwyr a gweithgareddau cysylltiedig (megis ymwybyddiaeth y cyhoedd) drwy ddarparu ystadegau eglur ar ymateb y cyhoedd. Bydd cynnwys data ar y sianelau y mae pobl yn eu defnyddio i ymateb yn galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn i asesu effeithiolrwydd gwahanol sianelau a bydd yn cynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol gyda chynllunio adnoddau yn y dyfodol.

• Nifer yr etholwyr a oedd â phleidlais absennol cyn 1 Rhagfyr 2014 sy'n ail-wneud cais cyn Mai 2015 ar ôl eu cofrestru'n unigol

Bydd y data hwn yn ein galluogi i asesu effaith y pontio i IER ar bleidleiswyr absennol, yn enwedig mewn perthynas â’r etholiadau a drefnwyd ym mis Mai 2015.

• Nifer y ceisiadau a wnaed drwy’r llwybr eithriadau

Bydd y data hwn yn dangos a yw darparu dynodwyr personol yn creu problemau i nifer sylweddol o etholwyr posibl. Mae'r data hwn yn ddefnyddiol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd gan y bydd y rheiny sydd angen y llwybr eithriadau yn debygol o fod angen mwy o amser ac ymdrech i’w gweinyddu na'r rhai sy'n cael eu cadarnhau neu sy’n darparu dynodwyr, ac felly bydd yn ddefnyddiol i lywio cynllunio adnoddau i'r dyfodol.

• Cyfanswm nifer y ffurflenni ymholiad aelwyd gorfodol (HEFs) a anfonwyd ac a ddychwelwyd; cyfanswm yr HEFs a roddwyd yn ôl disgresiwn y Swyddog Cofrestru Etholiadol a’r nifer a ddychwelwyd; nifer o wahoddiadau unigol a anfonwyd o ganlyniad i HEFs a ddychwelwyd

Bydd y data hwn y dangos effeithiolrwydd y broses newydd o ddefnyddio HEFs drwy ddarparu ystadegau eglur ar ymateb y cyhoedd i'r gweithgaredd.

8

2.22 Mae Atodiad A yn cynnwys y safonau perfformiad terfynol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, gyda'r diwygiadau a wnaed i'r safonau drafft yn cael eu dangos drwy newidiadau wedi’u tracio. Gan mai dim ond tan fis Mai 2015 y bydd y fframwaith hwn yn berthnasol, byddwn yn gallu ystyried pa mor ddefnyddiol fu’r data a'r wybodaeth yn ymarferol wrth i ni adolygu’r safonau y tro nesaf, er mwyn sicrhau mai dim ond ar y data mwyaf perthnasol i ni a Swyddogion Cofrestru Etholiadol yr ydym yn ffocysu. Beth bynnag, mae peth o'r data cyd-destunol yn berthnasol yn benodol i’r gweithgareddau a gynhelir yn 2014, ac felly ni fyddai'n ffurfio rhan o unrhyw fframwaith yn y dyfodol.

Safon perfformiad 1 2.23 Roedd cytundeb cyffredinol gan ymatebwyr fod safon perfformiad 1 yn canolbwyntio ar yr heriau cywir ac y byddai'r dogfennau a data a nodir ynddo yn ddefnyddiol. Fodd bynnag, nododd nifer o ymatebwyr a fynegodd bryder fod gofyniad yn y safonau i ystyried paru data lleol, er nad oes unrhyw ofyniad cyfreithiol i ddefnyddio paru data lleol ac mai mater i ddisgresiwn y Swyddog Cofrestru Etholiadol yw hynny.

2.24 Nid yw'r fframwaith mewn gwirionedd yn ei gwneud paru data lleol yn ofynnol – mae’r safon yn nodi y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ystyried paru data lleol lle bo’n briodol, a phan fo paru data lleol i gael ei gynnal, dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael rhestr o ba ffynonellau data sydd i gael eu defnyddio, a gallu dangos sut y cafodd cadernid y data ei asesu a pha safon paru data sydd i gael ei defnyddio. Mae rhai mân ddiwygiadau geiriad wedi eu gwneud i’r safon er mwyn gwneud hyn yn gliriach. Bydd y canllawiau Gweinidogol a fydd yn cael eu cynnwys yn ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol sydd i gael eu cyhoeddi erbyn diwedd mis Medi 2013 yn cynnwys manylion i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth wneud penderfyniadau ar p'un a sut y dylai paru data lleol gael ei gynnal, gan gwmpasu meysydd fel pa gapasiti a gallu a fyddai eu hangen i wneud hyn yn effeithiol, sut y gall y cadernid ffynonellau data lleol gael ei asesu, a pha safon o baru data ddylai gael ei defnyddio.

Safon perfformiad 2 2.25 Y tu hwnt i'r sylwadau ar y data cyd-destunol a amlinellir ac yr ymdriniwyd â nhw uchod, roedd ymatebwyr yn gyffredinol yn fodlon ar safon perfformiad 2

2.26 Fodd bynnag, gwnaeth nifer o ymatebwyr sylwadau bod y safon arfaethedig yn cynnwys gofynion statudol - megis 'anfon ffurflenni ymholiad aelwyd i eiddo perthnasol' a 'gwneud yr holl gamau angenrheidiol fel y nodir yn Adran 9A o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983' – ac nad oedd cynnwys gofynion statudol yn ddefnyddiol nac yn angenrheidiol.

2.27 Nid ein bwriad yw defnyddio'r fframwaith safonau perfformiad i yrru cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth – mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol eisoes yn destun i doriad o’u dyletswydd swyddogol os ydynt yn methu â chydymffurfio â chyfraith etholiadol - ond yn hytrach, rydym eisiau canolbwyntio ar y ffordd y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflawni

9

eu swyddogaethau statudol gyda'r bwriad o sicrhau bod gwasanaethau cofrestru etholiadol yn cael eu darparu gyda buddiannau’r etholwyr mewn golwg. Rydym felly wedi diweddaru’r ddau ofyniad i adlewyrchu'r ffocws hwn, a dangosir y gwelliannau hyn fel newidiadau wedi’u tracio yn y safonau terfynol yn Atodiad A.

2.28 Roedd gan nifer o ymatebwyr sylwadau penodol ar y gofyniad i 'gyhoeddi a chyflenwi'r gofrestr ddiwygiedig i'r rheiny sydd â hawl i’w derbyn mewn modd amserol'. Dywedodd un ymatebydd ei bod yn ymddangos fod y defnydd o'r gair 'cyhoeddi' yn ddiangen gan fod deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol cyhoeddi’r gofrestr etholiadol erbyn ‘1 Rhagfyr’ (neu ryw ddyddiad penodedig eraill fel sy'n digwydd yn yr Alban yn 2014/15), ac felly’n unol â’r dull a amlinellwyd yn y paragraff blaenorol, nid oes unrhyw gyfeiriad at 'gyhoeddi' yn y safonau terfynol.

2.29 Cwestiynodd rhai ymatebwyr pam ei bod yn angenrheidiol cynnwys yr amcan o gyflenwad amserol o fewn y fframwaith a beth oedd yn ceisio ei gyflawni. Rydym wedi derbyn adborth gan y rhai sy'n derbyn y gofrestr sy'n awgrymu y cafwyd achosion lle nad oedd y gofrestr wedi cael ei darparu o fewn yr amserlenni yr oeddent wedi ei ddisgwyl. Gwnaethom olrhain hyn gyda'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol unigol ym mhob un o'r achosion er mwyn sicrhau bod y cyflenwad wedi’i gwblhau. Gyda'r pryderon hyn mewn golwg, gwnaethom geisio barn Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar ddiffiniad o amserlen dderbyniol i gyflenwi'r gofrestr, y gellir ei ddefnyddio fel sail ar gyfer asesu perfformiad yn erbyn y safonau cyfredol a newydd. Ar yr un pryd, gwnaethom hefyd geisio barn y rhai sy'n derbyn y gofrestr.

2.30 I ddechrau, gwnaethom gynnig y diffiniad canlynol:

'Ar ôl cyhoeddi'r gofrestr neu ar ôl derbyn cais dilys, mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddarparu copïau o'r gofrestr a rhestrau pleidleiswyr absennol i'r rhai sydd â hawl i'w derbyn o fewn 7 diwrnod calendr.’

2.31 Roedd y rhan fwyaf o'r rhai a ymatebodd i'r ymgynghoriad yn fodlon ar y cyfan â'r dull hwn ond gwnaeth nifer o ymatebwyr y sylw y gallai defnyddio diwrnodau calendr fod yn broblem os yw’r 7 diwrnod calendr yn digwydd cynnwys gwyliau banc. Felly, rydym wedi newid yr amserlen i 5 diwrnod gwaith.

2.32 Mae amseriad derbyn yn arbennig o bwysig i rai derbynwyr - er enghraifft, mae pleidiau gwleidyddol angen y gofrestr etholiadol i gyflawni eu rhwymedigaethau statudol mewn perthynas â gwirio rhoddion. Rydym yn cydnabod y gellir cael amgylchiadau eithriadol, fodd bynnag, lle na ellir cyflenwi o fewn 5 diwrnod gwaith, ac felly lle mae’n ymddangos na fydd yr amserlen yn cael ei bodloni, byddwn yn rhoi cyfle i Swyddogion Cofrestru Etholiadol egluro'r rhesymau pam, er mwyn sicrhau ein bod yn cymryd y rhain i ystyriaeth yn ein hasesiad o berfformiad.

2.33 Nododd nifer o ymatebwyr fod cyfeiriad at 'breswylwyr' trwy gydol safon perfformiad 2 a chynigiwyd y byddai'n fwy priodol newid hwn i 'etholwyr'. Rydym wedi adolygu pob enghraifft o'r defnydd o 'breswylwyr' ac er ein bod

10

wedi newid hyn i 'etholwyr' mewn rhai achosion, rydym wedi cadw'r term 'preswyliwr' mewn rhai achosion, gan nad yw’r unigolion y mae’r data yn cyfeirio atynt o reidrwydd yn 'etholwyr'.

Cefnogaeth Yr hyn a gynigiwyd gennym 2.34 Y nod drwy gydol y cyfnod pontio yw darparu cefnogaeth barhaus, lle bo angen - boed hynny drwy ein canllawiau, offerynnau a thempledi neu drwy ein timau ar draws Lloegr, yr Alban a Chymru - i gynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol lle bo angen er mwyn cyflenwi'r pontio i IER mewn modd effeithiol. Byddwn yn gweithio gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol, lle bo angen, i’w helpu i roi trefniadau yn eu lle i sicrhau eu bod yn y sefyllfa orau bosibl i gyflenwi'r pontio.

2.35 Er y bydd cefnogaeth yn cael ei darparu’n bennaf drwy ein timau ar draws Lloegr, yr Alban a Chymru, byddwn hefyd yn gweithio gyda rhanddeiliaid allanol eraill, megis Rheolwyr Cyflenwi Rhanbarthol Swyddfa'r Cabinet, er mwyn sefydlu os a sut y gallant helpu i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol unigol pan fo angen. Rydym hefyd yn awyddus i annog a chefnogi gwasanaethau etholiadol a thimau cofrestru etholiadol i sefydlu ac adeiladu ar rwydweithiau cyfredol er mwyn rhannu profiadau ac enghreifftiau drwy gefnogaeth cymheiriaid, gan sicrhau y gall y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hynny sydd angen cefnogaeth elwa o brofiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill sydd wedi wynebu heriau tebyg.

Yr hyn yr oeddem yn ceisio barn arno 2.36 Fel rhan o'r ymgynghoriad hwn, gwnaethom wahodd safbwyntiau ynghylch p’un a fyddai'r fframwaith yn helpu adnabod y Swyddogion Cofrestru Etholiadol sydd fwyaf o angen cefnogaeth, ac ar ein dull o ddarparu cefnogaeth a'r mecanweithiau gorau ar gyfer gwneud hynny.

Yr hyn a ddywedodd yr ymatebion i’r ymgynghoriad 2.37 Er mai ychydig iawn o adborth a gawsom ynghylch ein cynigion ar gyfer darparu cefnogaeth, roedd yr ymatebwyr yn awyddus i ddefnyddio rhwydweithiau sefydledig fel fforymau ar gyfer rhannu dysgu a phrofiadau a darparu cymorth, lle bynnag y bo'n bosibl, yn hytrach na sefydlu grwpiau newydd yn benodol i’r diben hwn. Rydym yn cytuno y dylai rhwydweithiau sefydledig o'r fath gael eu defnyddio a gellir gweld mwy o wybodaeth am sut y bydd darparu cymorth yn gweithio’n ymarferol ym Mhennod 3 - Beth sy’n digwydd nesaf.

11

3 Beth sy’n digwydd nesaf 3.1 Mae Atodiad A yn cynnwys y safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, gan gynnwys y diwygiadau a wnaed o ganlyniad i'r ymgynghoriad, a ddangosir fel newidiadau wedi’u tracio. Mae'r fframwaith safonau perfformiad newydd yn adlewyrchu’r hyn yr ydym ni a Bwrdd Cynghori Etholiadol y DU yn cytuno y bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei wneud er mwyn sicrhau pontio llwyddiannus i IER.

Safon perfformiad 1 3.2 Mae safon perfformiad 1 yn canolbwyntio ar ddeall yr heriau penodol ym mhob ardal gofrestru a datblygu cynllun ar gyfer ymgysylltu â phreswylwyr sy'n ymateb i'r heriau hyn.

3.3 Cyhoeddasom y rhan gyntaf o’n canllawiau i gynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth gynllunio ar gyfer y pontio ym mis Mehefin, ynghyd â nifer o offerynnau a thempledi cefnogol. Mae ein canllawiau ac adnoddau ategol ar gael ar ein gwefan http://www.electoralcommission.org.uk/cymru/i-am-a/electoral-administrator/running-electoral-registration.

3.4 Drwy gydol mis Medi a mis Hydref byddwn hefyd yn cynnal cyfres o sesiynau briffio sy’n canolbwyntio ar baratoadau ar gyfer y pontio i IER. Mae'r sesiynau briffio wedi cael eu cynllunio i gynorthwyo Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff wrth ddatblygu strategaethau ymgysylltu â'r cyhoedd lleol a chynlluniau gweithredu, sy’n ofyniad safon perfformiad 1.

3.5 Gofynnir i bob Swyddog Cofrestru Etholiadol gyflwyno copi o'u strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd ddim hwyrach na Dydd Gwener 18 Hydref 2013. Yn ogystal, gofynnir i sampl o 25% o Swyddogion Cofrestru Etholiadol gyflwyno copi o'u cynllun gweithredu a'r gofrestr risg, erbyn yr un dyddiad, i weld sut y maent yn bwriadu cyflenwi’r pontio yn ei gyfanrwydd. Bydd y sampl yn cael eu dewis ar sail risg, gan gymryd i ystyriaeth ffactorau megis profiad y Swyddog Cofrestru Etholiadol a materion blaenorol yn ogystal ag unrhyw wybodaeth arall sydd ar gael. Fodd bynnag, byddwn yn cadw'r sampl o dan adolygiad a phetai unrhyw faterion yn codi yn ystod y cyfnod pontio efallai y byddwn yn ceisio ehangu'r monitro i gynnwys Swyddogion Cofrestru Etholiadol ychwanegol, a defnyddio hyn i nodi a chyflawni unrhyw anghenion cefnogaeth ychwanegol.

3.6 Byddwn yn adolygu'r holl wybodaeth gan ddefnyddio meini prawf sy'n seiliedig ar ein canllawiau er mwyn sicrhau ein bod yn defnyddio dull cyson wrth werthuso strategaethau a chynlluniau. Byddwn wedyn yn darparu cefnogaeth i Swyddogion Cofrestru Etholiadol lle rydym yn nodi ei bod yn angenrheidiol, i sicrhau bod ganddynt strategaethau ymgysylltu â'r cyhoedd effeithiol a chynlluniau gweithredu yn eu lle sy’n briodol i’w hamgylchiadau lleol.

12

3.7 Bydd y gefnogaeth hon yn cael ei darparu’n bennaf trwy gyfrwng staff ein timau ar draws Lloegr, yr Alban a Chymru, yn gweithio'n agos gyda Rheolwyr Cyflenwi Rhanbarthol Swyddfa'r Cabinet. Fodd bynnag, byddwn hefyd yn ceisio sicrhau y gall y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hynny sydd angen cefnogaeth ddysgu o’r gwaith a wnaed gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill sydd wedi wynebu heriau tebyg, drwy rannu dogfennau a thrwy sefydlu cyswllt uniongyrchol. Yn ogystal, byddwn yn ceisio adeiladu ar rwydweithiau cyfredol i rannu profiadau ac enghreifftiau - er enghraifft, byddwn yn chwilio am gyfleoedd mewn grwpiau sirol i drafod cynnydd gyda datblygu a gweithredu strategaethau a chynlluniau ac i hwyluso sesiynau lle y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff rannu’r gwersi a ddysgwyd a'r hyn sydd wedi gweithio'n dda a'r hyn nad yw wedi gweithio'n dda.

3.8 Er y byddwn yn ceisio darparu unrhyw gefnogaeth o'r fath cyn gynted ag y bo'n ymarferol i alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wneud unrhyw newidiadau lle bo angen i'w strategaeth a chynllun cyn gynted ag y bo modd, byddwn beth bynnag yn rhoi adborth a chefnogaeth gychwynnol heb fod yn hwyrach na 6 Rhagfyr 2013. Fodd bynnag, byddwn yn parhau i ddarparu cymorth pellach y tu hwnt i'r dyddiad hwn, yn ôl y gofyn.

3.9 Er bod pwyslais y fframwaith newydd ar nodi lle mae angen cefnogaeth i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ystod y cyfnod pontio, byddwn yn gwneud asesiad o berfformiad yn erbyn safon 1 ym mis Mawrth 2014, a byddwn yn adrodd ar hyn ar yr un pryd ag y byddwn yn adrodd ar berfformiad yn erbyn y fframwaith safonau perfformiad cyfredol mewn perthynas â’r canfas 2013 a ohiriwyd. Wrth wneud yr asesiadau perfformiad terfynol, rydym yn bwriadu archwilio sefydlu panel, a allai gynnwys cynrychiolwyr o'r Bwrdd Cynghori Etholiadol a’r Gweithgor Etholiadau, Refferenda a Chofrestru, er mwyn gwneud penderfyniadau ar unrhyw asesiadau terfynol, yn enwedig yn yr achosion hynny lle mae'n ymddangos nad yw Swyddog Cofrestru Etholiadol yn bodloni un neu fwy o'r safonau.

Safon perfformiad 2 3.10 Erbyn diwedd mis Medi 2013, byddwn wedi cyhoeddi'r gweddill o’n canllawiau craidd ar gyflenwi’r pontio i IER, a fydd yn rhoi canllawiau o ben-i-ben i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u staff ynglŷn â rheoli gwasanaethau cofrestru etholiadol drwy gydol y cyfnod pontio.

3.11 Unwaith y bydd y pontio wedi dechrau, bydd yn ofynnol i bob Swyddog Cofrestru Etholiadol adrodd ar eu perfformiad yn erbyn safon perfformiad 2 drwy lenwi a chyflwyno ffurflenni a darparu'r data cyd-destunol fel y nodir yn y safon.2 Yn ogystal, fel gyda safon perfformiad 1, byddwn yn gofyn am sampl seiliedig ar risg o 25% o Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddangos sut mae'r 2 Bydd y gwahanol amseroedd ar gyfer y pontio rhwng yr Alban a Chymru a Lloegr yn cael eu hadlewyrchu yn yr amserlenni adrodd.

13

heriau wedi cael eu bodloni trwy gyflwyno tystiolaeth ategol fel yr amlinellwyd yn safon perfformiad 2. Bydd adolygiad o'r ffurflenni, data a, lle bo hynny'n briodol, y wybodaeth ategol, yn ein galluogi i fonitro cynnydd o ran gweithredu cynlluniau a nodi lle y gallai Swyddogion Cofrestru Etholiadol elwa o gymorth ychwanegol wedi'i dargedu drwy gydol y cyfnod hwn. Bydd y data cyd-destunol hefyd yn ein helpu i ddangos pa gynnydd sy'n cael ei wneud mewn ymateb i'r heriau a nodwyd yn barod.

3.12 Bydd ffurflenni, data a, lle y bo'n briodol, y wybodaeth ategol, yn cael eu cyflwyno mewn tri phwynt ar wahân yn ystod y cyfnod pontio:

• Ar ddiwedd y cadarnhad – Awst 2014 (Cymru a Lloegr) a Hydref 2014 (Yr Alban)

• Ar ddiwedd yr ysgrifennu at etholwyr ac yn dilyn cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig – Rhagfyr 2014 (Cymru a Lloegr) a Mawrth 2015 (Yr Alban)

• Ar ôl y dyddiad cau cofrestru ar gyfer etholiadau Mai 2015 - Mai 2015

3.13 Ar bob cam, byddwn yn cyhoeddi diweddariad ar y cynnydd gyda chyflenwi’r pontio. Yn ogystal, bydd yr adroddiad a gyhoeddir cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl etholiadau Mai 2015 yn cynnwys asesiad terfynol o berfformiad yn erbyn safon 2.

14

Atodiad A – Safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol Mae'r tudalennau canlynol yn cynnwys y safonau perfformiad terfynol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, gyda'r diwygiadau a wnaed i'r safonau drafft o ganlyniad i sylwadau a dderbyniwyd yn ystod y broses ymgynghori, a ddangosir fel newidiadau wedi’u tracio.

Safon perfformiad 1: Deall yr heriau penodol yn eich ardal gofrestru chi a datblygu cynllun ar gyfer ymgysylltu â phreswylwyr sy'n ymateb i'r heriau hyn Her Beth sydd angen i’r

Swyddog Cofrestru Etholiadol ei wneud i gwrdd â’r her?

Beth fydd yn dangos sut y mae’r her wedi cael ei gyflawni?

Defnyddio'r holl wybodaeth sydd ar gael, gan gynnwys data o'r arbrawf cadarnhad, er mwyn deall y prif heriau yn eich ardal leol

• Cynnal dadansoddiad ac asesiad cynhwysfawr o ganlyniadau'r arbrawf cadarnhad a defnyddio hyn i lywio cynllunio ar gyfer y cyfnod pontio, gan nodi’r heriau allweddol a wynebir yn lleol a ffyrdd o ateb yr heriau hynny, gan gynnwys sut y

• Cynllun gweithredu, strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a chofrestr risg, yn ymdrin â'r meysydd allweddol a nodir yng nghanllawiau’r Comisiwn Etholiadol

• Penderfyniadau wedi'u dogfennu'n ynghylch p’un a yw paru data lleol yn

15

byddwch yn targedu orau’r preswylwyr hynny na fyddant yn cael eu cadarnhau

• Ystyried paru data lleol lle bo hynny'n briodol, gan asesu cadernid y ffynhonnell ddata a safon y paru

addas, a lle, Lle mae paru data lleol yn cael ei wneud, rhestr o'r ffynonellau data i’w defnyddio, sut mae cadernid y data wedi cael ei asesu, a pha safon paru fydd yn cael ei defnyddio

Data cyd-destunol yn dangos cwmpas a maint yr her • Nifer y preswylwyr wedi’u graddio’n goch, ambr a gwyrdd yn dilyn paru yn erbyn data’r Adran Gwaith a Phensiynau yn ystod

yr arbrawf cadarnhad

16

Safon perfformiad 2: Cyflenwi eich cynllun gweithredu, monitro cynnydd a gwneud diwygiadau lle bo angen Her Beth sydd angen i’r

Swyddog Cofrestru Etholiadol ei wneud i gwrdd â’r her?

Beth fydd yn dangos sut y mae’r her wedi cael ei gyflawni?

Cyflenwi eich cynllun gweithredu’n effeithiol, gan sicrhau ei fod yn parhau i fod yn briodol, gan ddefnyddio data sydd ar gael i fonitro cynnydd a'i gadw o dan adolygiad

• Dadansoddi ac asesu canlyniadau'r broses gadarnhau, gan gynnwys adolygu sut mae'r rhain yn cymharu â chanlyniadau’r arbrawf cadarnhad

• Lle rydych wedi penderfynu ei bod yn briodol gwneud hynny, cynnal paru data lleol

• Targedu preswylwyr nad ydynt wedi cael eu cadarnhau i'w cael i gofrestru’n unigol a monitro cynnydd

• Anfon ffurflenni ymholiadau aelwyd i bob eiddo perthnasol Adnabod a thargedu etholwyr cymwys newydd posibl

• Cynnal yr holl gamau angenrheidiol fel y nodir yn Adran 9A o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 Cynnal trywydd archwilio clir i ddangos bod yr ysgrifennu at etholwyr a’r canfas

• Strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd wedi’i diweddaru yn ôl yr angen i adlewyrchu canlyniadau'r broses gadarnhau

• Cynllun gweithredu wedi’i ddiweddaru yn ôl yr angen, gan gynnwys i adlewyrchu'r cynnydd a wnaed

17

wedi eu cynnal yn unol â’r ddeddfwriaeth

• Nodi a thargedu grwpiau sydd wedi'u tan-gofrestru

• Cynnal gweithgarwch cofrestru yn gynnar yn 2015

Cyhoeddiad amserol a chyflenwi'r Cyflenwi’r gofrestr ddiwygiedig i'r sawl sydd â hawl i'w chael

• Cyhoeddi a ch Cyflenwi’r gofrestr ddiwygiedig i’r sawl sydd â hawl i’w chael

• Dyddiad cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig a'r d Dyddiad[au] cyflenwi (gan gynnwys dyddiad[au] gwneud cais gan y sawl sydd â hawl i dderbyn y gofrestr ar gais)

Cynnal cywirdeb cofrestru a cheisiadau pleidlais absennol

• Cael prosesau yn eu lle i nodi unrhyw batrymau o weithgaredd a allai fod yn arwydd o broblemau cywirdeb posibl, gan gynnwys pa gamau sydd i'w cymryd i ddelio ag unrhyw broblemau o'r fath

• Manylion am yr hyn yw'r trothwy ar gyfer y nifer o geisiadau pleidlais absennol a gyfeirir at unrhyw un cyfeiriad

• Manylion am ba gamau sydd i'w cymryd i ddelio â phryderon ynghylch cofrestru penodol neu geisiadau am bleidleisiau absennol

• Manylion o sut y mae'r dull o atal a chanfod twyll etholiadol yn cael ei gyfleu i bleidleiswyr, ymgeiswyr a chysylltiadau lleol eraill

Data cyd-destunol yn dangos cwmpas a maint yr heriau a'r cynnydd a wnaed mewn ymateb i'r heriau hyn • Nifer y preswylwyr wedi’u graddio’n goch, ambr a gwyrdd yn dilyn paru yn erbyn data’r Adran Gwaith a Phensiynau • Lle mae paru data lleol yn cael ei wneud, nifer yr etholwyr y preswylwyr sydd wedi’u graddio’n goch ac ambr a oedd yn destun

i baru data lleol a chanlyniadau'r paru data lleol (nifer o goch i wyrdd, ambr i wyrdd) • Nifer o lythyrau cadarnhad a anfonwyd at breswylwyr sydd wedi cael eu cadarnhau ac a ddychwelwyd gan nad yw’r sawl y

18

cyfeiriwyd y llythyr atynt bellach yn byw yn y cyfeiriad • Nifer yr etholwyr y preswylwyr heb eu cadarnhau • Nifer y gwahoddiadau unigol i gofrestru a roddwyd i etholwyr breswylwyr nad ydynt wedi'u cadarnhau • Y gyfradd ymateb i’r holl etholwyr breswylwyr nad ydynt wedi'u cadarnhau ac i bleidleiswyr absennol - gan gynnwys y nifer

dilynol a gynhwysir ar y gofrestr IER, y nifer aflwyddiannus, nifer o nodiadau atgoffa a anfonwyd, a’r nifer a ddychwelwyd gan fecanwaith ymateb (gan gynnwys nifer a ddarparwyd drwy lythyr, nifer wedi’u llenwi'n electronig a’r nifer a ddychwelwyd drwy ganfaswyr personol)

• Nifer y ceisiadau a wnaed drwy'r llwybr eithriadau • Nifer yr etholwyr ar y gofrestr sydd heb eu cofrestru’n unigol • Nifer yr etholwyr a gariwyd ymlaen ar ddiwedd canfas 2013 wedi’i ohirio nad ydynt wedi'u cofrestru’n unigol ac felly nad ydynt

wedi'u cynnwys ar gofrestr 1 Rhagfyr 2014 yng Nghymru a Lloegr neu’r gofrestr Chwefror 2015 yn yr Alban • Nifer yr etholwyr a oedd â phleidlais absennol cyn 1 Rhagfyr 2014 sy'n ail-ymgeisio cyn Mai 2015 ar ôl cofrestru'n unigol • Cyfanswm nifer yr ymholiadau aelwyd gorfodol a anfonwyd ac a ddychwelwyd • Cyfanswm nifer yr ymholiadau aelwyd gorfodol a anfonwyd yn ôl disgresiwn y Swyddog Cofrestru Etholiadol a’r nifer a

ddychwelwyd • Nifer o wahoddiadau unigol a anfonwyd o ganlyniad i HEFs a ddychwelwyd • Cyfradd ymateb - gan gynnwys y nifer a gafodd eu cynnwys yn ddilynol ar y gofrestr IER, nifer aflwyddiannus, nifer o

nodiadau atgoffa a anfonwyd, a’r nifer a ddychwelwyd drwy fecanwaith ymateb (gan gynnwys y nifer a ddarparwyd drwy lythyr, nifer wedi’u llenwi'n electronig a'r nifer a ddychwelwyd drwy ganfaswyr personol)

• Nifer y ceisiadau a wnaed drwy'r llwybr eithriadau • Nifer yr adolygiadau o gofrestru a gynhaliwyd a chyfanswm nifer yr etholwyr a ddilëwyd • Nifer y diwygiadau a wnaed (gan gynnwys newid enw) • Nifer yr etholwyr a gofrestrwyd trwy gofrestru parhaus (drwy ddarparu dynodwyr) • Nifer yr etholwyr a gofrestrwyd trwy gofrestru parhaus (drwy broses eithriadau) • Nifer yr etholwyr a gofrestrwyd trwy gofrestru parhaus (drwy ardystiad) • Nifer y ceisiadau i gofrestru drwy sianel ar-lein

19

Atodiad B – Rhestr ymatebwyr Yn ogystal â derbyn adborth mewn trafodaethau gyda nifer o Swyddogion Cofrestru Etholiadol a gweinyddwyr etholiadol, cawsom ymatebion i'n hymgynghoriad gan y canlynol:

Llywodraeth y DU • Swyddfa'r Cabinet

Sefydliadau • Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA) - ymateb cenedlaethol • Cangen Llundain yr AEA • Cangen y Dwyrain yr AEA • Cangen y De yr AEA • Cymdeithas Aseswyr yr Alban (SAA) • SOLACE

Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac awdurdodau lleol • Cyngor Bwrdeistref Basildon (Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd) • Cyngor Dosbarth Lewes (Rheolwr Gwasanaethau Etholiadol) • Cyngor Dinas Manceinion (Pennaeth Gwasanaethau Etholiadol) • Cyngor Dosbarth New Forest (Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd) • Cyngor Bwrdeistref Metropolitan Sandwell (Rheolwr Gwasanaethau

Etholiadol) • Cyngor Dosbarth West Dorset a Chyngor Bwrdeistref Weymouth &

Portland (Pennaeth Gwasanaethau Etholiadol) • Cyngor Dosbarth Wyre Forest (Swyddog Cofrestru Etholiadol)