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SAPERION_Technology_D.ppt
SAPERION® - das Produkt
© SAPERION AG
Agenda
Prozesse und Abläufe
Strukturen und Server
Optionen
SAPERION_Technology_D.ppt
Prozesse und Abläufe
Capturing - Indexing
Erfassen gescannter Dokumente Treiber für zahlreiche Scanner, Laden und
Speichern von Scankonfigurationen Stapelmanagement Scannen definierter Dokumentausschnittte
Erfassen sonstiger Dokumente Laden von Bilddateien (.bmp, .tiff, .jpeg etc.) Laden von Anwendungsdateien (.doc, .xls etc.) Automatische Übernahme eingehender Emails
oder Faxe Vollautomatische Druckdatenübernahme
(COLD)
Indexierung und Archivierung vorgegebene Masken Zusätzliche Möglichkeiten zur automatischen
Indexierung (Barcode, ICR/OCR, Formularerkennung etc.)
HerrnMax MustermannSchloßallee 168
81370 München
Unser Zeichen: vW/ga Datum: 24. September 1993
Dokumenten-Management
Sehr geehrter Herr Mustermann,
wie besprochen erhalten Sie beigefügt Unterlagen über unsere neueseste Entwicklung, genannt ImageX.
IMAGEX aus der Reihe ArChief Professional ist die zukunftsweisende Alternative zur Bearbeitung von Papierbergen und bietet die Möglichkeit einerexakten Nachbildung Ihres bisherigen Ablagesystems aus Akten-schränken, Ordnern, Unterordnern und Dokumenten.
FlowPATH ist die BULL-Lösung zur umfassenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und schafft einen reibungslosen Übergangvon der manuellen Vorgangsbearbeitung zur elektronisch unter-stützten Abwicklung von Arbeitsgängen im modernen Büroumfeld.
Mit freundlichen GrüßenGesellschaft für integrierteDokumenten-Management-Systeme
Oberdoedel
Um Dokumente wieder auffinden zu können, müssen mit geeigneten Schlagworten versehen werden ... automatisierte Zeichen- oder
Barcodeerkennung
halbautomatische Erkennung mit Korrekturmöglichkeit
Formularerkennung
manuelle Zeichenerkennung per „Point & Shoot“ für unterschiedlich gestaltete Dokumente
Barcode-Erkennungsrahmen
...
OCR-Erkennungsrahmen
...
SAPERION® – Indexing
Retrieval (Query)
erweiterte SQL-Statements nutzbar
Auswahllisten und Nachschlagetabellen
Volltextrecherche
Zugriff aufs Archiv von jedem SAPERION® Arbeitsplatz mittels Eingabe von Suchbegriffen
benutzerspezifische Abfragemasken mit Vorbelegungen
Markierung der Treffer im Dokument bei der Volltextrecherche
„Treffer“- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit
Viewing - Imaging
Anzeigen und Bearbeiten von Anwendungsdateien Anzeige und Bearbeiten in
Ursprungsanwendung automatischer Start per Shell-
Aufruf Anzeige und Druck wahlweise
über SAPERION® Datei-Viewer
Anzeigen und Bearbeiten von Bilddateien Formate bis A0 und größer,
Graustufen, Farbbilder Blättern in mehrseitigen
Dokumenten Miniaturansicht Export in beliebig wählbare
Grafikformate, Kompression
Viewing - Imaging
Spezielle Objekte Notizzettel mit Zugriffsberechtigungen Textmarkierung, Pfeile Stempel mit Signatur Black-Marker zum Einschwärzen
geschützter Passagen Drucken der Objekte Exportieren der Objekte mit dem
Dokument
Klassifizierung, Indexierung und Verarbeiten
Dokumenten-MixCoded, Non Coded
Sortierte Dokumente
Klassifizierungs-+ Index-Daten
“Lieferschein”
“Rechnung”
“Sonstige”
Rechnung-Nr.
Rechnung-Datum
Liefer-Datum
Lieferant
Bestell-Nummer“Bestellung”
Klassifikation
Klären Sie einfach über Vorindizierung, wer das Dokument zur weiteren Verarbeitung erhält!
Dokumenten-Management allgemein
Verwenden gemeinsamer Arbeitsmappen
Weitergeben von Dokumenten über Ablagekörbe
Versenden von Dokumenten als Email
Volltextbearbeitung
Dokumentenschutz - Sicherheit über Zugriffslisten (ACL)
Check in - Check out
Revisionsverwaltung
Tabellen und Archiv übergreifende Verwaltung von Links zu anderen Dokumenten, Smartlinks
mySAPERION.com – das Portal
vollständig personenbezogenes Portal
unterstützt Universal Client Technologie
vielfältige Portal-Möglichkeiten Web Links
Web pages
Static queries
Dynamic queries
Stocks, weather reports
SAPERION® Portal
Höchste Sicherheit im Archiv ...
Sicherheit für die archivierten Daten eigenes sequentielles Dateiformat, das von außen weder eingesehen noch
manipuliert werden kann Verschlüsselung von Dokumenten und digitale Signatur möglich Speicherung aller Dokumentinformationen inklusive aller Änderungen auf dem
Medium (auch in XML- Format) kompletter Neuaufbau der Suchdatenbanken von den Medien jederzeit möglich
Sicherheit durch Rechteverteilung Zugang nur über Benutzernamen und Passwort rollenspezifische Funktionsrechte Zugriffsrechte für Dokumente, einzelne Seiten oder Annotationen über ACLs
... auch bei Nutzung über das Internet
Zugang für einzelne Benutzergruppen frei konfigurierbar
Zugriffsrechte behalten bei Zugang über Internet volle Gültigkeit
keine Ausführung von Administratorenaufgaben über Internet
Schutz von Dokumenten durch kryptographische Verfahren auch während der Archivierung möglich
SAPERION® IT-Integration
Integration in vertraute Arbeitsumgebungen auch ohne SAPERION® Oberfläche:
Lotus Notes
MS Outlook
MS Office
SAP R/3 (zertifiziert)
OSG
u.a.
SAPERION_Technology_D.ppt
Strukturen und Server
System-Konzept (Multitier-Architektur)
Erfassungs-stationen
Cold
HTML-Client
SAPERION® Client
Webserver ( Broker, Gateway)
SQL Datenbank-
server
high-end Dokumenten-
server
Web- Native-Client
(weitere Server:Cache, Broker,
DocFlow)
Host
Cache
WWW
Cache
Multitier Architektur
Klassische SAPERION® Architektur war ein Client-Server-Modell (2 Ebenen).
Der neue Broker-Server erweitert diese durch eine Mehrebenen-Architektur der Datenbank-Logik.
Mehrebenen-Architektur erweitert Skalierbarkeit und einfache Administra-tion.
Slim Client
Broker
Document Repository
Front end – der Slim Client
Vollständige Funktionalität beinhaltet DMS, Scanning, Imaging, Cold.
Komponenten benötigen Memory Bedarf ca. 8 MB
Download Größe ca. 3.4 MB
CPU-intensive Vorgänge wie Scanning, Kompression werden durchgeführt, um “Bottlenecks” zu verhindern.
Slim Client
Broker
Document Repository
SAPERION® Clients für unterschiedliche Aufgaben
Query Client: Recherche
Query/Index Client: Index-/ Imaging-Client
DocFlow Client: Workflow Client
Scan – und Highend Scan Client: für low-end - und high-end Scanner, inkl. Kofax- Anbindung
Universal/Admin Client: zur System-Administration, inkl. aller verfügbaren Client Funktionen
Web Query Client:
Recherche über Web-Browser im Intranet/Internet
Web Index Client: Indexierung, Ablage und Recherche über Web- Browser im Intranet/Internet
SAPERION® Clients
Lizenzierung nach dem Concurrent-User-Prinzip:
Installation beliebig vieler Clients
Gleichzeitiger Zugriff entsprechend der Anzahl der Lizenzen
SAPERION® Benutzeroberfläche
Outlook User Interface
vollständige Überarbeitung der klassischen SAPERION® Benutzeroberfläche
Körbe und andere Objekte zur Archivierung sind im Fenster enthalten.
Die Benutzeroberfläche ist vollständig konfigurierbar.
Die klassische Oberfläche lässt sich bei Bedarf einstellen.
Multi-Format Viewer
Durch den SAPERION® Viewer werden diverse Image-Formate unterstützt.
ActiveDocument – Technologie wird genutzt. Microsoft Office
Dokumente (Word, Excel, Powerpoint)
HTML, XML durch den Microsoft Internet Explorer
PDF–Files nutzen den Adobe Acrobat Reader.
Auto-Check-Out Technologie
Middle tier - der Broker Server
behandelt alle Datenbank-Anfragen.
ODBC-Setup nur auf diesem Server
verwaltet alle Postkörbe lokal
läuft als NT-Service
entfernt Abhängigkeiten vom Netzwerk-File-Server Masken, Definitionen, Skripte und sonstige
Konfigurations-Dateien werden durch den Broker- Server verwaltet.
Slim Client
Broker
Document Repository
Brokerserver
zentrale ODBC-Konfiguration und ODBC-Zugriffe
Verwaltung Konfigurationsdateien, Masken und Definitionen
Broker kann für alle Clients Aufgaben übernehmen.
Rendering
Verwaltung sämtlicher Körbe aller Benutzer
Bündelung Datenbankzugriffe
SQL-Datenbankzugriff - Client benötigt keine ODBC-Konfiguration.
Volltextdatenbank - kein File-Sharing nötig
Back-end – die Dokumenten Ablage
Mehrschichten-Dokumenten-Server
enthält die direkte Unterstützung für optische Librarys (Jukebox)
läuft als NT-Service
Remote Administration durch Microsoft Management Console
kann bei Betrieb administriert werden
unter diversen Betriebssystemen verfügbar (NT/W2K /Linux, Solaris)
Slim Client
Broker
Document Repository
SAPERION® Dokumenten-Server
gesamte Verwaltung des elektronischen Archivs
Archivierung aller Daten auf den Archiv-Medien
Ausgabe angeforderter Daten aus dem Archiv
Verwaltung eines Tera-Cache für schnellen Dokumentenzugriff
Steuerung der angeschlossenen Geräte (Jukebox)
Benutzerverwaltung
Eine eigene Benutzerverwaltung entfällt, SAPERION® übernimmt Rollen, ACLs und User direkt aus der NDS oder NT- Domäne.
SQL-Anschluss
umfassend konfigurierbarer ODBC-Anschluss mit Unterstützung komplexer Features
gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen Datenbankservern
Unterstützte Grafikformate
Schwarzweiß: TIFF, Komprimierung nach CCITT Group 4 (TIFF G4)
Farbe oder Graustufen: JPEG - effektive Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust-Faktor (incl. JPEG 2000)
LEAD - noch effektivere Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust- Faktor, geringere Verbreitung als JPEG
TIFF - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip
PNG - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip
Weitere Grafikformate: At Work Fax, CALS, DCX, EPS, IMG, MacPaint, Photo CD, PhotoShop, PICT, SDL, SUN, TGA, USP, WMF,
WPG u.a.
SAPERION_Technology_D.ppt
Optionen
SAPERION® Optionen
COLD Konverter zur speicherplatzsparenden Archivierung von Dokumenten aus Spooldateien, mehrseitige
Formularhinterlegung
Barcode für die Erkennung gängiger Barcode-Typen
OCR als Schnittstelle zu verschiedenen OCR-Programmen (CAERE, Recognita, FineReader u.a.)
Protokoll, Report und Qualitätssicherung
administrative Überwachung von Systemereignissen und Durchführung von Qualitätsprüfungen
Event Script zur weitgehenden Konfiguration von SAPERION® inklusive der Einbindung in Workflow-Prozesse
SAPERION® Optionen
High-End Dokumenten Server mit Cachepool und Replikationsmechanismen
Security Modul zur kodierten Dokumentenarchivierung und Verwendung elektronischer
Signaturen
CD-R Query Archiv zur Generierung selbsttragender Archive auf CD-R
Broker Server zur Bündelung von Client-Gruppen
DocFlow Server
zur dokumentbasierten Workflow Verwaltung
COLD - Computer Output on Laser Disk
Übernahme von Massendruckdaten
Konfiguration mittels grafischer Benutzeroberfläche
Greybars - Indexfelder über aufziehbare Markierungsbalken bestimmbar
Erweiterbar durch benutzerspezifische DLLs
COLD
flexible Hintergrundseiten - Hinterlegung
Darstellung von Cold- Dokumenten im SAPERION® Viewer mit Annotationen
Formate ASCII, ANSI, EBCDIC
PCL und Postscript optional
AFP, IPDS, Metacode E
Barcode
Erkennung von Barcodes auf einer gescannten Seite oder einer Bilddatei.
hohe Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu Texterkennung (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR)
Rendering
konvertiert Anwendungsdateien in Standardformate für die „Langzeitarchivierung“ Unterstützt Image- und PDF-
Ausgaben
HTML und XML in Vorbereitung
läuft Server basierend auf dem Broker Server Broker benötigt eine Lizenz vom
Acrobat Distiller zur PDF-Wandlung.
keine Lizenz für Client benötigt
enthält neue Druckertreiber für SAPERION®
Windows 2000 kompatibel
Farbunterstützung
OCR Schnittstelle
Recognition Frames: frei positionierbare Erkennungsrahmen, Drehen der Erkennungsrichtung in 90°-
Schritten
Page Separation: Trennbedingungen für automatische Dokumententrennung beim Scannen
Point & Shoot: Übernahme der Ergebnisse in Felder der Indexierungsmaske
Index Recognition: automatisierte Indexierung durch Übernahme der Erkennungsergebnisse
vordefinierter Erkennungsrahmen
OCR Schnittstelle
Index Cover Sheet: Erkennen eines Deckblatts mit Indexierungsdaten; Deckblatt kann von Indexierung
ausgeschlossen werden.
Contrast Optimizing: Automatische Korrektur einzelner Pixel zur Kontrastverschärfung
Multipage Text-Retrieval: Volltexterkennung über mehrere Seiten
Popup Verifier: Markierung von zweifelhaften Erkennungsergebnissen in der Indexierungsmaske
Scan Optimizing: automatisches Drehen von schief gescannten Dokumenten (CAERE)
Event Script
leistungsfähige Makros und Routinen, um anwendungsspezifische Vorgangs- und Ablaufstrukturen in SAPERION® einzufügen oder zu beeinflussen spezifische Workflow-Mechanismen
komplexe Dokumentenübernahmen
komfortable Schnittstellen zu anderen Workflow-Systemen oder Anwendungen
Groupware-Anbindung an Microsoft & Lotus
Mail-Anbindung über MAPI-Schnittstelle von SAPERION® (cc:Mail; Exchange) Versenden von Dateien oder Referenzen auf Dateien an Anwender oder
Verteiler Dateien werden im Originalformat oder gewähltem Bildformat versandt.
vordefinierte Schnittstellen zu Lotus Notes oder MS-Exchange/MS-Outlook Outlook: Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche mit zusätzlichen
SAPERION® Funktionen
Lotus Notes: Clientanbindung mit der Möglichkeit direkter Archivierung vom Notes Client aus
Einbindung von SAPERION® Funktionen über COM SAPERION® Funktionen (Scannen, Ausschneiden, Bearbeitung der
Indexierung etc.) stehen im Groupware-Produkt zur Verfügung.
Office Integration
Modul zur SAPERION-Anbindung an Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio
Workflow
eigener DocFlow Server Definition von Dokumenten basiertem Workflow über grafischer Oberfläche
Workflow Management in SAPERION®
Kopplung zu Workflow-Systemen von Staffware, COSA u.a. Initiierung von Workflow-Vorgängen in SAPERION® nach Eintreffen bestimmter
Dokumente Zugriff auf Dokumente, prozessgesteuert aus der Oberfläche des Workflow-Systems
oder aus SAPERION®
Implementierung von Arbeitsabläufen in MS Outlook Erzeugung von Tasks mittels Event Script aus SAPERION® heraus
individuelle Programmierung in Event Script, DocFlow Event Manager mit VBA-kompatibler Makrosprache
Kopplung zu Lotus Notes®
Standard- DocFlows für „Standard“ Geschäftsvorfälle
Option DocFlow
Start aus jeder SAPERION® Maske
Durch Integration in die SAPERION®
Abfragemasken kann jeder beliebige Docflow gestartet werden !
Indexierung mit R/Index
Nachindexierung von archivierten Business Dokumenten
konsistenter Systemzugriff über SAP-Automation und dem SAPERION
COM-Interface
Dokumenten bezogenes Indexprofil
selektive Verarbeitung von Dokumenten
zeit- oder ereignisgesteuerte Verarbeitung
optional: ABAP-basierende Lösung (Funktionsbaustein)
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!