Section 1: Odyssey Overview 

   

Goals & Objectives  

Heighten awareness and enthusiasm for AFVs and advanced technology vehicles  Showcase available local AFV options and local refueling locations  Present economic advantages  Focus attention on the environmental benefits of AFV and advanced technology vehicles  Highlight successful AFV user experiences  Illustrate clean‐fueled and energy efficient vehicles as a practical choice for consumers  Spread message through additional national media exposure for National AFV Day Odyssey and its 

mission  

Strengthen partnerships among industry related organizations  Encourage selected partners to participate and promote the use of alternative fuel and advanced 

technology vehicles through National AFV Day Odyssey  Initiate collaboration between partners and inform them of Odyssey’s overall goals and desired 

outcomes to perpetuate further success   Emphasize the support of the NAFTC and other Odyssey partners and sponsors to the AFV 

industry  Increase unity among AFV industry players by providing a platform through National AFV Day 

Odyssey for further dialogue and collaboration  

Establish the role of the NAFTC and our partners and sponsors as leaders in the AVF industry.  Showcase the AFV expertise and success of the NAFTC and its Odyssey partners  Feature the importance of the innovations developed by the NAFTC and its National Training 

Center automotive programs, Clean Cities Coalitions, and other Odyssey partners in striving for cleaner air and independence from foreign oil 

Accentuate the role of the NAFTC and its Odyssey partners in supporting the AFV industry  Expand the relationships between the NAFTC, Clean Cities Coalitions, and other AFV industry 

players  Support Odyssey events at the national and local levels to ensure that Odyssey will again be the largest one‐day event promoting the use of alternative fuels and energy efficient vehicles.  It is Odyssey’s mission in 2014 to: 

Enlist more than 100 sites across the United States  Attract more than 200,000 attendees  Reach more than 100 million Americans through media outlets 

   

Audience List  In planning your event, remember that Odyssey attracts diverse audiences and a variety of participants, including:  Civic‐Minded Individuals and Organizations 

Legislators 

Early buyers and adaptors – people wanting good economic value in vehicles 

Car clubs  

Health and Environmental Organizations 

American Lung Association 

Sierra Clubs 

Girl Scouts of America 

Boy Scouts of America 

4‐H organizations  Decision‐Makers 

School boards 

Niche market organizations – taxis, school buses 

Public office holders 

Corporation leaders 

Legislators 

Fleet operators – local (bakeries, delivery companies) and national (U.S. Postal Service) 

Dealerships and dealer associations 

State agencies 

Federal agencies 

U.S. Department of Education 

U.S. Department of Defense 

U.S. Department of Energy (DOE) 

U.S. Department of the Interior 

Environmental Protection Agency 

DOE Clean Cities  Students 

High School, Middle School, College Students   

Technicians 

Fleet operators 

In‐Service Technicians 

Car Dealerships 

Fire department 

Regulatory Agencies  Partners 

Original Equipment Manufacturers (OEMs) 

Fuel Suppliers 

AFV contractors 

Educators 

Trade Associations (e.g., NGVC, EDTA, NEVC, PVC)  General Public      

Look and Feel  The Odyssey logo is designed to evoke a progressive idea of leadership and determination. The road‐like swoop was created to provide a feeling of forward momentum, while still having a well‐grounded basis.   The Odyssey logo and graphic theme are provided in a variety of digital formats, including both color and black and white versions. If you need an additional format or have questions about usage, please contact us.  The Odyssey logo and NAFTC logo are provided to you in TIF and JPEG formats, at 300 dpi for printing purposes and in GIF. format at 72 dpi, which is suitable for the Web. These images are also provided in a vector format (EPS) that can be made any size, large or small. If you need a specific format in a specific size, please let us know and we will provide it.  We also ask that you put the NAFTC logo on all AFV Day Odyssey materials.   The emerging road image alone can be used in a variety of ways. It has the Odyssey look but should not be used in place of the logo. Usually it is used as a lightly screened visual element in a background.  Graphics Supplied for National AFV Day Odyssey  The following are Odyssey graphics which are located in the coordinator section of the Odyssey website at www.afvdayodyssey.org  1. Odyssey logo  

  

 2. Odyssey logo with NAFTC logo  

  3. Odyssey logo with tagline  

  

4.  Tagline  

  

5.  Tagline  

   

6.  Emerging Road 

                                                                                       7. National Alternative Fuels Training Consortium Logo  

   Templates will been created for Adobe InDesign, Adobe Acrobat, or Microsoft Word. They will be included in the Coordinators’ Corner section of the Odyssey website.  

Label template 

Banners 

Flyers 

Post Cards 

Pamphlet for Agenda or Advertising 

Odyssey PowerPoint 

Html Email   

Please contact us if you need help with your outreach and marketing needs. We will be more than happy to help.  Font Usage We have chosen to use the Helvetica Nue Font family because of its excellent readability. If you do not have this font please use a similar san serif font such as Arial or Fruitiger.  Attribution Guidelines Please remember to credit the NAFTC on all materials and use the NAFTC logo when applicable.  When possible please use:  National AFV Day Odyssey is developed and coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium (NAFTC) in partnership with these participating sponsors‐ (and/or add: current national sponsors can be found at www.afvdayodyssey.org)   Where there is limited space, please use:  National AFV Day Odyssey is developed and coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium in partnership with participating sponsors and partners.  Attributing local support National AFV Day Odyssey is developed and coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium in partnership with these participating sponsors‐Sponsor 1, Sponsor 2, etc., and list other national‐level sponsors. Our local Odyssey event is coordinated by (name of host organization) in conjunction with (list a main partner if applicable‐ Clean Cities program?) in partnership with (list sponsors you wish to acknowledge).  OR  National AFV Day Odyssey is developed and coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium with participating national partners and is coordinated locally by (name of school or organization) in conjunction with the (list a main partner if applicable ‐‐ Clean Cities program?) in partnership with (list sponsors you wish to acknowledge)    

Section 2: Planning Committee Recruitment 

   

Overview: Local Planning Committee  Organizing a local planning committee is optional.  These guidelines should be consulted if you plan to do so.  Committee Members In addition to yourself, the Odyssey Site Coordinator, your planning committee would ideally have at least four additional members, with one or more individuals being from outside your organization. Consider asking the following people and/or representatives from these groups:  

Local Fuel Suppliers/Energy Companies 

Clean Cities Executive Director 

Local Fleets that use AFVs‐ request the Director of Transportation  

State Energy Department 

Environmental Advocates 

Department of Education 

State Department of Transportation 

Dealerships that sell AFVs 

Government Representatives  

Representatives from other departments in your organization 

Public Affairs Department 

Local Media Representative  

Ways to Recruit Committee Members 

Through Personal Contacts  

Through other Planning Committee Members 

Through email/mail invitation and follow‐up letters  

Suggested Items for Meeting(s) To help maximize the efficiency of your committee, consider the following: 

Create and follow a meeting agenda  

Develop a solid target audience list and consult the tactics mentioned for attracting audiences 

Consult event format suggestions and sample agendas  Suggested Ways Committee Members can Lend Support: 

Offer ideas for event agenda and activities lend their names to enhance reputation for event  

Promote event within their organization and through their organization’s publicity vehicles 

Donate supplies and/or funds 

Help build email/mailing/phone lists 

Help with direct personal marketing, by making personal contacts  

Help recruit exhibiters, speakers, vendors, and others to participate in event 

Help secure materials for event 

Use Social media to invite, update and inform contacts  Committee Meeting Aids: To assist in recruiting individuals for your committee, the following information is provided for you in this notebook:  

Aid for recruiting Planning Committee members 

Goal, objectives, outcomes work sheet – fact sheet for external use 

Template of  thank‐you letter for serving on the local planning committee 

Sample news release to announce committee       

First Name Last Name Mr./Ms. Title Affiliation E‐mail Phone Address 1 Address 2 City State Zip Code Other Thank You Sent

NOTES:

National AFV Day Odyssey Planning Committee Members List

Aid for Recruiting Committee Members  The information outlined below is intended to help you contact prospective planning committee members. While you may think of other talking points that are relevant to your situation, this list will help you organize your thoughts when making initial calls.  1) Purpose of the call (Exactly how you handle this depends on how familiar you are with the prospect, 

etc. The items below are suggested talking points.) a) Our organization supports the use of alternative fuel vehicles. b) NAFTC is coordinating a national day that will feature regional events to showcase cleaner, more 

energy efficient choices in transportation. c) We have signed on with the NAFTC as a participating site for this nation‐wide event. d) The event is called National Alternative Fuel Vehicle Day Odyssey, and will be held on [DATE.] e) The event’s goal is to build awareness and enthusiasm for alternative fuel vehicles. f) The DOE is supporting our cause. g) We are hosting this region’s event. h) I would like to invite you to be part of the planning committee for our region’s event.  

2) Rationale for the request (“Why we want you!”) a) You are a recognized leader in this area. b) You possess special expertise.  c) We feel you can help our cause because… d) We want you because…  

3) Committee functions (“What you can expect to do”) a) Attend scheduled planning meetings. (Each meeting should last 1‐2 hours.) b) Provide general guidance and help with selection of activities and program personnel. c) Help make personal contacts for speakers. (Or, do you want this individual to be part of your local 

event?) d) Help attract attendees by helping us to improve our mailing list and by making personal contacts. e) Help find additional underwriting for various aspects of the event such as hospitality, special 

activities, and giveaways. f) Help promote the event within your organization. g) Help with media contacts.  

4) Benefits ( “What you can expect to gain”) a) Increased exposure for your program through recognition in event materials b) An expanded network of personal business contacts c) An expanded list of prospects d) Possible exposure through the news media  

5) Acceptance (“Will you accept the invitation?”)  6) First meeting (“When can you meet, or can you meet on this specific date?”)    

“Thank You” for Odyssey Planning Committee   [DATE]  [COMMITTEE MEMBER] [ADDRESS 1] [ADDRESS 2] [CITY], [STATE] [ZIP CODE]   Dear [COMMITTEE MEMBER]:  Thank you for agreeing to participate in our planning committee for our National AFV Day Odyssey event. Our local AFV Day Odyssey will be one of many events held across the country on [DATE] to showcase cleaner, more energy efficient choices in transportation and build awareness and enthusiasm for alternative fuel and advanced technology vehicles. The nation‐wide event is being coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium (NAFTC), headquartered at West Virginia University. The NAFTC strives to improve air quality and decrease national dependence on foreign oil by promoting, supporting, and expanding the use of alternative fuel and advanced technology vehicles.  Your participation as a member of our local AFV Day Odyssey reinforces the importance of this event to those within the industry and heightens the overall credibility of AFVs as a viable transportation option for our region.  We look forward to your general guidance in planning the event. Your ability to help us identify appropriate event activities and obtain the necessary people and resources will ensure the event’s success. We will outline our needs as one of the agenda items at our first committee meeting.  We are planning our first meeting for [DATE] at [TIME] at [LOCATION]. Parking can be found [WHAT LOCATION], [WITH OR WITHOUT A PERMIT]. (OR: I will be in touch with you to schedule our first meeting.)  We hope you will find that your participation in the planning of this event presents you with new opportunities to enhance your network of contacts and your effectiveness in promoting AFVs. Your organization’s involvement on the advisory committee for National AFV Day Odyssey will be noted in event materials. Those whom we want to bring into the AFV community will become familiar with your leadership in this area.  Again, thank you for agreeing to be a Planning Committee member. I look forward to working with you on this exciting event. Together we can make a difference!  Sincerely,  [YOUR NAME], [YOUR TITLE]        

Section 3: Event Planning 

   

Overview: Event Planning   Event planning  is an important part of making sure that your AFV Day Odyssey  is a success.  In 

this section you will find sample event activities and formats for your reference. 

You are not required to use these materials.  

 

Planning Tips 

Choose activities that reflect the goals and objectives of National AFV Day Odyssey. 

Utilize the individuals you recruited  for your Planning Committee. They should be of great 

assistance to you and provide you with many leads. 

Make sure all those involved with the event are familiar with the National AFV Day Odyssey goals, objectives, and outcomes listed. 

Select your target audience (see Audience List). 

Estimate the number of attendees you anticipate (we suggest a minimum of 200). 

Select your format (see Format Suggestions). 

Select activities (see Activity Suggestions): 

Activities should be available for attendees of all ages. 

Select activities that help meet the national goals and objectives.  Activities should have the NAFTC and national sponsorship posters on display (required).  Incorporate ways to encourage attendees to fill out Odyssey survey     

 

Sample Agenda and for Planning Committee Meeting  

1. Extend welcome. 2. Make introductions, give name, and speak about organization. 3. Explain NAFTC’s role as national coordinator of Odyssey and distribute  

NAFTC Flyer. 4. Share the value of promoting alternative fuel vehicles. 5. Ask each committee member to share how he or she hopes to benefit from AFV Odyssey. 6. Pass around Planning Committee Member List and have committee members enter contact 

information.   7. Review committee roles and ways committee will be asked to help. 8. Pass out and Review Overview  and Goals, Objectives and Outcomes of National AFV Day Odyssey  9. Discuss and select audience, format, and activities that will meet National AFV Day Odyssey goals 

and objectives. (See the Committee Planning worksheet and supplemental lists, audiences list, etc.) It may take a second meeting to complete this item. 

10. If needed, use subsequent committee and/or subcommittee meetings to discuss: • hospitality/catering • personnel  • materials • budget • facility needs and reservations • program speaker(s) • mailing list(s) • any additional items 

11. Divide the work among the committee members and delegate responsibilities.  

Suggested Materials for First Meeting: • NAFTC Brochure  • Odyssey Overview, Goals and Objectives, and Outcomes of National AFV Day Odyssey  • Committee Planning Worksheet • Audience List and Attracting the Audience hints. • Camera and someone to take picture   • Format Suggestions and Sample Agendas   • Activity Suggestions per goal  

Follow‐up Actions after the First Meeting 

Send out a follow‐up press release listing members 

Establish social media presence 

Write agenda  for next meeting    

Sample Event Formats   This section outlines sample agendas for the following three event formats:  Conference, Fair, Banquet/Gala  Conference Format 

This example outlines the schedule for a one day conference  that includes options for scheduled 

speakers and/or panels or demonstrations, poster/exhibits session keynote address, refreshments 

and lunch, plus optional recreational event. A moderator is needed to stay on schedule and to field 

questions.  This conference can also start in the afternoon followed by a voluntary evening 

recreation like night golf or with participants having the option to attend an athletic event.) 

 Time  Activity 

7:45‐8:30  Registration   Complimentary coffee and donuts  8:30‐8:50  Introduction   8:50‐9:40  Panel: OEMs and Dealers 

•  Emphasize showing the AFV options available 

•  How each AFV is a good economic choice – taxes, repair, range, etc. 

•  Describe built‐in safety features   9:40‐10:05  Local Dealership Technician Skill Demonstration or Video of Technician Skills 

with speaker narrating 

•  Demonstrate how to use a gas analyzer 

•  Explain emissions   10:05‐10:20  Break   Refreshments   10:20‐10:35  Speaker: "I Love My AFV" 

•  Have a fleet manager or other user give a testimonial as a satisfied 

AFV owner/user   10:35‐11:00  Panel: Fuel Providers 

•  Show options available and local infrastructure that support  the 

AFVs, incentives, and pricing   11:00  Wrap‐up/Evaluation 

   (Please remember to have attendees  fill out evaluation 

forms.) 

 11:30‐12:30  Staffed Exhibits Open 

•  Ride and Drive 

•  Tour of local dealership and service facility 

•  Emissions Exhibit/Poster‐Chart/Table for showing positive 

environmental impact of AFVs 

•  NAFTC table with NAFTC brochure and poster  

•  Display Odyssey’s national level sponsorship poster   12:30‐1:45  Networking Lunch   1:45‐2:00  Board Bus for Golf Challenge*   2:00‐?  Golf Challenge 

•  Give AFV prizes for typical golf categories (Examples: Hole in one – year’s 

free lease on a Honda GX; Longest drive – Organization’s shirt, etc.) 

 *Many golf courses give weekday discounts on 9 holes of golf.  If you have a planning committee, Also, 

perhaps you could get this part of your event sponsored partially and charge golfers a small fee.

Fair Format This example outlines an agenda for a fair that runs approximately four hours. It includes a series of staffed activity booths and scheduled events, raffle and prize drawing that would help draw people to booths and help get evaluations completed, and live Radio remote.   Disc  jockey or other designated individual would need to announce the scheduled events in a timely fashion.    Time  Activity   9:30–1:30  Fair Open   9:30–10:00  Registration begins with morning refreshments 

•  Supply map of booth locations 

•  Offer bag of giveaways  (pens, brochures, stickers, etc.) 

•  Provide schedule of events 

•  Administer evaluation form (with chance to win a raffle upon 

returning completed evaluation) 

 10:00  Announcement made about when each special event will begin 

 10:05  Kick off – local disc  jockey,  live remote broadcast 

•  Turning over the AFV engine   10:05–1:00  Live remote on stage  (continues) 

•  Interview honorary Odyssey chairman and/or AFV expert 

•  Interview positive AFV user/owner 

•  Take Roving Fair Reporter phone reports as he participates  in 

various activities 

•  Take callers' and fair goers' responses to disc  jockey's AFV, fair, and 

auto questions 

 Scheduled Events  

10:30 and 12:00  Technical Skills 

•  “Pseudo‐Demo Timed Contest: How to Vent Down a Cylinder”   11:30 and 12:30  OEM Panel – Options 

•  Life cycle costs 

•  Fuel type 

•  Safety and repair   10:45 and 11:15  Tours of Dealer Facility (Great “sell”  to get sponsors)  9:30–1:30  Ongoing  Staffed Booths Open 

•  All booths will have appropriate AFV materials for hand out 

NAFTC Table and Poster 

•  Include exhibit brochure and current NAFTC brochure 

•  Display National Odyssey Sponsorship Poster (Required) 

•  Ride‐and‐Drive 

•  3 Food Booths 

•  2 Beverage Booths 

•  MapQuest‐Like Activity Booth (Find the AFV fill station nearest you) 

•  Local Infrastructure “Fueling Station Ring Toss” 

•  Agency Booth: Find out tax information and credits for AFVs   

Emissions Challenge  (Booth run by Car Care Council) 

•  Get your car gases analyzed for emissions 

•  Compare to the emissions of one of four AFVs   1:30  Special Closing event: 

•  Announce last chance to complete survey for a raffle ticket   1:35  Drawing (prize examples) 

•  One‐year lease of an AFV 

•  One‐year free gasoline 

•  Dollar amount off new purchase of alternative fuel vehicle 

•  Free lifetime oil changes 

•  Gas grill and BBQ tools 

•  Weekend getaway 

Banquet/ Gala Format 

This example schedule for an evening gala includes three main sections with the last section being 

optional for a "shorter version.” The event consists of a reception and cocktail hour, a banquet with 

a speaker and host moderator, and a closing event or upscale recreational activity.  Time   Activity   5:30  Registration begins   5:30‐6:30  Reception and Cocktail Hour ‐ Selected Exhibits to View 

•  Include exhibit brochure   

•  Display National Odyssey Sponsorship Poster (Required) 

•  Partners Exhibits (OEMs, dealerships,  fuel providers, etc., with AFV 

handouts)   6:15  Start prompting  attendees to head to the banquet  hall   6:30‐8:30  Moderated Banquet   6:30  Welcome (Speaker could be the Chair of your local Odyssey Planning 

Committee, local sponsor, political figure, athlete, etc.) 

•  Should include overview of the evening event, recognition of the 

sponsors, and brief remarks on the importance of AFVs 

 6:40‐8:00  Dinner 

•  Cards to sign up for eNews should be on tables 

•  Provide information on your local organization 

•  Supply information about your local sponsors   8:00  “Celebrity”  Emcee (Could use local athletes, head coaches, politicians, radio 

personalities, news anchors, etc.) 

•  Light humor about AFVs 

•  Introduces presenter who will introduce Keynote speaker   8:10  Dignitary Presenter Introduces Keynote Speaker   8:12  Keynote Address 

•  Speech should include the importance of AFVs and training 

•  Anecdotes of positive user/owner stories 

•  Testimony of why speaker is a supporter of AFV use   8:30  “Celebrity”  Emcee 

•  Thanks Keynote and others, invites all to participate  in "Car‐Si‐No 

Night"   8:40‐11:00  “Car‐Si‐No Night” with cash bar (Monte Carlo Event)  

Gaming Areas for “Car‐Si‐No Night” 

•  Win Odyssey dollars playing traditional casino games (blackjack, poker, 

craps, etc.) 

•  Odyssey Dollars include  interesting AFV facts 

•  Have roving “models” with beverages and snacks for purchase with 

Odyssey dollars   

Ring Toss for Infrastructure 

•  Have large map with pins and nametags to show where fill stations are 

located  (or hang poster with locations marked and simply put name and 

a location tag of where to refuel Alternative Fuels on the toss board) 

•  Have rings designated  for alternative fuels 

•  Use car items for rings and pins 

•  Win Odyssey money for ringing the right fuel ring with the correct fill 

station 

 Race “AFV Vehicles” 

•  1 toy AFV car for each type of AFV fuel, and a lane on a track for each 

type of fuel 

•  Pack of “cards”  for each type of fuel with facts about the fuel/car (These 

cards will also relate to advancement of the car down the “track”) 

•  The “track” has a lane representing each featured fuel 

•  Each lane is divided  into spaces 

•  The cards are shuffled and laid out in each space on the 

appropriate  fuel lane 

•  The “track” has starts, several spaces  for the cards, and a finish 

•  Spinner with numbers advances an AFV down a lane 

•  On the space  the AFV lands, the card  is turned over‐player follows its 

directions‐advances,  stays, or loses turn or goes back as card says 

•  First to cross finish line wins Odyssey money   

Wheel of Clean Air 

•  Spinning Wheel‐outfitted with Environmental/Energy Independence 

information 

•  Player spins the wheel and gets Odyssey money, or loses dollars or turn 

depending  on which fact the pointer is indicating when the wheel stops 

 

Bet‐on‐the‐Tech: A contest of technical  skills 

•  Timed event held throughout the evening 

•  Have players tear down a portion of a car and race to put it back 

together 

•  Have them change the oil   

AFV Car(s) on display  (lots of lights and sparkle) 

•  Spokes models describe  advantages of the AFVs being shown   

“Car Nak” Booth (Seer/fortune teller spoof) 

•  Let the "Expert" tell about your future AFV that’s best for you 

•  Include  information on tax incentives and related information 

•  Have on hand a variety of information to hand out   

Artist on hand to draw “Caricatures’” 

•  Artist can draw attendees in a variety of settings pertaining to 

alternative fuels and AFVs and advanced  technology vehicles 

 Cashier/Evaluation booths 

•  Receive Odyssey Dollars for filling out survey/evaluation 

•  Receive raffle tickets for 50/50 drawing 

•  Receive raffle tickets for giveaways   10:30‐11:00  Closing event ‐ AFV Jeopardy Contest (Car‐Si‐No Night still 

in progress) 

•  Hold auction for three contestants’ positions. Bid by using Odyssey 

Dollar winnings 

•  Have information posters with fuel facts throughout the gaming area 

(Take down posters before game starts) 

•  Do contest à la Jeopardy on alternative fuel facts: categories 

paralleling of Odyssey 

Winners: 1‐year lease on an AFV (first place), 

Gas grill (second place), Gas light (third place)     

 

Activity Suggestions 

 When selecting  activities, please evaluate whether your chosen audience would enjoy the 

activities and whether the activity fits your selected  format. 

 

The following suggested Odyssey event ideas and activities are listed under the 

corresponding Odyssey Goal. 

 Goal I: Heighten awareness and enthusiasm for AFVs and advanced  technology  vehicles.   

Live radio remote. Contract for a live remote radio broadcast with a station whose 

listeners match your audience according  to age, sex, etc. (Radio stations can share their 

demographics with you). 

o Interview an AFV expert on the live remote radio broadcast as part of the suggested  fair or gala formats. Supply radio personality with specific questions 

regarding  the importance of AFVs. 

Have “spokes‐character”  give‐away, AFV information and small premiums while telling 

attendees about AFVs. 

o Have the character hand out an environmentally‐friendly treat and information on AFVs. 

“AFV Race Auto Game.” Develop this as a way to compare and contrast vehicles and fuel 

types: 

o Label a toy car for each type of alternative fuel available in your area. 

o Create a track with multiple lanes. o One lane matching each fuel/car; divide  the lanes into spaces. o Develop a set of cards  for each fuel that describe  fuel characteristics, vehicle 

characteristics, etc., of that fuel and that give directions for the player to follow, such as receive state tax credit  for your NGV – move ahead two spaces;  include penalty cards such as trapped behind old diesel bus – cough and move two spaces back or forgot to have cylinder  inspected – lose one turn while it is completed. 

o Shuffle the cards  for each fuel and place them face down one card per each space  in its fuel lane. 

o Use a spinner to advance toy AFVs down the matching  lanes. o Player turns over card on the space on which he or she has landed and follows the 

instructions. o First player to cross finish line wins Odyssey cash or points for a chance to win a 

grand prize. o Sponsor a “fortune teller” booth, "Ask Otto the Great." 

Have a local AFV expert dress as a fortune‐teller and meet one‐on‐one with individual 

attendees to “foretell" what kind of AFV could be in the attendee's future. This could be 

individualized  to each attendee – individual or fleet manager. Appropriate  literature can be 

on hand to distribute. 

o Example: "Otto" can explain to a fleet manager the "fortunes" he can save by 

implementing an AFV plan that would work best for that fleet's present and future 

situation. Include  information on tax incentives (and possible penalties for failure to 

 

comply with local, state, or federal mandates), operation and maintenance, 

infrastructure needs, vehicle availability, initial capital costs, etc. 

Drawing for free rental of an AFV. o Use to encourage attendance. o Use as an incentive for motivating participants  to complete evaluations and survey 

questions. o Use as a grand prize in a game (see below for several game suggestions). 

AFV Game Shows. 

o Question‐and‐answer or matching games modeled after popular game shows in which contestants match AFV facts or answer AFV‐related questions. 

o Example: A contestant from a panel of three contestants selects one of the 8 levels of 

difficulty under five main topics. Each contestant races to be the first to answer. Get 

points for correct answer and chance to select another topic and level. Main topics 

could be AFV Options, AFV Economic, Clean Air AFVs, AFV Refueling, Saving Domestic 

Energy. 

Invite your local ice rink to display  its Zamboni®  ice‐grooming equipment to 

demonstrate current uses of AFVs. 

Have a web site display. Set up computers with a set of links already listed so that attendees 

can explore information available via the Web. Include: 

o http://www1.eere.energy.gov/cleancities/ o http://www.eere.energy.gov/afdc/ o http://www.nationalafvdayodyssey.org/ o http://www.naftc.wvu.edu/alt_fuel_data o Honda’s selection of Hybrids http://automobiles.honda.com o Toyota’s AFV innovations http://www.toyota.com o Nissan’s Green Program http://www.nissanusa.com/about/green‐program/index.html 

Display cutaways of various fuel systems such as CNG cylinders, etc. o Provide expert AFV consultation at the event. 

Ask an independent AFV expert to provide  individualized  consultation to attendees about 

owning AFVs. This will give them enough basic  information to point them in directions that will likely work for them. 

Have a pamphlet or flyer that lists local dealers that sell AFVs. 

Develop/locate a product  that shows the difference between various AFVs and display as 

an AFV comparison  chart or information poster or make a handout. 

Provide literature on the various AFV options. 

Invite several AFV dealers to speak about options currently available in your area. 

Invite a panel of fuel providers  to speak about local fueling options. 

Have an AFV auto show as part of your event. Let attendees meet sales people at a booth with 

actual cars or images of AFVs; include heavy‐duty equipment, too. 

Make the "show" non‐staffed as an exhibit (actual or images) of AFVs only.   Goal II:  Strengthen partnerships among  industry related organizations.  

Distribute flyers or lists of salespeople for each local fueling option and for local AFV dealers. 

Ride‐and‐drive ‐ Invite local dealers to display their AFVs and allow attendees to test drive them on a predetermined route. 

 

Use a car care clinic to draw participants then invite them to test drive AFVs and compare mileage and emissions of AFVs to their own cars. 

Develop and display a chart comparing BTUs per price and driving ranges for various fuels and vehicles. 

Demonstrate cost effectiveness of AFVs by having a locally knowledgeable individual demonstrate the Clean Cities Fleet Managers Guide (available at http://www.eere.energy.gov/afdc/fleets/ using local volunteers and local data on fuels and tax credits). 

Demonstrate that O&M costs are lower for AFVs by showing jars containing oil from gasoline or diesel‐powered vehicles alongside oil from various AFVs. 

o For fair format, turn this into a matching game asking participants to identify which vehicle produced which oil. 

Testimonials‐‐ask a happy AFV owner to talk about O&M costs as part of a seminar or as part of an interview on a live radio broadcast. 

Distribute literature on O&M costs/effectiveness for AFVs ‐‐ from OEMs/dealers, perhaps fuel providers, etc. 

Distribute information on federal and state tax incentives for owning AFVs o Poster charts 

o Brochures o Panel of agency experts 

Demonstrate clean tailpipe emissions. o Place a handkerchief over the tailpipes of various AFVs versus gasoline and diesel 

vehicles and display the “soiled” handkerchiefs. o     For fair format, ask participants to match the handkerchief to the vehicle. 

Show the video produced by the CNG Cylinder Company of North America, “CNG Cylinder Company: Severe Abuse Test”.  Related photos and information can be found at http://ngvcommunity.com/documents/118_engva%20safety%20tests.pdf 

Demonstrate CNG AFV safety. 

o Contact NAFTC Headquarters for available information.  Operate a glass engine on natural gas and/or propane to demonstrate their properties. 

Create and play an answer‐and‐question game focusing on the environmental aspects of AFVs. 

Test and compare emissions. Use a gas analyzer to test emissions from participants’ vehicles and then compare those emissions to those from the AFV of their choice 

Create and play an answer and question game focusing on the energy aspects of AFVs. 

Use a gas analyzer to demonstrate emissions from various AFVs vs. gasoline vehicles. o Place the analyzer probe near the refueling site of the AFVs and gasoline vehicles to 

demonstrate volatile emissions released during refueling. 

Have a picture contest. Ask participants to draw vehicles of the future. o This works especially well with young children who may be attending a fair type event 

with their parents. o Have small prizes for those who participate (candy, crayons, stickers, etc.) 

Spin an AFV Fact. o Create a spinning wheel with clicker. 

o Sections of the wheel are outfitted with facts about energy and air quality as related to vehicle emissions and fuel independence and the impact AFVs could have. 

 

o Ask participants to spin the wheel and win or lose points depending on which “fact" they land. (Positive facts have high points; negative facts lose points or turn, etc.) 

o Award prize points toward a prize. 

Play “hang man” or similar word game. o Have participants guess the letters in a phrase having to do with AFVs and energy 

or the environment. o Award points toward a prize. 

Have a booth or a presentation featuring the AFDC (Alternative Fuels Data Center) Alternative Fuel Station Locator found at http://www.afdc.energy.gov/afdc/locator/stations/ 

For each fuel available in your area, create local map(s) showing the location of refueling stations to distribute to participants. 

Demonstrate various connectors for refueling stations in your area and explain how they work. 

Fueling station ring toss game. o Take a large map of your area and cover the toss board; affix pins and name tags to the 

map to show where all local fueling stations are located. Or, display a map with locations marked and simply use a tag with fuel name and location on the toss board. 

o Have participants toss rings over the pins. Earn points toward a prize for ringing stations. 

o For a more challenging game, match the rings (color coded) to type of fueling station and have participants toss the designated "fuel" ring onto the matching fuel station pin. You can use car parts for rings and pins. 

Use the AFDC Station Locater at http://www.afdc.energy.gov/afdc/locator/stations/ to print tables of the fuels available in your area. 

o Distribute to attendees 

“Scavenger hunt” for refueling sites for a fair format or event with displays. o Distribute blank maps of your area to attendees. 

o Distribute a list of clues to sites that they are to mark on the map. For example: o “Find 8 CNG sites — 2 on the City’s north side, 2 on the west side, 2 on the east side, 

2 on the south side); find 2 LNG sites near a major transportation hub; find 4 EV recharging sites at popular shopping areas;” etc. (Embellish with details as desired.) 

o Assign a refueling site to each display booth; have display booth attendants reveal where their refueling site is when attendees ask. For example, “Do you have a CNG site on the north side?” The attendant will show them the place to mark on the map and can even distribute a color‐coded sticker (e.g., green for natural gas) as markers. This will also enhance interaction between the participants and those who have displays. Note: As an alternative, you can also provide answers silently; just have answers posted at various places at your event. 

o Instruct attendees to turn in completed maps for a prize. 

Obtain a speaker who has positive, first‐hand experience with owning and operating an AFV or interview an AFV owner as part of a live remote radio broadcast. 

Make a poster with pictures and quotes from satisfied AFV owners. 

Invite a panel of speakers consisting of individuals, fleet owners, and business or government decision‐makers to discuss their experience with shopping for, owning, and operating AFVs. 

Invite AFV owners to be part of an AFV car show or ride‐and‐drive event; give them the option to showcase their AFV. 

  

 

Goal III: Establish the role of the NAFTC, its members and partners, sponsors, Clean City Coalitions, and other participants  as leaders  in the AFV industry.  

Display the NAFTC poster provided by NAFTC Headquarters (required). 

Distribute NAFTC literature provided by NAFTC Headquarters 

Have a sign‐up sheet for the NAFTC’s eNews.   

   

 

Sample Evaluation Gathering Strategies   Please remember: Having attendees  complete evaluations is critical to properly assessing the 

event. 

 The data gathered helps 

determine how well national goals and objectives have been met  provide  invaluable information for national and local reports that allow feedback  to  partners and sponsors 

improve future events  better serve our audiences 

  Below are some ideas for gathering evaluations at your event. 

Note: This list is not exhaustive. These are just a few of the ideas that we offer to help you with your 

evaluation collection process.  If you have any ideas you would like to share, please send them to NAFTC 

headquarters. We will pass those ideas along to all site hosts. 

  If you have a conference‐style event, consider having a special time set aside in the schedule for 

participants  to fill out evaluations; have someone designated  to answer questions and collect the completed evaluations. 

Have participants  fill out evaluations as a “ticket”  for a chance to win a great door prize at the end of the event. 

Use the evaluation as a "ticket" for entrance into a meal or special event (e.g., ride‐and‐drive AFV). 

Have participants  fill out an evaluation after a special activity such as a ride‐and‐drive or a tour.  Have a special evaluation table where completed evaluations can be exchanged  for an event 

give‐away such as an event poster, pen, hat, etc.   Remember:   Be sure to have plenty of pens or pencils for participants  to use in filling out the 

evaluations!  We want to make this hassle free! 

 

Raffle an Odyssey shirt (great way to get evaluations completed!) 

Recognize partners during a function,  lunch, reception or other function. 

Feature partners’ capabilities  in a live remote radio broadcast by inviting partners to be interviewed during the broadcast. 

Feature question‐and‐answer games focusing on partners’ capabilities; award prizes to winners. 

Have partners present or otherwise demonstrate their capabilities;  for example, auto dealers can sponsor a ride‐and‐drive, or fuel suppliers can demonstrate the features of their fuel, etc. 

Ask partners to invite their satisfied customers to make presentations or be interviewed during a live remote radio broadcast. 

Invite partners to exhibit or develop and display posters featuring their accomplishments and expertise  in the AFV industry. This option may be particularly effective for coalitions such as the Clean Cities Coalitions or other service‐oriented groups. 

Offer tours of partners’  facilities. Use AFVs to transport participants  to tour location(s). 

 

Develop and distribute  a “Who’s Who” contact  list of AFV partners that identifies various partners’ capabilities  and gives participants  a way to follow up after the event. 

Invite partners  to participate  as panel members or speakers for various presentations. 

Invite partners AFV technicians  to demonstrate a skill – a great event for recruiting future technicians or providing  consumers with assurance of quality repair available for AFV vehicles. 

Recruit and use a planning committee made up of interested individuals and organizations to help plan further events. 

Arrange to have local governing entities declare a National AFV Day. 

Encourage partners to promote the day within their own organizations' communications network. 

Recruit key event personnel to participate  in the Odyssey event. 

Recognize partner participation  in appropriate publicity  and in event materials. 

Provide end‐program  recognition, thanks, plaques etc. 

Have a follow‐up meeting with the planning committee and others to discuss the outcome and report results of your event. 

Add committee and other key personnel to your organization’s database to share your other AFV related efforts in the future. 

   

   

 

Section 4: Event Logistics    

 

Overview: Event Logistics  Items to consider after you identify the audience, format, and activities that meet the goals, purposes, and outcomes of National AFV Day Odyssey.  

Will there be food and beverages? 

What kind of facility do we need? 

Where in the schedule will we solicit evaluations from participants? 

What kind of safety issues do we need to consider? 

What should our schedule be (i.e., timeline and order of the event)? 

What program personnel – exhibitor, speakers, and guests – will be needed to conduct the event? 

What kind of support and event staff will be needed to prepare, run, and close the event? 

What equipment and materials will be needed at the event? 

What other event considerations need to be planned for (i.e., ride‐and‐drives, decorations)? 

What are the budgetary needs? 

Will sponsorships for in‐kind or monetary contributions be solicited?    

2014 Event Staff Planning Worksheet Site Name________________________________________________________

Number of Pre-Event Staff Needed:

Task Staff name or title

Recruiting Participants Direct Mail: Mailing list coordinator - (gathering,

data entry, sorting)

Mailing and labels Adapting Odyssey

brochure/postcard

Printing or photocopying Stuffing brochures Liaison with HQ Placing advertisements Web–updating information on local

site

Collecting pre-registration Fee collection Answering pre-registration questions Coordinating participant

handouts/materials -(agendas, participant list, name tags, giveaways, etc.)

Development of signage, decorations, etc.

Other:

Number of Event

Staff Needed: Task Staff name or title

Registration AV staff Parking attendants Shuttle drivers Food service Computer tech (Available) Set up of room booths

chairs/tables/other

Staff for booths/tables Staff for special items, i.e. ride-and-

drives, game booths.

General “errand runners” Site coordination Set up signage/lighting Who controls environment (lights,

temp)

Clean-up crew Information booth staff Decorations set up Media liaison Custodian Ticket taker Other:

Number of Post-

Event Staff Needed: Task Staff name or title

Thank-you notes (writing, copying, mailing)

Evaluation collection/reporting Paying bills Final accounting NAFTC Deliverables Media Follow-up Breakdown crew Shipping Storage Final Database of Registrants Other:

2014 Hospitality (food/beverage) Planning Worksheet Funds Who will pay for hospitality? ______________________________________________ Do you have a sponsor for food-service? __________________________________ Who? ________________________________________________________________ Establish a price per person for meals and breaks __________________________ Type of Hospitality Needed Refreshments: _______ AM reception/Greeting _______ PM reception:

If alcohol will be available: _______ open bar or _______ cash bar

Alcoholic beverages provided by ______________________________________ Alcoholic beverages served by________________________________________ Guidelines for handling underage attendees and alcohol related problems ________________________________________________________________

________________________________________________________________ Any permission or requirements (i.e., safety officer, license)? _______________

_______Morning Break _______price/person _______Afternoon Break _______price/person _______Other

Meals _______Breakfast : _____buffet _____served _____picnic style ______price/person _______Lunch: _____buffet _____served _____picnic style ______price/person _______Dinner: _____buffet _____served _____picnic style ______price/person _____Vendor booths (i.e., lemonade/hotdog etc.) _____Water/Casual food (hard candy)? -- (to be available all day at meeting tables) Menu/Food Selection Person responsible for selecting menu/food ________________________________ Special menus/food needed (i.e., vegetarian/low fat/diabetic)

________________________________________________________________

Caterers Who will provide food service? ____________________________________________ Who is contact person for food service? ___________________________________ Who will provide tables, etc., for serving food? ______________________________ _______ Decorations?

Who provides?

________________________________________________________________

Who selects?

________________________________________________________________

_______Skirting/tablecloths

Who provides?

________________________________________________________________

Who selects?

________________________________________________________________

Identify Catering Deadlines Date signed Catering Contract needs submitted (read carefully)

______________

Date caterer needs final headcount(s)

_____________________________________

Last date caterer will except changes to headcount

_________________________

Special Catering Policies or requests - (should also be noted in final contract)

________________________________________________________________

________________________________________________________________ Vendors Is food free to participants? ______________________

If not, do you get a percent of sales?_______________________________________ Do vendors have proper food service/health clearance? _____________________ Other Food Service Notes For individual refreshment items, such as sodas, it is best to purchases them by consumption rather than in bulk. Does catering service furnish signage for marking foods that contain ingredients that cause common allergic reactions e.g. peanuts? _________________________ Meals How will food be served? ________________________________________________ Who will serve food?

____________________________________________________

Who is responsible for cleaning up?

_______________________________________

Table/chair setup for dining (i.e., 8 round tables – 8 settings/table)

________________________________________________________________

Who sets up?

___________________________________________________________

Who provides?

__________________________________________________________

Who decides setup arrangement?

_________________________________________

Will there be a head table? _______________________________________________ Will there be a keynote speaker, announcer, invocation, etc.? ________________________________________________________________ If so, at what time during the meal? _______________________________________ Will a microphone or lectern be needed? ___________________________________

Will there be a charge for meals to participants?

____________________________

If so, will tickets be needed? __________________________________________ Who will collect tickets? ______________________________________________ Who will develop//procure tickets? ______________________________________ Location of food service (place/ rooms) Where will food be served? ______________________________________________ What times will food be served?

___________________________________________

If outdoors, what is the back-up plan for inclement weather?

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Speaker Recruitment Points  1. Brainstorm potential speakers, exhibitors and other participants. 2. If possible, committee members with personal connections to the desired speaker, etc., should make 

the initial contact (see # 4). 3. Write a follow‐up letter formally inviting the speaker, key exhibitor, etc., to the event (see Speaker 

Follow‐up Letter Template.) 4. After securing them, ask speakers/guests to complete the Speaker Bio form or otherwise gather the 

information from them. This information will be useful in writing introductions, press releases, and other program materials. 

5. Points to consider for recruiters: a. Know the potential speaker’s connection to the AFV industry or their special expertise; be ready 

to use this to explain why you are calling. For example, say, "I am calling you because you use many AFVs in your company" or "You are a great advocate of the environment." 

b. Briefly explain Odyssey's purpose, philosophy, and approach to the potential speaker. Use information that makes sense to them. Use Philosophy and Goals and Objectives of National AFV Day Odyssey as your guide. 

c. Explain that the NAFTC is the key sponsor and tell a little about the NAFTC. NAFTC information, such as the brochure will help here. 

d. Explain why your organization is involved with Odyssey. Explain your local Odyssey event's connection to the national day’s objectives and what makes the local event unique. 

e. Describe others who are participating, helping, or supporting the local event.  f. Explain exactly what the potential participant’s role will be. g. Explain how the speaker’s participation will benefit him or her; emphasize benefits that are most 

important to him or her (for example, reinforce position on environment, establish commitment to certain causes or organization, and obtain better exposure for their products or services to a wider audience). 

h. If applicable, explain special considerations that might apply to him or her, such as floor space, time to set up, potential number of attendees that will see the exhibit, etc. 

i. If potential speaker is a VIP or national‐level celebrity, you may have to seek a special recruiter using the same points above. i. Note that your organization may have specific recruitment procedures, especially when 

inviting VIPs.  Make sure to check because designated personnel may need to be involved in the process. 

ii. Also, please check with NAFTC Headquarters for our input if inviting national‐level VIPs because we may need to be involved. 

    

 

Speaker Bio Form   

Name   

Title   

Organization   

Phone   

FAX   

E‐mail   

Address  

 

Educational Background   

 

Employment History       

 

Significant Relevant Achievements      

 

Honors     

 

Other   

    

 

Speaker Follow‐up Letter Template 

Date  SPEAKER NAME ADDESS 1 CITY, STATE ZIP    Dear SPEAKER NAME:   Thank you for agreeing to participate as a (KEYNOTE PRESENTER, PANELIST, EXHIBITOR, EMCEE, OR OTHER FEATURED GUEST) at our National Alternative Fuel Vehicle (AFV) Day Odyssey event. Our local Odyssey event will be one of many across the country that will help to build awareness and enthusiasm for alternative fuel and advanced technology vehicles. We want to showcase alternative transportation technologies and provide a pathway to energy independence.  National AFV Day Odyssey is being coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium (NAFTC), headquartered at West Virginia University, in Morgantown, WV. The NAFTC strives to improve air quality and decrease our nation’s dependence on petroleum by promoting, supporting, and expanding the use of alternative fuel vehicles. Our organization, ORGANIZATION NAME, supports clean air initiatives, and we are excited to be part of this nationwide event.   Your participation in our local National AFV Day Odyssey event reinforces the importance of alternative fuels to those within the industry and heightens the overall credibility of AFVs as a viable choice for consumers.   DESCRIBE BRIEFLY WHAT YOU HOPE THE PERSON WILL BRING OR SAY OR DO. IF KNOWN, INDCATE TIME, PLACE, and LOCATION OF PERFORMANCE; WHO WILL MEET SPEAKER; ETC.  Again, thank you for agreeing to be part of this exciting event. If you have any questions or concerns, please feel free to call me at YOUR NUMBER or e‐mail me at YOUR E‐MAIL.  Sincerely,  YOUR NAME, Site Coordinator for the LOCATION AFV Day Odyssey Event YOUR REGULAR TITLE     

2014 Event Equipment/Participant Materials Worksheet

Name: _______________________ Organization: _______________________________________ Please complete only those that apply.

Number Needed

Item Needed Who Will Supply

(i.e., facility, your organization, rental, other)

Transportation/Hauling Equipment: Dollies Vans Trucks Forklift Other Audio Visual Equipment: Overhead Projection Unit-LC D Slide Projectors Screen(s) Extension Cords Electrical and Duct Tape Microphones VCR/DVD Television/Monitor Pointer Computers Computer Printer Flip Charts Markers, etc. PA/Speakers Tripods/Easel Other

Number Needed

Item Needed Who Will Supply

(i.e., facility, your organization, Rental, Other)

Special Educational/Display Fueling Station Auto/Demo Equipment (e.g. gas

analyzer)

Mobile Fueling Station Display only AFVs Ride and Drive AFVs Ride and Drive Route Ride and Drive Safety Cones Organization Booth/Table Content: NAFTC Booth/Table Content NAFTC Poster (required) Other Furnishings Tables (for participants, panel, etc.) Chairs Podiums Exhibit Tables Cloths Skirting for Tables Other Special Furnishings Portable Stage Stage Decorations Carpeting Tents Booths Booth Drapery Booth Chairs Gas Grill Portable Johns Refrigerator Portable Heaters Special Lighting (stage, spotlights,

tents)

Other

Number Needed

Item Needed Who Will Supply

(i.e., facility, your organization, Rental, Other)

Signage Directional Event Signs Exhibit Signs Registration Sign Ride and Drive Signs Passenger Loading Sign Routing Signs for Event Location Sponsorship Signs (required) NAFTC Signage Parking Signs Announcement Signs Large Agenda Poster Table Identifiers Dining Seating Sign Special Designated Areas (press,

hospitality)

Welcome Sign Other Decorations Other Trash Containers Phones Portable Generator Drinking Water Fire Extinguisher Other

Number Needed

Item Needed Who Will Supply

(i.e., facility, your organization, Rental, Other)

Materials for participants Agenda Name Tags Site Map Tickets

for_______________________

Evaluations Site Educational Materials

(describe):

Give-aways (describe):

 

Points to Consider when Selecting a Facility  

As soon as possible, please reserve your facility and necessary equipment. Ideally, request that you can set up the afternoon before the event.  To be able to conduct Odyssey, your facility must have or provide for these items:  Room to seat or hold a targeted number of people (suggest a minimum of 100) 

Restroom facilities 

Space for exhibits or literature 

Space for registration 

Access to public phone 

Parking (or transportation to and from parking) 

If outside–shelter or tent for sun or rain 

Tables and chairs for exhibitors, attendees, and other participants 

Access to electricity ‐ check for correct voltage 

Fire/safety equipment 

AV and video equipment/system 

ADA accessibility 

Security 

Adequate source of lighting (ability to control idea) 

Adequate acoustics or sound control  It is extremely important that the facility has: 

a hotel nearby 

an area to serve food 

space for “ride‐and‐drives” 

space for cars 

space for special designated areas such as hospitality, press, and smoking  It is good if the facility has: 

Air conditioning/heating for tents 

Easy access to tour your facility 

Satellite/Internet access 

Refueling/recharging station 

On‐site kitchen facilities  

   

 

Local Facilities Check Sheet 

Facility Name:     

Reserved in Whose Name:   

Facility Contact Person:     

Facility Contact E‐mail:  Phone:  Fax:   

Facility Address:     

Facility Ship or Deliver Address:   

Facility Location (what is it near?):   

        

  1. The Facility has:  (check all that apply) 

Restroom Facilities  

ADA Accessibility  On‐site Parking  Fire/Safety Equipment 

Air Conditioning/Heating  Kitchen/Food Preparation Area  Access to Public Phone  Security  Janitorial Services  Trash  Containers 

Indoor Area Only  Outdoor Area Only  Both Indoor and Outdoor Areas  Insurance Carried by the Facility  AV System 

Satellite/Internet Access  Tables and Chairs  Skirting/Tablecloths, etc.  Water Fountains 

Sufficient Power 

 

 2.  What general facilities/equipment needs to be added to the site (check all that apply) 

 

Restroom Facility 

AV Equipment 

Extension cords, etc.  Furniture:  Tables  Chairs 

Janitorial Service  Safety Equipment 

Phone 

Tents  Power‐generating Equipment 

Portable Heaters  Refrigeration/Food Service Equipment 

Drinking Water 

Trash Containers  Display Booth  Drapes  Skirting 

    

Category and item(Add items as needed)

EstimatesCost/Value

Planning CommitteeTravelPhoneHospitality

AFV Odyssey Event HospitalityBreaksLunchDinnerIncidentals (Table Water/Candies)Linen/SkirtingTable Decorations

Special Cooking Equipment (Gas Grill/Barbecue Pits, etc.)

Special Services (i.e., Bartender)

FacilitiesRental GeneralMeeting Rooms

Deposits

Special (Custodian)

Security

Furniture Table/Chairs

Skirting

Phone/Internet AccessAV Equipment

2014 ODYSSEY BUDGET WORKSHEET(Fill in what is applicable to you - use your other check sheets as reference)

Describe Source Real Dollars In-kind

StagingTentsHeaters

TransportationParking Parking AttendantShuttle Service (Vehicle and Drivers)Van RentalDriversHauling Vans (for equipment, etc.)

EquipmentDollies/Carts

AV Equipment (nonfacility)

Computer

Special Program Equipment

AFV Vehicles

Fueling Station

Golf Carts

Event MaterialAttendee Printed Materials

Agenda

Participant List

Map of Booths/Layout

Folders

Name Badges

Signage

Banner

Ride & Drive Direction Signs

Booth Signs

NAFTC Poster (required)

Room Signs

Sponsorship Poster (s) (required)

Event Personnel Materials

Speaker Ribbons/ID

Staff Ribbons/ID

Staff T-shirts

Prizes/Awards Mementos

Educational Materials

NAFTC Brochures

NAFTC CAReport Newletter

Evaluation MaterialIncentive Prize (6 month Free AFV rental)

DecorationsTable Centerpieces (meal)Table Centerpieces for 1 Speakers Panel Table

Greenery on Stage

Exhibit/Special BoothsTables

Booths

Pipe and Drape

Table Skirting

Internet/Phone Access

Chairs

Exhibit Place Cards

Extra Support/Help

Program Personnel (Speakers, Entertainers, etc.)

Honorial

Travel

Accommodations

Fees

Thank-you Gifts

Special Needs

Event Staffing (Salaries)Registration

Errand RunnerWeb PersonAV StaffFood ServiceComputer TechSet-BreakdownCoordinatorSecretaryNTC Administration

Marketing (attendee recruitment) Registration

Ads, PrintAds TVAds RadioOther Ads (Billboard//Posters etc.)Announcement/Invitations BrochurePostcardsFollow-up/Confirmation Materials

Web Site Postage Mailing List Purchase Fee for Credit Card Phone Bank (Staff and Phone Expense)

Media Relations/DocumentationMedia PacketsBriefing AreaStaging/Poster Special SignageClipping ServiceCost of Copy of Tapes (from Broadcast)Site PhotographerSite VideographerSite InterviewerTranscriptionist

MiscellaneousShippingEvent InsuranceAdministrative Supplies

PhotocopyingPhones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1112

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

293031

32

33

34

35

A B C D E F G H I J

ODYSSEY BUDGET WORKSHEET 2014

ITEM (VENDOR) Quantity Price

Source 1: ______________________

Source 2: ___________________

Source 3: ___________________

Source 4: __________________

Source 5: ____________________

Source 6: ____________________

__ Total

expenses

Total value--real dollars plus in-kind donations by source

Total value of in-kind donations (as itemized below in gray)

Total real dollars available

Total real dollars budgeted as itemized below

PLANNING EXPENSES Travel Phone Hospitality

ODYSSEY EVENT HOSPITALITY Breaks Lunch Dinner Incidentals (table water/candies) Linen/skirting Table decorations Special equipment

FACILITIES Rental, general Rental, special (e.g. tent) Meeting rooms Deposits Special Staging Media briefing room

1

2

3

4

A B C D E F G H I J

ODYSSEY BUDGET WORKSHEET 2014

ITEM (VENDOR) Quantity Price

Source 1: ______________________

Source 2: ___________________

Source 3: ___________________

Source 4: __________________

Source 5: ____________________

Source 6: ____________________

__ Total

expenses

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

TRANSPORTATION Parking Parking attendant Van/shuttle rental

EQUIPMENT Audio/visual Dollies/carts Computer

EVENT MATERIAL Attendee handouts Agenda Participant list Map of booths Folders Name badges Evaluations for host

Signage Ride and Drive directional signs Booth signs Room signs Sponsor recognition signs NAFTC poster

Event host materials Speaker ribbons/ID Staff ribbons/ID

1

2

3

4

A B C D E F G H I J

ODYSSEY BUDGET WORKSHEET 2014

ITEM (VENDOR) Quantity Price

Source 1: ______________________

Source 2: ___________________

Source 3: ___________________

Source 4: __________________

Source 5: ____________________

Source 6: ____________________

__ Total

expenses

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

Prizes/Award mementos Plaques for high-level sponsors Certificates for mid-level sponsors Thank-you gift for keynote speaker Special event prizes for participants e.g. raffle prize, golf prizes

Educational materials Host's general brochures NAFTC brochures NAFTC CAReport Newsletter

EVALUATION MATERIALS

Incentive prize for return of evaluation

DECORATIONS Table centerpieces for meals Stage decorations (e.g. silk plants) Podium decorations (e.g. banner)

EXHIBIT/SPECIAL BOOTHS Tables Table skirting Chairs Pipe and drape Internet access at booth spaces Special items for NTC/NAFTC booth staffing give-away items local course information

1

2

3

4

A B C D E F G H I J

ODYSSEY BUDGET WORKSHEET 2014

ITEM (VENDOR) Quantity Price

Source 1: ______________________

Source 2: ___________________

Source 3: ___________________

Source 4: __________________

Source 5: ____________________

Source 6: ____________________

__ Total

expenses

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

set of NAFTC course manuals CAReport Affiliate applications

PROGRAM PERSONNEL (speakers, entertainers, etc.) Honoraria for speakers Travel reimbursement for speakers Accommodations for speakers Thank-you gifts for speakers Fees

EVENT STAFFING Registration Errand runner Web master for local site A/V staff

Food service if separate from Hospitality Computer technician Set-up and break-down Coordinator Program assistant for coordinator NTC administrator

MARKETING/ADVERTISING Direct mail design & printing post cards to "save the date" design & printing registration brochure postage for post card

1

2

3

4

A B C D E F G H I J

ODYSSEY BUDGET WORKSHEET 2014

ITEM (VENDOR) Quantity Price

Source 1: ______________________

Source 2: ___________________

Source 3: ___________________

Source 4: __________________

Source 5: ____________________

Source 6: ____________________

__ Total

expenses

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150

151

152

153

154

155

156

postage for registration brochure Newspaper advertisements Radio advertisements TV advertisements Website Phone bank for direct solicitation

MEDIA RELATIONS Media packets Clipping service Photographer Videographer

MISCELLANEOUS Shipping Event insurance Administrative supplies photocopying phone

       

 

Sponsorship Overview  

Before starting any fundraising, please check with the administration of your organization for any particulars of collecting, accounting, and distributing donated funds, etc. 

 What is a sponsor? An entity that believes or supports the goals/objectives of National AFV Day Odyssey that can provide one or more of the following: 

Unrestricted funds to use at the coordinator's discretion 

Funds for a specified purpose 

Donated services 

Donated vehicles/facilities 

Donated educational material 

Other donated materials ‐‐ e.g., prizes for evaluation completion  

Types of potential sponsors 

Fuel providers 

Civic organizations 

Car dealerships 

Educators 

Local, federal, state, and municipal agencies 

Environmental groups 

TV and radio stations  

How funds can be used 

Unrestricted to use at the coordinator's discretion 

Sponsor facilities 

Sponsor a specific item (e.g., giveaways, tent rental, prize incentives, facilities) 

Sponsor an activity (hospitality: lunch, reception, etc., game, or speaker expenses) 

Supply a service that the company provides (e.g., limousine service provides drivers and vans for transportation; printing service provides mailing/postage; catering service supplies hospitality; newspaper supplies space for advertising) 

 Note: Sometimes a particular funding source (e.g., an agency) has restrictions on how funds can be used. Please check with your sponsor to clarify any such requirements.  

 What do sponsors receive?  

Local recognition 

Better exposure to increase sales, services, or products 

Increased contacts and reputation in community 

Generally, they may be: o Listed in program and/or on signage o Listed on local Web site o Given naming opportunities‐‐ e.g., the XYZ Car dealer lunch o Invited to attend event and special participation benefits 

       

 

o Invited to introduce the main speaker o Offered free attendance to event and/or free exhibit/vehicle space  o Given the opportunity to distribute product or program materials 

   Recruitment Points 

Make personal contact 

Be specific: o Have identified specific lists of needs (items, services, as well as dollars, etc.) that the 

organizations can sponsor.  o Have dollar levels of local sponsorship developed o Clearly state your procedure for “how to give.” o Demonstrate how host/coordinator and event itself are credible and worthy o State how sponsor will benefit generally (see “What do Sponsors receive?” above) and 

specifically levels of giving 

Be sure to formally thank them for any interest shown (even if not contributing) 

Invite them to attend the event  

Materials needed 

Solicitation letter to follow up or to send prior to making personal contacts (It is a good idea to do these individually) (see General Sponsorship Letter in Section 5 of this notebook) 

Include (briefly):  o Description of overall reasons for and goals of the event o Who and how many the event will reach directly o Some specifics highlights of your particular event o What the event hopes to accomplish (outcomes/results) o Need and how the help is appreciated (this can be tailored to meet a specific request of a 

certain sponsor) Examples: transportation service, free AFV lease for a year o How event sponsorship may help potential sponsor (again this may be tailored to specific 

sponsor) o Others who are supporting (nationally or locally) o Information about how to select and make contributions  (i.e., how to write the check) o Sponsorship levels and premiums: be specific. For examples, see Sponsorship Levels. 

Please alter prices and/or package contents as you need. 

Have sponsor return the sponsorship form and information about naming opportunities, specific needs, and how to select and make contributions 

Final “Thank You” letter include: o What their specific contribution was o How contribution will help specifically, and recap general goal accomplishments for 

program o What level of sponsorship they are o Recap a few of the benefits for their level and general benefits of contributing o Invite them to the event (if applicable remind them that they have free registrations 

and/or invite them to come and pick up their award at the appreciation award presentation) 

o Acknowledge if they have offered additional support  (see additional support list)  

       

 

o Explain that you have included event information, and request that they use them in their newsletter or Web site to help promote the event (and show how they are supporting it) 

o Thank them again for their sponsorship 

Your institution's sponsorship procedures and related forms (if any)  

Note 

Always publicly announce and thank the sponsor during the event as appropriate. Sponsors love to hear their name. 

Credit NAFTC on materials     

       

 

Sponsorship Letter Template 

[Date]       

[Name] [Company] [Address] [City], [State] [Zip Code]  Dear [CONTACT]:   We are writing to ask your help in spreading the news about a great opportunity‐ one that will benefit you and many others. National Alternative Fuel Vehicle (AFV) Day Odyssey is a biennial nationwide event coordinated by the National Alternative Fuels Training Consortium (NAFTC) at West Virginia University and dedicated to promoting the use of alternative fuel vehicles (AFVs) and advanced technology vehicles. Odyssey educates the country about ways to be free from dependence on foreign oil and motivates individuals to take steps toward energy independence.  Thanks to continued support from the U.S. Department of Energy (DOE), including the Clean Cities Program, and at the request of the numerous individuals, partners, and sponsors who have participated in past Odyssey events, we are conducting the ten year anniversary installment of National AFV Day Odyssey on DATE. With thousands of participants across the nation, this will be the day that many Americans realize the importance of the alternative fuel industry. National AFV Day Odyssey has been an overwhelming success ever since it was instituted in 2002 by the NAFTC.    Being an Odyssey sponsor has many benefits.  Odyssey will provide your company with the opportunity to convey its message to new and diverse audiences. The return your company receives as a sponsor will be tremendous.     Consider our most recent success. [In 2012, 152 sites hosted Odyssey events in the United States and Europe. Over 250,000 attendees took part in activities such as ride‐and‐drives, educational seminars, and AFV training workshops, while being provided with numerous networking opportunities. In addition, Odyssey’s message reached more than 200 million individuals through media coverage.]     We know Odyssey works because it unites the country while putting AFVs on the roads. Many event attendees have said they purchased an alternative fuel vehicle after attending an Odyssey event. Clearly, we have consumers’ attention. National AFV Day Odyssey gives your company opportunities to make new sales and gain new customers, possibly for life.   By supporting this nationwide event, your company will find itself in a win‐win situation. People are taking notice of the dire circumstances we find ourselves in, and they want to see who can help them make a difference. Your sponsorship will establish you as the company that gives back by providing real alternatives.   Odyssey will not be successful without the commitment and participation of national sponsors and partners. To support a nationwide event of this magnitude, we need all who are concerned with the alternative fuel industry to get involved and show consumers how to make a difference. Please 

       

 

consider providing funding for site support and coordination, nationwide promotion and publicity, recruitment, national initiatives, and the final report.     By becoming a nationwide sponsor and leader in promoting the AFV industry, your company will appear in the [YEAR] Odyssey Executive Summary, which is distributed to Congress and many other locations.  Furthermore, your company’s name will be listed on our Odyssey Web site, enhancing its image in the public eye, while building and strengthening your industry connections.     We are excited about the continued opportunities a focused, well‐defined, national public awareness event offers for our industry. With your help, Odyssey [YEAR] will reach an even greater number of people, as together we will continue our efforts in educating consumers, policymakers, and students about cleaner choices in transportation.     Enclosed you will find more detailed information about National AFV Day Odyssey and our [YEAR] sponsorship opportunities. The numerous sponsorship levels are designed to best benefit those supporting our cause. I feel certain you will recognize supporting Odyssey helps your company and enhances attainment of your business mission.     We look forward to your tax‐deductible sponsorship. If I can be of any assistance, please feel free to contact me at XXX.XXX.XXXX. Again, thank you for your interest in Odyssey and helping to ensure the future of AFVs and advanced technology vehicles.     Sincerely,    [Your Name] [Your Title]  Enclosures: [YEAR] National AFV Day Odyssey Sponsorship Forms     

   

       

 

Sponsorship Form 

Please check the appropriate box below. 

Platinum  Diamond  Gold      Silver        Bronze     Patron 

 

Reminder:  Please make your gift check payable to the YOUR ORGANIZATION and write “National AFV Day Odyssey” on the memo line.  All funds will be used for Odyssey or Odyssey‐related activities. Your donation may be tax deductible to the extent that the law allows.   

Mail to:  YOUR NAME 

    YOUR ADDRESS 

Phone :   XXX.XXX.XXXX  

Fax :    XXX.XXX.XXXX 

E‐mail  :  X@X.X 

 

Organization/Representative 

 

Name                Title                

 

Company/Organization  

 

Address                                                      City                            State                         Zip 

(        )                                   (       ) 

Phone                                     Fax                                                          E‐mail 

 

Additional Support Opportunities 

 

To enhance your participation and visibility as a major sponsor of National AFV Day Odyssey [YEAR], you have the option of taking advantage of the following opportunities. Please indicate your interests below by checking the appropriate boxes. 

Provide Odyssey site with products and/or product information brochures 

       

 

  

 

 

Provide Odyssey site with AFV educational materials  

 

 

Promote Odyssey within your organization’s communication network – Web site, newsletter, etc.  

 

 

Actively participate at a local site and/or encourage local representatives of your organization to participate in and/or support the Odyssey event 

 

 

 

   

   

       

 

Sponsorship Opportunities Template  

Sponsors will enjoy area wide recognition and the opportunity to put your product/product information into the hands of more than ATTENDEE NUMBER potential, under‐reached customers in multiple markets. Participating in this event will allow you to partner and network with other leaders committed to the alternative fuels and automotive industries. Your support will continue to be recognized long after the event is over in the widely distributed Odyssey Executive Summary. 

 Platinum Sponsorship ‐ $10,000  Opportunity to provide a keynote address at Odyssey Event   Corporate logo prominently displayed at Odyssey Event   Special corporate poster tailored with your company information and displayed at Odyssey Event  Opportunity to display vehicles or product at Odyssey Event   Membership on Odyssey Advisory Committee   Listed in key media ads  Opportunity to include promotional materials in tote bags to be handed out to participants at all site 

locations   Corporate logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Listing in Odyssey agenda  Listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others 

 Diamond Sponsorship ‐ $5,000  Opportunity to display vehicles or product at Odyssey Event   Membership on Odyssey Advisory Committee   Listed in key media ads  Opportunity to include promotional materials in tote bags to be handed out to participants at all site 

locations   Corporate logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Listing in Odyssey agenda  Listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others 

 Gold Sponsorship ‐ $3,000  Opportunity to include promotional materials in tote bags to be handed out to participants at all site 

locations   Corporate logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Listing in Odyssey agenda  Listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others 

 Silver Sponsorship ‐ $2,000 

       

 

Opportunity to place company materials at Odyssey site   Corporate logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Listing in Odyssey agenda  Listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others 

 Bronze Sponsorship ‐ $1,000  Corporate logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Listing in Odyssey agenda  Listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others 

 Patron Sponsorship ‐ $500*  Company/Organization logo with hyperlink listed on National AFV Day Odyssey Web site   Plaque of appreciation and recognition at Odyssey Event  Patron listing in Odyssey agenda  Patron listing on Odyssey poster   Included in selected publications including the Final Report distributed to Congress and others  

*Patron Sponsor Requirements: Available to small businesses, organizations, and media partners only. o Work with Odyssey Site Coordinator to advertise and promote National AFV Day Odyssey by: 

Adding Odyssey logo and link to Odyssey Web site from your Web site  

Sending  Odyssey email announcements/advertisements to your mailing list  

Posting National AFV Day Odyssey date on your calendar(s), and, 

Feature Odyssey in pre‐event or post‐event news article, and/or (2) Provide site coordinators with industry information that can be used for educational purposes at site, i.e., informational posters, DVDs, fuel examples, etc. 

 Promotional Sponsorship  You may also choose to donate “in‐kind” promotional materials. In this case, your sponsor status will 

depend on the value of the in‐kind donation. Examples of such “in‐kind” donations could be product samples, promotional gifts (bags, mugs, etc.), gift cards for giveaways. 

   

       

 

Section 5: Marketing and Promotion  

   

       

 

Overview: Marketing and Promotion  

One of the most important aspects of hosting an Odyssey event is the marketing and promotion of the event to attract participants and attendees. An overall plan for marketing and promotion will allow your efforts to function much more efficiently. 

First, it is important to understand your intended audience when promoting your event. Who is your event geared towards? Who will benefit most from your event? Detailed information on selecting your audience follows later in this chapter. In the meantime, here are some basics about your audience that you should consider when beginning a marketing and promotion campaign:   

Know their demographics (age, gender, education) 

Know what motivates them 

Know what would prevent them from participating 

Know who influences or controls their decisions to attend 

Know what competes for their time 

Know how they will benefit from the service or activity being provided 

Know what tone/images would most appeal to them; i.e, o conservative/bright; details/simple; high tech/low tech 

Know how they can be reached most effectively 

Know when they need the information in order to participate in a timely fashion  Also, you will want to make sure that you include all necessary information in marketing and promotional materials. Some information that you may want to include are:  

Date 

Time 

Location 

Sponsors 

Hosting organizations 

Directions 

Keynote speakers 

Main events/displays 

Benefits of attending  Make sure that you proofread all of your marketing and promotions material. There is nothing more upsetting than opening up your local newspaper to see the ad that you carefully placed and realizing that it includes a typo, or incorrect information.    

       

 

Audience List  One of the most important aspects of hosting an Odyssey event is the Marketing and Promotion of the event to attract participants and attendees. An overall plan for marketing and promotion will allow your efforts to function much more efficiently.  First, it is important to understand your intended audience when promoting your event. Who is your event geared towards? Who will benefit most from your event?   Here are some basics about your audience that you should consider when beginning a marketing and promotion campaign:   Know their demographics (age, gender, education)  Know what motivates them  Know what would prevent them from participating  Know who influences or controls their decisions to attend  Know what competes for their time  Know how they will benefit from the service or activity being provided 

 Next, you will want to consider which marketing methods will be most effective in reaching them. Armed with this information, you can formulate a plan for purchasing advertisements, social media and/or a mailing campaign.  

Know what tone/images would most appeal to them; i.e, conservative/bright; details/simple; high tech/low tech 

Know how they can be reached most effectively 

Know when they need the information in order to participate in a timely fashion     

       

 

Timeline Template  Finally, you will want to develop a timeline to ensure that your marketing and promotions efforts stay on track. Advertisement development may take several weeks, and a social media campaign should begin several months in advance of your event. Below, you will find a Timeline Template that you may want to use in planning your marketing and promotion plan. Feel free to make changes to suit your needs and budget.  

TIME    ACTIVITIES 

6 months before event   

Identify your target audience.   Create marketing and promotion plan.  Create social media accounts/website. Develop a plan to update social media/website frequently. 

5 months before event  Contact companies with non‐traditional advertisement products. Update social media accounts/website. 

4 months before event  Contact sign companies or other vendors about production of any signage or promotional items that you might need for your event Update social media accounts/website. 

3 months before event  Meet with graphic designer, sign companies or other vendors to design your signage or promotional items. Update social media accounts/website. 

2 months before event  Order signage and promotional items. Research advertisement requirements with local media outlets. Contact advertising representatives. Submit your event to all public event calendars. Update social media accounts/website. 

1 month before event  Install signage. Work with graphic designer or advertising representative to create ads. Send out e‐blast or direct mail piece inviting people to attend your event. Update social media accounts/website. 

3 weeks before event  Place order for advertisements. Send out follow‐up e‐blast or direct mail piece inviting people to attend your event. Update social media accounts/website. 

2 weeks before event  Send out follow‐up e‐blast or direct mail piece inviting people to attend your event. Update social media accounts/website. 

1 week before event  Send out follow‐up e‐blast or direct mail piece inviting people to attend your event. Update social media accounts/website. 

Day of event  Update social media accounts/website. Set up a media relations area of your event to greet media and conduct interviews. 

Day after event  Send out press release of event highlights to media outlets. Update social media and/or websites to show event highlights, thank participants and invite people to your next Odyssey event. 

       

 

Advertisements 

Creating Ads 

There will be several advertisement templates available for use in the Coordinator’s Corner on the Odyssey 

website. However, you will need to work with your advertising representatives to ensure that your submitted 

ads meet the publication criteria for their newspaper, magazine, radio station, etc. You should receive a proof 

of your ad before it beginning running. Make sure to thoroughly check it for accuracy, grammar, spelling and 

readability. 

Non ‐traditional Ads 

You may also want to pursue some non‐traditional advertising options. Examples are listed below: 

1. Billboards 2. Lawn signs 3. Signs in business windows 4. Cable community announcement board 5. Ad in local event programs ‐ sports, plays, etc. 6. Movie theater ads 7. Billboards 8. Use "Want Ad" section to place a small ad for your Odyssey event 

 

 

   

       

 

Social Media  A relatively new media opportunity for Odyssey site coordinators to use to help promote their events is social media.  While traditional forms of communication still have merit in engaging your potential audience and generating interest in community events like Odyssey, social media has become the new media of choice for many young people, particularly those who are tech savvy—just the type of individuals who will be interested in learning more about alternative fuel vehicles.  Social media has several advantages over traditional media:   

It is less expensive, free in most cases 

It is very interactive—you can receive immediate feedback from your efforts 

It is easy to update and offers an opportunity to modify your message on a weekly, daily or even an hourly basis 

Social media works well with web sites and new smart phone technologies 

It is becoming another source for traditional media to generate/find story ideas  

Social media also has some disadvantages: 

It must be updated OFTEN 

It must be interactive 

Interactivity must be monitored 

It does not appeal to as broad a demographic as most mass media  Social media is considered a valuable asset to have as part of the Site Coordinator’s toolbox.  Specifically, with the smart use of Social Media Networks such as Facebook, Twitter, and some blogs, you have the unique opportunity to take your message straight to the public and ultimately influence the voice of your city, your county, your state or even the nation depending upon how you position your social media.    Social Media, a few definitions:  A social network is a social structure made of individuals (or organizations) called "nodes," which are tied by one or more specific types of interdependency, such as friendship, kinship, common interest, financial exchange, etc.  Similarly, a social network service focuses on building and reflecting of social networks or social relations among people, e.g., who share interests and/or activities. A social network service essentially consists of a representation of each user (often a profile), his/her social links, and a variety of additional services.   Most social network services are web based and provide means for users to interact over the internet, such as e‐mail and instant messaging. Although online community services are sometimes considered as a social network service in a broader sense, social network service usually means an individual‐centered service whereas online community services are group‐centered. Social networking sites allow users to share ideas, activities, events, and interests within their individual networks.  Let’s look at some of these network services individually and see how they can be used to promote your AFV Day Odyssey event.  

       

 

Facebook©:    

  Before it opened to all users above the age of 13‐years‐old in the Fall of 2006, Facebook served as a social networking engine at Harvard, Stanford, Columbia, and Yale Universities and other colleges.  Designed as a tool for students to get to know other students, share ideas, respond to study inquiries, etc., Facebook is now used by people the world over to share information about themselves, their beliefs, events, and more.  Facebook is a quick, easy, and free way to spread the word about your project.  Users can create profiles with photos, lists of personal interests, likes, and contact information. Communicating with friends and other users can be done through private or public messages or a chat feature.  Users can also create and join interest groups and “like pages.”   A “like page” is a way for users to endorse specific sites and opportunities.  It is how social media users vote in the social media realm.   To make a “like page” for your AFV Day Odyssey Event, you must first join Facebook.  If you have a valid email address, you are already half way there.  Visit www.facebook.com and click on “Create a Page”, as you see at the bottom of the screenshot shown above.        

       

 

Once you have clicked “Create a Page”, you will be directed to a page containing this information:  

  You may have another category to list your project under but “Technology Product/Service” seems to best fit the AFV Day Odyssey Events. Choose an appropriate title (e.g. SITE NAME AFV Day Odyssey Event YEAR) and you are set to go.  By checking the box, and identifying yourself as the official representative of said project, you will be named an administrator for the page. From here, simply set up your page.  Upload a profile photo (perhaps your logo), write‐in some information, and start spreading the word.  You can gain users by suggesting this page to friends, if you’re an established Facebook user, or by purchasing a banner ad through Facebook.  For those who are not already members of Facebook, you can e‐mail invitations to people to join and/or visit your page.  Also, be sure to include a “Find us on Facebook” note in any other advertising media you use! Facebook allows you to download their badge for placement on your site.  It is very important to keep your site up‐to‐date with the latest on your project.  You can use Facebook to announce events and send out invitations, have group discussions, release information, and more.  It is a very powerful P.R. tool!     

       

 

Here are some screen grabs of a hydrogen vehicle “like page” on Facebook to show what can be accomplished:  

  Be sure to include photos from your events, links to articles published on your project, answers to commonly asked questions; and with a Blackberry, you can even send real time updates to your Facebook status as with the “DC Visit” note below.  Uploading photos and videos is very straightforward.  In the screenshot above, the arrow is pointing to several icons next to the word “Attach”.  The first icon allows you to post a link to your home page or “wall”; the next a photo, an event, and finally, a video.  This is a quick and easy way to exhibit new things.  In the “DC Visit” note below, you can see that Jason has written text about their trip and attached a link to an article about the bus that was published on http://fastlane.dot.gov.  Simply type your text in the “What’s on your mind?” box that is provided. Click the icon for your attachment type. Paste and/or upload the attachment then click “Share”.  Additionally, if you have a series of photos you’d like to add, say from a weekend‐long event, go to the “Photos” tab at the top of the page and then click “Create New Album”. Enter your event title, any pertinent details, allowances, then upload your photos.  

       

 

  

Facebook has recently started a new service for “like page” administrators. Each week, they send out an email containing page activity stats, like this one:  

Hi Rebecca,  Here is this week's summary for the Facebook Page: The Hydrogen Hybrid Bus  +1 Fans this week (165 total Fans) 0 Wall Posts, Comments, and Likes this week (3 last week) 154 visits to your page this week (122 visits last week)  Update your Fans: http://www.facebook.com/n/?pages%2FThe‐Hydrogen‐Hybrid‐Bus%2F112865815428&v=wall&mid=252623bG229f5ff5Gab77ca7G66&n_m=becca0327%40sc.rr.com Visit your Insights Page: http://www.facebook.com/n/?business%2Finsights%2F&pages&i=112865815428&mid=252623bG229f5ff5Gab77ca7G66&n_m=becca0327%40sc.rr.com Get more Fans with Facebook Ads: http://www.facebook.com/n/?ads%2Fcreate%2F&src=pg_edit&fbid=112865815428&mid=252623bG229f5ff5Gab77ca7G66&n_m=becca0327%40sc.rr.com 

 You can quickly see how many fans you’ve gained or lost, how much interaction you’ve had with your audience, and how many people have visited your page in the past week. Additionally, you have the option to send a note to your fans, see a full listing of stats, and purchase a banner ad.  To send a Note, click the “Note” tab at the top of your wall page.  Write your title and text as you would any press release or article, tag related persons, and then select a group to whom you will send the note.  Facebook is a wonderful tool to reach the Generation X‐Z crowd and is easily updatable from the nearest computer or cell phone.  It’s such a visually rich program that you can really get your message out in words and photos and get your target market excited about your project.  Additionally, with wall posts, discussions, notes, and messages*, you’ll be able to interact directly with your audience, answer questions, and spread the 

       

 

word without having to use a traditional medium that may take hours, days, or even weeks to update, correct, encourage, and respond.   *1. Wall post: Any note, photo, video, link, etc. that you post directly to your wall 

       using the directions on page 4.     2. Discussions: By clicking on the “Discussions” tab at the top of your wall 

      page, you can post a discussion topic or question to your fans.  Fans can then       reply directly and have a sort of on‐line conference with yourself and other       enthusiasts. 

    3. Notes: See the paragraph above.     4. Messages: Administrators have the option to privately message, or email, Fans 

      with responses to questions, inquiries, etc.  Facebook can also be linked with Twitter, the newest of the social network services. Assuming you have established a Twitter profile (see below), to link Facebook and Twitter together, go on Facebook under Applications and search for the “Twitter Tab”.  Using this application will add another tab to the top of your wall page, next to Info, Notes, Discussions, etc.  This application will copy your profile settings, including theme and color, directly from Twitter and apply it to your news stream.  From here on out, anything you tweet will be featured on your Twitter Tab.   Twitter©:  Developed in 2006, Twitter took AOL’s original Instant Messaging to a whole new level.  Based on SMS (short message service) texts on cell phones, Twitter users are able to update their followers (those people who subscribe to their updates) at any time, from anywhere.  Limited to 140 character‐length posts called tweets, Twitter has gained enormous popularity since the beginning of 2009.    You must create a profile to use Twitter, like this one:   

 

       

 

 Automoblog, a car enthusiast’s profile, tweeted a story about Toyota’s new hydrogen car project, as you can see in the screenshot above.  You can also see that the name of the user is actually Automoblog.net, they’re located in North Carolina, and they’re web site is located at http://www.automoblog.net.  It is very easy to become a follower of Automoblog’s tweets, as you can see on the upper part of the screenshot.  The interested party simply has to click on “Let me in”.   Tweets can be received via email or cell phone, and they can be tied into one’s Facebook page as well.  You can use it, like Automoblog has done above, to direct people to your web site for new information, or you can use it to simply tell people what’s going on at any given time.    As an example, say you break the land speed record with your advanced electric drive vehicle.  You could log‐on to Twitter via your cell phone’s SMS service or the nearest laptop and type in, “Andy Green eat my dust! Advanced electric drive vehicle, 764mph!”  And just like that, everyone who follows your profile and/or Twitter in general, has received the first news that your vehicle has broken the land speed record.  This is also particularly helpful since many news agencies now follow Twitter in order to stay on top of World events!  Twitter is the ultimate tool for front line reporting.  Like Facebook, you will have a photo associated with your profile and as mentioned previously, the photo or logo you have on Facebook and on your print advertisements, should be the same one you have on Twitter.  There is a lot of information out there, and the more opportunities you have to tie your information together with a similar look and sound (consistent messaging), the better.  There is less of a chance for people to confuse you with another project if everything you publish looks the same…that includes the color, tone, and vision.  In addition to following your project tweets via cell phone and email, the general public, if they happen to find your “Find us on Twitter” note from another source, can do a search for your project using your username with the ampersand symbol before it.  For example, if your Twitter name is _______ AFV Odyssey Event YEAR, folks can go to www.twitter.com type in @_______ AFV Odyssey Event YEAR in the search box and find your profile.  One can also do a topical search such as the one shown below for “hydrogen vehicle”:  

       

 

  As with Facebook, a Twitter user can restrict his/her information only to those people who are followers, or a user can open their profile and tweets up to the general populace for perusal. Since your goal is to gain as much interest as possible in your AFV Day Odyssey event, make sure your privacy settings are set appropriately! As a default, Twitter almost always makes the information you provide public.  To set your privacy settings, and therefore control what is made public and what is not, visit your Twitter Account page and click “Settings”.  As a corporation seeking fans, being public is a good thing, but keep in mind that everything you post and publish is broadly and instantly disseminated; is searchable by many search engines; and is immediately delivered via SMS and API’s to a wide range of users and services..    (Web)Blogs:  Although not a social network like Facebook or Twitter, blogs can be used to reach a wide variety of people who have shared interests, and the author of the blog can receive direct feedback from his/her readers; so in many ways, the direct marketing avenue is still there.  Wikipedia defines a blog as: 

A blog (a contraction of the term "web log") is a type of website, usually maintained by an individual with regular entries of commentary, descriptions of events, or other material such as graphics or video. Entries are commonly displayed in reverse‐chronological order. "Blog" can also be used as a verb, meaning to maintain or add content to a blog.  Many blogs provide commentary or news on a particular subject; others function as more personal online diaries. A typical blog combines text, images, and links to other blogs, Web pages, and other media related to its topic. 

Blogs are useful for filling in your audience about what to expect during your AFV Day Odyssey Event.  Whereas Facebook and Twitter are up to the minute, real time, instant feedback media for news headlines (a ticker tape, if you will); a blog gives its reader the full story.  There are many, many different blogs out there today; everything from cooking to crafts to the war in Afghanistan to advanced electric drive vehicles.  The key 

       

 

is, again, to keep a consistent look and message and direct your users to your blog via Facebook and Twitter (and to reference them to Facebook and Twitter via your blog).  Here’s an example: 

  Always tie each of your media together!  Obviously, you cannot put these icons in everything you do, but if your print ads or published articles direct users to your web site, then your web site should direct them to your blog, to Facebook, to Twitter, and so on.   Let’s take a look at an Advanced Electric Vehicle Blog…  

 

       

 

 You can see from this posting, there are multiple entries from multiple authors.  If your project is being overseen by a team and each member has a different aspect of the project that he/she is capable of expounding better than another, there’s a benefit to blogging in that you can create a variety of authors for the same blog/webzine (on‐line magazine).  Do not forget to post photos and videos too…not just text!  Readers are much more likely to keep reading if they have something interesting to look at in addition to simple written information and data.  Similarly, you can use your event blog as a place to sell sponsorships or t‐shirts or event related memorabilia.  Note the blogs below.  

  

 

       

 

 In conclusion, social media is an excellent avenue to reach your peers, colleagues, and most importantly the public to get them excited about your AFV Day Odyssey project.  Follow a few simple guidelines, and you will not fail:  

1. Keep your message and look consistent (this includes any other advertising you may be doing: print, radio, broadcast TV, etc.) 

2. With social media especially, keep the news fresh…they call it news for a reason. If it is more than a few days old on the Internet, you are missing out.  Whether you have a big story or not, let your followers know you are still out there, getting ready and excited about your event.  Update the postings and information regularly. 

3. Respond to feedback received and remember social media is, above all else, interactive. 4. Have fun with it! 

   

       

 

E‐blasts and Direct Mail 

Design Tips  Use Odyssey colors and graphic guidelines for font choice, etc.   Keep message simple by using bullets and headers  Keep card or email visually uncluttered; group similar messages   Leave white space to break up text  Use complementary colors or various shades of grey and different font sizes to create contrast and 

visual appeal  Use easy‐to‐read font such as Times New Roman or Arial  Use standard sizes for postcard or brochure  To get letter rate, stay between 5 inches and 11 1/2 inches in length and between 3‐1/2 inches and 6‐

1/2 inches in height  To get flat rate, stay between 11‐1/2 inches and 15 inches length and between 6‐1/8 inches and 12 

inches in height  (Self‐mailers) On address side, adhere to U.S. Postal Service mailing guideline and address space  Check U.S. Postal regulations for other mailing tips; see www.usps.com 

Note: Because bulk mail takes significant time to reach recipient, send materials first class  Save‐the‐Date Postcard – include the following:  National AFV Day Odyssey graphics and tag line   Date and times of local event   Teasers to attract your audience   Local contact information and/or local Web address  National Odyssey Web site address: http://www.afvdayodyssey.org   Location of local event  Local and national sponsors/partners  Local organizers: Clean Cities and/or NTC institution  Note NAFTC as national coordinator and include NAFTC logo (small) 

 

   

       

 

Media Relations 

 

Developing Media Relationships 

Identify and select key media outlets that will appeal to chosen audience.  Identify key reporter who has an area of responsibility for automotive, science, or environment (use 

Web site of media or review editorial information found in newspaper to identify this person).  Make personal contact (phone call is best). Briefly introduce yourself and explain the purpose of 

Odyssey. Have points ready that show how the event relates to reporter’s “beat,” or area of interest; share pertinent issues. 

Invite the reporter to your event; explain that you will be sending follow‐up material or information and make sure your event gets on their calendar. 

Contact the reporter early (Special features or sections often schedule articles a month in advance).  Make sure you follow up and deliver whatever information or action was promised. 

 Tips for Working with Reporters   Always be honest.  Be willing to show that you recognize the important role they play in your community.  Be accountable; make sure your information is accurate and have permanent facts ready.  Be reliable; deliver what you promise.  

First Meeting  First meeting should establish who you are and what you represent.  Provide or follow up with contact information and some resources.  Save pitch for later but be prepared to respond should reporter ask for story ideas.  

Pitching a Story  Be ready to share why you believe your Odyssey event is news, i.e., driving more of these vehicles will 

positively impact energy security, energy efficiency, and the environment. The event is positioned to let people discover the benefits of ownership, dispel myths, try out the vehicles and ask questions! 

Explain why audience will care (i.e., your city is in a non‐attainment area and needs to reduce air pollution; offer statistics; explain that driving alternative fuel vehicles is one solution to improving air quality).  

Covering the Event   Invite media to cover event.  Have press packet available at event.  Send media alert to inform reporter of possible key speakers, etc.  

   

       

 

Section 6: Feedback    

       

 

Overview Feedback  Timeline  Before Event: Secure digital camera and/or video camera capable of shooting 300 dpi photos. Make sure that you have all necessary equipment to store and upload photos.  During Event: Take extensive photos for your own use and to send to NAFTC for inclusion in the Executive Summary.  

IMPORTANT: The information you supply on this form will be used in the National AFV Day Executive Summary, which is distributed to all Odyssey hosts, officials in the Department of Energy and members of congress.  

 Please make sure that your logos and photos are of high quality and meet the desired specifications. Additionally, your photos and summary should highlight the best aspects of your event. If you have any questions, please call us at 304‐293‐7882. We will be happy to help you. 

 Some potential photo ideas include: 

Unique vehicle displays 

High profile speakers 

Cutting edge technology 

Odyssey signage 

Event attendees, including large crowds 

Interactive demonstrations  After Event: Collect links to online news coverage and/scanned copies (300 dpi) of print articles. Collect scanned copies (300 dpi) or electronic files of all marketing and promotions materials. Complete Odyssey Host Survey, which is available online through the Coordinator’s Corner of the Odyssey website.    IMPORTANT: All Odyssey Host Surveys are due by  

4:00 PM, Wednesday, December 31, 2012.  Odyssey Host Survey  Before completing this survey, gather electronic versions of the following: 

All Host, Sponsor and Partner logos 

100 word description of your event 

6 high resolution (300 dpi) photos of the event.  o Files named as follows:  

State abbreviation – Host Organization(s) – Subject  Example: WV – NAFTC – Event Attendees viewing Chevy Volt 

List of event participants 

       

 

List of media outlets which were sent advertisements, press releases or other media alerts concerning Odyssey. 

Links to online news coverage, including websites, print newspapers websites, TV news websites or scanned copies (300 dpi) of articles. 

Scanned copies (300 dpi) or electronic files of all marketing and promotions materials.  Once this information is collected, it should only take 10‐ 15 minutes to complete the Odyssey Host Survey.  

       

 

Attendee Survey  

  Event Location: __________________________________________________  Profession:  Elected Official  Governmental Agency  Educational Professional  Healthcare Professional  Environmental Org. Rep.  Fleet Manager  Automotive Technician 

 Auto Manufacturer  Auto Dealer  Student  Consumer  Other: _______________________  

 Have you or a household member ever personally owned an alternative fuel or advanced electric drive vehicles?  Yes  No Did this event create changes in… … your interest in owning an AFV or AED vehicle.  Yes  No … Your confidence in using AFV or AED vehicles  Yes  No … Your enthusiasm for supporting AFV or AED vehicles  Yes  No  Would you include AFV or AED vehicles in test drives before making an automobile purchase?   Before today:  Yes  No   After today:  Yes  No  Would you consider purchasing an AFV or AED vehicle for personal use? 

Before today:  Yes  No   After today:  Yes  No  Will your support expanding the availability of local alternative fuel vehicle options? 

Before today:  Yes  No   After today:  Yes  No  At this event did you learn anything about: 

 Where to purchase AFV or AED vehicles in your area.  Types of AFV or AED vehicles available in your area.  What types of alternative fuels are available in your area.  Governmental incentives for purchasing AFV or AED vehicles.  How AFV or AED vehicles can save money in operational costs.  How AFV or AED vehicles can reduce air pollution.  How using AFV or AED vehicles can reduce our dependence on foreign oil.  Benefits of various AFV or AED vehicles. 

       

 

 Safety factors in operating AFV or AED vehicles.  Where to receive training in AFV or AED automotive technologies. 

 How did you learn about National AFV Day Odyssey? Please check all that apply.   Local Event Website  National Website  Postcard  Radio   Newspaper  TV  Social Media  

(facebook, twitter, etc.)  Industry Newsletter  Presentation at Meeting  Invitation to Present  Email  Poster or Sign 

 Comments: _____________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________  

Thank you for attending today’s event. For more information about National AFV Day Odyssey, visit www.afvdayodyssey.org. 

   

       

 

Host Survey  

1. Host Organization(s) 

2. Contact Name(s) 

3. Event Location Name (Business Name, School Name, etc.) 

4. Event Date: 

5. Sponsors/Partners 

6. Participating Organizations: 

7. 100 Word Site Summary: 

8. Host Organization(s), Sponsor and Partner Logos 

9. Six Photos of Event 

10. Please list of media outlets which were sent advertisements, press releases or other 

media alerts concerning Odyssey. 

11. Please insert links to online news coverage, including websites, print newspapers 

websites, TV news websites or scanned copies of articles. 

12. Please email scanned copies or electronic files of all marketing and promotions materials.