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SSEECCRREETTAARRÍÍAA DDIISSTTRRIITTAALL DDEE GGOOBBIIEERRNNOO
CCOOMMPPOONNEENNTTEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL IINNTTEEGGRRAALL
PPRROOYYEECCTTOO 77008899 DDEE 22000088
SSIISSTTEEMMAA IINNTTEEGGRRAADDOO DDEE CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL::
AARRCCHHIIVVOO CCEENNTTRRAALL:: DDOOCCUUMMEENNTTOO DDEE TTRRAABBAAJJOO
BBooggoottáá,, DD..CC..,, FFeebbrreerroo ddee 22001111
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OLGA LUCÌA VELÁSQUEZ NIETO Secretaria Distrital de Gobierno
LEONEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ
Director Administrativo €
JOSÉ GABRIEL DELGADILLO CASTRO Coordinador General Componente Gestión Documental Integral
Proyecto 7089 de 2008
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL -SIC- DOCUMENTO DE TRABAJO
Elaboración: JOSÉ GABRIEL DELGADILLO CASTRO
Coordinador General Componente Gestión Documental Integral
LUZ MARINA BARRERA PRIETO Coordinadora General Archivo Central
LUZ SMITH FORERO MOSQUERA
Coordinadora – Nivel Central
MARÍA EUGENIA CEPEDA REYES Coordinadora - Nivel Local
HUGO MANUEL TOVAR
Responsable Archivo Central
Ilustraciones: Fotos: Secretaría Distrital de Gobierno - Archivo Central
Bogotá, D.C., Febrero de 2011
© Equipo de Trabajo Programa de Gestión Documental
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“Una característica en las actuales organizaciones es el crecimiento exponencial de la documentación, en donde se ha de intervenir en el diseño y aplicación de instrumentos de gestión que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la creación, organización, tratamiento, reconocimiento, conservación selectiva y sobre todo planeación documental”.
Ennio Prada Madrid, 2002 “La información siempre se ha constituido como un elemento indispensable para las sociedades incluso en esta época ha tomado mayor importancia su relación directa en el proceso de toma de decisiones, más aún en los entornos organizacionales donde sus características de validez son entendidas como un resultado oportuno y procesado según las directrices de una organización en su sistema de información, conllevando así a comprenderla como un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad, ya que su ausencia o mala calidad, puede ocasionar graves daños al que dependa de ella”.
Ennio Prada Madrid, 2006
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CCOONNTTEENNIIDDOO
PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN ...................................................................................................................................................................................................... 1111
11.. CCOONNSSIIDDEERRAACCIIOONNEESS GGEENNEERRAALLEESS ................................................................................................................................................ 1155
11..11 JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN ............................................................................................... 16
11..22 OOBBJJEETTIIVVOOSS ..................................................................................................... 18
11..22..11 OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL ........................................................................................................................................................................ 1188
11..22..22 OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCÍÍFFIICCOOSS .......................................................................................................................................................... 1188
11..33 AALLCCAANNCCEE ....................................................................................................... 20
22.. MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA ...................................................................................................................................................................... 2211
22..11 MMAARRCCOO CCOONNCCEEPPTTUUAALL ..................................................................................... 22
22..11..11 EEMMPPLLAAZZAAMMIIEENNTTOO ............................................................................................................................................................................ 2233
22..11..22 EEDDIIFFIICCAACCIIÓÓNN ............................................................................................................................................................................................ 2233
22..11..33 LLOOCCAALL ................................................................................................................................................................................................................ 2244
22..11..44 MMOOBBIILLIIAARRIIOO YY EESSTTAANNTTEERRÍÍAASS .............................................................................................................................................. 2255
22..11..55 AACCEERRVVOO DDOOCCUUMMEENNTTAALL ............................................................................................................................................................ 2255
22..11..66 CCAAUUSSAASS DDEE DDEETTEERRIIOORROO ............................................................................................................................................................ 2266
22..11..77 CCAAUUSSAASS AAMMBBIIEENNTTAALLEESS .............................................................................................................................................................. 2266
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22..11..88 CCAAUUSSAASS FFÍÍSSIICCAASS .................................................................................................................................................................................. 2277
22..11..99 CCAAUUSSAASS QQUUÍÍMMIICCAASS .......................................................................................................................................................................... 2288
22..11..1100 CCAAUUSSAASS BBIIOOLLÓÓGGIICCAASS ................................................................................................................................................................ 2288
22..11..1111 CCAAUUSSAASS FFÍÍSSIICCOO // MMEECCÁÁNNIICCAASS ........................................................................................................................................ 2299
22..11..1122 CCAAUUSSAASS CCIIRRCCUUNNSSTTAANNCCIIAALLEESS .......................................................................................................................................... 2299
22..22 MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO ...................................................................................... 30
33.. DDIIAAGGNNÓÓSSTTIICCOO .................................................................................................................................................................................................. 3355
33..11 DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL .................................................................................. 36
33..11..11 PPRROOPPÓÓSSIITTOO ................................................................................................................................................................................................ 3366
33..11..11 UUBBIICCAACCIIÓÓNN ................................................................................................................................................................................................ 3377
33..11..22 DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN EESSPPAACCIIAALL .......................................................................................................................................................... 3388
33..11..33 SSEERRVVIICCIIOOSS AARRCCHHIIVVÍÍSSTTIICCOOSS .................................................................................................................................................... 4422
33..11..33..11 SSeerrvviicciioo ddee CCoonnssuullttaa yy//oo PPrrééssttaammoo .....................................................................................43 33..11..33..22 SSeerrvviicciioo ddee RReeffeerreenncciiaa .........................................................................................................46 33..11..33..33 SSeerrvviicciioo ddee AAsseessoorrííaa yy FFoorrmmaacciióónn AArrcchhiivvííssttiiccaa ....................................................................48 33..11..33..44 SSeerrvviicciioo ddee RReepprrooggrraaffííaa .......................................................................................................48 33..11..33..55 SSeerrvviicciioo ddee IInnffoorrmmaacciióónn:: MMeemmoorriiaa IInnssttiittuucciioonnaall yy TTééccnniiccaa .................................................49
33..11..44 ZZOONNAA DDEE AARRCCHHIIVVOO .......................................................................................................................................................................... 5500
33..11..55 FFAACCTTOORREESS AAMMBBIIEENNTTAALLEESS ........................................................................................................................................................ 5544
33..11..66 PPRREEVVEENNCCIIÓÓNN DDEE DDEESSAASSTTRREESS YY MMAANNTTEENNIIMMIIEENNTTOO .................................................................................. 5588
33..11..77 AALLMMAACCEENNAAMMIIEENNTTOO ........................................................................................................................................................................ 6622
33..11..88 AASSPPEECCTTOOSS AARRCCHHIIVVÍÍSSTTIICCOOSS .................................................................................................................................................... 7700
33..11..99 PPRREESSEERRVVAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL ........................................................................................................................................ 7755
33..11..1100 SSAALLUUDD OOCCUUPPAACCIIOONNAALL ............................................................................................................................................................ 7777
44.. RREEFFLLEEXXÓÓNN FFIINNAALL ............................................................................................................................................................................................ 7788
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE FFIIGGUURRAASS
Figura No 1: Ubicación..................................................................................................... 37
Figura No 2: Ubicación..................................................................................................... 38
Figura No 3: Zona Norte: Sector A - Zona de Almacenamiento ...................................... 39
Figura No 4: Zona Norte: Sector A - Zona de Trabajo ..................................................... 40
Figura No 5: Zona Norte: Sector A - Zona Administrativa ............................................... 40
Figura No 6: Zona Sur: Sector B – Occidental: Zona de Almacenamiento ...................... 41
Figura No 7: Zona Sur: Sector C - Oriental: Zona de Almacenamiento ........................... 41
Figura No 8: Servicios Archivísticos ................................................................................. 42
Figura No 9: Formato de Préstamo – Usuarios Internos ................................................. 44
Figura No 10: Formato de Préstamo – Usuarios Externos .............................................. 45
Figura No 11: Condiciones de Iluminación: Iluminación Natural .................................... 56
Figura No 12: Condiciones de Iluminación: Iluminación Natural .................................... 56
Figura No 13: Condiciones de Iluminación: Iluminación Artificial .................................. 57
Figura No 14: Condiciones de Iluminación: Iluminación Artificial .................................. 57
Figura No 15: Condiciones de Humedad ......................................................................... 58
Figura No 16: Medidas Preventivas: Detector de Humo ................................................. 60
Figura No 17: Medidas Preventivas: Extintores Solkaflam.............................................. 60
Figura No 18: Medidas Preventivas: Extintor Multipropósito......................................... 61
Figura No 19: Medidas Preventivas: Camilla LLDPE ........................................................ 61
Figura No 20: Medidas Preventivas: Señalización ........................................................... 62
Figura No 21: Archivadores Rodantes ............................................................................. 64
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Figura No 22: Archivadores Rodantes ............................................................................. 64
Figura No 23: Archivadores Rodantes ............................................................................. 65
Figura No 24: Archivadores Rodantes ............................................................................. 65
Figura No 25: Archivadores Rodantes ............................................................................. 66
Figura No 26: Formato Único de Inventario Documental ............................................... 72
Figura No 27: Tabla de Retención Documental -TRD-: Formato ..................................... 73
Figura No 28: Cronograma de Transferencias Documentales: Modelo .......................... 74
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE CCUUAADDRROOSS
Cuadro No. 1: Conservación Documental: Normatividad ............................................... 31
Cuadro No. 2: Distribución Espacial ................................................................................ 39
Cuadro No. 3: Transferencias Documentales: Series ...................................................... 53
Cuadro No. 4: Factores Ambientales: Monitoreo ........................................................... 55
Cuadro No. 5: Medidas Preventivas ................................................................................ 59
Cuadro No. 6: Archivadores Rodantes: Especificaciones Técnicas ................................. 67
Cuadro No. 7: Unidades de Conservación Documental: Cajas y Carpetas -
Especificaciones ....................................................................................................... 68
Cuadro No. 8: Distribución Espacial ................................................................................ 76
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE GGRRÁÁFFIICCAASS
Gráfica No. 1: Archivo Central: Solicitudes de Consulta y/o Préstamo de Documentos 46
Gráfica No. 2: Transferencias Documentales Primarias (Nivel Central – Nivel Local) .... 50
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE TTAABBLLAASS
Tabla No. 1: Transferencias Documentales Primarias - Nivel Central............................. 51
Tabla No. 2: Transferencias Documentales Primarias - Nivel Local ................................ 52
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PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN
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PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN
s innegable que la CCoonnsseerrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall históricamente ha sido un tema al
cual las instituciones -particularmente las públicas-, le han otorgado un carácter
opcional o residual en el marco del cumplimiento de sus actividades misionales,
hecho que, como consecuencia lógica del poco interés que ha logrado despertar en las
instancias de carácter gerencial, se ha traducido en la ausencia o escasez sistemática
de acciones de conservación preventiva, orientadas al mantenimiento y protección de
los documentos1, con el propósito fundamental de poder garantizar la preservación e
integridad física y funcional de los mismos, desde el momento mismo en que son
producidos y/o recepcionados, hasta el momento en que se dispone su eliminación o
conservación temporal o permanente (Ciclo Vital).
No obstante lo anterior, con la promulgación de la Ley 594 de 20002, complementando
las disposiciones consagradas en la Ley 80 de 19893 y el Acuerdo 07 de 1994
4, el
Archivo General de la Nación en su calidad de ente rector de los destinos de la Política
1 Para efectos del presente Documento de Trabajo, en sentido amplio y genérico, se entiende por documento “toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, siendo producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos, y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”. FUSTER RUÍZ, Francisco. Archivística, Archivo, Documento de Archivo... Necesidad de clarificar los conceptos. En: Revista Anales de Documentación. Número 2. Universidad de Murcia. Espinardo, 1999. Pág. 105. 2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Ley 594 de 2000 (Julio 14): Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C., 2000. 3 “El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: (…) b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva (…). ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Ley 80 de 1989 (Diciembre 22): Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Artículo 2°: Funciones del Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 1989. 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 07 de 1994 (Junio 29): Por medio del cual la cual la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expide el Reglamento General de Archivos. Bogotá, D.C., 1994.
EEE
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Archivística en Colombia, establece la responsabilidad de la Administración Pública y de
los funcionarios que tienen a su cargo la producción, la organización y la facilitación de
documentos, con la conservación de los mismos, tanto aquellos que son producidos en
soporte papel como los que son producidos en soporte digital, siendo necesario para tal
fin implementar periódicamente instrumentos de carácter técnico para monitorear y
evaluar las condiciones ambientales, operacionales, estructurales y administrativas de
conservación con el propósito fundamental de poder garantizar la perdurabilidad de los
acervos documentales.
De igual manera, en el Titulo XI -Conservación de Documentos- de la mencionada Ley,
el Archivo General de la Nación establece la obligación que tiene la Administración
Pública de “implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos”, complementando de esta manera, lo dispuesto
en el Acuerdo 07 de 1994, en el sentido de implementar en las entidades un Sistema
Integrado de Conservación para poder “asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición
final”.
Dichas disposiciones normativas, posteriormente fueron complementadas con otras
normas del Archivo General de la Nación5 que, si bien es cierto, permiten evidenciar
indiscutiblemente, por una parte, un creciente nivel de preocupación y concienciación
por parte de las instituciones, respecto de la necesidad e importancia de mantener los
documentos que son producidos o recibidos en el cumplimiento de las funciones que les
han sido asignadas, en condiciones adecuadas para poder garantizar su conservación;
y por otra parte, un avance de carácter significativo en la formulación, implementación
5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 047 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo” del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por Razones de Conservación”. Bogotá, D.C., 2000; ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 048 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos Sobre Conservación Preventiva, Conservación y Restauración. Bogotá, D.C., 2000; ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 049 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos Sobre “Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos. Bogotá, D.C., 2000; ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 050 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo 64 del Título VII "Conservación de Documento", del Reglamento General de Archivos Sobre "Prevención de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo. Bogotá, D.C., 2000.
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y evaluación de las acciones de conservación preventiva y conservación, orientadas al
mantenimiento y protección de los documentos.
Por lo anteriormente expuesto, desde el Componente de Gestión Documental Integral
de la Secretaría Distrital de Gobierno consideramos que la Conservación Documental es
una responsabilidad y un compromiso ineludible que debe ser asumido por todos los
funcionarios que tienen a su cargo la producción y/o recepción, la organización y la
facilitación de documentos y/o registros documentales que permiten reflejar la gestión
institucional en derechos humanos, convivencia, seguridad, justicia, construcción de
ciudadanía, gobernabilidad democrática y fortalecimiento del desarrollo local, creando
una cultura de la conservación y la preservación, inspirada en criterios de calidad y
excelencia, pero centrada en acciones concretas, eficientes, eficaces y oportunas que
permitan crear condiciones ambientales, estructurales y administrativas propicias, con
el objeto de garantizar la perdurabilidad de los documentos, rentabilizando al máximo
los recursos humanos, económicos, materiales, tecnológicos y de tiempo disponibles.
Teniendo en cuenta que en el marco de nuestra cultura archivística es común enfocar
las acciones para “apagar el fuego” cuando el incendio está en pleno desarrollo, es que
presentamos el SSiisstteemmaa IInntteeggrraaddoo ddee CCoonnsseerrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall --SSIICC-- de la Secretaría
Distrital de Gobierno6 como una bitácora de trabajo con el propósito fundamental de
impulsar, propiciar o reforzar, en el caso de existir ya, en las labores de conservación
preventiva y seguridad genérica, una serie de acciones que, implementadas de manera
ordenada y preventiva, permitirán que los documentos y/o registros documentales que
son producidos y/o recepcionados por las diferentes dependencias de la Entidad, se
generen y conserven en condiciones óptimas para su conservación permanente.
6 En el presente Documento de Trabajo se asume como unidad de análisis el Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno. En primer lugar, porque es la Unidad Archivística que administra, custodia y conserva el mayor volumen de documentos que han sido transferidos por las diferentes dependencias del nivel central y el nivel local, teniendo en cuenta que no son objeto de consulta permanente, pero que aún conservan valores primarios o secundarios. Y en segundo lugar, porque no se justifica desplegar una estrategia de levantamiento de diagnóstico y formulación de propuestas y estrategia de mejoramiento para el Edificio Avianca (Calle 16 No. 6 - 66), ya que la Secretaría Distrital de Gobierno a mediados del presente año se trasladará a las nuevas instalaciones ubicadas en el Palacio de la Alcaldía Mayor o Edificio Liévano (Cra. 8 No. 10 - 65).
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11.. CCOONNSSIIDDEERRAACCIIOONNEESS GGEENNEERRAALLEESS
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CCOONNSSIIDDEERRAACCIIOONNEESS GGEENNEERRAALLEESS
11..11 JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN
El Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno custodia alrededor de 6.054
metros lineales de documentos producidos por las diferentes dependencias, tanto del
Nivel Central, como del Nivel Local, y que permiten dar cuenta de la gestión que ha
venido adelantando la Entidad, en su calidad de líder del Sector de Gobierno, Seguridad
y Convivencia7, con el propósito de avanzar en la consolidación y posicionamiento del
proceso de formulación, agenciamiento y evaluación de políticas públicas en materia
de derechos humanos, convivencia, seguridad, acceso a la justicia, construcción de
ciudadanía, gobernabilidad democrática y el fortalecimiento del desarrollo local en el
Distrito Capital.
Por esta razón, derivado del planteamiento propuesto por Antonio Carpallo Bautista
(2000), quien al referirse al Proceso de Conservación Documental, sostiene que se trata
básicamente de un conjunto de “medidas destinadas a proteger adecuadamente los
documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el
mayor tiempo posible”, surge la necesidad perentoria de optimizar el mantenimiento
7 El Objetivo del Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia es “Generar sinergia entre las entidades del sector para garantizar la protección de los ciudadanos y las poblaciones en el ejercicio de derechos humanos, la paz, la convivencia, la seguridad ciudadana, la solidaridad, la reconciliación, el disfrute del espacio público, la participación activa de los ciudadanos y las organizaciones sociales en los objetivos de la gestión pública” y su Misión es “velar por la gobernabilidad distrital y local, por la convivencia y seguridad ciudadana; por la generación de espacios y procesos sostenibles de participación de los ciudadanos y ciudadanas y las organizaciones sociales; por la relación de la administración distrital con las corporaciones públicas de elección popular en los niveles local, distrital, regional y nacional; vigilar y promover el cumplimiento de los derechos constitucionales, así como de las normas relativas al espacio público que rigen en el Distrito Capital”.
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de las condiciones de ambiente y operación, seguridad, perdurabilidad y reproducción
de los documentos que tiene para su custodia y conservación el Archivo Central de la
Secretaría Distrital de Gobierno, esto con el fin primordial de enmarcarnos dentro de
los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000
y el Reglamento General de Archivos, y que establecen la responsabilidad que debe ser
asumida por la Administración Pública y particularmente por aquellos funcionarios que
tienen a su cargo la producción, la organización y la facilitación de documentos, con la
conservación de los mismos, tanto los documentos que son producidos teniendo como
soporte el papel, como aquellos que son producidos en soporte digital.
Con el firme propósito de garantizar lo anteriormente mencionado, resulta de capital
importancia que las instituciones, y en el caso particular que concita nuestro interés, la
Secretaría Distrital de Gobierno, avance concretamente en el diseño y ejecución de “un
Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos” que contribuya de manera decidida con “el adecuado mantenimiento de
los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición
final”.
Por las razones anteriormente expuestas, el Documento de Trabajo del SSiisstteemmaa
IInntteeggrraaddoo ddee CCoonnsseerrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall --SSIICC--,, el cual desde el Componente de Gestión
Documental, sometemos a consideración de las personas que tengan la oportunidad
de consultarlo, sin desconocer que, dada su importancia para la Gestión Documental
de la Secretaría Distrital de Gobierno, se trata de un ejercicio que está en permanente
construcción y que en consecuencia puede ser objeto de análisis y reflexiones más
sesudas, constituye un importante aporte en el tema de la Conservación Documental,
ya que está basado en el abordaje del caso práctico del Archivo Central de la Entidad,
siendo objeto de comparación y validación con las disertaciones teorías existentes en
el tema de la Conservación de Documentos, hecho que sin lugar a dudas puede arrojar
un documento de consulta para otras instituciones y organizaciones que tienen que
afrontar problemas similares y que manifiestan el interés y voluntad de mejorar las
condiciones de preservación y conservación de sus documentos.
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11..22 OOBBJJEETTIIVVOOSS
El SSiisstteemmaa IInntteeggrraaddoo ddee CCoonnsseerrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de
Gobierno está formulado con el propósito fundamental de garantizar el
cumplimiento de los siguientes Objetivos, a saber:
11..22..11 OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL
El SSiisstteemmaa IInntteeggrraaddoo ddee CCoonnsseerrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de
Gobierno pretende diseñar y ejecutar un conjunto de acciones estratégicas y procesos
de preservación y conservación, en el marco de un esquema de Gestión Documental,
fundamentado en la noción de Archivo Total8, con el propósito fundamental de poder
optimizar el mantenimiento de las condiciones de ambiente y operación, seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información, garantizando la integridad física y
funcional de los documentos, desde el momento en que las dependencias, tanto del
Nivel Central, como del Nivel Local los producen y/o recepcionan en cumplimiento de
las funciones que determinan un trámite administrativo, hasta el momento en que se
dispone su eliminación o conservación temporal o permanente.
11..22..22 OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCÍÍFFIICCOOSS
RReeaalliizzaarr un Diagnóstico General con el propósito de conocer el estado actual de
las condiciones de ambiente, operación, seguridad, perdurabilidad y reproducción
de los documentos que se conservan en las instalaciones del Archivo Central,
logrando establecer las acciones preventivas y correctivas prioritarias para avanzar
8 CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000 (Julio 14): Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Titulo V: Gestión de Documentos. Artículo 22: Procesos Archivísticos: La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Bogotá, D.C., 2000.
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en el diseño y ejecución de medidas complementarias, acordes con las necesidades
identificadas y los recursos humanos y materiales existentes.
IIddeennttiiffiiccaarr y proponer las acciones preventivas y correctivas que se deben poner
en marcha con el propósito de garantizar la optimización de las condiciones para
conservar eficientemente la documentación que genera la Entidad.
SSeennssiibbiilliizzaarr y concienciar a los funcionarios sobre la importancia de optimizar
las condiciones de preservación y conservación preventiva de los documentos que
genera la Entidad.
RReessaallttaarr la importancia del papel que cumplen los documentos y archivos, como
elementos fundamentales de la Administración Pública, para el funcionamiento de
la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos
para la transparencia y el control de la Gestión Pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
AArrmmoonniizzaarr las acciones estratégicas del Proceso de Conservación Documental
con las disposiciones normativas, las directrices políticas, los planes, los programas,
los proyectos y las realidades de la Gestión Documental de la Entidad, tanto en el
Nivel Central, como en el Nivel Local (Alcaldías Locales).
SSoocciiaalliizzaarr la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas del Archivo
General de la Nación -AGN- y el Archivo de Bogotá y las demás disposiciones
normativas aplicables en el Proceso de Conservación Documental.
PPrrooppoorrcciioonnaarr una herramienta de fácil consulta para el apoyo y orientación de
los funcionarios en sus gestiones, tanto administrativas como legales, así como en
la implementación de los principios y procedimientos archivísticos aplicables en el
Proceso de Conservación Documental.
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11..33 AALLCCAANNCCEE
El SSiisstteemmaa ddee CCoonnssrrvvaacciióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de Gobierno aplica
para la totalidad de documentos y/o registros documentales que son custodiados y
conservados en el Archivo Central como resultado de las Transferencias Documentales
Primarias que son realizadas por las diferentes dependencias de la Entidad, tanto del
Nivel Central, como del Nivel Local (Alcaldías Locales).
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22.. MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA
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MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA
on el objeto de poder contar con un Marco de Referencia que permita
precisar y entender los conceptos claves de la Conservación Documental que
orientan la realización del presente Documento, se desarrolla a continuación
un marco conceptual general, debiendo anotar que en éste se reseñan los principales
planteamientos teóricos y normativos que definen y sustentan el tema.
22..11 MMAARRCCOO CCOONNCCEEPPTTUUAALL
El término CCoonnsseerrvvaacciióónn, ha sido abordado como objeto de estudio y disertación
conceptual por diferentes disciplinas, desde una perspectiva amplia, tratándose de una
noción polisémica en torno a la cual existe coincidencia en que, etimológicamente
hablando, tal como lo señala María Adelaida Allo Manero (1997), proviene del latín
“cum servare” que hace referencia a la posibilidad de “mantener intacto y sin daño,
cuidar la permanencia de una cosa, guardarla con cuidado para que subsista y sea
duradera”9.
Ahora bien, tratándose de la Conservación Documental, puede ser definida en esencia
como “una estrategia constituida por un conjunto de acciones que se desarrollan para
hacer que el deterioro de los objetos sea el menos posible. Se trata de acciones muy
diversas que pueden aplicarse en la exhibición, almacenamiento, manipulación,
limpieza, embalaje y transporte de objetos particulares o de colecciones completas, e
9 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA -RAE-. Diccionario de la Lengua Española.Madrid, 1992. Pág. 386. Citado por ALLO MANERO, María Adelaida. Teoría e Historia de la Conservación y Restauración de Documentos. En Revista General de Información y Documentación. Volumen 7, Número 1. Universidad Complutense de Madrid: Servicio de Publicaciones. Madrid, 1997. Pág. 279.
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incluso pueden tratarse del manejo del edificio como contenedor de los objetos y
modificador de las condiciones ambientales”10.
Con el propósito de lograr alcanzar un mayor nivel de comprensión de las implicaciones
teórico prácticas del concepto de Conservación Documental, es importante poder tener
presentes los siguientes aspectos:
2.1.1 EMPLAZAMIENTO
El emplazamiento hace referencia a la ubicación física de los documentos, respecto de
su entorno y contempla, por una parte, el análisis de la orientación de los depósitos en
los cuales se custodian y conservan los documentos tratando de establecer el nivel de
incidencia directa o indirecta de la luz natural y la orientación de las corrientes de aire;
y por otra parte, el análisis de las fuentes que generan la contaminación ambiental,
tratando de examinar la incidencia directa que tienen los agentes contaminantes (gases
y partículas), en la medida que éstos contribuyen fuertemente en el deterioro gradual
de los documentos11.
2.1.2 EDIFICACIÓN
En relación con las condiciones que deben reunir las edificaciones donde se custodian y
conservan documentos, se debe analizar la existencia de diferentes elementos que
pueden potencialmente constituirse como agentes que ocasionan deterioro del lugar y
en consecuencia de las condiciones de conservación, entre los cuales, se pueden
mencionar, los materiales de construcción, las instalaciones eléctricas, las fuentes de
iluminación y ventilación, etc.
Al respecto, Ingrid Beck (1992), expresa lo siguiente:
10 MINISTERIO DE CULTURA. Manual para el cuidado de Objetos Culturales. Centro Nacional de Restauración. Bogotá, 1985. Pág. 15. 11 VALLEJO, James. Manual Sobre Conservación de Documentos con Soporte en Papel. Instituto Nacional de Patrimonio Cultural. Quito, 1993. Pág. 41.
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“Una construcción segura y bien planteada es el principal instrumento para la preservación de los acervos de un archivo o biblioteca. Entonces, antes de elaborar un proyecto para la construcción de un archivo se deben considerar las características climáticas, ambientales, así como también la topografía de la región, dando preferencia a los suelos de características secas; libres del riesgo de inundaciones, derrumbes y temblores; fuera del área de los fuertes vientos y tempestades; lejanos de complejos químicos, centros nucleares, conductos de alta tensión, depósitos de materiales combustibles o explosivos, o lugares de intenso tráfico aéreo o terrestre. Sin embargo cuando no es posible eliminar todos estos inconvenientes se recomienda situar al edificio en un punto seguro, poco expuesto a los riesgos mencionados. Un diseño que preverá tales inconvenientes y la elección de técnicas y materiales apropiados para la construcción podrá aumentar la seguridad en relación a las posibles catástrofes naturales, tales como temblores, huracanes, tempestades e inundaciones; Además de ofrecer soluciones para mejorar las condiciones climáticas y señalar medidas de protección contra el fuego e infestaciones de insectos”12.
2.1.3 LOCAL
El análisis de las especificaciones de carácter locativo del lugar de conservación de los
documentos, comprende el reconocimiento de las condiciones que están directamente
relacionadas con:
Distribución Espacial
Distribución Funcional
Niveles Ambientales
Humedad Relativa
Temperatura
Iluminación
Calidad del Aire
12 BECK, Ingrid. Manual de Conservación y Restauración de Documentos. Archivo General de la Nación. México, D.F., 1992. Pág. 52..
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2.1.4 MOBILIARIO Y ESTANTERÍAS
Al respecto, Gilberto Villa (1995), señala lo siguiente:
“La disposición de la estantería debe permitir el desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo. En un depósito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un área disponible para cargue y descargue de documentación, para eventuales traslados, despachos, prestamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios del archivo. Si el archivo funciona en coordinación con el área de correspondencia es importante prever estos espacios físicos, dado que allí se reciben y despachan grandes paquetes13. (…) Para comodidad de los depósitos de archivo y de las personas con vinculo directo o indirecto con ellos, existen muebles y equipos en el mercado que han sido diseñados exclusivamente para el desempeño de funciones archivísticas, al igual que para el acondicionamiento del medio ambiente. Los siguientes son algunos ejemplos: estantería (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de grandes volúmenes documentales, escaleras, mesas, equipos de microfilmación, lectores, lectores - impresores, armarios para otras clases de archivos, equipos de aseo, equipos para el control de condiciones ambientales como aire acondicionado, deshumidificadores y extractores, instrumentos de medición (termómetros y termohidrógrafos) entre otros”14.
2.1.5 ACERVO DOCUMENTAL
Al respecto, Gilberto Villa (1995), señala lo siguiente:
“Dentro de los materiales que se deben mantener en un depósito de archivo se encuentran algunos que, de igual manera, son diseñados exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartón desacidificado, cintas de faya (2cms) para evitar deterioro en los documentos, brochas y pinceles, materiales e
13 VILLA AYALA, Gilberto Alejandro. Depósitos de Archivo: Consideraciones Básicas para su Gestión. Archivo General de la Nación -AGN-. Bogotá, 1995. Pág. 17. 14 Ibídem. Pág. 20.
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trabajos libres de ácidos que van en beneficio de la conservación y evitan daños en los documentos”15.
2.1.6 CAUSAS DE DETERIORO
Las causas que pueden determinar el deterioro de los documentos, provienen de dos
(2) fuentes básicas. Por una parte, las causas intrínsecas, es decir, las causas que se
encuentran en la propia naturaleza de los elementos que son utilizados en el proceso
de manufactura o producción del papel o los documentos, así como también en la
naturaleza de los materiales que son utilizados en la impresión de los mismos, ya que
es imposible disociar al material sustentado del propio soporte. Y por otra parte, las
causas extrínsecas, es decir, las causas que se encuentran fuera del documento y están
relacionadas directamente con el medio ambiente.
2.1.7 CAUSAS AMBIENTALES
En relación con las causas ambientales que inciden de manera directa en el proceso de
deterioro gradual de los documentos, Cármen Bello y Angels Borrell (2002), expresan lo
siguiente:
“Los factores ambientales (temperatura, humedad, luz y contaminación atmosférica) son determinantes para la conservación del material de archivo, y son los responsables, en muchos casos, de alteraciones de tipo físico, químico y biológico. Estos pueden ser externos al edificio de archivo o biblioteca o internos, pero lo normal es que los factores ambientales del interior del edificio se correspondan, en buena medida, con los externos. Si nuestro archivo o biblioteca se encuentra situado geográficamente en una zona con un clima muy húmedo o muy seco, altamente contaminada, o con temperaturas extremas, esos factores se verán reflejados en el interior del edificio y tendremos que luchar contra ellos para conseguir unos parámetros estables de conservación”16.
15 Ibídem. Pág. 22. 16 BELLO URGELES, Cármen y BORRELL CREHUET, Angels. El Patrimonio Bibliográfico y Documental: Claves para su Conservación Preventiva. Ediciones Trea. Gijón, 2002. Pág. 28.
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2.1.8 CAUSAS FÍSICAS
Las causas físicas que inciden de manera directa en el proceso de deterioro gradual de
los documentos, están habitualmente relacionadas con los efectos de la luz, la
humedad relativa y la temperatura.
Temperatura: “Las consecuencias de las radiaciones luminosas dependen, en
general, de la extensión de las ondas, la intensidad de las radiaciones, el tiempo
de exposición, tanto como la capacidad de absorción y sensibilidad a la luz de los
materiales. Los componentes básicos de los documentos archivados como el
papel, las tintas, los cueros y los materiales fotográficos, filmes y cintas
magnéticas, se perjudican intensamente por la acción de la luz y sus efectos. La
mayor parte de la radiación ultravioleta del sol es absorbida por la atmósfera,
que funciona como un filtro. Con todo, la radiación no filtrada causa daños a los
materiales. Dependiendo de la extensión de la onda, las radiaciones ultravioleta
pueden causar diversos perjuicios; como por ejemplo, el ultravioleta cercano
(300 a 400 nm) provoca la descomposición de la lignina, mientras que el
ultravioleta lejano (100 a 200 nm) provoca la ruptura de los enlaces de carbono
– carbono y carbono - oxigeno, de las sustancias químicas”17.
Humedad Relativa: Es la proporción (expresada en términos porcentuales) que
existe entre la cantidad de vapor de agua contenido en un determinado
volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que ese mismo volumen de aire
puede llegar a contener en condiciones de igualdad de temperatura y presión
atmosférica (Humedad Relativa = Humedad Absoluta/Humedad de Saturación).
Humedad Absoluta: Es la proporción (expresada en términos porcentuales) que
existe entre la cantidad de vapor de agua contenido en un determinado
volumen de aire y la cantidad de vapor de agua que ese mismo volumen de aire
puede llegar a contener a una determinada temperatura.
17 BECK, Ingrid Op. Cit. Pág. 34.
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Humedad de Saturación: Es la cantidad máxima de vapor de agua contenido en
un determinado volumen de aire que puede llegar a contener a la misma
temperatura.
Temperatura: Es una medición sistemática que está relacionada con el estado
atmosférico del aire y que mantiene estrecha relación con la medición
sistemática de la humedad relativa, teniendo en cuenta que la alteración de una
provoca la alteración de la otra18.
2.1.9 CAUSAS QUÍMICAS
Las causas químicas que inciden de manera directa en el proceso de deterioro gradual
de los documentos, están básicamente relacionadas con los efectos que son generados
por la contaminación atmosférica.
“La polución atmosférica está constituida por todos los elementos contaminantes que se encuentran en el ambiente, principalmente en zonas urbanas e industriales, es uno de los que ofrece mayores dificultades de erradicación, ya que esto requiere de equipos especiales generalmente de elevado costo. Estos contaminantes pueden dividirse en partículas sólidas que son las que provocan principalmente alteraciones físicas, ya que actúan como sustancias abrasivas sobre la superficie de los documentos”19.
2.1.10 CAUSAS BIOLÓGICAS
En relación con las causas que afectan el proceso de conservación de los documentos,
Ingrid Beck (1992), expresa lo siguiente:
“Los ambientes húmedos, calientes, oscuros y de poca ventilación son los mas propicios para la infestación e microorganismos, insectos y hasta pequeños roedores. En los archivos y bibliotecas de regiones tropicales, donde HR y T alcanzan niveles elevados, alrededor de 75% y 30°C, respectivamente, el hábitat
18 BECK, Ingrid Op. Cit. Pág. 48. 19 Ibídem. Pág. 51.
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es ideal para morada y reproducción; además los documentos y los libros les sirven de alimento. Ahora bien, una variación de estos factores no impedirá su desarrollo, puesto que poseen grandes facilidades de adaptación”20.
2.1.11 CAUSAS FÍSICO / MECÁNICAS
Las principales causas físico / mecánicas que afectan las condiciones del proceso de
conservación de los documentos, están directamente relacionadas, en primer lugar,
con la manipulación o el uso inadecuado de los documentos, es una de las principales
causas de deterioro; en segundo lugar, con la negligencia ocasionada por la falta de
cuidado en el trato que se le da a los documentos; y en tercer lugar, con el vandalismo
que se da principalmente en aquellos casos especiales en los cuales se les ocasiona de
manera deliberada daños a los documentos21.
2.1.12 CAUSAS CIRCUNSTANCIALES
Incendios: En caso de presentarse incendios los daños que son ocasionados en
los documentos pueden ir desde una destrucción parcial a una destrucción total
de los mismos, a lo que necesariamente debe sumarse el efecto que ocasiona la
acción producida por el elemento extintor, que en la mayoría de los casos actúa
como agente de deterioro.
Inundaciones: En caso de presentarse inundaciones el principal elemento que
genera deterioro sustancial en los documentos es el agua, en la medida que su
presencia determina la creación de condiciones propicias para la proliferación
de los microorganismos.
20 Ibídem. Pág. 41. 21 Ibídem. Pág. 55.
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Terremotos: En caso de presentarse terremotos, los cuales, por cierto resultan
ser impredecible pueden presentarse simultáneamente una mezcla de todos los
problemas posibles.
22..22 MMAARRCCOO NNOORRMMAATTIIVVOO
Con el propósito de poder realizar una revisión juiciosa de las disposiciones normativas
vigentes que están presentes en nuestro ordenamiento jurídico sobre la Conservación
Documental, es necesario tomar como marco de referencia las disposiciones que están
consagradas en la Constitución Política de Colombia, para posteriormente adentrarse
en la revisión y análisis de las disposiciones normativas que han sido expedidas por el
Archivo General de la Nación -AGN-, en su calidad de ente responsable de liderar la
política en materia archivística.
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Cuadro No. 1: Conservación Documental: Normatividad
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CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículo 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículo 95: La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. El ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1) Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2) Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3) Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4) Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5) Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6) Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7) Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8) Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; y 9) Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.
DECRETO 1400 DE 1970 (AGOSTO 6)
Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil
Artículo 251: Distintas Clases de Documentos: Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Documento privado es el que no reúne los requisitos para ser documentos públicos.
LEY 47 DE 1920 Sobre Protección del Patrimonio Documental y Artístico
LEY 14 DE 1936 Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al
Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente
Artículo 1: A partir de la vigencia de ésta ley suprímese el impuesto de papel sellado. En consecuencia todas las actuaciones que lo requerían se surtirán en papel común.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente
Artículo 2: Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el incumplimiento de la anterior disposición.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente
Artículo 3: El Gobierno establecerá para el servicio notarial, en vez de los anteriores procedimientos, la utilización en sus actuaciones de un papel de seguridad cuyas características determine por conducto de la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo que se garantice la correcta conservación de los archivos, sin costo alguno para los usuarios.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente
Artículo 4: El Gobierno reglamentará la presente ley y proveerá a las entidades gubernamentales respectivas de adecuados mecanismos para poner en práctica las disposiciones aquí contenidas a la mayor brevedad posible.
LEY 63 DE 1986 (NOVIEMBRE 20)
Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre las medidas que deben adoptarse para prohibir e impedir la
importación, la exportación y la transferencia de propiedad ilícita de bienes culturales", suscrita en París el
17 de noviembre de 1970
LEY 6 DE 1992 (JUNIO 30)
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector
público nacional y se dictan otras disposiciones
Artículo 74: Valor Probatorio de la Impresión de Imágenes Ópticas No Modificables. Adiciónase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo: "Artículo 771-1: Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".
LEY 80 DE 1993 (OCTUBRE 28)
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Artículo 39: De la Forma del Contrato Estatal. Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles, y en general aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales (Ver Concepto 596 de 1994 y Concepto 666 de 1995 (Consejo de Estado) - Concepto 1925 de 1999 (Secretaría General).
LEY 397 DE 1997 (AGOSTO 7)
Por la cual se desarrollan los Artículos 70, 71 y 72 y demás Artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y
estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias
Artículo 12: Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a través de la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación, respectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información. Así mismo, las bibliotecas departamentales y regionales, y los archivos municipales, distritales y departamentales, podrán ser depositarios de su patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental. Parágrafo: El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Cultura, velará por la recuperación, conservación y preservación del patrimonio colombiano de imágenes en movimiento.
LEY 1185 DE 2008 (MARZO 12)
Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 -Ley General de Cultura- y se dictan otras disposiciones
Artículo 1: Modifíquese el artículo 4° de la Ley 397 de 1997 el cual quedará, así: "Artículo 4°. Integración del patrimonio cultural de la Nación. El patrimonio cultural de la Nación está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indígenas, negras y creoles, la tradición, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hábitos, así como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico...".
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 48: conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - Medios para el asiento de operaciones. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 60: Conservación de los Libros y Papeles Contables - Reproducción Exacta: Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
DECRETO 2620 DE 1993 (DICIEMBRE 23)
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar
los archivos de los comerciantes
DECRETO 2649 DE 1993 (DICIEMBRE 29)
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia
Artículo 130: Libro de Accionistas y Similares: Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos Artículo 23: Valoración Documental. Las entidades oficiales elaborarán la respectiva tabla de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el Comité de Archivos.
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Artículo 60: Conservación Integral de la Documentación de Archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Parágrafo: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
ACUERDO AGN 011 DE 1996 (MAYO 22)
Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
ACUERDO AGN 047 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del
Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por Razones de Conservación
ACUERDO AGN 048 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre Conservación Preventiva, Conservación
y Restauración Documental
ACUERDO AGN 049 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General
de Archivos sobre “Condiciones de Edificios y Locales Destinados a Archivos
ACUERDO AGN 050 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla del Artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General
de Archivos sobre “Prevención de Deterioro de los Documentos de archivo y Situaciones de Riesgo”.
ACUERDO AGN 056 DE 2000 (JULIO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del Capitulo V, “Accesos a los Documentos de
Archivo”, del Reglamento General de Archivos
ACUERDO AGN 037 DE 2002 (SEPTIEMBRE 20)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de
los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
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DDIIAAGGNNÓÓSSTTIICCOO
n el presente capitulo se condensan los resultados obtenidos con el DDiiaaggnnóóssttiiccoo
GGeenneerraall de las Instalaciones, el Personal y los Documentos del Archivo Central de
la Secretaría Distrital de Gobierno, el cual fue elaborado por los integrantes del
Equipo de Trabajo del Grupo de Normalización y Estandarización del Componente de
Gestión Documental, siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de
la Nación -AGN- en el documento “Pautas de Diagnóstico Integral de Archivos”.
33..11 DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL
3.1.1 PROPÓSITO
La Secretaría Distrital de Gobierno, en cumplimiento de las disposiciones archivísticas
emanadas del Archivo General de la Nación -AGN22, en su calidad de órgano rector de
la Política Archivística en Colombia, tiene habilitado un Archivo Central con el propósito
de poder contar con un espacio físico para salvaguardar los documentos que, una vez
cumplido el correspondiente tiempo de retención en los Archivos de Gestión de las
diferentes dependencias de la Entidad, tanto las del Nivel Central, como las del Nivel
Local (Alcaldías Locales), son transferidos en custodia, garantizando la protección y la
22 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Ley 594 de 2000 (Julio 14): Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Título V: Gestión de Documentos. Artículo 23: Formación de Archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: (…) b) Archivo Central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Bogotá, D.C., 2000.
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conservación de los mismos, a fin de poder propender por su integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad.
3.1.1 UBICACIÓN
El AArrcchhiivvoo CCeennttrraall de la Secretaría Distrital de Gobierno está ubicado en la Localidad de
Kennedy (Unidad de Planificación Zonal -UPZ- Kennedy Sur), en la Transversal 78K No.
41A - 04 Sur (Figura No. 1 - Figura No. 2 - Anexo No. 1), funcionando en un predio que
es propiedad de la Entidad, compartiendo las instalaciones actualmente con la Sede
Administrativa de la Alcaldía Local de Kennedy, el Almacén General y el Parqueadero.
Figura No 1: Ubicación
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 2: Ubicación
Fuente: Secretaría Distrital de Planeación (2011)
3.1.2 DISTRIBUCIÓN ESPACIAL
El AArrcchhiivvoo CCeennttrraall de la Secretaría Distrital de Gobierno tiene un área aproximada de
900 m2 distribuidos en una edificación de una sola planta, cuya construcción resulta ser
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apta para albergar documentos, y que se encuentra dividida en TRES (3) espacios de
naturaleza arquitectónica en los que se integran armónicamente Áreas Administrativas,
Áreas de Trabajo y Áreas de Almacenamiento (Cuadro No. 2 - Figura No. 3 - Figura No.
4 - Figura No. 5 - Figura No. 6 - Figura No. 7 - Cuadro No. 2).
Cuadro No. 2: Distribución Espacial
ZONA SECTOR DESTINACIÓN
ZZOONNAA NNOORRTTEE Sector A Zona de Almacenamiento - Zona de
Trabajo - Zona Administrativa
ZZOONNAA SSUURR Sector B - Occidental Zona de Almacenamiento
ZZOONNAA SSUURR Sector C – Oriental Zona de Almacenamiento
Fuente: Archivo Central (2011)
Figura No 3: Zona Norte: Sector A - Zona de Almacenamiento
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 4: Zona Norte: Sector A - Zona de Trabajo
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 5: Zona Norte: Sector A - Zona Administrativa
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 6: Zona Sur: Sector B – Occidental: Zona de Almacenamiento
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 7: Zona Sur: Sector C - Oriental: Zona de Almacenamiento
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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3.1.3 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
El AArrcchhiivvoo CCeennttrraall de la Secretaría Distrital de Gobierno, ofrece diferentes servicios con
el propósito de poner a disposición de los usuarios internos y externos los documentos
que las diferentes dependencias de la Entidad, tanto del Nivel Central, como del Nivel
Local (Alcaldías Locales) producen o recepcionan en cumplimiento de sus funciones, los
cuales posteriormente, después de finalizado el respectivo trámite administrativo y una
vez cumplido su tiempo de retención en los Archivos de Gestión, de conformidad con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental de las dependencias productoras,
son objeto de transferencia primaria al Archivo Central con el fin de poder garantizar su
conservación y disponibilidad para consulta y préstamo, dando cumplimiento de esta
manera a las directrices del Archivo General de la Nación -AGN23 (Figura No. 8).
Figura No 8: Servicios Archivísticos
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Complementando lo anterior, existe un instructivo elaborado por los integrantes del
Grupo de Normalización y Estandarización que define el Procedimiento de Atención de 23 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-: Acuerdo 07 de 1994 (Junio 29): Por el cual la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expide el Reglamento General de Archivos. Bogotá, D.C., 1994.
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Usuarios en el Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno y que establece el
siguiente propósito:
“Atender las necesidades de información, consulta, préstamo, reproducción y desarchive de la documentación que requieren los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno, organismos de control, vigilancia e investigación, las entidades del nivel distrital, departamental y nacional y la ciudadanía en general, mediante el suministro físico de los expedientes o la reproducción documental en fotocopiado y/o digitalización, garantizando el acceso a la información, integridad e inalterabilidad del contenido del expediente, con observancia de los controles respectivos”24.
33..11..33..11 SSeerrvviicciioo ddee CCoonnssuullttaa yy//oo PPrrééssttaammoo
En el Archivo Central se presta, en primer lugar, el Servicio de Consulta Interna y
Externa; y en segundo lugar, el Servicio de Préstamo Interno, siendo necesario señalar
que, tanto la consulta como el préstamo de documentos para los servidores públicos
de la Entidad, los organismos de control, vigilancia e investigación, las entidades del
nivel distrital, departamental y nacional y la ciudadanía en general, constituye la razón
de ser del funcionamiento del Archivo Central, siendo posible afirmar que se trata en
esencia del servicio más importante que presta.
Es necesario mencionar que con el propósito de poder garantizar la custodia efectiva
de los documentos que son conservados en el Archivo Central y evitar la ocurrencia de
posibles alteraciones, deterioros o pérdidas, se tiene definido un Protocolo de Consulta
y/o Préstamo que está establecido en el Procedimiento de Atención de Usuarios del
Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno25, y en el cual se señala que el
acceso de los documentos está restringido y debe ser objeto de verificación por parte
del funcionario que tiene a su cargo las funciones de administración general del Archivo
y/o por uno de los funcionarios de planta, quienes tienen establecida la directriz de
registrar el préstamo documentos en los respectivos Formatos, dejando constancia del
retiro de los mismos mediante una Ficha Testigo (Figura No. 9 - Figura No. 10).
24 SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Sistema Integrado de Gestión. Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos - Procedimiento de Gestión Documental: Instructivo para la Atención de Usuarios del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno (1D-GAR-I13). 25 SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Sistema Integrado de Gestión. Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos - Procedimiento de Gestión Documental: Instructivo para la Atención de Usuarios del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno (1D-GAR-I13).
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Figura No 9: Formato de Préstamo – Usuarios Internos
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 10: Formato de Préstamo – Usuarios Externos
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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De igual manera, es importante señalar que de acuerdo con los reportes trimestrales
de estadísticas que son enviados por el responsable del Archivo Central a la Dirección
Administrativa, dicha unidad administrativa está atendiendo anualmente un promedio
de solicitudes de consulta y/o préstamo de documentos (internas y externas) que oscila
entre 1700 y 2000 solicitudes, a las cuales, desde hace aproximadamente tres años, se
les ha venido dando respuesta en un periodo que no supera los dos días calendario
(Gráfica No. 1).
Gráfica No. 1: Archivo Central: Solicitudes de Consulta y/o Préstamo de Documentos
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
33..11..33..22 SSeerrvviicciioo ddee RReeffeerreenncciiaa
El Servicio de Referencia que se ofrece en el Archivo Central es considerado como una
de las actividades medulares, en la medida que permite canalizar la relación que debe
existir idealmente entre los usuarios que acuden al Archivo para realizar solicitudes de
consulta y/o préstamo de documentos y la oportuna respuesta a las mismas como
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resultado del conocimiento y organización de los mismos, favoreciendo de esta manera
el cumplimiento de la función social e institucional que debe cumplir el Archivo.
“Acercar el archivo al usuario y viceversa, así como facilitar el acceso a la documentación organizada, se han convertido en materias de notable interés dentro de la denominada extensión y función cultural del archivo. Partiendo de la indiscutible función de servicio informativo del archivo, es conveniente incidir en el compromiso que todos los centros de información en general, y en particular los archivos, tienen contraído con sus usuarios. El archivo, como centro de información cimentado en la atención al usuario y en la puesta a su disposición de los documentos organizados y conservados, debe contar con los recursos y secciones especializadas para atender las demandas de información. En este contexto, las actividades desarrolladas en el seno del servicio de referencia dentro del archivo se entienden como un nexo necesario entre la organización de los documentos que forman el archivo y el acceso y la consulta de los mismos por una cada vez más variada y compleja tipología de usuarios”26.
Es necesario tener presente que, si bien es cierto, para la Coordinación General del
Componente de Gestión Documental Integral de la Secretaría de Gobierno, a través de
la Coordinadora del Archivo Central, resulta ser de capital importancia la posibilidad de
alcanzar estándares de calidad y excelencia, respecto de la atención cálida y humana de
las solicitudes de información de quienes acuden al Archivo, es igualmente cierto que,
en la actualidad, como resultado de un proceso de sensibilización y concienciación,
pero especialmente como resultado de un proceso de cualificación técnica del talento
humano, se están adelantando importantes esfuerzos con el propósito de afianzar el
servicio de referencia en aspectos como el conocimiento y elaboración de herramientas
que faciliten el acceso y consulta de los documentos que han sido transferidos por las
diferentes dependencias, tanto del nivel central, como del nivel local y de instrumentos
que mejorar la descripción de los mismos.
Dichos conocimientos se complementan con orientaciones que permitan a las personas
que tienen a su cargo la atención de los usuarios, desarrollar una capacidad crítica con
respecto a las demandas y necesidades de información que manifiestan las personas,
de manera que sea posible mantener el equilibrio entre la operatividad en la atención
de los usuarios y la eficacia organizativa del Archivo Central, ya que en determinadas
ocasiones el Archivo puede ser visto como una dependencia donde puede tener cabida 26 NAVARRO BONILLA, Diego. El Servicio de Referencia Archivístico: Retos y Oportunidades. En Revista Española de Documentación Científica -CSIC-. Volumen 24, Número 2. Madrid, 2001. Pág. 179.
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cualquier tipo de solicitud de información, desconociendo como bien señala María del
Carmen Cayetano Martín, que en ocasiones se presentan demandas indiscriminadas de
información donde las búsquedas recurrentemente “no tienen nada que ver con la
estructura, fondos e historia del archivo destino final, porque la pura casualidad está en
la base de estas demandas”27.
33..11..33..33 SSeerrvviicciioo ddee AAsseessoorrííaa yy FFoorrmmaacciióónn AArrcchhiivvííssttiiccaa
El Archivo Central, complementando la estrategia de capacitación y acompañamiento
desplegada desde el Componente de Gestión Documental del Proyecto 7089 de 2008,
brinda por una parte, orientación sobre las políticas archivísticas, tanto internas como
externas y los servicios que ofrece el Archivo Central; y asesoría técnica en temáticas
relacionadas con la conservación y preservación de los documentos y la realización de
transferencias documentales, contribuyendo de esta manera con el propósito de lograr
la cualificación técnica y operativa del talento humano que tiene a su cargo la ejecución
de actividades de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta,
Conservación y Disposición Final de los Documentos.
33..11..33..44 SSeerrvviicciioo ddee RReepprrooggrraaffííaa
El Archivo Central, complementando el Servicio de Consulta y/o Préstamo, brinda a los
usuarios, tanto internos como externos, el Servicio de Reprografía, específicamente en
lo que tiene que ver con la reproducción de los documentos con valor administrativo o
histórico, fundamentalmente mediante la técnica de fotocopiado y/o digitalización, con
una doble finalidad: en primer lugar, asegurar la conservación y la preservación de los
documentos originales, singularmente aquellos que son solicitados y utilizados con un
mayor nivel de frecuencia, sustituyendo los materiales sobre los que se lleva a cabo la
consulta, logrando de esta manera prevenir la pérdida o el deterioro por manipulación
innecesaria, y en segundo lugar, satisfacer las necesidades de consulta de información
de los usuarios, de conformidad con el cumplimiento de los requisitos definidos para la
27 CAYETANO MARTÍN, María del Cármen. La Información en los Archivos Históricos: ¿Derecho o Disciplina?. Confederación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas -ANABAD-. Boletín Institucional. Volumen XLXIX: Números 3 – 4. VII Congreso Nacional de ANABAD (Actas): Información y Derechos de los Ciudadanos: Teoría y Realidad en el XX Aniversario de la Constitución. Toledo, 1999 (Abril 22 – Abril 24). Pág. 297.
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consulta y préstamo28, y las restricciones particulares establecidas por los responsables
de la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central, por razones de
carácter legal, de conservación, administrativo, etc.29.
33..11..33..55 SSeerrvviicciioo ddee IInnffoorrmmaacciióónn:: MMeemmoorriiaa IInnssttiittuucciioonnaall yy TTééccnniiccaa
El Archivo Central, consciente de la importancia y relevancia que tiene poder mantener
vigente el conocimiento sobre las diferentes actuaciones administrativas que permiten
reflejar la gestión institucional que en su devenir histórico ha desarrollado la Secretaría
Distrital de Gobierno30, en lo que hace referencia de manera particular a la situación de
derechos humanos, convivencia, seguridad, justicia, construcción de ciudadanía,
gobernabilidad democrática y fortalecimiento del desarrollo local, presta el Servicio de
Información: Memoria Institucional y Técnica a los usuarios, tanto internos como
externos, con fundamento en la implementación del método de reconstrucción del
orden originario, basado en la aplicación taxativa de los Principios Archivísticos de
Integridad de Fondos, Respeto del Orden Natural y Respeto de la Estructura Interna o
Archivística31. Al respecto, resulta conveniente tener presente que en el Archivo Central
se custodian y conservan para consulta y préstamo, documentos, testimonios, escritos,
materiales gráficos, audiovisuales, bibliográficos, hemerográficos, etc. que datan de
1977.
28 Formato de Consulta (Figura No. 9) - Formato de Préstamo (Figura No. 10). 29 El Acuerdo 047 de 2000, establece lo siguiente: “Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos fuentes de conocimiento y difusión, fundamento de la memoria histórica de la Nación, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las instituciones. Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida”. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 047 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V "Acceso a los Documentos de Archivo", del Reglamento General de Archivos Sobre "Restricciones por Razones de Conservación". Artículo 1º. Bogotá, 2000. 30 “Es poco lo que conocemos hoy sobre la Historia del Gobierno de Bogotá. Esta afirmación, debemos admitirlo, es aplicable a cualquiera de las épocas que han dado forma a la ya larga y compleja historia de la ciudad. El por qué de esto puede ser largamente discutido, pero al final no queda otra cosa que el vacío mismo y, lo que es más importante, la urgente necesidad de llenarlo, de corregir el error, de sentar las bases para que esa labor de conocimiento se realice de la mejor y más completa forma posible”. PECHA QUIMBAY, Patricia. Historia Institucional del Instituto Distrital de Cultura y Turismo (1978 - 2003). Colección Historia de la Administración de Bogotá. Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. – Secretaría General: Archivo de Bogotá. Bogotá, 2006. Pág. 6. 31 1) Principio de Integridad de los Fondos: Establece que los fondos documentales que son generados por un ente productor no deben ser mezclados bajo ninguna forma de agrupación con los fondos generados por otro ente productor; 2) Principio de Respeto del Orden Natural: Establece que los documentos que hacen parte de un fondo particular, deben ser ubicados en el lugar de origen que les corresponde, reproduciendo en este orden la estructura orgánica y las funciones que determinaron su creación; y 3) Principio de Respeto de la Estructura Interna o Archivística: Establece que el proceso de organización del archivo supone una asimilación de la propia organización de la institución productora, o de forma más clara “el fondo debe conservar en el archivo totalmente la organización interna establecida en las oficinas del organismo de origen”. ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel. La Representación y la Organización del Conocimiento en los Archivos. En Organización del Conocimiento en Sistemas de Información y Documentación: Actas del I Encuentro de la Asociación Internacional para la Organización del Conocimiento, ISKO – Capítulo Español. Zaragoza, 1995.
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3.1.4 ZONA DE ARCHIVO
El Archivo Central, como se menciona anteriormente se encuentra ubicado en una
edificación de una sola planta que está dividida en TRES (3) espacios arquitectónicos en
los que se integran armónicamente Áreas Administrativas, Áreas de Trabajo y Áreas de
Almacenamiento, y en las que se dispone de ocho (8) depósitos diferenciados que
están identificados con letras, manteniendo en su organización el orden alfabético, los
cuales, si bien es cierto, en términos generales están debidamente adecuados y
acondicionados a fin de garantizar el cumplimiento de las funciones archivísticas, no
responden a la producción documental establecida en las Tablas de Retención
Documental -TRD- de la Entidad, hecho que se puede evidenciar con las dificultades de
espacio para albergar el volumen de documentos que se reciben durante el Proceso de
Transferencias Primarias (Gráfica No. 2 - Tabla No. 1 - Tabla No. 2 - Cuadro No. 3).
Gráfica No. 2: Transferencias Documentales Primarias (Nivel Central – Nivel Local)
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Tabla No. 1: Transferencias Documentales Primarias - Nivel Central
No. DEPENDENCIA
2008 2009 2010
METROS LINEALES
CAJAS X200
METROS LINEALES
CAJAS X200
METROS LINEALES
CAJAS X200
1 CONSEJO DE JUSTICIA 0 0 16,25 65 0 0
2 DESPACHO 1,25 5 0 0 0 0
3 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 0 0 73,5 294 47,25 189
4 DIRECCIÓN APOYO A LOCALIDADES 0 0 0 0 0 0
5 DIRECCIÓN CÁRCEL DISTRITAL 0 0 0 0 0 0
6 DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA 0 0 0 0 12,75 51
7 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 0 0 0 0 3,75 15
8 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO 0 0 0 0 9,75 39
9 DIRECCIÓN DE SEGURIDAD 0 0 0 0 0 0
10 DIRECCIÓN DERECHOS HUMANOS Y APOYO A LA JUSTICIA 0 0 43,75 175 3,75 15
11 DIRECCIÓN EJECUTIVA LOCAL 0 0 37,5 150 11,25 45
12 DIRECCIÓN FINANCIERA 20,25 81 18 72 20,5 82
13 OFICINA ASESORA ASUNTOS DISCIPLINARIOS 0 0 0 0 23,5 94
14 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 2,75 11 0 0 3,5 14
15 OFICINA ASESORA JURÍDICA 1,25 5 0 0 13,5 54
16 OFICINA DE CONTRATACIÓN 0 0 39,25 157 63,5 254
17 SUBSECRETARIA ASUNTOS LOCALES Y DESARROLLO CIUDADANO 0 0 0 0 0 0
18 SUBSECRETARIA ASUNTOS PARA LA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA 0 0 0 0 0 0
19 SUBSECRETARIA PLANEACIÓN Y GESTIÓN 0 0 0 0 1,75 7
TOTAL (METROS LINEALES (M.L.)) 25,5 102 228,25 913 214,75 859
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Tabla No. 2: Transferencias Documentales Primarias - Nivel Local
ALCALDIA LOCAL PERIODO (METROS LINEALES)
2008 2009 2010
USAQUÉN - 31,75 25,75
CHAPINERO 41 64,75 28
SANTAFÉ - 38 29
SAN CRISTÓBAL - 22 18
USME - - 42,5
TUNJUELITO - 9,5 14
BOSA - - 31,25
KENNEDY 1,25 - -
FONTIBÓN - 20,25 8,5
ENGATIVA - 75,25 17,5
SUBA - - -
BARRIOS UNIDOS - 44,75 5,75
TEUSAQUILLO - - 12
MÁRTIRES - 34,25 22, 75
ANTONIO NARIÑO - 19 22,25
PUENTE ARANDA - 39,75 18,75
CANDELARIA 22,25 - 20,5
RAFAEL URIBE URIBE - 65 8,5
CIUDAD BOLÍVAR - 38 29
SUMAPAZ 23,5 17 34
TOTAL 88 519,25 317,5
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Cuadro No. 3: Transferencias Documentales: Series
2008 2009 2010
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS
CONVENIOS CONVENIOS CONVENIOS
QUERELLAS QUERELLAS QUERELLAS
ORDENES DE PAGO
ESTADOS FINANCIEROS
MOVIMIENTOS DE ALMACÉN
QUEJAS Y RECLAMOS
PROPUESTAS NO GANADORAS
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
LIBROS OFICIALES
PAGOS NO CONTRACTUALES (HONORARIOS EDILES)
PAGOS NO CONTRACTUALES (PAGOS SERVICIOS PÚBLICOS)
INFORMES A OTRAS ENTIDADES
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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No obstante lo expuesto anteriormente, es importante resaltar que, como una muestra
evidente del nivel de compromiso de las instancias directivas de la Secretaría Distrital
de Gobierno con el proceso de Gestión Documental que se realiza en la Entidad,
actualmente se vienen adelantando una serie de gestiones administrativas orientadas a
garantizar en el mediano plazo la adecuación o consecución de nuevos espacios para el
Archivo Central.
3.1.5 FACTORES AMBIENTALES
En esta parte del Diagnóstico se presentan de manera sintética y comparativa los
resultados obtenidos mediante la inspección realizada de los factores ambientales que
se encuentran en las zonas del Archivo Central, en relación con la determinación de las
condiciones en lo que respecta a la iluminación (natural y/o artificial), la ventilación
(natural y/o artificial), la temperatura, la humedad relativa y la calidad del aire (Cuadro
No. 4 - Figura No. 11 - Figura No. 12 Figura No. 13 - Figura No. 14 - Figura No. 15).
Es importante señalar que los resultados obtenidos con el Diagnóstico constituyen una
importante fuente de información y orientación con el propósito fundamental de poder
formular e implementar medidas de carácter correctivo en relación con los factores de
deterioro de los documentos.
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Cuadro No. 4: Factores Ambientales: Monitoreo
No. FACTOR ZONA
NORTE - SECTOR A SUR – SECTOR B (OCCIDENTAL)
SUR – SECTOR C (ORIENTAL)
1 ILUMINACIÓN
Iluminación Natural (Ventanales)
Iluminación Artificial (Lámparas Fluroescentes)
Iluminación Natural (Ventanales)
Iluminación Artificial (Lámparas Fluroescentes)
Iluminación Artificial (Lámparas Fluroescentes)
2 VENTILACIÓN Ventilación Natural (Corriente de Aire)
Ventilación Natural (Corriente de Aire)
Ventilación Natural (Corriente de Aire)
3 TEMPERATURA
Máxima: 24.7 °C Mínima: 19.6 °C
Promedio: 22.0 °C Variación: 5.1 °C
Máxima: 25.6 °C Mínima: 18.9 °C
Promedio: 22.2 °C Variación: 6.7 °C
Máxima: 24.3 °C Mínima: 19.2 °C
Promedio: 21.6 °C Variación: 5.1 °C
4 HUMEDAD RELATIVA
Máxima: 53.8% Mínima: 23.7%
Promedio: 40.7% Variación: 30.1%
Máxima: 51.4% Mínima: 21.4%
Promedio: 40.9% Variación: 30.0%
Máxima: 53.3% Mínima: 36.0%
Promedio: 45.2% Variación: 17.3%
5 CALIDAD DEL AIRE
GASES CONTAMINANTES
Concentración SO2: 0.0 ppm
Concentración NO2: 0.0 ppm
Concentración O2: 20.7%
Concentración SO2: 0.0 ppm
Concentración NO2: 0.0 ppm
Concentración O2: 20.7%
Concentración SO2: 0.0 ppm
Concentración NO2: 0.0 ppm
Concentración O2: 20.7%
MATERIAL PARTICULADO
PM 1.0: 0 μg/m3
PM 2.5: 4 μg/m3
PM 7.0: 22 μg/m3
PM 10.0: 28 μg/m3
TSP: 35 μg/m3
PM 1.0: 1 μg/m3
PM 2.5: 13 μg/m3
PM 7.0: 87 μg/m3
PM 10.0: 114 μg/m3
TSP: 148 μg/m3
PM 1.0: 1 μg/m3
PM 2.5: 17 μg/m3
PM 7.0: 68 μg/m3
PM 10.0: 138 μg/m3
TSP: 273 μg/m3
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011) - Archivo de Bogotá (2010) 32
32 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. – SECRETARÍA GENERAL: ARCHIVO DE BOGOTÁ. Informe Técnico de Monitoreo y Saneamiento Ambiental del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno. Equipo Técnico: Sonia Zambrano (Microbióloga) – Darío Rodríguez (Químico) – Ángela Ovalle (Restauradora)Bogotá, 2010.
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Figura No 11: Condiciones de Iluminación: Iluminación Natural
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 12: Condiciones de Iluminación: Iluminación Natural
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 13: Condiciones de Iluminación: Iluminación Artificial
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 14: Condiciones de Iluminación: Iluminación Artificial
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 15: Condiciones de Humedad
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
3.1.6 PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
La Secretaría Distrital de Gobierno cuenta con un Plan de Prevención de Desastres que
es elaborado por el Área de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión Humana, el
cual es complementado con un Panorama de Riesgos de las dependencias del Nivel
Central que actualiza anualmente la empresa Aseguradora de Riesgos Profesionales
aún no están articuladas como medidas para la prevención de desastres en el Archivo
Central.
No obstante lo anterior, en el Archivo Central, partiendo de la premisa de que la mejor
manera de enfrentar los efectos dañinos que pueden ser causados en los documentos
por incendios o inundaciones, es estar preparados, entendiendo que dicha preparación
para emergencias constituye un componente de capital importancia en la formulación
e implementación de un Plan de Conservación Documental.
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Si bien es cierto, se está en moras de estructurar un plan sistemáticamente organizado
y formalmente escrito, en el Archivo Central, como resultado de la puesta en marcha
de acciones de capacitación, sensibilización y concienciación del talento humano que
allí labora, se tienen definidas algunas medidas preventivas como procedimientos de
rescate y recuperación que en la eventualidad de presentarse una emergencia pueden
permitir una respuesta rápida y eficiente para minimizar el peligro para las personas,
los documentos custodiados y conservados y las instalaciones en sí mismas33 (Cuadro
No. 5 - Figura No. 17 - Figura No. 18 - Figura No. 19 - Figura No. 20).
Cuadro No. 5: Medidas Preventivas
RIESGO / PELIGRO MEDIDA PREVENTIVA
HURTO Y/O VANDALISMO
CAMARAS DE SEGURIDAD
DETECTORES DE MOVIMIENTO
CONTROL ELECTRÓNICO DE ENTRADAS
INCENDIO
DETECTORES DE HUMO (26)
EXTINTORES SOLKAFLAM (2)
EXTINTORES MULTIPROPÓSITO (5)
SEÑALIZACIÓN
RIESGOS ELÉCTRICO
CANALIZACIÓN DE INSTALACIONES
TOMAS DE CORIENTE – BUEN ESTADO
ESTACIONES DE TRABAJO – POLO TIERRA
SUBESTACIÓN ELECTRICA – BUEN ESTADO
SEÑALIZACIÓN
INUNDACIÓN
DUCTOS DE AGUAS BLANCAS CUBIERTOS
DUCTOS DE AGUAS NEGRAS CUBIERTOS
BAJANTES HÍDRICAS
TANQUE DE AGUA - AISLAMIENTO
BOMBA DE AGUA - AISLAMIENTO
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
33 Brigadas, Mapa de Riesgos, Planes de Evacuación, Señalización, Vigilancia, etc.
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Figura No 16: Medidas Preventivas: Detector de Humo
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 17: Medidas Preventivas: Extintores Solkaflam
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 18: Medidas Preventivas: Extintor Multipropósito
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 19: Medidas Preventivas: Camilla LLDPE
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 20: Medidas Preventivas: Señalización
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
En el tema de la Prevención de Desastres un aspecto que reviste especial importancia
es la identificación y ubicación de aquellos documentos custodiados y conservados en
el Archivo Central que son considerados como vitales o esenciales teniendo en cuenta
que apoyan las funciones sustantivas de la Entidad o que inciden de manera directa y
significativa en el proceso de toma de decisiones. Dichos documentos son aquellos que
ostentan valor histórico de conformidad con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental.
3.1.7 ALMACENAMIENTO
En las instalaciones del Archivo Central se conservan documentos que, en el caso de los
más antiguos datan de 1977, mientras que los más recientes, reposan en los depósitos
desde 2008, tratándose en ambos casos de documentos que hacen parte integral de
expedientes debidamente cerrados, de conformidad con el trámite administrativo que
determino la creación de los mismos.
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De otra parte, en lo que hace referencia a la ubicación topográfica de los documentos
en los depósitos de almacenamiento, si bien, no corresponde a lo que establece, por
una parte, el Principio de Integridad de los Fondos Documentales, y por otra parte, el
Principio de Respeto del Orden Natural, es igualmente cierto que el Administrador del
Archivo Central argumenta que por razones de seguridad y conservación es preferible
ubicar topográficamente las cajas de una misma dependencia en depósitos diferentes,
independientemente de la estructura orgánica y de las funciones que determinaron su
creación, con el fin de evitar la pérdida total de una serie completa en la eventualidad
de la ocurrencia de un desastre.
En el mobiliario de los depósitos de almacenamiento, compuesto por diferentes tipos
de Archivadores Rodantes Modulares se estima que pueden encontrarse alrededor de
6.054 metros lineales (Cuadro No. 6 - Figura No. 21 - Figura No. 22 - Figura No. 23 -
Figura No. 24 - Figura No. 25), de los cuales la gran mayoría corresponde a documentos
elaborados en soporte papel, siendo documentación que se almacena en unidades de
conservación (Cajas y Carpetas) que cumplen con las especificaciones técnicas (Cuadro
No. 7).
También es posible encontrar documentos que fueron elaborados en soporte digital
(discos compactos y disquetes), así como diferentes documentos cartográficos (mapas),
planimétricos (planos), videográficos (cintas de video), fotográficos (fotografías) y
fonográficos (cintas de audio) que hacen parte integral de expedientes que ha sido
posible almacenar debidamente mediante la utilización de referencias cruzadas.
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Figura No 21: Archivadores Rodantes
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 22: Archivadores Rodantes
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 23: Archivadores Rodantes
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
Figura No 24: Archivadores Rodantes
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 25: Archivadores Rodantes
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Cuadro No. 6: Archivadores Rodantes: Especificaciones Técnicas
DESCRIPCIÓN
ESTANTES ENTREPAÑOS (CANTIDAD)
ENCHAPES
CANTIDAD DIMENSIONES CANTIDAD COMPOSICIÓN
ARCHIVO RODANTE SENCILLO
10 40 cm. x 90 cm. x 2.20 m. 6 Un (1) Enchape Lateral
(Visible)
Dos (2) Enchapes Fijos Cuatro (4) Carros Dobles
Una (1) Puerta
ARCHIVO RODANTE SENCILLO
21 40 cm. x 70 cm. x 2.20 m. 6
Un (1) Enchape Lateral (Visible)
Dos (2) Enchapes Centrales
Tres (3) Enchapes Fijos Nueve (9) Carros Dobles
Dos (2) Puertas
ARCHIVO RODANTE SENCILLO
21 40 cm. x 90 cm. x 2.20 m. 6
Un (1) Enchape Lateral (Visible)
Dos (2) Enchapes Centrales
Tres (3) Enchapes Fijos Cuatro (4) Carros Dobles
Dos (2) Puertas
ARCHIVO RODANTE DOBLE MECÁNICO
68 40 cm. x 90 cm. x 2.20 m. 6 Un (1) Enchape Lateral
(Visible)
Tres (3) Enchapes Fijos Siete (7) Carros Dobles
Dos (2) Puertas
Fuente: Componente de Gestión Documental
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Cuadro No. 7: Unidades de Conservación Documental: Cajas y Carpetas - Especificaciones
DESCRIPCIÓN TIPO MATERIAL DISEÑO DIMENSIONES CAPACIDAD PREIMPRESIÓN
CAJA X200 Caja X200 Cartón Corrugado Troquelado
Resistencia del Cartón Compresión Vertical: 790 kgf/m
Tipo Nevera Semiplegado Rectangular Sin Orificios
Alto: 27 cm. Ancho: 21 cm.
Profundidad: 40 cm.
Ubicación:Tapa Color de Tinta: Negro
Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 23 cm. x 17 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 14 Puntos
CARPETA CORRIENTE
GESTIÓN
Tamaño Oficio Aleta Vertical
Cartón Kraft Gramaje: 320 gr./m2
Carpeta Sencilla Un (1) Pliegue
Grafado
Cara Anterior: 35 cm. x 23 cm. Cara Posterior:
36.5 cm. x 23 cm.
200 Folios
Ubicación: Tapa Anterior - Cara Externa
Color de Tinta: Negro Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 13 cm. x 10 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 7 Puntos Técnica: Litográfica
CARPETA CONTRATO
Tapas Separadas Cartón Kraft
Gramaje: 600 gr./m2
Tapa Posterior (Aleta Vertical) Refuerzo
en Tela Coleta Perforación Redonda
Cara Anterior: 35 cm. x 26.5 cm. Cara Posterior:
36.5 cm. x 26.5 cm.
200 Folios
Ubicación: Tapa Anterior - Cara Externa
Color de Tinta: Negro Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 13 cm. x 10 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 7 Puntos Técnica: Litográfica
CARPETA CUATRO ALAS
Cuatro Alas Propalcote
Gramaje: 320 gr./m2 Grafado: Alas Mayores
Aleta Vertical: 17 cm. x 22 cm.
Aleta Horizontal: 36.5 cm. x 26.5 cm.
Aleta/Tapa Horizontal: 25 cm. x 34 cm.
Base: 22 cm. x 34 cm.
200 Folios
Ubicación: Aleta Mayor Izquierda Color de Tinta: Negro
Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 13 cm. x 10 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 7 Puntos Técnica: Litográfica
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CONTINUACIÓN
DESCRIPCIÓN TIPO MATERIAL DISEÑO DIMENSIONES CAPACIDAD PREIMPRESIÓN
CARPETA QUERELLAS
Tapas Separadas Cartón Kraft
Gramaje: 600 gr./m2
Tapa Posterior (Aleta Vertical) Refuerzo
en Tela Coleta Perforación Redonda
Cara Anterior: 35 cm. x 26.5 cm. Cara Posterior:
36.5 cm. x 26.5 cm.
200 Folios
Ubicación: Aleta Mayor Izquierda Color de Tinta: Negro
Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 13 cm. x 10 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 7 Puntos Técnica: Litográfica
CARPETA HISTORIAS LABORALES
Tapas Unidas Cartón Kraft
Gramaje: 600 gr./m2
Tapas Legajadoras Unidas por Fuelle en Tela
Encuadernación: 3 cm. Gancho Legajador Plástico
Cara Anterior: 35 cm. x 26.5 cm. Cara Posterior:
36.5 cm. x 26.5 cm.
200 Folios
Ubicación: Aleta Mayor Izquierda Color de Tinta: Negro
Estabilidad: Humedad - Agua Dimensiones: 13 cm. x 10 cm.
Fuente: Times New Roman Tamaño: 7 Puntos Técnica: Litográfica
Fuente: Componente de Gestión Documental
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3.1.8 ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
En el Archivo Central, partiendo del reconocimiento de la premisa de que la ordenación
de los documentos que son transferidos por los archivos de gestión de las diferentes
dependencias, tanto del Nivel Central como del Nivel Local, no debe responder, única y
exclusivamente a una disposición de carácter físico y coherente de los mismos, son
organizados manteniendo en el mobiliario de los depósitos, la estructura orgánica y los
criterios funcionales que determinaron la creación de los mismos, garantizando de esta
manera reflejar la dinámica administrativa de la Secretaría Distrital de Gobierno. Dicha
clasificación orgánico - funcional de los documentos se complementa con criterios de
ordenación cronológicos o consecutivos teniendo en cuenta el principio de procedencia
y de orden original, de conformidad con la especificidad del expediente (Serie, Subserie
y Tipos Documentales).
“La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior; facilita la comprensión documental pues el arreglo físico es información contextual y, por último, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas o encajadas, para que funcione”34.
34 GLADYS JIMÉNEZ GONZALEZ, Gladys. Cartilla de Ordenación Documental. Archivo General de la Nación -AGN- / División de Clasificación y Descripción. Sistema Nacional de Archivos. Bogotá, D.C., 2003. Pág. 7.
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De igual manera, es necesario tener presente que en el Archivo Central se cuenta, por
una parte, con instrumentos, como los Inventarios Documentales (Figura No 26), los
cual posibilitan y facilitan sustancialmente la consulta y recuperación de la información
relacionada con los documentos que reposan en los depósitos de almacenamiento; y
por otra, con instrumentos como las Tablas de Retención Documental (Figura No 27) y
los Cronogramas de Transferencias Documentales Primarias (Figura No. 28), los cuales
se convierten en mecanismos de control con el propósito de garantizar la coherencia y
confiabilidad de los procesos de ordenación documental y consecuentemente de la
gestión que se desarrolla en el Archivo Central.
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Figura No 26: Formato Único de Inventario Documental
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 27: Tabla de Retención Documental -TRD-: Formato
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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Figura No 28: Cronograma de Transferencias Documentales: Modelo
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011)
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3.1.9 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
Es innegable que con el propósito de diseñar y ejecutar programas y acciones concretas
mediante la implementación del Sistema Integrado de Conservación resulta de capital
importancia conocer el nivel y el tipo de deterioro que sufren los documentos que son
custodiados y conservados en el Archivo Central, y así mismo conocer los tratamientos
que habitualmente se puede adelantar con esto, tanto de carácter preventivo, como de
carácter curativo.
Al respecto, es importante mencionar que la Secretaría Distrital de Gobierno tiene
firmado un Convenio Interadministrativo con el Archivo de Bogotá, cuyo objeto es
brindar asesoría de carácter técnico y científico en lo concerniente a la implementación
de los Programas del Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA, en virtud
de la cual, anualmente se programan una serie de visitas técnicas para poder realizar
mediciones de temperatura, humedad relativa y riesgo de deterioro documental por
presencia de microorganismos, y posteriormente al análisis de los resultados obtenidos
por los especialistas del Archivo Distrital, se lleva a cabo una Jornada de Saneamiento y
Limpieza de ambiente e instalaciones, hecho que ha resultado ser bastante favorable,
teniendo en cuenta al momento de realizar el presente diagnóstico no hay presencia de
contaminación biológica en los documentos, siendo el único hallazgo la decoloración de
algunos documentos, debido a la acción del tiempo en el material sobre el que están
escritos.
Derivado de lo anterior, es necesario señalar que en los depósitos del Archivo Central
hay presencia de población microbiana (hongos y bacterias), constituida en una mayor
proporción por hongos, específicamente por hongos de tipo filamentoso de los géneros
Aspergillus sp, Penicillium, Cladosporium sp, Alternaria sp, Bipolaris sp, Mucor sp y
Micelio Estéril y en menor proporción por bacterias de bacilos Gram positivos y hongos
no filamentosos (levaduras)35 (Cuadro No. 8).
35 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. – SECRETARÍA GENERAL: ARCHIVO DE BOGOTÁ. Informe Técnico de Monitoreo y Saneamiento Ambiental del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno. Equipo Técnico: Sonia Zambrano (Microbióloga) – Darío Rodríguez (Químico) – Ángela Ovalle (Restauradora). Bogotá, 2010.
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Cuadro No. 8: Distribución Espacial
ÁREA DE MUESTREO
UFC / 1 m3
ANTES DE SANEAMIENTO UFC / 1 m3
DESPUÉS DE SANEAMIENTO
BACTERIAS HONGOS BACTERIAS HONGOS
ZZOONNAA NNOORRTTEE 140 188 61 69
ZZOONNAA SSUURR -- OOCCCCIIDDEENNTTAALL 101 133 40 76
ZZOONNAA SSUURR -- OORRIIEENNTTAALL 112 178 49 81
Fuente: Componente de Gestión Documental - Archivo Central (2011) - Archivo de Bogotá (2010) 36
La Zona del Archivo Central en la cual se registran mayores niveles de concentración de
población de microorganismos (hongos y bacterias) es la Zona Norte (328 UFC / 1 m3),
seguida por la Zona Sur - Oriental (290 UFC / 1 m3) y la Zona Sur - Occidental (234 UFC /
1 m3), no obstante, las tres (3) Zonas se encuentran en el rango poblacional que indica
la existencia de un nivel medio de biocontaminación.
En el Archivo Central, conscientes de que, si bien es cierto, el saneamiento ambiental
es una medida preventiva con el propósito de reducir y controlar la biocontaminación
producida por la población microbiana (hongos y bacterias) que se encuentran en los
depósitos, es igualmente cierto que, no constituye por sí sola una solución de carácter
definitivo con el fin de mantener la concentración de microorganismos en niveles que
no representen riesgos para la documentación que es custodiada y conservada en los
depósitos y tampoco para las personas que laboran en las instalaciones. Por esta razón,
periódicamente, como parte de las actividades que diariamente realizan las personas
que tienen a su cargo el aseo de las instalaciones, llevan a cabo sesiones de limpieza
encaminadas a reducir la acumulación de polvo en los documentos, ya que su presencia
constituye el medio apropiado para la aparición y proliferación de microorganismos.
36 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. – SECRETARÍA GENERAL: ARCHIVO DE BOGOTÁ. Informe Técnico de Monitoreo y Saneamiento Ambiental del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno. Equipo Técnico: Sonia Zambrano (Microbióloga) – Darío Rodríguez (Químico) – Ángela Ovalle (Restauradora). Bogotá, 2010.
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De igual manera, el personal del Archivo Central, siendo conocedor de las disposiciones
normativas sobre la Conservación Documental, exige a los productores documentales
el cumplimiento de las orientaciones establecidas en los procedimientos, de manera
particular, en lo que hace referencia a las condiciones y requisitos de preparación física
que debe ser surtida con la documentación que es objeto de transferencia primaria, de
conformidad con el procedimiento establecido para tal fin.
También es importante mencionar que para garantizar consistencia y coherencia en las
actividades que son realizadas en el Archivo Central, desde la Coordinación General del
Componente de Gestión Documental se han venido adelantando importantes esfuerzos
para normalizar y estandarizar las especificaciones técnicas, particularmente en lo que
hace referencia a la calidad de los materiales que son utilizados por las diferentes
dependencias en los procesos de producción documental (soportes de elaboración
(papel) e insumos de reproducción (tintas)) y de conservación documental (mobiliario,
estantería y unidades de conservación (cajas, carpetas, ganchos, etc.) con lo cual se ha
logrado incidir de manera satisfactoria en el Proceso de Gestión y Adquisición de
Recursos.
3.1.10 SALUD OCUPACIONAL
En concordancia con las directrices y orientaciones dadas por la Coordinación General
del Componente de Gestión Documental con el fin de procurar el cuidado integral de la
salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo, mediante la minimización de
los factores de riesgo, en el Archivo Central se provee a la totalidad de los empleados
que ejecutan actividades archivísticas de los elementos de seguridad industrial que son
requeridos para poder garantizar la protección de la vida, la salud y la moralidad de los
empleados. De igual manera, el Área de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión
Humana realiza periódicamente actividades relacionadas con el monitoreo y evaluación
del cumplimiento de condiciones de salud ocupacional, por medio de la Administradora
de Riesgos Profesionales -ARP-, teniendo en cuenta que, no obstante, contar con las
medidas de prevención, algunos funcionarios del Archivo Central manifiestan que han
presentado alergias cutáneas y respiratorias.
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a Secretaría Distrital de Gobierno consciente de la importancia de establecer
directrices orientadas hacia la normalización, racionalización y optimización en el
desarrollo de los procesos y procedimientos estrechamente relacionados con la
Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y
Disposición Final de los Documentos, y particularmente, reconociendo la importancia
que tiene la conservación de los documentos que son producidos y/o recepcionados
por las diferentes dependencias, tanto del Nivel Central, como del Nivel Local en el
cumplimiento ha estructurado el presente Sistema de Conservación documental como
un instrumento que puede constituirse en un faro para orientar el proceso de toma de
decisiones en lo que respecta a la ejecución en el corto y mediano plazo de acciones
encaminadas a la optimización de las condiciones de ambiente y operación, seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información que se genera en el cumplimiento de
la Misión de la Entidad, garantizando de esta manera la integridad física y funcional de
los documentos, desde el momento mismo en que son producidos y/o recepcionados
en cumplimiento de las funciones que determinan un trámite administrativo, hasta el
momento en que se dispone su eliminación o conservación temporal o permanente.
LLL
