Upload
joko-bung
View
517
Download
16
Embed Size (px)
Citation preview
Strategi & UpayaMenjadi Sekretaris yang
Kompeten dan Profesional
Dipresentasikan Oleh ;Gutari Dityandrista, S.Psi.
STIKOM, 22 Mei 2012
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
PERAN SEKRETARISPERAN SEKRETARIS
JADUL
> MENYIMPAN ARSIP / DATA
� MEMBANTU ATASAN
� MENERIMA DAN MELAPORKAN
TAMU & TELEPON
SAAT INI
> MENGOLAH ARSIP/DATA MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT
� MITRA KERJA ATASAN
� MEMANAGE TAMU DAN TAMU & TELEPON
� DI ORGANIZE OLEH ATASAN
� MENCATAT AGENDA KEGIATAN
ATASAN
� MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN
� LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN
� MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN
Gutari Dityandrista, S.Psi.
HUKUM PERUBAHAN
SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH
LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS
TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN
JUGA BERUBAH
TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH
Gutari Dityandrista, S.Psi.
SEKARANG KITA BERADA SEKARANG KITA BERADA
DI JAMANDI JAMAN
COMPETITIVE COMPETITIVE COMPETITIVE COMPETITIVE
INTELLIGENCEINTELLIGENCE
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT ADMINISTRATIVE ASSISTANT
PROFESSIONALPROFESSIONALPROFESSIONALPROFESSIONAL
JUNIOR
ADM.
ASSISTANT
Gutari Dityandrista, S.Psi.
OFFICE ADM.
ASSISTANT
SENIORADM.
ASSISTANT
EXECUTIVEADM.
ASSISTANT
PERUBAHAN FUNGSIPERUBAHAN FUNGSI
SEKRETARISSEKRETARIS
Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional
Peningkatan Peluang dan KarirKarir
Fungsi sebagai ‘Manager Informasi’
Pemanfaatan ‘IT’ untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
Gutari Dityandrista, S.Psi.
Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsi-
fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil,
dan tergantikan oleh peran-peran manajerial
dalam bidang ;
1. Pemrosesan Informasi,
MENYONGSONG ERA BARU
1. Pemrosesan Informasi, 2. Pengelolaan Waktu,
3. Komunikasi dan
4. Human Relation yang menuntut kemampuan
berpikir, kematangan emosi, interpersonal skill,
yang didukung oleh penampilan yang profesional
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PARADIGMA PENTINGNYA
SEKRETARIS PROFESIONAL
KompetensiKompetensiKompetensiKompetensi apaapaapaapa sajasajasajasaja yang yang yang yang
harusharusharusharus dikuasaidikuasaidikuasaidikuasai . . .? . . .? . . .? . . .?
* SKILL* SKILL
* KNOWLEDGE* KNOWLEDGE
HARD * KNOWLEDGE* KNOWLEDGE
••SELF CONCEPT SELF CONCEPT (FLEXIBLE,
CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS)
* TRAITS * TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE,
RESPONSIVE)
••MOTIVE MOTIVE ((((((((ACHIEVEMENT)
COMPETENCY
SOFTSOFTCOMPETENCYCOMPETENCY
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
SOFT COMPETENCY SOFT COMPETENCY
YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INIYG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI
MenurutMenurut Data Data daridari IAAP (IAAP (The International Association Of The International Association Of
Administrative Professionals Administrative Professionals ))
�� KemampuanKemampuan OrganizationalOrganizational 87%87%
�� KemampuanKemampuan KomunikasiKomunikasi Verbal Verbal 81%81%
�� KemampuanKemampuan Team WorkTeam Work 78%78%
�� KemampuanKemampuan Problem SolvingProblem Solving 60%60%
�� KemampuanKemampuan StrategisStrategis & & DiplomatisDiplomatis 50%50%
�� KemampuanKemampuan KorespondensiKorespondensi BisnisBisnis 48%48%
�� KemampuanKemampuan AnalisisAnalisis 45%45%Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
5 5 5 5 RULES FORRULES FORRULES FORRULES FOR
EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED EVALUATING PEOPLE CONSIDERED
FOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTIONFOR JOB PROMOTION
� AmbitionAmbitionAmbitionAmbition� Attitudes toward policyAttitudes toward policyAttitudes toward policyAttitudes toward policy� Attitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleagues� Attitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleaguesAttitudes toward colleagues� Leadership SkillLeadership SkillLeadership SkillLeadership Skill� Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on Attitudes toward pressure on
the jobthe jobthe jobthe job
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFILPROFILSEKRETARIS PROFESIONALSEKRETARIS PROFESIONAL
1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI
DAN MENCINTAI PROFESINYA3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN
MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN
TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN
PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI
1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK
MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI
NORMAL DI TEMPAT KERJA
2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN
PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI
LINGKUNGAN YANG BERBEDA
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONAL
� 1. KompetensiKompetensiKompetensiKompetensi SpesialisSpesialisSpesialisSpesialis,,,, kemampuanuntuk;� Ketrampilan & PengetahuanKetrampilan & Pengetahuan� Menggunakan Perkakas dan
Peralatan dengan sempurna� Mengorganisasikan dan Menangani
Masalah
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONAL
� 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk;� Inisiatif� Dipercaya� Motivasi
Kreatif� Kreatif� 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk;
� Mengumpulkan & Menganalisa Informasi� Mengevaluasi Informasi� Orientasi Tujuan Kerja� Bekerja secara sistematis
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPONEN YG PERLU UNTUK
KOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONALKOMPETENSI PROFESIONAL
• 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk;
• Berkomunikasi
• Kerja Kelompok
• Kerjasama
Gutari Dityandrista, S.Psi.
DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI,
MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMIMAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI
1. BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN
2. BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN
TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN
3. APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU
YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA
4. BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK
MEMECAHKAN MASALAH
Gutari Dityandrista, S.Psi.
MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIFBAGI SEKRETARIS
�� 11. . SELF OBSERVATION & ANALYSISSELF OBSERVATION & ANALYSIS
2. 2. SELF PREPARATIONSELF PREPARATION
3. 3. SELF DETERMINATIONSELF DETERMINATION3. 3. SELF DETERMINATIONSELF DETERMINATION
4. 4. SELF LEARNINGSELF LEARNING
�� 55. . SELF PLANNINGSELF PLANNING6. 6. SELF ACTIONSELF ACTION7. 7. SELF MONITORINGSELF MONITORING
Gutari Dityandrista, S.Psi.Gutari Dityandrista, S.Psi.
KARAKTERISTIK
SEKRETARIS MASA DEPAN
1 . LOW PROFILE
2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI
3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA
4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHANPERUBAHAN
5. PENCARI INFORMASI
6. PEMBENTUK NET WORKING
7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP
8. POLA BERPIKIR TERPADU
9. MARKET YOURSELF
10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA?
Gutari Dityandrista, S.Psi.
MEMBENTUK
CITRA PROFESIONAL
�Professional Commitment
�Professional Attitude�Professional Attitude
�Life Style
� Social Attitude
�Moral Attitude
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFESSIONAL COMMITMENT
�Memegang Komitmen�Bekerja Sesuai
KesepakatanKesepakatan�Bersedia menunjang
kepentingan perusahaan
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFESSIONAL ATTITUDE
� Mengikuti Sistem Manajemen� Berpikir dan Berbuat untuk
Perusahaan� Tidak Berpikir ‘Personal’� Memahami Prinsip Dasar Etiket � Memahami Prinsip Dasar Etiket
Bekerja
Gutari Dityandrista, S.Psi.
LIFE STYLE
� Cara & Gaya Hidup Anda� Berpengaruh Pada Kinerja Anda� Bisa Membangun, Bisa Merusak
SOCIAL ATTITUDESOCIAL ATTITUDE� Bagaimana Bersosialisasi di Kantor� Membawakan Diri di Pergaulan
Kantor� Memahami Perbedaan Lingkungan
Gutari Dityandrista, S.Psi.
MORAL ATTITUDE
� Pekerja harus Bermoral� Tanpa Moral, Memicu
Kecurangan� Moral adalah Dasar � Moral adalah Dasar
Tanggung Jawab� Moral Membangun
Kepercayaan
Gutari Dityandrista, S.Psi.