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Séminaire de présentation
22 mai 2008
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S é m i n a i r e L’Agence de
Mutualisation des Universités et des
Etablissements
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S é m i n a i r e
Quelques chiffres
L’AMUE : un Groupement d’Intérêt Public (GIP)
2 tutelles : MEN & MINEFI
157 membres adhérents dont 48 établissements d’enseignement supérieur et Grandes Ecoles
132 collaborateurs
2 implantations géographiques : Paris et Montpellier
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S é m i n a i r e
Une organisation
MISSION INTERNET ET COMMUNICATION
DÉPARTEMENTÉDITION INTEGRATION
DÉPARTEMENTSERVICES
DIRECTION
AGENCE COMPTABLE
MISSION SYSTEME
D’INFORMATIONDÉPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION
GENERALE
SERVICE DES RESSOURCES INFORMATIQUES
SERVICE LOGISTIQUE
• Activités d’édition - d’intégration • Activités d’expertises à l’élaboration d’outils dans les établissements• Expertises fonctionnelle / technique / métier• Études techniques
accompagnement métiers :• Veille métiers• Formation / sensibilisation / expertise / capitalisation d’expérience
accompagnement produits :• Implantation / assistance / formation
Urbanisme : • cadre de cohérence• préconisations / certifications
mission CRIIL
MISSION RELATIONSAVEC LES ETABLISSMENTS
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S é m i n a i r e
Une démarche : la mutualisation
Une réponse collective plus pertinente et moins couteuse pour :enrichir les outils informatiques par la mise en commun de réflexionsfavoriser les échanges entre acteursvaloriser les réalisations innovantes capitaliser les expériences
Des domaines de mutualisation :finance, comptabilitéscolarité, formation, vie de l’étudiantressources humainespilotage recherchepatrimoine
Un comité de mutualisation
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S é m i n a i r e
Mutualiser, c’est
Un choixlibre adhésion des établissements par décision de leur conseil d'administration
Un processusun financement .. crédits mutualisés : subvention, cotisationsl’acquisition de produits et de services en bénéficiant de l’effet « nombre » : licences, RAM
Des bénéficesforce collectiveprofiter de l’expérience de la communautéêtre accompagné dans ses projetsparticiper au lancement de nouvelles orientations
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S é m i n a i r e
Un contrat
Edition, mutualisation et intégration de logiciels
NABUCO – GFC (Remplacé par SIFAC) 105 établissements
SIFAC - gestion financière et comptable 8 établissements
APOGEE – gestion des formations et de la scolarité 86 établissements
HARPEGE – gestion des personnels 89 établissements
ASTRE – gestion de la paie 78 établissements
GERICO – gestion financière et comptable des IUFM 30 établissements
ENTREPOT – entrepôt de données pour le pilotage 23 établissements
GRAAL – gestion de la recherche 11+11 établissements
Services aux établissements
Animation de réseaux et de formation
Accompagnement à l’exploitation des logiciels de gestion
Expertises, méthodologie, métiers, organisations
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S é m i n a i r e
Une organisation par métier
Des équipes expertes par domaine de gestion(Département services)
Finances
Ressources humaines
Formation et vie de l’étudiant
Pilotage et formation des équipes dirigeantes
Patrimoine
Marchés Publics
Des comités de domaine
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S é m i n a i r e
Une organisation par produit
Scolarité, Finances, RH, PayeDes équipes Produits(Département Edition / Intégration)
Des équipes accompagnement par produit(Département services)
Des marchés de TMA(Tierce Maintenance Applicative)
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S é m i n a i r e
Un programme d’actions 2008
Axe 1 : Accompagner les établissements vers des libertés et des responsabilités renforcées
Axe 2 : Appuyer la mise en place des ENT et une démarche de construction du système d’information
Axe 3 : Renouveler et enrichir l’offre logicielle
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S é m i n a i r e
1 Le contrôle de gestion et le pilotage
2 La gestion financière
3 La gestion des ressources humaines
4 La gestion de l’immobilier
5 La formation, la vie de l’étudiant
6 Le pilotage de la recherche
Les domaines d’intervention
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S é m i n a i r e
Plus de 10 années de travail en commun avec les
établissements font d’Harpège :
L’outil de GRH de l’enseignement supérieur le plus largement utilisé avec 89 établissements équipés,
L’outil de pilotage des compétences et des personnels de l’enseignement supérieur,
L’outil qui intègre les exigences statutaires et réglementaires,
Un outil évolutif, intuitif et documenté,
Un outil qui a vocation à devenir le référentiel des personnels de l’établissement.
Harmonisation de la Gestion des Personnels
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S é m i n a i r e
1- Démonstration
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S é m i n a i r e
Schéma fonctionnel
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S é m i n a i r e
Champ couvert : description de l’organisation de l’établissement, permettant l’observation de la répartition des postes et de l’affectation des personnes dans les structures définies.
Le niveau de découpage dépend de l’organisation de l’établissement et des choix en matière de pilotage.
Saisie des structures et de leurs liens, Saisie des implantations et des adresses,Saisie des locaux et leurs liens avec les structures,Saisie des liens entre les agents et les locaux.
Domaine structures
S é m i n a i r e
UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX
Établissement
Composante UFR A Composante
IUT
Structure labo b1
Structuredépart. a1
Structure labo b2
Structure labo a1
niveau 1
niveau 2
niveau 3
niveau 4
Service du personnel
Composante UFR B
Servicescentraux
Structures : exemple
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S é m i n a i r e
Structures : impact
STRUCTURES
(Hébergés) Structure de travail (et local)
Structure d’attribution (B. État)
Structure de localisation
Structure d’affectation (et local)
Individu
Poste
Emploi
Agent
Occupation /Affectation
Structure (RNE) de délégation d’emploi
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S é m i n a i r e
Champ couvert : les informations de base à connaître sur tout individu qui intervient dans l’établissement à quelque titre que ce soit
Informations d’état civil
Coordonnées
Téléphones professionnels, mail
Diplômes
Domaine individu
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S é m i n a i r e
Domaine individu
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S é m i n a i r e
Champ couvert : les informations de base nécessaires à la gestion des fonctionnaires et des contractuels
NUMEN pour les fonctionnaires,
Situation familiale,
Situation militaire,
Enfants à charges et droits,
Données bancaires,
Données INSEE
Autorisation de travail
Domaine agent
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S é m i n a i r e
Domaine agent
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S é m i n a i r e
Champ couvert : historique des situations statutaires des fonctionnaires ou assimilés, permettant notamment de déterminer les bases de leur rémunération, les droits à congés et à avancement ...
Enregistrement de la carrière (corps, grades et échelons successifs)Passé hors Education NationaleNBI, notation Gestion des changements d’échelon et de chevronEdition des arrêtés de recrutement et d’avancement (si gestion déconcentrée)
Domaine carrière
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S é m i n a i r e
Domaine carrière
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S é m i n a i r e
Champ couvert : historique des positions statutaires des fonctionnaires
Enregistrement des positions statutaires et des établissements d’affectation des fonctionnaires
Enregistrement des départs
Domaine position
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S é m i n a i r e
Domaine position
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S é m i n a i r e
Champ couvert : toutes les informations liées au contrat des non-titulaires, qui déterminent leurs conditions de présence dans l’établissement et leur rémunération.
Saisie des contrats et des avenants
Edition de certains contrats
Ces informations sont gérées suivant une typologie des contrats en vigueur.
Domaine contrat
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S é m i n a i r e
Domaine contrat
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S é m i n a i r e
Champ couvert : toutes les informations sur les moyens de l’établissement
Enregistrement des mesures de délégation
Gestion des postes sur budget Etat
Gestion des postes sur budget propre Budget propre de l’établissement Dotation établissement (ex chapitre 31-96)
Gestion des postes sur rompus
Domaine emplois/postes
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S é m i n a i r e
Harpège permet de gérer les délégations dans les formats :
‘Chapitre-Article’ pour les délégations d’emploi antérieures à la mise en œuvre de la LOLF
‘Programme-Titre’ pour les délégations d’emploi au format LOLF
Domaine emplois/postes
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S é m i n a i r e
Domaine emplois/postes
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S é m i n a i r e
Champ couvert : lien sur une période donnée entre les agents et les postes, et liens entre l’occupation d’un poste par un agent et les structures de l’établissement.
Saisie des occupations/affectations Affectation avec occupation Affectation sans occupation
Saisie des affectations principales
Saisie de affectation recherche
Domaine occupation/affectation
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S é m i n a i r e
Domaine occupation/affectation
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S é m i n a i r e
Domaine occupation/affectation
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S é m i n a i r e
Champ couvert :
La plupart des congés : Congés sécurité sociale, Congés spécifiques (stagiaires, non titulaires), Autres congés ...
Remarque : tous les congés ne sont pas gérés
Les modalités de service
Production de certains arrêtés de congés et de modalités de service (gestion déconcentrée)
Domaine absences,congés, modalités de service
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S é m i n a i r e
Domaine absences,congés, modalités de service
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S é m i n a i r e
Domaine absences,congés, modalités de service
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S é m i n a i r e
Champ couvert : Production des listes électorales par collège, par composante élective ou par bureau de vote pour 13 types d’instance :
Nationales
Locales
Professionnelles
Ou propres à l’établissement
Domaine listes électorales
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S é m i n a i r e
Domaine listes électorales
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S é m i n a i r e
Domaine listes électorales
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S é m i n a i r e
Champ couvert : gestion des campagnes de promouvabilité. Permet de prendre en charge deux aspects :
Les aspect organisationnels : aide à la gestion de la procédure pour la partie propre à l’établissement (la procédure étape par étape ; la répartition des rôles ; le phasage de chacune des étapes dans un calendrier)
Lesaspects fonctionnels : aide à la constitution des listes de promouvables dans le respect des critères de promouvabilité, au calcul des anciennetés ; édition des listes, du dossier agent, etc...
Domaine promouvabilités
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S é m i n a i r e
Un domaine transversal pour décrire :Les activités des agents au travers de :
fiches d'activité (domaine Individu)
destination des activités (domaine Individu)
Les besoins de l’établissement au travers de :
fiches de poste (domaine Poste)
Les responsabilités structurelles (domaine Structures)
Les fonctions électives et nominatives (domaine Fonctions électives et nominatives)
Le paramétrage et la nomenclature des fonctions (domaine Nomenclature).
Domaine fonctions
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S é m i n a i r e
Domaine fonctions
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S é m i n a i r e
Domaine fonctions
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S é m i n a i r e
Domaine fonctions
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S é m i n a i r e
Harpège simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel :
En effet, un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application.
Transferts de dossiers
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S é m i n a i r e
Objectifs :
Valider et fiabiliser un univers de référence accompagné de quelques exemples de restitutions
S’appuyer sur un outil déjà largement répandu et utilisé dans les établissements
Faciliter l’exploitation des informations
Univers BO
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S é m i n a i r e
Univers BO
L’univers BO/Harpège permet à un utilisateur non informaticien de manipuler des objets de la base de données en vue de produire et exploiter des requêtes à des fins de gestion ou de pilotage
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S é m i n a i r e
2 interfaces paie :
Sur ressources propres (livrée)
Sur budget état (en chantier)
Poursuivent le même objectif :
Limiter les doubles saisies
Fiabiliser le système d'information
Interfaces
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S é m i n a i r e
Interface harpège –
Objectif : extraire d'Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget propre pour les transférer dans l'application de paye de l'établissement
Interfaces
Harpège Astre
Gestion administrative
Gestion de la paye
Fichier d’échange
Compte-rendu
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S é m i n a i r e
Interfaces
Interface harpège –
Implique une phase préalable de rapprochement des données
Un paramétrage permet à chaque établissement de définir le niveau de synchronisation qu’il souhaite mettre en œuvre (état civil, carrière, contrat, congés et modalités de service)
Automatisation en cours d’élaboration
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S é m i n a i r e
Interface harpège – Paie ÉtatObjectif : traiter dans Harpège les informations
administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget État pour les mettre au format 'GEST' attendu par l'aplication de paie des Trésoreries générales
Principes de fonctionnement : génération automatique des mouvements induits par
les données de la situation administrativepossibilité d'intégration de données externes (listes de
primes par exemple)constitution et envoi du fichier GEST et intégration du
fichier retour
Interfaces
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S é m i n a i r e
Interfaces
25
intégration retour paie N
saisies mouvements paie
mois Nconsultation mouvements envoyés
intégration retour paie N-1
25 5
contrôles/constitution/envoi paie N
mois N
saisies gestion administrative
Sans interface
Avec interface
saisies gestion administrative
intégration retour paie N-1
génération fichier gest /
envoi paie N
intégration retour paie N
génération des évènements de paie
consultation mouvements envoyés
25 5 25
mois N
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S é m i n a i r e
Interfaces
Interface harpège – Paie ÉtatCalendrier :
Phase de conception générale et détaillée menée avec un groupe de travail rassemblant des établissements sur 2006/2007
Interruption des travaux de développement pendant 1 an pour cause de contentieux
Reprise des travaux de conception de l'interface et des développements par le prestataire en mars 2008
Livraison de l’interface à l’AMUE : fin été 2008 Tests internes : septembre-octobre 2008 Formation des sites pilotes : novembre 2008 Mise en production sites pilotes : double paie (Girafe ou
Winpaie ET Harpège) en janvier et février 2009 sur les paies de février et mars.
Généralisation à l'issue
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S é m i n a i r e
Pensions
Objectif : permettre la récupération des données RH devant alimenter le CIR (Compte Individuel Retraite) pour la campagne Droit à l'Information sur la Retraite 2008
2 étapescertification des identités des fonctionnairesalimentation du CIR avec les données de carrière
Livraison de l'interface avec l'application du service des pensions dans le cadre de la mise en œuvre du CIR :en juin pour l’étape de certificationen juillet pour l’étape d’alimentation
Interfaces
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S é m i n a i r e
Permettent d'utiliser les données d'Harpège :
Dans des applictions externes, y compris ENT
En s'extrayant du shéma de données Harpège
Connecteurs
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S é m i n a i r e
Migration vers la version 10gAS d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version "webisée" d’harpège:
architecture technique de type n-tiers
insertion dans les E.N.T. (S.S.O. - Single Sign-On - permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des applications d’un SI en ne s’authentifiant qu’une seule fois)
livraison mai 2008
Evolutions technologiques
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S é m i n a i r e
2- Gestion de projet
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S é m i n a i r e
5 axes
Organisation
Formation
Pilotage
Technique
Reprise des données
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S é m i n a i r e
Pilotage
La stratégie
La mise en place des équipes
La communication
Le suivi du projet
L’assistance
La constitution du dossier CNIL
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S é m i n a i r e
Organisation
La définition des structures Harpège
La définition des implantations et des locaux
La définition des habilitations ou des accès
Le paramétrage de l’outil
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S é m i n a i r e
Reprise des données
Diagnostic de l’existantétude des modèles de données d’Harpège et comparaison avec :
le contenu du dossier papier les modèles de données de l’application locale
Choix de la stratégie de reprisemanuelleinformatique ou migration de données
Mise en place des ressources
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S é m i n a i r e
Formations
3 types de formation proposées par l’AMUE
Paramétrage
Technique
Fonctionnelles : gestion individuelle, gestion collective
formation de formateurs plan de reformation à prévoir en interne
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S é m i n a i r e
Technique
Préparation de l’installation d’ harpège cf. cahier des charges d’implantation
Administration installation des bases de production, de test, de formation, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité...
Exploitation des outils de migration informatique
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S é m i n a i r e
Accompagnement
L’établissement est responsable de la mise en œuvre du projet.
L’AMUE l’accompagne dans sa réalisation :
Un consultant dédié, chargé de vous aider et vous accompagner tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation).
Interlocuteur de l’équipe projet
Effectue régulièrement des points d’avancement avec le chef de projet.
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S é m i n a i r e
A l’issue de la phase d’implantation, l’établissement passe en exploitation
Désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargés de : l’assistance en lien avec l’AMUE la maintenance (livraisons versions)
Assistance à distance avec dépôt de fiches par le web
(cf charte assistance sur l’Espace des produits)
Accompagnement
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S é m i n a i r e
Contacts et services
Sophie Andriam
Yann Dijoux [email protected]
Christine Vié-Delannoy
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S é m i n a i r e
DOC. TECHNIQUE
DOC. de VERSION
DOC. FONCTIONNELLE
Paramétrage
Formations fonctionnelles
Formations techniques
Installation
Exploitation
Gestion individuelle
Gestion collective
Installation et reprise
Notes accompagnement des patchs
Note CNIL
Conduite de projet/implantation
Manuel d’installation
Dossier de paramétrage
CCI
Guides utilisateur (HARPEGE/Primes)
Manuel d’exploitation
DOC. de FORMATION
DOC. PILOTAGE
Reprise de données
Visite conduite de projet
Manuel de reprise des données
Classeur chef de projet
Base de données
Nomenclature
Guide Utilisateur BO
AMUE-CSIER
Fonctions
CG /CD
(conceptions)
MLD /MPD
Fichier des nomenclatures
BO niveau 1 et 2
Documentation
Arborescence de la documentation Harpège
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S é m i n a i r e
www.amue.fr
pour retrouver les informations sur le produit
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S é m i n a i r e
3- Chantier Transverse
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S é m i n a i r e
POEMS
Enjeuxquantitatifs :
maîtriser le pilotage de la masse salarialemaîtriser le pilotage des emplois
qualitatifs :renforcer la politique de recrutement, d’attractivité,
indemnitaire et d’intéressementrenforcer le dialogue de gestion interne et externe
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S é m i n a i r e
POEMS
Architecture Fonctionnelle de l’outil
Info CentreINDIA
Données de gestion
Application ExcelCentre de contrôle
Des modules
POEMS
Alimentation de l’outilRestitution R4
Modules duBOP/Programme
BOP/Programme
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S é m i n a i r e
POEMS
Fonctionnalités de l’outil :
Suivre et prévoir la masse salariale dans ses différentes composantesS’appuie sur les données réelles de la paye sans ordonnancement préalable (PSOP)2 modules au cœur de l’outil :Le module suivi annuel permet d’opérer une projection
annuelle de la masse salariale et d’en faire le suiviLe module budgétisation permet de budgéter la masse
salariale de l’année suivante en se fondant notamment sur un schéma d’emploi prévisionnel
2 modules complémentaires :La SimulationLes Tableaux de bord
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S é m i n a i r e
POEMS
Gestion de projet :4 sites pilotes : Montpellier 1, Poitiers, Strasbourg et
Paris 6
Périmètre :Adéquation des fonctionnalités de l’outil aux besoins
spécifiques des universitésCapacité d’évolution de l’outil pour répondre à des
besoins d’adaptations ou nouvelles contraintesModalité de mise en œuvre et de suivi de l’outil à
partir de sa mise en exploitationPossibilité d’alimentation de l’outil à partir des
données de paie extraites du produit ASTRE
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S é m i n a i r e
POEMS
Dates importantes :
Visites en cours des sites pilotes
Bilan de l’expérimentation prévu le 26 mai 2008
Séminaire de présentation à l’ensemble de la communauté début juillet 2008 à Paris
Sessions de formations prévues pour le mois de septembre 2008
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S é m i n a i r e
POEMS
http://www.performance-publique.gouv.fr/la-performance-de-laction-publique/approfondir/poems-documentation-et-formation-new.html
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S é m i n a i r e
Merci de votre attention
