Sistem Dan Prosedur

2011PT BINTARO EDAR

SISTEM PROSEDURUNIT UNIT TERKAIT, RANCANGAN DOKUMEN

Disusun oleh:

1. Nuning Tri Haryati (24)

2. Nurachman Tri Setyaji (25)3. Pandapotan Mika Hasiholan (26)

4. Randika Putra Metly (27)

Kelas : 2Y Akuntansi

2011PT BINTARO EDAR


Disusun oleh:





2011PT BINTARO EDAR


Disusun oleh:





PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur yang dalam kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Pemurah, karena berkat

kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan tepat waktu dan sesuai yang kami

harapkan.Dalam makalah ini kami membahas “Sistem Informasi Akuntansi Dealer Motor”.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman mata kuliah Sistem Informasi

Akuntansi yang sangat diperlukan dan menunjang dalam profesi akuntansi. penulis berharap

makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Dalam menyelesaikan makalah ini, penulis juga

mendapat bantuan moril dan materi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini para penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada :

Iqbal Islami M.B.A, selaku dosen mata kuliah “System Informasi Akuntansi”

Para Orang Tua Penulis yang telah memberikan dukungan moral, materil dan doa kepada

kani semua

Demikian makalah ini kami buat, semoga bermanfaat,

Bintaro, 10 Februari 2011

Tim Penyusun


BAB I

UNIT-UNIT YANG TERKAIT

1. Bagan Struktur Organisasi

Pimpinan

Bagian AdmUmum

Internal

BagianAkuntansi

BagianPembelian

Eksternal

BagianPenjualan

Salesman

BagianPenagihan

BagianPengiriman

Bagian SukuCadang

BagianGudang

Bagian AdmSuku Cadang

BagianPerbaikan dan

Perawatan

Frontman

Mekanik

BagianKeamanan

Satpam

BagianKeuangan

BagianPenerimaan

BagianPengeluaran

Bagian

Personalia

ManagerUmum

STUKTUR ORGANISASI PT BINTARO EDAR


Pimpinan

Pimpinan adalah pemimpin perusahaan sekaligus pemilik perusahaan. Tugas seorang

pimpinan PT Bintaro Edar adalah sebagai berikut:

Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan perusahaan, baik yang intern maupun eksternperusahaan.

Menentukan kebijakan yang diambil perusahaan. Menentukan jumlah personil perusahaan. Menentukan jumlah pengadaan sepeda motor dan suku cadangnya. Mengadakan pengawasan kepada semua bagian yang ada di organisasi.

Manajer Umum

Manajer umum adalah manajer yang membawahi semua bagian. Tugas seorang manajer

umum PT Bintaro edar adalah sebagai berikut:

Sebagai pengganti pimpinan saat pimpinan tidak ada. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan setiap hari. Sebagai penasehat perusahaan. Mengotorisasi penerimaan kiriman barang dari main dealer.

Bagian Keuangan

Manajer keuangan secara umum bertugas sebagai berikut:

Mengadakan pengawasan terhadap transaksi penjualan dan perputaran keuanganperusahaan.

Mengadakan pemeriksaan nota keuangan yang keluar masuk setiap hari, baik berupatagihan, kuitansi dan sebagainya.

Menangani pengaturan pembayaran gaji karyawan.

Bagian Keuangan terdiri dari 2 bagian yaitu:1. Bagian penerimaan Menerima pembayaran dari pelanggan atas pembelian motor Menerima pembayaran dari pelanggan atas pembelian suku cadang Menerima pembayaran dari pelanggan atas jasa perawatan Menghitung uang yang diterima sesuai dengan harga persetujuan

2. Bagian pengeluaran Melakukan pembayaran atas pembelian inventory dan perlengkapan kantor lain oleh

perusahaan. Mengawasi dan mengatur pengeluaran uang perusahaan


Bagian Administrasi Umum1. Administrasi Internal Menangani administrasi stock barang dan penjualan. Menangani administrasi penjualan baik secara tunai maupun kredit. Menghitung denda keterlambatan pembayaran. Memeriksa dan menghitung penjualan kredit yang harus diselesaikan pembeli Menangani penerimaan dan pengeluaran surat

2. Bagian Akuntansi Menangani masalah pembukuan, Menerima dan mencatat semua transaksi yang

terjadi dalam perusahaan. Membuat kartu persediaan. Mengupdate utang usaha dan piutang usaha. Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.

3. Bagian pembelian Menerima purchase requisition dari bagian gudang Mencocokkan data inventory di gudang dengan data inventory di database Melakukan pembelian motor dan suku cadang dari main dealer, dengan diotorisasi

oleh kepala bagian Membuat surat pemesanan (purchase order).

4. Administrasi Eksternal Bertugas dalam pengurusan faktur sepeda motor. Mengurus surat-surat kendaraan ke polantas. Mengambil dan menyerahkan STNK, plat nomor kendaraan dan BPKB. Mengurus perpanjangan STNK.

Bagian penjualanBagian penjualan membawahi :1. Salesman

Salesman atau tenaga penjualan bertugas sebagai berikut: Mengusahakan penjualan dan kontak dengan calon pembeli. Membina hubungan baik dengan pembeli dan calon pembeli. Mencari langganan baru dan memperluas daerah pemasaran. Membuat laporan kunjungan dan penjualan secara teratur. Mencatat segala keluhan dari pembeli untuk disampaikan kepada atasan.


2. Bagian pengiriman Menerima perintah pengiriman (delievery order) Melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan

3. Bagian Penagihan Mengeluarkan surat penagihan piutang yang dikirimkan pada pelanggan. Mengurus segala hal yang berhubungan dengan penagihan piutang pelanggan.

Bagian suku cadang

Bagian ini terbagi dua yaitu administrasi suku cadang dan bagian gudang

4. Administrasi suku cadang Menangani administrasi penjualan suku cadang Mencatat keluar masuknya barang yang ada di gudang Memeriksa kartu persediaan dengan keadaan barang yang sebenarnya di gudang Membuat laporan bulanan penjualan suku cadang dan jasa service

5. Bagian gudang Bertanggung jawab pada keamanan barang yang ada di gudang. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barng yang ada di gudang Mengambil dan mengeluarkan barang yang ada di gudang untuk keperluan gudang dan

penjualan secara langsung.

Bagian perbaikan dan perawatan

Bagian ini terbagi dua bagian

6. Frontman Menerima dan mencatat keluhan atas kerusakan yang dialami pemilik kendaraan. Membuat work order kepada mekanik untuk memperbaiki kerusakan pada sepeda

motor sesuai dengan order kerja. Mendistribusikan pembagian tugas kerja kepada mekanik. Menguji coba kendaraan yang telah selesai diperbaiki. Menyerahkan kendaraan yang telah selesai diperbaiki ke pemilik.

7. Mekanik Memperbaiki kerusakan yang ada pada kendaraan sesuai dengan work order. Menguji coba motor yang sudah diperbaiki.

8. Cuci motor dang ganti oli Mencuci motor pelanggan sesuai work order. Mengganti oli motor pelanggan sesuai work order.


Bagian keamanan

Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:

Bertugas menjaga keamanan dalam lingkungan perusahaan. Bertugas mengatur kendaraan yang keluar masuk.

Bagian Personalia

Tugas Bagian Personalia antara lain:

Merekrut karyawan baru Memeriksa absensi karyawan Memberikan Pelatihan Mengawasi kerja karyawan Mengevaluasi kinerja karyawan Memberikan gaji tiap bulan dan bonus








BAB IISISTEM DAN PROSEDUR

Sistem penjualan PT Bintaro Edar

Dalam sistem penjualan, PT Bintaro Edar menggunakan 2 sistem penjualan yaitu,1. Sistem penjualan secara tunai.2. Sistem penjualan secara kredit

Dalam sistem penjualan secara tunai perusahaan memberikan kebijakan harga yangtelah didiscount sebesar kebijakan dari perusahaan. Dalam sistem penjualan secarakredit perusahaan menentukan kebijakan sebagai berikut: Uang muka sebesar 500.000 rupiah. Jangka waktu kredit 1 tahun sampai 3 tahun. Kredit dapat dilakukan melalui leasing yaitu Adira Finance. Kredit juga dapat dilakukan melalui bank atau perusahaan.

Kebanyakan transaksi dari PT Bintaro Edar adalah kredit, oleh karena itu ditentukan syarat-syarat sebagai berikut :

1. Atas nama perseorangan-karyawan/wiraswasta Melampirkan fotocopy KTP (suami/istri) yang masih berlaku. Melampirkan fotocopy kartu keluarga. Melampirkan surat persetujuan suami istri. Melampirkan surat NPWP. Melampirkan data keuangan, rekening Koran dan rekening listrik 3 bulan terakhir.

2. Atas nama badan usaha Melampirkan fotocopy KTP direktur/ komisaris yang masih berlaku. Menunjukann surat kuasa dan persetujuan dari komisaris/direktur. Melampirkan NPWP perusahaan. Melampirkan SIUP dan akte pendirian perubahan serta perubahannya. Melampirkan data keuangan, rekening koran tiga bulan terakhir dan neraca

rugi/laba.

Selain syarat-syarat kredit di atas yang harus dipenuhi, pemohon juga harus mematuhiperaturan perkreditan lain yang ditetapkan perusahaan. Apabila ada pelanggaran terhadapketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan, akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

1) Jika terlambat membayar angsuran kredit selama satu bulan, maka akan diberikanperingatan pertama melalui surat teguran.

2) Jika terlambat membayar angsuran kredit selama dua bulan berturut-turut, makaakan diberikan peringatan kedua melalui surat teguran.


3) Keterlambatan membayar angsuran kredit akan dikenakan denda sesuai denganperaturan yang berlaku. Tarif denda keterlambatan per bulan adalah 2 % dariangsuran per bulan.

4) Jika terlambat membayar angsuran kredit atau tidak membayar angsuran kreditselama tiga bulan berturut-turut, maka sepeda motor akan ditarik kembali olehperusahaan, untuk uang muka dan angsuran yang telah dibayarkan akan dinyatakanhangus.

Prosedur penjualan motor

Prosedur penjualan melibatkan 4 bagian, bagian penjualan, bagian administrasi, bagiangudang, bagian keuangan.

1. Pelanggan yang akan melakukan pembelian menemui salesperson atau tenagapenjualan. Apabila pelanggan setuju untuk membeli motor sesuai dengan ketentuanyang berlaku, salesperson memberikan formulir pemesanan motor dan memintapelanggan untuk mengisinya, formulir pemesanan dibuat dua rangkap.

2. Sales person menyerahkan satu surat pemesanan kepada bagian administrasi penjualan.Bagian administrasi penjualan lalu memeriksa persediaan di database, apabila barangyang dimaksud ada, maka tanyakan apakah pelanggan akan membayar dengan cashatau kartu kredit. Apabila pelanggan memilih membeli secara kredit, maka mintapelanggan untuk memenuhi syarat-syarat kredit yang ditentukan paling lambat sebelummotor dikirimkan .

3. Setelah syarat syarat sesuai ketentuan terpenuhi, bagian administrasi menginput data kefile penjualan. Bagian penjualan nantinya akan mencetak delivery order. Delivery orderdibuat dua rangkap, rangkap satu diserahkan ke bagian pengiriman, dan rangkap keduadiserahkan kepada bagian akuntansi. Bagian penjualan juga membuat faktur pajak yangdiserahkan pada bagian administrasi eksternal.

4. Bagian akuntansi setelah menerima delivery order, akan mnginput nomor delivery orderke dalam database dan mencetak tagihannya. Apabila pelanggan membayar dengan caratunai, bagian akuntansi akan mengupdate kas. Apabila pelanggan membayar dengancara kredit, file piutang usaha yang akan diupdate.

5. Bagian administrasi eksternal setelah menerima faktur pajak, akan mengurus surat-suratkendaraan ke Polantas dan mengirimkan faktur pajak ke KPP.

6. Bagian penerimaan akan mencetak invoice dan melakukan transaksi pembayarandengan pelanggan. Invoice dibuat rangkap dua, satu lembar diberikan kepada pelanggansebagai bukti pembayaran dan satu lembar yang lain disimpan menurut tanggal.

7. Bagian pengiriman setelah menerima delivery order akan mengirimkan barang kepadapelanggan.

8. Bagian gudang bertugas secara berkala memeriksa kartu persediaan dan persediaansecara fisik. Saat ada pesanan, bagian gudang mengentry jumlah pesanan dan kodepesanan serta mengupdate persediaan.


Prosedur penjualan suku cadang

1. Pelanggan yang melakukan transaksi pembelian akan bertemu dengan sales person.2. Sales person menghubungi bagian administrasi suku cadang untuk memeriksa apakah

persediaan masih ada dan dimana letaknya.3. Setelah data persediaan ditemukan, bagian administrasi akan menghubungi bagian gudang

yang nantinya akan mengupdate persediaan.4. Suku cadang lalu dikeluarkan dari gudang dan diserahkan kepada pembeli, bagian

administrasi suku cadang mencatat transaksi ini.5. Bagian keuangan akan mencetak invoice dua rangkap dan memberikan satu invoice pada

pelanggan dan satunya lagi untuk disimpan berdasarkan tanggal..

Prosedur pembelian motor dan suku cadang

1. Bagian gudang mengecek apakah persediaan cukup. Apabila persediaan dirasa tidak cukupmaka bagian gudang akan membuat purchase requisition yang akan dikirimkan pada bagianpembelian.

2. Bagian pembelian akan mengecek persediaan pada database. Jika benar persediaan tidakcukup dan perlu dilakukan pembelian, bagian pembelian akan membuat purchase orderyang dikirimkan pada main dealer.

3. Saat barang datang, receiving report akan diperiksa oleh manajer umum, manajer umumakan mencocokkannya dengan purchase order yang ada. Apabila jumlah kuantitas dan jenisbarang yang diterima sama, maka barang akan dikirimkan ke gudang.jika jenis barang yangditerima tidak sama, barang akan dikirimkan lagi pada main dealer. Apabila jumlahnyatidak sama, dilakukan konfirmasi pada main dealer.

4. Setelah barang direkonsiliasi dan diterima, bagian akuntansi akan menginput data invoicedan mengupdate utang usaha jika pembelian dilakukan secara kredit. Apabila pembeliandilakukan secara tunai maka akan mengupdate kas.

5. Selanjutnya bagian pengeluaran akan mengakses database dan melihat invoice yang harusdibayar tuanai dan yang sudah jatuh tempo. Kasir kemudian membayarkan uang, baikdengan cara membayar langsung ke dealer atau melalui transfer bank.

Prosedur pelayanan perbaikan dan perawatan motor

1. Bagian Service (Perawatan) terdiri dari Frontman, Mekanik, Bagian cuci motor dan gantioli.

2. Customer individu yang kendaraannya mengalami kerusakan membawa kendaraannya yangrusak tersebut ke bengkel,Frontman menerima dan mencatat keluhan-keluhan daricustomer.Untuk costumer perusahaan permintaan jasa reparasi dilakukan secara online ataumenghubungi langsung ke bagian jasa perawatan.Bagian perawatan kemudian memeriksafile piutang usaha untuk memeriksa batas maksimum yang telah ditetapkan.Setelahpermintaan disetujui Kemudian dibuat formulir permintaan jasa perawatan yang disusunberdasarkan antrian waktu permintaan.


3. Frontman kemudian membuat surat perintah kerja dan mendistribusikan pembagian tugaskepada para mekanik sesuai dengan order kerja. Setelah kendaraan selesai diperbaikikemudian ditangani oleh frontman untuk diperlihatkan kepada konsumen dan diuji coba.

4. Untuk surat order yang telah selesai diperbaiki kemudian di serahkan ke bagian keuanganuntuk kemudian dilakukan proses penagihan kas.Cek atau kas yang diterima dari credit carddari customer individu diterima oleh kasir dan diteruskan ke bagian keuangan, untukcustomer perusahaan dibuat invoicenya dan dikirimkan ke customer, kemudian piutangusaha yang terkait credit customer perusahaan disiapkan dokumennya untuk diproses olehbagian keuangan.Pelunasan piutang dalam jangka waktu 1 bulan setelah invoice dikirimkanke customer.

Prosedur Penggajian

a). Penghitungan GajiPenghitungan gaji didahului oleh pengumpulan data-data yang nantinya akan dijadikan dasarperhitungan. Sumber data penghitungan gaji berasal dari bagian personalia yang seharusnyadiserahkan begitu tutup buku penggajian dilakukan (biasanya 1 minggu sebelum tanggalpenggajian). Adapun data-data yang diperlukan yaitu :Untuk menentukan besarnya Gaji Pokok, Tunjangan dan Potongan : Daftar Karyawan (lengkapdengan jabatan dan masa kerjanya), daftar absensi, daftar cuti, daftar libur berbayar.Untuk menentukan Bonus atau insentif : Daftar yang dijadikan dasar perhitungan (Daftar Penjualandari masing-masing salesman).

b). Persetujuan GajiDaftar Gaji diajukan oleh Manajer Personalia kepada Direktur, dengan tembusan kepada GeneralManager dan atau Financial Controller. Financial Controller maupun General Manager akanmelakukan penelitian baik itu secara mengkhusus dan terperinci maupun umum, yang sangattergantung dari Daftar Gaji yang diajukan (apakah daftar gaji itu dinilai wajar atau tidak). Setelahditeliti, jika dapat disetujui maka Financial Controller atau General Manager akan memberikanrekomendasi kepada direktur untuk disetujui, Sedangkan jika dianggap tidak wajar, maka FinancialController atau General Manager berhak untuk menahannya sampai dijelaskan dan atau dilakukanperbaikan-perbaikan seperlunya.

c). Permintaan Kas untuk PenggajianDalam hal Daftar Gaji disetujui dan telah disahkan, maka daftar Gaji tersebut akan diserahkankepada Bagian Accounting sebagai dasar untuk permintaan kas penggajian. Bagian Accountingakan menyiapkan Kas sesuai dengan permintaan. Permintaan Kas disertai daftar gaji yang telahdisahkan hendaknya telah diterima selambat-lambatnya 2 hari sebelum tanggal penggajian.Untuk gaji yang akan dibayarkan dalam bentuk tunai, akan dibuatkan 1 check tunai saja untuksemuanya. Untuk gaji yang dibayarkan dalam bentuk check, akan dibuatkan check masing-masinguntuk satu karyawan. Sedangkan untuk gaji yang dibayarkan melalui transfer, maka akan disiapkansatu daftar perintah transfer kepada bank.


d). Pembagian GajiGaji dibagikan atau ditransfer tepat pada tanggal pengajian, dibagikan oleh kasir perusahaan,disaksikan oleh staf personalia. Diawasi oleh Chief Accounting dan Manajer Personalia. Hal inipenting, agar jika diperlukan dapat memberikan penjelasan yang sesuai kepada pegawai yangmembutuhkan penjelasan.

e). Pencatatan PenggajianSetelah pembayaran gaji selesai dilaksanakan, maka Akuntan akan melakukan pencatatan denganmemposting ayat-ayat jurnal yang sesuai .f). Pemeriksaan PenggajianProses selanjutnya adalah proses pemeriksaan. Pemeriksaan akan dilakukan oleh FinancialController. Adapun pemeriksaan yang dilakukan, yaitu dengan membandingkan antara daftar gajiyang telah desetujui dengan pengeluaran kas, Slip Gaji, sisa fisik uang yang masih ada di kasir,Bukti pemotongan PPh Pasal 21, untuk kemudian dibandingkan dengan General Ledger Detailyang di print-out oleh Akuntan. Apabila tidak ditemukan kesalahan atau ketidak wajaran, makaFinancial Controller akan membuat pernyataan wajar atas penggajian tersebut, sekaligusmemberikan ijin untuk ditutup.

g). Penutupan dan Arsip PenggajianProses akhir dari penggajian adalah penutupan, dimana penutupan dilakukan apabila pemeriksaantelah selesai dilaksanakan oleh Financial Controller. Selanjutnya semua bukti yang terkait denganpenggajian (Daftar Gaji, Slip Gaji, Bukti Tranfer, Bonggol Check dan Print Out General LedgerDetail yang disahkan oleh Financial Controller) diarsipkan ke dalam masing-masing binder yangtelah ditentukan.


Dokumen- Dokumen yang diperlukan

1) Surat Pemesanan Motor

Form & prosedur dapat dijelaskan seperti berikut :

Surat pemesanan motor digunakan ketika pembeli telah setuju secara lisan untuk membelimotor kepada salesperson. Setelah itu salesperson memberikan petunjuk pengisian suratpemesanan motor kepada pembeli. Untuk form surat pemesanan motor adalah sama dengangambar diatas.Surat pemesanan motor terdiri dari : Logo perusahaan Identitas perusahaan berupa nama, alamat, nomor telepon, faximile dan website.


Logo perusahaan finance sebagai rekanan perusahaan. Nomor formulir diisi sesuai nomor urut formulir yang ada, tanggal diisi sesuai tanggal

dimana formulir diisi. Judul formulir adalah surat pemesanan motor

Bagian isi formulir berisi

Nama lengkap yang diisi sesuai nama lengkap pembeli motor Tempat/tanggal lahir sesuai TTL pembeli Telepon/ HP Pekerjaan Merk dan tipe motor diisi sesuai dengan merk dan tipe motor yang ingin dibeli pembeli. Kode warna dengan pilihan pengisian sebagai berikut : 001Hitam 002 Putih 003 Biru 004 Merah 005 Pink 006 Hitam-Putih 007 Orange 008 Hijau

DP/Uang muka pembayaran hanya diisi jika pembeli membeli dengan sistem kredit,yaitu kredit kepada perusahan dan kredit kepada perusahan finance, dalm kasus iniadira finance.

Lama angsuran, diisi oleh pembeli secara kredit, Pengisian dilakukan dengan mencheck list kotak lama angsuran dimana pilihannya sebagai berikut : 12 kali angsuran,18, 24, 30 dan 36 kali angsuran.

Jadwal waktu kredit adalah tanggal pembayaran kredit tiap bulannya dilakukanpembeli, sesuai dengan keinginan pembeli.

Tanggal survey kredit adalah tanggal survey kelayakan kredit yang dilakukanperusahaan terhadap pembeli.

Jadwal pengiriman motor adalah jadwal motor dikirimkan ke alamat yang ditentukanpembeli setelah semua syarat dan ketentuan dipenuhi pembeli.

Otorisasi dilakukan oleh salesperson, manajer penjualan dan pemesan.

2. Work Order

Work Order adalah formulir yang digunakan perusahaan dalam memberikan jasa kepadapelanggan berupa perbaikan, pemeliharaan dan purna jual/ suku cadang yang bertempat dibengkel perusahaan.


Form dan prosedur pengisian formulir work order adalah sebagai berikut :

Logo dan Nama Perusahaan ; Terlihat seperti contoh diatas berupa logo dan nama PTBintaro Edar.

Identitas perusahaan : Berisi alamat, nomor telepon, faximile dan website perusahaan. Nama Formulir : seperti contoh formulir di atas adalah work order. Nomor dan Tanggal formulir : diisi dengan nomor urut formulir bersangkutan serta

tanggal pengisian formulir tersebut. Bill to/ ditagih kepada diisi dengan nama lengkap pelanggan Kode pelanggan : diisi dengan kode pelanggan yang dikeluarkan perusahaan, jika

pemesan tersebut belum pernah melakukan transaksi di perusahaan maka perusahaanmemberikan kode pelanggan kepada pemesan tersebut.

Jasa : dikolom jasa ada 4 pilihan yang dapat dipilih oleh pemesan dengan mencheck listsalah satu atau yang lebih sesuai dengan kebutuhan.


Mekanik dan NK; Mekanik diisi dengan nama mekanik yang melakukan servis dan NKdiisi dengan nomor karyawan mekanik tersebut.

Bagian isi :

Jasa : Diisi dengan nama jasa yang tertera diatas, yaitu perbaikan, pemeliharaan, purnajual dan lain- lain.

Item : Suku cadang/bahan yang digunakan dalam proses servis tersebut. Jumlah unit : Jumlah suku cadang atau bahan yang digunakan Deskripsi kerja diisi dengan jenis spesifik pekerjaan yang dilakukan cotohnya turun

mesin, ganti oli dan lainnya. Diskon (%) adalah potongan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan yang

memenuhi syarat. Pajak : Adalah jumlah pajak yang dibebankan kepada pelanggan oleh perusahaan

berkaitan dengan jasa dan penjualan yang dilakukan. Harga per unit adalah harga satuan unit barang maupun jasa. Total : diisi dengan menjumlahkan jumlah unit dengan harga per unit kemudian

dikurangi diskon dan ditambah pajak.

Otorisasi formulir work order dilakukan oleh frontman dan mekanik yang berperan dalampemberian jasa ini

3) Invoices untuk customer


4) Kuitansi

Kuitansi adalah dokumen sebagai bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagidebitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.Kuitansi digunakan dalampenjualan secara kredit kepada customer.Setelah diterima setoran pembayaran kas olehcustomer maka dibuat kuitansi sebagai bukti pembayaran atau pelunasan utang.Kuitansi inijuga digunakan sebagai bukti pembayaran dimuka oleh customer atau bukti penerimaan kasdalam sistem cek.Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk diserahkan kecustomer melalui marketing intern.

Tampilan formulir kuitansi seperti di bawah ini :


5) Faktur Pajak Standar (*Terlampir)

6) Delivery OrderDelivery Order atau formulir pengiriman barang adalah formulir yang digunakan dalam

rangka pengiriman barang oleh perusahaan. Baik berupa sepeda motor ataupun layanan

purna jual/penjualan suku cadang oleh perusahaan.

Tampilan Delivery Order adalah sebagai berikut:


Form dan prosedur pengisian delivery order adalah sebagai berikut :

Logo dan nama perusahaan, terletak di kiri atas formulir dapat dilihat di contohformulir diatas adalah PT Bintaro Edar.

Identitas perusahaan yang berisi data-data tentang perusahaan berupa: alamat, nomortelepon dan faximile serta website perusahaan.

Nama formulir : Terletak di kanan atas Nomor dan tanggal formulir, nomor diisi berdasarkan nomor urut formulir dan tanggal

diisi sesuai dengan tanggal pengisian formulir tersebut. Ditagih pada : Diisi nama lengkap perorangan atau badan yang memesan ataupun

bertanggung jawab atas pembelian barang tersebut. Dikirim pada : Diisi nama lengkap badan atau perorangan yang menjadi penerima

kiriman barang tersebut, yang penulisannya tergantung pemesan.


Purchase order dan Vendor ID : Diisi dengan nomor pemesanan barang yangdilakukan pemesan sebelumnya,. Bila tidak ada vendor ID tidak usah diisi.

Alamat : Diisi dengan alamat tempat barang akan dikirimkan.

Bagian isi :

No. diisi nomor urut penulisan di kolom dokumen. Item : Diisi dengan kode barang yang tertera di surat pemesanan maupun faktur suku

cadang. Jumlah unit jumlah total satu jenis barang yang dibeli pembeli. Description/deskripsi : diisi dengan nama barang atau spesifikasi dari barang yang

dibeli. Discount % : adalah jumlah diskon yang diberikan perusahaan kepada pembeli dengan

menarik persentase dari harga total barang ysng dibeli. Taxable : pajak yang dikenakan kepada pembeli berupa PPN dengan tariff sebesar 10

% dari harga total barang yang dibeli. Harga per unit adalah harga satu unit barang Total adalah diisi dengan hmengalikan harga per unit dengan jumlah unit ehingga

didapatkan harga total, kemudian dikurangi diskon jika ada. Subtotal: jumlah total sebelum dikurangi pajak Pajak : diisi dengan nominal PPn yang dikenakan kepada pembeli ( 10% X Total) Biaya Kirim adalah jumlah biaya pengiriman yang dibebankan perusahaan kepada

pemesan. Lain-lain : Diisi jika ada biaya lain-lain yang dibebankan kepada perusahaan. Terbilang : Diisi jumlah harga total + pajak + Biaya Kirim + Lain-lain (jika ada).

Otorisasi dokumen ini dilakukan oleh, Bagian administrasi internal dan bagian keuanganperusahaan, dengan ditandatangani oleh karyawan yang berwenang dan dilengkapi stempelperusahaan.


7) Receiving Report

8) Kartu Persediaan

Kartu persediaan berisi informasi baik mengenai kuantitas maupun harga pokokberbagai persediaan.Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dansaldo tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya.Kartu persediaandipegang oleh bagian persediaan yang mencatat persediaan yang keluar masuk gudang


terkait penjualan, pembelian atau untuk digunakan dalam jasa perawatan.Dokumen inikemudian akan direkonsiliasi untuk dikirimkan ke bagian akuntansi.

Tampilan kartu persediaan seperti dibawah ini :

Form dan Sistem prosedur pengisian kartu persediaan dapat dijelaskan sebagai berikut :

Logo Perusahaan, dimana terletak di kiri atas formulir

Identitas perusahaan yang berisi alamat, nomor telepon, faximile dan website perusahaan.

Nama formulir, seperti terlihat dikanan atas, nama formulir yang tertera adalah kartu

persediaan

Nomor dan tanggal formulir yang diisi sesuai nomor urut pengeluaran formulir dan diisi

dengan tanggal pengisian formulir tersebut.


Bulan : Diisi dengan nama bulan persediaan dihitung dan dicatat, contoh untuk persediaan

bulan Januari di kolom bulan ditulis Januari.

Pencatat dan penghitung diisi dengan nama karyawan yang melakukan penghitungan dan

pencatatan, hendaknya karyawan yang mencata dan menghitung dibedakan tugas dan

tanggung jawabnya untuk mencegah adanya penyelewengan persediaan perusahaan.

Bagian Isi formulir terdiri sebagai berikut :

Tanggal Pembelian : diisi dengan data tanggal barang itu dibeli perusahaan tepatnya saat

barang tersebut sampai di gudang perusahaan.

Check/PO# adalah nomor purchase order yang berkaitan dengan barang persdiaan yang

diperiksa

Dibeli dari dapat diartikan supplier/ penjual tempat perusahaan membeli barang tersebut,

diisi dengan nama badan jika penjual berbentuk badan dan diisi nama lengkap penjual jika

penjual perorangan.

Deskripsi : Diisi dengan spesifikasi barang tersebut, contohnya

Nomor seri : Diisi dengan nomor seri barang tersebut saat sampai di gudang.

Garansi : Diisi dengan masa garansi terhadap barang tersebut yang diberikan penjual

kepada perusahaan.

Jumlah : Diisi dengan nominal jumlah actual dari barang yang tersedia di gudang.

Total : Jumlah keseluruhan barang yang ada di gudang.

Otorisasi kartu persediaan sendiri dilakukan oleh Manajer umum perusahaan dan kepala

gudang.


9) Voucher Journal

10) Purchase order

Purhase order adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang kepada maindealer.Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian untuk dikirimkan ke MainDealer.Sebelumya bagian inventory mengecek jumlah persediaan dalam database ataumengecek langsung ke gudang penyimpanan untuk memutuskan apakah perlu dilakukanpembelian persediaan.Hal ini berlaku juga misalnya bila ada pemesanan dalam jumlahtertentu ynag tidak bisa dipenuhi karena jumlah persediaan yang tidak cukup digudang,maka bagian persediaan membuat purchase requisition ke bagian pembelian, bagian


pembelian kemudian memprose permintaan untuk memperoleh otorisasi, kemudian barulahdibuat purchase order.

Tampilan purchase order dapat dilihat di bawah ini :


BAB III

Rancangan Laporan

PT BINTARO EDARLaporan Penjualan Suku Cadang Tahun 2010

No Jenis suku Cadang Harga Suku Cadang Persen Total

1 Sparepart Mesin

2 Sparepart Rangka

3 Aksesoris

Total

PT BINTARO EDARLaporan Penjualan Motor Tahun 2010

No Tipe Motor Harga Motor Penjualan Persen Total

1 Honuki FF

2 Honuki Harpot

3 Honuki Matic

4 Honuki Sport

5 Honuki Storm

6 Honuki Teen

7 Honuki XX

Total


PT BINTARO EDARLaporan Penjualan Jasa Perawatan Tahun 2010

No Jenis PerawatanTarif

Perawatan Jumlah Jasa Perawatan Persen Total

1 Perawatan Body

2 Perawatan Cuci

3 Perawatan komponen

4 Perawatan Rutin

5 Perawatan Mesin

Total

PT BINTARO EDARLaporan Penjualan Bahan Untuk Jasa Perawatan 2010

No Nama Bahan Harga Bahan Jumlah Penjualan Persen Total

1 Ban

2 Skrup

3 Cat Ban

4 Oli

5 Shampoo

6 Minyak rem

7 Busi

8 Cat Body

Total

PT BINTARO EDARLaporan Pembelian Motor Tahun 2010

No Tipe Motor Harga Motor Persen Total

1 Honuki FF

2 Honuki Harpot

3 Honuki Matic

4 Honuki Sport

5 Honuki Storm

6 Honuki Teen

7 Honuki XX

Total


PT BINTARO EDARLaporan Pembelian Suku Cadang Tahun 2010

No Jenis suku Cadang Harga Suku Cadang Persen Total

1 Sparepart mesin

2 sparepart Rangka

3 Aksesoris

Total

PT BINTARO EDARLaporan Pembelian Bahan untuk Jasa Perawatan Tahun 2010

No Nama Bahan Harga Bahan Persen Total

1 Ban

2 Skrup

3 Cat Ban

4 Oli

5 Shampoo

6 Minyak rem

7 Busi

8 Cat Body

Total


PT BINTARO EDARDaftar Persediaan Suku Cadang

Jenis Suku Cadang Nama Suku Cadang Harga @ Unit

Sparepart Mesin

Shroud

Cylinder Head Cover

Cylinder Head

Camshaft

Cam Chain

Cylinder

Right Crankcase

Generator

Oil Pump

Starting Motor

Left Crankcase

Drive face

Driven Face

Transmission

Piston

Carburator

Sparepart Rangka

Headlight

Speedometer

Handle Lever/Cable

FR Brake Master Cylinder

Handle Pipe

Steering Stem

Front Fender

Front Cover

Floor Panel

Body Cover

Front Fork

Front Brake Caliper

Front Wheel

Rear Wheel

Fuel Tank

Air Cleaner

Luggage Box


PT BINTARO EDARDaftar Persediaan Motor

Nama Tipe Motor Warna Motor Harga @ Unit

Honuki FFHitam

Putih

Biru

Honuki HarpotHijau

Merah

Orange

Honuki MaticHitam

Putih

Pink

Honuki SportHitam

Putih

Merah

Honuki StormHitam

Biru

Putih-Hitam

Honuki TeenHitam

Pink

Biru

Honuki XXHitam

Putih

Biru

PT BINTARO EDARDaftar Persediaan Bahan

Jenis Bahan KuantitasLubrication EquipmentLifting EquipmentWashing EquipmentTyre Equipment


PT BINTARO EDARDaftar Penjualan Motor

Nama Salesman Jumlah Motor yang Terjual Total Penjualan KomisiRudy DwiyokoSutrisno BudiyantoAndri PratamaBriant AndreasAngga DimasAditya NugrahaHendra Lumumba

PT BINTARO EDARDAFTAR PIUTANG USAHA

No Nomor Invoice Nama Customer Deskripsi Jumlah


PT BINTARO EDARDAFTAR HUTANG USAHA

No Nomor Invoice Nama Vendor Deskripsi Jumlah

PT BINTARO EDARDAFTAR INVOICE JATUH TEMPO

No Nomor Invoice Nama Customer Deskripsi Tanggal Jatuh Tempo


Rancangan Laporan Keuangan Pokok:

PT BINTARO EDARNERACA31-Des-10

ASETAset LancarKasPiutang usaha, setelah dikurangi penyisihan piutang ragu-raguPersediaan, setelah dikurangi penyisihan persediaan usangPerlengkapanJumlah Aset Lancar

Aset Tidak LancarTanahBangunan,setelah dikurangi akumulasi penyusutanTruck,setelah dikurangi akumulasi penyusutanPerabotanPeralatanJumlah Aset Tidak LancarJUMLAH ASET

KEWAJIBANKewajiban LancarUtang UsahaUtang Pajak PenjualanUtang GajiUtang Pajak GajiJumlah Kewajiban Lancar

Kewajiban Tidak LancarPinjaman BankJUMLAH KEWAJIBAN

EKUITASModal PemilikLaba DitahanPenarikan PemilikJumlah EkuitasJUMLAH KEWAJIBAN DAN EKUITAS


PT BINTARO EDARLAPORAN LABA RUGI

Untuk Periode Yang Berakhir pada 31/12/2010

Pendapatan :Pendapatan Penjualan

Diskon PenjualanReturn PenjualanPendapatan Jasa PerawatanPendapatan Lain-LainHarga Pokok PenjualanLaba Kotor

Beban :Beban Gaji

Beban IklanBeban Administrasi BankBeban UtilitasBeban AsuransiBeban BungaBeban PenjualanBeban MarketingBeban Lain-Lain

Laba Sebelum Pajak PenghasilanBeban Pajak Penghasilan

Laba Bersih

PT BINTARO EDARLAPORAN Perubahan Ekuitas


Ekuitas, 31 Desember 2009Laba BersihPenarikan PemilikPenambahan pada EkuitasEkuitas, 31 Desember 2010


PT BINTARO EDARLAPORAN Arus Kas


Arus Kas dari Aktivitas Operasi:Penerimaan Kas dari Pelanggan dan LainnyaPembayaran Kas kepada Supplier dan KaryawanKas yang dihasilkan dari OperasiPenerimaan Kas dari Aktivitas Operasi LainnyaPembayaran BungaPembayaran Pajak Penghasilan

Arus Kas Bersih dari Aktivitas Operasi

Arus Kas dari Aktivitas Investasi:Hasil Penjualan Aset tetapPerolehan Aset TetapArus Kas Bersih dari(digunakan untuk) Aktivitas Investasi

Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan:Penerimaan Pinjaman Jangka PendekPenerimaan Pinjaman Jangka PanjangPembayaran Pinjaman Jangka PendekPembayaran Pinjaman Jangka PanjangArus Kas Bersih dari(digunakan untuk) Aktivitas Pendanaan

Kenaikan(Penurunan) Bersih KasKas pada Awal Periode

Kas pada Akhir Periode


LAMPIRAN






Documents

Sistem Dan Prosedur