Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM INFORMASI PENGARSIPANDI KANTOR KECAMATAN SERENGAN SURAKARTA
TRI WAHYUNINGSIHM3110154
LATAR BELAKANG
Salah satu sistem informasi yang dapat menunjang proses kerja pada bagian adminitrasi yaitu pengarsipan.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda(manual)
Maka diperlukan sistem informasi yang dapat mengatasi beberapa masalah di kantor kecamatan serengan
TUJUAN
Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian surat masuk dan keluar tersebut bila nanti dibutuhkan
MANFAAT
1. Bagi Kantor Kecamatan Serengan Surakarta Sistem informasi pengarsipan ini bermanfaat
untuk membantu dan mempermudah penyimpanan data secara digital.
2. Bagi penulis Kegiatan Magang Mahasiswa ini bermanfaat
sebagai wadah untuk menerapkan dan mengimplementasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan mendapat pengalaman kerja.
BATASAN MASALAH
penyimpanan dan pencarian data surat,
STRUKTUR ORGANISASI
CAMAT
SEKERTARIS CAMAT
KASUBAG KEUANGAN
KASUBAG KEPEGAWAIAN
KASUBAG PEP (Perencanaan,Evaluasi
&Pelaporan)
STAFF BENDAHARA GAJI
BENDAHARA
PENGELUARAN
STAFF STAFF STAFF
KASI TATA PEMERINTAHAN
KASI PEMERDAYAAN
MASY.
KASI PEMBANGUNAN
&LH
KASI BUDAYA & AGAMA
KASI KETENTRAMAN & KETERANGAN
STAFFSTAFF
STAFFSTAFF STAFF
JADWAL KEGIATANMinggu ke-
Uraian Tugas
1. Pengenalan lingkungan dan Struktur organisasi di Kecamatan Serengan
2. Mengamati dan mempelajari pelayanan masyarakat yang dilakukan di Kecamatan Serengan.
3. Mempelajari jalannya proses surat masuk dan surat keluar dengan cara membantu membuat surat keluar dan mendata surat masuk ke dalam agenda surat masuk.
4. Membuat perancangan database. Membantu merekap data pelayanan masyarkat selama tahun 2011-2012.
5. Memperbaiki perancangan sistem dan melakukan coding. Membantu memberikan pelayanan ke pada masyarakat.
6. Melakukan pengujian dan presentasi sistem.
CONTEXT DIAGRAM
ADMIN
SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR KEC. SERENGAN
KEPALA KECAMATAN
Login,input data surat masuk,surat keluardan data diposisi
Cetak disposisi dan lembar surat masuk &keluarInfo data surat dan disposisi
Login, data operator,bagian kasi, jenis surat
Info surat dan disposisi
Laporan
OPERATOR
DFD LEVEL 0 SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
PEGAWAI
CAMAT
4. Data admin & Operator
1. Data Surat Masuk
2. Pemberian Disposisi
3. data Surat Keluar
5. Data Jenis Surat
6. Data Bagian
7. Pencarian
8. Laporan
ADMIN
OPERATOR
Data surat masuk
Info surat masuk
Data surat masuk
info surat masuk
nosurat
Data disposisi
info disposisi
Data disposisi
info disposisi
Data surat keluar
info surat keluar
Data surat keluar
info suratkeluar
Data admin &operator
info admin& operator
Data admin &operator
info admin&operator
Data jenis surat
info jenis surat
infoJenis surat
Data bagian Data bagian
info bagian
info bagian
Data jenis surat
Kata kunci pencarian
Info pencarian
Kata kuncipencarian
Infopencarian
Kata kuncipencarian
Infopencarian
Infopencarian
Katakunci pencarian
Info pencarian
Kata kunci pencarian
DataSurat masuk
Data surat keluar
laporan
Kata kuncipencarian
Kata kunci pencarian
Info pencarian
Infopencarian
Jenis Surat
Bagian
Pengguna
Surat Keluar
Disposisi
Surat Masuk
DFD LEVEL 1 PROSES 1 (PROSES SURAT MASUK)
Surat MasukOperator
1.1 Input Surat Masuk
1.2 Edit Surat Masuk
Data surat masuk
info surat masuk info surat masuk
Data surat masuk
Data surat masuk Data surat masuk
info surat masuk info surat masuk
DFD LEVEL 1 PROSES 2 (PROSES DISPOSISI)
DisposisiOperator
2.1 Input Disposisi
2.2 Edit Surat Masuk
Data disposisi
Info disposisi Info disposisi
Data disposisi
Data disposisi Data disposisi
Info disposisi Info disposisi
Surat Masuk
Nomor surat masuk
Info posisi Surat masuk
DFD LEVEL 1 PROSES 3 (PROSES SURAT KELUAR)
Surat KeluarOperator
3.1 Input Surat Keluar
3.2 Edit Surat Keluar
Data surat keluar
Info surat keluar Info surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar Data surat keluar
Info surat keluar Info surat keluar
DFD LEVEL 1 PROSES 4 (PROSES ADMIN DAN OPERATOR)
PenggunaAdmin
4.1 Input Admin dan Operator
4.3 Hapus Admin dan Operator
Data pengguna
Info pengguna Info penguna
Data pengguna
Data pengguna Data pengguna
Verifikasi Verifikasi
4.2 Edit Admin dan Operator
Data pengguna
Info pengguna
Data pengguna
Info pengguna
DFD LEVEL 1 PROSES 5 (PROSES JENIS SURAT)
Jenis SuratAdmin
5.1 Input Jenis surat
5.3 Hapus Jenis surat
Data jenis surat
Info jenis surat Info jenis surat
Data jenis surat
Data jenis surat Data jenis surat
Verifikasi Verifikasi
5.2 Edit Jenis surat
Data jenis surat
Info jenis surat
Data jenis surat
Info jenissurat
DFD LEVEL 1 PROSES 6 (PROSES BAGIAN)
BagianAdmin
6.1 Input Bagian
6.3 Hapus Bagian
Data bagian
Info bagian Info bagian
Data bagian
Data bagian Data bagian
Verifikasi Verifikasi
6.2 Edit Bagian Data bagian
Info bagian
Data bagian
Info bagian
ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM)
Surat Masuk Bagian
Surat keluar
diterima
ditulis
1 M
M
1
Jenis Surat
termasuk
termasuk
M
1
1 M
Disposisi disertakan 11
noagendanomorsurat
kode
nosurat
namakasi
Sifat
isidisposisi
catatandisposisi
isiringkas kepada
lampirantglsurat
catatankeluar
namasurat
Namapegawai
isiringkas tglsurat
darinosurat
lampirantglterima
approvecatatanmasuk
Posisi
RELASI ANTAR TABEL
DEMO
KESIMPULAN
Dengan adanya Sistem Informasi kearsipan di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta dapat memberikan kemudahan dalam menyimpan dan pencarian data surat masuk dan surat keluar.
SARAN
Saran yang dapat penulis sampaikan adalah pemanfaatan Sistem Informasi Pengarsipan sehingga dapat mengefisienkan pekerjaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
