Sistem Informasi Penyuluhan

Oleh: Subejo, M.Sc.

Sistem Informasi Penyuluhan

• Sistem informasipenyuluhan dapatdidekati sebagai“sistem infomasimanajemen untukpenyuluhan”

Definisi Sistem Informasi (1)

• Sistem informasimanajemen: sistemmanusia/mesin yang terpadu (integrated) untukmenyajikan infomasi gunamendukung fungsi operasimanajemen danpengambilan keputusandalam sebuah organisasi

Definisi Sistem Informasi (2)

• Sistem informasimenggunakan perangkatkeras (hardware) danperangkat lunak (software) komputer, prosedurpedoman, model manajemen keputusan dankeputusan dan sebuah“database”.

Penggunaan Sistem Informasi

Laporan, analisis, mengidentifikasipeluang, membantu pengambilankeputusan

Manajemen

Infomasi untuk analisis, membantuperancanaan dan pelaporan

Staf ahli

Mendapatkan data operasi, membantu perencanaan

Manajer tingkatbawah

Mengerjakan transaksi, mengolahdata, menjawab pertanyaan

Petugasadministrasi

PenggunaanPemakai

Definisi Informasi

• Informasi; data yang telahdiolah menjadi sebuahbentuk yang berarti bagipenerimanya danbermanfaat dalampengambilan keputusansaat ini atau mendatang

• Data merupakan bahanbaku informasi)

Ciri Informasi

• Benar dan salah(berhubungan denganrealistis)

• Baru• Tambahan (memperbaharui

atau tambahan informasi yang telah ada)

• Korektif (dapat menjadi suatukoreksi informasi yang salah)

Definisi Data

• Kelompok teratur sombol-sombol yang mewakilikuantitas, tindakan, bendadan sebagainya.

• Data disusun/diolahdalam bentuk strukturdata, struktur file dandatabase.

Penyimpandata

Data InformasiPengolah

Transformasi data menjadiinformasi

Tingkatan Komunikasi informasidalam sistem informasi

• Tingkat teknis. Seberapa akuratinformasi dapat disalurkan?

• Tingkat semantik. Seberapa tepatsimbol-simbol yang disalurkan dapatmembawa arti yang diinginkan?

• Tingkat efektifitas. Seberapa cocokpesan tersebut sebagai motivasitindakan manusia?

Mutu Informasi (bisa bias karenakesalahan):

• Metoda pengumpulan dan pengukuransalah

• Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar

• Data hilang/tidak terolah• Kesalahan mencatat atau mengoreksi data• Keliru memilih file induk• Kesalahan dalam prosedur

pengolahan/program• Kesalahan yang disengaja

Strategi mengatasi kesalahaninformasi:

• Pengendalian intern untukmengatasi kesalahan

• Audit intern dan ekstern• Menambahkan batas-batas

kepercayaan data• Pengecekan dengan teliti

Bahan bacaan

• Davis, Gordon, 2002, Kerangka Dasar SistemInformasi Manajemen, Penerbit PPM, Seri PengembanganManajemen No-90-A.

Peringkasan danKlasifikasi Informasi

Persoalan dalam sistemInformasi

• Identifikasi persoalanyang anda hadapi diorganisasi saudaraterkait dengan sisteminformasi

• Kira-kira bagaimanasolusi jangka pendekdan jangka panjangnya?

Identifikasi Problem Sistem Inf. (1)

Pengadaan fasilitaspendukung SI (handware/software)

Fasilitas pendukung SI belum tersedia

Penyusunan standar SI (juklak/juknis)

Belum ada standar SI (baikmanual maupunkomputerisasi)

Sosialisasi dan penyusunanjuklak/juknis

Persespsi akan kebutuhanSI belum sama

Perlu pelatihan khususpengelolaan SI

Kemampuan untukmengelola SI bagi stafbelum baik (kualifikasi)

SolusiProblem

Identifikasi Problem Sistem Inf. (2)

Penyediaan jaringan danfasilitas pendukung SI diberbagai daerah

Belum tersedia jaringanpendukung SI (daerahterisolir, dll)

Koordinasi dan pembuatanjaringan SI antar sektor

Koordinasi antar sektordalam pengelolaan SI belumberjalan baik

Sosialisasi dioptimalkanpada berbagai level manajemen

Sosialisasi SI belum optimal

Koordinasi dan pembuatanjaringan SI antar sektor

Mekanisme penyusunan danpenyajian informasi masihsektoral

SolusiProblem

Peringkasan Data

Data Transaksi

Data bagi suatu organsisasi mungkin berupainformasi bagi tingkat yang lainnya

Tingkatmanajemen

Tingkatoperasi

Informasi + aturankeputusan=keputusan olehmanajemen

Informasi + aturankeputusan=keputusan oleh petugasoperasi

Teori Matematika Informasi

• Setiap organismeterkumpul berdasarkanadanya cara perolehan, pemakaian, penyimpanan danpenyaluran informasi

Sumber Saluran Tujuan

Ada sebuah pemancar yang memungkinkan simbol-simbolkode dikirim melalui sebuah saluran kepada penerima. Pesan yang keluar dai sebuah sumber ke pemancar secaraumum disandi (encoded) sebelum dapat dikirim melaluisaluran komunikasi dan harus diuraikan (decoded) kembalioleh sebuah penerima agar pesan dapat dipahami tujuan. Saluran umumnya tidak sempurna karena bising (noise) dan distorsi.

Sumber Pemancar/penyandi

Saluran Penerima/pengurai

Tujuan

Bising dan distorsi

Model Sebuah Sistem Informasi

Klasifikasi dan Kompreasi Data

• Top manajer (termasuk dalampenyuluhan) tidak dapat meninjauseluruh data satu per satu untukmemperoleh informasi operasi/aktifitasorganisasi.

• Dengan bantuan sistem informasi dapatdilakukan “peringkasan informasi “berdasarkan “kategori” tertentu misalnyaberdasar personil, wilayah, periode, pendanaan, komoditi, model, dll

Tindakan Kejadian Keluhan

Disaring

Tingkatbawah

Tingkatmenengah

Tingkat atas

Peringkasan dan Penyaringan Informasi Organisasi

Peringkasan

Efisiensi Komunikasi• Efisiensi komunikasi tergantung

pada metode keorganisasianuntuk mendapatkan data dansaluran komunikasi yang disediakan bagi mereka.

• Bila tidak ada prosedur resmiuntuk menggolongkan, meringkasdan menyampaiakn pada parapengambil keputusan, makaisyarat-isyarat dapat “tersaing”oleh elemen-elemenkeorganisasian.

Konsep informasidalam teori informasi

• Informasi mempunyai nilai kejutan• Informasi mengurangi

keraguan/ketidakpastian• Adanya informasi karena ada pilihan• Tidak semua data yang dikomunikasikan

mempunyai nilai informasi• Sifat redundan/pengulangan bermanfaat

untuk mengendalikan kesalahan dalamkomunikasi

Konsep Sistem Informasidan Fungsi Manajemen

Quiz (buku tertutup: 15 menit)

• Apa yang andaketahui tentangsistem informasipenyuluhan ?

• Mengapa sistemtersebutdiperlukan?

Konsep Sistem Informasi 1• Sistem informasi menerima masukan data

dan instruksi, mengolah data tersebutsesuai dengan instruksi, danmengeluarkan hasilnya.

• Fungsi pengolahan informasi seringmembutuhkan data yang telahdikumpulkan dan diolah dalam periodewaktu sebelumnya.

• Perlu ditambahkan sebuah penyimpandata file (file storage) ke dalam model sistem informasi.

Konsep Sistem Informasi 2• Data file memungkinkan kegiatan

pengolahan data dapat tersedia/dilakukanbaik bagi data baru maupun data lama yang telah dikumpulkan sebelumnya.

• Penambahan penyimpan data menyebabkan fungsi pengolah informasibukan lagi hanya untuk mengubah data menjadi informasi tetap namun jugamenyimpan data untuk penggunaandiwaktu yang akan datang

Model dasar sistem informasi

Data Pengolah Informasi

Model dasar ditambah penyimpan data

Data Pengolah Informasi

PenyimpanData

Konsep Sistem Informasi 3• Sistem pengolah informasi memiliki sub-

sistem fungsional seperti sistemperangkat keras, sistem pengoperasian(operating system), sistem komunikasi, dan sistem data base.

• Dalam perancangan sistem informasi adabeberapa konsep penting yaitu: penggunaan sistem, pemisahan(decoupling), umpan balik, variasi kebutuhan dan penyaringan (filtering).

Konsep Sistem Informasi 4

• Penggunaan sistem dapat disebutsebagai konsep “modular” atau blokbangunan. Program dirancang sebagaimodul atau sub-program, Setiap modulmelaksanakan sebuah tugas program seperti membaca masukan, mengeluarkanlaporan atau memeriksa kesalahan. Sebuah sub-sistem dapat memanggil atauberkomunikasi dengan sub-sistemlainnya.

Konsep Sistem Informasi 5

• Pemisahan (decoupling). Untukmangalokasi beban dan kerumitan sistemumumnya dilakukan pemisahan-pemisahan tugas ke dalam sub-sistem.

• Umpan balik. Umpan balik membutuhkansuatu standar terukur yang bisamengukur keluaran sebuah metodepengendalian masukan untukmempengaruhi proses. Umpan balikkepada manajer sangat dibutuhkansebagai kontrol terhadap kinerja sistem.

Konsep Sistem Informasi 6

• Variasi kebutuhan. Suatu hal pentingdalam perancangan sistem informasiadalah kebutuhan penyediaan beberapametode yang memberikan tanggapanpengendalian pada tiap keadaan variabelterkendali yang mungkin.

• Penyaringan/filtering. Penyaringan perludigunakan dalam sistem informasi untukmengurangi data yang tidak diperlukanatau tidak relevan memasuki pengolahanatau dikeluarkan kepada sub-sistem lain.

Peranan Sistem Informasi dalamOrganisasi dan manajemen

• Penerapan sistem informasi berdasarkankomputer dapat mempengaruhi strukturorganisasi, motivasi dalam organisasi, manajemen, dan pengambilan keputusan.

• Fungsi manajemen antara lain: perencanaan, pengorganisasian, penyusunan stafpengkoordinasian, pengarah danpengendalian.

• Dalam menjalankan fungsi manajemen, manajer terlibat dalam membentuk kegiatanyang berhubungan dengan (1) penstrukturan, (2) pengambilan keputusan, dan (3) interaksimanusia.

Perencanaan

Pengorganisasian

Penyusunan staf

Pengkoordinasian

Pengarahan

Pengendalian

Kegiatanpenstrukturan

Pengambilankeputusan

Interaksimanusia

Variabel PrestasiFu

ngsi

Man

ajem

enKerangkaKerjaManajemen

Fungsi Manajemen

Pengukuran prestasi dan penyimpangan darirencana. Pengaturan dan pembetulan kegiatan ataupembentukan kebijakan, prosedur dan program.

Pengen-dalian

Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan danpemotivasi orang dalam organsiasi.

Pengarahan

Penjadualan kegiatan dalam urutan yang tepat. Pengkomunikasian perubahan kebutuhan.

Pengkoordinasian

Pemilihan dan pelatihan orang untuk bekerja dalamorgansiasi

Penyusu-nan Staf

Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakandan menetapkan bentuk dan hubungankeorganisasian untuk menjalankan kegiatan

Pengorganisasian

Pemilihan tujuan dan penetapan kebijakan, prosedurdan program-program untuk pencapaiannya

Peren-canaan

UraianFungsiManajemen

Kebutuhan Organisasi untukMengolah Informasi

• Kebutuhan sebuah organisasi untukmengolah informasi adalah sebagai fungsidari faktor: (1) ketidakpastian tugas, (2) banyaknya unsur yang relevan untukpengambilan kepuasan dan (3) salingketergantungan unit keorganisasian.

Faktor dalam pengolahan informasi

Bila unit keorganisasian tidak saling tergantungatau saling berhubungan jumlah komunikasiuntuk menyelesaikan konflik semakin kecil. Bilaunit saling berhubungan, pengolahan informasiyang dibutuhkan untuk menangani koordinasiakan menjadi besar

Salingketergantungankeorganisasian

Banyaknya unsur adalah sebanding denganbanyaknya departemen, produk, klien, dll. Peningkatan dalam jumlah unsur akanmeningkatkan pula kebutuhan informasi.

Banyaknyaunsur relevanuntukpengembilankeputusan

Semakin besar ketidakpastian tugas semakinbesar pula jumlah informasi yang harus diolahuntuk menjamin efektivitas prestasi.

Ketidakpastiantugas

UraianFaktor

Langkah untuk mengidentifikasi tanggapankeorgansiasan yang memungkinkan untuk mengatasibeban pengolahan informasi

1. Prosedur pengoperasian danaturan keputusan

2. Hirarki wewenang

3. Sub-sistem mandiri

4. Sumberdaya lentur

5. Struktur mandiri

6. Sistem informasi vertikal

7. Bentuk keorganisasian lateral

Mekanismepengkoordinasian

Mengurangikebutuhan pengolahinformasi

Meningkatkankapasitas pengolahaninformasi

• Prosedur pengoperasian dan aturankeputusan. Koordinasi akan jauh lebihsederhana bila perilaku organisasi dapatdispesifikasikan di muka (diprogram) melalui prosedur pengoperasian danaturan keputusan.

• Hirarki wewenang. Suatu hirarkiwewenang dapat digunakan untukmenangani situasi luar biasa yang tidakterdapat dalam aturan keputusan danprosedur pengoperasian.

• Sub-sistem mandiri. Katidakpastian tugas-tugas keorganisasian membatasai manfaataturan dan prosedur pengoperasian.

• Sumberdaya lentur. Saling ketergantungandapat dikurangi dengan mengendorkanspesifikasi dalam mana tiap unit organisasiberoperasi atau melalui penyediaansumberdaya dan waktu.

• Struktur mandiri. Hal ini akan mengurangibanyaknya tingkat keputusan yang harusdilewati.

• Sistem inovasi vertikal. Kemampuanorgansiasi untuk memberikan arah dalamkeadaan ketidakpastian dibatasi olehwaktu dan sumberdaya untukperencanaan dan perancanaan ulang(data base dan komputerisasi penting).

• Bentuk keorganisasian lateral. Bentuk inimerupakan cara untuk meningkatkankapasitas komunikasi/pengolahaninformasi dalam organsisasi (kontaklangsung, gugus tugas, regu, gabungan)

Manajemen Sistem Informasidalam Penyuluhan Pertanian

MIS for Agric. Extension-1• Informasi merupakan “critical resources”

dalam kegiatan dan manajemen suatuorganisasi (termasuk penyuluhan pertanian)

• Information system: mengacu padacomputer-based system yang dirancanguntuk mendukung operasi, menajemen danfungsi keputusan dalam organisasi (Babudan Singh, 2003)

• Informasi berisi data yang telah diproses danmemiliki arti bagi “pengguna/user. Suatusistem adah seperangkat komponen yang bekerja/beroperasi bersama untuk mencapaisuatu tujuan umum.

MIS for Agric. Extension 2• Suatu sistem informasi manajemen

meproduksi informasi yang mendukungfungsi manajemen pada suatu organisasi

• MIS: mengumpulkan, mengirimkan, memproses, dan menyimpan atas data suatusumberdaya organisasi, program danpencapaian kinerja/prestasi.

• Informasi merupakan data yang memilikimakna dan berguna serta dapatdikomunikasikan kepada penerima/penggunauntuk membuat suatu keputusan

MIS for Agric. Extension-3• Komputer mampu memproses informasi dengan

lebih mudah, cepat serta akurat. Kuantitas data yang besar dapat diproses dengan cepat melaluibantuan komputer yang mampu mengkonversidata menjadi informasi yang lebih memiliki makna.

• Manajer penyuluhan pertanian serta pihak lain terkait pada berbagai level memerlukan informasiyang relevan dan akurat dalam rangka “membuatkeputusan yang efisien dan efektif”.

• Jika tidak ada informasi yang akurat, tindakanyang diambil hanya berdasar intuisi danpengalaman sebelumnya (masih cukup banyakdilakukan dalam kasus penyuluhan pertanian diIndonesia???).

Tahap Keputusan Informasi yang Diperlukan

INTELLIGENCE:pengumpulan, klasifikasi, pemrosesan danpenyajian data)

DESIGN: (outline alternatifstrategi; prediksi/prakiraankeluaran yang mungkin untuksetiap alternatif))

CHOICE: (Pemilihan alternatifyang terbaik)

REVIEW: (Monitoring daripelaksanaan/implementasi)

Laporan keadaan; Laporan tren; Laporankemajuan; Penyelidikankhusus

Model dan alatanalisis; Proyeksi

Alternatif; konsekuensi; evaluasialternatif

Umpan balik dan follow up

Data tidak cukup

Tidak ada solusi yg memuaskan

Perubahan asumsi

MIS for Agric. Extension-4• MIS adalah informasi yang diperlukan oleh

manajer sehingga mereka dapat membuatkeputusan tentang: jumlah personel tenagapenyuluh berdasar kategori, training yang diperlukan, rencana pengembangan karir, job discription, anggaran, data kegiatan, kondisiclient, fasilitas yang ada, dll (MIS penyuluhanpertanian di Indonesia masih sangatterbatas!!!!!!sangat susah diakses!!)

• MIS dapat digunkan untuk: (1) merencanakanalokasi sumberdaya, (2) memilih alternatifkegiatan, dan (3) mengontrol kegiatan harian

Kel. Informasi Sistem Penyul (Kasus India)

Kinerja dan prestasi petugas, respon client terhadap program

Petugaspenyuluhan

Desa

Demplot, rencana danimplementasi prog, prog teknisdan hambatan

Manajer, stafkantor

Kec

Sumberdaya penyul danhambatan, kebutuhan pelatihanuntuk staff

Manajer, stafkantor

Kab

Program, kegiatan, pembiayaan, keterkaitan penelitian danpenyuluhan (prop)

Direktur, kepalakantor, dll

Prop

Pengembangan sdm, rencana, pembiayaan, monev, dll (nasional)

Menteri, kepalapusat, direktur, dll

Pusat

Type Inf. yang DiperlukanKelompokLevel

Pusat (Direktorat Penyuluhan)

Propinsi (Kantor Penyuluhan)

Decision Support System

Database Propinsi

Agric. Extension Net

Kabupaten

Kecamatan

Desa/Blok

MIS for Agric. Extension (India Case)

MIS for Agric. Extension 5

• Networking dan sistem telekomunikasisangat diperlukan dalam pengembanganMIS untuk penyuluhan pertanian

• Jarak geografis antara sesama petugaspenyuluh serta penyuluh dan client-nyadapat diatasi dengan adanya networkingdan pengiriman data secara elektronik

• MIS dalam batasan tertentu mestinya jugadapat diakses oleh user untuk mengetahuiaktifitas dan performance dari organisasipenyuluhan serta untuk mendapatkanmasukan-masukan dalam meningkatkankinerja dan efektivitas penyuluhan.

Bahan bacaan

• Singh, Babu, 1998, Establishing a Management Information System dalam Swanson, B.E (eds), Improving Agricultural Extension: A Reference Manual, FAO of the UN, Rome