SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH

PERTAMA NEGERI 2 PAKEM

TUGAS AKHIR

disusun oleh

Bastar Purbo Nugroho 08.02.7181

Anton Atmojo 08.02.7209

Yan Rizal Ariyanto 08.02.7217

Agung Rimbawan 08.02.7222

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

LIBRARY INFORMATION SYSTEM JUNIOR HIGH SCHOOL STATE 2

PAKEM

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH

PERTAMA NEGERI 2 PAKEM

Bastar Purbo Nugroho

Anton Atmojo

Yan Rizal Ariyanto

Agung Rimbawan

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The weakness of manual system in library is a prosses the data research so

ther dat just saved in original form. To solve the weakness need a library

information system shows the complete data, as quick, possible and object point.

It can be impacted in data research, minimize mistakes and result to

information needed. The design of the system is simple so more efficient, effective,

economical saving and easy to use by user.

The Keywords: to helping the students searching the quick information need

some factors. Such us, Information, Library, System and handling the decision.

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara

dinamis, salah satu dari sekian banyak perkembangan teknologi adalah komputer.

Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan,

keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem

manual.

Pengolahan data menjadi terkomputerisasi inilah yang sangat dibutuhkan

untuk membantu dalam penyampaian informasi sacara cepat tepat dan akurat.

Komputer sudah merambat dalam berbagai bidang, baik dalam dunia kerja

maupun dunia pendidikan sehingga secara tidak langsung telah menciptakan

persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Oleh

karena itu perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi

pendidikan.

Dalam institusi pendidikan selalu membutuhkan sistem untuk

mengumpulkan, mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan

informasi. Komputer merupakan salah satu sarana yang dapat membantu kegiatan

tersebut. Hasilnya sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai

lebih dari pada sistem yang diolah secara manual, seperti pada suatu organisasi

yang memiliki jumlah data cukup banyak maka perlu penanganan khusus.

Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem, Sleman, Yogyakarta adalah

salah satu sekolah menengah pertama yang belum memakai sistem informasi

berbasis komputer pada bagian perpustakaannya, di mana sistem pengolahan

datanya sampai saat ini masih bersifat manual.

Sistem manual ini membuat lambatnya informasi data yang dihasilkan.

Hal ini dianggap kurang efisien, karena dalam pencatatan data secara manual akan

membutuhkan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam

pencarian data. Seperti dalam pencarian data buku, data peminjam, data

pengembalian.

Sistem ini memerlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah dalam

pengolahan data buku, data peminjam buku, dan data pengembalian buku dengan

menggunakan sistem komputer yang lebih komprehensif sehingga dapat

menampilkan informasi data-data perpustakan secara cepat, tepat dan akurat.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka penulis

merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “SISTEM

INFORMASI PERPUSTAKAAN Sekolah Menengah Pertama Negeri 2

Pakem”.

2. Landasan Teori

2.1 Sirkulasi Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu

informasi dan pada tahap selanjutnya suatu informasi akan menjadi satu untuk

terciptanya informasi lain.

Pada saat diproses akan dihasilkan informasi yang bermanfaat bagi

penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau

melakukan tindakan tertentu dari keputusan atau tindakan tersebut akan

menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan

kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukan kedalam model (proses)

begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1 Definisi Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi yang ada dalam suatu

organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi

untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM didefinisikan oleh Gordon B.Davis sebagian sistem manusia atau mesin yang

menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi

pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

2.2.2 Definisi Manajemen Informasi

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi

didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh

semua tingkat manajemen. Menurut Frederick H.Wu, sistem informasi

manajemen adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi

untuk mendukung manajemen. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan

bahwa sistem adalah:

Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.

Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

2.2.3 Manejemen Sirkulasi

Manajemen sirkulasi merupakan cara perancangan, pengorganisasian,

pelaksanaan serta pengendalian kegiatan sesuai urutan kerja pada setiap kegiatan

sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem informasi sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data

sirkulasi yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data

dan persiapan dokumen untuk mengambil keputusan dengan dibantu suatu alat

yang berupa mesin (computer).

Pelayanan sirkulasi adalah salah satu kegiatan pokok yang ada dalam

perpustakaan, kegiatan meliputi jasa pinjam, pengembalian yang dilaksanakan

dalam perpustakaan beserta kegiatan administrasinya, tujuan pelayanan sirkulasi

yaitu:

a) Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat

dan tepat.

b) Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian sirkulasi dengan

mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam.

c) Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam.

2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.3.1 Sejarah Visual Basic

Visual basic merupakan perangkat lunak Microsoft yang diuntungkan dari

penekanan perusahaan pada integrasi produk mereka, yang juga telah di

tingkatkan dengan setiap rilis terbaru VB 6.0 dirilis pada akhir tahun 1996. Tiga

versi VB 6.0 yang dikeluarkan oleh Microsoft adalah:

a) Standar Edition

b) Profesional

c) Enterprice

2.3.2 SQL Server 2000

SQL Server adalah aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft.

SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi, mulai aplikasi yang kecil

sampai aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis

ini menggunakan bahasa pemrograman SQL (Struktur Query Language).

3. Gambaran Umum

3.1 Gambaran Perpustakaan

Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam

membantu proses belajar mengajar di SMP Negeri 2 Pakem. Perpustakaan ini

mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya

untuk mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial,

budaya dan disiplin ilmu biaya.

Berbagai koleksi pustaka yang tersedia diharapkan memberikan arti

tersendiri bagi para siswa dan guru. Khususnya sebagai media dalam usaha

mencari, menemukan, mempelajari, menghubungkan maupun menyimpulkan

materi pelajaran.

Perpustakaan SMP Negeri 2 Pakem tersebut merupakan tempat

pengumpulan buku-buku yang disusun dan diatur secara sistematis. Buku-buku

yang dimaksud adalah buku-buku yang tersedia di perpustakaan.

1. Tujuan Pokok Perpustakaan

Keberadaan perpustakaan pasti mempunyai tujuan yang mendasar

berdirinya perpustakaan tersebut. Perpustakaan SMP N 2 Pakem

mempunyai tujuan sebagai berikt:

a) Sarana untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar.

b) Sebagai sarana untuk membantu memajukan ilmu pengetahuan dan

kebudayaan.

c) Membantu pemerintah dalam usaha mencerdaskan dan

mengembangkan pengetahuan.

d) Sebagai sarana mengembangkan minat baca bagi siswa sehingga selalu

haus akan informasi.

3.2 Mekanisme Operasi Sistem

1. Sistem Opersional

2. Pemakai Pustaka

3. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMP N 2 Pakem

sebagai berikut :

a) Setiap siswa yang diterima di SMP N 2 Pakem langsung diakui

sebagai anggota perpustakaan.

b) Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masing-masing siswa.

4. Jenis Layanan dan Sanksi.

5. Sistem yang Berjalan

a) Prosedur Peminjaman.

b) Prosedur Pengembalian.

c) Prosedur buku

4. Pembahasan

4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Tujuan rancangan sistem secara umum adalah menggambarkan suatu

tahapan penyelesaian maslah sederhana, rapi, dan jelas dengan menggunakan

simbol-simbol yang setandar terhadap penyelesaian masalah yang disajikan harus

jelas, sederhana, efektif dan tepat.

Dalam pembuatan loporan ini rancangan sistem yang penulis usulkan

disajikan dengan dua model yaitu flowchart sistem (bagan alir sistem) dan data

flow diagram (diagram alir).

4.1.1 Flowchart Sistem

Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu

sistem peralatan komputer yang digunakan untuk proses pengolahan data serta

hubungan antara peralatan tersebut.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan data

perpustakaan di Smp N 2 Pakem, maka penulis mengusulkan sistem yang baru

dengan flowchart sebagai berikut

Gambar 4.1 Flowchat Sistem Perpustakaan

4.1.2 Data flow diagram

Sistem yang diusulkan digambarkan dalam model data flow diagram.

Melalui model ini dapat diketahui aliran dalam sistem tersebut sehingga

Data siswa

Infut data

peminjaman

Data Buku

Infut Data Buku

Proses Data

Siswa

Proses Data

Buku

Petugas

perpustakaan

Petugas

perpustakaan Infut Data Siswa

Infut data

Peminjaman

Proses Data

Peminjaman

Proses Data

Pengembalian

Pembuatan

laporan data

Buku

Laporan Data

Buku

Laporan Peminjaman Laporan

Pengembalian

Pembuatan laporan

peminjaman

Pembuatan

laporan

pengembalian

Peminjaman

Buku

Peminjaman

Buku

Pembuatan

laporan data

Siswa

Laporan Data

Siswa

Data Siswa

Data Buku

Data Peminjaman Data Pengembalian

Kepala Sekolah

mempermudah pembuatan desai basis data. Adapun DFD yang diusulkan adalah

sebagai berikut:

4.1.2.1 Contoh Diagram

Gambar 4.2 Contoh Diagram

4.1.2.2 DFD level 1

Gambar 4.3 DFD Level 1

Admin Input

Data

siswa

1.0

Pengolahan

data Siswa

Data

siswa

5.0

Pembuatan

Laporan

Siswa

D1 Siswa

Input

Data

Buku 2.0

Pengolahan

data Buku

Data

Buku D2 Buku

6.0

Pembuatan

Laporan

Buku

Input

Data

Pinjam 3.0

Pengolahan

data Pinjam

Data

Pinjam D3 Pinjam

7.0

Pembuatan

Laporan

Pinjam

Input

Data

Kembali 4.0

Pengolahan

data Kembali

Data

Kembali D4 Kembali

8.0

Pembuatan

Laporan

Kembali

Kepala

sekolah

Sistem

Informasi

Perpustakaan

Input Data

Siswa

Input Data

Buku Laporan Input Data

pengembalian

Kepala/wakil

kepala sekolah

Admin

Input Data

Peminjaman

4.1.2.3 DFD Level 2 Peminjaman

Gambar 4.4 DFD Level 2 Peminjaman

D 2 Buku Data Buku

7.2

Pembuatan

Laporan Data Buku

D3 Pinjam Data Pinjam

7.3

Pembuatan

Laporan

Data

Pinjam

D4 Kembali Data Kembali

7.4

Pembuatan

Laporan

Data Kembali

Wakil /

Kepala

Sekolah

D1 Siswa

7.1

Pembuatan

Laporan

Data

Siswa

Data

Siswa

4.1.3 Entity Relationship Diagram

Gambar 4.5 ERD

Siswa

Pengarang

Buku

Transaksi

Mempunyai

Nis Nama

Nm_Peng

Tgl_Pinjam Nis

No_Pinjam

Tgl_Batas

Kd_Penerbit

No_Kembali

Tgl_Batas

Tgl_Pinjam

Alamat

Alamat

Kd_Peng

No_Pinjam

Kd_Jenis

ISBN

Judul

Jenis

Jumlah

Stok

Thn_Terbit

Edisi

Jenis

No_pinjam

Penerbit

Kodebuku

Nm_Penerbit

Kd_Penerbit

Alamat

Detal_Pinjam

No_Pinjam

Peminjaman I

I

M

Transaksi

Pengembalian

M

M

Mempunyai

Mempunyai

N

M M

M

I

I

Kd_Jenis

N

Jkel

Tpt_Lahir

Kelas Tgl_Lahi

r

Status

Mempunyai

KodeBuku ISBN Kode_buku

Status

4.2 Rancangan Input

4.2.1 Rancangan Form Login

Gambar 4.6 Rancangan Form Login

4.2.2 Rancangan Form Admin

Gambar 4.7 Rancangan Form Admin

4.2.3 Rancangan Form Jenis Buku

Gambar 4.8 Rancangan Jenis Buku

4.2.4 Rancangan Form Buku

Gambar 4.9 Rancangan Form Buku

4.2.5 Rancangan Form Siswa

Gambar 4.10 Rancangan Form Siswa

4.2.6 Rancangan Form KodeBuku

Gambar 4.11 Rancangan Form KodeBuku

4.2.7 Rancangan Form Pengarang

Gambar 4.12 Rancangan Form Pengarang

4.2.8 Rancangan Form Penerbit

Gambar 4.13 Rancangan Form Penerbit

4.2.9 Rancangan Menu Utama

Gambar 4.14 Rancangan Menu Utama

4.2.10 Rancangan Form Pengembalian

Gambar 4.15 Rancangan Form Pengembalian

4.2.11 Rancangan Form Peminjaman

Gambar 4.16 Rancangan Form Peminjaman

5 Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data perpustakaan

pada SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan

secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:

1) Sistem pengolahan data Perpustakaan yang diterapkan oleh SMP N 2

Pakem masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut

mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien

terhadap waktu dan biaya.

2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru

dikarenakan data atau arsib lama terkadang hilang.

3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara

manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan

laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data

yang akan dilaporkan.

Pada sistem pengolahan data perpustakaan yang ada pada SMP N 2 Pakem

Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu:

“ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara

mendadak “

Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan

memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu dengan

membuat software aplikasi pengolahan data perpustakaan. Kelebihan dari sistem

ini adalah:

1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa

dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang

diharapkan akan berdampak pada meningkatnya minat siswa untuk

meminjam buku di perpustakaan.

2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan

efektifitas waktu.

Selain mempunyai kelebihan SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN juga

mempunyai kelemahan diantaranya adalah:

“Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan,”

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:

1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data Perpustakaan pada SMP

yang masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru

yang terkomputerisasi dan efisien.

2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya

perawatan hardware dan software yang baik dan benar.

3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan

personil yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL; Yogyakarta : Penerbit Andi

Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi; Jakarta : Penerbit Salemba

Infotek.

Mcloed,Raymond, Jr. 1995, Sistem Informasi Manajemen Edisi Bahasa

Indonesia, Jilid 1.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data; Yogyakarta :

Penerbit Andi

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi; Yogyakarta :

Penerbit Andi.

Arief, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000 ; Yogyakarta : Penerbit Andi