PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC)

2012

Sistem Permohonan Ke

Luar Negara (SPLN)

M a n u a l P e n g g u n a 1.0

B L O K 5 & 7 , P U T R A I N F O P O R T - I O I R E S O R T , J A L A N K A J A N G - P U C H O N G ,

4 3 4 0 0 U P M S E R D A N G , S E L A N G O R D A R U L E H S A N

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |i

Kandungan

1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA............................................. 1

2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA ........................................... 2

3.0 SEKSYEN BELANJAWAN – CARIAN SEKSYEN/ZON KEWANGAN ..................................... 3

4.0 SEKSYEN BELANJAWAN – SENARAI SEKSYEN/ZON KEWANGAN ................................... 6

5.0 SEKSYEN BELANJAWAN / ZON& SEKSYEN KEWANGAN – CARIAN PERUNTUKAN ......... 7

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |1

1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA

Mula

Permohonan ke

luar negara

Semakan

Permohonan

Tugas Rasmi?

Pengesahan

Peruntukan/

Perbelanjaan

Ya

Perakuan

Permohonan

Tidak

Ya

Kelulusan

Permohonan

Sokongan

Permohonan

Tamat

Permohonan

daripada

TNC?

Tidak

Petunjuk :

Tindakan oleh Pemohon

Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor

Tindakan oleh Pejabat Bendahari

Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor)

Tindakan oleh Ketua PTJ

Tindakan oleh Naib Canselor

1.1 FUNGSI KESELURUHAN Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :-

Fungsi Keterangan Permohonan ke luar negara

Pemohon memohon ke luar negara

Semakan permohonan

Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima

Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan

Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan

Perakuan Permohonan

Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara

Sokongan Permohonan

Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor

Kelulusan Permohonan

Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |2

2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA

2.1 Taipkan URL sistem iaitu http://spln.upm.edu.my pada pelayar Internet Explorer.

2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan.

Kemudian, klik pada butang Login.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |3

3.0 SEKSYEN BELANJAWAN – CARIAN SEKSYEN/ZON KEWANGAN

3.1 Klik menu Modul Pengemaskinian Kuasa Melulus > Carian Seksyen/Zon Kewangan.

3.2 Skrin Carian Seksyen/Zon Kewangan dipaparkan.

3.3 Pilih seksyen/Zon Kewangan atau PTJ atau Pegawai Pengesah pada medan Seksyen/Zon Kewangan atau PTJ atau Pegawai Pengesah

Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan.

3.4 Maklumat yang dipilih akan dipaparkan.

3.5 Klik butang Cetak untuk mencetak.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |4

3.6 Skrin untuk mencetak dipaparkan. Klik butang Print untuk mencetak.

3.7 Klik untuk menghapus pegawai pengesah. Mesej berikut dipaparka. Klik OK.

Perhatian : Nama pegawai pengesah tidak akan wujud dalam senarai Pegawai Pengesah jika proses hapus dilaksanakan. Nama pegawai boleh di masukkan dalam senarai dengan klik butang Tambah Pegawai Pengesah.

3.8 Klik untuk mengemaskini maklumat Pegawai Pengesah atau Pusat Tanggungjawab.

3.9 Skrin Kemaskini Pegawai Pengesah dipaparkan jika klik kemaskini pegawai pengesah.

3.10 Skrin Kemaskini Pusat Tanggungjawab dipaparkan jika klik kemaskini pusat tanggungjawab.

3.11 Pilih Seksyen/Zon Kewangan Baru untuk memindahkan pegawai pengesah kepada seksyen/zon baru

Atau

Pilih Seksyen/Zon Kewangan Baru untuk memindahkan Pusat Tanggungjawab ke seksyen/zon baru

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |5

3.12 Klik butang Kemaskini. Mesej berikut dipaparkan.

Klik OK

3.13 Skrin Carian Seksyen/Zon Kewangan dipaparkan.

3.14 Klik butang Tambah Pegawai Pengesah untuk menambah nama pegawai.

3.15 Skrin Tambah Pegawai Pengesah akan dipaparkan.

3.16 Pilih nama pegawai pengesah dan seksyen/zon kewangan.

Perhatian : Hanya staf di Pejabat Bendahari (Gred W27,W32,W36,W41,W44,W48,W52) disenaraikan dalam Pegawai Pengesah.

3.17 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan.

Klik butang OK.

3.18 Jika salah satu maklumat tidak dipilih, mesej berikut dipaparkan.

Klik butang OK.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |6

4.0 SEKSYEN BELANJAWAN – SENARAI SEKSYEN/ZON KEWANGAN

4.1 Klik menu Modul Pengemaskinian Kuasa Melulus > Senarai Seksyen/Zon Kewangan

4.2 Senarai semua Seksyen/Zon Kewangan yang wujud dalam sistem dipaparkan.

4.3 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Seksyen/Zon Kewangan yang dipaparkan.

4.4 Skrin untuk mencetak dipaparkan.

Klik butang Print untuk mencetak.

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |7

5.0 SEKSYEN BELANJAWAN / ZON& SEKSYEN KEWANGAN – CARIAN PERUNTUKAN

5.1 Klik menu Modul Peruntukan Perbelanjaan > Carian Peruntukan

5.2 Skrin Carian Peruntukan dipaparkan.

5.3 Pilih peruntukan pada medan Peruntukan.

5.4 Klik butang Carian.

5.5 Senarai peruntukan yang dipilih dipaparkan.

Perhatian : Maklumat peruntukan diamabil dari Sistem Kewangan Universiti (SAGA)

5.6 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai perutukan.

5.7 Skrin untuk mencetak dipaparkan.

Klik butang Print untuk mencetak.