Sistema de Gestão Escolar

Secretaria da Educação do Estado da Bahia

Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970,

Diário Oficial de 09/04/2010.

O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em uma ferramenta gerencial para a rede pública de ensino, criada em ambiente web que facilitará a administração escolar no que diz respeito à execução, acompanhamento e controle de suas atividades fins permitindo assim, a atualização em tempo real da base de dados gerenciais da Secretaria de Educação do Estado.

Estrutura do Sistema

Gestão Escolar

Gestão Servidores

Gestão Censo Escolar

- Rede Física- Aluno/matrícula- Calendário Escolar- Transporte Escolar- Avaliação Escolar - Cadastro de Servidores

- Formação dos Servidores

- Validação- Extração- Geração de Arquivos- Envio INEP- Consulta- Rendimento/Movimento

Benefícios do SGE

• Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino.

• Atualização permanente das informações diretamente no sistema pelas UEE.

• Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas para os diversos setores do órgão central.

• Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão Central

• Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar

• Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central

• Subsidiar na tomada de decisão

• Disponibilizar Informações Gerenciais

Principais funcionalidades• Matrículas

- Matrícula de Novo Aluno- Rematrícula

• Movimentações- Incluir Aluno na classe / turma- Remanejar Aluno de classe / turma- Transferir Aluno de Escola- Alterar Situação do Aluno

• Comprovantes- Matrícula- Declarações (declaração de conclusão / matrícula / transferência)

• Histórico Escolar- Geração e Impressão

• Cadastro- Notas e frequência (geração automática do boletim)

• Imprimir Boletim...

• Servidores

- Atribuir professor a classe / turma- Cadastro de servidores

Centrais de Apoio

Centrais de Apoio

Atribuições

• Prestar suporte técnico de microinformática por telefone com o objetivo de resolver os problemas que os usuários possam ter;• A coordenação do suporte de sistema e suporte de instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do CMO;• O número do Help Desk é (71) 3115-1414.

HELP DESK

Central de Atendimento

Atribuições

• Solucionar os problemas operacionais das unidades escolares, via telefone.

• Encaminhar para as Superintendências solicitações que não puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em contato com as escolas solicitantes

• Contato da Central de Atendimento: 3115-1060

Suporte Técnico Operacional

Atribuições

• Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados no SGE;

• Dar suporte presencial às unidades escolares.

Procedimentos

Unidade de Gestão

As informações (servidores, alunos, rede física e outras) cadastradas no SGE serão divididas por escola e por anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser utilizada.

Importante: As informações registradas de cada anexo são de responsabilidade dos dirigentes da unidade escolar a qual o anexo está vinculado.

Fluxo das Informações

• As escolas com acesso à internet, deverão registrar as informações diretamente no sistema;• As escolas que ainda não possuem acesso à internet, deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela Direc) para registrar as informações diretamente no sistema;• A Direc também possuirá uma Central de Digitação para as escolas próximas à sede da Diretoria Regional.• As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras Unidades para alimentação do sistema irão receber mais equipamentos para viabilizar o trabalho.

• A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na Diroe: ([email protected], [email protected]

Tel: 3115 9081, 3115- 8989);• As informações dos anexos serão de responsabilidade da

escola mãe;• Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE.

Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc para execução de suas tarefas.

Fluxo das Informações

mailto:[email protected]


Perfis de usuários no SGE

Perfil Escolar

• Diretor• Vice-diretor• Secretário escolar• Técnico de secretaria escolar

Perfil DIREC • Diretor• Coordenador• Técnico da Direc• Prestador de serviço

Solicitação de Acesso (senha)

Solicitação - Mudança de Acesso

Solicitação – Cancelamento de Acesso

Solicitação – Desbloqueio de Senha

Gestão de usuários

*Esquecimento de senha.

Quem solicita: diretorQuem solicita: diretor

Para: SUPAV - Diretoria de Para: SUPAV - Diretoria de Acompanhamento e InformaçãoAcompanhamento e Informação(End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP (End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP 41.750-300 – CAB)41.750-300 – CAB)

Como: através de e-mail para Como: através de e-mail para [email protected][email protected]

1.1. Quem solicita: o próprio Quem solicita: o próprio usuáriousuário

2.2. Para: Central de AtendimentoPara: Central de Atendimento

3.3. Como: Telefone Como: Telefone


Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil

Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

Obs: todos os campos são obrigatórios.

Assunto: solicitação de acesso ao SGE

Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s):

Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1

Nome completo: Maria dos SantosPerfil: DiretorE-mail: [email protected]: xxx.xxx.xxx-xx

Nome completo: José da SilvaPerfil: Secretário escolarE-mail: [email protected] CPF: xxx.xxx.xxx-xx


Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE

Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s):

Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus

Nome completo: Maria dos SantosCPF: xxx.xxx.xxx-xx

Nome completo: José da SilvaCPF: xxx.xxx.xxx-xx


Solicitação de Cancelamento de Acesso

Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

Obs: todos os campos são obrigatórios.

Responsável: SEC

1º Passo: Carga InicialMigração das informações dos diversos sistemas da secretaria para o SGE.

Responsável: UNIDADE ESCOLAR2º Passo: Transição

Atualização das informações migradas dos sistemas da secretaria;Organização das informações para a gestão da escola e para o Censo Escolar.

3º Passo: Censo EscolarValidação, ajustes e envio automatizado das informações do SGE para o sistema do MEC.

4º Passo: Acompanhamento AcadêmicoAtualização das informações acadêmicas dos alunos;Registro de notas e frequências;Emissão dos boletins das unidades.

Etapas da Implantação

Responsável: UNIDADE ESCOLAR

5º Passo: Planejamento e resultados finaisPlanejamento da rede física e oferta de ensino para a matrícula 2011;Resultado de aprovação e reprovação dos alunos.

6º Passo: Matrícula 2011Rematrícula;Matrícula de alunos novos.

7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010Envio automatizado das informações de movimento e rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE para o sistema do MEC.

Etapas da Implantação

Atividades da Transição

SGE

Início

Acessar o SGE

Enturmar os alunos que estão em sala de aula

Cancelar matrícula dos alunos que não irão estudar na escola

Atribuir o servidor a disciplina

Atribuir o servidor a classe

Incluir alunos novos (matrícular) e

enturmar na classe (Passo 2)

Atualizar endereço dos alunos que utilizam transporte escolar, pois no cadastro constará o endereço da

escola

Atualizar endereço dos demais alunos

1

1

Fim

Atualizar os dados cadastrais

da escola

Consultar base na Internet

www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi

Confirmar demais servidores na escola.

Dicas:


Atualizar os dados cadastrais da escola

Pontos de Atenção

• Observar portaria de matrícula nº 16.887 de 25/11/09, Art. 24 (define nº de estudantes por classe);

• Não incluir informações dos anexos no campo de dados cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema.

• Confirmar informações cadastrais da escolas, principalmente ofertas de ensino;• Atualizar os nomes das salas de aula;• Atualizar corretamente a capacidade física das salas.

Objetivo: atualizar todas as informações cadastrais da unidade escolar ou anexo.

Atribuir os alunos que estão em sala de

aula


Dicas:

Pontos de Atenção

• Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma, entre em contato com a Central de Atendimento;• Atualizar o nome das classes / turmas;• Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que compareceram na unidade escolar.

• As escolas que tem atendimento educacional especializado ,oferecem atividade complementar, os anexos e classes especiais terão que solicitar para a central de atendimento a criação dessas classes.• Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema

Objetivo: Atribuir os alunos a uma classe / turma.

Cancelar matrícula dos alunos que não

irão estudar na escola


• Não confundir cancelamento de matrícula com abandono;• Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos permanecem no banco de dados do sistema.

Dicas:

• Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se matricularam e não compareceram na unidade escolar;• Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe, deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser matriculado diretamente na área de gestão do anexo.

Pontos de Atenção

Objetivo: Cancelamento das matrículas dos alunos que não compareceram nas unidades escolares.

Atribuir professor a classe


Objetivo: atribuir professores a classe / turma

Pontos de Atenção

• Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a central de atendimento para atualizar o sistema;• As informações oficiais para geração de folha de pagamento e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE.

Dicas:

• Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE, quaisquer divergências entre em contato com a Central de Atendimento.

Atribuir professor a disciplina


Objetivo: atribuir disciplina ministrada pelo professor.

Pontos de Atenção

• Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina no SGE, entre em contato com a central de atendimento.

Dicas:

• Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de 28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular.

Incluir alunos novos (matricular) e

enturmar na classe


Objetivo: cadastrar alunos novos e atribuí-los a uma classe / turma.

Pontos de Atenção

• Para matricular alunos que não fazem parte da rede Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ;• Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE.

Dicas:

•Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE, pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi e copie a informação para o sistema.

http://www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi

Clique em Município

Atividades da TransiçãoAtualização de endereço dos alunos que utilizam

transporte escolar

Atualização de endereço dos demais alunos

• Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na zona urbana ou rural;• No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso;• Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está cadastrado antes de decidir incluí-lo.

Pontos de Atenção

• Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar Central de Atendimento;• Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim pesquise no SGE pelos mesmos;• Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os nomes oficiais.

Dicas:

Objetivo: atualizar os endereços dos alunos no SGE, priorizando os alunos que necessitam de transporte escolar. Todos os alunosestarão a princípio com o endereço da escola.


Confirmar demais

servidores na escola.

Objetivo: atualizar o cadastro dos servidores1 lotados na unidade escolar ou anexo.

• Caso na base de dados do SGE não conste algum servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a Central de Atendimento para atualizar o sistema;• As informações oficiais, a exemplo de geração de folha de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no sistema SECONLINE.

1 pessoal administrativo, inclusive os PST.

Pontos de Atenção

Atenção

• Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e sem abreviações;

• Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema;

• Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados;

• Sempre manter as informações atualizadas no sistema;

• Observar os prazos de encerramento de cada passo do processo de implantação do SGE;

Prazos e contingências

ATIVIDADE PERÍODO

Treinamento 13 de abril a 11 de maio de 2010

Migração dos dados pela Secretaria Abril de 2010

Atualização pelas Unidades Escolares das informações migradas dos sistemas da secretaria

22 de abril à 20 de junho de 2010

Migração da base do SGE para o censo escolar/MEC /INEP

01 de julho a 10 de agosto

Rematrícula Dezembro de 2010

Matrícula Ano de 2011

As unidades escolares que não iniciarem ou não

concluírem o passo de Transição cadastrarão as

informações duas vezes: uma SGE e outra no

Educacenso.

• A apresentação definitiva para o treinamento das escolas estará disponível no dia 12/04/10, para download no endereço.

• http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps

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