Sistemul informațional_management documente_semnatura electronica

7/29/2019 Sistemul informaional_management documente_semnatura electronica

1/7

Sistemul informaional. Managementul documentelor

Sistemul informaional. Managementul documentelor.

Vldu-Severian Iacob

Abstract

Productivity growing, as well as reducing of operational costs in a company can be achieved

by adopting a document management solutions. Such application will allow management and

t structured and efficient transmission of information within the organization.

Keywords: Sistem informational, document electronic, mangementul documentelor

Sistemul informaional

Pn ce apar i se fixeaz elemente ce asigur o buna circulaie a informaiei, oricare dintreprocesele unei organizaii, firme, ntreprinderi pot fi afectate n mod efectiv de ctre Topmanagement, n virtutea autoritii deinute, prin decizii administrative, pentru ca persoanelece sunt angrenate n activitatea respectivei entiti s-i nsueasc viziunea organizaional,aceea de a respecta i mbunti modul n care se realizeaz comunicarea, de a asigurafinalitatea comun.

Circulaia informaiei din momentul producerii unui fenomen ntr-un proces i pn cnd pebaza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i cu precizarea coninutului

informaiei, destinaiei, locului stocrii, alctuiesc sistemul informaional ce poate ficonsiderat ca una din principalele componente ale conducerii n timp real al unei afaceri,ntreprinderi.

Noiunea de sistem informaional este strns legat de abordarea sistemic a organizaiei,acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat[1]n care sunt introduse date ce sunttransformate pentru obinerea informaiilor. Input-urile reprezint datele care prin numeroasemanipulari si analize sunt transformate (procesate) n informaii. Output-uirile suntreprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiilenecesare pentru adoptarea deciziilor.

n componena[2]

sistemului informational intr: resursele informaionale, circuitele ifluxurile informaionale, procedurile si mijloacele de tratare a informaiilor.

Ansamblul sistemic al informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile nntreprindere reprezint resursele informaionale. Calitatea resurselor condiioneaz coninutuli eficiena de ansamblu a firmei.

Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise i procesate ntr-un intervalde timp determinat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o mulime de canaleinformaionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaia se numete circuit informaional.
http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn1%23_ftn1http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn1%23_ftn1http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn2%23_ftn2http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn1%23_ftn1http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn2%23_ftn2


2/7

Adaptarea informaiilor potrivit nevoilor manageriale se realizeaz cu ajutorul mijloacelor detratare a resursei informaionale ce se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor deculegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale acesteia.

Un sistem informaional cuprinde mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de

conexiuni ce se stabilesc ntre componente sale.

Resurse informaionale electronice

Dac avem n vedere mediul dinamic i complex n care i desfoar activitateantreprinderea i instituiile publice, se impune s precizm c deinerea de cunotine cu

privire la pia (dinamic, dimensiuni, structura etc.), la competiie (cota de pia, segmenteocupate de cumprtori, preuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele deaprovizionare (localizare, condiii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmentevizate, comportamente specifice, putere de cumprare etc.), nu nseamn altceva dectnecesitatea de a concepe i utiliza un sistem informaional n care toate informaiile

prelucrate, stocate i transmise electronic s fie utile n procesul managerial pentru luareadeciziilor.

Astfel resursele informaionale electronice permit pe de o parte cunoaterea situaiei trecute,precum i a celei existente, iar pe de alta parte, anticipri ale evoluiei viitoare, contribuindastfel la elaborarea i ndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptrii destrategii active care s vizeze influenarea mediului n sensul dorit.

Literatura de specialitate menioneaz ca pentru ntreprinderea comercial, resurseleinformaionale electronice capt un rol strategic[3], permind raionalizarea tuturor

proceselor, n condiiile n care este evident mai avantajos, mai ieftin s miti informaia dectmarfa.

De remarcat ca n ntreprinderea comercial, pot deveni resurse informaionale electronicenumai informaiile depozitate pe diferii supori materiali (hrtie, benzi magnetice, discheteetc.).

Documentul scris

Important instrument de comunicare ntre departamentele instituiei publice sau a firmei, ntrepunctele de lucru i n relaiile cu terii, documentul face dovada, certitudinea i msura

adecvat a faptelor realiznd:

cunoaterea fenomenelor i proceselor economice, financiare, juridice iadministrative;

msurarea adecvat a dimensiunii angajamentelor evaluabile n bani; justificarea n mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie

pentru comparaii n timp i spaiu; fundamentarea oportunitilor de analiza i control a activitatii, masura riscurilor.

Existena, micarea, transformarea i rezultatele administrrii adecvate a resurselor, presupuneefectuarea de situaii i evidene prin intemediul documentelor, actelor justificative, register

etc. In acest fel documentul capt o importa deosebit sintetizt prin insi funciile sale :consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare
http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn3%23_ftn3http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftn3%23_ftn3


3/7

sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; decertificare i publicare a informaiilor; de proba; de comunicaie a informaiilor; de clasare iarhivare istorica.

ndeplinirea corect a funciilor documentelor este condiionat de calitatea practicilor de

utilizare adecvat a documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu careinformaia circul ntre producator i utilizatorul final.

Documentele, fie c sunt de provenien intern, fie extern, intr n circuitul informaional alentitaii publice sau economice i implic o atent monitorizare i un riguros controlul astfelnct s permit luarea deciziilor la nivel de conducere i la nivel de departament curapiditate.

Transformarea unui document n document electronic se realizeaza printr-o operatie dedigitalizare, de codificare electronica adocumentului ca ntreg si a tuturor elementelor sale.

Documentul electronic

Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronic, se desemneazprin noiunea de document n forma electronic o colectie de date n forma electronic ntrecare exist relaii logice i funcionale i care redau litere, cifre sau orice alte caractere cusemnificaie inteligibil, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau alaltui procedeu similar.

nscrisul electronic este o realitate social de necontestat, dar pentru a deveni i o realitatejuridic el trebuie s posede aceleai nsuiri care sunt specifice i documentelor scrise. Astfeldocumentul electronic trebuie s ateste n cuprinsul su acte i fapte relevante juridic, iarredarea lor trebuie s fie fcut ntr-o form inteligibil.

nsuirea cea mai important rmne totui constituirea documentului electronic ca prob njustiie unde tim c de cele mai multe ori prile nu au interes s discute despre coninutulnscrisului, ci despre condiiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semntur,dat, competena funcionarului care a ntocmit actul etc;

Documentul n format electronic cruia i s-a ncorporat, ataat sau asociat o semnturelectronic extins, bazat pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentulrespectiv i generat cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnturii este asimilat,

n ce privete condiiile i efectele sale, cu nscrisul sub semntur privat

Managementul documentelor

Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicaii informatice care permitecirculaia (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documenteloraflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic),cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanareetc).

Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezint o cerina in toate firmele i este

realizat n funcie de specificul activitii, de fluxul i volumul documentelor. Ea devine o


4/7

problem odat cu extinderea activitii firmelor, a creterii numrului de tranzaciicomerciale sau dup o perioada de funcionare

ntruct arhivarea clasic a documentelor implic existenta unui spaiu fizic de depozitare, aidentificrii ulterioare greoaie i a consumului de timp pentru regsirea documentelor, se

impune acordarea unei atenii mai mari aplicaiior electronice cu ajutorul carora stocareadocumentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguran pediferii supori electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp.

Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica,Managementul documentelor de uz curentindexare, versionare, procesare pe flux, control alaccesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.

Concluzii

Pentru a face fa provocarilor tot mai puternice din partea concurenei orice participant laviata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura.

Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informaiei.

Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor unefort considerabil in achizitia de tehnica de calcul i programe, dar aceste eforturi vor fi

justificate de o eficienta sporita.

Bibliografie

Mericiou V., (1998), Management comercial, ed. Economic

Nicolescu O i I. Verboncu, Management, ed. Economics, 1995

Cotoara, D; Trziman, E.(2004), Aspecte ale comunicarii n domeniul socio-uman. Ed.Universitatii din Bucuresti, 2004.

www.marketwatch.ro/articol/565

www.info-man.ase.ro

[1] O. Nicolescu i I. Verboncu ,Management, ed. Economics, 1995, pag 170

[2] V. Mericiou, Management comercial, ed. Economic, 1998 pag. 167

[3] O. Nicolescu i I. Verboncu op.cit., p.172-174,
http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref1%23_ftnref1http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref2%23_ftnref2http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref3%23_ftnref3http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref1%23_ftnref1http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref2%23_ftnref2http://iacobvladut.finantare.ro/2011/03/20/sistemul-informa%C8%9Bional-managementul-documentelor/#_ftnref3%23_ftnref3


5/7

Pentru ca piata noastra este in continua dezvoltare si nu este familiarizata cu anumite concepte, amhotarat sa facem o pagina in care sa explicam cateva dintre acestea. Daca doriti date suplimentare, varugam sa ne scrieti un e-mail pe adresele disponibile la sectiunea contact.

Arhiva fizica - reprezinta totalitatea materialelor informative, a documentelor in format hartie, dintr-oorganizatie.

Arhiva electronica - reprezinta totalitatea materialelor, a documentelor si a datelor in format electronicstocate la nivelul organizatiei, conform unor proceduri stabilite si cu acces restrictionat in functie defiecare tip de document.

Arhivare electronica - reprezinta procesul operational de conversie a unei arhive din format fizic informat electronic si implementarea acesteia intr-un sistem care sa asigure calitatile operationale si desecuritate ale unei arhive electronice.

Content Management (CM) - in traducere libera managementul de continut, reprezinta un set deprocese si tehnologii care implementeaza facilitatea de ciclu de viata al informatiilor digitale. Informatiadigitala este cunoscuta sub numele de continut, sau continut digital. Acesta poate lua forma de text

(documente), fisiere multimedia (audio si/sau video) sau orice alt tip de fisiere care au un ciclu de viatace trebuie gestionat. Un aspect critic al managementului de continut este abilitatea de a gestionaversiuni multiple a unui fisier cu toate modificarile in timp, ce au intervenit asupra respectivului fisier.Aceste versiuni pot fi restaurate in functie de necesitati. Alt aspect important este crearea continutuluisi revizuirea acestuia. In cazul in care in sistem tinem prezentari, sau documente ce trebuie sa treacaprin revizuiri succesive, politica de publicare a variantei finale a documentului este importanta. Ca sanu mai lungim vorba, va prezentam functionalitati de baza a unui sistem de Content Management:

importarea si crearea de documente si material multimedia

identificarea utilizatorilor cheie si a rolurilor acestora

abilitatea de a atribui roluri si responsabilitati pe categorii/tipuri diferite de continut

definirea de task-uri activate de anumite actiuni astfel incat administratorii unor tipuri de

continut sa primeasca mesaje daca se intervine asupra continutului abilitatea de a urmari si de a gestiona versiuni multiple a unei singure instante (o singura

instanta de continut)

abilitatea de a publica continutul intr-un repository care permite accesul la continut.Repository-ul are functii avansate de cautare si intoarcere a rezultatelor.

Forme ale sistemelor de Content Management :

un sistem de gestiune a continutului bazat pe tehnologie web (web content management) esteun software de tip web site management

sistem de gestiune a activitatii staff-ului editorial a unei publicatii

proces de scriere pentru publicarea articolelor

sistem de gestiune a documentelor sistem de gestiune a continutului cu sursa unica, unde continutul este stocat in containere in

cadrul unei baze de date relationale

sisteme de arhiva electronica

Document Management- sau managementul documentelor, (EDM - electronic documentmanagement) reprezinta o tehnologie bazata pe managementul de continut, in sensul ca informatiaeste purtata in retea si afisata in functie de continut. Utilizatorii emit cereri pentru anumite actiuni(mesaje) si rezultatul intors consta in documente care intrunesc criteriul cerut, sau alteori rezultatuleste o actiune automata. In cateva cuvinte sistemele de document management sunt sisteme cuajutorul carora se "creaza, stocheaza, organizeaza, se transmit, vizualizeaza, manipuleaza, editeazasi eventual se folosesc documentele pentru a servi intereselor unei organizatii".

DMS - Document Management Systems, sisteme de gestiune a documentelor, reprezinta un set deprograme folosite pentru a urmarii si a stoca documente electronice si/sau imagini. Sistemul este de
http://rafit.ro/rafit/rafit_contact.htmlhttp://rafit.ro/rafit/rafit_contact.htmlhttp://rafit.ro/rafit/rafit_contact.html


6/7

tip Content Management, face adesea parte din sisteme de tip Enterprise Content Management sieste integrat cu alte sisteme informatice. Sistemele de Document management ofera facilitati destocare, versionare, metadate, securitate avansata, indexare, cautare si afisare documente. Incontinuare detaliem putin aceste facilitati:

metadatele sunt stocate pentru fiecare document in parte. Acestea pot fi de exemplu data la

care documentul a fost introdus in sistem si utilizatorul care a realizat aceasta operatiune.Sistemul poate de asemeni sa extraga date din documente in diferite moduri: OCR(recunoastere optica a caracterelor), ICR (recunoastere inteligenta a caracterelor), BCR(recunoastere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lotdocumente), legatura baza de date externa, extragere text din documente electronice.Extragerea de metadate (a intregului text disponibil in documente) favorizeaza modalitatea decautare fulltext. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadata sau stocat impreunacu imaginea, sau separat, ca resursa folosibila in timpul cautarii intr-o colectie de documente.

integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alteaplicatii si de a functiona in cadrul acestora ca un modul, astfel incat utilizatorii sa aibaperceptia unui sistem unitar. Acestia pot vizualiza documente direct din repository-ulsistemului de document management, pot face schimbari, salva ca si noua versiune fara aparasi aplicatia folosita si a o deschide pe cea de DMS. Integrarea sistemelor este disponibila

in general pentru suite de tip "office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standardedeschise de genul ODMA,LDAP,WebDAVsi SOAP pentru a ermite integrarea ulterioara cualte aplicatii.

capturarea de date este procesul prin care se obtin date electronice din date existente informat fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automatede extragere a datelor (OCR, ICR, ..., indexare).

indexarea este operatia prin care documentelor le sunt atribuite un set de date de indentificareunic. In general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date, sireprezinta criterii de clasificare a documentelor. Indexarea este o operatiune realizata pentru asimplifica operatiunea de cautare si vizualizare a datelor. De aceea, o importanta critica o arecrearea unei topologii de indecsi.

stocarea documentelor implica si gestiunea lor si a ciclului de viata al acestora: cum sunt

clasificate, unde sunt stocate, pentru cat timp, unde vor fi mutate, daca vor fi distruse (sterse)si ce timp de viata au.

vizualizarea documentelor intr-un context electronic poate fi o problema. Vizualizarea unuisingur document dupa un criteriu unic este o operatie simpla, dar devine complicat dacautilizatorul cauta documente folosind mai multe criterii, criterii de cautare partiale, fraze carepot aparea in context si expresii booleane. Aceste operatii se realizeaza folosind o structurade indecsi implementata intern pe baza de date si utilizeaza, de asemeni, cat mai multresursele de optimizare existente in sistemul de gestiune al bazei de date.

securitatea este vitala in cele mai multe sisteme de document management. Aceste sistemecorespund unor standarde inalte de securitate, sunt integrabile cu solutii de semnatura digitalasi solutii de criptare date. Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor,ce gestioneaza profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente.

mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitatii de "check in" - "check out" (luare

document in editare) aduce DMS catre mediul de lucru colaborativ, Astfel un document luat ineditare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalti utilizatori pana cand utilizatorulactiv va debloca documentul.

versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor sa vizualizeze si sarestaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorita procesului de"check in" - "check out").

Fluxuri de documente (workflow) - caracteristice sistemelor de gestiune a documentelor (DMS),reprezinta o buna metoda de urmarire a proceselor operationale, a proceselor de business. Pe scurtdaca avem un sistem de urmarire a proceselor bazat pe documente interne, acesta poate fi inclocuitcu unul sau mai multe fluxuri de documente electronice, implementate in sistem. In orice moment sepoate verifica starea unui flux de documente, etapa curenta, persoanele care au accesat fluxul sidatele completate in cadrul acestuia. Pe baza acestor date se pot genera diferite alerte si rapoarte.

Alertele si actiunile automate se genereaza pe baza unor valori predefinite in sistem, in urma carora
http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/ODMAhttp://en.wikipedia.org/wiki/ODMAhttp://en.wikipedia.org/wiki/Lightweight_Directory_Access_Protocolhttp://en.wikipedia.org/wiki/WebDAVhttp://en.wikipedia.org/wiki/WebDAVhttp://en.wikipedia.org/wiki/WebDAVhttp://en.wikipedia.org/wiki/SOAPhttp://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/ODMAhttp://en.wikipedia.org/wiki/Lightweight_Directory_Access_Protocolhttp://en.wikipedia.org/wiki/WebDAVhttp://en.wikipedia.org/wiki/SOAP


7/7

se vor realiza niste instructiuni. Rapoartele vor fi generate in functie de datele completate, periodic saula cerere. Exista 3 tipuri de fluxuri de documente:

fluxuri manuale in cadrul carora utilizatorul decide in ce pas trimite documentul mai departe

fluxuri bazate pe reguli, care permit unui administrator crearea de reguli care sa directionezedocumentul mai departe pe flux

fluxuri dinamice, care permit schimbarea fluxului documentului in functie de datele completatesau de metadate

Documents

Sistemul informațional_management documente_semnatura electronica