Skript Erstellung und Übermittlung der US 2019.doc)

ASV-Fortbildung 2019: US ASV-Multiplikatoren in Stadt und Landkreis Landshut

1

Erstellung und Übermittlung der US 2019

1 Übermittlung der Unterrichtssituation in ASV - Ablauf

1.1 Übersicht über die Schritte zur Abgabe US: Checkliste (siehe PDF)

1.2 Beenden der aktiven Planungsphase vor der US

1.3 Schritte bei der Erstellung und Abgabe der US:


2

2 Die einzelnen Schritte zur US

2.1 US-Vorbereitung (A) 2.1.1 aktive Planungsphase beenden

Um die Planungsphase zu beenden, wählen Sie Menü Datei → Schulische Daten →

Schulen Reiter Organisation xx/yy und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktive

Planungsphase beenden.

Dieser Vorgang ist unumkehrbar und kann nur einmal pro Schuljahr durchgeführt werden!

2.1.2 ASD Daten abholen

Beim Prozess „Daten abholen“ werden relevante Daten aus ASD übermittelt. Der

Prozess wird in der ASD-Schnittstelle (Datei / Verwaltung / ASD-Schnittstelle) im Reiter

Übermittlung aus ASD angestoßen. Man kann hier wählen, welche Daten man abholen

möchte. Meist genügt die Voreinstellung Neues seit dem letzten Abholen. Sie werden -

falls noch nicht vorab geschehen - zur Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres

Schulpasswortes (entspricht dem OWA-Passwort) aufgefordert. Der anschließende

Datentransfer dauert nur wenige Sekunden.


3

2.1.3 Ansprechpartner und Schulleiter eintragen

Nach der Abholung der Daten und vor der US-Meldung ergänzen Sie bitte im Modul

Schulen (Menü Datei → Schulische Daten → Schulen) den Ansprechpartner der US

und den Schulleiter!


4

2.2 Datenpflege in ASV (B):

2.2.1 Klassen

Überprüfen Sie folgende Punkte:

Sind alle Klassen vorhanden?

Sind die Klassenarten, z.B. Regelklasse oder EXT-Klasse passend ausgewählt?

Sind alle Klassengruppen vorhanden, z.B. bei jahrgangsübergreifenden Klassen (Reiter

Klassengruppen)?

Sind in allen Klassen entsprechend Schüler?

Sind ORG-Klassen in der Matrix ausgeblendet (Reiter Besonderheiten)?

Bitte beachten Sie, dass der Schlüssel flx (Klasse d.Flex.Grundschule) zum 31.7.2019 ungültig

gesetzt wird, zudem wird der neue Schlüssel (Einrichtung wg. Mig. > 50 %) zum 01.08.2019

gültig gesetzt. Dieser Schlüssel ersetzt die Labelung der einzelnen Unterrichtsstunden in der

Matrix.


5

2.2.2 Unterricht

Schritt I: Eintragungen in die Matrix

In der Unterrichtsmatrix ist grundsätzlich der Pflichtunterricht abgebildet. Die

Stundentafel einer Klasse kann nach Auswahl der Zeile mit dem Unterricht der

betreffenden Klasse über Modulbezogene Funktionen - Matrixfunktionen - Stunden wie

Stundentafel eingefügt werden (siehe unten).

Über das reine Stundenmaß nach Stundentafel hinaus sind hier auch bestimmte

Zusatzstunden abzubilden (z.B. Inklusion, Ganztagesstunden usw.). Wenn Unterricht

klassenübergreifend stattfindet, sind sogenannte Koppeln einzutragen.


6

Schritt II: Besonderer Unterricht

Neben dem Pflichtunterricht in der Matrix kann sogenannter „Besonderer Unterricht“

eingetragen werden. Hier können z.B. Arbeitsgemeinschaften, Förderstunden, Deutsch

Förderunterricht oder Wahlfächer eingepflegt werden.

In ASV ist es möglich, auf Basis von amtlichen Fächern auch schuleigene Fächer wie z. B.

Instrumentalunterricht, Klettern, Mädchenfußball etc. zu definieren. Dies hat den Vorteil,

dass im Besonderen Unterricht mit „sprechenden“ Fachbezeichungen gearbeitet werden

kann, während bei der UP/US automatisch der jeweils amtliche Fachschlüssel an das

StMUK übermittelt wird. Ein Fach kann nur dann als Besonderer Unterricht eingetragen

werden, wenn es über den Menüpunkt Einstellungen entsprechend gekennzeichnet wurde.

Bei der Eingabe von Besonderem Unterricht in der Liste Besonderer Unterricht bzw. beim

Lehrer im Reiter der Einsatzschule ist neben dem Fachbezeichner und der Stundenzahl

unbedingt die Unterrichtsart aufzuführen.

Arbeitsgemeinschaften und Wahlunterricht als Besonderer Unterricht Anlegen einer schuleigenen Arbeitsgemeinschaft am Beispiel „Streitschlichter“

Öffnen Sie dazu das Modul Fächer (Datei / Schulische Daten / Fächer).

Wählen Sie im Navigator „LAG“ (Sonstige Lebensbezogene Arbeitsgemeinschaft).

Öffnen Sie einen neuen Datensatz.

Tragen Sie im Reiter Bezeichnungen als schuleigenes Kürzel „AG Streitschl“ und bei

Schuleig.Name und Langform Fachname „AG Streitschlichter“ ein.

Geben Sie bei Gewichtung des Faches die Zahl „1“ ein.

Tragen Sie im Reiter Einstellungen bei Art „WF“ - „Wahl-, Ergänzungsunterricht“

ein.


7

Setzen Sie den Haken bei besonderem Unterricht verwenden.

Wechseln Sie ins Lehrermodul und wählen Sie die entsprechende Lehrkraft aus.

Wählen Sie im Reiter der Einsatzschule im Bereich Besonderer Unterricht das neue

Fach (AG Streitschl) und als UArt „a“ für „Arbeitsgemeinschaft“ aus.

Öffnen Sie nun das Modul Unterricht (Datei / Unterricht / Unterrichtsverteilung /

Liste Besonderer Unterricht) und tragen Sie dort diesen Unterricht ein.

Geben Sie die Schüler ein (rechte Maustaste: Schüler im Kurs).

o Anlegen des Wahlunterrichts „Informatik“ für die Mittelschule

Öffnen Sie dazu das Modul Fächer (Datei / Schulische Daten / Fächer).

Wählen Sie im Navigator das Fach „Informatik“ und setzen Sie im Reiter

Einstellungen im Unterreiter Hauptschule den Haken bei besonderem Unterricht

verwenden.

Geben Sie bei Art „ WF“ - „Wahl-, Ergänzungsunterricht“ an.


8

Wechseln Sie ins Lehrermodul und wählen Sie die entsprechende Lehrkraft aus.

Wählen Sie im Reiter der Einsatzschule im Bereich Besonderer Unterricht das neue

Fach (Informatik) und als Art „w“ für „Wahlunterricht“ aus.

Öffnen Sie nun das Modul Unterricht (Datei / Unterricht / Unterrichtsverteilung /

Liste Besonderer Unterricht) und tragen Sie dort diesen Unterricht ein.

Geben Sie die Schüler ein (rechte Maustaste: Schüler im Kurs).

o Koppeln von Unterrichten/Gruppenbildung Nach Vervollständigung der Matrix mit Unterrichtselementen lassen sich Unterrichte koppeln. Hierzu muss händisch in der zweiten Zeile des Unterrichtselements direkt nach der Anzahl der Stunden der Koppelname (bestehend aus wenigen aussagekräftigen Zeichen wie z.B. ev1 für die evangelische Religion in 1a und 2a) eingetragen werden. Benötigt man mehrere Gruppen in einem Fach, ist es nötig, im Modul Fächer/Fachgruppen, Reiter Einstellungen beim entsprechenden Fach eine weitere Fachspalte anzulegen, die dann in der Matrix als weitere Spalten für dieses Fach dargestellt werden.


9

o Abweichungen eintragen Weicht die Zahl der Unterrichtselemente für eine Klasse von der Anzahl der Unterrichte in der Stundentafel ab, muss dies für den entsprechenden Unterricht im Kopfbereich des Moduls Matrix bei Abweichung vermerkt werden. Beispiel: Die Klasse 3a wird in zwei WG-Gruppen aufgeteilt. Nachdem ihr nach Stundentafel für dieses Fach aber nur 2 Stunden zustehen, wird bei der zweiten Gruppe eine Abweichung eingetragen, in diesem Fall „T - Teilung wg. Gruppengröße“ und im leeren Feld daneben die Zahl der zusätzlichen Stunden, z.B. „+2“!


10

o Ganztagesklassen

Gebundene Ganztagsklassen werden mit je 12 zusätzlichen Stunden in der Matrix

bei verschiedenen Fächern verbucht (keine 9+3 Regelung mehr)!

o Kinder mit Migrationshintergrund

o Deutschklassen (früher: Übergangsklassen) Insbesondere Standorte, an denen früher Übergangsklassen eingerichtet waren,

melden nun Deutschklassen.

ASV verwendet für die Deutschförderklasse die Abkürzung „DK“


11

In der Matrix sieht eine Deutschklasse folgendermaßen aus:

DeutschPLUS

DeutschPLUS (ehemalige Deutschförderkurse): Diese Kurse richten sich an Schüler mit

Migrationshintergrund. Abgebildet werden sie im besonderen Unterricht als

Unterrichtsfach DAZ Deutsch als Zweitsprache (1) mit dem Abweichungsgrund D_Plus (2).

Geben Sie als Unterrichtsart besonderer Förderunterricht an (3). Hier unterscheidet sich

die Eintragung g für GS und h für MS.


12

Förderunterricht LRS

Förderunterricht LRS: Diese Kurse sind für alle Schüler mit Förderbedarf im Lese und

Rechtschreibbereich gedacht. Dieser Unterricht wurde bisher (inkl. SJ 2017/18) mit

dem Fach LRS abgebildet. Ab dem Schuljahr 2018/19 wird dies im besonderen Unterricht

mit dem Unterrichtsfach IF individuelle Förderung mit dem Abweichungsgrund Y FöU L-R-

Schwierigkeiten eingetragen.

Sprachförderkurse in Kooperation

Sprachförderkurse aus dem Budget für die Kooperation Kindergarten-Grundschule

werden nicht ausschließlich für Kinder mit Migrationshintergrund angeboten, sondern

generell für Schüler mit Schwierigkeiten beim Erlernen der Deutschen Sprache. Es gibt

zwei Varianten:

o Es wird eine Anrechnung bei der Lehrkraft eingetragen, wenn nur

Kindergartenkinder unterrichtet werden.

o Werden Kindergartenkinder und Grundschulkinder als Weiterführung der Vorkurse

Deutsch aus dem Kindergarten gemeinsam unterrichtet, werden die Stunden im

besonderen Unterricht als Unterrichtsfach IF individuelle Förderung mit dem

Abweichungsgrund KOOP_KG_GS Kooperation Kindergarten u. GS aufgeführt.

Dieser Eintrag darf nur für die erste und zweite Jahrgangstufe verwendet werden.


13

Deutschförderklassen

Deutschförderklassen: Stundenmehrbedarf mit Abweichungsgrund D_Plus aus ehemaligem

A-Budget. Führung in der Matrix. Für Schülern mit Migrationshintergrund.

Vorkurs Deutsch (für KiGA Kinder mit Migrationshintergrund)

Vorkurs Deutsch: nur für Vorkursschüler, kein Unterricht. Die Anrechnung ist beim

jeweiligen Lehrer mit D_VORKURS (unter dem Reiter xxxxGMS) als Anrechnung einzutragen (aus ehemaligem A-Budget). Diese Variante gilt nur für Kindergartenkinder mit

Migrationshintergrund.

o Inklusion

Inklusionsstunden können in der Matrix oder im besonderen Unterricht mit

dem Abweichungsmerkmal „O“ für Inklusion eingepflegt werden.

Auch bei der Förderung einzelner Schüler oder kleiner Gruppen ist eine

zusätzliche Fachspalte erforderlich mit der Zuordnung konkreter Schüler.

Inklusionsstunden können auch als Beratungsstunden eingesetzt werden und

können damit im Bereich Anrechnungsstunden/

Fördermaßnahmen eingetragen werden.

Eintragung in der Liste Besonderer Unterricht

Folgendes Beispiel zeigt die Eintragung im Rahmen der Inklusion im Fach Deutsch im

besonderen Unterricht:


14

1. Öffnen Sie Datei / Unterricht / Unterrichtsverteilung / Liste Besonderer

Unterricht

2. Gegebenenfalls Wechsel ins Fächermodul: Aktivierung des Fachs Deutsch für die

Verwendung bei besonderem Unterricht

3. Kennzeichnung des Unterrichts durch (1) Abweichungsart INK (Inklusion) und (2)

Anzahl der Stunden (+1) in der Liste Besonderer Unterricht

4. Konkrete Zuteilung von Schülern

Die Zuteilung der einzelnen Schüler erfolgt in gewohnter Weise über den Dialog Schüler im

Kurs.

o Aktualisieren der Schülerzahlen in der Matrix

Schritt III: Aktualisierung der Matrix vor der Übermittlung

Damit bei der Übermittlung die Anzahl der Schüler richtig übermittelt wird, ist es wichtig

über Modulbezogene Funktionen - Matrixfunktionen die tatsächliche Schülerzahl zu

aktualisieren. Dies ist wichtig, wenn Schüler zwischen Kursen verschoben oder Koppeln

erstellt und wieder aufgelöst wurden.


15

Abweichende Schülerzahlen in ASD oder SVS können vorkommen, wenn die Schülerzahlen

nicht aktualisiert wurden.

Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich Die folgenden Tabellen Grundbudget, Zusatzbudget und ohne Budget bilden die Grundlage

für die budgetrelevanten Eintragungen in ASV zur US 2019 (Stand: 14.08.2019).

In der Spalte Erfassungsort wird aus fachlicher Sicht nicht immer eine zwingende Vorgabe

getroffen. Um jedoch eine bayernweit einheitliche Vorgehensweise zu erwirken, ist

der fettgedruckte Wert als Empfehlung zu verstehen.

Grundbudget

Zusatzbedarfsgrund ⇒ Matrix,

BesU

Anrechnung (PFB) ⇒

Lehrermodul

Träge

r

Schular

t

Schüle

r /

Kinder

Erfassungs-

ort

Bemerkun

g

Grundversorgung

T Teilung wegen

Gruppengröße

staatl.,

privat

GS, MS S Matrix alle

Fächer

S sonstiger Grund

(für Teilung)

staatl.,

privat

GS, MS S Matrix alle

Fächer


16


BesU


Lehrermodul

Träge

r

Schular

t

Schüle

r /

Kinder

Erfassungs-

ort

Bemerkun

g

Grundversorgung Deutschklassen

EIN_DK Einrichtung von

Deutschklassen

staatl. GS, MS S Matrix alle

Fächer +

DaZ

GRU_ALPH

A

Gruppen zur

Alphabetisierun

g

staatl. GS, MS S BesU Matri

x

DaZ

Zusätzliche Klassen, die wegen eines Anteils von über 50 Prozent an Schülern mit

Migrationshintergrund eingerichtet werden, werden ab der UP/US 2019 mit EIN_MIG im

Modul Klassen im Reiter Stammdaten im Eingabefeld Besonderheiten gekennzeichnet. Eine

Abweichung mit dem Zusatzbedarfsgrund EIN_MIG ist nicht mehr vorgesehen.

Zusatzbudget

Zusatzbedarfsgrund ⇒ Matrix, BesU

Anrechnung (PFB) ⇒ Lehrermodul

Träg

er

Schul

art

Schül

er /

Kinde

r

Erfassun

gs-

ort

Bemerkung

Zuschlag zweckgebunden

VER_FLX_

GS

Verstärkung flexible GS staat

l.

GS S Matrix,

BesU

alle Fächer

S und

K

BesU Ma

trix

alle Fächer KOOP_KG_

GS

Kooperation

Kindergarten u. GS

staat

l.

GS

ohne

S

Lehrermo

dul

Anzahl

Gruppen

und Kinder

im

Bemerkungs

feld

angeben!


17



Träg

er

Schul

art

Schül

er /

Kinde

r

Erfassun

gs-

ort

Bemerkung

INTFÖ Integrationsförderung G

S u. MS

staat

l.

GS, M

S

S Matrix B

esU

alle Fächer

BILING_G

S

Bilinguale GS (AG-

Angebote)

staat

l.

GS S BesU Ma

trix

Englisch,

Französisch

LSPORT_

MS

Partnersch.

Leistungssport MS

staat

l.

MS S Matrix B

esU

Sport

WSPORT_

MS

Partnersch.

Wintersport MS

staat

l.

MS S Matrix B

esU

Sport

SSPORT_

MS

Stützpunktsch.

Schulsport MS

staat

l.

MS S Matrix B

esU

Sport

MS_MUSI

K

MS mit Schwerpunkt

Musik

staat

l.

MS S Matrix,

BesU

Musik

IND_FÖ_

MK

Individuelle Förderung

MK

staat

l.

MS S Matrix Englisch

ÜB_MS Übertrittsbegleitung

an MS

staat

l.

MS S BesU Ma

trix

alle Fächer

Zuschlag gebundener Ganztag

GGT_45 GGT 45 min Einsatz staat

l.,

priva

t

GS, M

S

S Matrix,

BesU

alle Fächer

GGT_90 GGT 90 min Einsatz staat

l.,

priva

t

GS, M

S

ohne

S

Lehrermo

dul


18



Träg

er

Schul

art

Schül

er /

Kinde

r

Erfassun

gs-

ort

Bemerkung

Zuschlag gebundener Ganztag (Zuwendung)

GGT_45_Z

UW

GGT 45 min Einsatz

(Zuwendung)

priva

t

GS, M

S

S Matrix,

BesU

alle Fächer

GGT_90_Z

UW

GGT 90 min Einsatz

(Zuwendung)

priva

t

GS, M

S

ohne

S

Lehrermo

dul

Zuschlag Inklusion

(Profil Inklusion u. Modellreg., Klassen m. festem Lehrertandem, Pool

Nachsteuerung/Ausstattung, Koop. FöS mit Profil Inklusion, Einzelinklusion)

S BesU Ma

trix

alle Fächer INK Inklusion staat

l.

GS, M

S

ohne

S

Lehrermo

dul

Zuschlag Sprachförderung (ehemals A-Budget)

D_PLUS DeutschPLUS staat

l.

GS, M

S

S BesU Ma

trix

DaZ

D_VORKU

RS

Vorkurs

Deutsch/Sprachförd.

staat

l.

GS ohne

S

Lehrermo

dul

Anzahl

Gruppen

und Kinder

im

Bemerkungs

feld

angeben!

Zuschlag besondere Angebote

ISLAM_U

NT

Islamischer Unterricht staat

l.

GS, M

S

S Matrix B

esU

IsU


19

ohne Budget (nur private Schulen)


BesU


Lehrermodul

Träger Schulart Schüler

/

Kinder

Erfassungs-

ort

Bemerkung

ohne Budget

U_N_REFIN Unt. nicht

refinanzierbar

privat GS, MS S Matrix,

BesU

alle

Fächer

2.2.3 Lehrer

Schritt 1 (optional): Lehrerdatenabgleich mit Hilfe der ABGV-Datei

Die zuständigen Schulämter pflegen bis zirka xx.09.2018 die Informationen der

Regierungen in ihre Systeme ein. Danach besteht die Möglichkeit, dass die Schulämter eine

Abgleichdatei den Schulen zur Verfügung stellen, um einen Abgleich der Lehrerdaten

zwischen den beiden Systemen (Schulamt-Schule) durchführen zu können.

Schritt 2: Neue Lehrkräfte

Bei den Pflegearbeiten im Lehrermodul müssen zunächst neue Lehrkräfte angelegt (vom

ZSS abgeholt) werden.

Schritt 3: Überarbeitung und Pflege der Lehrkräfte

Danach sind alle Lehrkräfte dem aktuellen Stand nach zu pflegen.

Beispielsweise sind UPZ, Anrechnungsstunden oder Ermäßigungsstunden zu aktualisieren

(soweit es Veränderungen gibt).

Schritt 4: Abgleich mit ASD - Lehrerdaten übernehmen

Die Pflege der Lehrerdaten sollte zunächst manuell erfolgen. Darüber hinaus ist ein

Abgleich der Eintragungen mit dem Zentralsystem im Rahmen der US verpflichtend und

wird per Plausibilisierung überprüft. Die Bezeichnung „Lehrerdaten übernehmen“ bedeutet

NICHT, dass alle Vorschläge des Zentralsystems in die ASV-Installation der Schule

übernommen werden müssen. Man hat hier die Möglichkeit vorgeschlagene Änderungen

einzeln zu übernehmen, bzw. zu verwerfen.

Eine Übernahme ohne kritische Prüfung von Änderungsvorschlägen scheint insbesondere in

den folgenden Fällen bedenklich:

ASD bietet eine Lehrkraft an, die im betroffenen Schuljahr nicht an der Schule

tätig ist.


20

Die UPZ einer Lehrkraft weicht nachweislich von der durch ASD angebotenen UPZ

ab.

Abordnungen, Anrechnungen oder Funktionen unterscheiden sich nachweislich von

denen, die von ASD angeboten werden.

Um den Datenabgleich mit dem Zentralsystem ASD durchführen zu können, müssen

zunächst Daten über die ASD-Schnittstelle abgeholt Daten abholen (1) und im zweiten

Schritt über die Schaltfläche Lehrerdaten übernehmen übernommen werden (2).

Der folgende Screenshot zeigt die konkreten Auswahlmöglichkeiten beim Datenabgleich an.

Im Navigator werden Datensätze von Lehrkräften angeboten (1) sind die lokalen Werte und

(2) sind die zentral in VIVA gespeicherten Werte), die nach eingehender Prüfung markiert

(3) und anschließend übernommen oder verworfen werden (4).


21

Erst nach Abarbeiten aller Lehrkräfte ist der Vorgang vollständig abgeschlossen. Das

Abholen der Lehrerdaten und die vollständige Abarbeitung aller angebotenen Lehrkräfte

ist eine unmittelbare Voraussetzung für die Übermittlung einer US oder UP.

Abbruch der Übermittlung weil Lehrerdaten nicht vollständig übernommen wurden:

Falls noch nicht alle Lehrerdaten abgeglichen sind (Lehrkräfte stehen noch im Navigator),

kann man ein erneutes Abholen nicht initiieren, bzw. ein Übermitteln der US ist - wie oben

erwähnt - nicht möglich.

Problem: Klickt man eine Lehrkraft im Navigator an und wählt Änderungen (3) aus, sind die

Schaltflächen „markierte Änderungen übernehmen“ und „markierte Änderungen verwerfen

„(4) immer noch ausgegraut. Lehrkräfte können daher nicht bearbeitet werden.

Lösung: Das Auswahlfeld bei „nur empfohlene Merkmale anzeigen“ deaktivieren. Dann

Datensätze markieren (3) und entweder übernehmen bzw. verwerfen. Ein erneutes Daten

abholen bzw. die Übermittlung der US sollte nun möglich sein.

2.2.4 Schüler

Bereinigen Sie den aktuellen Schülerstand:

Pflegen Sie noch nicht erfasste Schüler ein und teilen Sie sie der entsprechenden

Klasse zu.

Schüler, die zwar angemeldet wurden, jedoch nicht erschienen sind werden komplett

gelöscht.

Schüler, die im letzte Schuljahr an der Schule waren, dieses Schuljahr aber nicht

erschienen sind → Austrittsdatum setzen auf 31.07.xx


22

Störungen/Schwächen mit den neuen Werten LRSt, IRSt und ILSt: Bitte

Eintragungen bei den Schülern an das Gutachten anpassen (falls noch nicht

geschehen).

Gleichen Sie die Eintragungen bzgl. Offene und Gebundene Ganztagsschule bei den

Schüler mit den aktuellen Daten ab. (neu seit US 2018)

Legen Sie die Fächerwahl der Schüler fest.

2.2.5 Plausiprüfungen

Bevor Sie US-Daten an ASD übermitteln können, müssen Sie die in den Plausiprüfungen

gefundenen Muss-Fehler beseitigen. Rufen Sie hierzu die Datenprüfung (Menü Datei /

Verwaltung / Datenprüfung) auf. Für die folgenden Datenbereiche müssen Sie die

Datenprüfung durchführen:\

Schüler: ASVSchueler_SUV_SD_GMS (Unterjährige PL und Oktoberstatistik)

Klassen / Klassengruppen: ASVKlasse_SUV_KL_GMS (Oktoberstatistik US)

Lehrkräfte: ASVLehrer_PV_DST_ALLE (PL-Prüfungen für den Bereich Lehrkräfte)

Schulen: ASVAbgabe_SUV_DST_GMS, ASVSchueler_SUV_AA_GMS_Abgaenger,

ASVAbgabe_PV_DST_ALLE_US,ASVAnforderungen_PV_DST_ALLE_US,

ASVFach_SUV_DST_GMS (Alle Prüdungen, die mit Oktoberstatistik US beginnen)

Für die Datenprüfung ist zu beachten, dass der jeweils zu prüfende Datenbereich

angeklickt wird.

Im Anschluss daran müssen Sie die Auswahl der Datenprüfung, ebenfalls durch Anklicken,

kennzeichnen.


23

Bevor die Prüfung gestartet wird, gibt es die Möglichkeit auszuwählen, ob nur

Mussfehler oder Kann- und Mussfehler angezeigt werden sollen. Ferner müssen Sie

entscheiden, ob die Fehlermeldungen in Form eines kurzen oder ausführlichen Protokolls

angezeigt werden.

Danach den Button Prüfung starten betätigen.

2.3 Datenübermittlung (C):

2.3.1 Lehrerdaten von ASD abgleichen

Siehe Punkt 2.2.3 Lehrer

2.3.2 Schüler an ASD anmelden

Wechseln Sie in der ASD-Schnittstelle auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken

Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Sobald der Prozess anläuft, werden die angemeldeten Schüler „hochgezählt“.


24

Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schüler ist die Schaltfläche „Schüler bei ASD

anmelden“ ausgegraut.

2.3.3 Summendaten ausfüllen

Klicken Sie auf dem Reiter „Übermittlung an ASD“ auf die Schaltfläche Summendaten

erfassen. Geben Sie alle Zahlen (bei Fehlanzeige „0“ ) in die Erfassungsmaske ein. Dieser

Vorgang hat Ähnlichkeit mit dem Ergänzen des Schulbogens in WinSV.


25

Kürzel Beschreibung

OF-

kKg_mFö

staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an

dieser Schule in einer Kurzgruppe mit weniger als 120 min Betreuungszeit

OF-

lKg_mFö


dieser Schule in einer Kurzgruppe mit mind. 120 min Betreuungszeit

OF-

Lg_mFö


dieser Schule in einer Langgruppe bis 16 Uhr

OF-

aS_mFö


einer anderen Schule

OF-

aE_mFö


einer angeschlossenen Einrichtung

OF-

dS_oFö

Teilnahme an Ganztagsangeboten in offener Form gemäß Definitionenkatalog

der KMK an dieser Schule; für diesen Schüler erhält die Schule aber keine

staatliche Förderung

OF-

kKL_mFö

an 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und

an mind. 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe mit weniger als 120 min

Betreuungszeit

OF- an 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und


26

Kürzel Beschreibung

lKL_mFö an mind. 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe mit mind. 120 min

Betreuungszeit

Da Schüler unter bestimmten Voraussetzungen auch zugleich an zwei verschiedenen

Gruppen teilnehmen können, wurden die Schlüssel ergänzt:

2.3.4 Übermittlung an ASD starten

o Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen

Kommentar (optional) zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die

Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird.

o Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen

vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.

o Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.


27

o

o Zunächst werden die von Ihnen vorbereiteten Daten von der ASD-Schnittstelle

geprüft. Der Vorgang dauert abhängig von der Schulgröße einige Minuten.

o Sollten Muss-Fehler beim Vergleich der Daten mit der ASD-Schnittstelle gefunden

werden, bekommen Sie eine Liste mit Fehlern, welche wiederum abgearbeitet

werden müssen.

o Sollten keine Fehler auftauchen, erscheint ein „Fortschrittsbalken“, bis die Daten

„hochgeladen“ sind.

o Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung wird die Meldung bestätigt und Daten

übermitteln wird grün angezeigt..


28

2.3.5 Mögliche Fehlerkorrektur

Abhängig von der Fehlerart können diese Fehler als

o Inhaltliche Beschreibung, genau wie die Fehler bei den Datenprüfungen in ASV,

oder als

o technische Fehlermeldungen (meistens als Java-Fehler gemeldet), die aber stets

auch einen Fehler bei Schüler- oder Lehrerdaten als Ursache haben,

gemeldet werden.

2.3.6 Abholen der Quittungen

Löschen Sie vor jeder (Neu-) Übermittlung erst bestehende Transferquittungen, die möglicherweise aus bereits abgeschlossenen Übermittlungen vorliegen. Öffnen Sie dazu Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle und wählen Sie dort den Reiter Übermittlung aus ASD aus. Wählen sie die Schaltfläche Transferquittungen bearbeiten aus. Es öffnet sich ein Fenster mit der Liste der Quittungen. Liegen keine Quittungen vor, erscheint ein Fenster mit der Meldung „Keine passenden Daten gefunden“ und die Liste der Quittungen im Navigator ist leer. Sie können dann mit der US-Übermittlung nach der unten beschrieben Vorgehensweise beginnen. Werden Transferquittungen im Navigator angezeigt, markieren Sie diese und betätigen die Schaltfläche Löschen. Nach dem Löschen können Sie mit der US-Übermittlung beginnen.

o Nach der Übermittlung (siehe IV. Übermittlung an ASD starten) werden die Daten

im ASD-System verarbeitet und erneut geprüft.

o Dieser Vorgang nimmt ca. 30 Minuten in Anspruch. Holen Sie also erst nach

mindestens 30 Minuten unter dem Reiter „Übermittlung aus ASD„ die

Fehlerquittungen ab (siehe 1. im Screenshot unten).

o Liegen Fehlerquittungen vor, können Sie die Quittungen (=Fehlermeldungen) über

„Plausiquittungen bearbeiten“ (siehe 2. im Screenshot unten) ansehen. Alle

Fehlerquittungen müssen abgearbeitet werden.

o Danach ist erneut eine Übermittlung an ASD und das erneute Abholen der

Quittungen erforderlich.


29

o Liegen keine Fehlerquittungen vor, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung:

2.4 US-Abgabe (D)

2.4.1 Kontrollzahlen überprüfen

o Nachdem keine Fehler mehr vorliegen, können Sie auf dem Reiter Übermittlung an

ASD die Kontrollzahlen einsehen und bestätigen.

o Bitte kontrollieren Sie die von ASV/ASD erzeugten Zahlen auf Korrektheit.

o Leichte Abweichungen bei der Anzahl der Lehrkräfte können auftreten (z.B. wenn in

Ihren Daten eine Lehrkraft mit „nm“ (nicht melden) vorhanden ist oder Sie

Lehramtsanwärter melden). Das stellt jedoch in diesem Fall kein Problem dar.

o Durch Anklicken der Taste Bestätigen schließen Sie das Fenster.


30

2.4.2 Abgabe erklären

Erklären Sie die Abgabe erst nach Rücksprache mit dem Staatlichen Schulamt!!!

Durch Betätigen der Schaltfläche Abgabe erklären bestätigen Sie, die Kennzahlen geprüft

zu haben und schließen die Abgabe damit ab. Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch,

da der aktuelle Stand der Datenbank gesichert wird, um später ggf. eine neuerliche Abgabe

zum Stichtag vornehmen zu können.


31

Dabei wird eine sogenannte „Statistik-Zeitscheibe“ angelegt. Unterbrechen Sie diesen

Vorgang nicht!

Vergewissern Sie sich, dass nun ein zusätzliches Schuljahr mit der Bezeichnung „Statistik“

angelegt wurde. Diese Zeitscheibe sichert den Stand zum Zeitpunkt der Statistikmeldung.

Prüfen Sie kurz im Statistikstatus durch den Aufruf der Module „Schüler, Klassen,

Lehrkräfte und Matrix“, ob diese auch vollständig angelegt wurden. Wenn nicht, wenden Sie

sich an das zuständige Staatliche Schulamt und bitten um die Ablehnung der Meldung, um

eine neue Übertragung starten zu können.

Wenn die Statistik-Zeitscheibe nicht eingerichtet wurde, wechseln Sie in den Reiter

„Übermittlung aus ASD“ und betätigen Sie den Button: „Erhebungsstatus abholen“.


32

Geben Sie das OWA-Passwort ein und bestätigen Sie mit O.K.

Bitte führen Sie die Tagesarbeit weiter im aktuellen Schuljahr durch und nicht im

„Statistik“- Zeitfenster!

3 Mögliche Fehlermeldungen bei der US – Datenprüfung

Wichtig: Immer wieder Anwendungsdaten aktualisieren!

3.1 Klassen

Anzahl Schüler: Religionszahlen und Klassenstärke stimmen nicht überein.

Bildungsgang fehlt

Regelklasse, Deutschklasse…. Org-Klasse

Klassenleitung fehlt.


33

3.2 Schüler

Zuzugsdatum bei ausländischen Schülern fehlt.

Unterrichtsfach: Die Fremdsprachen passen nicht zur 3.Jahrgagsstufe des

Schülers = Bei Datei – Schüler – Fächerwahl Englisch eintragen und das

Häkchen in jeder Zeile setzen.

Ziel der Jahrgangsstufe fehlt mit der Sammeländerung „e“

ergänzen

3.3 Unterrichtsmatrix

Kein Lehrer dem Fach zugeordnet

Dem Unterrichtselement sind keine Schüler zugeordnet

Schüler im Kurs angeben (rechte Maustaste)

Koppelungen: unterschiedliche Stundenanzahl oder Abweichung fehlt

Die Abweichung muss bei allen Koppeln gleich sein.

Unterschiedliche Klassengröße und Kursstärke in einem Fach

Datei – Verwaltung – Schnittstellen – Konsistenzprüfung 2.1

(Unterrichtszuordnung prüfen). Danach noch einmal die Schüleraktualisierung in

der Matrix aufrufen.

3.4 Fächer

Ein bestimmtes Fach existiert nicht mehr und wird rot dargestellt

Datei – Verwaltung – Schnittstellen – Konsistenzprüfung ASV

allgemein (Schülerfach – Gültigkeit)

3.5 Schulen

Der Ansprechpartner für die US fehlt Datei – Verwaltung – ASD-

Schnittstelle - Daten abholen, dann Datei – schulische Daten – Schulen –

Organisation 19/20 den Ansprechpartner etc. eintragen

Bildungsgang passt nicht Ticket erstellen. Der Bildungsgang wird

im KM erstellt und durch Aktualisierung der Anwendungsdaten in das ASV

der Schule eingefügt.

3.6 Übermittlung ASD

Die Übermittlung an ASD

bricht mit dem Pop-up

Fenster „Es ist ein Fehler

beim Datentransfer

aufgetreten“ ab

Es gibt dann keine Recherchemöglichkeit nach der direkten

Fehlerursache. Stattdessen müssen prophylaktisch diverse

Prüfungen in ASV auf die häufigsten Fehlerquellen

vorgenommen werden. Dies geschieht mit Hilfe von

vordefinierten Filtern, die man im jeweiligen Modul

anwendet. Die Datensätze, die mit diesen Filtern gefunden


34

werden, müssen geprüft und korrigiert werden.

Im Modul Schüler

Filter „Ohne Abschluss“

Dieser Filter prüft, ob es Schüler gibt, bei denen ein

Austrittsdatum gesetzt ist, aber kein Abschluss eingetragen

ist. Während der US-Abgabe muss die Suche nach dem

Fehler im alten Schuljahr durchgeführt werden.

Filter „Leerer Ansprechpartner“

Der Filter behandelt das „Art_Anrede“-Problem, welches

auftritt, wenn insbesondere beim weiteren

Erziehungsberechtigten Adressdaten angegeben sind,

obwohl es eigentlich keinen weiteren

Erziehungsberechtigten gibt.

Filter „Nur Tel in Erz2“

Dieser Filter prüft, ob im leeren weiteren

Erziehungsberechtigten noch ein Eintrag in der Tabelle

„Kommunikation“ existiert.

Filter „Einschulungsdatum“

Dieser Filter prüft, ob das Feld „Einschulungsdatum“ gesetzt

ist. Pflegen Sie bei allen Schülern in diesem Filter das Feld

„Einschulungsdatum“ nach. Dieses darf lediglich bei externen

Prüfungsteilnehmern fehlen (dort ist es nicht befüllbar).

Filter „Fremdsprache > 4“

Dieser Filter prüft, ob ein Schüler mehr als vier

Fremdsprachen in der Fremdsprachenfolge gesetzt hat.

Bitte entfernen Sie Einträge wie „engl. Konversation“.

Derzeit sind mehr als 4 Einträge nicht möglich.

Filter „Schulbesuch Stichtag“

Dieser Filter prüft, ob das Feld „Schulbesuch am

01.10.20xx“ gesetzt ist. Pflegen Sie bei allen Schülern in

diesem Filter das Feld „Schulbesuch am Stichtag

01.10.20xx“. Dieses darf lediglich bei externen

Prüfungsteilnehmern fehlen (dort ist es nicht befüllbar).


35

Im Modul Lehrkräfte

Filter „UPZ_MAX = 0“

Tagen Sie den passenden UPZ Wert der Lehrkraft ein.

Filter „Gültig von“ - Setzen Sie gültige Datumszeiträume ein

Filter „Funktion ohne von/bis“ - Setzen Sie gültige

Datumszeiträume ein

Im Modul Klassen

Versehen Sie alle Nicht-Regelklassen mit einem passenden

Bildungsgang. Dies gilt auch für ORG, EXT Klassen etc.

Externe Prüfungsteilnehmer

Häufig sind externe Prüfungsteilnehmer die Ursache einer

abgebrochenen Übermittlung. Löschen Sie die externen

Prüfungsteilnehmer und übermitteln Sie erneut. Wenn kein

Fehler auftritt, war dies die Ursache. Versuchen Sie, die

externen Prüfungsteilnehmer direkt in der Ex-Klasse neu

aufzunehmen und übermitteln Sie erneut. Wenn die

Übermittlung erneut abbricht, löschen Sie die externen

Prüfungsteilnehmer für die Dauer der Übertragung an ASD.

4 Fehler beheben durch die Konsistenzprüfung 2.1

Bitte rufen Sie über Datei / Verwaltung / Schnittstellen die Konsistenzprüfung 2.1 auf.

Gerade in Support-intensiven Phasen (UP / AP / US) wird die Konsistenzprüfung 2.1 teilweise mehrmals täglich um Funktionalitäten erweitert. Es lohnt sich also durchaus, über den Menüpunkt Datei / Verwaltung / Anwendungsdaten aktualisieren regelmäßig die neueste Version der Schnittstelle abzuholen. Die exakte Versionsnummer erfahren Sie aus der Titelzeile des Konsistenzprüfungs-Fensters:


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Bitte beachten Sie, dass Sie direkt beim Start der neuen Konsistenzprüfung u. U. gefragt werden, ob die (derzeit offenen) Modulfenster (ausgenommen das Modulfenster „Schnittstellen“ selbst) automatisch geschlossen werden sollen. Die Antwort „Ja“ auf diese Frage ist obligatorisch, um die Konsistenzprüfung aufrufen zu können. Hierbei handelt es sich um eine wichtige Maßnahme, welche den exklusiven Zugriff der Konsistenzprüfung auf den Datenbestand sichert.

Während der Laufzeit der Konsistenzprüfung können Sie keine anderen Funktionalitäten von ASV bedienen - dies ist aus o. g. Gründen bewusst so gewollt. Durch das Schließen des Konsistenzprüfungs-Fensters kehren Sie automatisch wieder in die Anwendung zurück und erhalten dort den gewohnten vollen Zugriff auf alle Bereiche von ASV.

Die Konsistenzprüfung 2.1 bietet Ihnen folgende Werkzeuge an:

Abschlussprüfung 1. Abschlussprüfungsübermittlung 2018/19 vorbereiten 2. Prüfungsstatus kontrollieren 3. Versteckte Abschlussprüfungsteilnehmer bereinigen

Berichte 1. Bereinige zentral bereitgestellte Berichte - HASH-geschützt

Klassen 1. Finde Schüler in ORG-Klassen

Lehrer 1. Finde Anrechnungsdubletten 2. Leere Maske Lehrerkapazität korrigieren - nur im Planungsschuljahr 3. Lehrer-Kommunikationsdaten bereinigen 4. PKZ setzen - HASH-geschützt 5. Teilzeitanträge löschen 6. Verwaltet von setzen - HASH-geschützt

Oberstufe 1. Bereinige besonderen Unterricht der Oberstufe - nur für gymnasialen

Parallelbetrieb 2. Fachangebot bereinigen 3. Rücktritte prüfen


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4. Rücktritte verwalten 5. Seminarbelegung-Check

Schüler 1. Anreden korrigieren 2. Belegungsart korrigieren - nur für GMS und GY 3. Bereinige ASV-Stammdubletten 4. Bereinige Anschriften-Constraint - mit 2.9 behoben 5. Besonderen Unterricht bereinigen 6. Einschulungsart korrigieren 7. Einschulungsdatum auf 01.08.XX setzen 8. Jahrgangsstufe im Vorjahr setzen 9. Korrigiere Anschriftstypen und Kommunikationsdaten - seit 21.06.2019 10. Laufbahneinträge bereinigen 11. Nicht am Zentralsystem angemeldete Schüler 12. Sammeländerung Lehrplan (nur für FZ/BSF) - gedacht für Förderzentren

sowie Berufsschulen zur sonderpäd. Förderung 13. Sammeländerung Vorjahrgangsstufe (nur für FWS) - gedacht für freie

Waldorfschulen 14. Schüler-Reset 15. Unterrichtszuordnung prüfen

System 1. Anwendungsdaten zurücksetzen - zeitweise HASH-geschützt 2. Auftragstabellen leeren - HASH-geschützt 3. Bereinige ungültige Unterrichtsbereichszuordnungen 4. Doppelte Schülerfächer zusammenführen 5. Erhebungstermine bereinigen 6. Kalendertage neu auszählen 7. Manuelle Zuordnung der Unterrichtsfächer - in 2.9 behoben 8. Obsolete Summendatenzeilen entfernen 9. Prüfe PL-Ausnahmen 10. Schulverzeichnis bereinigen 11. Schülerfach Gültigkeit 12. Schülerfach in Matrix anzeigen - gedacht für berufliche Schulen 13. Schülerfach-Zuordnung bereinigen - in 2.9 behoben 14. Schülerfächer nach ADÜ bereinigen - gedacht für FZ, SKR und berufliche

Schulen 15. UP Protokoll RS: Drucken erlauben - gedacht für Realschulen aller Art (RS /

RSF / ARS) 16. Wertelisten zurücksetzen - HASH-geschützt 17. Zeugnisschablone global setzen - gedacht für Realschulen aller Art (RS / RSF

/ ARS)

1. - geschieht ab Version 2.9 automatisch und ist bis dahin nicht relevant


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US Unterstützung 1. Bereinige Fachliche ASD Dublette - : MaFl 2. Finde fehlender Abschluss - : MaFl 3. Finde fehlender Bildungsgang - : MaFl 4. Finde unvollständige Lehrerlaubnis - : MaFl

5 Quellen: www.asv.bayern.de

Documents

Skript Erstellung und Übermittlung der US 2019.doc)