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Mone,Schettini,Antonacci,Algieri, Lapolla

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La Posta Elettronica Certificata come “killer application” per l’introduzione e la diffusione di un sistema di gestione informatica dei flussi documentali

(progetto Krateo)

SSPA – La gestione informatica dei documenti – Bari Project Work Prefettura e Questura di Bari

(F. Mone, P. Schettini, R. Antonacci, G. Algieri – V. Lapolla)

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Introduzione

• Esperienza lavorativa

• Ridurre la produzione cartacea

• La pec come killer app

• Precisione, archiviazione e ricerca

• Azzeramento prescrizione

• Procedimenti pilota

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Situazione attuale

• Aspetti critici (come funziona)

• tempi

• risorse disponibili

• mole di documenti

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Vantaggi e svantaggi

• Svantaggi (smarrimenti, errori, tempi lunghi, vanificazione azione amm)

• Vantaggi (evidenza fisica)

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Descrizione del progetto

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Arriva il messaggio pec

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Entra in WebArch4

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8

Click su “visualizza”

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9

Click su “protocolla”

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Scelta assegnatario

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Titolario I livello

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12

Titolario II livello

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protocollo

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Allegati automatici

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fascicolo

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Se arriva un fax

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Viene convertito in pdf

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Inoltrato alla casella pec

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Viene conservato l’invio

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Flussi documentali

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Vantaggi

• Risparmi (es. 500 risme, 100 cartucce, 2000 ore/uomo x proced. in 1 anno)

• Qualità

• Componenti riusabili

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Risvolti operativi

• Condivisione

• No carta

• Risparmi monetizzabili

• Front office

• No deterioramento/smarrimento

• Tracciabilità e rintracciabilità

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Fase transitoria

• Scanner

• Integrazione cartaceo

• Riconversione personale