Upload
vutu
View
260
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
0
JURUSAN TEKNIK SIPILFAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA2017
STANDARD OPERATING PROCEDURE(SOP)
TINDAKAN KOREKTIF DANPENCEGAHAN
0
Standard Operating Procedure
TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
JURUSAN TEKNIK SIPILFakultas Teknik
Universitas BrawijayaMalang2017
1
LEMBAR IDENTIFIKASIUNIVERSITASBRAWIJAYA
UN10/F07/11/HK.01.02.a/02
1 Nopember 2017
SOP TindakanKorektif danPencegahan
Revisi no 2
Halaman 1 dari 18
Proses
Penanggungjawab
TanggalNama Jabatan Tandatang
an
1. PerumusanChristin RemayantiNainggolan, ST, MT Sekretaris UJM
Jurusan TeknikSipil FTUB
1 Nopember2017
2. Pemeriksaan Dr. Eng. YatnantaPadma Devia, ST,MT
Ketua UJMJurusan TeknikSipil FTUB
1 Nopember2017
3. Persetujuan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM
Ketua JurusanTeknik SipilFTUB
1 Nopember2017
4. Penetapan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM
Ketua JurusanTeknik SipilFTUB
1 Nopember2017
5. Pengendalian Ir. Siti Nurlina, MT,IPP
SekretarisJurusan TeknikSipil FTUB
1 Nopember2017
2
KATA PENGANTAR
Di dalam penyelenggaraan Jurusan TeknikSipil, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya perlupengendalian dokumen dan rekaman, dimana perlupula diatur pengendalian apabila ada proses danproduk yang tidak sesuai dengan persyaratan yangtelah ditetapkan di manual mutu dan standar mutu.Ketidaksesuaian ini tentunya perlu ditindaklanjutidengan tindakan koreksi dan pencegahan yangbertujuan mempertahankan konsistensi perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman. proses danproduk di Jurusan Teknik Sipil FTUB.
Standard Operating Procedure (SOP) TindakanKoreksi dan Pencegahan ini diharapkan dapatdipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pihak yangterkait di Jurusan Teknik Sipil FTUB.
Malang, 1 Nopember 2017Ketua Jurusan Teknik Sipil
Ir. Sugeng P. Budio, MS, IPM
3
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ……………………………… 1KATA PENGANTAR ............................................. 2DAFTAR ISI ....................................................... 3I. Tujuan …………………………………………….. 4II. Ruang Lingkup dan Unit-Unit Terkait …….. 4III. Standar Mutu yang Terkait …………….……. 5IV. Istilah dan Definisi ……………………………… 6V. Urutan Prosedur ……………………………….. 6VI. Bagan Alir Tindakan Korektif………………… 10VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan………….. 11VIII. Referensi ………………………………………… 12IX. Tim Unit Jaminan Mutu ……………………. 12Lampiran 1 Borang Audit Internal dan Daftar Ketidak-
Sesuaian (Corrective Action Requirement) 11Lampiran 2 Borang Klarifikasi dan Tindakan Koreksi 13Lampiran 3 Borang Laporan Perbaikan atas Tindakan
Koreksi4
4
I. Tujuan
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)Tindakan Korektif dan Pencegahan ini adalah :
Mempertahankan konsistensi serta perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman,proses dan produk di Jurusan Teknik SipilFTUB guna meningkatkan kualitas dankompetensi lulusan berdasarkan visi dan misiJurusan Teknik Sipil FTUB.
II. Ruang Lingkup dan Unit-unit yangterkaitTindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskandalam manual prosedur ini diterapkan terhadapsetiap rekaman, proses dan produk yang terdapatdalam masing-masing kegiatan pendidikan ataubelajar mengajar, penelitian, jasa layananmasyarakat/ilmiah, penerbitan jurnal, even ilmiahbeserta dokumen yang terkait, dimana persyaratanproduknya telah ditetapkan di dalam Manual Mutu.
Adapun unit-unit yang terkait adalah:
1. Pimpinan Jurusan : Ketua Jurusan danSekretaris Jurusan (Manager Representative)Teknik Sipil FTUB
5
2. Koordinator Kegiatan : seseorang yangbertanggungjawab terhadap suatu kegiatanseperti terinci dalam pengertian di atas, dimanayang termasuk di dalamnya antara lain :
a. Kepala Laboratorium (Ka-Lab)bertanggungjawab terhadap penyelenggaraanlaboratorium
b. Ketua Kelompok Dosen Keahlian (KKDK)bertanggungjawab terhadap segala kegiatanKDK
c. Kepala Urusan Akademik Jurusan TeknikSipil FTUB beserta staf bertanggungjawabterhadap kegiatan administrasi
d. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil FTUBbertanggungjawab terhadap penyelenggaraankegiatan kemahasiswaan
e. Ketua Panitia kegiatan tertentu misal PanitiaUjian, Panitia Seminar, dsb
3. Unit Jaminan Mutu Teknik Sipil FTUB
4. Pelanggan : mahasiswa, civitas akademika yanglain, peneliti lain, masyarakat, instansipemerintah, perusahaan swasta.
III. Standar Mutu yang Terkait
IV. Istilah dan DefinisiPengertian dari koordinator kegiatan adalahseseorang yang bertanggungjawab terhadap suatukegiatan yang terinci sebagai berikut :
6
a. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab terhadap pengendalian penerapanprosedur, menyetujui dan berwenangmenanggapi laporan dokumen, rekaman,proses dan produk yang tidak sesuai.
b. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk memelihara semua laporanketidaksesuaian.
c. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk kejelasan status dokumen,rekaman, proses dan produk setelahmembicarakan dengan koordinator kegiatanyang lain.
V. Urutan ProsedurProsedur Tindakan Korektif :
1. Berdasarkan MP Pengendalian Dokumen danRekaman serta MP Pengendalian Produk YangTidak Sesuai, ada prosedur audit ataupeninjauan/pemantauan dimana dapatdiketahui adanya ketidaksesuaian baikmerupakan hasil temuan auditor maupunmerupakan keluhan pelanggan atau pemangkukepentingan (produk tidak sesuai) yang ditulisdalam borang. Syarat input dan output produkdijelaskan pada Manual Mutu Jurusan TeknikSipil (UN10/F07/11/HK.01.02.b)
2. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (MR) besertaKoordinator Kegiatan dibantu dengan UnitJaminan Mutu menyelidiki penyebab
7
ketidaksesuaian dengan mencari akar masalahdan menyepakati tindakan koreksinya dimanadideskripsikan secara benar dan memadai sertamenjelaskan kondisi yang memerlukan tindakankorektif tersebut.
3. Kesepakatan tindakan koreksi ini apabila perludapat didiskusikan di rapat KKDK/Kalab ataurapat pleno dengan memutuskan tanggalpenyelesaiannya yang dicantumkan dalamborang klarifikasi
4. Koordinator Kegiatan terkait dan pihak-pihakterkait lainnya menjalankan tindakan koreksiyang telah disepakati dan dilaksanakan padatanggal yang telah ditetapkan
5. Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan (MR)memastikan bahwa tindakan yang diambil telahdilaksanakan secara efektif berdasarkanmonitoring dan evaluasi (monev) kesesuaianantara proses dan produk.
6. Koordinator Kegiatan terkait melakukanverifikasi ulang terhadap penyelesaian tindakankorektif dengan jalan menandatangani borangdan diketahui oleh Sekretaris Jurusan/ManagerRepresentative
7. Sekretaris jurusan dan koordinator kegiatanmendokumentasikan daftar status (new, open,close) guna memastikan tindakan korektif telahdiselesaikan.
8. Jika tindakan korektif yang telah diputuskantidak dilaksanakan, maka alasan penyebab tidakdilaksanakan dan data pendukungnyadilaporkan kepada Sekretaris Jurusan.
8
9. Khusus untuk keluhan pelanggan danpemangku kepentingan, apabila ketidaksesuaianantara proses dengan produk yang dikeluhkantelah diverifikasi oleh sekretaris jurusan dankoordinator kegiatan terkait, maka laporandiberikan ke Ketua Jurusan yang merupakanpenanggung jawab untuk memastikan bahwakeluhan tersebut telah ditanggapi sampaiterdapat kesepakatan dengan pelanggan ataupemangku kepentingan lainnya
10. Unit Jaminan Mutu dan Sekretaris Jurusan/MRmerekam perubahan prosedur yang diakibatkandari tindakan korektif, menggunakan laporanketidaksesuaian, tindakan korektif danpencegahan
Prosedur Tindakan Pencegahan :1. Bila tindakan korektif yang diputuskan sudah
dilaksanakan, Ketua Jurusan dibantuSekretaris Jurusan memberi perhatian khususpada tindakan pencegahan terulangnyaketidaksesuaian antara proses dan produk.Syarat input dan output produk dijelaskanpada Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.b)
2. Tindakan korektif berorientasi pada kondisisekarang, sedangkan tindakan pencegahanberorientasi ke masa yang akan datang.Tindakan yang dapat direkomendasikansebagai tindakan pencegahan antara lainsebagai berikut:a) Perbaikan dokumentasi
9
b) Perbaikan suatu prosesc) Perbaikan sistem/manajemend) Perbaikan sarana dan prasaranae) Perbaikan standar mutuf) Peningkatan pelatihang) Peningkatan kesadaranh) Peningkatan kualitas sistem informasii) Perbaikan prosedur
3. Secara periodik dilakukan pertemuan di antaraanggota pelaksana kegiatan dan pimpinanjurusan untuk membicarakan perbaikanmetode dan cara kerja sehingga mengurangikemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.Hasilnya akan didiskusikan pada rapat rutinUJM dan didokumentasikan oleh UJM.
10
VI. Bagan Alir Tindakan Korektif
VII.VIII.IX.X.XI.XII.XIII.XIV.XV.XVI.XVII.XVIII.XIX.XX.XXI.XXII.XXIII.XXIV.XXV.
Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Ketua Jurusan Pelanggan/Pemangku Kepentingan
Merumuskan tindakan kroeksi
Berdasarkan MPPengendalian Dokumendan Rekaman serta SOPPengendalian ProdukYang Tidak Sesuai adaproseduraudit/peninjauanproduk tdk sesuai yangtertera dalam Borang
Menerima klarifikasi keluhan danmasukan
Dibantu Sekjur, mencari danmenganalisis akar masalah
Apabila dirasa perlu, khusus keluhanpelanggan akan diklarifikasi
Dibantu sekretaris jurusan,membuat borang audit internaldan borang klarifikasi dantindakan koreksi
Sekjur melakukan verifikasi danmenetapkan status
Menyimpan rekaman borang
Apabila dirasa perlu,mendiskusikan tindakan koreksimelalui rapat misal rapatKDK/Kalab atau rapat pleno
Mencari dan menganalisis akarmasalah
Merumuskan tindakan koreksi
Verifikasi
Melakukantindakan koreksi
Mendapat laporan dan datapendukung tidak dilaksanakannyatindakan koreksi
11
VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan
Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Ketua Jurusan
Tindakan korektiftelah dijalankan
Dibantu Sekjur, memberi perhatiankhusus agar tidak terulang lagiketidaksesuaian
Dibahas dalam rapat rutin UJMSecara periodik, bersama anggotakegiatan dan pimpinan jurusanmembicarakan perbaikan metodedan cara kerja sehinggamengurangi ketidaksesuaian
Secara periodik, membicarakanperbaikan metode dan cara kerjasehingga mengurangiketidaksesuaian
Mendokumentasikan semuatindakan pencegahan
12
VIII. Referensi1. Rencana Strategis Jurusan Teknik Sipil
(UN10/F07/11/PR.01.02.d)
2. Program Kerja Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/PR.01.02.a)
3. Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.b)
4. Standar Mutu Universitas Brawijaya (UN10/HK.01.02)
5. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen danRekaman Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.a/01)
6. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem ManajemenMutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, BadanStandardisasi Nasional
X. Tim Unit Jaminan Mutu
Tim Penyusun
1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Ir. Suroso, Dipl.HE.,M.Eng.4. Yatnanta Padma Devia, ST, MT5. Ir.Wisnumurti, MT6. Hendi Bowoputro, ST, MT7. Hermin8. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil
Tim Revisi
1. Ir. Sugeng P. Budio, MS2. Ir. Siti Nurlina, MT3. Dr. Eng. Yatnanta Padma Devia, ST, MT
13
4. Christin Remayanti Nainggolan, ST, MT5. Dr. Eng. Eva Arifi, ST, MT6. Dr. Eng. Ming Narto Wijaya, ST, MT, MSc7. Rahayu Kusumaningrum, ST, MT, MSc
14
Lampiran 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)
Audit ke : Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee :
No. NoTemuan
TanggalTemuan
KategoriTemuan
StatusTemuan Auditor Teraudit
Bidangyang
diaudit
UraianKetidaksesuaian
TindakanPerbaikan
TargetWaktuSelesai
Verifikasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
(1) No (2) Nomer temuan (3) Tanggal temuan (4) Kategori temuan: KTS,Observasi
(5) Status: New, open, closed (6) Nama Auditor (7) Personil /unit kerja yang diaudit (8) Bidang yang diaudit(9) Deskripsi temuan
ketidaksesuaian(10) Tindakan perbaikan yang
dilakukan(11) Tanggal waktu penyelesaian (12) Status Akhir: open, closed
Malang,
_________________________
NIP.
15
Lampiran 2. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi(UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)
Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor :
Uraian temuan: Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikanatas akar penyebab :
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakankoreksi :
Dipersiapkan oleh: Tanggal:
Catatan : Tanda Tangan Auditee :
NIP.
(Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapatdiperbanyak sesuai banyaknya temuan)
16
Lampiran 3. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi (UN10/F07/11/99/HK01.02.e/001)
Audit ke : Auditor :
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee:
No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan Dokumen
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)