STRATEGI FÖR LÅNGTIDSLAGRING AV DIGITAL INFORMATION

Stockholms Förebildsförvaltning 2019-12-15

Observera att detta inte är en fullständig strategi för digital långtidslagring, utan utgör ett exempel på uppgifter som ska

ingå.

Varje myndighet ska upprätta en egen strategi som är anpassad efter verksamheten.

2

Innehåll

Inledning .................................................................................................... 3

Syfte och utgångspunkter ........................................................................... 3

Strategi för digital långtidslagring .......................................................... 4

Ansvar och roller för arkiv- och informationshanteringen ........................... 4

Ställ arkivkrav på IT-stöd ............................................................................ 4

Informationsvärdering ................................................................................. 5

Förebildsförvaltningens digitala information ............................................... 5

Systemet Lön - personal- och lönehantering.............................................. 5

Agresso – ekonomi ..................................................................................... 7

Samarbetsyta för projekthandlingar på Sharepoint .................................... 8

Bevarandemappar på gruppdisk ................................................................ 9

Informationsredovisning ........................................................................... 11

3

Inledning

Syfte och utgångspunkter

I arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) står att digitalt upprättad information ska arkiveras digitalt. I arkivreglernas riktlinjer står vidare att digital information ska vara läsbar, begriplig och användbar under hela den tid den ska bevaras. Detta kräver aktiva insatser och att myndigheten redan från början försäkrar sig om att den digitala informationen lagras i enkla och stabila format som garanterar informationens beständighet samt att den vid behov kan migreras till andra system och lagringsplatser. För att uppnå detta ska

myndigheten ha en strategi för sin digitala långtidslagring, som säkerställer att informationen hanteras, förvaras och skyddas under hela sin bevarandetid. Bevarandet omfattar såväl fysisk som logisk kvalitet. Stockholms stadsarkiv har skrivit vägledningen Att hantera digital information i Stockholm stad, som fungerar som en checklista för vad en strategi för långtidslagring ska innehålla. Vägledningen beskriver arbetet med att planera för myndighetens digitala långtidslagring i följande sju områden:

1. Fördela ansvar och roller 2. Ställa arkivkrav på IT-stöd 3. Värdera informationen 4. Redovisa informationen 5. Säkerställa läsbarhet och åtkomst över tid 6. Förbereda för kommande arkivering

7. Leverera informationen till stadens e-arkiv

Detta är Förebildsförvaltningens strategi för långtidslagring. Strategin är ett levande dokument som behöver uppdateras vid förändringar. Syftet med strategin är att redogöra för Förebildsförvaltningens åtgärder för att säkerställa långtidslagring av digital information. Det långsiktiga målet är leverans till e-arkiv Stockholm för slutarkivering av den information som ska bevaras. Denna strategi för digital långtidslagring har beslutats av Förebildsnämnden vid samman-träde 2019-12-15.

4

Strategi för digital långtidslagring

Ansvar och roller för arkiv- och informationshanteringen Arkivansvarig har det övergripande ansvaret för frågor som rör arkiv- och informations-hanteringen på Förebildsförvaltningen. Däri ingår även strategin för digital långtidslagring. Det praktiska arbetet och framtagandet av strategin sker tillsammans med IT-ansvarig i dialog med Stadsarkivet. Arkivorganisationen och dess ansvarsfördelning med tillhörande uppgifter beskrivs i dokumentet:

Förebildsförvaltningens arkivinstruktion (bilaga till arkivbeskrivningen)

Ställ arkivkrav på IT-stöd Vid upphandling av nya systemstöd ska krav ställas på digital långtidslagring. Det gäller också vid uppdatering och vidareutveckling av systemstöd som redan används. Exempel på frågor som behöver omhändertas i samband med kravställning är:

- Vilken information i systemet ska bevaras? - Vilken information i systemet ska gallras och vilka gallringsfrister är det som gäller? - Vilka format ska informationen lagras i? Välj i första hand format som är

arkivbeständiga. Om inte det är möjligt ska filerna kunna konverteras till arkivbeständiga format senast i samband med leverans till e-arkiv Stockholm.

- Funktion för gallring ska finnas. - Säkerställ att oreglerad gallring inte sker (t ex att information som ska bevaras skrivs

över med nyare information). - Funktion för att göra arkivuttag ska finnas (dvs möjlighet att migrera informationen

från verksamhetssystemet till e-arkiv Stockholm). - Ta höjd för att kunna införa framtida funktioner redan vid upphandling av

grundsystemet. I kravarbetet involveras alltid IT-ansvarig, arkivansvarig samt den verksamhet som ska arbeta med systemet. För frågor kring långsiktigt bevarande kontaktas Stockholms stadsarkiv.

5

Informationsvärdering Information uppstår i och är kopplad till verksamhetens processer. Klassificeringsstrukturen visar verksamhetens processer och hur de hänger samman inbördes. Vilka handlingstyper som förekommer i processerna framgår i hanteringsanvisningarna. Redogörelser för informationsflöden, användningsområden och informationens vägar inom verksamheten ligger till grund för den informationsvärdering som behöver göras. Det gäller såväl analog som digital information. Värderingen av informationen syftar till att avgöra vad som ska bevaras eller gallras. Om man fastställer detta i ett tidigt skede kan man strukturera informationen utifrån de olika kriterierna. I samband med införskaffande av nya IT-stöd samt vid vidareutveckling av befintliga system ska en informationsvärdering göras av den information som förväntas lagras i systemet. På

så vis kan man redan vid kravställningen ta höjd för att säkerställa en säker lagring av information som ska bevaras och underlätta kommande leverans till e-arkiv Stockholm. I samband med detta görs också en kartläggning av om det kommer lagras känsliga personuppgifter eller sekretessklassade uppgifter i systemet. I detta arbete involveras IT-chef, arkivarie och den verksamhet som ska använda systemet.

Förebildsförvaltningens digitala information

Systemet Lön - personal- och lönehantering

Ansvar och behörigheter

Arkivansvar: förvaltningens arkivansvarig samt IT-chef

Behörighet: personalchef, löneadministratör, IT-chef och systemförvaltare

Beskrivning av systemet

Förvaltningen använder Systemet Lön sedan 2004. Systemet omfattar administration och utbetalning av löner och består av fyra olika moduler, varav tre som innehåller information. I modulen Lön registreras och attesteras informationen från de två registren Anställda och Lönearter i en webbaserad applikation, och importeras därefter till systemet. Modulen Personal används för registrering av namn, adress, anställningsform samt utbetalningsuppgifter. Dessa grunduppgifter om bolagets anställda exporteras till registret Anställda och gallras sedan ur modulen Personal vid inaktualitet. I modulen Administratör kan löneadministratören se de löneavvikelser/tidrapporter som har registrerats i webbapplikationen. Attesterade löneavvikelser importeras månatligen till Lön och gallras sedan ur modulen Administratör vid inaktualitet.

6

Modulen Analys är endast ett hjälpmedel vid framställning av andra allmänna handlingar och innehåller ingen information i sig. För mer information om systemet se dokumentation i mappen Systemet lön - dokumentation:

Systemet Lön - systemdokumentation

Systemet Lön - användarmanual

Systemet Lön – förståelsedokumentation (med förklaring av koder och förkortningar som används i systemet)

Personuppgifter och sekretess

Förekomst av eventuella personuppgifter och sekretess framgår i förvaltningens hanteringsanvisningar och registerförteckning.

Information som ska bevaras

Information som ska bevaras är uppgifter i registret Anställda samt de lönehändelser som utgör underlag till löneutbetalningarna. Information som tas ut ur systemet som underlag till statistik, årsredovisning osv diarieförs eller arkiveras/gallras tillsammans med det ärende där informationen har använts. Gällande bevarande- och gallringsbeslut: SSA 2011:09.

Gallring i systemet

Gallring i systemet utförs årligen i enlighet med bevarande- och gallringsbeslut SSA 2011:09.

Informationsredovisning

Process som informationen skapas i: 2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden Ingående uppgifter i systemet redovisas i förvaltningens hanteringsanvisningar. Där framgår också vad som ska bevaras och gallras samt gallringsfrister. Även förekomst av personuppgifter och sekretess framgår här. Informationen som ska bevaras redovisas i förvaltningens bevarandeförteckning.

Handlingsplan för bevarande

Årlig historikfil som innehåller uppgifterna i registret Anställda samt lönehändelser som utgör underlag till löneutbetalningar säkerhetskopieras varje år och lagras i formatet .csv. Historikfilerna lagras i förvaltningens bevarandemappar (se avsnittet Bevarandemappar på

gruppdisk).

7

Agresso – ekonomi

Ansvar och behörigheter

Arkivansvar: Stadsledningskontoret Behörigheter: IT-chef, ekonomichef, avdelningschefer

Beskrivning av systemet

Agresso är ett centralt systemstöd för ekonomihantering som används inom hela Stockholms stad. Förebildsförvaltningen använder systemet för ekonomisk redovisning, inköp och uppföljning. Stadsledningskontoret är arkivansvarig för systemet och därmed ansvariga för

informationsvärdering, gallring samt leveranser till e-arkiv Stockholm.

Personuppgifter och sekretess

Förekomst av eventuella personuppgifter och sekretess framgår i förvaltningens hanteringsanvisningar och registerförteckning.

Information som ska bevaras

Budget, grundbokföring och årsredovisning ska bevaras. Gällande bevarande- och gallringsbeslut: SSA 2019:20.

Gallring i systemet

Gallring utförs av Stadsledningskontoret i enlighet med SSA 2019:20.

Informationsredovisning

Processer som informationen skapas i: 1.2.1 Planera verksamheten 1.2.2 Följa upp verksamheten 2.2.1 Hantera intäkter 2.2.2 Hantera kostnader 2.2.3 Hantera löpande ekonomiredovisning Ingående uppgifter i systemet redovisas i förvaltningens hanteringsanvisningar. Där framgår också vad som ska bevaras och gallras samt gallringsfrister. Även förekomst av personuppgifter och sekretess framgår här. Informationen som ska bevaras redovisas i förvaltningens bevarandeförteckning.

8

Handlingsplan för bevarande

Stadsledningskontoret levererar information årligen till e-arkiv Stockholm i enlighet med bevarande- och gallringsbeslut SSA 2019:20.

Samarbetsyta för projekthandlingar på Sharepoint

Ansvar och behörigheter

Arkivansvar: förvaltningens arkivansvarig samt IT-chef Behörigheter: projektchef (samarbetsytans ägare, styr behörigheter och lagringsstruktur), interna och externa projektdeltagare (skriv- och läsrättigheter)

Beskrivning av systemet

Förvaltningens projektkontor har en samarbetsyta på Sharepoint för pågående projektdokumentation. Den övergripande strukturen utgörs av en mapp för varje projekt i vilken det finns ytterligare mappar för förstudie, genomförande och projektavslut. Varje fil som lagras på samarbetsytan ska förses med ett antal på förhand definierade metadata. Se vidare i dokumenten:

Förståelsedokumentation för samarbetsyta för projekthandlingar

Rutiner och regler för lagring av information på samarbetsyta för projekthandlingar

Personuppgifter och sekretess

Förekomst av eventuella personuppgifter och sekretess framgår i förvaltningens hanteringsanvisningar och registerförteckning.

Information som ska bevaras

Exempel på information som ska bevaras är projektavtal, förstudier, protokoll och rapporter. Se hanteringsanvisningarna för mer detaljerad information.

Gallring i systemet

Vid projektavslut migreras alla projekthandlingar som ska bevaras till bevarandemappar på gruppdisken (se avsnitt Bevarandemappar på gruppdisk). Projekthandlingar som ska gallras förvaras på samarbetsytan i projektmappen under hela

gallringsfristen. Gallring utförs i enlighet med gallringsbeslut SSA 2017-XX och 2019-XX. Arbetsmaterial rensas vid projektets avslut. Läs mer om gallring och rensning av projekthandlingar:

Rutiner och regler för lagring av information på samarbetsyta för projekthandlingar

9

Format

Vid projektavslut ska alla filer som ska bevaras konverteras till arkivbeständiga filformat. Vilka format de ska konverteras till framgår i hanteringsanvisningarna.

Informationsredovisning

Processer som informationen skapas i: 4.1 Planera samhällsförbättringar 5.1 Utveckla stadens nöjesliv Handlingstyper som lagras på samarbetsytan redovisas i förvaltningens hanterings-anvisningar. Där framgår också vad som ska bevaras och gallras samt gallringsfrister. Även förekomst av personuppgifter och sekretess framgår här. Informationen som ska bevaras redovisas i förvaltningens bevarandeförteckning i samband med att informationen ställs av till bevarandemapparna.

Handlingsplan för bevarande

Då ett projekt avslutas konverteras filerna som ska bevaras till arkivbeständiga filformat och migreras till bevarandemapparna (se avsnitt Bevarandemappar på gruppdisk).

Bevarandemappar på gruppdisk

Ansvar och behörigheter

Arkivansvar: förvaltningens arkivansvarig samt IT-chef Behörigheter: IT-chef (resursansvarig, dvs administrativa rättigheter för att styra behörigheter), arkivarie (lagringsstruktur, skriv- och läsrättigheter), alla medarbetare

(läsrättigheter)

Beskrivning av systemet

Förvaltningen har bevarandemappar på en gemensam gruppdisk. Här lagras avställd information som inte lagras i verksamhetssystem, exempelvis kontorsdokument, fotografier och filmer. Lagringsstrukturen följer Förebildsförvaltningens klassificeringsstruktur. Arkivredogöraren på varje avdelning ställer årligen av information och för över filerna till mappen Årlig avställning. I samband med detta konverteras alla filerna till ett godkänt

arkivformat och en kontroll görs så att filnamnen följer förvaltningens regler för filnamn. Arkivarien för över filerna från mappen Årlig avställning till rätt bevarandemapp. För mer information om vilka handlingstyper som ska till bevarandemapparna se:

Hanteringsanvisningarna

10

För mer information om tillåtna filformat, filnamn, lagringsstruktur, rutiner med mera se

vidare i dokumenten:

Förståelsedokumentation för Förebildsförvaltningens bevarandemappar

Rutiner och regler för lagring av information i Förebildsförvaltningens

bevarandemappar

Personuppgifter och sekretess

Förekomst av eventuella personuppgifter och sekretess framgår i förvaltningens hanteringsanvisningar och registerförteckning. Filer som innehåller sekretess och känsliga personuppgifter lagras i separata mappar där behörigheten är begränsad.

Information som ska bevaras

I bevarandemapparna lagras endast information som ska bevaras.

Gallring i systemet

Ingen gallring sker i filerna som lagras i bevarandemapparna.

Format

Alla filer som lagras i bevarandemappar ska ha ett godkänt arkivformat. Se vidare i dokumenten:

Godkända arkivformat hos Förebildsförvaltningen

Hanteringsanvisningarna

Informationsredovisning

Bevarandemapparna kan innehålla handlingstyper från förvaltningens alla processer i klassificeringsstrukturen. Vilka handlingstyper som ska lagras i bevarandemapparna redovisas i förvaltningens hanteringsanvisningar. Även förekomst av personuppgifter och sekretess framgår här. Informationen redovisas i förvaltningens bevarandeplan.

Handlingsplan för bevarande

Informationen i bevarandemapparna levereras till e-arkiv Stockholm vart femte år. För kommande leveranser, se Stockholm stadsarkivs dokument:

Arkivleveransplan (finns på Stadsarkivets webbplats).

11

Informationsredovisning Att informationen redovisas är en förutsättning för att den ska kunna återsökas. Informationsredovisningen är också nödvändig för att uppnå transparens och för att tillgodose insynsrätten. Förebildförvaltningens informationsredovisning utgörs av följande dokument:

Arkivbeskrivning

Klassificeringsstruktur (SSA 2012:XX)

Hanteringsanvisningarna

Arkivförteckning (1995-2011)

Bevarandeförteckning (2012 --)

De personuppgiftsbehandlingar som Förebildsförvaltningen gör redovisas i dokumentet:

Förebildsförvaltningens registerförteckning