STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi

STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada beberapa alasan para akuntan yang mengalami berbagai kesulitan dalam

mengembangkan SIA, antara lain :

a) Permintaan atas sumber daya pengembangan begitu banyak hingga proyek SIA dapat

terlambat hingga beberapa tahun.

b) SIA yang baru didesain tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya.

c) Proses pengembangan dapat memakan waktu begitu lama hingga system tersebut tidak

lagi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan

d) Para Pemakai tidak dapat menspesifikasikan kebuthan mereka dengan tepat.

e) Perubahan SIA seringkali sulit untuk dibuat setelah persyaratan telah ditetapkan menjadi

spesifikasi.

Untuk mendapatkan sistem informasi yang baru, terdapat tiga cara yaitu dengan :

1. Membeli Software

Software missal (canned software) dibuat oleh perusahaan pengembang software dan

dijual di pasar terbuka untuk berbagai lapisan pemakai yang memiliki persyaratan yang hampir

sama. Kelebihan membeli software kemudahan ketersediaan software dan biaya yang lebih

murah. Dan diperkirakan 80% perusahaan saat ini yang memasang komputer, menggunakan atau

mempertimbangkan untuk menggunakan software missal. Sistem terima jadi (turnkey system),

perusahaan menggabungkan software dan hardware, serta menjual keduanya sebagai satu paket.

Contohnya pada restoran, supermarket, dan perbaikan mobil/ bengkel.

Penyedia jasa aplikasi (application serice providers-ASPs) menyediakan Web-based

software pada komputer mereka dan mengirim software ke klien melalui internet. Dalam hal, ini

perusahaan tidak harus membeli, memasang, dan mempertahankan software masal. Melainkan

perusahaan “menyewa” software yang mereka butuhkan dari ASPs. Keuntungan dari cara ini

adalah pengurangan biaya software dan overhead administrasi, pembaruan software secara

otomatis, penyesuaian skal dengan pertumbuhan bisnis, akses global ke informasi, akses ke

personel ahli TI, dan kemungkinan untuk memfokuskan pada kompentensi keuangan inti, bukan

Dwi Agustina - 12092163661


pada persyaratan TI. Masalah utama dengan software masal adalah sering kali software tersebut

tidak memenuhi semua kebutuhan informasi atau pemrosesna data diperusahaan.

Pembelian Sofware dan SDLC

Perusahaan yang membeli, bukan mengembangkan software SIA, masih harus mengikuti

proses SDLC sebagai berikut :

a) Analisis system. Perusahaan harus melakukan penyelidikan awal, survey system, dan

survey kelayakan. Perusahaan juga harus menetapkan persyaratan SIA.

b) Desain Konseptual Sistem. Bagian yang penting dari desaian konseptual adalah

menetapkan apakah software yang memenuhi persyaratan SIA telah tersedia.

c) Desain Fisik. Beberapa tahap desain fisik, seperti pendesaian dan pengkodean program

dapat dihilangkan, sedangkan mendesain output, input, file, dan prosedur pengendalian

tetap dilakukan.

d) Implementasi dan perubahan. Perusahaan harus merencanakan implementasi dan

perubahan aktivitas, memilih dan melatih personel, memasang dan menguji hardware dan

software, mendokumentasikan prosedur, dan mengubah dari system yang lama ke SIA

yang baru. Tidak menguji modul software atau dokumen program computer itu sendiri.

e) Operasi dan Pemeliharaan. SIA dioperasikan seperti software lainnya. Dan vebdornya

biasanya melakukan pemeliharaan atas software tersebut.

Memilih Vendor

Memutuskan untuk membuat atau membeli software dapat dilakukan secara terpisah dari

keputusan untuk mendapatkan hardware, perbaikan, pemeliharaan, dan sumber daya SIA

lainnya.

Vendor dapat ditemukan dengan mencari dari buku telepon, mendapatkan referensi,

mencari dalam majalah computer atau perdagangan, menghadiri konferensi, atau menggunakan

organisasi pencari, dan yang penting selektif dalam memilih vendor.



Mendapatkan Hardware dan Sotfware

Perusahaan yang membeli system yang besar dan rumit akan mengirimkan permintaan

proposal (Request For Proposal – RFP), yang mengundang para vendor untuk mengusulkan

sebuah system pada tanggal yang telah ditentukan. Pendekatan formal untuk mendapatkan

system, seperti RFP, keunggulannya sebagai berikut :

a) Menghemat Waktu. Informasi yang sama diberikan ke semua vendor, meniadakan

pengulangan tinjauan dan pertanyaan.

b) Menyederhanakan proses pengambilan keputusan. Semua respons diberikan dalam

format yang sama dan informasi yang terkait telah dicantumkan dalam bentuk tertulis.

c) Mengurangi Kesalahan. Peluang mengabaikan factor-faktor yang penting atau

berkurang.

d) Menghindarkan dari potensi ketidaksesuian. Kedua pihak memiliki perkiraan yang

sama dan informasi yang terkait telah dicantumkan dalam bentuk tertulis.

e) Makin banyak informasi yang diberikan perusahaan kepada vendor, makin baik

peluang perusahaan untuk menerima system yang dapat memenuhi persyaratan

perusahaan (aplikasi input/output, file serta database yang dibutuhkan, frekwensi dan

metode untuk pembaruan file dan permintaan, serta karakteristik atau persyaratan unik

lainnya)

Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sistem

Proposal yang kehilangan informasi yang penting, akan gagal untuk memenuhi

persyaratan minimum atau tidak jelas sehingga harus dieliminasi. Proposal yang dapat melalui

pemeriksaan awal ini harus dengan hati-hati dibandingkan dengan persyaratan SIA yang

diusulkan untuk menetapkan apakah:

a. Proposal tersebut memenuhi semua persyaratan wajib.

b. Berapa banyak persyaratan yang diinginkan dapat dipenuhi

2. Pengembangan Sistem Oleh Departemen Sistem Informasi

Banyak organisasi yang mengembangkan software mereka sendiri karena kebutuhan

perusahaan unik atau karena ukuran perusahaan dan keunikannya membuthkan software

khusus. Software khusus biasanya dikembangkan dan ditulis sendiri atau melibatkan perusahaan



luar. Ketika mengontrak organisasi luar, perusahaan harus mempertahankan pengendalian atas

proses pengembangan, dengan memperhatikan hal-hal berikut :

a) Memilih pengembang dengan hati-hati. Pengembang luar harus memiliki

pengalaman dalam industri perusahaan, pemahaman yang baik atas bisnis secara umum

dan pemahaman mendalam tentang bagaimana perusahaan melakukan bisnisnya.

b) Menandatangani Kontrak. Kontrak harus menempatkan tanggung jawab untuk

memenuhi persyratan dari perusahaan ke pengembang dan memungkinkan

menghentikan proyek jika kondisi-kondisi utama tertentu tidak dipenuhi.

c) Rencanakan dan awasi setiap langkah. Semua aspek dari proyek harus didesain

secara terinci, dan harus ada pemeriksaan untuk mengawasi proyek.

d) Menjaga Komunikasi Yan Efektif. Hubungan antara pengembang dan perusahaan

harus disebutkan secara menyelutuh dan jelas.

e) Kendalikan Semua Biaya. Biaya harus dikendalikan dengan ketat dan arus kas harus

diminimalkan hingga proyek tersebut telah selesai dan diterima.

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengembangkan system

sesuai kebutuhan dari perusahaan pengembang system yang telah memberi izin.

Pengembang Software oleh Pemakai Akhir EUC (End-User-Computing) adalah

pengembangan, penggunaan, dan pengendalian aktif atas sistem informasi berbasis komputer

oleh para pemakai (orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasinya

sendiri daripada tergantung pada ahli-ahli sistem). Pengembangan pemakai akhir (end user

development- EUD) terjadi ketika para pemakai informasi, seperti para manajer, akuntan, dan

auditor internal mengembangkan aplikasi mereka sendiri dengan menggunakan spesialis

komputer sebagai penasihat. Berikut ini adalah contoh-contoh yang perkembangan oleh pemakai

akhir yang tepat :

a) Menarik informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan sederhana atau

untuk menjawab permintaan yang tidak rutin.

b) Melakukan sensivitas “what if” atau analisis statistic.

c) Mengembangkan aplikasi dengan menggunakan software yang telah jadi, seperti

spreadsheets, atau system database.



d) Mempersiapkan jadwal dan daftar, seperti jadwal depresiasi, dafar jatuh tempo piutang

usaha, dan amortisasi pinjaman.

Manfaat dan Resiko dari End-User Computing

Manfaat Resiko

a) Para pemakai mengendalikan proses

pengembangan dan memutuskan system

apa yang dibuat dan diimplementasikan

b) Sistem yang dikembangkan lebih dapat

memenuhi kebutuhan para pemakai.

c) Sistem dikembangkan ketika dibutuhkan

d) Sumber daya sistem dapat bebas untuk

tugas lainnya.

e) Sistem biasanya mudah digunakan dan

diubah.

a) Sistem buatan pemakai lebih mungkin berisi

kesalahan atau disengaja salah melalui cara-

cara tertentu (kesalahan logika dan

pengembangan)

b) Sistem diimplementasikan walaupin belum

diuji secara memadai.

c) Sistem cenderung tidak efisien atau

menggunakan lebih banyak sumber daya

dari yang seharusnya.

d) Sistem seringkali dikendalikan dan

didokumentasikan secara kurang baik.

e) Sistem cenderung tidak sesuai dengan

sistem lainnya dalam organisasi .

f) Semakin besarnya peluang dibuatnya sistem

ganda atau tersia-sianya sumber daya

organisasi.

g) Seringkali berakibat timbulnya biaya sistem

keseluruhan yang makin besar.

Mengelola dan Mengendalikan End – User Computing

Cara terbaik adalah memberikan petunjuk dan standar yang cukup agar dapat secara

memadai mengendalikan sistem tetapi tetap memungkinkan mendapatkan fleksibilitas yang

mereka butuhkan. Contohnya, adalah help desk (dapat mendorong, mendukung,

mengkoordinasikan dan mengendalikan berbagai aktivitas pemakai akhir, kewajiban help desk

termasuk hal-hal berikut ini :



a) Memberikan bantuan 24 jam untuk membantu mengatasi masalah.

b) Bertindak sebagai penjelas informasi, koordinasi, dan pemberi bantuan.

c) Melatih pemakai akhir tentang bagaimana menggunakan hardware atau software

tertentu, dan meyediakan pemeliharaan dan dukungan yang memadai.

d) Mengevaluasi produk hardware dan produk software pemakai akhir yang baru.

e) Membantu pengembangan aplikasi.

Mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai standar untuk :

a) Pembelian hardware dan software untuk memastikan kesesuaian .

b) Mendokumentasikan dan menguji aplikasi

c) Mengendalikan maslah-masalah keamanan seperti penipuan, pembajakan software dan

virus.

Mengendalikan data perusahaan agar

a) Para pemakai akhir yang sah dapat mengakses dan berbagi data.

b) Data tidak di duplikasi

c) Akses ke data yang rahasia di batasi.

3. Melakukan Outsourcing Untuk Sistem

Outsource adalah mengontrak perusahaan luar untuk menangani semua bagian dari data

aktivitas pemrosesan organisasi. Outsource mainframe, penyedia layanan membeli semua

komponen klien dan mempekerjakan semua atau sebagian besar pegawai klien. Penyedia layanan

tersebut kemudian mengoperasikan dan mengelola keseluruhan sistem dilokasi klien atau

memindahkan sistem tersebut ke computer penyedia layanan.



Keuntungan dan Kerugian dari Outsourcing

Keuntungan Kerugian

a. Merupakan solusi untuk bisnis dan juga

sistem informasi .

b. Memungkinkan perusahaan menggunakan

dengan lebih baik asset dan sumber daya

langka milikinya.

c. Memberikan akses keahlian yang lebih

besar dan tekhnologi yang lebih canggih.

d. Dapat menurunkan biaya sistem informasi

keseluruhan perusahaan.

e. Dapat menghasilkan pengembangan sistem

yang lebih cepat dan lebih efisien.

f. Membantu meniadakan puncak kepadatan

dan kejarangan penggunaan sistem.

g. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan

a) Kontrak outsourcing tidak terlalu fleksible

karena jangka waktunya.

b) Perusahaan dapat kehilangan kendali atas

sistem dan data mereka. Hal ini dapat

mengakibatkan penyalahgunaan, seperti

data rahasia di bagi kepara pesaing.

c) Sejalan dengan waktu, perusahaan dapat

kehilangan pandangan atas kebutuhan

informasinya dan bagaimana sistem tersebut

dapat memberi perusahaan keunggulan

komparatif.

d) Merupakan hal yang mahal dan susah untuk

mengubah keputusan outsourcing dan

mengganti hardware, software dan orang-

orangnya.

e) Banyak tujuan dan manfaat outsourcing

yang tidak pernah terwujud.

f) Layanan yang diberikan oleh beberapa

pihak pemberi layanan kurang baik.

Sedangkan untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan, ada tiga cara

yaitu dengan :

1. Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Rekayasa Ulang Proses Bisnis adalah analisis menyeluruh pendesain ulang yang lengkap

atau proses bisnis dan system informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramastis

(Proses Revolusioner yang menantang struktur organisasi, peraturan, asumsi, aliran kerja,

deskripsi kerja, prosedur manajemen, pengendalian, dan nilai serta budaya organisisasi.



Tujuh Prinsip Perekayasaan ulang:

a) Mengatur hasil, bukan tugas (Pekerjaan setiap didesain,diseputar tujuan atau hasil

menyelesaikan proses.

b) Membuat pemakai output melakukan proses (Departemen yang memesan

perlengkapan adalah departemen yang benar-benar menggunakannya).

c) Membuat mereka yang mengahasilkan informasi memproses informasi tersebut.

d) Memusatkan dan menyebarkan data.

e) Mengintegrasikan aktivitas pararel.

f) Memberdayakan para pekerja, menggunakan pengendalian internal, dan membuat

struktur organisasi menjadi lebih datar.

g) Mengumpulkan data saat itu juga di sumbernya .

Tantangan Yang Dihadapi Dalam Usaha Rekaya Ulang

Agar dapat berhasil menyelesaikan proses rekayasa ulang, perusahaan harus menghadapi

dan mengatasi hambatan-hambatan berikut ini :

a) Tradisi. Cara-cara lama untuk melakukan segala sesuatu seringkali tidak dapat

ditinggalkan dengan mudah, terutama praktik yang berhubungan dengan budaya

perusahaan.

b) Penolakan. Para manajer harus memastikan, membujuk, dan memberi dukungan bagi

mereka yang terkena dampak perubahan agar perubahan yang diperlukan dapat berjalan.

c) Persyaratan waktu. Proses yang panjang, memakan waktu lebih dari dua tahun.

d) Biaya. Merupakan hal yang mahal untuk menemukan cara yang lebih cepat dan efisien

untuk beroperasi.

e) Kurangnya dukungan pihak manajemen. Manajemen sistem informasi kekurangan

kekuasaan dan pengaruh untuk mendorong proyek rekayasa ulang agar dapat berhasil

baik.

f) Resiko. Berhasil dipuja, gagal dibuang.

g) Skeptisme. Rekayasa ulang tidak dapat dilakukan.

h) Pelatihan kembali. Karena merubah cara pekerjaan dilakukan. Para pegawai harus

dilatih kembali, yang memakan waktu dan mahal.



i) Pengendalian. Jika pengendalian mengalami rekayasa ulang hingga keluar dari system,

pengendalian harus di bangun ke dalam sistem yang akan menggantikan.

2. Pembuatan Protipe

Pendekatan ke desain sistem yang mengembangkan model kerja yang disederhanakn dari

sistem. Rancangan awal ini, dapat dengan cepat dan murah untuk di bangun dan diberikan pada

para pemakai untuk diuji. Para pemakai dapat mencoba aplikasi yang sesungguhnya, mereka

dapat memberikan tanggapan atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai atas aplikasi

tersebut. (tidak hanya diagram, gambar, dan penjelasan verbal, atau dokumnetasi yang tebal).

Langkah-Langkah Dalam Mengembangkan Protipe

a) Langkah ke 1

Mengidentifikasi persyartan sistem melalui pertemuan dengan para pemakai

untuk menyepakati ukuran dan lingkup sistem, dan untuk memutuskan sistem apa yang

harus dimasukkan dan dikeluarkan.

b) Langkah ke 2

Mengembangkan protipe awal yang memenuhi persyaratan yang telah

disetujui. Pekenannya pada :

1) Kecepatan dan biaya rendah daripada efisiensi operasional.

2) Implementasikan protipe dalam periode singkat, mungkin beberapa hari atau

minggu.

3) Ketika protipe selesai, pengembang mengembalikannya kepada para pemakai dan

mendemontrasikan sistem tersebut.

4) Para pemakai diperintahkan untuk bereksperimen dengan sistem tersebut dan

memberikan komentar atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai dari isi

dan kinerja sistem tersebut.

c) Langkah ke 3

Adalah proses berulang dengan para pemakai mengidentifikasi perubahan,

pengembang membuat perubahan, dan sistem tersebut sekali lagi dikembalikan pada para

pemakai untuk dievaluasi dan dicoba. Proses berulang ini terus berlanjut hingga para



pemakai merasa puas dengan sistem tersebut. Pembuatan protipe umumnya akan melalui

empat hingga enam perulangan.

d) Langkah ke 4

Adalah menggunakan sistem yang disetujui oleh para pemakai. Protipe yang

telah disetujui biasanya digunakan dalam satu dari dua cara yaitu :

1) Protipe operasional, setengah dari keseluruhan protipe diubah menjadi sistem yang

berfungsi penuh.

2) Protipe non operasional (buangan), protipe disingkirkan (tidak dipakai), protipe

yang dibuang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem yang baru.

Dalam siklus hidup pengembangan sistem tersebut, protipe berfungsi sebagai model

untuk pengembangan. Kondisi yang mendukung penggunaan protipe, sebagai berikut :

1) Para pemakai kurang pemahamannya atas kebutuhan mereka, atau kebutuhan

mereka berubah dengan cepat.

2) Persyaratan sistem sulit ditetapkan.

3) Input dan output sistem belum diketahui.

4) Tugas yang harus dilakukan tidak terstruktur dan semi terstruktur.

5) Para pendesaian tidak pasti akan apa yang digunakan.

6) Sistem yang dikembangkan sangatlah penting dan sangat dibutuhkan.

7) Resiko yang berkaitan dengan pengembangan sistem yang salah tinggi.

8) Reaksi para pemakai atas sistem yang baru adalah pertimbangan penting dalam

pengembangan.

9) Banyak strategi desain yang harus diuji.

10) Pegawai pengembangan memiliki pengalaman dengan alat protipe lainnya.

11) Pegawai pengembangan memiliki pengalaman dengan alat protipe lainnya.

12) Pegawai pengembangan memiliki sedikit pengalaman dalam mengembangkan

sistem atau aplikasi yang dipertimbangkan.

13) Sistem akan jarang digunakan ( dan karenanya efisiensi pemrosesan bukanlah hal

utama)



Keuntungan dan Kelemahan Pembuatan Protipe

Keuntungan Kelemahan

a. Biasanya menghasilkan pemahaman yang

lebih baik atas kebutuhan pemakai daripada

pendekayan lainnya.

b. Keterlibatan pemakai dan kepuasan pemakai

yang lebih besar serta lebih sedikitnya risiko

sistem tersebut tidak akan digunakan.

c. Sistem dapat dikembangkan dengan jauh

lebih cepat.

d. Kesalahan cenderung dapat dideteksi dan

ditiadakan.

e. Para pemakai dapat melihat dan

menggunakan sistem tersebut dan punya

peluang untuk membuat perubahan.

f. Lebih murah daripada pendekatan lain nya

a. Membutuhkan banyak waktu pemakai

b. Jalan pintas yang digunakan untuk

mengembangkan protipe dapat

mengakibatkan sistem yang tidak efisien.

c. Dapat tidak mengarah pada tujuan analisa

kebutuhan yang menyeluruh dan

komprehensif.

d. Para pengembang dapat menyimpangkan

proses pengujian dan dokumentasi .

e. Dapat mengakibatkan sejumlah reaksi

keperilakuan negative.

f. · Perulangan dan revisi tanpa akhir dapat

diajukan karena perubahan begitu untuk

dilakukan.

3. Compuetr –Aided Software Engineering (CASE)

CASE adalah pengembang software yang mengembangkan software untuk orang lain,

namun tidak membuat software untuk mempermudah pekerjaan mereka. Alat Case tidak

menggantikan desainer terampil, melainkan menyediakan sekumpulan alat terpadu yang

mendukung para pengembang secara efektif untuk semua tahpana SDLC. Software pada

umumnya memiliki alat-alat yang perencanaan strategis, manajemen sistem dan proyek, desain

database, tampilan layar dan laoran, dan pembuatan kode secara otomatis.



Keuntungan dan Kerugian Teknologi CASE

Keuntungan Kelemahan

a) Perbaikan produktivitas

b) Perbaikan kualitas program

c) Penghematan biaya

d) Perbaikan prosedur pengendalian

e) Penyederhanaan dokumentasi.

a) Tidak kompatibel. Beberapa alat CASE

tidak berinteraksi secara efektif dengan

sistem yang lain.

b) Biaya. Harga tekhnologi CASE (Mahal)

c) Harapan yang tidak terpenuhi.


Documents

STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI