Stratēģiskā Plānošana

Stratēģiskā Plānošana

Kaspars Bērziņš

01.12.2004

Kāpēc izstrādāt stratēģiju?

lai uzsāktu jaunu stratēģisko virzienu lai uzstādītu mērķus lai risinātu specifiskas problēmas lai noteiktu klientu vajadzības vai mainītu

pakalpojumus lai reorganizētu institūciju lai noteiktu procesus, kas ir būtiski jāmaina lai izdzīvotu

Kas ir stratēģija?

kas mēs esam? kas notiek apkārt? kādi esam paši? ko gribam sasniegt? kas ir jāizdara? cik tas maksās? kas to darīs? kā novērtēsim

rezultātu?

misija

vides analīze

organizācijas analīze

virsmērķis / mērķi

stratēģijas, uzdevumi

izmaksas, budžets

darbības plāns

rezultāti

Kas ir stratēģijas izstrāde?

process: panākt vienprātību prioritātēm panākt vienprātību darbības plānam novērtēt iespējas piešķirt resursus

plāns: formulēt nodomus formulēt sasniedzamos rezultātus budžets un laika grafiks

Kas izstrādās stratēģiju?

organizācijas vadība: dokumenta izstrādes vadība atbildīgie par finansēm un resursiem

citi darbinieki: dokumenta izstrāde un konsultācijas

citas iesaistītās organizācijas(citas iestādes, citi finanšu avoti, privātais un nevalstiskais sektors)

Konsultācijas

konsultanti, speciālisti: procesa vadība specifiskas konsultācijas

Ko darīt man?

stratēģiskā plānotāja uzdevumi: izskaidrot procesu

vadīt seminārus un darba grupas• uzdot jautājumus• kontrolēt laiku• veicināt dažādas un nepieradinātas idejas• novērst ideju novērtēšanu un ieslīgšanu cikliskās diskusijās

nodrošināt stratēģijas izstrādes virzību

būt ieinteresētam stratēģisko rezultātu sasniegšanā

aktīvi aizstāvēt vai noraidīt idejas

būt neitrālam

Ko darīt man?

stratēģiskā plānotāja uzdevumi: iegūt informāciju

apkopot izstrādes rezultātus un sagatavot gala dokumentu

palīdzēt gatavot• budžetu, cilvēkresursu plānošanu, projektu plānus, atskaites

pārskatīt stratēģijas ieviešanas gaitu

pētīt ārējās vides izmaiņas, jaunus biznesa paņēmienus, organizāciju, plānošanas paņēmienus

domāt stratēģiski

Stratēģijas izstrādes process

MērķiVides un organizācijas analīze

Misija un virsmērķis

Iespējas un Draudi

Stiprās un Vājās puses

Scenāriji

Kritiskie Veiksmes Faktori

Priekšrocības

Mērķi

Izpilde

Stratēģiju izveide

Stratēģijas

Darba / projekta plāni

Budžets

Rezultatīvie rādītāji Uzraudzība

1. Apkopot informāciju

stratēģiska līmeņa dokumenti, kas ir būtiskāki par izstrādājamo stratēģiju politikas vadlīnijas, nacionālās programmas reģionālās attīstības stratēģijas starptautiskās programmas u.c.

normatīvie akti, ES direktīvas u.c.

līdzšinējie plānošanas dokumenti – stratēģijas, budžeti, darbu un projektu plāni

statistika, pētījumi, citu valstu un nozaru pieredze

2. Misijas izveides seminārs

piedalās organizācijas vadība, svarīgākie partneri un speciālisti seminārs ārpus telpām, vai tā, lai neviens nevarētu iztraucēt

sagatavot pa rokai - statistiku, plānu un dokumentu izvilkumus, līdzīgu organizāciju piemērus

tāfele, zīmuļi, līmlente u.t.t.

īsa prezentācija – vēsture, esošā situācija, kāpēc tiek veikta plānošana, plānošanas soļi, kas jāizdara šodien

vadīt diskusiju ar jautājumiem

nepieņemt lēmumus, ģenerēt idejas

misija: īsa, kodolīga, saprotama, rosinoša

2. Kas mēs esam? Misija.

kas mēs īsti esam?

kas notiek mums apkārt? vai mēs esam vieni paši?

ko mēs darām? ko mēs nedarām?

priekš kā mēs to darām? ko ietekmē mūsu darbība? kā mēs to darām?

ar ko mēs esam īpaši? ko mēs darām īpašu? kas mainītos, ja mūsu nebūtu?

3. Virsmērķu izveides seminārs

piedalās organizācijas vadība un vidējā līmeņa vadītāji, svarīgākie partneri un speciālisti

sagatavot pa rokai - statistiku, plānu un dokumentu izvilkumus, līdzīgu organizāciju mērķus

īsa prezentācija – vēsture, vides analīze, organizācijas analīze, misija un stratēģiskais ietvars, būtiskākie nepārvaramie ierobežojumi – laika, resursu

nepieņemt lēmumus, ģenerēt idejas

virsmērķi: 1-6, īsi, konkrēti, aptver visu misiju

diskutējiet par virsmērķiem citās – speciālistu, partneru, darbinieku grupās

Stratēģiskā plānošana:- iesaistītās personas- misija- virsmērķi

Uzdevums:Iedomājieties organizāciju, kurai jūs veidojat stratēģiju? Kādu stratēģiju?

Nosauciet cilvēkus, kurus Jūs iesaistīsiet savas stratēģijas izstrādē. Pamatojiet!

Izveidojiet Jūsu organizācijas misiju Izveidojiet 1 – 3 virsmērķus

4. Vides analīze - Scenāriji

stāsts par to, kāda izskatīsies nākotne stimulē radošo domāšanu par nākotni apstrīd esošās ‘domāšanas shēmas’ izvērtē alternatīvus nākotnes attīstības scenārijus izveido kopīgu priekšstatu par nākotni un līdzīgu

vārdu krājumu

pievērst uzmanību būtiskākajām tendencēm, kas ietekmē mūsu mērķi

tas ir izdomāts stāsts nevis nākotnes prognoze!

4. Vides analīze - Scenāriji

nākotnes spēku matrica:

Liela nozīme

Maza nozīme

Maza pārliecība

Liela pārliecība

4. Vides analīze - PESTLE

Politiskā Ekonomiskā Sociālā / kulturālā Tehnoloģiskā Normatīvā, likumdošanas Vides

analizēt tagadni, iespējamo attīstību noteikt būtiskākos faktorus, kas ietekmēs

mūsu mērķi

4. Vides analīze – Iekšējā analīze

Organizācija un procesiCilvēkresursiIzglītība un kompetenceCiti resursiKultūra un vērtības

4. Vides analīze - SVID

Stiprās puses

Kas ir mūsu priekšrocības?Ko mēs darām labi?Ko citi uzskata par mūsu priekšrocībām?

Vājās puses

Ko varētu uzlabot?

Ko citi uzskata par vājajām pusēm?

Ko vajadzētu novērst?

Ko citi dara labāk par mums?

Iespējas

Vai ir kādas labas iespējas?

Kādas interesantas tendences ir novērojamas vidē?

Draudi

Kas traucē uzlabot darbu?

Kas varētu traucēt ieviest stratēģijas?

Kādas negatīvas tendences novērojamas?

Ārējā

Iekšējā

Kritiskie veiksmes faktori

Priekšrocības

4. Vides analīze – Problēmu koks

identificēt problēmas un to savstarpējo saistību – kas ir kā cēlonis

uzzīmēt problēmu koku – augšā pamatproblēmas un zemāk to cēloņi

savienot saistītās problēmas ar bultām

NB! Problēmu parasti ir ļoti daudz un to izklāsts radīs pesimismu

veidojot attīstības plānu tikai uz problēmu koku, tas prasīs milzīgus resursu ieguldījumus

nav nepieciešams atrisināt visas problēmas

4. Vides analīze

iesaistiet semināros plašu savas organizācijas, klientu, partneru un sabiedrības pārstāvniecību

aprakstītās metodes tikai identificē galvenos vides faktorus, kādus tos redz semināra dalībnieki!

nepieciešami rūpīgi vides pētījumi un papildus informācija, lai iegūtu patiesu vides aprakstu

Stratēģiskā plānošana:- vides analīze

Uzdevums:Balstoties uz iepriekš izstrādāto misiju un virsmērķi:

1. Izmantojiet minētās vides analīzes metodes2. Izveidojiet vides aprakstu 5 tēzēs3. Nosauciet 5 galvenos faktorus, kas ietekmēs

jūsu virsmērķi4. Kāda papildus informācija jums būs jāiegūst?

5. Mērķi

katram virsmērķim nosakiet vairākus mērķus (1 – 5) mērķis – specifisks stāvoklis vai rādītājs, kas jāsasniedz,

lai varētu teikt, ka mēs esam sasnieguši virsmērķi nodrošinātu vidi, lai spētu sasniegt virsmērķi varētu novērtēt, ka mēs esam tuvāk virsmērķim

izmantojiet vides analīzi lietojiet priekšrocības, lai sasniegtu kritiskos veiksmes

faktorus salāgojiet mērķus ar resursiem un iespējām būtiskāko problēmu atrisināšana

mērķiem jābūt ambicioziem

5. Mērķi

seminārā piedalās organizācijas vadība un vidējā līmeņa vadītāji, svarīgākie partneri un speciālisti

prezentēt apkopoto informāciju: organizācijas darbības ietvars un misija virsmērķis iespējamie nākotnes scenāriji ar būtiskākajiem faktoriem iekšējās analīzes kopsavilkums SVID analīzes kopsavilkums būtiskākās problēmas

vides raksturojumu (PESTLE) pēc iespējas izteikt skaitļos (absolūtajos vai procentos)!

turēt statistiku, piemērus un citus dokumentus pie rokas!

vai kādu mērķi ietekmē arī citas organizācijas – diskutējiet ar viņiem!

diskutējiet par virsmērķiem citās – speciālistu, partneru, darbinieku grupās

5. Mērķi

šauri fokusēti, plaši saprotami

saistīti ar jūsu virsmērķi, būtiskākajiem vides faktoriem, iespējām un problēmām

sabiedrībai, politiķiem un uzņēmējiem pievilcīgi demonstrē sasniegumus palīdz piesaistīt partnerus un resursus sabiedrības atbalsts un uzticēšanās

vai mērķi saskan ar citiem stratēģiskajiem dokumentiem?

starptautiski salīdzināmi rādītāji

seminārā var parādīties vispārīgi mērķi – maksimāli centieties tos precizēt

5. Mērķi

SMARTSpecifiskiMērāmiAgresīvi, bet SasniedzamiReālistiskiLaikā ierobežoti

Stratēģiskā plānošana:- mērķi

Uzdevums:Balstoties uz iepriekš izstrādāto misiju, virsmērķi un vides analīzi:

Izveidojiet 5 galvenos mērķus kas jums jāsasniedz

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji

Mērķi

Aktivitātes

Rezultāti


jābūt iespējai nomērīt mērķi – tas jāsadala vairākos precīzos, izmērāmos rādītājos

ko īsti nozīmē labklājība? kā to izmērīt? ko nozīmē apmierināts klients?

vai jūs zināt, kur iegūt statistisko informāciju rādītājiem?

vai atrastie rādītāji ir loģiski saistīti ar mērķi?

varbūt mērķi var pilnībā izteikt un aizvietot ar 1 rādītāju?

rādītāji nedrīkst būt tieši administratīvi ietekmējami!

vai jūsu stratēģija ietekmē šo rādītāju?

darba veicējam ir jāsaprot attiecīgais rezultatīvais rādītājs


rādītāju tipikvalitatīviekvantitatīvie

aktivitāšu rezultātiietekmes rādītājiefektivitātes un produktivitātes rādītāji


labs rādītājs ir: piemērots un būtisks visaptverošs precīzs, konsekvents un nepārprotams jūtīgs kontrolējams laikus nosakāms un pārbaudāms izmantojams un patiess rāda tendences

5. Mērķi – loģiskais modelis

Esošā situācija

Prioritātes

Resursi:

- cilvēki

- nauda

- partneri

- materiāli

- zināšanas

- u.c.

Aktivitātes

- izglītošana

- informēšana

- atbalsta fonds

- u.c.

Rezultāti (IETEKME!)

īstermiņa vidēja termiņa

ilgtermiņa

apmācīti jauni uzņēmumi

vidējā alga

VirsmērķisMērķiA

ktiv

itāš

u

rezu

ltāt

i

5. Mērķi un rezultatīvie rādītāji darbības rezultāti:

stratēģijā paredzēto aktivitāšu rezultāti organizācijas veiktspējas rādītāji “cik daudz darba ir izdarīts” svarīgs sabiedrībai

ietekmes rezultāti: rāda mūsu veikto aktivitāšu ietekmi uz vidi un sabiedrību nav tieši administratīvi ietekmējami viens ietekmes rezultāts ietekmē citus – ilgāka termiņa

rezultātus rādītājus ietekmē arī citi faktori

• jo ilgāka termiņa rezultāts, jo spēcīgāka citu faktoru ietekme svarīgs organizācijai


Virsmērķi

mērķu koks:Misija

Virsmērķi

Mērķi Mērķi Mērķi Mērķi Mērķi

Īstermiņa mērķi

Īstermiņa mērķi

Īstermiņa mērķi

Īstermiņa mērķi

Īstermiņa mērķi

Īstermiņa mērķi

Aktivitāšu rezultāti






Stratēģiskā plānošana:- mērķi

Uzdevums:1. Precizējiet mērķus2. Uzzīmējiet mērķu koku

Measure Definitions

Outcome

High Level

Output

An event, occurrence or condition of importance to customers or the general public that is, at least partially, the result of a service or product provided.

A desired end, usually a measure of societal health or well being.

The physical quantity of an agency’s completed product or service, either by staff or contractors.

Intermediate Measures progress toward a desired end, but is not an end in itself.

How Agencies Relate

High Level Outcome

Intermediate Outcome

Output

Measures progress toward broad goals

Long-term perspective Affected by societal forces Beyond the scope of an individual

agency Indicates progress toward high level

outcome Short- or medium-term perspective Affected by societal forces Often beyond the scope of one

agency Indicates progress toward intermediate outcome

Short term perspective Measures agency performance Can be accomplished by a single

agency

Sample Goals and Performance Indicators: Texas

Goal

All Texans will be healthy.

Key Indicators of Success

• Incidence of vaccine-preventable disease per 1,000

• Percentage of persons who abuse drugs or alcohol

• Incidence of AIDS per 100,000 population

• Percentage of Texans with health insurance

• Percentage of healthy births over 5.5 pounds by ethnicity

Sample Goals

and Performance Indicators: Texas

Goal

Texas land, air, water, coast, and other natural resources will be protected, preserved, and enhanced.

Key Indicators of Success• Toxic production per dollar of

state product• Percentage of Texans living in

areas where air meets federal air quality standards

• Percentage of Texans with drinking water that meets federal safe drinking water standards

• Percent of Texas surface waters meeting or exceeding water quality standards

Sample Goals

and Performance Indicators: Texas

Goal

We will break the cycle of crime so that all individuals, especially juveniles, may be responsible, productive citizens

Key Indicators of Success

• Percentage of prisoners lacking a high school education who complete their education while incarcerated

• Percentage of inmates with substance abuse problem who complete a substance abuse program

• Average rate of reincarceration within three years of initial release per 1,000

Texas:OBJECTIVE A.3 PREVENT DISEASE & INJURYTo decrease the burden of preventable diseases, injuries, conditions, and deaths by 2007.

Outcome 1 Percent of AIDS Cases Diagnosed Two Years Ago and Living 24 Month or More

Outcome 2 Percentage of Dogs and Cats Vaccinated before Exposure Outcome 3 Prevalence of Smoking Among Adult Texans Outcome 4 Rate of Human Exposure Calls to Poison Centers Outcome 5 Vaccination Coverage Levels among Children Aged 19 to 35 Months Outcome 6 Statewide Prevalence of Tobacco Use Among Middle School Youth Outcome 7 Statewide Prevalence of Tobacco Use Among High School Youth Outcome 8 Prevalence of Tobacco Use Among Middle School Youth-Pilot Target

Areas Outcome 9 Prevalence of Tobacco Use Among High School Youth-Pilot Target Areas Outcome 10 Number of Adolescents/Young Adults with Chlamydia Per 100,000

Population Outcome 11 Incidence Rate of TB Among Texas Residents Outcome 12 Percent of Texas Counties Utilizing Bioterrorism Preparedness Plans

Documents

Stratēģiskā Plānošana